PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. Para Henry Fayol las etapas del proceso administrativo son planificación, organización, dirección y control; están se interrelacionan y logran un proceso integral. El objetivo de PA es aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales, etc, que posee la empresa.

1. PROCESO ADMINISTRATIVO COMO SISTEMA

La idea del PA está enmarcada como sistema. Por la metodología de la caja negra el sistema tiene un modelo de ingresos, de procesos y de salidas.

Para la administración el ingreso seria la información proveniente de diferentes fuentes. La misión y visión de la organización constituyen información primaria que va a enmarcar los objetivos organizacionales.

El proceso seria las fases o etapas generales de la administración. Existen varios autores que definen a la administración en cuatro o cinco etapas, planificar, organizar, dirigir, controlar; siendo una variación el agregado de integración.

En cualquier caso, el proceso comienza con la etapa de planificación para determinar el equipo administrativo, las tareas a realizar, los recursos disponibles y las metas. Inmediatamente se prosigue a la etapa de organización, lo que da como resultado la estructura organizacional formalmente. La etapa de dirección tiene que ver con la coordinación, armonización de esfuerzos; se dirige a través del “mando” y se tiene mando cuando se tiene autoridad-

Es la etapa de dirección la que guarda especial relación con el papel de Gerente. Una personas con capacidades de liderazgo, brindadas por el tiempo, el conocimiento y el poder.

La última etapa del proceso es el control, el proceso posterior a la entrega de una orden. Por ejemplo: Cuando se da una orden se está direccionando y cuando se busca los resultados a dicha orden se está supervisando. La diferencia entre la supervisión y el control es que, la supervisión es mucho más operativa (supervisión), cuando estamos en niveles intermedios o inferiores de la organización y se habla de control cuando estamos en un nivel superior.

El control no es otra cosa que ver si realmente aquello que se había pensado en el planeamiento se ha cumplido o no.

La salida seria no más que los resultados de las fases. Acciones que cumplen con el objetivo organizacional; de no ser este el caso, se supervisa, se controla, se evalúa, y la

mejor manera de concretar esto es a través de los resultados y estos son la concreción de lo planeado, es lo que se obtuvo. Se guían todos los esfuerzos de las personas, se hace el adecuado manejo de los recursos y se ve si se ha logrado el objetivo organizacional.

En realidad, la planeación está involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo.

2. PROCESO ADMINISTRATIVO APLICADO EN LAS EMPRESAS

El proceso administrativo es una de las partes indispensables en una empresa, y es al gerente a quien le corresponde su gestión o manejo.

El objetivo de los procesos administrativos es llegar o conseguir los objetivos que dieron razón a la empresa.

Las empresas están en constante evolución. La planificación de actividades es clave para el logro de metas a corto y largo plazo; es un proceso de decisión (define que se hará y de qué manera), incluye las misiones globales, identificación de resultados claves, fijación de objetivos específicos, además de las políticas de desarrollo, programas y procedimientos para alcanzarlos.

Uno de los objetivos de la planificación es el esfuerzo coordinado. En una empresa, el equipo administrativo va a determinar la estrategia que más se adapte a las metas a alcanzar, pueden ser “estrategias de liderazgo de costos” si lo que se busca es reducir costos de producción, las “estrategias de diferenciación” si la meta que se tiene es renovar o crear un producto que haga a la empresa única en el mercado o “estrategias de enfoque” si lo que se quiere es darle importancia a un tipo de cliente.

Luego de establecer los objetivos y los pasos necesarios para conseguir lo esperado, distribuye el trabajo y las obligaciones en forma equitativa y lógica entre los empleados, colaboradores y filiales de la empresa; se seleccionan proveedores, empresas distribuidoras etc. A esto se le llama Organización.

En este punto inicia la puesta en marcha de los planes de acción y se hace necesario la dirección. La presencia de un director tiene como finalidad orientar al equipo hacia desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas, a la vez de motivarlos para trabajar con celo y confianza. Para esto el superior hará uso de sus métodos específicos, con la tónica de liderazgo.

Las empresas trabajan como un circuito cerrado, es decir que presentan una retroalimentación que les permite la evaluación y mejoramiento de sus actividades. Esto es conocido en el proceso administrativo como Control; el director se convierte en evaluador

de las actividades realizadas por el equipo para asegurarse de lo que se realiza va de acorde a los planes.

Por lo tanto sirve para medir el desempeño en relación con las metas, detecta las desviaciones negativas y plantea las correcciones correspondientes en perspectiva de cumplir con los planes; son bastantes conocidos los instrumentos de control, tal como el presupuesto para gastos controlables, los registros de inspección para verificar y comprobar el objetivo trazado.

En síntesis se trata de una comprobación o verificación de los resultados, contrastados con lo que se planeó previamente.

La realización de estas etapas es cíclica. Cuando se termina de cumplir un plan de acción, se pasa al siguiente plan, y así sucesivamente; lo que va a permitir el desarrollo constante de la organización.

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.

3. CLASIFICACION DE LOS ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, SEGÚN AUTORES

TERRY REYES PONCE FERNANDEZ ARENAS

DAVIS MEE JHON

PlaneaciónOrganización

EjecuciónControl

PrevisiónPlaneación

OrganizaciónIntegraciónDirecciónControl

PlaneaciónImplementación

Control

PlaneaciónOrganización

Control

Planeación Organización Motivación Control

TAYLOR

Planeaciónpreparación

ControlEjecución

DALE

PlaneaciónOrganización

DirecciónControl

WADIA

PlaneaciónOrganizaciónMotivaciónInnovación

Control

MINER

PlaneaciónOrganización

DirecciónCoordinación

Control

MELINKOFF

OrganizaciónDirecciónPlaneaciónEjecución

4. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS DIFERENTES NIVELES GERENCILES

Cada fase del proceso administrativo esta descrita por un conjunto de actividades relacionadas entre sí, lo que significa que las actividades de la fase de Planificación tienen incidencia directa con las actividades en la etapa de Organización, y así sucesivamente.

PLANEACION ORGANIZACIÓN DIRECCION CONTROL

Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

Pronosticar.

Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

Anticipar los posibles problemas futuros.

Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

Subdividir el trabajo en unidades operativas.

Agrupar las obligaciones operativas en puestos.

Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

Aclarar los requisitos del puesto.

Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.

Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

Motivar a los miembros.

Comunicar con efectividad.

Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

Comparar los resultados con los planes generales.

Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

Comunicar cuales son los medios de medición.

Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

5. VISION INTEGRAL DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se ha explicado la perspectiva sistémica del proceso administrativo, lo que le otorga a la administración un sentido de integración.

Para el proceso integral es imperativo cada una de sus fases, al nivel de que se puede agregar otra fase como la “coordinación” pero nunca desprenderse de la planificación, organización, dirección y control.

Las actividades de cada fase están completas solo cuando se realizan las actividades de la fase siguiente. Aunque en la práctica las fases no se cumplan en el orden establecido, guardan sentido entre ellas y siempre se le dará más atención a la fase de planificación, ya que es ahí cuando se definen los objetivos a lograr y se comienza a establecer la cantidad de recursos necesarios.

INTRODUCCION

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo. El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, dirigir y controlar. Constituyen el proceso de la administración.

CONCLUSION

El proceso de administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirige y controla sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar. Muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.

Todos estos factores determinan el funcionamiento de la empresa los cuales se integran y se conjugan para mejorar el desenvolvimiento de las actividades organizacionales de la organización en la cual los factores trabajan y se conjugan de manera estructural para establecer condiciones de funcionamientos corporativas y empresariales dentro de una empresa.

Uno de los factores más importantes es el proceso de planeación en el cual cada empresa debe planificar sus acciones para garantizar una mejor participación por parte de los trabajadores y de los altos ejecutivos de la organización.

La toma de decisiones también es un aspecto importante debido a que es a través de ella que se puede diferenciar los diversos problemas que se presentan y de esta manera plantear la solución más idónea para mejorar la problemática planteada y planificar una toma de decisión adecuada y sectorizada por prioridades.

Universidad Nororiental Privada “Gran Mariscal de Ayacucho”.

Facultad de Ingeniería.

Escuela de Ingeniería de Sistemas.

Núcleo Barcelona, Anzoátegui.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS II: PROCESO ADMINISTRATIVO

Profesor: Bachiller:

Yaritza Berroterán Daniela Delgado. CI: 24491424

Barcelona, enero 2015