proceso

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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

(Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013 Artculo 84)

Sincelejo, Febrero 13 de 2015

En virtud a lo sealado en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la ley 80 de 1993,

previo a cualquier proceso de seleccin del contratista o de la firma del contrato

respectivo, la entidad pblica deber analizar la conveniencia o inconveniencia del

objeto a contratar; para ello seala la necesidad de la elaboracin de estudios, diseos

y proyectos requeridos, segn corresponda a la modalidad de contratacin.

Que el Decreto Nacional No. 1510 de 2013, reglamentario de la Contratacin Pblica,

consagra en su artculo 20, lo relativo a los estudios previos, que define, entre otros,

como el soporte para elaborar el contrato, los cuales deben contener: 1) la descripcin

de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratacin; 2) el objeto

a contratar; 3) la modalidad de seleccin del contratista y su justificacin; 4) el valor

estimado del contrato y su justificacin; 5) los criterios de seleccin; 6) el anlisis de

riesgo y la forma de mitigarlo; entre otros aplicables de manera especfica a cada

modalidad de contratacin; 7. Las garantas que la Entidad Estatal contempla exigir en

el Proceso de Contratacin. 8. La indicacin de si el Proceso de Contratacin est

cobijado por un Acuerdo Comercial.

Adems, de conformidad con el art. 15 del decreto 1510 de 2013, 15 del decreto N

1510 de 2013, se procede a realizar el anlisis del sector que har parte del expediente

procesal del contrato. El anlisis abarca la perspectiva legal, comercial, financiera,

organizacional, tcnica y de anlisis de riesgo. Para su desarrollo se tendr en cuenta

la gua metodolgica expedida por Colombia Compra Eficiente, con atencin rigurosa

de la naturaleza del contrato que se pretende celebrar, que al ser contratacin directa,

se estableci por parte de Colombia Compra Eficiente que en estos casos no es

necesario que se haga un estudio de la oferta y la demanda del sector de la prestacin

de servicios con particularidades sobre tipos, precios, calidades y cantidades de la

oferta y la demanda.

En desarrollo de lo previsto en el Artculo 40 y siguientes del Decreto 1510 de 2013

en el presente documento se analizan por parte de la Sociedad Pblica METRO

SABANAS S.A.S los aspectos necesarios para contratar, aplicando los principios de

economa, transparencia y responsabilidad, el necesidad de contratar el suministro

de insumos para cafetera, los elementos para el aseo y los insumos

requeridos para control de plagas - contrarrestar roedores e insectos para el uso



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en la Sociedad Metro Sabanas S.A.S. con el fin que los proponentes puedan valorar

adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.

1. LA DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE

SATISFACER CON LA CONTRATACIN.

La entidad Metro Sabanas S.A.S , para el ao 2015 tiene previsto continuar con el desarrollo e implementacin del Sistema Estratgico de Transporte Pblico para la ciudad de Sincelejo y velar por la ejecucin de los diferentes frentes de trabajo que se adelantan con los contratistas de obra en la ciudad y para ello cuenta con un personal de planta y un equipo de contratistas que apoyan la labor, por lo que la entidad requiere contratar para el ao 2015, el suministro de los elementos para el aseo, que sern utilizados para el mantenimiento y limpieza de los baos, pisos, cocina, oficinas, paredes, escritorios, ventanas, puertas y en general todos los espacios locativos donde funciona actualmente la sociedad y as mismo los elementos que se requieren para lavar la loza de la cafetera. Requiere adems contratar el suministro de los insumos que se utilizan para el servicio de cafetera tales como caf, aromtica, azcar, agua, entre otros para atender a sus funcionarios, contratistas y visitantes. La sociedad Metro Sabanas S.A.S., aparte de considerar necesario velar por el aseo, el orden y el buen ambiente para el desarrollo de las actividades que ejercen sus funcionarios y contratistas dentro de las instalaciones, requiere proteger la documentacin que se encuentra en el archivo central de la empresa, para que sta est libre de roedores menores e insectos rastreros tales como cucarachas, ratones, comejn, que puedan poner en riesgo la custodia de los archivos documentales, requiriendo productos insecticidas que permitan el control de estas plagas. El ltimo contrato de suministro de elementos e insumos para el aseo y la cafetera, fue celebrado en marzo del ao 2014 Que en el plan anual de adquisiciones y compras para el ao 2015 est contemplada la necesidad que se pretende satisfacer con la contratacin de este tipo de elementos e insumos. El cdigo del Clasificador de Bienes y Servicios CODIGO UNSPSC es:

47131700 SUMINISTRO PARA ASEO

50161500 CHOCOLATES, AZCARES, EDULCORANTES OTROS PRODUCTOS

Con despliegue de cdigos de cada uno de los productos a adquirir.



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En virtud a lo anterior, se hace necesaria la contratacin de este suministro. 2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR:

2.1. OBJETO: El objeto del contrato a celebrarse ser: contratar el suministro de los insumos de cafetera para la atencin de sus funcionarios y contratistas de la sociedad, los elementos de aseo para la limpieza de las instalaciones locativas y los productos insecticidas para controlar roedores e insectos rastreros para asegurar el mantenimiento y preservacin del archivo 2.2. IDENTIFICACION DEL NIVEL DE CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS. La compra objeto del presente contrato est codificada en el clasificador de Bienes y Servicios UNSPSC, hasta el cuarto nivel, como se indica a continuacin

Codigo UNSPSC

Nombre Producto Detallado

17131831 Acido Muritico Acido Muritico x 1.000 cc

50202301 Agua Agua, botellones x 20 litros

47131816 Desodorantes Ambientador Aerosol, frasco grande

50201715 Te de Frutas Aromticas Toronjil, caja x 20 unidades

50201715 Te de Frutas Aromticas Yerbabuena, caja x 20 unidades

50201715 Te de Frutas Aromticas Canela, caja x 20 unidades

50201715 Te de Frutas Aromticas Manzanilla, caja x 20 unidades

50161509 Azucares naturales o productos endulzantes

Azcar blanca, bolsa x 1 libra

26111702 Pilas alcalinas Bateras AA Alcalina para controles de Aires y Televisores

26111702 Pilas alcalinas Bateras AAA Alcalina para controles de Aires y Televisores

47131807 Blanqueador Blanqueador liquido, Frasco x 1.000 cc

47121701 Bolsa de basura Bolsa Blanca pequea

47121701 Bolsa de basura Bolsa Negra Industrial para Basura-

47121701 Bolsa de basura Bolsa Verde Grande

50201706 Caf Caf instantneo clsico, frasco x250 gr

47131801 Limpiadores para pisos

Desinfectante con aroma, frasco x 2.000 cc

47131604 escoba Escoba Fina de Barrer

43181504 Guante Guante industrial talla 71/2- 8

10191509 Insecticida Insecticida en aerosol mata cucarachas - frasco grande

10191509 Insecticida Insecticida en aerosol mata zancudos - frasco del grande

10191509 Insecticida insecticida en polvo para combatir roedores como ratn x 50 gr

53131608 jabn Jabn de Bao o tocador, Barra de 90 gr

53131608 jabn Jabn en Barra azul para lavar, barra x 250 gr

53131608 jabn jabn en polvo para lavar, bolsa x 1.000 gr

53131608 jabn Jabn lquido para manos con dispensador frasco x 250 ml.



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52152200 Lavado platos Lava platos crema Limn, pote x 500 gr

47131824 Limpiador de vidrios o ventanas

Limpia Vidrios, frasco repuesto x 500 cc

52121601 Limpiones

Limpin de Tela Panola color blanco, Tamao Mnimo de 30 x 50 cm

52121601 Limpiones

Limpin de Tela Panola color rojo, Tamao Mnimo de 30 x 50 cm

14111704 papel Higinico Papel Higinico Blanco, Doble hoja de buena calidad

24101510 Contenedor de basura plstico

caneca o Papelera plstica mediana para bao, sin tapa

47131501 Trapos Toallas de mano en tela, para bao, medidas mnimas de 40 cm x 60 cm, color BLANCO

47131618 traperos hmedos Trapero fino, blanco de buena calidad

47131821 Compuesto desengrasante

Varsol x 500 cc

3. CONDICIONES TCNICAS MINIMAS EXIGIDAS

CARACTERSTICAS: El Oferente deber ofertar los bienes y servicios descritos y cumplir con las caractersticas y especificaciones en cuanto a calidad, cantidad, y condiciones determinadas para el suministro as:

Item Producto Detallado CANT

1 Acido Muritico x 1.000 cc 2

2 Agua, botellones x 20 litros 270

3 Ambientador Aerosol, frasco grande 10

4 Aromticas Toronjil, caja x 20 unidades 20

5 Aromticas Yerbabuena, caja x 20 unidades 20

6 Aromticas Canela, caja x 20 unidades 40

7 Aromticas Manzanilla, caja x 20 unidades 50

8 Azucar blanca, bolsa x 1 libra 70

9 Baterias AA Alcalina para contoles de Aires y Televisores 6

10 Baterias AAA Alcalina para contoles de Aires y Televisores 6

11 Blanqueador liquido, Frasco x 1.000 cc 20

12 Bolsa Blanca pequea 200

13 Bolsa Negra Industrial para Basura- 250

14 Bolsa Verde Grande 150

15 Caf instantneo clsico, frasco x250 gr 15

2 cepillo de crdas suaves para desempolvar muebles forrados en tela de pao.

2

16 Desinfectante con aroma, frasco x 2.000 cc 30

17 Escoba Fina de Barrer 3



5

18 Guante industrial talla 71/2- 8 4

19 Insecticida en aerosol mata cucarachas - frasco grande 10

20 Insecticida en aerosol mata zancudos - frasco del grande 6

21 insecticida en polvo para combatir roedores como ratn x 50 gr

25

22 Jabn de Bao o tocador, Barra de 90 gr 12

23 Jabn en Barra azul para lavar, barra x 250 gr 10

24 jabn en polvo para lavar, bolsa x 1.000 gr 6

25 Jabn lquido para manos con dispensador frasco x 250 ml. 8

26 Lava platos crema Limn, pote x 500 gr 10

27 Limpia Vidrios, frasco repuesto x 500 cc 5

28 Limpin de Tela Panola color blanco, Tamao Minimo de 30 x 50 cm

5

29 Limpin de Tela Panola color rojo, Tamao Minimo de 30 x 50 cm

5

30 Papel Higinico Blanco, Doble hoja de buena calidad 170

31 caneca o Papelera plstica mediana para bao, sin tapa 5

32 Toallas de mano en tela, para bao, medidas minimas de 40 cm x 60 cm, color BLANCO

5

33 Trapero fino, blanco de buena caliad 4

34 Varsol x 500 cc 2

4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

El contratista seleccionado se obliga a cumplir las obligaciones indicadas a continuacin:

Hace entrega de los Bienes Objeto del contrato de acuerdo a las especificaciones contenidas en el estudio, que debe ser acorde a la propuesta presentada.

Se obliga a entregar las marcas ofrecidas en la propuesta. Hacer entrega de los elementos en las instalaciones de Metro Sabanas S.A.S.

en la ciudad de Sincelejo dentro del horario laboral con tiempo previo para su verificacin en el recibido.

Mantener durante la ejecucin del contrato los precios propuestos. Hacer la sustitucin de los bienes cuando los entregados presenten algn tipo

de imperfeccin que impida su correcto uso o no cumplan con las especificaciones dadas.

Cumplir con el objeto del contrato y de conformidad con la oferta econmica para el amparo de los bienes patrimoniales de la entidad METRO SABANAS S.A.S.

Brindar asesora y acompaamiento en caso de siniestro o evento.



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Y todas aquellas que sean designadas por el contratante, para la buena ejecucin del contrato.

5. OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD CONTRATANTE. De realizarse el objeto contractual aqu previsto, las obligaciones de Metro Sabanas S.A.S. vendran ser:

a) Ejercer el respectivo control de ejecucin y supervisin del Contrato b) Recibir de parte del CONTRATISTA los bienes relacionados en el contrato. c) Informar oportunamente cualquier inconsistencia que se presente con los

productos para que estos sean cambiados de conformidad a las especificaciones indicadas en el contrato.

d) Expedir el respectivo certificado de cumplimiento correspondiente. e) Pagar al contratista en los plazos y trminos previstos en el presente

documento.

6. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO

La ejecucin del contrato de suministro, se dar en la ciudad de Sincelejo y la duracin del mismo ser hasta el 31 de Diciembre de 2015 o hasta agotar el valor del contrato. La ejecucin del mismo empieza a regir a partir de la legalizacin del contrato. Como es contrato de suministro, la entidad Metro Sabanas har 4 pedidos durante la duracin del contrato, para entregas parciales, los cuales se realizarn y se solicitarn por escrito, mediante oficio de Requerimiento, firmado por el supervisor del contrato. Al finalizar el ultimo requerimiento se debe constatar que todos los productos objeto del contrato fueron entregados al 100% Para la entrega de los productos, relacionados en el requerimiento, el contratista cuenta con 5 das hbiles para colocar los productos en las instalaciones de Metro Sabanas S.A.S. 7. LUGAR DE EJECUCIN. El contrato se ejecutar en el Municipio de Sincelejo.

8. SUPERVISIN. La supervisin del presente contrato estar a cargo del Jefe de la Divisin Administrativa y Financiera de Metro Sabanas S.A.S.



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9. TIPOLOGA CONTRACTUAL.

El tipo de contrato ser de suministros por la modalidad de Mnima Cuanta.

10. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS:

No se necesitan licencias.

11. FORMA DE PAGO: El pago se realizar a los cinco (5) das hbiles siguientes a la entrega parcial de los bienes recibidos a satisfaccin, segn conste en el acta de entrega se conformidad a lo solicitado en el requerimiento. El contratista debe anexar adems por cada entrega parcial, soporte de los pagos de seguridad social al da, certificacin de cuenta bancaria, Paz y salvos de legalizacin del contrato y los dems documentos que la Entidad considere necesario para llevar a cabo el pago.

12. LA MODALIDAD DE SELECCIN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACIN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURDICOS.

De acuerdo al objeto contractual a que se hace referencia en el presente estudio y en virtud del Artculo 94 de la ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin Pblica, adicin el artculo 2 de la ley 1150 de 2007. Incluyendo como una de las Modalidades de Seleccin la contratacin de Mnima Cuanta, procedimiento a travs de la cual las Entidades Pblicas pueden adquirir bienes, servicios y obras cuyo valor de la contratacin no exceda el 10% de la Menor Cuanta de la entidad contratante, independiente de su Objeto. Esta modalidad de seleccin est reglamentada en el decreto 1510 de 2013, en sus artculos 84, 85,86 y 87. La Menor cuanta de METRO SABANAS S.A.S. es de $18.041.800. El presupuesto de esta contratacin no supera el 10% de la menor cuanta. 14. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIN DEL MISMO



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Para todos los efectos legales y fiscales, el servicio que se pretende contratar, asciende a la suma total de SIETE MILLONES CIENTO CINCO MIL PESOS M/Cte. ($7.105.000,oo), los cuales se pagaran con cargo al Presupuesto de Ingresos y Gastos de Funcionamiento vigencia fiscal 2015, conforme a la disponibilidad presupuestal vigente. Valor del contrato obedece a un estudio de precios promedios de la regin, las cuales estn soportadas mediante cotizaciones anexas y cuadro comparativo, que hacen parte integral de este estudio y acorde con el presupuesto asignado. 15. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN QUE PERMITA IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE. Por tratarse de un contrato de Mnima Cuanta, la escogencia recaer sobre aquella oferta con el precio ms bajo, siempre y cuando cumpla con las exigencias requeridas. 16. ANALISIS DEL SECTOR PARA CELEBRAR ESTE CONTRATO Partiendo que el objeto del contrato es la contratar el suministro de los insumos de cafetera para la atencin de sus funcionarios y contratistas de la sociedad, los elementos de aseo para la limpieza de las instalaciones locativas y los productos insecticidas para controlar roedores e insectos rastreros para asegurar el mantenimiento y preservacin del archivo y de conformidad con el artculo 15 del Decreto 1510 de 2013 La entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeacin el anlisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de contratacin desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, tcnica y de Anlisis del Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este anlisis en los documentos del proceso. Que en aplicacin de la citada norma, la gua para la elaboracin de los estudios del sector y dems guas y manuales expedidos por Colombia Compra Eficiente, la sociedad Metro Sabanas S.A.S., procede a realizar el anlisis del sector econmico y de los oferentes teniendo en cuenta satos histricos tomados de la contratacin de la entidad, la contratacin publicada en el SECOP y organismos sealados para el efecto, relacionados con el objeto a contratar. 16.1 PRECIO. As las cosas, durante los aos anteriores, el costo del suministro de los elementos de aseo e insumos para la cafetera, incluyendo los insecticidas, fue:

AO CONTRATISTA NUMERO CONTRATO VALOR

2011 Javier Andres Barrios Minima Cuanta 07-2011 $ 1.185.819

2012 Quimicol Mnima Cuanta 03-2012 $ 2.210.200

2013 Ledys Menco Mnima Cuanta 07-2013 $ 3.600.000

2014 Ledys Menco Mnima Cuanta 04-2014 $ 4.501.800



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16.2 PERSPECTIVA COMERCIAL- ESTUDIO DE PRECIOS EN EL MERCADO De los posibles oferentes del mercado en la ciudad de Sincelejo, se procedi a solicitar las respectivas cotizaciones de los cuales recibimos 3 cotizaciones, se analizaron los precios que corresponde a las del mercado local, incluyendo los gastos de estampillas y se extrae el cuadro comparativo que se anexa a continuacin el cual arroja un promedio de precios de SIETE MILLONES CIENTO CINCO MIL PESOS M/Cte. ($7.105.000,oo). Ver cuadro comparativo anexo, el cual hace parte este documento. La entidad necesita un proveedor, que disponga de manera inmediata con los bienes a suministrar, que garantice la calidad de los productos y pueda ofrecer las alternativas de presentacin solicitadas 16.3 PERSPECTIVA FINANCIERA El valor del contrato se pretende cancelar en un 100%, dado a que la modalidad es de suministro y la entrega de los productos solicitados es en forma parcial mediante solicitud de requerimiento. El nmero de contratos realizados por la entidad para este tipo de suministro durante los aos 2011 al 2014 han sido 4, que actualmente se encuentran ejecutados, liquidados. El rubro por donde fueron cancelados fue el rubro de materiales y suministros consignado en el presupuesto de funcionamiento. 17. ANALISIS DE RIESGO DEL OBJETO A CONTRATAR Y LA FORMA DE

MITIGARLO.

De acuerdo con la metodologa de Colombia Compra Eficiente, a continuacin se identifican los riesgos del proceso de Contratacin desde su planeacin hasta su liquidacin.

a. RIESGO PREVISIBLE:

Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia y que ella pueda generar influencia directa en la ejecucin del contrato.

b. RIESGO IMPREVISIBLE:

Son aquellos hechos o circunstancias que a la fecha de celebracin del contrato y aun en su ejecucin no es posible prever.



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17.1 TIPIFICACIN, ASIGNACIN Y ESTIMACIN DE RIESGOS. MATRIZ DE RIESGOS. En el presente proceso la entidad estatal considera que el nivel de riesgo es mnimo, pues se trata de un contrato de Mnima Cuanta, donde bsicamente no podra presentarse ningn riesgo, no obstante podra presentarse el incumplimiento por parte del contratista, de alguna de las obligaciones contractuales, razn por la cual le corresponde al contratista, asumir la responsabilidad frente a las obligaciones incumplidas en la ejecucin del objeto contratado, y en eventual caso METRO SABANAS S.A.S. no realizar desembolso alguno en lo pertinente.

Etapa Clases de Riesgos/Descripcin Probabilidad Impacto Responsable

1. Planeacin Ninguno - - -

2. Seleccin Ninguno - - -

3. Contratacin Ninguno - - -

4. Ejecucin

Que el Contratista incumpla las obligaciones suscritas en el contrato

Baja Alto Contratista

Que el contratista no entregue oportunamente los elementos objeto

del contrato Baja Alto Contratista

Que el contratista no entregue los elementos con las marcas descritas

por el en la propuesta Baja Alto Contratista

17.2 FORMA DE MITIGARLO. Atendiendo a la circunstancia expuesta antes, la forma de mitigar la falta u omisin de las obligaciones contradas por el contratista, por parte de la entidad, ser verificar bien los productos al momento de recibirlos, verificando marcas, estado. El supervisor deber estar atento a la fecha ultima de plazo de entrega, para que se garantice la entrega dentro de la fecha estimada. 18. ANALISIS EFECTUADO SOBRE LA PERTINENCIA DE EXIGIR GARANTAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO. Esta entidad considera oportuno no exigir garanta de cumplimiento para la presente contratacin, atendiendo a que el nivel de riesgo se considera mnimo, adems que de configurarse el incumplimiento de algunas o todas las obligaciones contractuales a cargo del contratista, la entidad puede abstenerse de cancelar el valor nico pactado, previa aplicacin del debido proceso.



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Finalmente se considera que la exigencia de garanta de cumplimiento para este tipo de contrato, implicara el aumento en el valor estimado para llevar a cabo esta contratacin, considerndose innecesario la exigencia de la misma. 19. SUJECION A ACUERDOS DE LIBRE COMERCIO:

La presente contratacin est sujeta o cobijada por un acuerdo comercial,

Acuerdo Comercial

Valor a partir del cual el acuerdo Comercial es aplicable

Chile Bienes y Servicios $ 560.408.000 Servicios de Construccin $ 14.010.191.000

Guatemala No incluye valores

Union Europea Bienes y Servicios $ 560.408.000 Servicios de Construccin $ 14.010.191.000

Liechtenstein Suiza

Bienes y Servicios $ 560.408.000 Servicios de Construccin $ 14.010.191.000

En resumen, una vez analizados los aspectos fundamentales de los captulos de contratacin pblica de los Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre comercio suscrito con Colombia se concluye que la presente contratacin NO esta cobijada en razn a la cuanta y el caso de Guatemala se le aplica las excepciones 2 del suministro estatal de mercancas o servicios a personas o entidades del nivel territorial

20. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

La entidad respaldara la contratacin producto del proceso, con el certificado de

disponibilidad presupuestal No. 069 de 18 FEBRERO 2015

Cordialmente,

Original firmado.

VIVIANA MONTENEGRO RODRIGUEZ

Jefe Divisin Administrativa y Financiera

Proyect: Claudia Alvarez- Profesional Universitario

Revis: Julio Sierra- Divisin Jurdica

proceso

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