proceso administrativo

16 de marzo de 2009 GUIA3 BASE1 FASE1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS

GRUPO [email protected]

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

GUÍA 3 BASE1 FASE1

INTEGRANTES

MONICA TAFUR

CAMILO GIRON

EDWIN CALLE

ALEJANDRO GARCIA

GUSTAVO ADOLFO RUA

GESTION LOGISTICA

SENA

Expertos Temáticos Ética SENA, Regional Antioquia. Derechos reservados. 2003.

mailto:[email protected]


1. CONSULTA EN BIBLIOTECAS DE LA CIUDAD1.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS

LIBROAUTOR: Koontz , Harold AUTOR SECUNDARIO: Weihrich, HeinzTITULO: Administración / Harold Koontz , Heinz Weihrich EDICION: 3a. ed.LUGAR DE EDICION: MEXICO D.FEDITORIAL: McGraw-Hill-INTERAMERICANA DE MEXICO S.A de C.V . AÑO DE EDICION: 1988-1990NUMERO DE PÁGINAS: 771pg.DESCRIPCION: Incluye glosario, índice de nombres, índice analítico e índice.CLASIFICACION DEWEY: 658 K82 ad ej:3CODIGO: 35715001264813BBPLOCALIZACION DE LA OBRA: ADMINISTRACION-ORGANIZACIÓN.

Chiavenato, Idalberto. Administración : proceso administrativo : teoría, proceso, práctica. 3a ed. Bogotá. McGraw-Hill. 2001. xvi, 415 p. 24 cm.

9584101617. 9789584101617.

ADMINISTRACION: La palabra administración viene del latín ad que significa dirección para y minister que significa subordinación u obediencia, lo cual se puede traducir como aquel que realiza una función bajo el mando de otro.

La administración se define como el proceso a diseñar y mantener un medio ambiente en le cual los individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados. Esta definición básica necesita ampliarse:

1. Como administradores, las personas ejecutan las funciones administrativas de planeación, organización, integración de personal, dirección y control.

2. La administración es aplicable a cualquier tipo de organización.3. Es aplicable a los administradores en todos los niveles organizacionales.4. El objetivo de todos los gerentes es el mismo; crear un superávit.5. La administración se ocupa de la productividad; eso implica eficacia y

eficiencia.



La administración es aplicable a las organizaciones grandes y pequeñas, a las empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufacturadas, a si como a las de servicios.

EL PAPEL DE LA TEORIA EN LA ADMISTRACION En el campo de la administración, el papel de la teoría consiste en proporcionar un medio para clasificar los conocimientos administrativos significativos y pertinentes por ejemplo:, en el área de diseñar una estructura organizacional eficaz, hay cierto número de principios que están interrelacionados y que tienen un valor predictivo para los gerentes. Algunos principios proporcionan normas para delegar autoridad, el principio de igualdad de autoridad y responsabilidad, y el principio de unidad de mando.Los principios pueden ser descriptivos o predictivos, pero no prescriptivos. Es decir, describen como se relaciona una variable con la otra, que sucederá cuando estas variables interactúen. No prescriben lo que debería hacerse. En toda organización se deben establecer principios y normas por el cual se rijan tanto empleados como directivos para tener una autoridad de mando organizada y justa.Funciones de los gerentes:

Planeación Organización Integración de personal Dirección Control Coordinación “ la esencia de la habilidad gerencial”




PROCESO ADMINISTRATIVOO

FASE MECANICA

FASE DINAMICA

PLANEACION

QUE HACER?

ORGANIZACIÓN

COMO HACER?

DIRECCION

QUE SE HAGA ¿

CONTROL

COMO SE HIZO ¿

MISION, VISION, OBJETIVOS, ESTRATEGIAS, PROGRAMAS, PRESUPUESTOS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS.

DEPARTAMENTALIZACIONDIVISION DEL TRABAJODESCRIPCION DE PUESTOS

INTEGRACION DE RECURSOSTOMA DE DECISIONESSUPERVISION, MOTIVACIONCOMUNICACIÓN Y LIDERAZGO

FIJAR ESTANDARES, MEDICION, CORRECION Y RETROALIMENTACION


PLANEACION

Las operaciones administrativas en la organización, integración de personal, dirección y control están diseñadas para apoyar el logro de los objetivos de la empresa, la planeación lógicamente antecede a la ejecución de todas las demás funciones administrativas. Aunque en la partica todas las funciones se combinan como un sistema de acción, la planeación es única en le sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo esfuerzo de grupo. La planeación y el control son inseparables, son los gemelos idénticos de la administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, ya que no hay forma de que las personas sepan si van en la dirección correcta (el resultado de la tarea de control) a no se que primero sepan para donde quieren ir (parte de la tarea de planificación) así los planes proporcionan los estándares de control.

EFICIENCIA DE LOS PLANES

La eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y a los objetivos que se persigan, equilibrado9 por los costos y otros factores que se requieran para formularlo y operarlo. Un plan puede facilitar la consecución de los objetivos, pero a un costo excesivamente elevado. Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando el costo se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción sino también por el grado de satisfacción individual y de grupo.

PROPOSITOS O MISIONES Las personas creen a veces que la misión de un negocio, así como su objetivo, consiste en obtener utilidades. Es verdad que cada tipo de empresa debe tener, una meta u objetivo de “superávit” (en los negocios “utilidades”) para que sobreviva y realice la tarea que la sociedad le encomienda. Pero este objetivo básico se consigue al emprender actividades, al ir en direcciones claramente definidas, alcanzar metas y realizar una misión.

OBJETIVOSLos objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representa no solo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirige la organización, integración de personal, dirección y control.



ESTRATEGIASEl propósito de las estrategias es determinar y transmitir a través de un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de empresa se desea proyectar las estrategias no pretenden describir con exactitud cómo ha de lograr la empresa sus objetivos, ya que esta de incontables programas de apoyo mayores y menores. Pero las estrategias ofrecen una estructura para orientar el pensamiento y la acción. Sin embargo, su utilidad en la práctica y su importancia para orientar la planeación si justifican la separación de las estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.

POLITICASSon planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo contribuya a su cumplimiento.las políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que conviertan en problemas, hacen innecesario analizar la misma situación cada vez que se presente y unifican otros planes.Las políticas existen comúnmente en todos los niveles de la organización e incluyen desde grandes políticas de la compañía y de los departamentos hasta políticas menores aplicables a los segmentos más pequeños de la organización.

PROCEDIMIENTOSSon planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que den realizarse ciertas actividades.REGLASDescriben la acción o no acción requerida y específica y no permiten discreción, e general constituyen el tipo más sencillo de plan. Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar una secuencia temporal. La esencia de la regala es que refleja una decisión administrativa de que cierta acción debe emprenderse o no.

PROGRAMASSon un conjunto de metas, políticas procedimientos, reglas, asignaciones de tarea pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción; normalmente cuenta con el apoyo de presupuestos.

PRESUPUESTOSEs un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos, se puede denominar programa con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina “plan de utilidades”.



PASOS DE LA PLANEACION 1. Conciencia de las oportunidades2. Establecimiento de objetivos3. Desarrollo de premisas4. Determinación de curso de acción alternativos5. Evaluación de cursos de acción alternativos6. Selección de un curso de acción 7. Formulación de planes derivados8. Expresión numérica atreves del presupuesto

ORGANIZACIÓNLa organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al título del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).

Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:

a) Los principios generales.

b) Los sistemas de organización.

c) Los instrumentos metodológicos.

MUCHOS DE LOS AUTORES DE ADMINISTRACION HACEN UNA DISTINCION ENTRO ORGANIZACIÓN FORMAL Y INFORMAL.

ORGANIZACIÓN FORMALEn la organización formal no hay en ello nada inherentemente inflexible o demasiado limitante, para que el gerente organice bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el cual el desempeño individual, tanto presente como



futuro, contribuya con más eficacia a las metas del grupo. La organización formal debe ser flexible. Deberá darse cabida a la discreción para aprovechar los talentos creativos y para el reconocimiento de los gustos y capacidades individuales en la más formal de las organizaciones.

ORAGNIZACION INFORMALSe considera como organización informal cualquier actividad personal conjunta sin un propósito consciente conjunto, aun cuando contribuya a resultados conjuntos.se puede decir que una organización informal es como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal, sino que surgen espontáneamente a medida de que la gente se asocia entre sí.

DIRECCION Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructuras de planeación y la organización, atreves de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros de la organización, la dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en la productividad.Su calidad se refleja en la implementación de métodos de la organización y en la eficacia de los sistemas de control. A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION1. Unidad de mando.

Cada subalterno tiene un solo superior evitando duplicidad de órdenes.

2. Delegación Delegar a un nivel que pueda ejecutarlas, es transferir autoridad y exigir responsabilidad.

3. Amplitud de controlSe refiera al número ideal de subordinados

4. De coordinación Principio de relaciones funcionales con un objetivo en común.

PRINCIPIOS SEGÚN FAYOL1. El principio de la autoridad y responsabilidad

Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas.Si bien la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre tendrán obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (liderazgo)



2. Principio de la disciplinaLos miembros de la organización deben respetar las reglas y convenios que gobierna la empresa.Esto será el resultado de un buen liderazgo en todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el rendimiento superior) y a las infracciones aplicadas con justicia.

3. Principio de la unidad de mandoCada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación de una sola persona

4. Principio de la unidad de dirección Las operaciones que tiene un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan

5. Principio de centralización y descentralización Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también deben dar a su subalterna autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio.El problema consiste en encontrar el mejor grado de centralización en cada caso.

6. Principio de la equidadLos administrativos de deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos.

7. Principio de la iniciativaDebe darse a las subalternas libertades para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se comentan errores.

CONTROL La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño a fin de asegurase de que se cumple con los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente vinculados. El control, es una función de todos los gerentes, desde el presidente hasta el supervisor.

ELEMENTOS DE CONCEPTO DE CONTROL Para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación se hace por medio de:MEDICION: para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.DETECTAR DESVIACIONES: una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS: el objeto del control es prever y corregir los errores.



El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

1. Establecimiento de estándares: es la primera etapa del control que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa como los son.Estándares de cantidad; como volumen de producción, cantidad de existencias, de materiales primas números de horas entre otras.Estándares de calidad; materia prima, calidad de producción…

Estándares de tiempo; tiempo utilizado en la producción.Estándares de costos; costos de producción, administración, ventas….

2. Evaluación del desempeño:Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido:Compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación, esto es, algún error o falla con lo que se esperaba.

4. Acción correctiva: Busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado.La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvió o relación con los estándares establecidos y esperados.

1.2. DIAGRAMAS DE FLUJO:

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica de la forma en que funciona un proceso, ilustrando como mínimo el orden de los pasos. Hay diversos tipos de Flujogramas: el más simple (un flujograma de alto nivel o primer nivel), una versión detallada (un flujograma de segundo nivel) y uno que indica también la gente que participa en los distintos pasos (un flujograma de distribución o matriz).

El diagrama de flujo sirve para aclarar cómo funcionan las cosas y cómo pueden mejorarse. Esta herramienta ayuda también a buscar los elementos clave de un proceso, a la vez que se delinea claramente dónde termina un proceso y dónde empieza el próximo. El trazado de un flujograma establece la comunicación y el conocimiento general del proceso. Además, los diagramas de flujo se usan para identificar los



miembros adecuados del equipo, identificar quién proporciona insumos o recursos a quién, establecer áreas importantes para la observación o recopilación de datos, identificar las áreas para mejorar o hacer más eficientes, y para generar hipótesis sobre las causas. Los flujogramas pueden usarse para examinar los procesos para el flujo de pacientes, el flujo de información, el flujo de materiales, los procesos de atención clínica o las combinaciones de estos procesos. Una de las aplicaciones del Diagrama de Flujo es la obtención de un Conocimiento global y específico de un proceso.Esta herramienta posibilita un conocimiento común que sirva de base para unDeterminado estudio, planificación, etc.

Los símbolos más usados son los siguientes:



1.3 VISITA BIBLIOTECAS

1.3.1 BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO:

Presentación:

La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina es una entidad de carácter público fundada en 1952 por un convenio entre la UNESCO -Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura- y el Gobierno de Colombia. Está adscrita al Ministerio de EducaciónLas acciones que realiza la Biblioteca se inscriben en el concepto de la "Sociedad del Conocimiento", que propende por el mejoramiento de la calidad educativa, la promoción de los jóvenes como constructores del nuevo país, la formación artística, técnica y cultural, el apoyo a la creación y a la investigación, el fortalecimiento de los procesos informativos y de comunicación de la ciudadanía, así como de nuestra identidad.

La Biblioteca Pública Piloto, como centro patrimonial de orden nacional, asume como puntos centrales de su labor la identificación, investigación, análisis, conservación, restauración, difusión y valoración del patrimonio cultural material y no material de la región, que hace parte del gran acervo cultural de la Nación, como eje fundamental del desarrollo y fuente esencial de la Memoria y de la Identidad.

La Biblioteca Pública Piloto de Medellín es por su carácter patrimonial una de las más importantes del país. Dispone de una colección general de cerca de 150 mil volúmenes. Su Sala Antioquia alberga 15 mil libros producidos en la región desde mediados del siglo XIX, 10 mil revistas, 50 mil caricaturas, mapas y documentos diversos.

El Archivo Fotográfico de la BPP es uno de los más importantes en América Latina, con cerca de 1.300.000 materiales fechados desde 1849. Los Archivos Personales de Escritores como Manuel Mejía Vallejo, Carlos Castro Saavedra, Adel López Gómez y Bibliotecas Personales como las de León de Greiff y Otto de Greiff son únicos en Colombia


http://www.bibliotecapiloto.gov.co/


SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA



La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina es un centro de identificación, recopilación, conservación, organización, difusión, desarrollo y producción de información amplia, actualizada y representativa de la suma de pensamientos y creaciones materiales de la humanidad.



Entre los servicios que presta están:



Catalogo en línea, de la red de bibliotecas de la ciudad de Medellín

Patrimonio de imágenes. Biblioteca virtual BPP. Preguntas y respuestas: En este menú los visitantes podrán

obtener respuestas a preguntas sobre datos generales, nombres de los gabinetes, gobernaciones, estadísticas y otros temas de interés general.

Colecciones y salas: Sala Antioquia, Sala general, Sala infantil, Sala patrimonial, Hemeroteca, videoteca y archivos de audio.

Cajas viajeras: En el área de influencia de sus filiales, y como apoyo a sus programas de promoción de lectura, la BPP entrega paquetes de libros de literatura infantil y juvenil en escuelas y colegios.

Biblioteca de autor: La Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina ha tenido, desde los años ochenta, una orientación patrimonial. En 1997 se creó esa sección dentro del Centro de documentación literaria. Contiene archivos de escritores: de Carlos Castro Saavedra, Manuel Mejía Vallejo, del “Movimiento Nadaísta”, del ensayista Javier Arango Ferrer.

Novedades: Últimos títulos y materiales de consulta que han ingresado a la biblioteca.

Fondo editorial: En 1978 la Biblioteca Pública Piloto inició un Fondo Editorial, único en su tipo en Colombia, que hasta octubre del 2005 ha publicado 125 títulos de libros en los géneros de periodismo, narrativa, poesía, historia, crítica, estudios literarios especializados, ciencias, bibliotecología, filosofía, música, fotografía. Aparte de esta colección principal se publican regularmente los catálogos de exposiciones documentales y artísticas.

Servicio de hemeroteca:



En la hemeroteca de la biblioteca pública piloto se encuentran las revistas, periódicos y folletos disponibles para la consulta de los visitantes. Es un espacio cerrado en el cual trabajan 4 personas, dos referencistas de planta y dos practicantes de medio tiempo, el material se encuentra dispuesto en orden alfabético en estanterías de 3 metros de largo aproximadamente y tres niveles modulares, en un área de 60 metros cuadrados con buenas condiciones de iluminación, para el desarrollo de las actividades internas se cuenta con dos equipos de computo con el sistema JANIUM, el cual constituye la aplicación de consulta de todas las bibliotecas pertenecientes a la red de bibliotecas de Medellín.

El contenido de la hemeroteca es variado, allí encontramos material de todo el mundo (aunque sean publicaciones internacionales se encuentran las versiones en español) y de diferentes temáticas, siendo los periódicos del día y las revistas de actualidad política como cambio y semana las preferidas por los usuarios, que en su gran mayoría son universitarios o bachilleres, aunque no es extraño encontrar visitantes ocasionales interesados en el conocimiento.

Aunque en la hemeroteca encontramos un volumen considerable de colecciones, la adquisición constante de material mediante suscripciones o donaciones hace posible la actualización de los contenidos, es decir dependiendo de la frecuencia de publicación de las revistas (quincenal, mensual, trimestral, etc.) ingresa material a la hemeroteca. La recepción del material que ingresa es realizada por un funcionario del departamento técnico, el cual rotula, coloca códigos de barra, sellos, y todo lo pertinente a la trazabilidad del texto, e ingresa al sistema para alimentar la base de datos, esto cuando se trata de suscripciones. En el caso de donaciones, se verifica en el sistema si el texto existe, en caso de ser afirmativa la búsqueda se visualiza el estado del texto existente en la estantería para ver si es posible el cambio del mismo para dar rotación a lo que se encuentre en mal estado. Cuando no se encuentra se marca y se ingresa en forma similar a las suscripciones. El material que no ingresa a la hemeroteca se envía a otras bibliotecas de la red mediante traslados, de esta manera se consolida el inventario disponible para consultas.

El material que se encuentra en mal estado se envía a encuadernación para aumentar su ciclo útil, además se guardan periódicos durante un año, pasado el cual se disponen para reciclaje.



Para acceder al préstamo de material, los usuarios deben realizar la consulta del tema de su interés en el catalogo en línea de la plataforma JANUIM (Se encuentran terminales de computo a lo largo de toda la biblioteca.), copiar el nombre de la revista, el numero, la fecha de publicación, etc. Esta consulta también se puede realizar de forma manual en las fichas disponibles al frente de la hemeroteca. Se debe de entregar la información de la consulta junto con un documento diferente a la cedula de ciudadanía o tarjeta de identidad al encargado, el cual realiza la búsqueda del material y lo entrega, archiva el documento en un fichero, guarda el papel con la información de la revista en otro depósito, anexando si el usuario es universitario, bachiller u otro y el tema de su consulta.

El material de la hemeroteca tiene préstamo única y exclusivamente para el uso interno, es decir, no se puede llevar para los hogares, los periódicos empastados no se pueden fotocopiar por razones físicas que incrementarían el deterioro. Se pueden prestar 4 o 5 materiales diferentes y no se realizan reservas.

El tiempo de servicio es de 8:30 a 7:00 p.m. tiempo en el cual los usuarios deben de realizar la devolución del material y recibir su documento a cambio.

Con la información que entregan los usuarios se llevan estadísticas de cantidad de préstamos, temas, tipo de usuario, etc.

FLUJOGRAMA DEL PROCESO

Para efectos del flujograma se descompondrá el proceso de la hemeroteca en sus subprocesos: consolidación del material y préstamo de material, a continuación se presentan los respectivos flujogramas:

FLUJOGRAMA subproceso de consolidación del inventario



FLUJOGRAMA subproceso de préstamo de material hemeroteca


INICIOINICIO

¿ES MATERIAL DE SUSCRIPCION?

ROTULAR. SELLAR, COLOCAR CODIGO DE BARRAS


INGRESAR AL SISTEMA

INGRESAR AL SISTEMA

UBICAR EN ESTANTERIA

UBICAR EN ESTANTERIA

SI

¿EXISTE EL MATERIAL DONADO EN EL

INVENTARIO?

NO

¿ESTA EN MAL ESTADO EL

MATERIAL DE LA ESTANTERIA?

NO

SI

SI ROTULAR. SELLAR, COLOCAR CODIGO DE BARRAS


REALIZAR CAMBIO FISICO

REALIZAR CAMBIO FISICO

REALIZAR TRASLADO

REALIZAR TRASLADO

FINFIN



INICIO

CONSULTAR EN JAMUIM SOBRE EL TEMA DE INTERES

COPIAR INFORMACION DEL TEMA EN LA FICHA

ENTREGAR LA FICHA AL ENCARGADO DE LA HEMEROTECA

ENTREGAR DOCUMENTO DE IDENTIDAD DIFERENTE A CC Y TI.

BUSCAR MATERIAL SOLICITADO EN LA HEMEROTECA

¿ESTA DISPONIBLE

EL MATERIAL?

¿ESTA DISPONIBLE

EL MATERIAL?

COMUNICAR QUE NO ESTA DISPONIBLE EL MATERIAL Y BRINDAR ASESORIA

NO

SI

1

USUARIO

AUXILIAR

CONVENCIONESCONVENCIONES

ENTREGAR EL MATERIAL SOLICITADO

1

COMUNICAR RESTRICCIONES

ARCHIVAR DOCUMENTO DE IDENTIDAD EN FICHERO

ARCHIVAR FICHA DE SOLICITUD DE SERVICIO

REALIZAR LA CONSULTA EN EL MATERIAL PRESTADO

DEVOLVER EL MATERIAL A LA HEMEROTECA

ENTREGAR EL DOCUMENTO DE IDENTIFICACION AL USUARIO

REALIZAR ESTADISTICA

FIN


ENTREVISTA PERSONAL ADMINISTRATIVOEl formato usado en el trabajo de campo y sus respectivas respuestas se muestran a continuación:Funcionario encuestado: Carlos Julio Atehortua



Cargo: Auxiliar administrativo (15 años de servicio en la entidad)

SERVICIO BIBLIOTECAS GRUPO SINERGYEMAIL: [email protected](G3 B1 F1)

ADMINISTRACION

1.POSEE LA BIBLIOTECA MARCO NORMATIVO POR EL CUAL SE RIGEN

SI_X_ NO__

2.CUAL ES LA ESTRUCUTA ORGANIZACIONAL DE LA BIBLIOTECA R:______________

3.POSEE UN LISTADO DE RECURSOS BIBLIOGRAFICOS DONDE SE ESPECIFIQUE EL NUMERO DE TITULOS,VOLUMENES,SUSCRIPCION Y PUBLICACIONES PERIODICAS SI __ NO_X_

4. ESTAN CLARAS LAS POLITICAS Y PROGRAMAS QUE ADELANTA LA BIBLIOTECA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SERVICIO Y ADQUISION DE RECURSOS BIBLIOGRAFICOS. SI_X_ NO__

5.SON CLARAS LAS NORMAS DE ASIGNACION DE LOS PRESUPUESTOS DE LA BIBLIOTECA

SI_X_ NO__

6.TIENEN INFORMACION SOBRE ESTADISTICAS DE CONSULTA POR PARTE DE LAS PERSONAS QUE INGRESAN

SI_X_ NO__

7. CUALES SON LOS SERVICIOS ADICIONALES QUE PRESTA LA BIBLIOTECA Y SE CUENTAN CON MECANISMOS DE DIFUNSION.

R:______________

________________

8. HAY CONVENIOS REALIZADOS CON OTRAS BIBLIOTECAS. CUALES:__________________

SI_X_ NO__

9. CUENTAN CON UN RESUMEN EJECUTIVO DE LAS ACTIVIDADES DEL AÑO PARA GENERAR INDICADORES DE GESTION

SI_X_ NO__

10. TIENEN POLITICAS CLARAS SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DE CADA SECCION Y LA FUNCION A CARGO POR CADA FUNCIONARIO EN ESTA AREA.

SI_X_ NO__



COMPLEMENTO DE LA ENTREVISTA

1. Entre la normatividad por la cual se rige la biblioteca encontramos: Ley 909, Ley 80, todo lo relacionado con la carrera administrativa, normatividad de ascensos, etc.

2. En www.bibliotecapiloto.gov.co se puede encontrar información adicional de la estructura organizacional.

3. Por inconvenientes presentados con el sistema no se ha sacado el listado de recursos.

4. Existe un comité de desarrollo de colecciones y un plan de compras establecido.

5. La asignación de presupuestos está establecida en los diferentes planes.

6. Se lleva una estadística diaria de la cantidad de personas que ingresan, de la cantidad de préstamos, los temas, y las personas que usan los servicios.

7. Se tiene servicio de internet (1 hora gratuita por persona), talleres de guitarra, poesía, artes, literarios, servicio de fotocopiado, sanitarios, sala infantil, vacaciones creativas, publicaciones en braile, carnetización, préstamo de auditorios.

8. Prestamos interbibliotecarios, convenios con universidades. Red de bibliotecas, convenio Banco de la República, convenio con cajas de compensación, cátedras temáticas.

9. Se cuenta con los lineamientos generales de la administración10.Existen manuales de procedimientos y de funciones para cada

área y servicio.

1.3.2 BIBLIOTECA ESPAÑA


http://www.bibliotecapiloto.gov.co/


PRESENTACION Y SERVICIOS.

Este parque biblioteca recibe su nombre en agradecimiento a España, país que contribuyó con su construcción; fue inaugurado por los Reyes de este país europeo en marzo de 2007. Dotado de salas de Internet, colección de libros, ludotecas y salas de lectura, entre muchos otros servicios, se ha llegado a constituir en punto de encuentro y renovación cultural de esta populosa zona. Fue diseñado por el arquitecto Giancarlo Mazzanti, y lo conforman tres llamativos bloques negros. Junto con las cabinas del Metrocable que facilitan el acceso al lugar, estas estructuras se destacan en las laderas de una de las montañas que circundan la ciudad, y configuran un paisaje urbano sin par que complementa la excelente divisa sobre Medellín.



Entre los servicios que presta la Biblioteca España se encuentran:

Préstamo personal de material de consulta. Referencia general. Promoción y animación de la lectura. Referencia vía correo electrónico. Asesoría en información sobre los servicios, colecciones y

catálogos de la biblioteca. Capacitación, inducción, asesoría y uso de los parques

biblioteca y sus servicios. Catalogo público de acceso en línea. Internet – Audio – Video. Portal de Bibliotecas. Actividades académicas y culturales (exposiciones,

conferencias, talleres, cine foros y foros). Espacios de diversa índole como: Auditorio, Salas de

consulta, Salas de investigación y de consulta, Talleres de formación, Sala de exhibición, Area administrativa, Zona para actividades culturales, Sala mi barrio, Sala de colecciones bibliográficas y audiovisuales, Ludotecas, Cedezo (Centro de Desarrollo Empresarial Zonal).

Las bibliotecas que el municipio de Medellín ha puesto a disposición de la comunidad como elemento central de los Parques bibliotecas, ofrecen sus servicios, colecciones y programas a niños, jóvenes y adulto. Con el objetivo de propiciar su acercamiento a la información, la investigación y el conocimiento, como un aporte a la transformación de la ciudad y el surgimiento de nuevas oportunidades de educación y cultura de sus habitantes.

SERVICIO DE PRESTAMO DE LIBROS



La Biblioteca España tiene los lineamientos generales de las bibliotecas de comfama. Para el préstamo de libros es necesario que el usuario realice la consulta en la plataforma JANIUM, se desplace hasta la ubicación de los materiales que desea prestar (7 libros o 5 libros y 2 audiovisuales) y los presente a un auxiliar junto con el documento de identificación original, con el cual el auxiliar realiza la descarga del sistema y deshabilita el tac.

En caso de ser usuarios nuevos se debe de realizar la inscripción en el sistema, mediante el documento de identificación original y dos referencias, una de las cuales debe ser familiar. En caso de tener tarjeta de identidad se llama a los padres del joven en el momento del préstamo de material para que el padre se haga responsable. Para menores de 13 años el préstamo lo realiza el padre o madre del menor directamente.

Aquellos libros rotulados con la letra “R” (reserva) no tienen préstamo, los libros con stiker verde se prestan de un día para otro, el resto de los libros tienen un préstamo de 10 días, concluido este tiempo se pueden realizar dos renovaciones mas por el mismo periodo si no se encuentra reservado el material, esta renovación se hace vía telefónica. Los audiovisuales tienen un préstamo de tres días.

Concluido el periodo de préstamo se realiza la devolución en el piso 1. En caso no realizar la devolución en el tiempo debido, se cobra $800 por cada libro y por cada día de mora. Si la persona no realiza la devolución y el pago, queda bloqueado en todas las bibliotecas pertenecientes a la red.



FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PRESTAMO DE MATERIAL DE CONSULTA.


INICIOINICIO

Consulta en JANIUMConsulta en JANIUM

Se adquiere información sobre el tema, la disposición

y la ubicación.

Se adquiere información sobre el tema, la disposición

y la ubicación.

NO

NO

SI

SI

Tiene acceso al materialTiene acceso al material

El JANIUM ofrece otra opción de búsqueda en la red de

bibliotecas.

El JANIUM ofrece otra opción de búsqueda en la red de

bibliotecas.

Presenta el material a un auxiliar junto con el documento de identidad original.

Presenta el material a un auxiliar junto con el documento de identidad original.

AA

Verifica si se encuentra en el

sistema

Verifica si se encuentra en el

sistema

NO

NO

SI

SI

Se procede a inscribir a las personas

Se procede a inscribir a las personas

Verifican las referencias, 1 personal

y 1 familiar

Verifican las referencias, 1 personal

y 1 familiar

Finaliza inscripción e ingreso al sistema

Finaliza inscripción e ingreso al sistema

Verifican si el libro

es de reserva

Verifican si el libro

es de reserva

SISI

NO

NO

No podrá ser prestado para la casa

No podrá ser prestado para la casa

Se verifica si el sticker es verde

Se verifica si el sticker es verde

BB

SISI

NO

NO

Solo se puede prestar un día

Solo se puede prestar un día

AA



BB

Se puede prestar hasta 10 días, con la posibilidad de renovar 3 veces más.

Se puede prestar hasta 10 días, con la posibilidad de renovar 3 veces más.

La persona obtiene satisfactoriamente el servicio

La persona obtiene satisfactoriamente el servicio

¿Realiza la entrega del material en

el día indicado?

¿Realiza la entrega del material en

el día indicado?

SISI

NO

NO

Queda habilitado para usar el servicio nuevamente.

Queda habilitado para usar el servicio nuevamente.

Se multara al usuario con $800 por día y por libro

Se multara al usuario con $800 por día y por libro

CC



CC

¿Cumple con la multa?

¿Cumple con la multa?

SISI

NO

NO

Podrá usar de nuevo el servicioPodrá usar de nuevo el servicio

Quedara informado como usuario moroso en la red de

bibliotecas

Quedara informado como usuario moroso en la red de

bibliotecas

FINFIN


ENTREVISTA USUARIOS DE LAS BIBLIOTECASel formato usado para determinar el grado de satisfacción de las personas con el uso de los servicios de las bibliotecas se muestra a continuación:

SERVICIO BIBLIOTECAS GRUPO SINERGYEMAIL: [email protected](G3 B1 F1)

SE ENCUENTRA A GUSTO CON EL SERVICIO SI NOLAS PERSONAS QUE PRESTAN EL SERVICIO SON LAS MAS IDONEAS Y CAPACITADAS.

SI NO

MEJORARIA ALGO DEL SERVICIO. QUE __________________ SI NOEL HORARIO DE ATENCION SE AJUSTA A SUS NECESIDADES SI NOEXISTE ALGUN MEDIO POR EL CUAL USTED PUEDA REALIZAR QUEJAS Y RECLAMOS. CUAL ___________________________

SI NO

LOS EQUIPOS TECNOLOGICOS SON LOS MAS ADECUADOS PARA EL SERVICIO

SI NO

LAS INSTALACIONES DONDE SE PRESTA EL SERVICIO SON COMODAS

SI NO

ESTA BIBLIOTECA TIENE LOS MEDIOS DE INGRESO PARA LAS PERSONAS DISCAPACITADAS

SI NO

HAY SERVICIO DE FOTOCOPIADO EN LA BIBLIOTECA SI NOEXISTE ALGUNA PAGINA EN LA CUAL PUEDA OBSERVAR LA DISPONIBILIDAD DE LOS LIBROS U OTROS SERVICIOS DE LA BIBLIOTECA

SI NO

SE PUEDEN SUGERIR LIBROS PARA SU ADQUISICION EN LA BIBLIOTECA

SI NO

TIENE LA DISPONIBILIDAD DE ACCEDER A LOS MEDIOS TECNOLOGICOS QUE LA BIBLIOTECA LE OFRECE.

SI NO

RESULTADOS DE LA CONSULTA SOBRE SATISFACCION DEL SERVICIO BIBLIOTECARIO



IMPACTO SISTEMAS DE INFORMACIONEs indudable que las plataformas informáticas constituyen pilar importante en el desarrollo de las actividades de las bibliotecas, ya que mediante estas se realizan las labores de manera eficiente y organizada, permitiendo agilizar el tiempo de uso de las personas interesadas en los temas de consulta, por otro lado permite gestionar el inventario de material disponible de manera optima y en línea, lo que representa gran ventaja.En cuanto a la implementación y funcionamiento aun se siguen presentando problemas, lo que ha traído consigo la necesidad de estructurar áreas de apoyo especializadas en cada sede o aun de manera remota. La cantidad de terminales es adecuada en cada una de las bibliotecas, y por estar usando el mismo sistema (janium) en las bibliotecas de la red, se facilita su uso y aprendizaje. Aun no se cuentan con planes de contingencia como plantas eléctricas, lo que hace vulnerable la prestación del servicio.

2. PLANEACION PROYECTO DE VIDA MONICA TAFUR ACOSTA

AREA PERDIDAS GANANCIASSALUDFísica y mental

Física: no seguir en gimnasia dejar mi actividad física que era una de mis principales afecciones.Mental: desestabilizad emocional por la perdida la separación de mis papas.

Tener un buen estado físico, y corporal.Recuperarme gracias a al ayuda de las personas que me quieren, mi estado de animo por la separación de mis papas.

RELACIONES AFECTIVAS:(relaciones de pareja, amigos, vecinos, grupos)

Perder mis amigos del cole por no ser una persona tan dedicada a mis relaciones interpersonales.Salir del grupo de gimnasia me alejo de muchas relaciones que establecía con grupos culturales y deportivos.Tuve una relación de pareja que trajo consigo muchas tristezas pero muchas enseñanzas.

Cuando trabaje con Bavaria como promotora establecí muchas relaciones personales y laborales con personas que aportaron mucho a mi vida.Cuando estudie en la universidad de Ibagué mercadeo y ventas aprendí mucho de las personas que conocí allí para mi vida y ahora tengo excelentes amigos que me apoyan muchísimo en mis decisiones. Mi mejor amigo es una personita que me adora como soy y es la persona que me apoyado siempre en toda mi vida y que se que siempre estará hay



cuando lo necesite.Tuve una relación de pareja que me enseño a madurar a valorarme a mi misma, a la que le debo lo que soy como mujer y como persona.

EXPERIENCIAS LABORALES:Desarrollo de habilidades, contactos y oportunidades

Cuando trabaje en Noel tuve una gran perdida no aproveche la oportunidad que me brindaron por miedo a no ser capaz de responder con las actividades que me establecían.Tuve la oportunidad de tener un buen trabajo en Bogotá y por no dejar a mi mami no aproveche la opción de trabajo que me estaban brindando.

Tengo una excelente referencia laboral por parte de la empresa donde empecé a desarrollar mi campo laboral la cual me formo como una excelente asesora de ventas y me enseño a que soy capaz, y tengo las capacidades para serlo.Gracias al trabajo que realice en Bavaria tengo muy buenos contactos y se que con ellos puedo tener oportunidades laborales luego de formarme como profesional.Trabajar en interamericana de licores me dio excelentes referencias laborales que aportan mucho a mi hoja de vida para desarrollarme en le campo laboral.

EDUCACION:Conocimientos, capacitaciones, nivel académico e intelectual.

Perder la oportunidad de estudiar enfermería cuando el instituto san Pedro Claver de Ibagué me dio la beca para capacitarme.No saber que quiera estudiar desde que salí del cole me hizo perder tiempo y no aprovechar muchas oportunidades que me daban mis papas, como seguir mi carrera profesional en mercadeo.

La mayor ganancia que he tenido es tener la oportunidad de formarme en el Sena y estudiar la tecnología en gestión logística.Cuando estudie mercadeo y ventas adquirí muchos conocimientos que me han servido como base en mi desarrollo laboral y que se que me aportan mucho en mi formación intelectual.Tomar cursos de comportamiento me han ayudado a ser una persona integrad, y formal.

ECONOMIA:Ahorro, deudas, independencia, administración del dinero.

No saber utilizar mis ahorros de fin de año y mal gastarlos en cosas innecesarias.En cuanto a la administración del dinero no era muy organizada esto hacia que no me rindiera lo que ganaba en mi trabajo.

Ganar un poco de independencia gracias a mi desarrollo laboral adquirir nuevas responsabilidades hacerme cargo de mis propios gastos personales.Gracias a mi mami he aprendido a valorar cada cada cosa que me gano con mi trabajo y administrar bien el dinero.



MONICA TAFUR ACOSTA

AREAS6

METAS A 6 MESES

METAS A 1 AÑO

METAS A 5 AÑOS

SALUD:Física y mental

Recuperar mi estado físico y corporal.Ser más segura de mi misma y sentirme bien con lo que soy y con lo que tengo.

Ver los resultados del trabajo que desarrollare en el deporte para verme bien y sentirme bien conmigo misma.Esto me da dará la seguridad y así se vera reflejado en mi estado de animo.

Mantener mi estado físico y mental estable.Estar muy sana y se que será así porque soy una persona que me cuido mucho.Tener una buena calidad de vida sin vicios ni nada que altere mi sistema corporal.

SOCIO EFECTIVAS:Relaciones de pareja, amigos, vecinos, grupos.

En cuanto una pareja espero estar sola ya que no es una prioridad en estos momentos de mi vida.Tener buenas relaciones con mis compañeros de curso y lo lograre por que soy una persona que respeto mucho a los demás.Tener excelentes relaciones con mis compañeros de trabajo.

Tener una relación estable que me brinde seguridad basada en le respeto y la comprensión.Tener buenos amigos ya que es el tiempo prudente para saber si realmente las personas que me rodean podrían ser mis verdaderos amigos.En el trabajo establecer relaciones firmes con mis compañeros basándonos en la honestidad, y el respeto.

Tener nuevas amistades en le campo laboral donde me voy a desempeñar lego de terminar mi tecnología.Estar en planes de mi boda con mi pareja.Que mis amigos sean aquellas personas que me vieron crecer personal e intelectualmente y han estado a mi lado siempre, respetándolos y queriéndolos muchísimo.

FAMILIARES:Integración, apoyo, respeto,

Seguir súper bien con mi mami que es mi apoyo en todo, respetándola y

Estar con toda mi familia reunida, que mi hermano ya este aquí en el país y que

Seguiré viviendo con mi hermana y tendré una convivencia a un mejor lo cual lo lograre respetando su



confianza, comunicación, independencia.

apoyándola siempre.Seguir con la firmeza que hemos tenido siempre en nuestra familia apoyándonos los unos a los otros.Seguir con mi papi y con mis hermanos sin dejar acabar las buenas relaciones que nos caracterizan. Convivir con mi hermana de la mejor manera, confiando en ella respetándola y apoyándola cuando ella me necesite.

las relaciones están a un mejor esto se logra con dedicación y una buena comunicación.Que mi mami mi hermana y yo cada días mas seamos las mejores amigas.Ganar la confianza de mi papa para que deje de ser tan celoso conmigo y nos podamos comunicar mejor.

manera de ser y forma de vivir, siendo las mejores amigas.Que mi mami viva conmigo y la relación sea cada día mejor ya que ella es mi motivo por ser una mejor persona.Que mi papi se haya convertido en mi mejor amigo y acepte mi manera de ser y la persona que sean mi pareja. Haber ganado su confianza.

EXPERIENCIAS LABORALES:Desarrollo de habilidades, contactos y oportunidades.

Estar trabajando como sabatina de vendedora.Adquiriendo experiencia laboral y aplicando mis conocimientos en ventas para destacarme en mis labores.

Aplicando los conocimientos adquiridos en la formación del Sena en mi trabajo, brindándome oportunidades de ascender y ser cada día mejor. Tener una buena comunicación con mis jefes ya que ellos me pueden dar la oportunidad de desempeñarme en otros campos que me den nuevas posibilidades laborales.

Desempeñándome en el campo laboral acorde al lo que estudio en la empresa donde desarrolle mi práctica del Sena y caracterizándome por mi buen desempeño y compromiso con la empresa. Por mi desempeño tener la oportunidad de laborar en otro país adquirir nuevos conocimientos que pueda aplicar en mi empresa.

EDUCACION :Conocimientos que deseo obtener.

Hacer un curso de ingles para mi currículo y formación

Tener las bases en lo que respeta a tecnología e informática solidas

Estar estudiando mi carrera profesional, ingeniera industrial y realizar una especialización en negocios



intelectual sea cada día mejor.Que mis conocimientos en lo que estudio sean bases fuertes para cuando tenga que aplicarlos en el campo laboral.

para así tener un mejor desempeño en el campo laboral y en mis estudios, para ellos voy a realizar un paquete office.

internacionales lo cual lo lograre siendo muy dedicada a mis estudios y a mi trabajo.

ECONOMIA:Aspiraciones, ahorros y pagos.

Tener un sueldo básico, el cual voy a obtener por medio de mi trabajo para ahorrar a futuro y ayudar a mi mami con los gastos.

Terminar de pagar la deuda que tengo con la universidad donde estudiaba.Seguir ahorrando, para tener las bases económicas para mi futuro.

Con mis ahorros dar la cuota inicial de mi apartamento y tener un sueldo justo a mi trabajo para cada día tener una mejor calidad de vida.Seguir ahorrando ya que quiero tener las bases para darles a mis hijos lo mejor.

DIEGO ALEJANDRO GARCIA BUILES

ÁREA PÉRDIDAS GANANCIAS

SALUD:

Física y mental

En cuanto a lesiones perdí algo de ritmo, pero de una u otra forma se fueron superando.

El deporte me ha ayudado a tener un aspecto bien en mi parte física y mental. Ya que soy muy dedicado a este.

RELACIONES AFECTIVAS:

(Relaciones de pareja,

con amigos, vecinos,

Perdí la oportunidad de estar con una buena mujer por dejarme deslumbrar por cosas secundarias de otra persona.

Una estabilidad afectiva, muchos amigos y no tengo problemas con ninguna persona.



grupos)

EXPERIENCIAS LABORALES:

Desarrollo de habilidades,

Contactos, oportunidades

Por desespérame perdí un trabajo que prometía buenas posibilidades de ascender y de tener una estabilidad económica aceptable.

Los conocimientos adquiridos, todas las experiencias contribuyeron a crecer mis técnicas de trabajo.

EDUCACIÓN:

Conocimientos, capacitaciones,

Nivel académico e intelectual

Estudiar administración por medio del ICETEX, fue más el gasto económico que los conocimientos adquiridos.

El SENA me ha dado la mayor satisfacción educativa, con la técnica química y la tecnología en gestión logística, la cual está en proceso.

ECONOMÍA:

Ahorro, deudas, independencia,

Administración del dinero

Soy una persona que malgasto el dinero, La deuda del ICETEX y un hermoso parte del tránsito.

Considero que tengo la forma de tener mis cosas pasando por sacrificios, y una persona que ahorra cuando se lo propone.



DIEGO ALEJANDRO GARCIA BUILES

AREAS6

METAS A 6 MESES

METAS A 1 AÑO

METAS A 5 AÑOS

SALUD:Física y mental

Seguir entrenando y fortaleciendo mi parte física, jugando como lo hago regularmente. Visitar el doctor y al odontólogo, ya que estoy muy descuidado.

Con un cuerpo fortalecido y con la misma constancia de ahora y cuidando mi salud yendo a los controles médicos. Y quitando malos hábitos.

Con un buen cuerpo definido, una salud plena física y mental y sin malos hábitos.

SOCIO EFECTIVAS:Relaciones de pareja, amigos, vecinos, grupos.

Por el momento estar solo, si de pronto hay algo que pase bien con alguna mujer, bienvenido sea. En cuanto a mis relaciones con las demás personas, igual que ahora, gracias a Dios soy una persona que no tiene problemas con nadie.

Estar con una persona en una relación estable respetándola y brindarle todo el cariño y apoyo que sea necesario. Mi relación igual con los amigos y las personas conocidas.

Tener ya una relación estable, pensar en casarme, aunque lo veo un poco lejos. Superar el miedo de convivir con otra persona. Cada dia estar creciendo en cuanto a las relaciones personales.

FAMILIARES:Integración, apoyo, respeto, confianza, comunicación, independencia.

estar muy comunicado con mi hijo, estando al lado de mis padres y dándoles todo el apoyo, igual con mis hermanos, tratando los problemas

Tener nuestra otra casa y asi poder entre todos seguir construyendo nuestro futuro entre todos los miembros de nuestro hogar.

Estar muy unidos y aceptar las diferencias de cada uno, y tener nuestro modo de convivir más ameno y estables entre nosotros.



familiares con la mayor comunicación posible.

EXPERIENCIAS LABORALES:Desarrollo de habilidades, contactos y oportunidades.

En el momento trabajar en el negocio de mi padre y seguir contribuyendo al desarrollo del mismo.

Tener algunos objetos o insumos propios distribuirlos por medio del negocio de mi padre, y así tener algunos ingresos extras y que el negocio este en expansión.

Tener mis propios locales de distribución de materiales de ferretería y asi crear un imperio llevando el nombre del negocio de mi padre a otro límite.

EDUCACION :Conocimientos que deseo obtener.

Seguir estudiando con ganas esta tecnología en gestión logística, estudiar música que es muy sueño para montar una banda seria.

Terminando mi tecnología y seguir adquiriendo conocimientos de música y tener mi banda ya conformada.

Estudiando historia o periodismo en una buena universidad, seguir con la música y tener una banda reconocida así sea en el ámbito local.

ECONOMIA:Aspiraciones, ahorros y pagos.

Económicamente estable por medio de mi trabajo, pagar la deuda del icetex y el parte del tránsito.

No tener deudas y con mi trabajo actual, ahorrando para comprarme mi casa y mi carro

Muy bien económicamente, con comodidades y con mis negocios produciendo buen dinero.

CAMILO GIRON




SALUD:

Física y mental

-fractura de rodilla -esguince -agotamiento

-buen estado físico y mental -muchas ganas de caminar -correr mucho




grupos)

-De una amistad de 5 años -de no tener relaciones de pareja solidas y estables

-aprender a querer sinceramente -sentirme bien en mis relaciones afectivas -tener amigos que confían en mi




-no tener experiencia para haber hechos mejores negocios

-Conocer sobre tipos de negocios -aprender sobre manejo de almacenes

EDUCACIÓN:



-haberme quedado dos años sin estudiar -no saber aprovechar el tiempo

-mi bachiller ato - conocimiento en sistemas -ingreso al sena

ECONOMÍA:


-no tener claro mis gastos -falta de ahorro

-ingresos buenos -saber que quiero economicamnete




CAMILO GIRON

ÁREAS METAS A 6 MESES

METAS A 1 AÑO

METAS A 5 AÑOS

SALUD:

Física y mental.

-mantener mi buen estado físico

-prevenir dolencias y enfermedades

- sacar más tiempo para gimnasio -ser un buen deportista más activo -tratar de ser más sereno

-estar ejecutando mis metas personales -tener mas ganas de practicar deporte

SOCIO AFECTIVAS:

Relaciones de pareja,


grupos.

-estar rodeados de mis amigos

-interactuar mas con mis vecinos

-tener una pareja estable -compartir mas con los nuevos amigos -pasear con mis amigos

-tener un hijo -ser mejor persona -tener un grupo de amigos con el cual pueda compartir buenos momentos

FAMILIARES:

Integración, apoyo, Respeto, confianza, Comunicación,

-se mas colaborador en las actividades de la casa -mejorar mas la

-ser más claro con las ideas de la familia -vivir en tranquilidad -

-seguir ayudándole a mis hermanos -tener mi propio hogar



Independencia comunicación en mi familia

solucionar de manera optima los problemas

-saber llevar la actitud de las personas



contactos, oportunidades.

-tener un trabajo fijo -servirle a la gente para cual trabajo

-aprender más del manejo de carros -aprovechar oportunidades laborales

-tener mi propio negocio -tener contactos para el desarrollo de mis proyectos


GUSTAVO ADOLFO RUA


SALUD:

Física y mental

Sedentarismo.

No pertenezco a equipos deportivos.

No entreno para competir deportivamente

No realizo actividades físicas

Inteligencia emocional

Autocontrol

Conciencia de salud

Responsabilidad




grupos)

Compromiso en las relaciones de pareja.

Reconocimiento de la importancia de mi familia.

Pocos amigos que me aprecian por lo que soy.

Deseos de conocer nuevas personas




No tengo buenos contactos a nivel laboral.

Se desperdician oportunidades por no tener el perfil requerido.

Reconocimiento de mi trabajo.

Habilidades de manejo de personal.

Adaptación a equipos de trabajo

EDUCACIÓN:



Oportunidad de realizar una especialización

Título académico.

Curos de ingles

Cursos de tics

ECONOMÍA:


Independencia Buena administración del dinero.

Ahorros

Experiencia en lo que se refiere a socios y manejo

16 de marzo de 2009

GUIA3 BASE1 FASE1 PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Administración del dinero de dinero.(amistad-dinero)

No tengo deudas

GUSTAVO ADOLFO RUA


METAS A 1 AÑO

METAS A 5 AÑOS

SALUD:

Física y mental. Tener una rutina de ejercicio definida y ser disciplinado para cumplirla.

Pertenecer a un grupo de caminantes ecológicos.

Tener equipo de gimnasio en mi casa.

Gozar de buena salud.

Tener una biblioteca con los archivos de los diferentes sitios visitados en las caminatas.

Sentirme bien con mi estado físico y emocional

SOCIO AFECTIVAS:



grupos.

Mejorar la relación con mis amigos.

Ampliar mi círculo de amigos

Compartir mi vida con una mujer especial.

Tener un hijo.

Establecer una familia. Valorar aun mas mi familia

FAMILIARES:Independencia Contribuir a la

felicidad de mi familia mediante

G E S T I O N L O G I S T I C A G r u p o S I N E R G Y s i n e r g y 0 9 @ g m a i l . c o m 66

16 de marzo de 2009


Integración, apoyo, Respeto, confianza, Comunicación, Independencia

Mejorar la relación con mi familia.

Mejorar la comunicación con mi familia

el apoyo incondicional.



contactos, oportunidades.

Tener una idea clara de negocio, indagar todo lo correspondiente a la puesta en marcha.

Iniciar mi negocio propio.

Tener un negocio consolidado.

Tener nuevas ideas de negocio materializadas.

EDUCACIÓN:

Conocimientos

que deseas obtener.

Terminar el primer ciclo de la tecnología logística.

Realizar cursos virtuales de Project, autocad, Excel avanzado, auditorios de calidad, ensamble de computadores.

Terminar el primer año de la tecnología logística.

Ser tecnólogo en logística.

Ser especialista en logística.

Hablar ingles perfectamente

ECONOMÍA:

Aspiraciones,

Estabilidad económica.

Pagar una especialización en logística.

Adquirir los

Tener ingresos suficientes para vivir de una manera cómoda


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ahorros, pagos. recursos necesarios para iniciar mi negocio.

con mi familia.

JHON EDWIN CALLE DUQUE

AREA PÉRDIDAS GANANCIAS

SALUD:

Física y mental

Las condiciones físicas han disminuido, considerablemente, citando alguna, como la resistencia, mentalmente no es tan fácil de memorizar tanta información como antes.

En lo mental la forma mas ágil de solucionar algunos problemas específicos,




grupos)

Mi forma de ser ha provocado rupturas con buenas amistades, y la posibilidad de entablar relaciones con gente que podría aportar a mi vida de buena manera

Los años han traído, la consolidación de buenas relaciones, con mis seres queridos y con las personas que nunca han salido de mi círculo familiar.




Trabajos con muy buena remuneración, debido a la premura con que tomo las decisiones.

Habilidad para relacionarme con la demás gente, y la flexibilidad de desempeñarme en cualquier campo de acción.


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EDUCACIÓN:



La posibilidad de terminar la carrera de ingeniería de materiales, en la U de A, y la demora en mi tesis de grados para, graduarme en el pascual bravo como tecnólogo mecánico.

Una de las experiencias más grandiosas que he vivido, es la actual con el ingreso al SENA, es un reto que me he propuesto.

ECONOMÍA:



Posibilidad de grandes negocios, despilfarro de ahorros por falta de voluntad en querer invertirlos en algo rentable.

El comienzo de un negocio propio con mi novia, y no depender de terceros, para consolidar un estado financiero donde no me falte nada.

JHON EDWIN CALLE DUQUE


METAS A 1 AÑO

METAS A 5 AÑOS

SALUD:

Física y mental.

-Recuperar mi estado físico.

-Desarrollar mi capacidad intelectual

- Desarrollar un estado de vida saludable basado en la disciplina adquirida por el deporte

-Consolidar una Buena salud, y acrecentar mas las ganas de seguir practicando una cultura deportiva.

SOCIO AFECTIVAS:



grupos.

-Fortalecer las cadenas de amistad con las personas mas allegadas.

-Interesarme más por las relaciones interpersonales.

-Llegar a relacionarme con la mayor cantidad de personas posibles, y siempre tratar de crear un vínculo de fraternidad, comprensión y

-Establecerme como una persona literalmente amigable, en todos los campos en que me desempeñe.


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respeto.

FAMILIARES:

Integración, apoyo, Respeto, confianza, Comunicación, Independencia

-Estar más pendiente de las necesidades de mis familiares.

-Prestarle mas atención a las labores domesticas, que se desarrollan en mi hogar.

-Utilizar canales de comunicación más acordes y considerados, que me lleven a poder comprender y a ser comprendido.

- Relaciones totalmente blindadas, en contra de cualquier situación. Aportar a la unión de mi familia y ser el faro que alumbra el camino.



Contactos, oportunidades.

-Consolidar mi empresa, en lo laboral, lo jurídico y lo empresarial.

-Crear cultura emprendedora, y poder aportarle a mi negocio, todos los conocimientos adquiridos.

-Hacer de mi empresa, un ejemplo a seguir donde la creación de empleos, sea mi principal razón.

3. DIAGNOSTOCO ASIGNACION DE RECURSOS ASIGNACION DE RECURSOS CENTRO DE COMERCIO

RESULTADOS DE LA ENCUESTA


16 de marzo de 2009



16 de marzo de 2009


ASIGNACION DE RECURSOS CENTRO DE COMERCIO

ENCUESTA

1. ¿sabe usted con que recursos cuenta el SENA que pueda mejorar su tarea de aprendizaje?

R/sala de conectividad, video beam, televisor, dvd, portátiles.

-SI: 10 -NO: 6

2. ¿sabe gestionar de alguna manera la disposición de estos recursos?

R/- SI: 10 –NO: 6

3. ¿en alguna oportunidad no ha encontrado disponible los recursos?

R/-SI: 9 –NO: 7

4. ¿Es eficiente la utilización que usted le da a esos recursos?

R/-SI: 10 –NO: 6

5. ¿cree que de alguna manera se hace mala la utilización de esos recursos por parte de los aprendices?

R/-SI: 5 - NO: 11

6. ¿Cree usted que las restricciones aciertas paginas influye en la formación de los aprendices?

R/-SI: 8 –NO: 8

7. ¿en que podría usted mejorar para contribuir a la preservación de estos servicios?

R/USB libre de virus, uso adecuado, n.r (no sabe, no responde), tener acceso.

8. ¿cuál es el servicio que a uses más le gusta que presa la institución?

R/sala de conectividad, préstamo de portátil, zona humedad


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9. ¿qué servicio adicional quisiera que se presara en el SENA?

R/impresión, n.r (no sabe no responde),internet ilimitado, ninguno

10. ¿cuales el servicio más deficiente?

R/restaurante, préstamo de portátiles, sistema de reserva, n.r, material didáctico

11. ¿cuál es el servicio más eficiente?

R/sala de conectividad, préstamo de portátil, N.R, zona húmeda, certificación

12. ¿los ambientes de aprendizajes son adecuados para la formación de los aprendices?

R/-SI: 11 –NO: 5

13. ¿Que inconvenientes encuentra en los ambientes de aprendizaje?

R/no se tiene buena escucha, ruido, falta de tableros, incomodidad, falta de aire acondicionado,


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4. DOFA DOCUMENTO VISIONARIOS FORTALEZAS

F1. Capacidad de negociaciónF2. Planeación estratégicaF3. Solvencia económica generada por la producción de azúcarF4.conocimiento técnico de tierras y aguasF5.Trasplante de tecnologías agrícolas.F6.explotacion económica de la tierra.F7.conciencia de aprendizaje.F8. Capacidad de adaptación

DEBILIDADESD1 no hay estructura multinacional en sistemas de información, estrategias, políticas, sistema administrativo.D2. No hay manuales de funciones multinacionalesD3. Gestión del talento humano multinacionalD4. Competencias comerciales.

OPORTUNIDADESO1. Uso intensivo del etanolO2 alta demanda energética en el mundo.O3. Aprovechamiento de tratados internacionales.O4.tendencias en el uso de biocombustibles, biopolimerosO5.asociacion con locales.

ESTRATEGIA FOFO1. APERTURA DE NUEVOS NEGOCIOS REALCIONADOS CON ENERGIAS ALTERNATIVAS. FO2. CONSOLIDACION DEL NEGOCIO DEL AZUCAR EN PAISES CON TRATADOS INTERNACIONALES.FO3.

ESTRATEGIA ODOD1. RELICAR EL SISTEMA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO A NIVEL MULTINACIONAL CON SUS RESPECTIVOS AJUSTES.OD2 FORTALECER LAS COMPETENCIAS COMERCIALES PARA LA APERTURA DE NUEVOS MERCADOS DE BIOCOMBUSTIBLESOD3.

AMENAZASA1. Subsidios nacionales, protección estatal.A2. La alta competencia en países como Brasil. Competitividad en costos.A3. Burocracia en los diferentes países.A4. Barreras de entrada en los diferentes sectores.A5. Falta de tierras aptas para el desarrollo de proyectos a precios justos y con la infraestructura optima.A6. Disminución en los precios del petróleo.A7. Crisis mundial.

ESTRATEGIA AFAF1. MEJORAMIENTO EN LA ESTRUCTURA DE COSTOS DEL NEGOCIO DEL AZUCAR.AF2. DIVERSIFICAR EN PRODUCTOS QUE NO TENGAN TANTA DEPENDENCIA DEL PETROLEO

ESTRATEGIA ADAD1. FORTALECIMIENTO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. AD2.


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ESTRATEGIAS ESTRATEGIAS D.O

1. Elaborar estrategias claras para el ingreso a nuevos países, en donde todo el manejo relacionado con el establecimiento de la firma, no sea un inconveniente o luego de hacer una inversión considerable, sea amenazada por desconocimiento o mala ejecución de políticas claras direccionadas por la empresa.2. El azúcar por ser un artículo de primera necesidad, en donde se manejan grandes volúmenes y se mueven grandes capitales, es directamente intervenida por políticas estatales, como los subsidios, los cuales hacen que este mercado sea considerado una inversión de alto riesgo. En este caso aprovechar al máximo el boom de los combustibles o energías alternativas, para diversifica, innovar, y estar siempre un paso adelante con relación a los más cercanos competidores, de esta manera contribuir al desarrollo de los países, en procesos mancomunados, en donde es casi imposible prescindir de las ventajas proporcionadas por las empresas que mas estén adelantadas en este aspecto.3. El hecho de contar y garantizar la producción, por medio de compra y contratos de arriendo de las tierras cultivables, son actividades cruciales en las cuales se deben implantar métodos y procedimientos que aseguren el normal desarrollo productivo que sean acreditables a dichas tierras. No solamente es el hecho de las capacidades técnicas agroindustriales que posee la empresa sino la consecución de tierras y la acertada habilidad para aprovechar el potencial de valorización en el eventual caso de compra y posteriormente de venta de tierras.4. Es inevitable las fusiones que a nivel internacional se puedan contemplar, es una oportunidad de participar en nuevos mercados, adquirir nuevos conocimientos y nuevas experiencias. La competitividad enmarcada en la alta productividad, es un aspecto ineludible, estas coaliciones estratégicas le darán a la empresa ventajas en la parte operacional donde la reducción de costos de producción puede alcanzar niveles muy favorables. En concreto podemos citar el ejemplo del costo de la producción de la libra de caña de azúcar producida en Brasil, con relación a la de Colombia, 15.5 a 9 centavos de dólar respectivamente.

ESTRATEGIAS D.A:

1. Plantear rápidamente la estructuración empresarial de inversiones manuelita, como una multinacional totalmente convencida de cuál es el rumbo y los propósitos, que la llevaran a posicionarse estratégicamente en el ámbito internacional como una de las mejores en su ramo. Hacer hincapié en la unificación de esquemas administrativos y manejo de la información.


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2. El plan de preparación de las personas que se reemplazaran en puestos de dirección, deberán contar con una planeación y un cronograma estipulado con anterioridad por un grupo interdisciplinario donde prevean cualquier inconveniente y especifiquen el plan de contingencia en caso de incumplimiento de las metas acordadas que afecten el crecimiento rápido, de las operaciones requeridas en el ámbito internacional.

ESTRATEGIAS F.O:

1. Seguir proporcionando soluciones técnicas basadas en el gran conocimiento del manejo de aguas y tierras, buscando oportunidades donde ya se haya perdido toda esperanza (recuperación de tierras desérticas).

2. Establecer procesos consecuentes a la realidad particular de cada lugar donde incursionan, donde la responsabilidad social empresarial sea uno de los principales pilares. (Imagen positiva de los beneficios que aporta la empresa a el entorno donde funciona)

3. La gran preparación profesional de su parte directiva, y el gran conocimiento del sector, proporcionados por los cargos desempeñados por “Harold Heder”, los cuales no son en ningún caso ajenos a las circunstancias que se podrían advertir en el futuro cuando este ocupando la dirección de inversiones manuelita.

ESTRATEGIAS F.A:

1. Es importante saber cuál es el momento histórico y circunstancial de determinada situación, para poder entrar al negocio con la mayor ventaja y solidez acudiendo a los conocimientos y planteamientos estratégicas enfocados hacia el futuro, en este caso a un mercado en especial. (etanol, mejillones).


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5. DOFA EMPRESA IMAGINARIA

CEGAS LOGISTICA INTEGRAL S.A

DEFICINICION DEL NEGOCIO

Transportamos sus mercancías desde su punto de origen hasta su destino de manera segura y oportuna en todo el territorio nacional.

• NUMERO DE SOCIOS = 5 • APORTES SOCIOS = 20%

CRITERIOS CLASIFICACION

FORMA JURIDICA SOCIEDAD

ACTIVIDAD SECTOR TERCIARIO. SERVICIOS

TITULARIDAD DEL CAPITAL PRIVADA

DIMENSION

PATRIMONIO

MEDIANA EMPRESA: 51 PERSONAS

ACTIVOS MAYORES A 5001 SML


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AMBITO ACTUACION NACIONAL

SEDES: MEDELLIN, BOGOTA, CARTAGENA, BARRANQUILLA, CALI, BUCARAMANGA, CUCUTA, PASTO.

ORGANIGRAMA GENERAL


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O A F DEl nivel académico de su personal interno es muy elevado XTiene alta tasa de accidentes en la empresa, pues no hay programas de S.O.

X

En los próximos años debe enfrentar la competencia de países asiáticos

X

Tiene un sindicato fuerte pero bien manejado y hay relativa paz laboral en la empresa. R/(NO HAY SINDICATO)

X

Tiene elevadas prestaciones sociales que impiden el crecimiento del personal administrativo

X

Tiene problemas económicos ocasionados por la competencia y la inflación que vive el país

X

Busca mejorar su servicio postventa para evitar las quejas de sus clientes

X

Existen buenas condiciones laborales y ajuste adecuado de salarios en la empresa

X

La empresa lleva muchos años en el mercado y tiene muy buena imagen

X

La buena calidad de sus productos le permite atender nuevas exportaciones. R/ EXPORTAR NO ES EL OBJETIVO DE LA EMPRESAHay buena estabilidad laboral y las personas que llevan 10 años de trabajo no son retiradas

X

La empresa necesita personal técnico y tecnólogo en sistemas y electrónica

X

Los ascensos y promociones de los trabajadores se basan en los meritos de su desempeño

X

Llegan nuevos clientes europeos que buscan sus productos XSu personal de ventas y técnico requiere conocimientos de ingles para realizar su trabajo

X

Reconoce la lealtad de los clientes y ello le ha permitido abrir nuevos mercados nacionales

X

Requiere reemplazar rápidamente a su director de mercadeo y a tres de sus vendedores. R/ NO SE NECESITA CAMBIAR PERSONAL

X

Cada vez que se moderniza una planta con nuevos equipos se capacita bien al personal

X

Algunos nuevos clientes extranjeros exigen hacer negocios en idioma ingles. R/ POTENCIALMENTE PUEDE OCURRIR

X

Toda persona que ingrese a la empresa recibe un proceso de inducción muy completo.

X


16 de marzo de 2009


FORTALEZASF1. nivel académico del personal es elevadoF2. Hay paz laboral en la empresa. F3. bajas prestaciones sociales F4. Existen buenas condiciones laborales y ajuste adecuado de salarios en la empresaF5. Hay buena estabilidad laboral y las personas que llevan 10 años de trabajo no son retiradasF6. Los ascensos y promociones de los trabajadores se basan en los meritos de su desempeñoF7.personal de mercadeo cumple con sus funciones y son productivos.F8. Cada vez que se moderniza una planta con nuevos equipos se capacita bien al personalF9. Toda persona que ingrese a la empresa recibe un proceso de inducción muy completo.

DEBILIDADESD1 alta tasa de accidentes en la empresa, pues no hay programas de S.O.D2. Busca mejorar su servicio postventa para evitar las quejas de sus clientesD3. La empresa necesita personal técnico y tecnólogo en sistemas y electrónicaD4. Su personal de ventas y técnico requiere conocimientos de ingles para realizar su trabajo

OPORTUNIDADESO1. La empresa lleva muchos años en el mercado y tiene muy buena imagenO2 Llegan nuevos clientes europeos que buscan sus productosO3. Reconoce la lealtad de los clientes y ello le ha permitido abrir nuevos mercados nacionales.

ESTRATEGIA FOFO1.ABRIR NUEVAS SEDES A NIVEL NACIONAL (EXPANSIÓN) TRASLADANDO AL PERSONAL CONSOLIDADO QUE CONOCE EL DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN. O1-O3 X F5. - F6.FO2. AUMENTO DE LA PARTICIPACION DE MERCADO A NIVEL NACIONAL. O2 X F1-F7

ESTRATEGIA ODOD1.ESTABLECER PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL CON ACOMPAÑAMIENTO DE ARP. O1 X D1OD2 IMPLANTAR SISTEMA CRM PARA FIDELIDAD DE LOS CLIENTES O3 X D2-D3OD3. ESTABLECER PROGRAMAS DE CAPACITACION DE IDIOMAS (INGLES) O2 X D4

AMENAZASA1. En los próximos años debe enfrentar la competencia de países asiáticos

ESTRATEGIA AFAF1. CAPACITACION PARA APERTURA DE NUEVOS NICHOS DE MERCADO. A3 X F1

ESTRATEGIA ADAD1. CONTRATACION DE PERSONAL BILINGÜE. A1-A3 X D4AD2.


16 de marzo de 2009


A2. Tiene problemas económicos ocasionados por la competencia y la inflación que vive el paísA3. Algunos nuevos clientes extranjeros exigen hacer negocios en idioma ingles.

AF2. PROGRAMA DE MEJORAMIENTO CONTINUO QUE PERMITA ALCANZAR MAYOR COMPETITIVIDAD. A1X F1-F7-F8-F9

6. ANEXAR CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DURACION RESPONSABLE jueves 05 viernes 06 sabado 07 domingo 08 lunes 10 martes 11 miercoles 12 jueves 13 viernes 14 sabado 15 domingo 16 lunes 17 S N

reunion de socializacion guia 3 y planteamineto de actividades 2horas sinergyrealizar cronograma de actividades 2horas Gustavo Adolforealizacion punto dos de la guia 72horas individualelaboracion lista de chequeo satisfaccion servicio bibliotecario 72horas

sinergy /Monica Tafur

visita a las bibliotecas sinergyvisita biblioteca españa sinergy

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EJECUTADO

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES GUIA 3 SINERGY


proceso administrativo

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