proceso administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

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Administracin y Evolucin del Pensamiento

Administrativo

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I

Proceso Administrativo

Administracin y Evolucin del

Pensamiento Administrativo

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Fundamentos y

generalidades de la

organizacin y

administracin.



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Es una estructura de personas que trabajan en

la bsqueda de alcanzar una o varias metas

concretas.

Qu es una Organizacin?

Algunos ejemplos de organizaciones son:

Soriana, CEMEX, Fundacin Televisa, Coca-Cola.



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Aspectos distintivos de la organizacin: Un propsito distinto: Soriana se dedica al comercio minorista;

Cemex se dedica a la produccin y comercializacin de cemento y

concreto premezclado.

Est compuesto de gente (talentos): cada organizacin tiene

personas que realizan trabajos especficos para alcanzar las

metas de la organizacin.

Tiene estructura: cada organizacin divide, organiza, coordina

sus funciones de manera que cada persona pueda realizar su

trabajo.



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Cada organizacin necesita de personas que coordinen el

trabajo de las dems en la bsqueda del logro de las metas de

las organizaciones, es decir necesitan de.

Cul es el rol del gerente dentro de la

organizacin?

Qu hacen los gerentes?

Por qu las organizaciones de Mxico

requieren de gerentes preparados en el rea

de la administracin?



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Los gerentes se pueden clasificar de acuerdo a los niveles de la

organizacin, especficamente las que tienen estructura de forma

piramidal:

3.Gerentes de alto nivel: estn en los niveles

ms altos de la organizacin o tope de la

pirmide se encargan de tomar las decisiones

que tienen impacto en toda la organizacin,

el establecimiento de polticas y estrategias

con una visin a largo plazo.

2. Gerentes de nivel medio: estn

en todos los niveles de la

organizacin entre la primera

lnea y el nivel mas alto se

encargan de la planeacin,

organizacin, control.

1. Gerentes de primera lnea: estn en el

nivel ms bajo o base de la pirmide

funcionan como supervisores.



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Proceso de planificacin,

organizacin, direccin y control

del trabajo de los miembros de

una organizacin para que este se

lleve a cabo eficiente y

eficazmente.

Qu es la Administracin?



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Eficacia:

Capacidad para determinar los objetivos

adecuados: Es hacer lo indicado (fines)

La Administracin, debe buscar: Eficiencia:

Capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para

alcanzar los objetivos de la organizacin: Es hacer las

cosas bien (medios).



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Como bien sabemos, los gerentes de cualquier

organizacin, e incluso dentro de la misma organizacin

no realizan actividades iguales, pero se ha tratado de

explicar sus funciones de acuerdo a 3 esquemas:

Funciones Roles Habilidades



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FUNCIONES:

Los gerentes realizan cuatro actividades especficas dentro de sus

funciones. Estas actividades se las conoce como proceso

administrativo y comprende:

4. Control

3. Direccin 2. Organizacin

1. Planeacin



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Roles de decisin: roles de empresario,

controlador de perturbaciones, asignador

de recursos y negociador.

ROLES:

Roles interpersonales: Actividades de

lder, de figura destacada, y de enlace.

Roles de informacin: Actividades de

monitor, divulgador, portavoz.



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Habilidades tcnicas: conocimiento y

dominio en un campo especfico.

HABILIDADES:

Habilidades conceptuales: para pensar y

conceptualizar situaciones complejas y

abstractas concernientes a la

organizacin.

Habilidades humanas y de trato

personal: para trabajar bien con otras

personas.



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Desarrollos y

avances de la teora

administrativa

desde sus inicios.



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Evolucin de la administracin hasta nuestros das a

pasado por distintas teoras bsicas de la

administracin: Administracin cientfica Teora clsica de la organizacin Enfoque cuantitativo Comportamiento organizacional Enfoques de sistemas Teoras de contingencia



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Administracin cientfica; elevar la productividad

Frederick Taylor es considerado el padre de la teora de la administracin

cientfica.

Utiliz mtodos cientficos para definir la mejor manera en que se puede realizar

el trabajo:

Seleccin de la persona con mejores aptitudes para desempear una funcin.

Estandarizacin del mtodo para realizar el trabajo.

Provisin de incentivos econmicos para el trabajador para mejorar la eficiencia de la produccin.



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Administracin cientfica; elevar la productividad

Frank y Lilian Gilbreth

Enfoque en estudios sobre la fatiga y el

movimiento, es decir, si se eliminan

movimientos se reduce la fatiga, donde el

fin era ayudar a los trabajadores a

desarrollar su potencial humano.



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Teora clsica de la organizacin; desarrollar lineamientos

para administrar organizaciones

Henry Fayol:

Fue el primero en estudiar el comportamiento gerencial y sistematizarlo.

Desarrollo los 14 principios de la administracin que aplican a todas las

situaciones organizacionales.



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Enfoque cuantitativo; desarrollo de soluciones matemticas

y estadsticas para la toma de decisiones.

Este enfoque se le conoce tambin como investigacin de

operaciones o ciencia de la administracin.

Se enfoca en la mejora de la toma de decisiones

administrativas aplicando: Estadstica, modelos de

optimizacin, modelos de informacin, y simulaciones en

computadora.



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Comportamiento Organizacional; estudio de las acciones

(comportamiento) de las personas en el trabajo.

Primeros investigadores: Robert Owen, Hugo Munsterberg, Mary Parker

Follett, y Chester Barnard.

En sus estudios hallaron un incremento inesperado de la productividad bajo

condiciones de trabajo adversas aun con incentivos.

Ya que las normas sociales, estndares de grupo, y actitudes tienen una influencia

positiva en la productividad y en el comportamiento de trabajo mayor que el de los

incentivos monetarios



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Enfoque de sistemas; la organizacin como un sistema que

tiene un propsito y est compuesto por partes que se

interrelacionan.

Sistema cerrado: que no acta con su

ambiente

Sistema abierto: que acta con su

ambiente.



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Enfoque de contingencias; la tcnica administrativa que

sirve mejor para alcanzar las metas de la organizacin

puede variar con las situaciones.

No existen principios universales aplicables a las

organizaciones.

Cada organizacin es nica y enfrenta diferentes situaciones

que requiere diferente enfoque de administracin.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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La Cultura de las

Organizaciones y su

dimensiones.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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en las organizaciones entonces, encontramos: valores, smbolos, rituales,

mitos, y prcticas. Es decir, el cmo se hacen las cosas internamente.

Qu es la Cultura organizacional?

Es un sistema de significados compartidos y

creencias comunes de los miembros de una

organizacin que determina en un amplio grado

cmo pueden interactuar entre ellos.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Dimensiones de la Cultura Organizacional 1. Innovacin y aceptacin de riesgos

2. Atencin a los detalles

3. Orientacin a los resultados

4. Orientacin a las personas

5. Orientacin al equipo

6. Agresividad

7. Estabilidad

Califica a la organizacin donde t trabajas con los siguientes parmetros: alto, medio o

bajo.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Cultura Organizacional fuerte Si en una cultura organizacional fuerte los valores clave se exaltan con intensidad y

estn compartidos, pensemos en las empresas mexicanas a las cuales podemos

considerar con culturas fuertes.

Quisieras trabajar ah?

Por qu s o por qu no?

Qu factores les diferencian del resto de empresas?

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Beneficios:

Alto compromiso de los empleados con la organizacin.

Alto desempeo organizacional. Facilidad de reclutamiento y socializacin de

los miembros nuevos.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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La cultura de la organizacin genera una personalidad nica en

cada organizacin.

Piensa en la empresa donde trabajas y defnela como si fuera una persona.

Cules son sus caractersticas?

Esa personalidad va de acuerdo al

perfil de los empleados que trabajan en

dicha organizacin?

Qu rasgos especficos tiene la

organizacin en la que trabajas versus

sobre otras organizaciones?

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Tienen una fuerte influencia en la

Cultura organizacional; la filosofa

del fundador de la organizacin, su

Visin, su Misin, sus mejores

practicas y el comportamiento de la

alta gerencia.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Relatos: ancdotas de eventos o personas que proyectan las caractersticas de

esa cultura.

Rituales: secuencias repetitivas de actividades que expresan y refuerzan los

valores clave de la organizacin.

Smbolos materiales: Distribucin fsica, uniformes, muebles, y otros elementos

tangibles que distinguen a la organizacin.

Lenguaje: Trminos, expresiones coloquiales, siglas relacionados con la

organizacin.

Cmo aprenden los empleados la cultura de la organizacin?

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Componentes que

interactan en el

ambiente de la

organizacin.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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El ambiente puede ser dinmico o

estable. Esta condicin va a

depender de la velocidad de cambio

de sus componentes. Por ejemplo,

un ambiente dinmico puede ser un

ambiente en donde las condiciones

polticas y econmicas estn

cambiando, lo cual repercute en alto

grado en los clientes, competidores,

proveedores, etc.

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Ambiente general: Todo lo que se encuentra fuera de la

organizacin y que puede influir en su desempeo.

Condiciones econmicas Condiciones polticas Condiciones sociales Globalizacin Condiciones tecnolgicas

Cultura y Ambiente

Organizacional.

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Ambiente especfico: Parte del ambiente que es directamente

adecuado para que una organizacin alcance sus metas.

Clientes Proveedores Competidores Gobierno Grupos de inters (accionistas)

Responsabilidad Social y tica

Administrativa.

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Responsabilidad Social.


Administrativa.

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La responsabilidad social de la administracin es obtener ms

ganancias; concepto clsico.

La responsabilidad social de la administracin va ms all de

generar ganancias agrega la defensa y el mejoramiento del

bienestar de la sociedad; concepto socioeconmico.

Hay un

enfoque

correcto?


Administrativa.

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La responsabilidad social de la organizacin es

coadyuvar al bienestar de la sociedad, donde las

corporaciones tienen un deber moral de estar

involucradas en metas sociales, aspectos legales y

ticos.


Administrativa.

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Qu es la Responsabilidad Social?

Es la visin de perseguir el

bienestar de la sociedad,

adems de cumplir los

requisitos legales y

econmicos.


Administrativa.

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Estudios en el rea demuestran que existe una relacin positiva entre

el compromiso social y el desempeo econmico pero:

Todava es difcil definir qu es la responsabilidad social en todas las

compaas ya que puede tomar aos antes de que las acciones de

responsabilidad social tengan efectos en el desempeo econmico.


Administrativa.

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La Responsabilidad Social tiene efecto en las decisiones y actividades de la

organizacin en el medio ambiente y naturaleza.

El reconocimiento del impacto de los daos al ambiente tambin es parte

importante del rol de los administradores.

Y algunos problemas con los que se pueden encontrar son:

1. Agotamiento de recursos naturales por problemas de desechos txicos que daen

agua, aire, tierra.

2. Emisiones de gases peligrosos que ayuden al efecto de calentamiento de la tierra.

3. Accidentes industriales.


Administrativa.

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tica Administrativa.


Administrativa.

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Si t eres propietario y director de

una compaa.

Cules son los valores que

desearas que predominaran?


Administrativa.

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La Administracin por valores es el enfoque en el que los gerentes

establecen y sostienen los valores que se comparten en la

organizacin.

El Objetivo de los valores compartidos:

Guiar las decisiones y acciones de los gerentes

Definir el comportamiento de los empleados

Influir en las actividades de marketing

Fomentar el espritu de grupo

Los valores propuestos y provistos que los gerentes

se encargan de comunicar en la organizacin y se

reflejan en las decisiones y actos de los empleados.


Administrativa.

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Qu es tica?

Reglas y principios que

definen la conducta

correcta de individuo.


Administrativa.

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Se entiende por conductas riesgo, inapropiadas o dainas aquellas que impacta negativamente la relacin laboral provocando fenmenos dainos al clima laboral y causando costos o mermas en la productividad del empleado ( y por consiguiente a la organizacin).

Algunas conductas no deseadas

son acoso sexual, bullying, robo,

abuso es sustancias entre otras.


Administrativa.

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Es importante trabajar con expertos de otras reas para un adecuado manejo de este tipo de conductas. Entre los estudiosos de las conductas dainas encontramos a:

Psiclogo

Socilogo Medico laboral

Experto en la

conducta humana

Mantener una

salud ptima

Analiza a la

organizacin como

parte de la

comunidad y como

pueden coexistir

armnicamente.


Administrativa.

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Desde una perspectiva multidisciplinaria, es factible abordar

el fenmeno de las conductas inapropiadas desde el siguiente

modelo: Antecedentes-Mediadores-Consecuencias-Costos el

cual nos permite conocer cada uno de los elementos

involucrados en el desarrollo de la accin. (Ivancevich,

Konopaske, Matteson y Nez, 2006)

Antecedentes Mediadores Consecuencias Costos


Administrativa.

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1. Antecedentes: Condiciones previas que pueden

estimular una conducta daina. (no solo investigar las

habilidades tcnicas si no tambin caractersticas

personas y comportamientos en trabajos anteriores)

2. Mediadores: Condiciones que promueven dichas

conductas. (se deben prohibir conductas riesgosas y

fomentar las que vayan acorde al desarrollo

organizacional, cuidar donde se instalan las empresas.


Administrativa.

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3. Consecuencias: Son las manifestaciones de las

conductas dainas, es decir la falta de atencin al

proceso por el cual se desarrollaron.

4. Costos: Son el balance en trminos econmicos,

polticos, sociales que la empresa se ve sujeta a pagar

por la manifestacin de las consecuencias.


Administrativa.

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El tipo de conductas de riesgo es tan diverso como la cultura misma, sin embargo dentro de aquellas conductas con mayor ndice de presencia se pueden mencionar las siguientes:

Acoso sexual

Agresin y violencia

Bullying

Abuso de sustancias

Cyberslacking

Sabotaje

Robo


Administrativa.

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Otras conductas de riesgo que pueden manifestarse

en las organizaciones son: el fraude, corrupcin,

espionaje, deshonestidad, conductas intimidatorias.


Administrativa.

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Para el manejo de este tipo de situaciones se

requiere de la coordinacin entre los

departamentos como el de seleccin de personal,

seguridad e higiene, desarrollo organizacional y

produccin para implementar acciones.

Preventivas

De contingencia o control

Correctivas


Administrativa.

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Preventivas

Campaas de concientizacin,

promocin de la salud,

supervisin del clima y

ambiente laboral.


Administrativa.

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Proceso Administrativo 17:37

Desarrollo de controles,

reglamentacin especifica y

difusin de la misma, supervisin

de reas de riesgo como zonas sin

vigilancia, caja interna o materia

prima.

De contingencia o control


Administrativa.

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Recorte de personal nocivo,

acciones penales, restructuracin

de ubicacin o funciones del

personal.

Correctivas


Administrativa.

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Es importante que se comprenda entre los empleados que deben saber como actuar dentro de la empresa, cuales son los principios de convivencia establecidos y fomentarlos para que estos los hagan suyos.


Administrativa.

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Los principios ticos, al contrario de los

reglamentos, son convicciones personales que

van mas all de la legislacin de las sanciones.

La reglamentacin en si mima, no contempla

toda la gama de conductas posibles. Adems

la multiplicacin de reglamentos, reduce la

flexibilidad y libertad en el accionar del

empleado.


Administrativa.

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Se aplican estos conceptos en la

empresa donde trabaja? Por qu?

Las empresas y los empleados se deben

adaptar a las prcticas (soborno, pagos para

realizar ms rpido un trmite, etc.)?

Qu significa para ti los valores y la

responsabilidad social?

Problemas, Oportunidades y la

Toma Efectiva de Decisiones.

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Toma de Decisiones



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Cada da de nuestras vidas, nos vemos

obligados a tomar decisiones; no todas

son buenas, tampoco son del todo

malas.

Del mismo modo en la organizacin se

toman decisiones en todos los niveles y

reas.



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Es la eleccin entre dos o

ms alternativas.

Qu es una decisin

conforme ms complejo sea el problema u oportunidad nos

encontraremos con ms alternativas, y estaremos involucrados en

un proceso con varias etapas que nos conducirn a la efectiva

toma de decisiones.



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Problemas estructurados: decisiones programadas

Procedimientos

Reglas

Polticas

Problemas no estructurados: decisiones no

programadas



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Estilo directivo: poca tolerancia a la

ambigedad, forma de pensar racional.

Estilos de la toma de decisiones

Estilo conductual: poca tolerancia a la

ambigedad, forma de pensar intuitiva.

Estilo conceptual: mucha tolerancia a la

ambigedad, forma de pensar intuitiva.

Estilo analtico: mucha tolerancia a la

ambigedad, forma de pensar racional.



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Etapas en la Toma de Decisiones:

1.- Identificar un problema u oportunidad

2.- Identificar los criterios de solucin

3.- Asignar pesos a los criterios

4.- Desarrollar las alternativas

5.- Analizar las alternativas

6.- Seleccionar una alternativa

7.- Implementar la alternativa

8.- Evaluar la eficacia de la solucin



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1.- Identificar un problema u oportunidad

El proceso de la toma de decisiones inicia con un problema o rea de

oportunidad que se puede explotar.

Este es el punto en el que se visualiza el cmo se quiere estar versus el cmo se

est en este momento.

Obviamente el pasar de la situacin actual a la deseada tiene un proceso.

HAY ALGN PROBLEMA?.....

Situacin actual Situacin deseada

Proceso



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2.- Identificar los criterios de solucin

QU CRITERIOS SON RELEVANTES?... (precio, producto,

diseo, lnea de produccin, promocin, etc.)

Una vez identificado el problema a resolver, el gerente

debe identificar y evaluar los criterios de decisin.



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3.- Asignar pesos a los criterios

QU CRITERIOS SON LOS MS IMPORTANTES?

Cada criterio se pondera con base 10, 100 o 1,000 para

lograr un ordenamiento de criterios y prioridades que

ayuden a resolver el problema



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4.- Desarrollar las alternativas

CULES SON LAS ALTERNATIVAS?

El que toma las decisiones desarrolla una lista de

alternativas con miras a resolver el problema.

Las alternativas deben ser alcanzables y conforme el

problema sea ms complejo la lista de alternativas posible

puede ser larga.



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5.- Analizar las alternativas

QU ALTERNATIVAS TENEMOS? CULES SON LAS MS IMPORTANTES?

Cada alternativa presentada se le debe evaluar en relacin a sus ventajas

y desventajas. Cada alternativa debe tener una calificacin, de manera

que se puedan evaluar.

La evaluacin de las alternativas las podemos multiplicar por los criterios

ponderados del paso 3 para obtener las mejores alternativas en base la

importancia de criterios seleccionados.



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6.- Seleccionar una alternativa

CUL ES LA ALTERNATIVA A IMPLEMENTARSE?

Del paso 5 obtendremos un ordenamiento de alternativas con diferentes

ponderaciones. Obviamente es necesario que la alternativa escogida sea

la mejor opcin, es decir la que obtenga la mayor calificacin.



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7.- Implementar la alternativa

MANOS A LA OBRA!

Una vez seleccionada la mejor alternativa es

necesario desarrollar un plan de comunicacin y

trabajo para poner en marcha la implementacin de

la decisin tomada.



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8.- Evaluar la eficacia de la decisin

Todo sistema debe tener procesos de

retroalimentacin y evaluacin. En esta etapa

debemos analizar si el problema fue resuelto. Si la

respuesta es negativa se tiene que analizar que

parte sali mal desde la etapa 1.



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En el caso de las organizaciones, el empleado tiene que decidir como satisfacer las demandas que le presenta su jornada; debe ponderar sus acciones y optimizar su rendimiento.

A este proceso lo denominamos "Toma de decisiones.

Se define como: el proceso racional por el cual se elije

el mejor curso de accin a seguir desde una gama de

alternativas posibles

(Daz duarte, 2005)



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El proceso en la toma de decisiones puede ser:

Programado

Las decisiones son anticipadas segn las necesidades

previstas en la organizacin, se tienen lneas de accin

especificas a seguir bajo las cuales se visualiza obtener

resultados deseados. V. gr. la temporada de

reclutamientos y seleccin de personal, los sistemas de

capacitacin anual, los procesos de certificacin y

auditoria interna o las acciones preventiva sobre

seguridad e higiene. (estn sujetas a polticas, reglamentos y tiempos)



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El proceso en la toma de decisiones puede ser:

No programado

Es toda medida resuelta ante una eventualidad

inesperada para la cual no se tiene un esquema de

accin preestablecido o estructurado. v.gr. las

inundaciones, terremotos, fallos en suministro de

electricidad, en el sistema de transporte (cierre de

carreteras, cancelacin de vuelos, etc.) o financieras

como crisis econmicas. (estas requieren creatividad, intuicin, experiencia e iniciativa.)



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Las eventualidades que requieren de toma de

decisiones, pueden ser trabajadas dentro de una

serie de parmetros conocidos como proceso

racional para la toma de decisiones. Dentro de

estos encontramos:

1. Prevencin

2. Durante la eventualidad.

3. Posterior a la eventualidad.



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1.- Prevencin

Se establecen objetivos especficos de las acciones para que

se puedan definir logros y resultados esperados, es

necesario clarificar como se va a medir y evaluar los logros

alcanzados.

v.gr. Cuando los directivos tiene proyecciones de venta o

produccin masiva en una temporada y se preparan para la

contratacin de personal necesario. Comenzando los

procesos de reclutamiento y seleccin con anterioridad.



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2.- Durante la Eventualidad

Se seleccionan las soluciones mas acordes al problema,

efectuando acciones previstas y se recaba informacin

sobre su comportamiento.

v.gr. Ante nuevas regulaciones o crisis econmicas que

impactan los negocios, las empresas se enfrentan a

eventualidades y decidir cursos de accin para superar el

ambiente adverso.



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Se revisa el evento, se estudia sus causas, se evalan, se

miden los logros y se ajusta segn sea necesario.

v.gr. Una vez enfrentada una crisis econmica la

organizacin puede revisar la forma en que maneja sus

crditos, proteger su capacidad de pago, etc.

3.- Posterior a la Eventualidad

GRACIAS

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Simulacin de Negocios

proceso administrativo

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