El propósito de este manual es mostrar en grandes rasgos el proceso de Captación para el 2014. Este comprende un trabajo en sinergia no solo con el área de Marketing para la promoción del

mismo, sino una permanente comunicación con las áreas de Operaciones y Estratégicas a fin de evaluar el Pipeline de

Membrecía y tener la capacidad humana que permita el soporte adecuado en las actividades a realizarse.

Del mismo modo, en esta guía no solo se verá el proceso de

captación en sí, sino que además se tendrá ciertos puntos a tocar en la inducción de los Newies en su AIESEC Experience.

José Luis Verástegui MCVP TM en AIESEC Perú 13-14

Qué es Talento?

Personas Habilidades Resultados

Talent Management Un enfoque consciente, comprometido a atraer, desarrollar y retener a las personas con las aptitudes y capacidad para cumplir las necesidades actuales y futuras de la organización. Es el arte del manejo y desarrollo de las habilidades, conocimientos y competencias de las personas en orden que activen sus procesos de liderazgo a través del AIESEC Way. La gestión del talento implica el desarrollo individual y organizacional, en respuesta a un entorno de trabajo cambiante y complejo.

A continuación se explicará algunos de los procesos que tiene Talent Management como área funcional. Estos procesos son los que más se

relacionan al proceso de captación de miembros.

El resto de procesos del área serán explicados en otro material.

Necesidades

Recursos

Metas Pero… Qué se

requiere?

Para hacer una planeación exitosa se debe combinar un conocimiento de la situación actual (análisis de membrecía, puestos disponibles por área y que

requiere cada área) con un claro panorama de hacia dónde se quiere llegar: Metas del Comité.

Es por tal motivo que ahora surge la necesidad de un Supply & Demand de Membrecía en función a la necesidad operativa, es decir, un uso intensivo del

Backwards Planning (herramienta mostrada en BT‘13).

Esta herramienta muestra dentro de muchas cosas, la capacidad humana que se requiere para alcanzar la meta por RAMARE de acuerdo a cada

área de operaciones. Usar esta herramienta va permitir una buena planificación de miembros para el “Quarter 0” y para los picos que se tenga en el

año.

Qué debemos considerar para nuestra planeación de membrecía local?

(1) Necesidades en las áreas en un tiempo en específico (mensual, bimensual, Q, semestral)

(2) Supply & Demand basado en Exchange Timeline… es decir… uso de mi backwards planning

(3) Returnees! … en un timeline (4) Miembros que se van de X

(5) Picos de Operaciones (6) Cantidad de captaciones (regular y HH)

(7) Mapeo de principales actividades (TB’s, LC Meetings, TB’s de áreas, OC’s, etc).

Importante: Este documento se deberá enviar máximo a cierre de Enero al MCVP TM junto al ciclo de educación local.

Conocer cuántos

miembros hay en cada

área y puestos

disponibles

Conocer cuántos

miembros se va a reclutar

Gestión eficiente de mi recurso humano

“Atracción del talento”

Ventas

Promoción

Conocer necesidades

Actividades de

Marketing

Saber cómo vender AIESEC

Mensaje

(planeación)

Trabajo de Corner con Marketing en el cuál se debe definir UN SOLO mensaje al público objetivo (este debe ser definido con cada área para saber el perfil que buscan). En función al Backwards Planning, se debe evaluar la cantidad y el

momento que se requiere nuevos miembros.

Se va vender el producto “Talento Joven” durante el 2014. Esta puede ser a través de un proceso de captación regular (dinámicas + entrevistas) y/o HeadHunting

(búsqueda directa del perfil sin necesidad que pasen por dinámicas, sólo por entrevistas).

El trabajo con Marketing se enfocará principalmente en los medios virtuales. Esta promoción comprenderá alrededor de 10 días e iniciará oficialmente en Enero,

dentro del timeline que cada comité maneje.

Asimismo, la captación por HH puede ser llevada a cabo desde fines de Diciembre ‘13, siempre y cuando se tenga definido el Backwards Planning y luego un

reallocation local.

Mensaje claro, directo,

sencillo y a tiempo

Oportunidad en el área Aplicantes

Relevancia de saber qué posiciones se tienen disponibles, y trabajar con Marketing para dar un mensaje sencillo al público objetivo.

Si es captación regular… Dinámicas + Entrevistas! Si es captación por HeadHunting (HH) … Entrevistas!

Considerar que para ambos casos, en las entrevistas se debe tener

una persona responsable de Talent Management y del área involucrada, y puede darse en entrevistas separadas o en una

sola.

La herramienta de evaluación dependerá del comité local y el tiempo que se disponga para cada una también, procurando que

en total, para dinámicas y entrevistas sea un total de 10 días como máximo!

Dinámicas

En esta se evalúan las competencias, los comportamientos y ciertos aspectos referentes a la relación en equipo como: comunicación,

interacción entre los team members, creación de ideas, participación.

Asimismo, la proactividad y la resistencia al cambio son otros puntos a considerar dentro de la evaluación.

Cabe resaltar que las personas que no pasen este filtro pero, tengan

perfil para un Intercambio GCDP pasarán automáticamente al proceso de selección de EP’s previa comunicación con el aplicante.

Entrevistas

Las entrevistas culminan el proceso de selección con el aplicante. En estas se evalúan ciertos factores como: motivación, identificación de razones para entrar, su

disponibilidad de tiempo, interés en las áreas disponibles, alineamiento personal y profesional, entre otros.

Adicionalmente a ello, se realizará un “sensing” de los aplicantes como potenciales EP’s a través de preguntas relacionadas al cuestionario de Selección de EP’s. La idea es no perder el contacto y ofrecerle más de una opción con nuestra organización, sea por un desarrollo como miembro o a través de una experiencia de intercambio. Los resultados

deben mostrar si es apto para alguno o ambos programas.

Dejar en claro durante la entrevista que se evaluará permanentemente el rendimiento de los miembros y que los más bajos pasarán por otro programa de AIESEC.

Compromiso hacia el LC

Descripción del rol que tendrá el

nuevo miembro

Expectativas correctas

Personas correctas

“Personas correctas, en el lugar correcto, en el momento correcto”

Necesidades

Intereses

Expectativas

El proceso de Allocation 2014 es igual al trabajado en el 2013.

El flujo inicia con el ingreso a la organización, entrando a las áreas GCDP. Los newies pasan al área de oGCDP/iGCDP a fin de que puedan conocer de las operaciones en los diferentes comités y entiendan los principales procesos implicados en la venta de

nuestro principal producto: Intercambios.

Posteriormente a este allocation temporal, aproximadamente después de 1 mes (puede ser más o puede ser menos), se hará un allocation final para algunas personas (en caso se considere apropiado) a las áreas estratégicas como: Finanzas, Marketing y

Recursos Humanos.

Para las posiciones libres/disponibles (en caso existan) se pasará a tener un nuevo proceso de captación de menor duración.

El allocation, en caso del HH se realizará de la siguiente manera:

Las personas que tengan referidos, los contactarán y agendarán una entrevista con el VP Responsable del área al cuál se refiere. En esta se pasará una entrevista que puede

ser realizada con presencia de la persona responsable de RH. En caso se realice la entrevista sin alguien de RH, una vez que se tenga la entrevista con el responsable del

área referida, y el referido pase la entrevista, él/ella pasará a una última entrevista con alguien de RH para formalizar el proceso.

El allocation, en este caso es directo al área referida.

AIESEC XP for Newies

Motivación

Conocimiento

EB de mi comité

El AIESEC Experience de los Newies tiene inicio en el Primer LC Meeting. En este se

busca la primera interacción del LC con los Newies. Es la presentación de la EB con ellos

y de los compañeros de trabajo.

Después de este, se tiene el SCL (Seminario de Capacitación Local). En esta actividad se

da a conocer cada área, desde el organigrama general hasta las

coordinaciones por cada área. Se presentan las metas nacionales y locales, drivers, plan local, programa foco, plan de carrera, entre

otros. Es una inducción 360 (inducción general) previo a su inducción funcional en

sus áreas.

Todo newie debe tener un Induction Package:

información de AIESEC Perú, Programas,

Productos, Procesos, LC, entre otros.

El SCL o Induction Day debe ser el inicio de un

proceso de inducción que dure máximo 7 días

(incluyendo las inducciones funcionales).

Evaluar las competencias de los newies en el SCL o Induction Day para tener

un punto de donde trabajar.

Cada newie debe tener, posterior a su inducción,

un plan de carrera.

Recordar: Se medirá el rendimiento de cada Newie de acuerdo a una herramienta. Esta debe ser evaluada permanentemente.

Esta evaluación de desempeño se debe realizar ni bien inicia la inducción de los newies.

El fin de poder tener esta herramienta es para medir el avance en sus actividades/responsabilidades. Esto permitirá tener un mejor seguimiento de los newies

y con ello lograr resultados en un corto plazo.

Dentro de los puntos a evaluar, se tocarán AL MENOS los siguientes: (1) Asistencia de reuniones generales y de área

(2) Cumplimiento de DDL’s (3) Reuniones agendadas / entrevistas / referidos para intercambios / suscritos (GCDP &

GIP) (4) Otros..

La herramienta va ser enviada en el mes de Febrero 2014. Esta evaluación se realizará

en captación regular y de HeadHunting.

“Provee a los jóvenes la oportunidad de desarrollar liderazgo emprendedor y

responsable a través de la vivencia de una experiencia práctica de equipo a

nivel local, nacional, regional o global”.

Beneficios: A través de este programa, los jóvenes tienen acceso a la plataforma de valor de AIESEC, y él o ella experimentará:

Una experiencia práctica de equipo Desarrollo de habilidades blandas y duras Acceso a la red global de AIESEC Participación en eventos locales, nacional y/o internacionales Una actitud responsable y emprendedora para ser un mejor líder

Algunas consideraciones: 1. Este programa es recomendado para estudiantes o egresados entre 18 y 30 años que

se identifiquen con el que hacer de AIESEC. 2. La duración de la experiencia está dada entre 2 meses y un año aproximadamente,

de acuerdo con las actividades que él o ella esté desarrollando en las áreas funcionales y su cumplimiento en las mismas.

Entonces, algunos puntos … La captación va ser un proceso mucho más dinámico, basado en necesidades. Ya no se

tiene que esperar a marzo de cada año para captar newies, ahora va ser realizado durante todo el año. Cada LC determinará de acuerdo a sus necesidades la cantidad de

procesos que se den anualmente.

La captación, con este nuevo modelo, va eliminar poco a poco el tener miembros “fantasmas” utilizando una herramienta de seguimiento basado en el cumplimiento de

actividades.

Este proceso puede ser realizado por HH o también puede ser a través del proceso de captación regular.

Para identificar cuánta capacidad humana se requiere, en un determinado momento, se

utilizará la herramienta de Backwards Planning mostrada en el BT’13.

La inducción debe estar contemplada dentro del Ciclo de Educación Local que manejen los comités y debe ser medida periódicamente. Este Ciclo de Educación Local debe ser enviado

máximo la última semana de Enero al MCVP TM.

Si tienen alguna duda:

José Luis Verástegui MCVP TM 13-14 AIESEC in Peru C: +51 996 366 023 M: jose.verastegui@aiesec.net