proceso administrativo

Lic. Juvenal Quispe Serna

Proceso administrativo Proceso administrativo es el conjunto de pasos o etapas coordinadas para poder llevar

a cabo la administración de una empresa y conducirla al éxito eficazmente.

Las etapas de este proceso son: planeación, organización, dirección y control; en cada

una de estas etapas se debe hacer una pregunta, como se muestra en el siguiente

gráfico.


PLANEACIÒN

La planeación es el proceso por el cual se mira a futuro, que rumbos tomar, es

determinar las acciones que se van a ejecutar para conseguir las metas planteadas y así

llegar al éxito. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN


Factibilidad: Se debe elaborar planes realistas que se ajusten al medio en que crea

la empresa, es decir crear planes no muy ambiciosos. Por lo tanto lo planeado se debe

cumplir.

Objetividad y cuantificación: Al elaborar un plan se debe trabajar con datos

reales y no guiarse por opiniones subjetivas, cálculos arbitrarios, entre otras. Nos ayuda

a trabajar con estadísticas, estudios de mercado, análisis financieros, etc. La

cuantificación ayuda a ejecutar y evaluar los planes que están en proceso.

Flexibilidad: Los planes deben ser amplios para afrontar situaciones imprevistas y se

ajusten fácilmente a las condiciones.

Unidad: Los planes específicos deben integrarse a los planes generales de la empresa

e interrelacionarse para que contribuyan al logro de propósitos y objetivos.

Cambio de estrategias: Las estrategias se modifican cuando los planes se

extienden con relación al tiempo, es decir se cambia elementos como políticas,

programas, procedimientos, etc.

ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN


Misión: Es la razón de ser de la empresa.

Visión: Es el futuro deseado de una organización dentro de un determinado tiempo,

para ello se realiza la siguiente pregunta ¿Cómo se visualiza la empresa u organización

a futuro?

Premisas: Son factores que puedan influir en la realización de un plan. Los factores

internos, influyen en el logro de los objetivos y los externos, afectan al desarrollo de las

actividades.

Propósitos: Son las aspiraciones cualitativas que suelen ser de tipo económicas en una

empresa y se establecen en forma permanente.

Objetivos: Son los fines, metas que persigue una empresa a través de actividades

integradas y organizadas.

Estrategias: Es la determinación del objetivo a largo plazo, así como la adopción de

actividades que se deben seguir y recursos necesarios para su cumplimiento.

Políticas: Es una directriz verbal, escrita o implícita dentro de una empresa para fijar

límites, de la cual se demuestra la acción administrativa.

Programas: Incluye el uso de diferentes recursos, acciones y planes; todos integrados

para alcanzar los objetivos estipulados.

Presupuesto: No es más que el estado de ingreso, egreso o ambos que tiene la

empresa. También es el dinero personal, artículos comprados, etc.

Procedimientos: Son todas las actividades y tareas que se van a realizar

secuencialmente y cronológicamente.


ORGANIZACIÓN

La organización dentro de la administración se refiere al acto de organizar, integrar y

estructurar los recursos involucrados; y a su vez establecer relaciones.

Los principios de la organización son:

1. Objetiva.- Todas las actividades deben relacionarse con los objetivos de la empresa

u organización.

2. Especialización - Se refiere a la ejecución y realización de una actividad en concreto.

3. Jerarquía - Debe existir una sola autoridad, al igual que la responsabilidad para que

exista una comunicación efectiva.

4. Autoridad.- Mientras mayor sea el grado de autoridad, mayor es el grado de

responsabilidad.


5.- Unidad de Mando.- Debe existir un solo jefe al cual los subordinados deben

reportarse.

6. Difusión.- Se designará por los integrantes de la organización las obligaciones y

responsabilidades de cada puesto.

7. Tramo de Control.- Según Urwick el número límite de subordinados para un

adecuado control está entre 5 ò 6 personas.

8. Coordinación.- Mantener un buen equilibro dentro de la organización es muy

factible.

9. Continuidad.- La empresa debe establecerse y mantenerse de acuerdo a los cambios

del medio ambiente.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÒN.


1. División de trabajo.- Divide o separa las actividades de la empresa para minimizar

esfuerzo y maximizar la eficacia. Estas actividades pueden dividirse por funciones,

territorio o producto.

2. Asignación de funciones.- Comprende en la especificación de las tareas a realizarse

dentro de la empresa.

3. Coordinación.- Es la sincronización de los recursos y esfuerzos para alcanzar la

máxima eficiencia en la empresa.

4. Tipología de la organización.- La lineal o militar son estructuras sencillas en las

cuales se conserva un solo orden en donde se adquiere demasiada formalidad; esta

tipología la utilizan las empresas pequeñas. La funcional, exige máxima especialización

de cargos, existe la comunicación directa y separa las funciones de planeación y control.

La organización Staff, se especializa en la asesoría manteniendo autoridad única y

pueden existir demasiados conflictos dentro de la empresa. Y por último la organización

por comités, la toma de decisiones se las ejecuta en forma grupal por lo cual se divide

la responsabilidad de cada uno.

5. Concepto de autoridad.- Es el poder de decisión, la cual afecta a los subordinados;

constituye la base de la responsabilidad.

6. Concepto de poder.- Capacidad del individuo para imponer su voluntad sobre otras

personas mediante: amenazas, recompensas, cambiando la creencia o educación a lo

que parece apropiado, por legitimidad, conocimiento y a través del carácter.

7. Centralización.- Las decisiones son tomadas por una sola persona, es decir existe

una sola autoridad.

8. Descentralización.- Se determina y se distribuye la autoridad de toma de

decisiones.

9. Delegación.- La autoridad y responsabilidad se la transfiere a grados inferiores por

causa de indisposición o salidas del puesto de trabajo.

10. Técnicas de organización.- El organigrama es la representación de la estructura

de la empresa; en este organigrama presenta las diferentes jerarquías, niveles de

responsabilidad y relaciones entre los diferentes niveles.


DIRECCIÓN

Mediante la motivación, comunicación y supervisión se ejecuta los planes de acuerdo a

la estructura de la organización con la guía de los esfuerzos del grupo social.

PRINCIPIOS.

De la armonía del objeto o coordinación de intereses, aquí la dirección

será eficiente mientras se encamine al logro de los objetivos generales de

la empresa; en la imparcialidad de mando, la autoridad surge con la necesidad de la organización; en la supervisión directa, se refiere a la

buena comunicación e interacción del dirigente con los subordinados; la jerarquía, da más importancia a los canales de comunicación respetando

la organización formal; otro principio es la resolución del conflicto, que aparece con la necesidad de resolver los problemas a partir del momento

que éstos aparezcan y por último el aprovechamiento del conflicto, es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas.

ETAPAS DE LA DIRECCIÓN

Se inicia con la toma de decisiones en donde se define el problema, se analiza el

problema, se evalúa alternativas, se elige entre las alternativas evaluadas y se aplica la

decisión; la siguiente etapa es la integración y sus fases son : reclutamiento, selección,

introducción o inducción y la capacitación; a continuación la motivación que es la tercer

etapa, considerada la más importante y compleja porque a través de ella se logra la


ejecución de trabajo para la obtención de objetivos y la última etapa es la comunicación

que no es más que el proceso mediante el cual se transmite y se recibe información de

un grupo social.

CONTROL

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA.

El control es el proceso mediante el cual se evalúa, mide o supervisa el trabajo dentro

de la empresa para determinar lo que se está llevando a cabo y aplicar medios

correctivos de manera que la realización de las tareas se hagan de acuerdo a lo planeado.

Según Henry Fayol es verificar si todo ocurre de conformidad con el plan aceptado, con

las instrucciones emitidas y con los principios establecidos; tiene como fin señalar las

debilidades y errores para rectificarlos e impedir que ocurran nuevamente.

El control es muy importante dentro del proceso administrativo porque permite aplicar

medidas correctivas para enmendar las desviaciones detectadas, proporciona

información precisa y oportuna acerca de los planes, reduce los costos, controla y evalúa

la eficacia de los trabajadores y detecta vacíos en la planeación.

PRINCIPIOS

Equilibrio.- A cada cargo designado le corresponde un control adecuado, se debe

tener en cuenta que la autoridad delegada esté debidamente ejercida.

De la declaración de los objetivos.- El control se realiza de acuerdo a los objetivos,

es un medio por el cual se corrige errores para alcanzar los planes trazados.

De la oportunidad.- El control se lo debe realizar antes de ocurrir los errores o su vez

minimizar el impacto que incurren en los costos.

De las desviaciones.- Todas las desviaciones deben ser analizadas para corregirlas o

evitarlas a futuro y conocer las causas.

De excepción.- El control se lo realiza a tareas representativas en las cuales se puede

disminuir costos para lo cual se designará correctamente las funciones.

De responsabilidad.- Los responsables del control son los directivos de cada empresa,

los cuales deben verificar la ejecución de los planes.

De control directo.- A mayor calidad de los gerentes y sus subordinados menor

necesidad de los controles indirectos.

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