PROCEDIMIENTOS OFICINA DE ALOJAMIENTO

INTRODUCCCIÓN

Debido a la reestructuración que se ha producido en la Oficina de Alojamiento durante el año 2014 los procedimientos que se venían utilizando hasta entonces han sufrido una modificación que, como vamos a ver a continuación, afecta a todos sus ámbitos organizativos. La principal novedad es que toda la información sobre alojamiento está a disposición del interesado a través de la página web de la UCM.

TIPOS DE USUARIOS DE LA OFICINA DE ALOJAMIENTO

Los dos grandes grupos demandantes de información sobre alojamiento son los propietarios, que tienen una vivienda y quieren alquilarla utilizando los servicios que ofrece la UCM, y los estudiantes que se encuentran en búsqueda de piso.

Por último están las empresas, en algún caso han contactado con nosotros para presentarnos su oferta de alojamiento y adquirir visibilidad a través de nuestra web. Se les informa de que no existen convenios ni hacemos promoción de ninguna entidad privada.

TIPO DE INFORMACIÓN Y SERVICIOS SOLICITADOS POR LOS USUARIOS

Existen distintos tipos de recursos, principalmente página web y correo electrónico, que utilizamos para proporcionar información a estudiantes, propietarios y en algún caso empresas.

Para Estudiantes

Son los principales demandantes de servicios y acuden a la Oficina de Alojamiento para resolver dudas y obtener información sobre vivienda en la UCM.

Entre la información disponible en nuestra página web se encuentra

• La bolsa de alquiler de vivienda privada • Información sobre Colegios Mayores• Un foro en Facebook para buscar compañeros de piso• Guía de transportes y vida en Madrid • Información sobre otras opciones de alojamiento, en la que se hay

una recopilación de otros recursos de carácter público para encontrar alojamiento como el Programa Convive basado en la convivencia entre personas mayores en situación de soledad y estudiantes universitarios

• Recomendaciones sobre contratos de alquiler con preguntas frecuentes

La bolsa de alquiler contiene las ofertas privadas de alojamiento cumplimentadas por los propietarios a través de formulario creado al efecto. Es un servicio de intermediación para facilitar la búsqueda de alojamiento a la Comunidad Universitaria. Por lo tanto, la UCM no se hace responsable, ni de las condiciones del alojamiento, ni de los datos proporcionados por los ofertantes de alojamiento, ni de la veracidad de la información, ni del comportamiento de los inquilinos, ni tampoco del cumplimiento de los pagos. Tanto el acuerdo sobre las condiciones del alojamiento como el contrato de alquiler serán estipulados directamente entre las partes.

En cuanto a los Colegios Mayores, es el primer recurso de alojamiento sobre el que informamos, haciendo hincapié en que son el único recurso de alojamiento en el que la UCM ostenta la propiedad e informamos sobre las vacantes, períodos de matrícula, listas de espera, reenvío de correos electrónicos…etc.

Además, contestamos al correo electrónico de alojamiento con diferentes modelos de respuestas tipo (almacenadas en el drive). Se ha creado una respuesta tipo con información sobre la bolsa de alquiler, Colegios Mayores y enlaces de interés. Esta es la más usada entre los estudiantes. Pero existen otras para los propietarios; la usada para responder a las peticiones de bajas y la que enviamos dos veces al año para verificar que la vivienda continua en disposición de ser alquilada.

Los correos electrónicos recibidos se etiquetan y archivan dependiendo del asunto del mismo como Información sobre Colegios Mayores, Estudiantes Internacionales, Certificados de Alojamiento…

Si el interesado es un propietario etiquetamos como Propietario para información general o como Alquilado si solicita baja de su vivienda. A los propietarios solicitantes de baja les enviamos una respuesta (tipo) que confirma su petición.

Otro de los servicios solicitados a la oficina de Alojamiento es el de la expedición de Certificados de Alojamiento. Cuando un alumno solicita un certificado de alojamiento para tramitar su visado debemos informarle de los requisitos necesarios para su expedición.

• Para ello le enviamos una respuesta tipo:

Estimado Estudiante,

Nosotros podemos hacer un informe en que quede constancia de su petición a nuestra Oficina y de nuestro compromiso para ayudarle, como estudiante de alguno de nuestros centros, en la búsqueda activa de un alojamiento para las fechas que duren sus estudios. Tenga en cuenta que el objetivo de proporcionarle dicho documento es ayudarle en la tramitación de su visado, pero en ningún caso implica una garantía de alojamiento en los centros de esta Universidad.

Si desea recibir este certificado de alojamiento en las condiciones citadas, deberá:

Enviar un correo con el nombre completo del curso y las fechas de su celebración.

Enviar una copia escaneada de la página principal de pasaporte, y otra copia escaneada del informe de aceptación que le haya remitido nuestra Universidad.

• Cuando recibimos el pasaporte y la carta de admisión utilizamos el modelo para certificados que está en Google Drive-Alojamientoenlaucm-Certificados Alojamiento-Modelos Certificados y rellenamos los datos (nombre, número de pasaporte, nacionalidad, estudios y duración de los mismos) que aparecen en la documentación

que nos envía.• Imprimimos el certificado para firmarlo y poner el sello de alojamiento.• Escaneamos y enviamos al alumno por correo electrónico.• Guardamos:

Combinando los tres documentos (certificado alojamiento, pasaporte y carta de admisión) en un pdf con el nombre del alumno en la carpeta Certificados Alojamiento

Todos los documentos en papel en la carpeta A-Z Certificados 2014 (por si después solicitan envío por correo ordinario).

Propietarios

Se dirigen a la Oficina de Alojamiento para ofrecer sus viviendas a la comunidad universitaria. Para ellos se ha habilitado, a través de la página web de la UCM, un formulario de inscripción y toma de datos. El interesado debe pinchar en el siguiente enlace https://www.ucm.es/modelos/alojamiento/anadir.

Nuestro trabajo con los propietarios consiste en revisar y autorizar los formularios que recibimos y en responder al correo electrónico.

Tras rellenar el formulario de la página web, queda pendiente nuestra autorización lo que, previa revisión, hacemos navegando identificados en nuestro escritorio →aplicaciones web→modelos.

Comprobamos los datos del anuncio y verificamos que no está ya incluido en el listado, para evitar duplicados. Es importante revisar que el precio y el tipo de oferta (piso compartido, en familia o completo) aparezcan claramente definidos.

Cuando los propietarios quieren dar de baja o realizar modificaciones deben ponerse en contacto con nosotros a través del correo electrónico. Para que demos de baja un piso el propietario debe facilitar dirección y número de registro (si lo conocen), y para las modificaciones nos las envían por escrito y las añadimos posteriormente. Así controlamos los cambios de puesto que el registro ocupa en la bolsa de alquiler, ya que los nuevos registros autorizados aparecen en el primer lugar de la lista.

Paso 1

Abrimos el registro pendiente de autorizar, seleccionamos la casilla autorizar y grabamos.

Paso 2

Dos veces al año (preferentemente diciembre y junio) nos ponemos en contacto por correo con todos los propietarios que figuran en la bolsa de alquiler para que nos confirmen la disponibilidad de la oferta así como las condiciones en ella recogidas. No es extraño que los propietarios olviden comunicarnos que su vivienda ya ha sido alquilada y de esta manera intentamos aseguramos la actualización del contenido de la bolsa de alquiler antes de los dos periodos de mayor demanda de alojamiento por parte de los estudiantes.

RECOGIDA DE DATOS Y EVALUACIÓN DE ESTADISTICAS

A partir de julio de 2014 también se toma la decisión de sistematizar la recogida de datos para facilitar su análisis posterior.

Una vez al mes se comprueba el número total de registros activos de la bolsa de alquiler para ello copiamos todos los registros autorizados y los pegamos en una hoja de Excel. Con ello comprobamos el número real de registros activos. El 01/10/2014 contabilizamos 320 viviendas.

Análisis de la tipología de la bolsa de alquiler. Por el tipo de vivienda registrada (compartido, en familia, completo); por precio buscando precios medios, máximos y mínimos y por zona tratando de ver en qué lugares se concentra la mayor oferta de viviendas.

En el correo electrónico utilizamos las diferentes etiquetas para hacer un seguimiento sobre el tipo de información solicitada y recogida de datos. Hemos comprobado que son los estudiantes internacionales los que, en este periodo, principalmente demandan los servicios de la Oficina de Alojamiento.

La aplicación de toma de datos que se encuentra habilitada en los ordenadores de La Casa del Estudiante es otro de los recursos que facilitan la recogida de datos periódicamente.