procedimientos sgc iso 9001 2008

Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007 Resolución N° 1736

Revisó: Secretario General Director de Certificación y Gestión Documental Vicerrector Administrativo

PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES

Código : PGD.02

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Versión : 06

Aprobó: Vicerrector Académico

ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros del Sistema de Gestión integrado.

Aplica a todos los registros que se utilicen dentro de los Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

· NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 · Ley General de Archivos. Ley 594 de 2000

· Archivo central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

· Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

· Conservación Total: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición.

· Eliminación: Documentos que han perdido sus valores, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.· Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de datos.

· Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.· Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados.

· Selección: Escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

· SGI: Sistema de Gestión Integrado. Hace referencia a la integración de los Sistemas de: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Ambiental y otros sistemas que la universidad incorpore.

CONSIDERACIONES


PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código : PGD.02

Versión : 06

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· Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, remitirse al Procedimiento control de Documentos Internos PGD.01.

· Los responsables de diligenciar de los formatos de la Universidad, deben hacerlo en tiempo real, en forma legible o utilizando una herramienta software.

· El Líder del proceso tendrá en cuenta la Guía para la Organización de Archivos GGD.03 para el almacenamiento de sus registros y las medidas de protección según el tipo de información (si es de acceso general o restringido, de acuerdo al Listado Maestro de Registros FGD.03).

· En el Listado Maestro de Registros FGD.03 se referencia tres (3) tipos de registros: los que provienen de los formatos establecidos por los Sistemas de Gestión de Calidad, de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, y Ambiental, libres de formato (sin una estandarización) o externos (que provengan de otras entidades).

· Cada Líder de proceso debe garantizar la protección de los registros de factores que alteren sus condiciones físicas tales como polvo, humedad, sol, entre otros.

· Registros de carácter obligatorio. (se incluirá cuadro)

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Decisión Procesamiento en S.F. o intranet

Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento



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Versión : 06

1. Identifica los registros que pertenecen al Sistema de Gestión Integrado.Ver Anexo. Registros de Carácter Obligatorio.Identifica los

registros

1

INICIO

Líder del Proceso y/o Grupo primario

Nota: Si se requiere crear, modificar o anular un formato, se debe seguir el Procedimiento de Control de Documentos Internos PGD.01.

2. Determina el lugar de almacenamiento y el acceso (general o restringido) de los registros. Para el almacenamiento se tendrá en cuenta la Guía para la Organización de Archivos GGD.03. Se deben determinar los cargos que pueden tener acceso al archivo de los registros, teniendo en cuenta que si una persona no autorizada requiere algún registro debe consultarlo a través de los cargos autorizados. Esta información se registra en el Listado Maestro de Registros.


Listado Maestro de Registros FGD.03

3. Establece en el Listado Maestro de Registros el tiempo de retención o conservación de cada uno de los registros del SGI. Se deben tener en cuenta los requerimientos legales para determinar el tiempo de retención de algunos registros.



Determina el lugar de almacenamiento

y el acceso

Establece el tiempo de retención

Guía para la Organización de

Archivos GGD.03

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO



Versión : 06

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DOCUMENTOS DE

REFERENCIA

1

FIN

Líder del proceso y grupo primario

9. Publica el Listado Maestro de Registros en la Web

Funcionario de la División de Servicios

de Información.

Listado Maestro de RegistrosFGD.03

Revisa el Listado Maestro de Registros

Auxiliar de Secretaría General

7. Revisa que los campos del Listado Maestro de Registros estén diligenciados correctamente.

6. Envía el Listado Maestro de Registros a Secretaría General para su revisión.

Líder del proceso Envía a Secretaría General

Envía a la División de Servicios de Información

8. Envía la versión digital a la División de Servicios de Información para su publicación.


5. Actualiza el Listado Maestro de Registros cuando se requiera, resaltando aquellos que fueron actualizados.

Actualiza y envía el Listado Maestro de

Registros

Líder del proceso y/o funcionario asignado

4. Determina la disposición a aplicar a cada registro una vez haya culminado el periodo de retención del archivo, registrando esta información en el Listado Maestro de Registros.

Determina la disposición final

Publica y actualiza la Web


Líder del proceso y/o funcionario asignado



CONTROL DE CAMBIOS



Versión : 06

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VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento01 Noviembre 19 de 2007

Adecuación a la norma NTCGP 1000:200902 Noviembre 24 de 2008

03 Actualización de nombres de documentos de referencia citados

Modificación a la actividad 5.04

Febrero 16 de 2009

Marzo 31 de 2009

Actualización de la inscripción “norma NTCGP 1000:2004” por “norma NTCGP 1000:2009”.

05 Junio 22 de 2010

Inclusión inscripción NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007 Inclusión de la definición de SGI. Inclusión de consideraciones y el anexo de registros obligatorios por sistema.

06 Enero 21 de 2011

ANEXOS



Versión : 06

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Anexo No 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LAS NORMAS NTC ISO 9001:2008, NTC GP1000:2009, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004

Introducción

NTC-

OHSAS18001:2007NTC-ISO 14001:2004 NTC GP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008

Registro requerido

y/o necesario

- - Introducción Introducción1 0 Introducción

0.1

0.2

0.3 Relación con la norma ISO 9004

Generalidades1.1

Principios de gestión de la calidad para la Rama Ejecutiva del Poder Público y otras Entidades Prestadoras de Servicios

1.2

Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión

1.3 0.4 Compatibilidad con otros sistemas de gestión

1 Objeto y campo de aplicación

Objeto y campo de aplicación

1 Objeto y campo de

aplicaciónObjeto y campo de

aplicación

2

Generalidades

Enfoque Basado en Procesos

Aplicación

Generalidades

2.2

2.1

Aplicación

Generalidades

1

1.2

1.1

ANEXOS



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Referencias normativas

NTC-


Registro requerido

y/o necesario

2 Referencias normativas Referencias normativas

Referencias normativas

3 3

2 2 2

3 3Términos y definiciones Términos y definiciones

Términos y definiciones

Términos y definiciones

4444 Requisitos generales Requisitos generalesRequisitos generales Requisitos generales

Responsabilidad, autoridad y comunicación

Responsabilidad, autoridad y comunicación

5.5 5.5

Responsabilidad y autoridad


5.5.1 5.5.1

Política de S Y SO Política Ambiental Compromiso de la

dirección

4.2 5.14.2

Planificación (sólo titulo)



Planificación4.3 4.34.34.3

8.5.1

5.3 Política de Calidad

Mejora Continua

Compromiso de la

dirección 5.1

8.5.1

5.3 Política de Calidad

Mejora Continua

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de los controles

Aspectos ambientales4.3.1 5.2 Enfoque al cliente Procedimiento de

identificación de

aspectos y valoración

de impactos

Procedimiento de

identificación de

peligros, determinación

de controles y

valoración de riesgos

Matriz de aspectos e

impactos ambientales.

Matriz de peligros y

riesgos Registros que evidencien la participación del personal en la identificación de los peligros, valoración de riesgos, identificación de aspectos y valoración de impactos

5.2 Enfoque al cliente

Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o la prestación del servicio

7.2.1 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto

7.2.2 7.2.2Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

Revisión de los requisitos relacionados con el producto

4.3.2 Requisitos legales y otros

Requisitos legales y otros requisitos

Enfoque al cliente Enfoque al cliente5.2 Procedimiento para

identificación y

evaluación de requisitos

legales y otros requisitos

Matriz de requisitos

legales y otros requisitos.

5.24.3.2

Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o la prestación del servicio

Determinación de los requisitos relacionados con el producto

7.2.1 7.2.1

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

4.3.3 4.3.3 5.4.1 5.4.1

4.4

5.1

74.4

4.4.14.4.1

HV indicador del

cumplimiento de

requisitos legales y

otros requisitos.

Archivos (documentos)

soportes de los

requisitos identificadosPlanes de acción para el cumplimiento de los requisitos legales

Objetivos y metas SYSO y ambiental

Objetivos de la calidadObjetivos de calidadObjetivos, metas y programas

Objetivos y programa (s)

5.4.2 5.4.2Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

8.5.1 Mejora Continua Mejora Continua 8.5.1

Implementación y operación (sólo titulo)

Implementación y operación (sólo titulo)

Realización del producto o prestación del servicio (sólo titulo)

Realización del producto

7

Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad

Recursos, funciones, responsabilidad, rendición de cuentas y autoridad

Compromiso de la dirección


5.1 Manual de Funciones y

responsabilidades

Niveles de autoridad

(MDI.01)Identificación y asignación de recursos para los SG

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

4.4.2 4.4.2

5.5.2 5.5.2

5.5.3

6.3

4.4.34.4.3

6.1

6.2.16.2.1

6.2.2

5.5.3

5.5.1 5.5.1Responsabilidad y autoridad


Representante de la dirección

Representante de la dirección

Provisión de recursos

Infraestructura

6.1 Provisión de recursos

6.3 Infraestructura

Competencia, formación y toma de conciencia

Competencia, formación y toma de conciencia

Generalidades (Talento Humano)

Generalidades Ajuste a perfiles de los

cargos (Educación,

formación, habilidades y

experiencia)Plan de formación SYSO y ambiental (a lo significativo, crítico, y programas de gestión)

Competencia, toma de conciencia y formación

Competencia, toma de conciencia y formación

6.2.2

Comunicación, participación y consulta

Comunicación Comunicación interna Comunicación interna P. comunicación

interna y externa

Matriz de

comunicaciónAjuste de P. de PQRS

7.2.3 7.2.3Comunicación con el cliente

Comunicación con el cliente

Registro de PQRS y

comunicaciones externasInformes PQRS x sistema

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

4.4.5 4.4.5

4.4.44.4.4

7.2

4.4.64.4.6

4.2.34.2.3

7.1

7.2

4.2.1 4.2.1

7.1

Documentación Documentación (Gestión Documental) Generalidades

Generalidades

Control de documentos Control de documentos Control de documentos P. control de

documentos internos

Control de documentos

P. control de

documentos externosG. elaboración de documentos

Ajustes documentos

incorporando SYSO y A

en la selección,

evaluación y

reevaluación por tipo de

proveedores y

contratistas (CO)

Manual para contratistas

y proveedores xa SYSO

y A

Manual de interventoría

Listas de chequeo SYSO

y A: extintores,

botiquines, vehículos, y

otros

Incorporación SYSO y A

para la evaluación y

aprobación de proyectos

Planificación de la realización producto

Planificación de la realización del producto y/o prestación del servicio

Control operacional Control operacional

Procesos relacionados con el cliente

Procesos relacionados con el cliente

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

de inversión (PI)Evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen con los requisitos

Evidencia de que los procesos que requieren controles de administración de riesgos, los posean.



7.2.3 7.2.3

7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

Determinación de los requisitos relacionados con el producto

7.2.1

Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

Revisión de los requisitos relacionados con el producto

7.2.27.2.2

Planificación del diseño y desarrollo

Planificación del diseño y desarrollo

7.3.1 7.3.1

Resultado de la revisión de los requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas por las mismas

Procedimiento o guía de

diseño: Registros de

diseño: Plan de calidad cuando se considere necesario.

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

7.3.3 7.3.3

7.3.4 7.3.4

7.3.5

7.3.7

7.3.6

Resultados del diseño y desarrollo

Resultados del diseño y desarrollo

Revisión del diseño y desarrollo

Revisión del diseño y desarrollo

Verificación del diseño

y desarrollo

Validación del diseño y

desarrollo

Control de los cambios

de diseño y desarrollo

Proceso de compras

Información de las

compras7.4.2

7.4.1 Manual de contratación.

Procedimiento de

compras

Procedimientos de

selección, evaluación y

reevaluación de

proveedores:

Manual HSE para

Contratistas.

Manual de Interventoría

Formatos para

selección, evaluación y

reevaluación.

Verificación de los

productos comprados

Control de la

producción y

prestación del

servicio

7.5.1

7.4.3

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

4.4.7 4.4.7

7.5.3

7.5.2

Procedimiento de

preparación y respuesta

ante emergencias:

Planes de contingencia.

Registros de simulacros.

Capacitaciones a

Brigadistas y

Coordinadores de

Evacuación.

Preparación y respuesta ante emergencia

Preparación y respuesta ante emergencia

Verificación (sólo

titulo)

Verificación (sólo

titulo)4.54.5 Medición, análisis y

mejora (sólo tituloMedición, análisis y mejora (titulo solamente

88

Validación de los

procesos de la

producción y de la

prestación del servicio

Identificación y

trazabilidadPara los procesos donde sea necesario la identificación y trazabilidad incorporar en los documentos necesarios el cómo se hace.

Propiedad del cliente7.5.4 Para los procesos donde sea necesario

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

8.1 8.1

7.67.6

8.2.3

(Medición, análisis y mejora) Generalidades

(Medición, análisis y mejora) Generalidades

Seguimiento y

medición de los

procesos

Seguimiento y

medición de los

procesos

8.2.3 Indicadores de procesos y productos:

Formato desempeño de procesos

Guía de desempeño de

Seguimiento y medición del producto o la prestación del

Seguimiento y medición del producto o la prestación del

8.2.4 8.2.4

Inventario de equipos

de medición y

seguimiento;

Planeación de

calibración;

Procedimiento para

calibración cuando se

hace internamente.

Registros de

calibración: Registros de patrones utilizados.

incorporar en los documentos necesarios el cómo se hace.

Control de los equipos de seguimiento y medición

Control de los equipos de seguimiento y medición

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

8.48.4

servicio producto procesos.

Análisis de datos Análisis de datos

Evaluación del cumplimiento legal y otros

Evaluación del cumplimiento legal

Seguimiento y medición de los procesos

Seguimiento y medición de los procesos

Seguimiento y medición del producto o la prestación del servicio

Seguimiento y medición del producto

4.5.2 4.5.2 8.2.3 8.2.3

8.2.48.2.4

Procedimiento para

identificación y

evaluación de requisitos

legales y otros requisitos

Matriz de requisitos

legales y otros

requisitos.

HV indicador del

cumplimiento de

requisitos legales y otros

req.

Archivos (documentos)

soportes de los

requisitos identificadosPlanes de acción para el cumplimiento de los req legales.

Indicadores de procesos y productos:

Formato desempeño de procesos.

Guía de desempeño de

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

procesos.

4.5.3 Investigación de incidentes, NC, AC y AP

- - - -

4.5.3.1 Investigación de incidentes

- - - - Procedimiento de

investigación de

incidentes.Registro de reporte e investigación de incidentes.

No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

No conformidad, acción correctiva y acción preventiva

Control de producto y/o

servicio no conforme

Análisis de datos

Acción Correctiva

Control del producto

no conforme

Análisis de datos

Acción correctiva

Procedimiento de

producto no conforme;

Formato de producto

no conforme;

Procedimiento de

acciones correctivas y

preventivas;

Formato de acciones

correctivas y

preventivas;

Guía de análisis de

datos.

4.5.3 8.3 8.3

8.4 8.4

8.5.2 8.5.2

4.5.3.2

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

4.5.4

4.5.5

4.2.4

5.1 5.1

Acción Preventiva Acción Preventiva8.5.3 8.5.3

Control de los

registros

Auditoría interna

Control de los

registros

Auditoría interna

Control de los

registros

Auditoría interna

Control de los

registros

Auditoría interna

Procedimiento de

control de registros;

Listado maestro de

registros;

Procedimiento de

auditorías internas

integradas; Matriz de

impacto de procesos,

riesgos e impactos;

requisitos. Perfil de

auditores. Hoja de vida

de auditores, Programa

de Auditorías Internas;

Listas de verificación;

Informe de auditorías

internas. Evaluación de

auditores internos.

4.5.4

4.5.5

4.2.4

8.2.2 8.2.2

Registro de Revisión

por la dirección

Procedimiento de

revisión por la

dirección.Asignación de recursos para el SGI.



Revisión por la dirección

Revisión por la dirección

4.6 4.6

ANEXOS



Versión : 06

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NTC-


Registro requerido

y/o necesario

Revisión por la

dirección (sólo titulo)

Generalidades

Información de entrada

para la revisión

Resultados de la

revisión

Mejora Continua

Revisión por la

dirección (sólo titulo)

Generalidades

Información de entrada

para la revisión

Resultados de la

revisión

Mejora Continua

5.6 5.6

5.6.1 5.6.1

5.6.2

5.6.3 5.6.3

8.5.1 8.5.1

5.6.2

procedimientos sgc iso 9001 2008

Documents