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PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES
EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES VALENCIA, C.A.
UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO
Autores: Adrían Meléndez Anais Ramírez
Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 87123
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES
EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES VALENCIA, C.A. UBICADA
EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO
Proyecto del Trabajo de Grado para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública
Autor(es): Adrían Meléndez Anais Ramírez
Tutor(a): Ischia Gavidia
San Diego, Septiembre de 2014
ACEPTACIÓN DEL TUTOR
Quien suscribe,Ischia Gavidia, portador de la cédula de identidad Nº 12.761.769,
en mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por los ciudadanos Adrían
Meléndez y Anais Ramírez portadores de la cédula de identidad Nº 19601140 y
18410026 respectivamente, titulado PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES
CONTABLES EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES
DESECHABLES VALENCIA, C.A. UBICADA EN VALENCIA, ESTADO
CARABOBO presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciado en
Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del
jurado examinador que se designe.
En San Diego, a los 29 días del mes de Septiembre del año 2014
___________________
Lcda. Ischia Gavidia
C.I: 12.761.769
AGRADECIMIENTO
AGRADECIMIENTO
ÍNDICE GENERAL
CONTENIDO pp.
AGRADECIMIENTO……………………………………………………………… v
ÍNDICE DE CUADROS…………………………………………………………… ix
ÍNDICE GRÁFICOS……………………………………………………………….. x
RESUMEN INFORMATIVO ................................................................................... xi
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1
CAPÍTULO
I EL PROBLEMA……………………………………………………... 3
1.1Planteamiento del Problema ................................................................ 3
1.2.Formulación del Problema ................................................................6
1.2. Objetivos ................................................................................................6
1.3. Justificación................................................................................................7
II MARCO TEÓRICO ................................................................................................9
2.1. Antecedentes ................................................................................................9
2.2. Bases Teóricas ................................................................................................13
2.3. Definición de Términos.....................................................................................25
III MARCO METODOLÓGICO ................................................................27
3.1. Tipo y Diseño de la Investigación………………………………. 27
3.2. Fases Metodológicas…………………………………………….. 28
IV RESULTADOS ................................................................................................32
4.1 Análisis y Presentación de los Resultados……………………….. 32
4.2 Análisis de la Lista de Cotejo……………………………………. 32
4.3 Análisis del Cuestionario………………………………………… 33
V LA PROPUESTA……………………………………………………. 43
5.1 Presentación de la Propuesta……………………………………… 43
5.2 Justificación de la Propuesta……………………………………… 44
5.3 Objetivos de la Propuesta……………………………………….… 44
5.4 Factibilidad de la Propuesta………………………………………. 45
5.5 Desarrollo de la Propuesta ………………………………………… 45
CONCLUSIONES Y REFLEXIONES ……………………………………………. 57
REFERENCIAS ........................................................................................................ 60
ANEXOS ................................................................................................................... 62
LISTA DE CUADROS
CONTENIDO CUADRO p.p
1 Lista de Cotejo …………………………………………………. 32
2 Registros Contables…………………………………………….. 34
3 Reporte Contables ……………………………………………… 35
4 Funciones del personal ………………………………………… 36
5 Normas y procedimientos………………………………….…… 37
6 Planificación de Operaciones…………………………………... 38
7 Procedimientos………………………………………………..... 39
8 Estados Financieros…………………………………………….. 40
9 Procesos Contables……………………………………………... 41
10 Transacciones Contables……………………………………….. 42
LISTA DE GRÁFICOS
CONTENIDO
GRÁFICO p.p
1 Registros Contables…………………………………………….. 34
2 Reporte Contables ……………………………………………… 35
3 Funciones del personal ………………………………………… 36
4 Normas y procedimientos………………………………….…… 37
5 Planificación de Operaciones…………………………………... 38
6 Procedimientos…………………………………………………. 39
7 Estados Financieros…………………………………………….. 40
8 Procesos Contables…………………………………………….. 41
9 Transacciones Contables……………………………………….. 42
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA CARRERA DE CONTADURÍA PÚBLICA
PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES EN LA EMPRESA FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES
VALENCIA, C.A. UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO
Autores:Adrían Meléndez Anais Ramírez Tutor: Ischia Gavidia Fecha: Septiembre de 2014
RESUMEN INFORMATIVO
La presente investigación se desarrolla en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. (Fanalpade Valencia, C.A), la cual presenta deficiencias en la gestión contable que se lleva a cabo, dado que se están presentando inconvenientes en la recaudación, análisis, verificación y control de la información que se requiere para los registros contables; es por ello, que el objetivo general del estudio consiste en proponer procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la empresa. La investigación se enmarca bajo la modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo, apoyado en una revisión documental. Entre las técnicas de recolección de información que se emplearon, en primer lugar se tiene la observación directa, mediante una lista de cotejo para para diagnosticar la situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable. Otra técnica que se utilizó fue la encuesta, mediante un cuestionario, el cual permitiódeterminar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones contables a través de una matriz de riesgo y controles contables. Este cuestionario fue aplicado a la población objeto de estudio conformada por cinco (5) trabajadores que laboran en el área de Administración de la empresa. Una vez analizado los resultados se concluyó que la gestión administrativa no permite llevar un control de los procedimientos financieros, puesto que no se tienen establecidas políticas contables. En este sentido, se diseñaron procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables, basado en funciones, normas, políticas y procedimientos contables. Descriptores: Procedimientos Financieros, Transacciones Contables, Procedimientos Contables, Controles Contables.
INTRODUCCIÓN
Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa diseñar el
procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Al
hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que las
operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homogénea por las
unidades organizativas de la entidad. En este contexto, los procesos financieros
constituyen una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos
con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras
por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para
lograrlo. Por lo tanto, para que la empresa pueda alcanzar el éxito, es indispensable
que tenga un control sobre todas sus operaciones comerciales.
Visto de esta forma, las empresas involucran infinidad de transacciones financieras
durante sus actividades normales. Los informes sobre cada ciclo de transacción en
contabilidad son esenciales para una empresa a la hora de determinar la rentabilidad
de un proceso o producto. Saber cómo determinar el punto de inicio y la interacción
de un ciclo con otro es un paso crucial para comprender las tareas del flujo de
trabajo.Identificar estos ciclos y sus actividades específicas es esencial para
determinar la eficacia y rentabilidad de una empresa.
En este contexto, se presenta la investigación, en la empresa Fábrica Nacional de
Pañales Desechables Valencia, C.A. (Fanalpade Valencia, C.A) ubicada en Valencia,
Estado Carabobo, la cual presenta como problemática deficiencias en la gestión
contable, puesto se carece de procedimientos adecuados para el manejo y registro de
las transacciones contables. En tal sentido, se plantea como objetivo general proponer
procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones
contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.
ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
El estudio se estructura en los siguientes capítulos a saber:
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Capítulo I. El Problema, se plantea la problemática de la empresa, se establecen
los objetivos (Generales y Específicos), posteriormente se justifica el estudio, los
alcances y la formulación del problema.
Capítulo II. Marco Teórico, se describen los antecedentes del estudio y se
adaptan las teorías relacionadas con la investigación, y se nombran sus bases teóricas
y definiciones de términos básicos.
Capítulo III: Comprende el marco metodológico de la investigación, compuesto
por el tipo y diseño de la investigación, la población y muestra, las técnicas e
instrumentos de recolección de datos, y las técnicas de análisis de datos.
Capítulo IV: En este capítulo se muestran los resultados de la investigación, una
vez aplicada las diferentes técnicas de recolección de datos.
Capítulo V: contiene la presentación de la propuesta, los objetivos, la
justificación, la factibilidad, el desarrollo de la propuesta, las conclusiones y las
recomendaciones.
Finalmente se presentan las referencias bibliográficas.
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
Las organizaciones de hoy en día se enfrentan a una gran cantidad de cambios y
tendencias los cuales generan la necesidad de crecer y de responder a las debilidades
y amenazas que se presenten. Desde el punto de vista externo, el entorno empresarial
actual, marcado por la incertidumbre y el riesgo y caracterizado por la
internacionalización de los mercados, la disminución de las barreras comerciales, el
acceso a la información y avances tecnológicos, han provocado cambios en la forma
de gestionar de las empresas. De igual forma, desde el enfoque de gestión interna de
sus procesos, la empresa tiende a evolucionar, cambiar y adaptarse a los cambios
permanentes y continuos del entorno.
En este sentido, las organizaciones necesitan flujo de datos constantes y precisos
para tomar las decisiones correctas que les permita hacerles frente a la intensa
competencia a las que están sometidas en un ambiente de globalización, para
enrumbar la entidad al logro de sus objetivos. La magnitud del valor de la
información es incalculable, ya que las empresas que cuentan con la mayor cantidad y
calidad de datos podrán tomar mejores decisiones.
Desde este punto de vista, la contabilidad es uno de los principales sistemas de
información que reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores y
contadores, así como un excelente banco de datos para producir el futuro de las
empresas. Es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales ypor
tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y
afectación de las técnicas de la ciencia contable, desde la actividad económica más
pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones.
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Se puede decir entonces, que es un sistema adaptado para clasificar hechos
económicos que ocurren en un negocio, de tal manera que se convierte en el eje
central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del
máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada.
Por otro lado, los registros y transacciones financieras constituyen el punto de
partida de un sistema contable; a partir de ellos, se analiza la estructura financiera de
cualquier institución, por lo tanto son de gran importancia porque permiten controlar
un área que constituye la parte económica de las organizaciones, pero estas
transacciones contables no son realizadas arbitrariamente; existen un conjunto de
normas y procedimientos que rigen el proceso de los registros contables; estas normas
permiten y garantizan la veracidad de la información registrada y así emitir estados
financieros confiables.
De acuerdo a Redondo (2004): “para poder satisfacer adecuadamente los objetivos
de una organización, el proceso contable debe ser comprensible, sistemático y útil y
en ciertos casos requiere que además la información obtenida sea comparable y
confiable.”(p 30).
Al respecto, todas las operaciones y transacciones realizadas en una organización
necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de determinar la
claridad del funcionamiento transparente de cada una de sus operaciones, el análisis e
interpretación de los resultados obtenidos y proveer información confiable de las
actividades financieras para contribuir a un mejor funcionamiento de la empresa.
Razón por la cual, los procedimientos contables y financieros son de gran importancia
en toda organización.
En este contexto, para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se
precisa diseñar el procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en
ella se realizan. Al hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que
posibiliten que las operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma
homogénea por las unidades organizativas de la entidad.
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Se puede señalar, que los procedimientos financieros se convierten en es un
mecanismo indispensable para realizar una administración efectiva de los recursos
con los cuales cuentan. Estos procedimientos de manera adecuada, permiten que la
información contable sea de manera oportuna y efectiva,puesto que proporcionan los
datos necesarios a los contadores para analizar la situación actual, identificar
problemas inmediatos y encontrar soluciones, descubrir patrones y tendencias que les
permitan formular objetivos apropiados para el futuro, y tomar decisiones inteligentes
sobre el uso de recursos económicos, financieros y materiales.
Visto de esta manera, la contabilidad debe plasmar estos cambios, exigiendo a las
empresas que cumplan un nivel de calidad en la información publicada, que permita a
los usuarios cubrir sus nuevas necesidades de información, puesto que el tratamiento
de las transacciones contables, así como la revelación de información contable por
parte de las entidades resulta imprescindible para facilitar la adopción de decisiones a
los usuarios de la misma,por ende, los responsables de llevar a cabo el proceso
contable dentro de las organizaciones necesitan administrar de manera rápida y
eficiente el volumen de transacciones que se generan en su entorno.
Desde esta perspectiva, se presenta la investigación, específicamente en la empresa
Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. (Fanalpade Valencia, C.A)
ubicada en Valencia, Estado Carabobo, cuya misión es la de fabricar y distribuir
productos higiénicos-sanitarios de la más alta calidad con la mayor eficiencia y
efectividad. Esta organización, presenta deficiencias en la gestión contable que se
lleva a cabo, dado que se están presentando inconvenientes en la recaudación,
análisis, verificación y control de la información que se requiere para los registros
contables; puesto se carece de procedimientos adecuados para el manejo y registro de
las transacciones contables.
Asimismo, no existen criterios de contabilidad de registros de documentos, ni para
presentar la información contable de forma comprensible para el mayor número de
usuarios, ya que los registros contables financieros no se efectúan bajo los principios
establecidos, tales como objetividad, equidad, uniformidad, y consistencia de la
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información, lo cual no permiten una fácil interpretación de los datos, trayendo
descontrol en las transacciones financieras, dado que al final de mes se deben
reclasificar nuevamente las cuentas.
Lo anterior planteado, genera que la información registrada no sea oportuna,
ocasionando retrasos en la entrega de los estados financieros, los cuales deben ser
veraces, oportunos y confiables para que contribuyan con la eficiencia y eficacia del
buen funcionamiento financiero.
Del mismo modo, ha originado mal manejo de todos los recursos empresariales, y
a corto plazo se ha observado las consecuencias de las malas decisiones de la
gerencia, evidenciándose, en el incumplimiento de los objetivos departamentales,
demora en los plazos de entrega, mal uso del presupuesto asignado, entre otros. Es
por ello, que se proponen procedimientos financieros adecuados para el tratamiento
de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
1.1.1 Formulación del Problema
Una vez planteada la problemática de la empresa, se presenta la siguiente
interrogante: ¿Cuáles serían los procedimientos financieros adecuados para el
tratamiento de las transacciones contables en la empresa Fabrica Nacional de
Pañales Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo?
1.2 Objetivos de la Investigación
1.2.1 Objetivo General de la Investigación
Proponer procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las
transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables
Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
7
1.2.2 Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual que presenta la empresa con respecto a los
procedimientos financieros empleados en el manejo contable.
• Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones
contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.
• Diseñar procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las
transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
1.3 Justificación de la Investigación
La gestión administrativa y contable llevada de manera eficiente en las empresas,
constituye una poderosa herramienta de control, que permite analizar si las decisiones
tomadas, en un lapso de tiempo determinado, fueron correctas o no, si los datos
utilizados para caracterizar o dimensionar las actividades fueron las más
acertadas.Por medio de la información financiera, contable y administrativa se logra
analizar e interpretar la situación de la empresa, para así poder tomar decisiones en
conjunto con la gerencia y formular las estrategias que permitan dar respuestas, así
como también alcanzar la visión y misión trazadas por la organización.
Desde este punto de vista la investigación se justifica, puesto que con la aplicación
de los procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones
contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A., se
llevará un control financiero, proporcionando la información suficiente sobre el
desenvolvimiento, gestión y desarrollo económico y financiero, lo cual le permite a
los gerentes y administradores tomar las decisiones correspondientes para la
consecución de los objetivos de la organización y un manejo óptimo de los recursos.
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Asimismo, se establecerá el registro de las transacciones contables para la
administración de la empresa, que permitan elaborar en forma oportuna los estados
financieros, registrar, clasificar y resumir en forma significativa, así como en
términos monetarios, las transacciones y eventos de carácter financiero de la
organización, así como la interpretación de sus resultados en observancia de los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
De igual forma, la investigación aporta información relevante acerca de los
procesos actuales relacionados con la gestión contable. A su vez, prever y resolver
problemas de obtención de los recursos necesarios, así como mantener niveles de
gastos y costos adecuados, entregar servicios de una alta calidad, que pueden ser de
gran utilidad para aquellas personas que quieran incursionar en el tema, así como
también para aquellos empresarios que deseen conocer la importancia de los mismos
en las organizaciones.
A nivel académico y teórico la realización de este proyecto contribuirá a futuros
investigadores de la Universidad José Antonio Páez, así como a la la línea de
investigación donde se inserta el estudio, pues se convierte en una fuente de
información que les permitirá fortalecer los conocimientos acerca de la transacciones
contable y financieras, su registro y presentación en los estados financieros, lo cual
genera un mayor control en las finanzas. Por otro lado, aporta un gran beneficio para
los autores, ya que contribuye a ampliar el conocimiento contable, permitiendo
combinar la formación académica con la práctica.
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1 Antecedentes de la Investigación
Para llevar a cabo cualquier investigación, es necesario tomar en cuenta una serie
de factores y posibilidades, orientadas hacia la solución del problema, el cual se basa
en teorías de estudios o trabajos realizados con anterioridad. Tamayo y Tamayo, M
(2008) citan: “Los antecedentes de investigación tratan de hacer una síntesis
conceptual de las investigaciones o trabajos realizados sobre el problema formulado
con el fin de determinar el enfoque metodológico de la misma investigación” (p. 98).
A continuación se presentan los antecedentes seleccionados para el estudio.
Bracho, H (2013), titulado: “Lineamientos Administrativos y Financieros para
mejorar la Gestión Contable en la empresa Di Lorenzo, C.A.”, presentado en la
Universidad José Antonio Páez (UJAP), como requisito para optar por el título de
Licenciada en Contaduría Pública. La organización objeto de estudio presenta
deficiencias en los procesos contables que se llevan a cabo, por lo que el objetivo
general consistió en proponer lineamientos administrativos y financieros que
permitan mejoras en la gestión contable de la empresa. Este trabajo se ubicó bajo la
modalidad de proyecto factible, con un diseño de campo y una revisión documental.
Entre las técnicas de recolección de información empleadas se tiene la observación
directa y un cuestionario aplicado a la población objeto de estudio, la cual estuvo
conformada por 3 trabajadores que laboran en la empresa, tomando como muestra
todos los elementos de la población.
Una vez analizado los resultados, se concluye que los registros contables de la
empresa no emiten información confiable y actualizada, por ende existen fallas en el
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proceso de información administrativo y contable dentro de la organización. En tal
sentido, aplicación de los procesos propuestos generarán resultados realmente
confiables, eficientes y efectivos, así como manejo de los controles internos, lo que
permitirá el cumplimiento de los objetivos trazados.
La vinculación de este antecedente con la presente investigación, reside en la
importancia que tienen los procesos administrativos y financieros para mejorar la gestión
contable, a través de datos, reportes, e información consolidada. Por lo cual sirve de
marco de referencia para la propuesta de procedimientos financieros para mejorar las
transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables
Valencia, C.A.
Ho, M (2012), quién realizó un trabajo titulado. “Lineamientos
Administrativos para el mejoramiento de las Funciones Contables en la
empresa, Restaurant Mega Sabor, C.A. Ubicada en Valencia, Estado
Carabobo”. Presentado en la Universidad José Antonio Páez, como requisito para
optar por el título de Licenciada en Contaduría Pública. Esta investigación presenta
como problemática deficiencias en las funciones contables, debido a que se han
mantenido en manos de un asesor externo, lo que generó que no se conociera la
realidad financiera. Para solucionar la problemática se planteó como objetivo general
proponer lineamientos administrativos para el mejoramiento de las funciones
contables. Este trabajo se ubica bajo la modalidad de proyecto factible, con un diseño
de campo de tipo descriptivo, con apoyo documental.
Entre las técnicas de recolección empleadas se tiene la observación directa y la
encuesta, utilizando como instrumento un cuestionario, el cual fue aplicado a una
población conformada por 7 trabajadores que laboran en la empresa. Cabe resaltar
que la muestra la conforman todos los elementos de la población.. Una vez analizado
los resultados, se concluye que el proceso contable que se lleva a cabo en la empresa
no es el más idóneo, ya que los procedimientos contables no están definidos de tal
manera que le permita cumplir con los objetivos que persigue la empresa.
Por lo que propone, lineamientos administrativos para el mejoramiento de las
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funciones contables en la empresa, dicha propuesta le permitirá a la organización
analizar las debilidades que se observan con respecto a la gestión contable, realizando
los correctivos necesarios, también reforzar las fortalezas observadas y así cumplir las
metas.
El antecedente citado guarda relación con la presente investigación puesto que se
fundamentan en la necesidad de proponer una serie lineamientos administrativos para
el mejoramiento de las funciones contables en la empresa y poder presentar una
información confiable que se reflejará en los estados financieros, lo cual le permitirá
a la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. establecer
procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones
contables.
Saiduvis, C (2011), titulado: “Manual de Procedimientos Contables para la
empresa Servicios Y Construcciones J.M.H, C.A, Localizada en Cumaná Estado
Sucre”, realizada en la Universidad de Oriente para optar por el título de licenciado
en Contaduría Pública. La empresa requiere de un manual contable con el fin de
llevar a cabo todas las operaciones financieras y saber la importancia de las
estructuras contables. Es por esto que se planteó como objetivo general diseñar un
manual de procedimientos contables para la empresa. Metodológicamente
corresponde a una investigación documental y de campo, de carácter descriptivo-
explicativo. Se aplicó una entrevista no estructurada o informal, a diez profesionales
de la empresa.
Una vez analizado los resultados, se concluye que la empresa carece de una
estructura contable definida para realizar procesos contables, por lo cual propone la
elaboración de un manual de contabilidad que permita un mejor funcionamiento en el
Departamento de Contabilidad.
Este antecedente se tomó como referencia para la investigación, porque aporta
información teórica acerca de los procesos contables, normas, políticas y principios
contables; lo cual sirve de marco referencial para el presente estudio.
Arteaga, H y Noguera, M (2010), titulado: “Estrategias para mejorar la
12
Gestión de los Procesos Administrativos y Contables de la empresa Inversiones
Y Transporte Hermoral C.A.” , realizado en la Universidad de Carabobo para optar
por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El presente trabajo de grado tiene
como finalidad definir estrategias para mejorar la gestión de los procesos
administrativos y contables de la empresa Inversiones y Transporte Hermoral C.A. El
estudio se enmarcó dentro de una investigación cuantitativa del tipo investigación de
campo, con un nivel descriptivo, tomando en consideración una población de los 15
trabajadores que conforman el departamento de administración y contabilidad de la
empresa.
Se empleó como técnica la encuesta, bajo el instrumento de recolección de datos el
cuestionario en escala de Likert, validado a través del juicio de expertos. La
información recabada a través de estos instrumentos fue procesada por medio de un
análisis cuantitativo, que permitió la presentación de los resultados por medio de
tablas de frecuencia y gráfico de torta, así como su respectiva interpretación.
Luego de haber obtenido los datos se presentaron las conclusiones entre ellas: La
gerencia se concentra en dar respuesta a los problemas que se le presentan a diario,
deponiendo en un segundo plano las verdaderas funciones de una gerencia
estratégica., así mismo, la empresa pierde oportunidades desde el punto de vista
financiero al no manejar las mejores técnicas administrativas y contables.
Este antecedente guarda relación con la presente investigación, ya que propone
estrategias para mejorar la gestión de los procesos administrativos y contables de la
empresa, basándose en la eficiencia, eficacia y efectividad, por lo cual aporta
información para diseñar procedimientos financieros en las transacciones contables
en la empresa objeto de estudio.
Aquino, P, Berrizbeitia, L y Escobar, L (2010), quienes realizaron un trabajo
titulado: “Propuesta de Estrategias para optimizar la Gestión Contable del
Departamento de Contabilidad de la Dirección de Administración en la Alcaldía
Valencia, Edo. Carabobo.” Presentado en la Universidad de Carabobo como
requisito para optar por el título de Licenciado en Contaduría Pública. El
13
departamento de contabilidad de la entidad presenta deficiencia en la información
contable, lo cual no permite conocer y demostrar informes actualizados de los
registros que se almacenan en el sistema administrativo contable, es por ello que se
plantea como objetivo proponer estrategias para fortalecer la gestión contable del
departamento de Contabilidad. El método de investigación es de campo descriptivo,
ya que los datos recolectados fueron directamente tomados de la realidad objeto de
estudio.
El cuestionario y la observación directa fueron los instrumentos utilizados para la
recolección de datos, los cuales facilitaron información referente al diagnóstico actual
de los procesos contables que se desarrollan en el departamento de Contabilidad, el
mismo fue aplicado en la técnica de la encuesta en escala de Likert a doce
trabajadores que laboran en el departamento.
Una vez analizado los resultados, se concluye que no se tiene establecido un
manual de normas y procedimientos que guíen al personal en la elaboración de los
procesos contables, además no existe control en los procesos que aseguren que se
están realizando de manera idónea.
El antecedente expuesto guarda relación con la presente investigación en aspectos
referidos a la visualización de las estrategias de gestión contable para una
organización. En tal sentido, proporciona elementos que sirven de base para la
propuesta de procedimientos financieros para el tratamiento de las transacciones
contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.
2.2 Bases Teóricas
De acuerdo a Arias (2006), las bases teóricas “comprenden un conjunto de
conceptos y proposiciones que constituyen un punto de vista o enfoque determinado,
dirigido a explicar el fenómeno o problema planteado” (p 14). En este sentido, la
diversidad de temáticas relacionadas con el objetivo de esta investigación y el
carácter interdisciplinario de su estudio, se fijaron ejes temáticos que sirven de apoyo
14
teórico para el diseño de procedimientos financieros adecuados para el tratamiento
de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
2.2.1 Procedimientos Financieros
De acuerdo Weston (2006), la planificación financiera implica la elaboración de
proyecciones de ventas, ingresos y activos tomando como base estrategias
alternativas de producción y mercadotecnia, así como la determinación de los
recursos que se necesitan a fin de decidir posteriormente la forma de satisfacer los
requerimientos financieros. Por lo tanto, a través de los procedimientos financieros la
planificación financiera es una técnica que reúne un conjunto de métodos,
instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas
económicas y financieras por alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y
los que se requieren para lograrlo.
De acuerdo a Barriga, L (2009), “la totalidad del proceso implica la decisión sobre
un amplio conjunto de metas corporativas, y la elaboración posterior de una serie de
presupuestos y pronósticos para cada área significativa de las actividades de la
empresa”. (p 54)El análisis de pronósticos financieros empieza con las proyecciones
de los ingresos de ventas y de los costos de producción. En términos estándar de
negocios, un presupuesto es un plan que expone los gastos proyectados para una
cierta actividad y explica de donde provendrán estos fondos. De este modo, el
presupuesto de producción presenta un análisis detallado de las inversiones
requeridas en materiales, mano de obra e instalaciones de planta que serán necesarias
para dar apoyo al nivel pronosticado de ventas.
Durante el proceso de planeación, los niveles proyectados de cada uno de los
distintos presupuestos de operación serán combinados, y a partir de este conjunto de
datos los flujos de efectivo de la empresa serán calculados dentro del presupuesto de
efectivo. Si un aumento en ventas conduce a un flujo de efectivo negativo, la
15
administración puede prever que se requerirá un financiamiento adicional y la fecha
en que estos fondos serán necesarios. De este modo, la planeación financiera permite
a la empresa determinar oportunamente sus requerimientos de financiamiento,
dándole así amplias oportunidades para obtener los fondos en una forma óptima.
2.2.2 Elementos de los Procedimientos Financieros
De acuerdo a Barriga, L (2009), la planificación financiera es un aspecto que
reviste gran importancia para el funcionamiento y, por ende, la supervivencia de la
empresa. Son tres los elementos clave en el proceso de planificación (procesos)
financiera:
1. La planificación del efectivo: consiste en la elaboración de presupuestos de caja.
Sin un nivel adecuado de efectivo y pese al nivel que presenten las utilidades la
empresa está expuesta al fracaso.
2. La planificación de utilidades: se obtiene por medio de los estados financieros
pro forma, los cuales muestran niveles anticipados de ingresos, activos, pasivos y
capital social.
3. Los presupuestos de caja y los estados pro forma: son útiles no sólo para la
planificación financiera interna; sino que forman parte de la información que exigen
los prestamistas tanto presentes como futuros.
Los objetivos de los procedimientos financieros, provienen en gran medida de las
necesidades de aquellos que usan la información, que a su vez depende
significativamente de la naturaleza de las actividades y decisiones económicas de los
usuarios. En este sentido, para la empresa Fabrica Nacional de Pañales Desechables
Valencia, C.A. llevar un control de los procesos financieros, le permitirá manejar de
manera eficiente las transacciones contables, proporcionando la información
suficiente sobre el desenvolvimiento, gestión y desarrollo económico y financiero. A
partir de ellos, se analiza la estructura financiera de cualquier institución, por lo tanto
son de gran importancia porque permiten controlar un área que constituye la parte
16
económica de las organizaciones.
2.2.3 Procedimientos Contables
De acuerdo a Catacora (2009), los procedimientos contables se definen “como
todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el
registro de las transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de
contabilidad”. (p 71). Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer
procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos generales de
cuentas de los estados financieros.
Por otro lado Elizondo (2003) lo define como “el conjunto de fases a través de
las cuales la Contaduría Pública obtiene y comprueba información financiera”. ( p
387). Es un ciclo o fases de la contabilidad que se repiten en cada periodo, este va
desde el registro inicial hasta los estados financieros finales, en este proceso las
transacciones son registradas y clasificadas de acuerdo a la empresa bien sea pública
o privada.
Cuando se trata de definir el proceso contable se debe estudiar la naturaleza de
las transacciones involucradas; éstas se clasifican en externas o internas, según sea
que participen terceros o no en las operaciones de la empresa. La contabilidad
financiera está interesada solamente en aquellas transacciones medidas en términos
monetarios siempre y cuando afecten la posición financiera de la empresa.
Si los gerentes, inversionistas, acreedores y empleados van a darle un uso eficaz a
la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo
obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta
comprensión el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de
contabilidad, y de los procesos que se utilizaron para obtener tales resultados.
Un proceso contable sirve para conocer y demostrar los recursos controlados por
un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir los recursos a otros entes,
los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
17
período. Uno de los aspectos que es preciso considerar cuando se estudia la empresa
mediante el enfoque de procesos es la estructura, el medio en que ella está inserta y a
la cual pertenece con un sentido de dependencia. Esta dependencia y subordinación
plantea determinadas exigencias a las cuales debe ceñirse y/o dar respuestas.
El proceso contable abarca una serie de elementos que le dan su esencia primaria,
los cuales son parte integral de un conjunto de operaciones y actividades que
desarrolla empresa objeto de estudio. Dichos elementos son: transacciones, cuentas,
registros contables, estados financieros y toma de decisiones, entre otros. Por lo cual,
la empresa en estudio requiere.
2.2.7 Características de los Procedimientos Contables
De acuerdo a Redondo (2004): “para poder satisfacer adecuadamente sus
objetivos, el proceso contable debe ser comprensible, sistemático y útil y en ciertos
casos requiere que además la información obtenida sea comparable y confiable.”(p
30). La información es útil cuando es pertinente y sus fuentes sean fidedignas. Es
comprensible cuando sea fácil de interpretar y analizar; y la información es confiable
cuando es neutral, verificable y en la medida en que represente fielmente los hechos
económico. Sus características son las siguientes:
• Son de aplicación específica para cada caso, desarrollando varios procedimientos
para una sola labor, de acuerdo con los requerimientos de la organización.
• Son flexibles, ya que permiten cambios necesarios, es decir, son adaptables a los
problemas que se vayan generando.
• Tienen la particularidad de ser estables, en el sentido que llevan una misma
secuencia de acuerdo con lo planteado previo a su ejecución.
• Los procesos contables bien diseñados ofrecen control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
• Además le dan a la administración control sobre las operaciones de la empresa.
18
Los procedimientos contables le permitirá a la empresa mantener un adecuado
control de las diferentes operaciones y transacciones financieras que en ellas se
ejecutan, y así proporcionar información confiable a través de los estados financieros
y dar a conocer su posición financiera por los resultados obtenidos, de sus
operaciones en un periodo determinado con la finalidad de contribuir a la toma de
decisiones y al logro de los objetivos propuestos por la empresa. Asimismo, permitirá
que los procedimientos sean coordinados con los objetivos pautados y a las
necesidades administrativas, contables y operativas que tenga la organización en la
realización de sus actividades.
2.2.8 Transacciones contables
De acuerdo al Manual Financiero Contable (2011), señala que
Son herramientas que sirven de base para el registro de las operaciones e incluso una vez que inicia la actividad contable de la empresa, estas se repiten en cada periodo contable y es importante la aplicación de cada uno de ellos debido a que se evitan errores al momento de realizar los pases a los mayores y se pueden realizar estados financieros más confiables. (p 20).
Para la operación contable, es necesario que la empresa lleve en forma
computarizada los siguientes registros: Auxiliares: Este registro identifica las distintas
integraciones necesarias para la adecuada presentación, interpretación y control de
cada una de las cuentas contables que así lo requieran, tal es el caso de las cuentas por
cobrar y pagar. Asimismo, los Registro Diario, que se debe controlar y presentar el
movimiento diario de las operaciones, ya sean internas o que correspondan a la
ejecución de órdenes de trabajo/producción, identificando el número de partida,
cuenta y/o descripción, montos de débito y montos de crédito. Finalmente los Saldos
Acumulados: Este registro debe controlar y presentar el saldo acumulado de cada
cuenta utilizada para el registro de sus operaciones, derivadas de la ejecución órdenes
de trabajo/producción.
19
Lo planteado, se relaciona con la presente investigación, ya que todas las
transacciones contables que realiza la empresa objeto de estudio, deben ser
clasificadas y registradas en la contabilidad. Para esto se utilizan los asientos
contables que los registros monetarios escritos de una transacción u operación
comercial realizada por el ente económico.
2.2. 9 Proceso para el Registro de las Transacciones Contables
De acuerdo al mismo autor, eestablece los siguientes Pasos.
Paso 1. El inicio de actividades de la empresa genera el primer paso del ciclo
contable el cual consiste en el registro del aporte constitutivo de la empresa en el libro
de inventarios. Este registro se fundamenta en la relación de los aportes que realiza el
propietario de la empresa y que generalmente se presenta bajo la forma de un Balance
General, anexo al documento constitutivo (Registro de comercio).
Paso 2. Un paso previo al registro de las operaciones consiste en la verificación,
comprobación y análisis del documento que ampara la transacción, para así garantizar
la veracidad, autenticidad y exactitud de la información que se va a registrar.
Además, debe identificarse que cuentas se afectan en la transacción y por cuánto se
afectan.
Paso 3. Consiste en el registro de la transacción que ya ha sido verificada,
comprobada y analizada en el libro diario. Este libro se conoce como libro de entrada
original y recibe las anotaciones de las operaciones realizadas por la empresa en
orden cronológico.
Paso 4. Se refiere al traslado de las transacciones que ya han sido registradas en el
diario hacia el libo mayor. Esta acción conocida como pases al mayor o
20
mayorización, permite que las cuentas que se han afectado en el libro diario sean
clasificadas en el libro mayor a objeto de conocer sus saldos individualmente.
Paso 5. En el libro diario las transacciones se registran en términos iguales de cargos
y créditos. Posteriormente se efectúan los pases al mayor, afectando las respectivas
cuentas para ir conociendo el saldo de cada una de ellas. Entonces, se deduce que la
sumatoria de los saldos de las cuentas deudoras es igual a la sumatoria de los saldos
de las cuentas acreedoras. Esta verificación matemática se conoce como Balance de
Comprobación. La frecuencia con que la empresa prepare esta relación de saldos,
dependerá de su periodo contable o de sus necesidades de información.
Paso 6. La fecha de cierre marca la finalización del periodo contable seleccionado
por la empresa. Debe recordarse que la Ley establece que no debe ser superior a un
año y que no es necesario que coincida con el año civil. Con base en el último
Balance de Comprobación, el cual representa una acumulación de los meses
anteriores, se debe proceder a realizar un análisis completo de cada una de las cuentas
que lo integran con el propósito de actualizar sus saldos por medio de los ajustes y
correcciones. Los asientos resultantes del proceso de ajuste y correcciones deben ser
registrados y mayorizados para obtener un Balance de Comprobación Ajustado, a
través del cual se preparan los estados financieros.
Paso 7. Se trata de un paso conveniente más no obligatoria dentro del proceso
contable, el cual consiste en la preparación de un borrador contable. Este borrador
contable se conoce como hoja de trabajo y consta de seis pares de columnas.
Actualmente, esta hoja de trabajo es preparada a través de una hoja de cálculo en la
computadora.
Paso 8. Si se ha realizado la hoja de trabajo se parte de ella para preparar los estados
financieros. Si esta no se ha efectuado, se parte del balance de comprobación ajustado
21
que se ha obtenido a partir de la realización del Paso N°6. En este texto se limita la
presentación de los estados financieros básicos al Balance General y al Estado de
Resultados. El estado de Resultados está conformado por las cuentas nominales y el
Balance General por las cuentas reales, valoración y orden.
Paso 9. Este penúltimo paso consiste en la cancelación de los saldos de las cuentas
nominales y en su traspaso de los resultados del ejercicio económico a la cuenta de
patrimonio. Este proceso se conoce con el nombre de asientos de cierre. Estos
asientos, al igual que los asientos producto de los ajustes y correcciones, deben ser
registrados en el libro diario pasados al mayor. El Balance de Comprobación que se
obtenga inmediatamente después del cierre, contendrá solamente cuentas reales, de
valoración y orden.
Paso 10. Se registrará en el libro de inventario la relación detallada de bienes,
derechos y obligaciones que tiene la empresa a la fecha de cierre del ejercicio.
Además, los estados financieros obtenidos en el paso N°8 pueden ser registrados en el
libro de inventarios. Con este paso finaliza el ciclo contable y se inicia para el
próximo periodo en el paso N°2.
Toda transacción se debe registrar, a través de un proceso establecido previamente,
en los libros contables. Es de vital importancia tener claro el proceso de registro de
las transacciones económicas, para lo cual es necesario el análisis de dicha
transacción a través de preguntas que se deben hacer y que indicarán que clase de
cuenta se puede utilizar, y si la debe debitar o acreditar, aplicando además el principio
de la partida doble. Todas las operaciones contables se asemejan a una balanza en que
cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe
tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado
derecho de la balanza por igual valor para que no exista desequilibrio. Este hecho es
conocido como el principio de la partida doble.
22
2.2. 10 Control Contable
Según Meigs y Meigs, (2000). El control interno contable: “Comprende el plan de
organización, procedimiento y registro que se refieren para salvaguarda de los activos
y confiabilidad de los estados financieros” (p. 165). Ejemplo de ello, es cuando
ninguna persona o departamento podrá manejar todos los aspectos de una transacción
de principio a fin. Es decir, la aprobación, autorización, ejecución y registro de cada
transacción deberá ser realizada por personas o departamentos relativamente e
independiente, de esta manera, ningún departamento podrá completar una transacción
que no hay sido revisada, aprobada y registrada por otros departamentos.
Asimismo, Aguirre (1997), establece que “el control interno contable, está
conformado por los controles y métodos establecidos para garantizar protección de
los activos y la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables (p 50), es
decir, comprende aquella parte del control interno que influye directa o
indirectamente en la confiabilidad de los registros contables y la veracidad de los
estados financieros, cuentas anuales o estados contables de síntesis.
Los controles contables para la empresa Se puede decir que comprende de
métodos y procedimientos relacionados con la autorización de transacciones, tal es el
caso de los registros financieros y contables.
Para la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia el control
contable tiene como misión ayudar en la consecución de los objetivos generales
trazados por la empresa, y esto a su vez a las metas específicas planteadas que sin
duda alguna mejorará la conducción de la organización, con el fin de optimizar la
gestión administrativa.
2.2.11 Objetivos del Control Interno Contable
El mismo autor, señala que Las finalidades asignadas tradicionalmente al
23
control interno contable son:
• La custodia de los activos o elementos patrimoniales.
• Salvaguardar los datos y registros contables, para que las cuentas anuales o estados
contables de síntesis que se elaboren a partir de los mismos sean efectivamente
representativos constituyan una imagen fiel de la realidad económico-financiera de
la empresa. Habrá de estar diseñado de tal modo que permita detectar errores,
irregularidades y fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable,
así como recoger, procesar y difundir adecuadamente la información contable, con
el fin de que llegue fidedigna y puntualmente a los centros de decisión de la
empresa. Sin una información contable veraz ninguna decisión económica racional
puede ser tomada sobre bases seguras, ni tampoco podrá saberse si la política
económica empresarial se está ejecutando correctamente.
• La integridad de la información: Que todas las operaciones efectuadas queden
incluidas en los registros contables.
• La validez de la información: Que todas las operaciones registradas representen
acontecimientos económicos que en verdad ocurrieron y fueron debidamente
autorizados.
• La exactitud de la información: Que las operaciones se registren por su importe
correcto, en la cuenta correspondiente y oportunamente.
• El mantenimiento de la información: Que los registros contables, una vez
contabilizadas todas las operaciones, sigan reflejando los resultados y la situación
financiera del negocio.
• La seguridad física: Que el acceso a los activos y a los documentos que controlan
su movimiento sea solo al personal autorizado.
Es importante para la empresa en estudio conocer los objetivos del control
contable, ya que le brindará seguridad razonable en las operaciones se realizan de
acuerdo con autorizaciones de la administración, facilitará la preparación de estados
24
financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados y
poner a disposición de la gerencia información suficiente y oportuna para la toma de
decisiones.
2.2. 12 Elementos del Control Interno Contable
De acuerdo a lo señalado por Estupiñán (2008), los elementos son los siguientes:
• Autoridad y responsabilidad: Las empresas deben contar con definiciones y
descripciones de las obligaciones que tengan que ver con funciones contables, de
recaudación, contratación, pago, alta y baja de bienes y presupuesto, ajustadas a
las normas que le sean aplicables.
• Segregación de deberes: Las funciones de operación, registro y custodia deben
estar separadas, de tal manera que ningún funcionario ejerza simultáneamente
tanto el control físico como el control contable y presupuestal sobre cualquier
activo, pasivo y Patrimonio. Las empresas deben establecer unidades de
operaciones o de servicios y de contabilidad, separados y autónomas. Esto con el
propósito de evitar irregularidades o fraudes.
• Establecer comprobaciones internas y pruebas independientes: La parte de
comprobación interna reside en la disposición de los controles de las transacciones
para que aseguren una organización y un funcionamiento eficientes y para que
ofrezcan protección contra fraudes.
Para la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia el control
contable, le permitirá conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y en
la contabilización de éstas, a través de técnicas utilizadas para que al efectuar las
tareas de procesamiento y verificación de las transacciones, se salvaguarden los
activos y se constate que los registros financieros y presupuestarios estén respaldados
con la respectiva documentación comprobatoria.
25
2.3 Definición de Términos Básicos
Auditoría Cualquier investigación sistemática o evaluativa de los procedimientos u
operaciones con el objeto de determinar la conformidad con el prescrito, es una
revisión de exploraciones críticas que ejecutan un profesional contable de los
controles internos fundamentales y de los libros de contabilidad de una empresa.
Confiabilidad de la información Establece que los estados financieros deben tener
un mínimo grado de confianza, acerca de las cifras, y que estas se encuentran
razonablemente presentadas de acuerdo con principios de contabilidad.
Control de gestión: Sistema de administración que permite el seguimiento integral
de las acciones que se planean y ejecutan; determina el avance periódico de las
mismas, a fin de ejercer acciones de retroalimentación y correlación en caso de
incumplimiento o desviación.
Control interno: Es la función que tiene la gerencia de salvaguardar, y preservar los
bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos y ofrece la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización.
Efectividad: Es una medida que permite evaluar la capacidad para alcanzar metas
preestablecidas.
Eficiencia: Es la capacidad relativa de producir a una velocidad determinada con
costos más bajos, o bien, con los mismos costos, producir a una mayor velocidad.
Información Financiera: Conjunto de datos emitidos en relación con las actividades
derivadas de la gestión de los recursos financieros asignados a una sociedad. Muestra
la relación entre los derechos y obligaciones de la misma, su composición y las
variaciones de su patrimonio neto a lo largo de un periodo o en un momento
determinado.
Información Financiera: Es aquella información que muestra la relación entre los
derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y
variación de su patrimonio en un periodo o momento determinado.
Información razonable. La información será razonable, cuando ésta se ajuste a
26
normas, principios y procedimientos contables, de aceptación general.
Periodo Contable: Identificación que se establece entre las operaciones y eventos,
así como sus efectos desviados, susceptibles de ser cuantificados con el periodo en
que ocurre.
Políticas Es la forma por medio de la cual las normas fijadas van a lograrse o las
pautas establecidas para respaldar esfuerzos con el objeto de lograr las metas
establecidas.
Registro: Libro o documento que contiene o comprueba algunas o todas las
actividades de una empresa, o que contiene y justifica una transacción.
CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
En opinión de Arias (2006), al describir la metodología científica, reseña que:
“…método es la vía o camino que se utiliza para llegar a un fin o para lograr un
objetivo…” (p 18). Por su parte Tamayo (2009), plantea: “… Ese procedimiento
ordenado que se sigue para establecer lo significativo de los hechos y fenómenos
hacia los cuales está encaminado el interés de la investigación es lo que constituye la
metodología.”. (p. 175). Por lo cual, atendiendo al esquema normativo institucional
que rige este aspecto del trabajo, a continuación se describen los apartes metódicos
indicados en la fase de proyecto del presente trabajo.
3.1 Tipo y Diseño de la Investigación
El presente trabajo trata de una investigación cuyo propósito está orientado hacia
la propuesta de procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las
transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables
Valencia, C.A. En consecuencia, esta investigación se realiza bajo la modalidad de
Proyecto Factible. En este orden de ideas, el Manual de Trabajo de Grado de
Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales de la UPEL (2013) lo define como:
El proyecto factible consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p 7).
Asimismo, la investigación se sustenta en un diseño de campo, apoyado en una
28
revisión documental. Un estudio de campo es aquel donde el investigador enfrenta un
problema de tipo práctico que afecta a un individuo grupo social y los datos se
obtienen en el lugar donde se produce el problema. Al respecto, la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) (2013) señala que los estudios de
campo son:
El análisis sistemático del problema en la realidad, con el propósito bien de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos en el desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p. 18).
Se considera un estudio de campo, por la necesidad de recoger la información sobre la
situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos
financieros empleados en el manejo contable. Adicionalmente, se apoya en un estudio
documental o revisión bibliográfica, que según Sabino (2008) es el proceso mediante
el cual el investigador recopila, ordena, revisa, analiza, selecciona y extrae
información de diversas fuentes, principalmente de carácter bibliográfico, acerca de
un tema, con el propósito de construir conocimiento y comprensión más amplia y
precisa del mismo. Al respecto, será necesaria la revisión de documentos y fuentes
bibliográficas en la búsqueda de aportes teóricos, conceptuales y explicativos para
sustentar la investigación.
3.2 Fases Metodológicas
Fase I: Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa con respecto
a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable.
Para llevar a cabo esta fase fue necesario conocer la población. De acuerdo
Tamayo y Tamayo (2009), establece que la población es la:
29
…totalidad de un fenómeno de estudio, incluye la totalidad de unidades da análisis o entidades de población que integran dicho fenómeno y que debe cuantificarse para un determinado estudio integrando un conjunto N de entidades que participan de una determinada característica, y se le denomina población por constituir la totalidad del fenómeno adscrito a un estudio o investigación, (p.176).
En la presente investigación la población está constituida por cinco (5)
trabajadores que laboran en el área de Administración de la empresa. Por ser una
población pequeña no se utilizaron técnicas de muestreo, es decir, el tipo de muestra
es censal, por lo que va hacer igual a la totalidad de la población objeto de estudio.
López (1999) define la muestra censal “como aquella porción que representa a toda la
población, es decir la muestra es toda la población a investigar.” (P 12).
Luego de establecer la población y la muestra, se definen las diferentes técnicas de
recolección de información que se emplearon para llevar cabo la investigación.
Fernández, Hernández y Baptista (2006), señalan que la técnica de recolección de
información es: “Aquella que registra datos observables que representan
verdaderamente los conceptos o variables que el investigador tiene en mente” (p 235).
Para dar cumplimiento a esta fase se empleó como técnica de recolección de datos
la observación directa. De acuerdo a Arias (2006), define la observación directa de la
siguiente manera: “Es una técnica que consiste en visualizar o captar mediante la
vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca
en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecidos” (p. 69). Esta técnica utiliza como instrumento la lista de cotejo.
Según Palella y Martins (2006), señalan que “Las listas de cotejo o de control son
un instrumento muy útil para registrar la información cualitativa en situaciones de
aprendizaje, permite orientar la observación y obtener un registro claro y ordenado de
todo cuanto acontece”. (p.114). Esta herramienta se empleó para diagnosticar la
situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos
financieros empleados en el manejo contable, la misma se estructurará tomando en
30
cuenta los aspectos observados, indicando presencia o ausencia de cada uno de ello.
Fase II: Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones
contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.
Para llevar a cabo esta fase se empleó como técnica de recolección de
información la encuesta, la cual consiste en un conjunto de preguntas con respecto a
una o más variables a medir. Según Sabino (2008). “La encuesta trata de requerir
información a un grado socialmente significativo, sacar las conclusiones que se
corresponderán a los datos recogidos”. (p 35). Esta técnica utiliza los cuestionarios
como medio principal para reunir información, el cual es un instrumento para obtener
respuestas a preguntas, utilizando para ello un formulario impreso que es contestado
directamente por el encuestado. Al respecto, Arias (2006), establece que:
Es la modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita, mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario auto administrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del encuestador (p 74)
En este caso, se elaboró con preguntas dicotómicas (SI o NO) y se aplicó a la
población objeto de estudio para determinar los efectos del tratamiento inadecuado de
las transacciones contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.
Una vez recolectada la información a través de las técnicas e instrumentos
empleados, se dará inicio al procesamiento de los datos, para lo cual se utilizará el
cuantitativo. Sabino (2008), establece que el análisis cuantitativo consiste en:
“Registrar sistemáticamente comportamientos o conductas a los cuales, generalmente
se les codifica con números para darle tratamiento estadístico”. (p 450). Este análisis
se le aplicará al cuestionario, para luego ser sometidos a procedimientos de
codificación y tabulación para la presentación de los resultados. De igual forma, se
utiliza como técnica de análisis la estadística descriptiva, ya que esta estudia la
distribución de frecuencia para describir su comportamiento y realizar su respectivo
31
análisis.
Fase III: Diseñar Procedimientos Financieros adecuados para el Tratamiento
de las Transacciones Contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
En esta fase se tomaron en cuenta los resultados obtenidos luego de aplicar las
diferentes técnicas de información que se aplicaron en las fases anteriores. Lo cual,
permitió diseñar los procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las
transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables
Valencia, C.A. se espera que con esta propuesta se lleve adecuado un control
financiero que proporcione la información suficiente sobre el desenvolvimiento,
gestión y desarrollo económico y financiero, lo cual le permitirá a los gerentes y
administradores tomar las decisiones correspondientes para la consecución de los
objetivos de la organización y un manejo óptimo de los recursos.
CAPÍTULO IV
RESULTADOS
4.1 Análisis y Presentación de los Resultados
En este capítulo se presenta los resultados que se obtuvieron, luego de presentar
las técnicas e instrumentos de recolección de datos.
Fase I: Diagnóstico de la situación actual que presenta la empresa con respecto
a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable.
En esta fase se empleó como instrumento de recolección de información la lista
de cotejo para conocer la situación actual que presenta la empresa con respecto a los
procedimientos financieros empleados en el manejo contable.
Cuadro 1. Lista de Cotejo
Ítem Aspectos a Observar
Sí No
1 La gestión administrativa permite llevar un control de los
procedimientos financieros.
X
2 La gestión financiera posibilita la obtención de informes financieros
razonables.
X
3 La información financiera que se genera en la empresa es confiable. X
4 Las políticas para el manejo de los procesos administrativos -
financieros son expeditas.
X
5 Las decisiones financieras que se toman en la empresa les ayuda en la
planeación de las actividades de la organización.
X
Fuente: Empresa Fanalpade Valencia, C.A. departamento de Administración (2014)
33
Análisis:
Ítem Uno: Se observa, que en la empresa la gestión administrativa que se realiza no
permite llevar un control de los procedimientos financieros, ya que se presentan fallas
y debilidades en las actividades y operaciones cotidianas, tales como retrasos en el
registro de las transacciones contables.
Ítem Dos: En este ítem se observa, que la gestión financiera no posibilita la
obtención de informes financieros razonables, esto es debido a que no se cuenta con
procedimientos que permitan verificar y controlar las operaciones financieras.
Ítem Tres: Como se observa, la información financiera que se genera en la empresa
es confiable. Sin embargo, existen deficiencias en el proceso de información
administrativo y contable dentro de la organización.
Ítem Cuatro: Los resultados muestran, que las políticas para el manejo de los
procesos administrativos - financieros no son expeditas, porque no guían de manera
eficaz la correcta toma de decisiones administrativas y contables, esto puede
evidenciarse en las fallas que presentan actualmente los procesos administrativos y
contables.
Ítem Cinco: Como se aprecia en este ítem, las decisiones financieras que se toman en
la empresa no les ayuda en la planeación de las actividades de la organización, dado
que existe un descontrol sobre sobre las transacciones y operaciones que se ejecutan,
afectando la toma de decisiones oportuna en beneficio de la organización.
Fase II: Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones
contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.
En esta fase, se empleó como instrumento de recolección de información un
cuestionario estructurado con 10 preguntas cerradas. Los resultados se tabularon y se
codificaron en cuadros de frecuencias porcentuales, elaborando cuadros y gráficos de
barras expresados de manera porcentual, esto con la finalidad de facilitar la
comprensión por parte de los lectores.
34
Ítem 1 ¿Los registros contables de la empresa permiten el control de la información?
Cuadro 2. Registros Contables
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 40% NO 3 60%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 1. Registros Contables Fuente. Cuadro 2
Análisis:
Los resultados que se muestran en el gráfico uno, indican que el 60% de las
personas encuestadas considera que los registros contables de la empresa no
permiten el control de la información. Esto es debido a que existe un descontrol en las
transacciones financieras, puesto que al final de mes se deben reclasificar nuevamente
las cuentas. Por otra parte, un 40% opina que a través de los registros contables si se
aportan información confiable para la toma de decisiones.
35
Ítem 2 ¿Los reportes contables que se generan permiten conocer la situación
administrativa - financiera de la empresa?
Cuadro 3. Reporte Contables
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 40% NO 3 60%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 2. Registros Contables Fuente. Cuadro 3
Análisis:
El 60% de las personas encuestadas, considera que los reportes contables que se
generan no permiten conocer la situación administrativa - financiera de la empresa, ya
que no existe un control eficaz de las operaciones que se realizan en el área
administrativa. Sin embargo, un 40% señala que facilitan la gestión administrativa.
Cabe señalar, que los reportes contables son informes que proporcionan información
36
suficiente para pronosticar el desempeño futuro y, recomendar los cambios necesarios
para mantener una empresa alineada con el plan de negocios.
Ítem 3 ¿El personal se encuentra formado para llevar a cabo las funciones asignadas a
su cargo?
Cuadro 4. Funciones del personal
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 5 100% NO
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 3. Funciones del Personal Fuente. Cuadro 4
Análisis:
Como se observa en los resultados obtenidos, el 100% de las personas considera
que el personal se encuentra formado para llevar a cabo las funciones asignadas a su
cargo, ya que son trabajadores con amplia experiencia. Sin embargo, no existe un
control de las actividades que se realizan, por lo cual las funciones son llevadas a
cabo de acuerdo a los criterios de cada empleado. Por esto se hace necesario, que la
empresa desarrolle y mantenga una serie de procedimientos, a fin de que los
37
empleados puedan desenvolverse de manera correcta en cada uno de los puestos que
ocupen o actividades que realicen.
Ítem 4 ¿La empresa tiene establecidas de normas y procedimientos para el desglose
de funciones contables - administrativas?
Cuadro 5. Normas y procedimientos
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 40% NO 3 60%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 4. Normas y Procedimientos Fuente. Cuadro 5
Análisis:
Como se aprecia, el 60% de las personas encuestadas considera que en la
empresa no se tienen establecidas de normas y procedimientos para el desglose de
funciones contables – administrativas, dado que no existe información escrita
referente a las normas y procedimientos administrativos en el área contable. Por otro
38
lado, un 40% opina que las normas contables se encuentran establecidas un
documento donde se especifica paso a paso los procedimientos administrativos que
deben seguirse. Sin embargo, no se cumplen.
Ítem 5 ¿La gestión contable genera los datos necesarios para la planificación, de las
operaciones de la organización?
Cuadro 6. Planificación de Operaciones
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 1 20% NO 4 80%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 5. Planificación de Operaciones Fuente. Cuadro 6
Análisis:
Se observa que le 80% de las personas encuestadas considera que la gestión
contable no genera los datos necesarios para la planificación, de las operaciones de la
organización, esto es debido a que no existen criterios contables para los registros de
39
los documentos, lo cual no permite una fácil interpretación de los datos, trayendo
descontrol en las transacciones financieras, Por otra parte, un 20% opina que la
contabilidad aporta los datos necesarios para la planificación de las actividades.
Ítem 6 ¿Los procedimientos establecidos y los estándares de control están adaptados
a las actividades propias que desarrolla la empresa?
Cuadro 7. Procedimientos
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 1 20% NO 4 80%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 6. Procedimientos Fuente. Cuadro 7
Análisis
Como se observa, el 80% de las personas encuestadas, considera que los
procedimientos establecidos y los estándares de control no están adaptados a las
actividades propias que desarrolla la empresa. En este sentido, se puede señalar que
40
tales procedimientos no existen en la empresa. Otro 20% opina lo contrario. Los
procedimientos contables y administrativos son de gran importancia para la entidad,
debido a que mantiene el control de las operaciones y transacciones, y facilita la
información contable para la consecución de los objetivos organizacionales.
Ítem 7 ¿Los estados financieros, proporcionan datos oportunos para medir los
resultados de la empresa?
Cuadro 8. Estados Financieros
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 40% NO 3 60%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 7. Estados Financieros Fuente. Cuadro 6
Análisis
Los resultados obtenidos, muestran que para el 60% de las personas encuestadas
los estados financieros, no proporcionan datos oportunos para medir los resultados de
41
la empresa, debido a que no generan cifras claras y precisas que satisfagan las
necesidades de la empresa, solo muestran informes básicos del registro de las cuentas
que muchas veces no demuestran la realidad financiera de la empresa. Por otra parte,
un 40% opina que a través de la emisión de los estados financieros, se miden los
resultados de la organización.
Ítem 8 ¿Los procesos contables y financieros que se ejecutan permiten la consecución
de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente?
Cuadro 9. Procesos Contables
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 2 40% NO 3 60%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 8. Procesos Contables Fuente. Cuadro 9
Análisis
Como se observa, el 60% de las personas encuestadas, considera los procesos
42
contables y financieros que se ejecutan no permiten la consecución de los objetivos
primordiales de la empresa lo más eficientemente. Al respecto, los registros contables
financieros no se efectúan bajo los principios establecidos, tales como objetividad,
equidad, uniformidad, y consistencia de la información. Por otra parte, un 40% opina
que los procesos contables son adecuados, pero deben ser actualizados para optimizar la
gestión contable, por ende el logro de los objetivos propuestos.
Ítem 9 ¿Existen procedimientos adecuados para el registro de las transacciones
contables?
Cuadro 10. Transacciones Contables
Aspectos Frecuencia Porcentaje
SI 1 20% NO 4 80%
Total 5 100% Fuente: Los Encuestados (2014)
Gráfico 9. Transacciones Contables Fuente. Cuadro 10
Análisis:
43
En este ítem, se observa que el 80% del personal encuestado considera que no
existen procedimientos adecuados para el registro de las transacciones contables. Otro
20% señala que los procedimientos son adecuados. Cabe señalar, que todas las
transacciones realizadas en una organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y
registradas con el fin de determinar la claridad del funcionamiento transparente de
cada una de sus operaciones, el análisis e interpretación de los resultados obtenidos y
proveer información confiable de las actividades.
CAPÍTULO V
LA PROPUESTA
5.1 Presentación de la Propuesta
Hoy día la gestión empresarial es bastante imperante para poder manejar dentro de
la normalidad los contingentes cambios que rodean a la empresa, por ello es
importante que la gerencia se apoye de todas las herramientas que estén a su alcance,
y que considere estratégicas, para tomar decisiones correctas y que le permitan
mantener un control objetivo y fidedigno sobre las acciones empresariales.
Es por ello, que todas las organizaciones deben de mantener un adecuado control
de las diferentes operaciones que en ellas se realizan, para establecer un alto nivel de
excelencia y calidad en sus actividades cotidianas que se van desarrollando desde las
más simples hasta las más complejas y así lograr los objetivos propuestos.
En este orden de idea, todas las operaciones y transacciones realizadas en una
organización necesitan ser recolectadas, clasificadas y registradas con el fin de
determinar la claridad del funcionamiento transparente de cada una de sus
operaciones, el análisis e interpretación de los resultados obtenidos y proveer
información confiable de las actividades financieras; para contribuir a un mejor
44
funcionamiento de la empresa. Razón por la cual los procedimientos contables-
financieros son de gran importancia en toda organización.
En este sentido, se presenta la propuesta mediante el diseño de procedimientos
financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la
empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. Al respecto, se
elaboraron normas y políticas contables, así como lineamientos financieros y
contables para el registro de las operaciones contables y finalmente se establecieron
controles contables para el manejo de las transacciones contables.
5.2 Justificación de la Propuesta
El diseño de diseño de procedimientos financieros adecuados para el tratamiento
de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A., se justica, porque le permitirá llevar registros y
controles control de las operaciones financieras de manera adecuada para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales, a través de un conjunto ordenado de
etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los
hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales.
De igual forma, se mantendrá un adecuado control de las diferentes operaciones y
transacciones financieras que en ellas se ejecutan, y así proporcionar información
confiable a través de los estados financieros y dar a conocer su posición financiera
por los resultados obtenidos, de sus operaciones en un periodo determinado con la
finalidad de contribuir a la toma de decisiones y al logro de los objetivos propuestos
por la empresa. Estos procedimientos deben estar coordinados con los objetivos
pautados y a las necesidades administrativas, contables y operativas que tenga la
organización en la realización de sus actividades.
5.3 Objetivos de la Propuesta
5.3.1 Objetivo General de la Propuesta
45
• Diseñar herramientas administrativas y contables para el manejo de las
transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
5.3.2 Objetivos Específicos de la Propuesta
• Establecer la planificación de las actividades administrativas y contables en la
empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.
• Elaborar lineamientos administrativos y contables para el registro de las
operaciones contables.
• Establecer controles contables para el manejo de las cuentas contables.
5.4 Factibilidad de la Propuesta
Factibilidad Institucional: Desde el punto de vista institucional la propuesta es
factible, ya que se cuenta con el apoyo, cooperación de la gerencia de la empresa y de
los trabajadores, específicamente de área administrativa contable, ya que reconocen
que es necesario mejorar la gestión contable en la organización.
Factibilidad Operativa : Se considera que esta propuesta es factible desde el punto
de vista operativo, ya que la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables
Valencia, C.A. cuenta con un Recurso Humano con la suficiente preparación y
capacidad para ampliar la propuesta.
Factibilidad Técnica: Desde el punto de vista técnico, la aplicación de la propuesta
es factible, ya que la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia,
C.A. cuenta con un personal comprometido con la misión y visión de la organización.
Por ende, los requerimientos de carácter técnico que necesite la puesta en práctica de
la propuesta puede ser realizada por el personal con que cuenta.
5.5 Desarrollo de la Propuesta
46
Objetivo 1: Establecer la planificación de las actividades administrativas y
contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A.
Finalidad: Establecer las funciones generales del área contable, así como las normas
y políticas contables para lograr la optimización de los procesos administrativos –
financieros de la empresa.
I. Funciones del Área Contable
La empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. al momento
no cuenta con un documento formal que describa y regule las funciones del
Departamento de Contabilidad, pero existen funciones establecidas para cada cargo,
las mismas que se han ido modificando de acuerdo a las necesidades. En tal sentido,
el área contable está conformado por 5 personas que realizan labores administrativas
y contables. A continuación establecen las funciones para cada área.
Funciones Administrativas
• Elaboración y manejo del flujo de efectivo y cuentas bancarias de la empresa.
• Elaboración de Conciliaciones Bancarias.
• Definición del destino de los fondos y su manejo de la manera más eficiente.
• Revisión de las cuentas por cobrar, cajas y valores negociables, para asegurar las
transacciones y la liquidez necesaria.
• Elaboración de comprobantes de egreso y cheques para el pago a proveedores,
acreedores y servicios básicos.
• Revisión y aprobación de emisión de cheques.
• Cumplimiento con el pago de obligaciones tributarias.
• Llevar a cabo la recepción y verificación de los documentos de egresos
47
existentes.
Funciones Contables
• El Departamento contable se encarga de instrumentar y operar las políticas,
normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y
seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales
y de consecución de metas de la empresa, a efecto de suministrar información que
coadyuve a la toma de decisiones, a promover la eficiencia y eficacia del control
de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus
operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos
comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las
leyes, normas y reglamentos aplicables.
• Realizar actividades económicas y financieras proponer alternativas para el
financiamiento y eficiente utilización de los recursos disponibles
• Ejecutar las funciones relativas a personal y bienestar, abastecimiento,
comercialización, mantención, costos y en general de administración interna que
requiera su actividad.
• Elaboración de estados financieros y suministrar la información fiable y oportuna
para la toma de decisiones.
• Contabilización de rol de pagos.
• Contabilización de nómina.
• Preparar y emitir declaraciones tributarias para el pago de impuestos.
• Contabilización y digitación de notas de crédito y débito.
• Contabilización y digitación de asientos de diario.
• Revisar y autorizar registros contables.
• Llevar los registros contables con bases acumulativas para poder determinar los
costos, facilitando así la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos
48
y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio.
• Preparar una relación contable con todos sus respaldos.
• Receptor de todos los comprobantes que se generan en los procesos. y está
autorizado para revisar y luego elaborar los asientos correspondientes.
• Depurar permanentemente los registros contables y presupuestales.
• Colaborar con la gerencia general en la gestión financiera y administrativa de la
empresa, velando especialmente por la oportunidad, corrección y legitimidad de
sus operaciones
• Llevar los registros contables con bases acumulativas para poder determinar los
costos, facilitando así la formulación, ejercicio y evaluación de los presupuestos
y sus programas, con objetivos, metas y unidades responsables de su ejercicio.
II. Normas Generales del Área Contable
• El departamento contable es la principal fuente que da
origen al registro de todas las operaciones administrativo contable de la empresa y
por lo tanto los procesos deben estar automatizados junto a los demás
departamentos a fin de garantizar una información oportuna para la toma de
decisiones.
• El departamento contable será el receptor de todos los
comprobantes que se generan en los procesos. y está autorizado para revisar y
luego elaborar los asientos correspondientes.
• Mantener la contabilidad actualizada, de acuerdo a la normativa de contabilidad
establecida.
• Mantener actualizado los registros contables en forma secuencial atendiendo la
correcta distribución y clasificación.
• Todo documento debe estar firmado por el responsable y aprobado por la persona
que le corresponda.
49
• Todas las operaciones que se desarrollen deben ser efectuadas únicamente por el
personal que conforma el área contable.
• El departamento contable será el responsable de preparar una relación y contable
con todos sus respaldos, contabilidad revisa y realiza los asientos pertinentes.
• Revisar que toda documentación concerniente a la transacción a estudiar esté
completa y cumpla con los requisitos de validez.
• La documentación contable que respalda el registro de una operación contendrá
datos y elementos suficientes que faciliten el análisis sobre la pertinencia,
veracidad y legalidad.
III. Políticas Contables
Las políticas contables son la columna vertebral de los procesos de contabilidad
y presentación de informes financieros de una empresa, en tal sentido se presentan las
siguientes:
Documentos de Respaldo: Cada una de las transacciones que la empresa realice en
la empresa debe ser respaldada por lo comprobante de ingresos, egresos, diarios
contables, los mismos no deben ser alterados por ningún empleado de la empresa.
Registros Contables: Tanto los ingresos como los gastos deben ser justificados e
informados directamente al departamento de contabilidad para su registro respectivo.
Asimismo, los movimientos contables deben registrarse en lo posible diariamente o a
más tardar al siguiente día de generada la transacción y se debe verificar que los datos
registrados correspondan con la información contenida en los comprobantes y demás
documentos soporte.
Archivo de Documentos: Luego de registrar cada una de las transacciones con sus
respectivos respaldos, la persona encargada deberá archivarlos en forma ordenada,
con el fin de llevar un orden cronológico. De esta manera, al solicitar alguna
50
iinformación contable se facilita su ubicación.
Verificación y conciliación de información contable: El análisis, verificación y
conciliación de la información contable se realiza periódicamente y de forma
permanente por los trabajadores responsables del área contable.
Objetivo 2: Elaborar lineamientos administrativos y contables para el registro
de las operaciones contables.
Finalidad: Identificar e implementar los procesos más ágiles y confiables que
permitan el registro y análisis de la información contable oportunamente. En primer
lugar se propone actualizar el ciclo contable que se lleva a cabo en la empresa y en
segundo lugar se elabora un procedimiento para la preparación de los estados
financieros.
I. Ciclo Contable Propuesto
Operaciones Actividad
Reconocimiento de la Operación
Documentación Contable: El departamento de Contabilidad debe poseer toda la información con todos los documentos de respaldo. Revisión de los documentos: Se debe tener evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas lastransacciones que realiza la empresa. Identificación de Transacciones: Clasificar los hechos contables respaldados por la documentación respectiva, ya sean cheques u otros comprobantes que respalden las transacciones contables.
Registro en el Libro Diario
Registro de las Transacciones: Registrar las transacciones en forma de asiento contable en orden, siguiendo las normas tributarias vigentes. Realizar la impresión de dicho registro.
Registro en el Libro Mayor
Revisar cada una de las cuentas con sus movimientos identificación de los saldos.
51
Comprobación de transacciones de los documentos de respaldo analizar y comprobar la exactitud de los registros.
Comprobación Revisión conjunta del balance de sumas y saldos del departamento de contabilidad con la gerencia.
Estructuración de Informes
Impresión del Balance General y Estado de Resultados Análisis Financiero con los balances del anterior ejercicio contable de la empresa.
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
Proceso del Ciclo contable Propuesto
Reconocimiento de la Operación
Documentación contable Revisión de documentos
Identificación de transacciones
Registro del Libro Diario
Registro de Transacciones
Registro del Libro Mayor
Revisar movimiento de las cuentas
Comprobación de las transacciones
Comprobación
Estructuración de Informes
Balance General Estado de Resultados Análisis Financiero
52
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
II. Procedimiento para la preparación de los Estados Financieros
Objetivo: Garantizar la exactitud, la confiabilidad oportuna y pertinente de la
información contable para la elaboración de los Estados Financieros.
Alcance: Comprender desde la recopilación de todas las transacciones y hechos en
dicho período hasta determinar la utilidad o pérdida de la compañía.
Responsable: Departamento de Contabilidad (analista Contable).
Procedimientopara la preparación de los Estados Financieros
Responsable Actividades
Analista Contable
1. Análisis y verificación de los comprobantes de contabilidad: Se analizan las cuentas, verificando que todos los comprobantes se encuentren cuadrados y revisando la naturaleza y esencia de las operaciones.
Gerente de Administración
(Contador)
2. Análisis del balance de comprobación: Se genera el listado del balance de comprobación y debe verificar cuenta por cuenta verificando los saldos y movimientos durante el período y realizar recomendaciones. 3. Correcciones del balance de comprobación: Realizar un informe donde se encuentran las recomendaciones y sugerencias.
Analista Contable
4. Procede a realizar los respectivos reportes y genera un nuevo balance.
Gerente de Administración
5. Elaboración de los estados financieros: Efectuadas las correcciones al balance de comprobación se procede a preparar los
Revisión conjunta del balance de sumas y saldos del departamento de contabilidad con la gerencia
53
(Contador) estados financieros. 6. Efectuar una reunión para presentar los estados financieros, los cuales debe ser firmados por el contador y la Gerencia. 7. La gerencia valida los estados financieros firmándolos. 8. Se imprimen los libros oficiales de acuerdo a las normas vigentes y se archivan.
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
Flujograma del procedimiento para la preparación de los Estados Financieros
Analista Contable Gerente de Administración
Verificación de los comprobantes
Inicio Análisis del balance de
comprobación
Verificación de saldos
Correcciones
Realiza Informe
Estados financieros
Realiza las correcciones
Presentación de los estados financieros
Impresión de los libros oficiales
Nuevo balance de comprobación
A A
B
54
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
Objetivo 3: Establecer controles contables para el manejo de las cuentas
contables.
Se deben considerar los siguientes controles contables para el buen desempeño
de la gestión administrativa – financiera de la empresa.
Controles Contables.
Responsable: Departamento de contabilidad Actividad Controles
Cuentas por Cobrar Se revisarán los movimientos registrados mediante
revisión física de depósitos y facturas emitidas.
Revisar el proceso de cobro para poder cumplir con los
objetivos planteados. Los objetivos principales del cobro,
deben estar relacionados con la razón de liquidez existente
en la empresa, y a su vez con la eliminación o en sus
defectos, la reducción de los niveles de morosidad.
Control del Efectivo Para la conciliación bancaria se verificarán los saldos en
estados de cuenta, en lo que se refiere a los cheques
girados y no cobrados deben ser verificados
oportunamente.
Realizar arqueos sorpresivos a la caja principal y a la caja
chica.
Firma de los estados
financieros
Archivo
Fin B
55
El registro de los movimientos del manejo seguro de
efectivo se debe llevar por los trabajadores asignados para
su registro de acuerdo con la estructura de control que
establezca la Gerencia.
Llevar un control de bancos, para registrar y contabilizar
diariamente las entrada y desembolsos en la empresa.
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
Controles Contables. Continuación
Responsable: Departamento de contabilidad Actividad
Controles
Cuentas por Pagar Toda factura para ser cancelada debe estar avalada por
firma del Gerente de Administración.
La Programación de pago debe ser revisada por la
Gerencia de Administración y aprobada por la Gerencia
General.
La programación de los pagos debe ser verificada por la
administración tomando en cuenta el flujo de caja y la
fecha de vencimiento de las facturas.
Evaluación y Seguimiento
Especificar en detalle las actividades que normalmente se
ejecutan en el área contable con el fin de unificar criterios
al interior, recuperar la información de la forma más
adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la
circulación de la información para que esta llegue
oportunamente a las secciones que la requieren.
Diseñar criterios de evaluación de los procesos contables
permanentemente. Esto permitirá llevar registros contables
confiables, lo que significa información contable oportuna
56
y actualizada.
Verificar la exactitud y confiabilidad de la información
financiera, alentar y medir el cumplimiento de las políticas
de la organización y promover la eficiencia de sus
operaciones.
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
Proceso de los Controles contables
Controles Contables
Cuentas por Cobrar
Control del Efectivo
Cuentas por Pagar
Revisión física de depósitos y facturas
emitidas Revisar el proceso de
cobro
Saldos en estados de cuenta.
Arqueos sorpresivos a la caja principal y a la
caja chica Registro de los
movimientos del efectivo
Control de bancos
Aval de la Factura. Programación de
pagos de acuerdo al flujo de caja
Evaluación y Seguimiento
57
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)
CONCLUSIONES Y REFLEXIONES
Conclusiones
Una vez terminado el análisis en la empresa Fábrica Nacional de Pañales
Desechables Valencia, C.A. se concluye lo siguiente:
De acuerdo al alcance del objetivo uno, el cual consistió en diagnosticar la
situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos
financieros empleados en el manejo contable, se concluye que la gestión
administrativa no permite llevar un control de los procedimientos financieros, puesto
que no se tienen establecidas políticas contables, presentándose debilidades en las
actividades y operaciones cotidianas, tales como retrasos en el registro de las
transacciones contables, lo que conlleva a que las decisiones financieras que se toman
en la empresa no sean oportunas para la planeación de las actividades contables.
Asimismo, las políticas para el manejo de los procesos administrativos - financieros
no son expeditas, porque no guían de manera eficaz la correcta toma de decisiones
administrativas y contables, esto puede evidenciarse en las fallas que presentan
actualmente los procesos administrativos y contables.
Por otra parte, de acuerdo al objetivo dos, se concluye que los registros contables
de la empresa no permiten el control de la información, esto es debido a que los
datos que se generan no aportan la información necesaria para efectuar dichos
Unificar criterios Circulación de la información
Exactitud y confiabilidad de la información financiera
58
registros de manera correcta, por lo cual las cuentas al final de mes debe reclasificarse
nuevamente.
Asimismo, se concluye que aunque la empresa cuenta con personal capacitado
para ejercer las funciones y responsabilidades asignadas, no tienen establecidas
normas ni procedimientos para manejar la información contable – financiera de
manera adecuada, originando que los datos suministrados en los estados financieros
no sean precisos para medir los resultados de la empresa.
Finalmente, se concluye que la empresa requiere optimizar la gestión contable, es
por ello, que se diseñaron procedimientos financieros adecuados para el tratamiento
de las transacciones contables, basado en funciones, normas, políticas y
procedimientos contables. Así como lineamientos administrativos y contables para el
registro de las operaciones contables.
Estos lineamientos, permitirán que la empresa objeto de estudio lleve un adecuado
control administrativo, contable y financiero de las operaciones que se realizan día a
día en la organización, contribuyendo a la optimizar la gestión y además cumplir con
los principios de contabilidad generalmente aceptados.
Reflexiones
Luego de plantadas las conclusiones se recomienda a la empresa Fábrica Nacional
de Pañales Desechables Valencia, C.A. lo siguiente:
• Tomar en consideración los resultados obtenidos en la investigación, así como la
implementación de la propuesta, ya que contribuirá al registro de las
transacciones contables para la administración de la empresa, que permitan
elaborar en forma oportuna los estados financieros y lograr las metas planteadas,
puesto que ya que constituye una guía de consulta y control de las actividades
que realiza el personal del departamento de contabilidad.
59
• Desarrollar evaluaciones anuales sobe los procedimientos propuestos, de tal
forma que los procesos siempre se encuentren actualizados y acordes a las
necesidades de la empresa.
• Considerar la capacitación continua del área contable – financiera, para un
adecuado conocimiento y aplicación de las Normas Internacionales de
Información Financiera NIIF, tomando medidas previas para este proceso
globalizado que debe ser aplicado por la empresa a corto plazo.
• Desarrollar un programa de capacitación y adiestramiento en materia contable, y
a nivel de control de procesos, para el personal que intervienen en las actividades
que desarrolla el departamento de contabilidad.
• La empresa debe aportar las herramientas tecnológicas que permita la agilización
de sus operaciones y la contribución para el rendimiento de las actividades.
• El empleo de la tecnología de información, conjuntamente con un modelo
integrado administrativo-contable que garantice la efectividad de los procesos al
disminuir el margen de error de las operaciones y la duplicidad de tareas;
complementándose con la incorporación de reportes y consultas periódicas que
estén ajustadas a la demanda de la empresa.
60
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61
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López (1999). Procesos de Investigación. Caracas. Editorial Panapo. Meigs y Meigs (2000) Contabilidad: La base para decisiones gerenciales.
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62
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/contabilidad%20computacional%... del manual financiero contable. Consultado en marzo de 2014
ANEXOS
63
ANEXO 1 LISTA DE COTEJO
Ítems Aspecto a Observar Sí No
1 La gestión administrativa permite llevar un control de los
procedimientos financieros
2 La gestión financiera posibilita la obtención de informes
financieros razonables
3 La información financiera es confiable
4 Las políticas para el manejo de los procesos administrativos -
financieros son expeditas
5 Las decisiones financieras que se toman en la empresa les
ayuda en la planeación de las actividades de la organización
Fuente: Empresa Fanalpade Valencia, C.A. departamento de Administración (2014)
64
ANEXO 2
UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES
ESCUELA DE CONTADURIA PÚBLICA CARRERA CONTADURIA PÚBLICA
Agradecemos su colaboración y disposición para con este estudio y el haber
aceptado apórtanos estos datos, al igual que la honestidad y claridad en las repuestas.
Garantizamos la confiabilidad de la información.
Este cuestionario está diseñado para tener una idea clara sobre los aspectos que
Ud., como trabajador de la empresa en estudio pueda aportar para afianzar la
propuesta de PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS ADECUADOS PARA EL
TRATAMIENTO DE LAS TRANSACCIONES CONTABLES EN LA EMPRESA
FÁBRICA NACIONAL DE PAÑALES DESECHABLES VALENCIA, C.A.
UBICADA EN VALENCIA, ESTADO CARABOBO
.
Gracias por su atención.
65
INSTRUCCIONES:
- Lea detenidamente cada una de las preguntas
Marque con una (X) la alternativa que considere correcta
CUESTIONARIO
Ítem Pregunta
Si No
1 ¿Los registros contables de la empresa permiten el control de la
información?
2 ¿Los reportes contables que se generan permiten conocer la situación
administrativa - financiera de la empresa?
3 ¿El personal se encuentra formado para llevar a cabo las funciones y
actividades asignadas a su cargo?
4 ¿La empresa tiene establecidas de normas y procedimientos para el
desglose de funciones contables - administrativas?
5 ¿La gestión contable genera los datos necesarios para la planificación,
de las operaciones de la organización?
6 ¿Los procedimientos establecidos y los estándares de control están
adaptados a las actividades propias que desarrolla la empresa?
7 Los estados financieros, proporcionan datos oportunos para medir los
resultados de la empresa
8 Los procesos contables y financieros que se ejecutan en la empresa
permiten la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo
más eficientemente
9 Existen procedimientos adecuados para el registro de las transacciones
contables
Fuente: Encuestados (2014)
66
CUADRO DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES Objetivo General: Proponer procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
Objetivos Específicos
Variable Definición Operacional
Dimensiones Indicadores Í tem Fuente Técnicas e Instrumentos
Diagnosticar la situación actual que presenta la empresa con respecto a los procedimientos financieros empleados en el manejo contable.
Procedimientos Financieros
Métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras por alcanzar.
Planeación financiera
Control
Gestión Administrativa Gestión Financiera Información financiera Políticas Decisiones Financieras
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Trabajadores de la
empresa
Técnica: Observación
Directa. Instrumento:
Lista de Cotejo
Determinar los efectos del tratamiento inadecuado de las transacciones contables a través de una matriz de riesgo y controles contables.
Transacciones Contables
Son herramientas que sirven de base para el registro de las operaciones e incluso una vez que inicia la actividad contable de la empresa
Operaciones y Contables
Registros contables Reportes Contables Funciones y responsabilidades Normas y procedimientos Gestión contable
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Técnica: Encuesta Instrumento: Cuestionario
Diseñar procedimientos financieros adecuados para el tratamiento de las transacciones contables en la empresa Fábrica Nacional de Pañales Desechables Valencia, C.A. ubicada en Valencia, Estado Carabobo.
Los propios procedimientos
Controles contables Resultados Objetivos Procedimientos
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Técnica: Encuesta Instrumento: Cuestionario
Fuente: Meléndez y Ramírez (2014)