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Proceso de elaboración del Plan Estratégico Institucional
La Unidad de Planificación Institucional (UPI) es la encargada de elaborar el Plan Estratégico
Institucional según el inciso e) del artículo 28 del Decreto Ejecutivo N° 37735-PLAN. Es por
ello, que la UPI procedió a elaborar el plan de trabajo que fue presentado a las instancias
superiores con el objetivo de cumplir con lo establecido en la normativa.
La propuesta de Plan de Trabajo incluye la creación de una comisión institucional encargada
de liderar el proceso y está conformada por los integrantes de la UPI, un representante de
la Dirección General, Asesoría Jurídica y Despacho del Ministro de la Presidencia. Además,
en la propuesta se detalla la metodología a seguir, las actividades a desarrollar y un
cronograma, junto a los instrumentos que se estarían utilizando en el proceso.
Una vez aprobada la propuesta de Plan de Trabajo, a través de la circular MP-002-2015, el
despacho del Ministro de la Presidencia aprueba el plan y con ello da inicio el proceso,
creándose en primera instancia la Comisión de Plan Estratégico Institucional (PEI),
encargada de afinar los instrumentos metodológicos (encuestas, entrevistas, talleres) a
utilizar en el proceso.
La Comisión PEI posterior a eso inicia con la aplicación de los instrumentos, en un primer
paso se aplica encuesta a todas las personas funcionarias de la Presidencia de la República
y Ministerio de la Presidencia, en donde participaron un total de 208 personas funcionarias,
a través del instrumento aplicado en vía digital y por medio de talleres, lo cual se realizó
durante todo el mes de enero y los talleres fueron impartidos en las fechas 12, 20 y 29 del
mismo mes.
Además, en el período comprendido del 11 de enero al 4 de febrero 2016, se realizaron un
total de 26 entrevistas que abarcan el 100% de la participación de las jefaturas de las
unidades funcionales. Por consiguiente, la información recolectada fue sistematizada y
analizada por la Comisión PEI que permitió generar una propuesta de Misión y Visión que
fue discutida y debatida posteriormente en talleres.
Al ejecutar, sistematizar y analizar los instrumentos se programaron tres secciones de
talleres con las jefaturas, con el objetivo de validar los insumos recolectados y con ello
aprobar el Marco Filosófico y el Diagnóstico Situacional.
Es importante mencionar que actualmente la Comisión PEI se encuentra aún en el proceso
de formulación del Plan Estratégico Institucional, el cual se elaborará por vez primera en la
institución y se posee un avance estimado del 75% esperando su aprobación en los
próximos meses. En virtud de lo anterior, a continuación se presentan los elementos del PEI
que se encuentran aprobados a la fecha por parte de la Comisión PEI.
Marco Filosófico
El marco filosófico está constituido por la misión, visión y los valores de la Presidencia de la
República y Ministerio de la Presidencia. Esta etapa es de gran importancia, debido a que
se revisa la identidad institucional, con lo cual se aclara la razón de ser y los resultados
deseados en el mediano y largo plazo.
Misión
La misión define e identifica la principal función que tiene la institución con la ciudadanía y
responde a las siguientes preguntas:
¿Cuál es la razón de ser?
¿Qué servicios presta la Institución?
¿Para qué sirven los bienes o servicios que se presta?
¿Quiénes se benefician de los servicios que se presta?
¿De qué manera se presta los servicios?
La misión que se aprobó en el taller para la Presidencia de la República es la siguiente:
“La Presidencia de la República es el Órgano del Estado que lidera las políticas públicas y
estrategias de desarrollo en coordinación con otros Poderes del Estado, Entes Públicos y
actores sociales para la toma de decisiones, que procuren el mayor bienestar de todos
los habitantes de la Nación de forma eficaz, eficiente y oportuna”.
Como se puede observar en la misión se destaca que la Presidencia de la República es quien
lidera las políticas públicas y estrategias de desarrollo, en lo cual se debe trabajar de manera
coordinada con los diferentes actores involucrados en búsqueda del mayor bienestar de
todos los habitantes de la Nación.
En lo que se refiere a la misión del Ministerio de la Presidencia la misión es la siguiente:
“El Ministerio de la Presidencia es el Órgano encargado de brindar soporte político,
técnico y administrativo a la Presidencia de la República, como facilitador de la
coordinación de políticas públicas y acuerdos con los otros Poderes del Estado, Entes
Públicos y actores de la sociedad civil, con el fin de procurar de manera eficiente, eficaz,
transparente y oportuna, el mayor bienestar de todos los habitantes de la Nación.”
El Ministerio de la Presidencia tiene como principal función ser el soporte político y
administrativo de la Presidencia de la República para el cumplimiento de los objetivos en
favor del bienestar de los habitantes. Por lo tanto, debe de fungir como el facilitador y
coordinador de políticas públicas y acuerdos con otros poderes del Estado, Entes Públicos y
actores de la sociedad civil.
En el taller del 15 de abril se abrió el espacio para que las jefaturas de las áreas funcionales
lograran debatir, analizar y consensuar con la misión y visión tanto de la Presidencia de la
República, así como del Ministerio de la Presidencia
Visión
Es la declaración del futuro deseado por parte de la Institución y además responde a la
variable de como desea ser reconocida a nivel externo y por ende debe de considerar
aspectos como:
Una imagen objetivo del futuro que se desea llegar.
Debe de ser congruente con la misión institucional.
Expresa las aspiraciones, los valores y los principios fundamentales.
Por consiguiente, la visión debe de responder las siguientes preguntas:
¿Qué es quiere llegar a ser?
¿Cómo desea ser reconocida?
¿Cómo la visualiza en cinco años?
Por lo tanto, la visión de la Presidencia de la República es:
“Ser el Órgano líder de las políticas y la gestión pública del Poder Ejecutivo de manera
eficaz, eficiente y transparente en favor de la calidad de vida de los habitantes de la
Nación.”
Por lo tanto, la visión es congruente con la misión ya que ambas mencionan la variable de
liderazgo en las políticas del Poder Ejecutivo buscando el mayor bienestar de los habitantes
de la Nación.
En lo que se refiere a la visión del Ministerio de la Presidencia es la siguiente:
“Ser la instancia modelo en la coordinación de las políticas públicas y acuerdos en
beneficio de los habitantes de la Nación.”
De igual manera, tanto la misión y la visión del Ministerio de la Presidencia son congruente
en el hecho de ser instancia de modelo en coordinación y acuerdos en políticas públicas,
para el beneficio de los habitantes de la Nación.
Valores
Los valores reflejan la personalidad de la Institución, constituyendo de esta manera a la
cultura organizacional y permite generar un ambiente laboral sano y estable. Por lo cual, los
valores fueron extraídos del Manual de Ética y Conducta elaborado por la Comisión
Institucional de Ética y Valores mediante un proceso metodológico participativo y técnico.
En razón de lo anterior, se presentan los valores de la Presidencia de la República y
Ministerio de la Presidencia:
-Comunicación: La palabra comunicación se deriva del latín “communicatio”: compartir
algo, “poner en común”; y esta a su vez de “communis”: común, que deriva en “comunio”:
forticar, construir. Por lo tanto, es el intercambio de señales, información o conocimientos
de una persona o grupo social a otro, quienes comparten un Manual común.
Como principio ético exige reconocer que los seres humanos tienen el mismo valor y
dignidad, lo que hace necesario que la comunicación sea interactiva e incluya una respuesta
de la persona que escucha o atiende el mensaje.
La comunicación debe ser clara, veraz y precisa, donde las partes que intervienen se sientan
entendidas y respetadas; se genere el intercambio de criterios, respetando las diferencias.
La comunicación formal e informal, debe darse con miras a asegurar el intercambio de
información y conocimientos entre el personal de las diferentes áreas, respetando las
necesidades y competencias, de manera que se fomente la interacción del personal.
Cuando se presenten diferencias de criterios, la comunicación debe ser el instrumento que
permita la búsqueda y encuentro de puntos comunes con el propósito de alcanzar los
resultados esperados y se promueva un ambiente laboral armonioso. Los valores que el
personal determinó sustentan y contribuyen a compartir el valor de la Comunicación son:
Respeto activo (tolerancia), Honestidad, Humildad, Compañerismo, Colaboración,
Cooperación, Diálogo y Trabajo en equipo
-Compromiso La palabra compromiso reúne tres términos latinos: “cum”: con, juntos;
“pro”: a favor; “mittere”: enviar misión.
El compromiso conlleva unir lo mejor de las voluntades, entusiasmo y esfuerzos, con el
objetivo de cumplir plenamente con la misión que la sociedad costarricense ha
encomendado a la Institución, es ir más allá de leyes o reglamentos que nos obliguen.
Individualmente se exige actuar responsablemente con la plena consciencia del impacto
que tiene el trabajo que se ejecuta en el logro los objetivos institucionales. Los valores que
el personal determinó contribuyen a la vivencia del valor compromiso son: Disciplina,
Orden, Planificación, Cumplimiento, Mejoramiento continuo, Simplificación, Optimización,
Eficiencia y eficacia y Excelencia.
-Cultura de Servicio: La palabra servicio proviene del latín “servitĭum”, haciendo referencia
a la acción ejercida por el verbo “servir” que signica acción y efecto de hacer al otro u otra
lo que este o esta requiere o necesita. Es básicamente un acto en el que la persona deja de
pensar en sí misma para ponerse a disposición del otro u otra y de sus necesidades.
La cultura es el cimiento sobre el cual descansa el ideal de servicio y el pensamiento del
personal y la forja del carácter de la Institución.
Trabajar en una Institución pública es un acto de servir a los demás, es decir, a las personas
conciudadanas y al país a través de su labor; por lo que la lógica de satisfacer necesidades
en las instituciones públicas responde a un ideal de construcción solidaria del bien común,
al proyecto-país.
El Principio de la cultura de servicio lo fortalecerá el personal primordialmente con la
práctica de valores como buen trato, atención y alta calidad mediante la capacidad de
respuesta y el servicio pertinente y oportuno.
-Transparencia: Corresponde al adjetivo “transparente”, del latín “trans”: a través, “parens,
entis”: que aparece, evidencia, claridad.
Actuación institucional y de las personas funcionarias abierta al examen público, de acuerdo
con las disposiciones constitucionales, legales, éticas y técnicas; mostrando claridad en las
acciones y decisiones, rindiendo cuentas y garantizando el libre acceso a la información de
interés público de la Institución, utilizando los medios tecnológicos que faciliten acceso a la
información
Mantener información clara, oportuna, verificable y accesible sobre los planes, proyectos,
actividades, ejecución de labores, recursos empleados, normas y procedimientos utilizados
y los resultados obtenidos de manera que sean supervisadas o evaluadas sin dificultad al
haberse realizado cumpliendo con debilidad normativa, ética, técnica y legal.
La Transparencia se fortalece con acciones que reflejan los valores de honradez, integridad
y probidad.
Diagnóstico Situacional
El diagnóstico situacional permite realizar un análisis de lo externo e interno de la
institución, identificando de esta manera las fortalezas y las debilidades existentes. El
diagnóstico tiene como objetivo identificar las áreas débiles que tienen la Presidencia de la
República y Ministerio de la Presidencia y convertirlas en fortalezas para con ello facilitar el
cumplimiento de objetivos de la Institución.
Por lo cual, se realizaron dos talleres con las jefaturas de las áreas funcionales con el
objetivo de identificar en un primer taller el FODA de la Presidencia de la República, así
como del Ministerio de la Presidencia; en el segundo taller identificar las líneas de acción
que permita transformar las debilidades en fortalezas y las amenazas como oportunidades
o mitigar el efecto de estas a la Institución.
Por lo tanto, en las siguientes tablas se puede observar el FODA de la Presidencia de la
República y Ministerio de la Presidencia.
Tabla 1 FODA Ministerio de la Presidencia
FODA Ministerio de la Presidencia
Fortaleza Debilidades Oportunidades Amenazas
Seguimiento y coordinación a los proyectos prioritarios.
Fomento de diálogo ciudadano
Estrategia de coordinación con la Asamblea Legislativa
Iniciativas de coordinación interinstitucional
Rendición de cuentas (Gobierno Abierto, Control Interno)
Apoyo del área administrativa a la política.
Boletín Institucional de Dirección General
Planificación de cada área de trabajo
Igualdad de oportunidades para personas con discapacidad
Seguridad en el resguardo del personal en Casa Presidencial
Articulación y coordinación entre despachos políticos de Casa Presidencial
Ausencia de actividades que fomenta el liderazgo
Formación y crecimiento profesional
Alta rotación del personal administrativo
Desmotivación del personal
Ancho de banda de Casa Presidencial
Las condiciones del área de trabajo en infraestructura (espacio físico, salud, ley 7600) de Casa Presidencial
Ausencia de un plan de contingencia para mitigar los efectos de un desastre natural
Atención biopsicosocial
Relación con los sectores (privado, público, medios de comunicación, y Asamblea Legislativa)
Coordinación interinstitucional
Atención y re direccionamiento a las peticiones de la ciudadana
Convenios y apoyo interinstitucional
Recortes Presupuestarios
Efectos de las manifestaciones de los grupos gremiales
Tabla 2 FODA Presidencia de la República
FODA Presidencia de la República
Fortaleza Debilidades Oportunidades Amenazas Coordinación de Consejos
Presidenciales
Atención en la defensa de Derechos Humanos
Liderazgo Internacional del señor Presidente
Rendición de cuentas mediante Cadenas Nacionales y otros medios
Clima organizacional en su área laboral
Igualdad de oportunidades para personas con discapacidad
Planificación en cada área de trabajo
Seguridad en el resguardo del personal en Casa Presidencial
Acceso a la página web.
Formación y crecimiento profesional
Ausencia de actividades que fomenta el liderazgo
Desmotivación del personal
Ausencia de estudios de percepción
Articulación y coordinación entre despachos políticos de Casa Presidencial.
Protocolo de acceso, ingreso y salida en Casa Presidencial
Relación con los sectores (privado, público, medios de comunicación, y Asamblea Legislativa)
Relación con sectores establecidos por el PND
Atención a las demandas y requerimientos de los territorios.
Coordinación interinstitucional.
Convenios y apoyo interinstitucional
Recursos Presupuestarios
Condiciones de la economía (inflación, desempleo, tipo de cambio)
Efectos de las manifestaciones de los grupos gremiales
DOFA
En el segundo taller se realizó el ejercicio DOFA que consiste en transformar las debilidades en fortalezas y las amenazas en
oportunidades para el FODA de ambas instituciones, por lo tanto, las líneas acciones generadas en el DOFA va a permitir dar respuestas
a las áreas en que se debe de mejorar. A continuación, en la siguiente tabla se puede observar:
Tabla 3 DOFA Presidencia de la República
Eje Debilidad/Amenaza Línea de acción Encargado Capital Humano Formación y crecimiento
profesional Formular y ejecutar un plan de Capacitación Institucional (que contemple convenios interinstitucionales y un centro de capacitación institucional)
RRHH, Dirección General, Despacho Ministerio de la
Presidencia.
Capital Humano Ausencia de actividades que fomente el liderazgo
Crear una comisión institucional para fomentar las actividades que fomenten el liderazgo (talleres, charles, capacitación, etc.)
RRHH, Dirección General
Capital Humano Desmotivación del personal -Programa incentivos laborales (teletrabajo y horarios flexibles) -Estudios de ambiente laboral -Funciones por escrito -Curso de inducción institucional (Acompañamiento de recursos humanos)
RRHH, Comisión de Tele Trabajo,
RRHH, Titulares Subordinados
Procesos Internos Falta de articulación y coordinación entre despachos políticos de Casa Presidencial
-Reuniones de jefaturas de despachos políticos -Utilizar medios electrónicos existentes, chat institucional
Área Política, Liderado por el Despacho de la
Presidencia de la República
Procesos Internos Protocolo de ingreso y salida en Casa Presidencial
Reunión, revisión y evaluación de protocolos de seguridad
Unidad de Protección Presidencial de la Unidad Especial de Intervención
Procesos Internos Ausencia de estudios de percepción
Programa de monitoreo y análisis de percepción
Información y Comunicación
Financiero Asunto Legislativos
Recortes presupuestarios -Análisis de recortes presupuestarios y maximización de los recursos. -Negociación estratégica con la Asamblea Legislativa (Presupuesto ordinario y extraordinario)
Dirección General, Despacho del Ministerio de la Presidencia y Viceministerios.
Asunto Territorial y Sectorial Efecto de las manifestaciones de los grupos gremiales y sociedad civil
Sistema SART respuesta y alerta temprana Negociaciones previas Atención y diálogo con grupos gremiales y sociedad civil
Despacho del Ministerio de la Presidencia y Viceministerios.
Coordinación del Poder Ejecutivo Indicadores económicos Dar seguimiento a los indicadores económicos Coordinar con los encargados de política económica nacional
Consejo Presidencial Económico
En el DOFA del Ministerio de la Presidencia se tomó en consideración las debilidades que tiene la Presidencia de la República en lo
que se refiere al soporte administrativa, en concordancia a lo que establece la misión de este ministerio. Por lo tanto, el DOFA del
Ministerio de la Presidencia es el siguiente:
Tabla 4 DOFA Ministerio de la Presidencia
Eje Debilidad/Amenaza Línea de acción Responsables Procesos Internos Falta de articulación y
coordinación entre despachos políticos de Casa Presidencial
-Reuniones de jefaturas de despachos políticos -Utilizar medios electrónicos existentes, chat institucional -Asignación o establecimiento de temas por despachos políticos
Área Política, Liderado por el Despacho de la Presidencia de la República
Capital Humano Ausencia de actividades que fomente el liderazgo
Crear una comisión institucional para fomentar las actividades que fomenten el liderazgo (talleres, charles, capacitación, etc.)
RRHH, Dirección General
Capital Humano Formación y crecimiento profesional
Formular y ejecutar un plan de Capacitación Institucional (que contemple convenios interinstitucionales y un centro de capacitación institucional)
RRHH, Dirección General, Despacho Ministerio de la Presidencia.
Capital Humano Alta rotación del personal administrativo
Estudio de idoneidad y retención de recurso humano Estudio ocupacional de los puestos.
Despacho del Ministerio de la Presidencia y sus Viceministerios, RRHH, Dirección General
Capital Humano Desmotivación del personal -Programa incentivos laborales (teletrabajo y horarios flexibles) -Estudios de ambiente laboral -Funciones por escrito -Curso de inducción institucional (Acompañamiento de recursos humanos) -Programas integrales en salud que abarque la parte física, mental y emocional
RRHH, Comisión de Tele Trabajo, Titulares Subordinados, Dirección General, Unidad Médica y Salud Ocupacional
Procesos Internos Debilidad de ancho de banda -Ampliar el ancho de banda -Modernización del equipo -Políticas de uso del internet
T.I, Viceministerio de la Presidencia, Dirección General
Procesos Internos Las condiciones del área de trabajo en infraestructura ( espacio físico, salud, ley 7600) de Casa Presidencial
-Elaboración y puesta en marcha del Plan de Salud Ocupacional -Crear convenios interinstitucionales para el mejoramiento de la infraestructura de Casa Presidencial
Dirección General, Servicios Generales, Salud Ocupacional, Comisión de Discapacidad
Procesos Internos Ausencia de un plan de contingencia para mitigar los efectos de un desastre natural
-Elaboración del Plan de Emergencias Institucional -Elaboración de una estrategia de comunicación -Fortalecimiento (equipamiento y capacitación) y funcionamiento de brigada institucional
Guardia Presidencial, Unidad Médica, Salud Ocupacional
Financiero Asuntos Legislativos
Recortes presupuestarios -Análisis de recortes presupuestarios. -Renegociación de contratos con proveedores. -Convenios interinstitucionales. -Estrategias de comunicación. -Horarios flexibles -Aprovechamiento de los recursos -Negociación estratégica con la Asamblea Legislativa (Presupuesto ordinario y extraordinario)
Dirección General, Despacho del Ministerio de la Presidencia y Viceministerios.
Asuntos Territorial y sectorial Efecto de las manifestaciones de los grupos gremiales y sociedad civil
-Aprovechamiento del sistema SART respuesta y alerta temprana -Negociaciones previas -Atención y diálogo con grupos gremiales y sociedad civil
Despacho del Ministerio de la Presidencia y Viceministerios.
Objetivos Estratégico
Los objetivos estratégicos van a permitir el cumplimiento de la misión en el corto y mediano
plazo, por lo tanto, constituyen los retos que se quiere lograr en cada una de sus áreas
estratégicas.
Los objetivos estratégicos tienen las siguientes características:
Se vinculan con la misión
Expresan variables relevantes
Constituyen el instrumento principal para establecer los cursos de acción
Es importante mencionar que estos objetivos estratégicos todavía están en proceso de
consulta y de validación por parte de la Comisión PEI, por lo tanto, se presentan los objetivos
estratégicos de la Presidencia de la República y Ministerio de la Presidencia, que han sido
validados.
Ministerio Presidencia
Servir de enlace entre el Poder Ejecutivo y Legislativo a través de mecanismos de
diálogo que promuevan proyectos de ley en mejora de la calidad de vida de los
habitantes
Facilitar el diálogo con otros Poderes del Estado, Entes Públicos y actores de la
sociedad civil, por medio de la coordinación interinstitucional, para la atención de
demandas ciudadanas y conflictos
Brindar soporte a la gestión política mediante la coordinación intrainstitucional y la
utilización de una plataforma técnico-administrativa que permita un
aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros de forma
eficiente, eficaz y oportuna.
Presidencia de la República
Informar a la ciudadanía de las acciones de gobierno en un ejercicio permanente de
rendición de cuentas, oportuna y transparente, por medio de los canales de difusión
existentes que permitan el fortalecimiento de la libertad de expresión como un
derecho humano fundamental y el acceso a la información pública.
En el caso de la Presidencia de la República todavía faltan por validar dos objetivos
estratégicos.
Finalmente, tanto para la Presidencia de la República y el Ministerio de la Presidencia es la
primera vez que realizan este ejercicio de formulación de un Plan Estratégico Institucional,
en lo cual se resalta que la comisión PEI ha procurado abrir los espacios correspondientes
para garantizar la mayor participación posible.
Además, es pertinente mencionar el apoyo que ha recibido la Comisión PEI por parte de las
máximas autoridades institucionales para la elaboración de este instrumento estratégico,
permitiendo la aplicación de instrumentos participativos como talleres, encuestas y
entrevistas.
Se pretende una vez ya terminado el Plan Estratégico Institucional, que las unidades
funcionales estén alineadas con este instrumento, con el objetivo de que se cumplan los
objetivos del plan en el corto y mediano plazo.