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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIVISIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

Secretaría General Ministerio de Educación

Managua, Nicaragua

Junio del 2009

Manual de Normas y Procedimientos División General de Recursos Humanos

Í N D I C E

I.- INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................................................................................... 1 II.- BASE LEGAL ......................................................................................................................................................................................................................... 2 III.- OBJETIVOS DEL MANUAL ............................................................................................................................................................................................ 4 IV.- ESTRUCTURA ORGÁNICA ........................................................................................................................................................................................... 5 V.- NORMAS GENERALES DE LA DIVISIÓN GENERAL DE RR.HH.… .................................................................................................... 6 VI.- NORMAS ESPECÍFICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN GENERAL DE RR.HH.

⇒ Elaboración del plan de trabajo anual y corto plazo .......................................................................................................................................... 13 ⇒ Seguimiento al Plan de Trabajo Anual y Corto Plazo ........................................................................................................................................ 15 ⇒ Elaboración del Ante Proyecto de Presupuesto Anual de la División General de Recursos Humanos ............................................................ 17 ⇒ Seguimiento a la ejecución del Presupuesto Anual de la División General de Recursos Humanos ................................................................. 20

A.- Supervisión y Control de los Recursos Humanos

⇒ Supervisión y Control de los Recursos Humanos .............................................................................................................................................. 22

1.- DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS A.- Oficina de Gestión de Recursos Humanos

⇒ Reclutamiento y Selección de Personal (para Nuevas Contrataciones, Promociones de Cargos o Reingreso) .............................................. 25

B.- Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos ⇒ Capacitación al personal administrativo del MINED .......................................................................................................................................... 29 ⇒ Evaluación al Desempeño ................................................................................................................................................................................. 31

2.- DIVISIÓN DE PERSONAL

⇒ Control de Asistencia del Personal de la Sede Central ..................................................................................................................................... 33 ⇒ Control de Vacaciones del Personal de la Sede Central ................................................................................................................................... 36 ⇒ Gestión de aseguramiento del trabajador ante el INSS ..................................................................................................................................... 39

A.- Oficina de Contratación y Atención al Trabajador

⇒ Contratación de Personal ................................................................................................................................................................................... 44 ⇒ Elaboración de Nómina Interna y Nómina Fiscal de la Sede Central ................................................................................................................ 48 ⇒ Anticipos de Salario al Personal de la Sede Central del MINED ....................................................................................................................... 52 ⇒ Emisión de Constancia Laboral de Trabajador Activo e Inactivo ....................................................................................................................... 54 ⇒ Subsidio Alimenticio para los Trabajadores de la Sede Central del MINED ...................................................................................................... 56

a Unidad de Escalafón ⇒ Emisión de Constancias de Escalafón ............................................................................................................................................................... 58 ⇒ Registro, Control y Actualización de Expedientes Laborales............................................................................................................................. 60 ⇒ Reconocimiento de Años de Servicios ............................................................................................................................................................... 63 ⇒ Escalafonamiento de Títulos y Diplomas ........................................................................................................................................................... 65 ⇒ Permisos con o sin Goce de Salario .................................................................................................................................................................. 68


Í N D I C E

B.- Oficina de Nómina

⇒ Revisión de Pago al Personal de las DDE, DME y CE (Liquidaciones, Horas extras, sustituciones y adeudos) .............................................. 70 ⇒ Pago de Horas Extras al Personal de Seguridad Interna de la Sede Central ................................................................................................... 77 ⇒ Elaboración de Nómina Fiscal ........................................................................................................................................................................... 79 ⇒ Aplicación de Embargos Judiciales .................................................................................................................................................................... 85

3.- DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES

A.- Oficina de Relaciones Laborales ⇒ Pago de la Orden Miguel Ramírez Goyena ....................................................................................................................................................... 89 ⇒ Control de Bonos Trimestrales de Jubilados ..................................................................................................................................................... 91 ⇒ Trámite de Jubilación por Invalidez ante el INSS y Control de Personal Jubilado del MINED .......................................................................... 93 ⇒ Ayuda para Anteojos, Odontología y Transporte ............................................................................................................................................... 95 ⇒ Seguro Colectivo de Vida ................................................................................................................................................................................... 99 ⇒ Trámite para el Pago de la Ayuda por Jubilación, Maternidad, Fallecimiento, Becas, Transporte a las Zonas Especiales,

Viáticos al Exterior. ............................................................................................................................................................................................ 102 ⇒ Pago de Sustituciones por Permisos Sindicales y Capacitaciones ................................................................................................................... 104 ⇒ Atención a Solicitudes de Medicina Especializada ............................................................................................................................................ 107

B.- Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional

⇒ Inspecciones Técnicas de Condiciones de Trabajo ........................................................................................................................................... 109 ⇒ Investigación de Accidentes de Trabajo ............................................................................................................................................................ 112 ⇒ Atención del Trabajador Accidentado por Riesgo Laboral ................................................................................................................................. 115 ⇒ Capacitación Sobre Higiene y Seguridad Ocupacional ..................................................................................................................................... 117 ⇒ Estudios Ergonómicos ....................................................................................................................................................................................... 120 ⇒ Chequeos Médicos ............................................................................................................................................................................................ 123

C.- Clínica MINED

⇒ Atención Médica Especializada a Pacientes Empleados del MINED Nivel Central y de las Delegaciones de Educación ............................... 126 ⇒ Atención Psicológica en Hospitales y Seguimiento Domiciliar a los Pacientes, Empleados del MINED con Enfermedades

en Etapa Terminal y Otras ................................................................................................................................................................................. 128

VII.- GLOSARIO DE TÉRMINOS ........................................................................................................................................................................................ 130 VIII.- ANEXOS: Formatos e Instructivos

Secretaría General –MINED; Junio del 2009 1


I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Normas y Procedimientos de la División General de Recursos Humanos del MINED, tiene por objeto normar los procesos de trabajo que se ejecutan en esta unidad administrativa, en función a un modelo que permita la implementación exitosa de estrategias gerenciales, como base filosófica en la Administración de Recursos Humanos, enfocada en lograr los cambios estructurales que propicien el cumplimiento de las políticas Institucionales y las disposiciones generales prescritas en la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, orientadas al mejoramiento del desempeño laboral, como consecuencia del desarrollo integral de los trabajadores del Ministerio.

Para la elaboración de este documento, se llevó a cabo un proceso de entrevistas con los diferentes funcionarios y servidores públicos, a fin de determinar mediante análisis técnico las operaciones, procedimientos y sistemas de trabajo, con el propósito de mejorarlos y perfeccionarlos, proponer y enfatizar algunos puntos relevantes necesarios a considerar en esta guía técnica o instrumento de referencia, que permita lograr la máxima eficiencia administrativa en el cotidiano quehacer institucional.

El Manual de Normas y Procedimientos, es un instrumento administrativo de utilidad múltiple, apoya el funcionamiento de la División General de Recursos Humanos, de tal manera que puede tenerse una concepción clara, sistematizada y ordenada de las diversas operaciones que se realizan, en ellas se consignan con detalle la descripción narrativa de los procesos de trabajo, competencias y actividades de cada uno de los involucrados, diagramas de flujo en formato tabular o panorámico que proporcionan una visión global e integral de los procesos. Además, auxilian en la inducción al puesto, fortalecen los controles internos en su ámbito de aplicación, así como las interrelaciones existentes con otras unidades de trabajo, permitiendo una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de información.

El éxito para el desarrollo y puesta en práctica del presente documento, consistirá en gran medida de la buena coordinación, interés y apoyo que demuestre el personal involucrado, por tal razón, para garantizar su vigencia y efectividad una vez establecidos los mecanismos de aprobación, se deberá mantener un proceso constante de revisión y actualización de conformidad a la Ley del Servicio Civil, No. 476 que permita realizar la inclusión de nuevos cambios, ajustes y modificaciones que se consideren pertinentes.



II. BASE LEGAL

LEYES Ley No. 185. Código del Trabajo, Libro Primero, Artículo 1 al 265. Ley No. 442. Ley de interpretación autentica del Articulo 236 del Código del Trabajo. Ley No. 290, Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo, publicado en la Gaceta Nº 102, del 13 de Junio de 1998.

Ley No. 114, Ley de Carrera Docente. Ley Nº 476, de Servicio Civil y de Carrera Administrativa. Ley No. 390, Ley de Control de Indemnización a Funcionarios Públicos. Ley No. 582, Ley General de Educación. Ley N. 618, Ley General de Higiene y Seguridad del Trabajo. Convenio Colectivo Enero 2008 – Enero 2010.

REGLAMENTOS

Reforma al Reglamento de la Ley 290 Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo, 99 – 2000. Reglamento de la Ley 114, “Ley de Carrera Docente” (Acuerdo Ministerial Nº 38 y sus reformas). Reglamento general de Educación Primaria y Secundaria. Reglamento de la Ley Nº 476, de Servicio Civil y la Carrera Administrativa (Decreto 87 – 2004).

DECRETOS Decreto Nº 118 – 2001, Reformas e incorporaciones al Reglamento de la Ley Nº 290, Ley de Organización, Competencia y Procedimientos del Poder Ejecutivo. ACUERDOS MINISTERIALES

015-92 Permiso a docentes para laborar en Centros Privados. 038-92 Creación del Centro de Educación para la Democracia. 001-93 Restablecer la modalidad: Secundaria a Distancia.



017-93 Diploma de Reconocimiento a maestros que hayan cumplido 50 años de graduados o 25 de docencia. 030-93 Autorización para funcionamiento de Centros de Formación en la Fe. 05-98 Categoría y Denominación de Centros Escolares Estatales. 025-2000 Políticas para los centros Privados Subvencionados. 019-2001 No pago de Horas Extras 046-2003 Modificación a los montos per cápita.



III. OBJETIVOS DEL MANUAL

Fortalecer la institucionalidad del MINED regulando los procedimientos que se realizan en la División General de Recursos Humanos garantizando la protección de los derechos laborales de sus funcionarios y servidores públicos.

1. Detallar de forma ordenada, secuencial y sistemática las operaciones que se realizan en la División General de Recursos Humanos, las responsabilidades de los cargos que intervienen, precisando la participación en dichas operaciones y la utilización de formatos en cada uno de los procesos.

2. Proporcionar políticas homogéneas para unificar criterios en la aplicación de los procedimientos de Recursos Humanos en

las actividades de ejecución, control y evaluación.

3. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación al cargo en las distintas labores operacionales.

4. Conocer las normas de control interno establecidas en cada uno de los procedimientos descritos.

5. Aumentar la eficiencia de los empleados mediante la presentación del orden lógico en que se deben realizar las distintas operaciones establecidas en cada uno de los procedimientos.

6. Facilitar las labores de auditoria en la evaluación del control interno, para establecer criterios profesionales que deben

observar los distintos funcionarios involucradas en los procesos de trabajo de Recursos Humanos.



IV. ESTRUCTURA ORGÁNICA

ORGANIGRAMA 2 0 0 9

DIRECCION SUPERIOR

DIVISION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE

RECURSOS HUMANOS

DIVISION DE RELACIONES LABORALESDIVISIÓN DE PERSONAL

OFICINA DE RELACIONES LABORALES

OFICINA DE HIGIENE YSEGURIDAD OCUPACIONAL

CLÍNICA MINED

OFICINA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

OFICINA DE DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

COMISIÓN NACIONAL DE CARRERA DOCENTE

OFICINA DE NÓMINA

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS

HUMANOS

OFICINA DE CONTRATACIÓN Y ATENCIÓN AL TRABAJADOR

UNIDAD DE ESCALAFÓN



V. NORMAS GENERALES DE LA DIVISIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS. De acuerdo a las disposiciones de la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa en su Arto. 21 y el Reglamento de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, Capítulo III, Arto. 38, el Ministerio de Educación deberá contar con una Unidad Especializada en Recursos Humanos, que cumpla las funciones técnicas relativas a la administración y desarrollo de personal. Los Servidores Públicos encargados de esta Unidad deben poseer conocimiento sobre las materias laborales, técnicas para reclutar, evaluar y promover el desarrollo del personal, así como para ejecutar las políticas institucionales respectivas. Ambiente de la gestión de recursos humanos. La División General de Recursos Humanos, debe asegurar que el Servidor Público sea continuamente evaluado y que el Ministerio de Educación esté en condiciones de requerir y obtener el personal idóneo y necesario para lograr los objetivos organizacionales. Deberá suministrarse entrenamiento y capacitación adecuados para desarrollar y retener aquellos recursos humanos necesarios para la Institución y supervisar en forma constante las labores de las personas, así como evaluar periódicamente su desempeño para asegurar que se alcancen los objetivos del control. La evaluación del desempeño y su realimentación, complementados con un sistema efectivo de compensación, deben ayudar a que los Servidores Públicos entiendan la conexión entre su desempeño y el éxito del MINED. Estas actividades de control deben ser concordantes con lo previsto en la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y la Ley de Carrera Docente. El ambiente de control es fundamental para las demás Normas, provee estructura y disciplina, así como un clima apropiado que influye en la calidad del control interno. Los siguientes factores contribuyen a la creación de un ambiente de control positivo:

1. Integridad y valores éticos 2. Competencia del personal 3. Filosofía y estilo de operación de la Administración

Integridad y Valores Éticos. La Máxima Autoridad y sus Funcionarios deben mantener un tono ético en la Institución, suministrando guías para la conducta apropiada, invalidando oportunidades para conductas no éticas e impartiendo la disciplina correspondiente conforme al marco legal vigente.



El MINED, deberá estructurar, divulgar, confirmar y evaluar el Código de Ética debidamente articulado con la Ley de Probidad de los Servidores Públicos. Estructura del Código de Ética. Mediante el Código de Ética la Máxima Autoridad, desarrolla con mayor amplitud la Ley de Probidad y comunica a los Servidores Públicos bajo su responsabilidad y en general, a la comunidad con la cual se relacionan, las siguientes políticas generales sobre prohibiciones o advertencias, sin perjuicio de otras que se consideren necesarias para coadyuvar a la transparencia de la gestión pública: 1. Conflicto de interés 2. Aceptación de regalos, agasajos y otros incentivos 3. Oferta y entrega de regalos, agasajos y otros incentivos 4. Confidencialidad y precisión de la información 5. Uso de los activos del MINED 6. Cuidado y vigilancia para la protección del medio ambiente 7. Relaciones con la competencia y partes interesadas en hacer negocios con la Entidad (sí aplica) 8. Contribuciones a campañas políticas y donaciones 9. Obligación de revelar irregularidades

Divulgación y Confirmación del Código de Ética. Una vez terminado el Código de Ética se debe editar, debidamente firmado por la Máxima Autoridad. El MINED tomará las medidas necesarias para que todos sus Funcionario y Servidores Públicos reciban explicación razonable sobre los objetivos, alcance y contenido del Código de Ética En general el Código de Ética debe ser entregado a todos los Funcionarios y Servidores Públicos que laboran para el MINED, teniendo el cuidado de obtener de cada uno de ellos certificación formal, donde conste que conocen y entienden las políticas allí señaladas y no se encuentran incursos en situación alguna que les impida el cumplimiento de las mismas. Este procedimiento debe cumplirse cada vez que se contrate a un nuevo Funcionario o Servidor Público y se debe realizar para todos al menos una vez al año.



Evaluación del Código de Ética y acciones relacionadas. La Máxima Autoridad deberá asignar a la División General de Recursos Humanos, la responsabilidad por la actualización y el manejo relativo a los asuntos del Código de Ética. Dicha Unidad se encargará de:

1. Tramitar y coordinar las actualizaciones 2. Evaluar e informar apropiadamente 3. Verificar que se han tomado las acciones disciplinarias pertinentes, cuando se presente cualquier infracción considerada importante. 4. Ejecutar las medidas dentro de su ámbito o competencia.

Competencia del Personal. La Máxima Autoridad y la División General de Recursos Humanos del MINED, deben planificar, seleccionar, contratar y desarrollar a su personal, de tal forma que se alcance la competencia necesaria para que todas las operaciones puedan llevarse a cabo exitosamente. La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarias para realizar las tareas que definen los trabajos individuales, la calidad requerida en el cumplimiento de las mismas, lo que generalmente es una decisión de la de la Dirección Superior del MINED, la cual determinará las estrategias y planes para la consecución de sus objetivos. La Administración necesita especificar los niveles de competencia para los trabajos particulares y convertirlos en requisitos de conocimientos y habilidades. Para lograr la competencia requerida, entre otros, se debería disponer de:

1. Planes para el desarrollo del Recurso Humano. 2. Programas de entrenamiento y capacitación. 3. Manuales de Organización en los cuales se explique los requerimientos de cada cargo y las funciones y responsabilidades individuales. 4. Métodos apropiados de supervisión y control de los Recursos Humanos del MINED. 5. Métodos formales para la evaluación del desempeño.

Clasificación de Cargos, Niveles Remunerativos y Requerimientos de Personal. El Ministerio de Educación, a través de la División General de Recursos Humanos, de acuerdo con las normas legales, deberá realizar la clasificación de cargos con los respectivos requisitos mínimos para su desempeño y los correspondientes niveles de complejidad y remuneración.

Selección de Personal. El Ministerio de Educación a través de sus Unidades Administrativas, seleccionará su personal teniendo en cuenta los requisitos exigidos en el perfil del puesto vacante o de una plaza nueva, considerando los impedimentos legales y éticos para el desempeño de los mismos por razón de parentesco u otros motivos.



Para ocupar un puesto de trabajo en el Ministerio de Educación, será condición obligatoria que la persona no tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez o que haya sido sancionado legalmente por perjuicio en contra del Estado o la empresa privada o por negligencia manifiesta en el desempeño de un puesto anterior dentro de los tres (3) años precedentes a la fecha en que se califiquen sus requisitos para optar al cargo.

Registros y Expedientes. Se deberá implantar y mantener actualizado, un expediente laboral, debidamente foliado para cada uno de los Servidores Públicos, sin excepción alguna, que contenga la información necesaria de su vida laboral.

Capacitación de los Recursos Humanos. Cada Servidor Público es responsable de mantener actualizados sus conocimientos en relación al cargo que desempeña. Sin embargo, deberán existir programas concretos de entrenamiento y capacitación, preparados de acuerdo a las necesidades del MINED. La implantación de estos programas tiene por objeto inmediato un incremento en la productividad de los recursos humanos, y como finalidad mediata, preparar al personal para ocupar en el futuro puestos de mayor jerarquía, posibilitando la generación interna de Servidores Públicos de alto nivel. La Máxima Autoridad y la División General de Recursos Humanos, deberán promover la constante y progresiva capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los Servidores Públicos en todos los niveles, en función de las áreas de especialización y del cargo que ocupan. El Ministerio de Educación, dispondrá de un reglamento que contenga todos los aspectos inherentes a la capacitación y entrenamiento y a las obligaciones asociadas al mismo que asumirán los Servidores Públicos capacitados.

Remuneraciones. Se retribuirá a los Servidores Públicos de acuerdo a tabla salarial regulada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de tal forma que sea una justa compensación a su esfuerzo en las funciones realizadas y de acuerdo con la responsabilidad de cada cargo, su nivel de complejidad y la disponibilidad presupuestaria.

La División General de Recursos Humanos deberá proveer a las Unidades Administrativas competentes la respectiva tabla salarial aprobada por el Ministro de Educación para su debida aplicación.



El Ministerio de Educación, deberá regirse de acuerdo con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, tanto en lo relativo a contratación de nuevo personal como reposición de vacantes, incrementos de sueldos, nivelaciones salariales, etc. Con base al sueldo, salario o cualquier otra forma de retribución acordada con el Ministerio de Educación, el Servidor Público deberá estar obligado a cumplir sus funciones oportunamente con honradez y rectitud, sin buscar o recibir otros beneficios personales vinculados con el desempeño de sus funciones. Igualmente, no se podrán desempeñar cargos sin percibir la remuneración oficial conforme a tabla salarial establecida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público que corresponde al puesto, ni recibir asignaciones por cargos no desempeñados.

Prohibición de Acumulación de Cargos Públicos. Ningún Servidor Público podrá ejercer dos o más cargos públicos ni percibir dos o más remuneraciones del Presupuesto de la Nación o en el Presupuesto Consolidado del Sector Público, con excepción de los casos previstos en las disposiciones legales vigentes.

Actuación de los Servidores Públicos. Todo Servidor Público está obligado a cumplir sus deberes con responsabilidad, diligencia, honestidad, rectitud y ética, de tal manera que su actuación mantenga o mejore el prestigio del Ministerio de Educación, para la cual presta su servicio. La actuación significa que deberá estar apegado a las disposiciones legales establecidas y a los códigos de ética, normas y reglamentos que su profesión o especialidad demanden. No podrá recibir ningún beneficio ajeno al Ministerio de Educación donde labora, que pueda vincularse con el hecho de cumplir sus funciones.

Control de Asistencia y Puntualidad. El registro de asistencia del personal lo ejercerá la División de Personal y el control de la puntualidad y la permanencia la realizará el jefe inmediato superior.

Vacaciones. Los responsables de las Unidades Administrativas del MINED, en concordancia con el área encargada de personal, deben elaborar cada 6 meses, un rol de vacaciones para todos los Servidores Públicos y, una vez aprobado, exigir su cumplimiento. El derecho a las vacaciones no admite compensación monetaria, excepto cuando el Servidor Público se retire definitivamente del MINED.



Rotación de Personal. El Ministerio de Educación establecerá, en forma sistemática, la rotación de los Servidores Públicos vinculados con las áreas de administración, registro y custodia de bienes y recursos. Dicha rotación deberá contar con la aceptación del servidor público y la capacitación necesaria para que puedan desempeñarse con eficiencia en el nuevo cargo, cumpliendo con el proceso de provisión.

Caución. La Máxima Autoridad definirá de conformidad con el análisis de riesgos y disposiciones legales vigentes, las actividades que requieran ser garantizadas con una caución para la protección de los recursos bajo la responsabilidad de los Servidores Públicos. Para el efecto, en cada caso, fijará el monto adecuado de la misma que deberá contratarse con una Compañía de Seguros y asignará los recursos necesarios para su ejecución.

Seguridad Social e Higiene y Seguridad Ocupacional. El Ministerio de Educación, está obligado a cumplir las disposiciones legales vigentes en materia de Seguridad Social y normas de Higiene y Seguridad Ocupacional.

Evaluación de los Recursos Humanos. La evaluación del recurso humano debe ser un proceso y no un evento particular en el tiempo. Sin embargo, periódicamente deberá evaluarse el trabajo de los Servidores Públicos y exigirse que su rendimiento sea igual o mayor a los niveles de eficiencia previamente establecidos para cada función, tarea o actividad. Cada Jefe de Unidad es responsable de la evaluación del rendimiento del personal a su cargo. Para el proceso de evaluación deberán usarse técnicas y metodologías adecuadas, en concordancia con la instancia rectora responsable. Los métodos de evaluación de desempeño del personal deben estar predefinidos, comunicados y establecida la periodicidad de su aplicación. Estos métodos deberán establecer los niveles jerárquicos evaluadores y a cargo de qué Servidores Públicos quedará el proceso de discusión previa y evaluación final. Este tipo de evaluaciones deberá ser la base de las promociones, traslados, remociones y las necesidades de capacitación del MINED.

Para un correcto proceso de evaluación, deberá tenerse en cuenta al comienzo de toda gestión:

1. Enterar a las personas de sus funciones y los objetivos y metas por los cuales trabajará. 2. Explicar y cuando aplique entregar las herramientas que el superior jerárquico le aporta al Servidor Público para un cabal desempeño

de sus funciones, incluido el entrenamiento y la capacitación si son necesarios. 3. Definición de fechas en las cuales se revisará el avance en el cumplimiento de objetivos y metas para tomar correctivos conjuntos y

mejorar la probabilidad de buen desempeño. 4. Durante la gestión el evaluador deberá cumplir con los cronogramas para evaluar el desempeño, teniendo cuidado de escuchar al

Servidor Público y considerar sus puntos de vista para el mejoramiento del desempeño.



Todo el proceso, incluyendo una reunión al final de cada año o período anual de gestión concertado con el Servidor Público, deberá documentarse, obteniéndose la conformidad del Servidor Público y dejando evidencia de las distintas reuniones que se cumplieron durante el año para mejorar la calidad del desempeño y los resultados obtenidos.

Presentación de la Constancia de Declaración Patrimonial Antes de Asumir al Cargo. Los Servidores Públicos que laboran para el Ministerio de Educación, que por razón de su cargo estén obligados a presentar su constancia de Declaración Patrimonial, ante la Contraloría General de la República (CGR), cuyo documento forma parte de los requisitos de la contratación, la cual será verificada previamente por la División General de Recursos Humanos y la firma de dicho contrato estará sujeto a la aprobación del Ministro. El funcionario que no presente este requisito, no podrá asumir el cargo para el cual se esté contratando mientras no se cumpla con esta obligación.

Presentación de la Constancia de Declaración Patrimoniales Después de Salir del Cargo. Todos los Funcionarios que estén obligados de presentar su declaración de probidad y dejen de laborar para el Ministerio de Educación, por cualquier motivo, razón o circunstancias, deberán presentar su Declaración Patrimonial, ante la Contraloría General de la República (CGR), instancia que extenderá constancia de su cumplimiento, cuyo documento forma parte de los requisitos para el trámite del pago de Liquidación Final de sus prestaciones sociales. Este requisito será verificado previamente por la División General de Recursos Humanos y la Dirección Financiera. El funcionario que no presente este requisito, o podrá recibir su pago de Liquidación Final, mientras no se cumpla con esta obligación.

VI. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIVISIÓN GENERAL DE RECURSOS HUMANOS



Unidad Técnica o Administrativa : División General de Recursos Humanos

Depende de : Dirección Superior

Procedimiento : Elaboración del plan de trabajo anual y corto plazo

OBJETIVO: Garantizar la elaboración del plan de trabajo anual y corto plazo de la División General de Recursos Humanos a fin de planificar las metas a cumplirse en el período respectivo. NORMAS: 1. La elaboración del Plan Anual deberá realizarse con base a las orientaciones emanadas de la División de Planificación.

2. El Responsable de la División General de RR.HH. será el facultado para autorizar la aprobación del Plan Anual y de Corto Plazo

de la División General de RR.HH.


Plan Anual

Plan Anual

9.- Responsable de la Divisiòn de RR.HH. recibe, archiva el PDI, e informa a los Responsable de División la aprobación del plan.

Resp. Divsión/Oficinas de RR.HH.

8.- División de Planificación recibe, revisa, si hay inconsistencia lo regresa a la División General de RR.HH. caso contrario aprueba y remite el Plan de Desarrollo Institucional del MINED.

4.- Asesor Técnico, recibe, revisa y consolida la información preparada por los responsables de áreas.

7.- Responsable de la División General de RR.HH. recibe, aprueba y remite a la División de Planificación.

1.- Asesor Técnico en coordinación con el Responsable de la División de Planificación elabora del Plan Anual y Corto plazo de la División General de Recursos Humanos, de acuerdo a las políticas institucionales establecidas.

3.- Responsables de División y Oficinas de la División General de RR.HH. elaboran el plan anual y corto plazo, conforme las orientaciones brindadas y lo remiten al Asesor Técnico.

5.- Elabora presentación digital para su discusión con el responsable de la División General de RR HH y responsables de áreas.

2.- Elabora los planes considerando el aspecto financiero por cada área para su consolidación en coordinación con los responsables de División y Oficinas de la División General de RR.HH.

6.- Realiza cambios de acuerdo a las consideraciones y observaciones realizadas por el responsable de la División General y los responsables de áreas, imprime el Plan Anual y Corto Plazo y lo remite al Responsable de la División General de RR.HH.

Descripción/Acciones Asesor Técnico Responsable División General de RR.HH.

Registra al trabajador

1

2

3

4

Elabora Plan de Corto Plazo

PROCEDIMIENTO: Elaboración del plan de trabajo anual y corto plazo

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH.

Elabora planes

Elabora Plan Anual y Corto Plazo

6

5

7

Asesor Técnico

Recibe, revisa y consolida

Recibe, aprueba y remite

8

AC

Elabora planes

Elabora presentación

Realiza cambios, imprime y remite

División de Planificación

Recibe, revisa

Regresa

Inconsistencias?

No

Si

Aprueba y remite

Recibe, archiva e informa

FIN

9




Depende de : Dirección Superior

Procedimiento : Seguimiento al Plan de Trabajo Anual y Corto Plazo

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento de las metas propuestas en los planes de trabajo de la División General de RR HH. a fin de considerar las posibles modificaciones, correcciones o ajustes necesarios.


0 Informe

2.- Consolida la información presentada por los responsables de las Unidades Administrativas de la División General de RR.HH y evalúa las metas planificadas para la quincena.

6.- Responsable de la División General de RR.HH. recibe, revisa, aprueba y remite al Asesor Técnico.

9.- Asesor Técnico da seguimiento a las medidas y/o recomendaciones efectuadas por el Responsable de la División General de RR. HH..

5.- Elabora informe y remite al Responsable de la División General de RR.HH. sobre el cumplimiento de metas.

4.- Si hubo de incumplimiento en las metas establecidas en el Plan Anual, solicita a los Responsables de las Unidades Administrativas de RR.HH. información que explique las causas por las que éstas no se alcanzaron.

1.- Asesor Técnico solicita información a los responsable de División y Responsable de Oficinas sobre las actividades realizadas en la quincena y planificación de las actividades para el siguiente período.

3.- Evalúa el nivel de cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Anual de la División General de RR.HH.

7.- Asesor Técnico, recibe y remite a la División de Planificación.

8.- Evalúa plan con Responsables de las Unidades Administrativas de RR.HH, y adopta las medidas que correspondan para alcanzar el cumplimiento de las metas.

1 Informe

10 Informe

Descripción/Acciones Responsable División General de RR.HH.Asesor Técnico

1

5

Recibe, revisa, aprueba y remite

FIN

Solicita información

2

3

4

PROCEDIMIENTO: Seguimiento al plan de trabajo anual y corto plazo


Solicita información

Consolida y evalúa

6

7

Evalúa el Plan

8

9

Da seguimiento

Recibe y remite

Evalúa

Asesor Técnico

Elabora informe

AC

Incumplimiento?

No

Si

División Planificación




Depende de : Dirección Superior Procedimiento : Elaboración del Ante Proyecto de Presupuesto Anual de la División General de

Recursos Humanos

OBJETIVO: Garantizar los recursos financieros para el pago de salarios al personal de la Institución a nivel nacional.


Reportes

Presupuesto Anual


8.- El MHCP comunica modificaciones o la aprobación del Presupuesto Anual.

4.- División Financiera habilita el Sistema de Planificación para la grabación de los datos del presupuesto.

7.- División Financiera inicia el proceso de aprobación por parte del MHCP.

1.- Asesor Técnico en coordinación con el Responsable de la Oficina de Nóminas prepara formato de recopilación de información presupuestaria y remite a los responsables de las Unidades Administrativas de la División de RR.HH. para la elaboración del Presupuesto anual de cada área.

3.- Asesor Técnico en coordinación con el Responsable de la División General de RR.HH. recibe, revisa y consolida información para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual de la División General de Recursos Humanos.

5.- Asesor Técnico en coordinación con el Responsable de la Oficina de Nóminas ingresa información al Sistema de Planificación con los datos que conforman el Anteproyecto de Presupuesto, generan reportes de validación.

2.- Responsables de Unidades Administrativas de la División General de RR.HH. elaboran el presupuesto anual de las áreas bajo su responsabilidad y lo remiten al Asesor Técnico.

6.- Si hay inconsistencias las corrigen, caso contrario comunican a la División Financiera que el proceso de grabación ha finalizado satisfactoriamente.


1

2

3

4


PROCEDIMIENTO: Elaboración del Ante Proyecto de Presupuesto Anual de la División General de Recursos Humanos


Elabora Presupuesto Anual y remite

Prepara formato y remite

6

5

7

Asesor Técnico

Habilita el Sistema de Planificación

Inicia proceso de aprobación

8

Ingresa información y genera reportes

Corrige

Comunica modificaciones o

aprobación

Responsable Ofic. de Nóminas


División Financiera

Ofic. Nóminas

Inconsistencias?

No

Si

Comunica División Financiera

MHCP

21


9.- Si existen modificaciones el Responsable de la División General de RR.HH. convoca a los Responsables de las Unidades Administrativas de RR.HH. para analizar las modificaciones al Anteproyecto de Presupuesto de la División General orientadas por el MHCP.


12.-MHCP comunica la aprobación del presupuesto a las autoridades del Ministerio de Educación.

11.-División Financiera efectúa las modificaciones en el SIGFAFOR y comunica al MHCP la realización de las mismas.

13.-Asesor Técnico prepara informe sobre asignación presupuestaria del grupo 01 de cada una de las unidades administrativas del MINED y lo remite al Responsable de la División General de RR.HH.

10.-El Responsable de la División General de RR.HH. comunica a la División Financiera las modificaciones aplicadas al anteproyecto de presupuesto anual para su corrección en el sistema SIGFAFOR del MHCP.

14.-Responsable de la División General de RR.HH. comunica a los Responsables de Direcciones/Divisiones Generales el presupuesto asignado al grupo 01.


9

10

11

PROCEDIMIENTO: Elaboración del Ante Proyecto de Presupuesto Anual de la División General de Recursos Humanos


Comunica modificaciones

Convoca

13

12

14

Efectúa modificaciones y comunica

Comunica presupuesto

Comunica aprobación

Prepara informe y remite


MHCP

12

Modificaciones?No

Si

FIN




Depende de : Dirección Superior Procedimiento : Seguimiento a la ejecución del Presupuesto Anual de la División General de

Recursos Humanos

OBJETIVO: Asegurar con eficiencia y eficacia la ejecución del presupuesto anual de la División General de RR.HH.


2.- Recibe de la División de Seguimiento y Control Presupuestario el informe de la ejecución mensual al Presupuesto y revisa.

5.- Adopta las decisiones pertinentes y las remite a las Unidades Administrativas de RR.HH.

4.- Responsable de la División General de RR.HH. aprueba el informe y lo remite a la División de Seguimiento y Control Presupuestario.

1.- Asesor Técnico revisa la ejecución presupuestaria mensual del presupuesto aprobado para la División General de RR.HH. por renglón a través del SIGFA, conforme los pagos ejecutados por parte de la División Financiera.

3.- Elabora informe de ejecución y lo remite al Responsable de la División General de RR.HH. para su respectivo análisis y toma de decisiones.

Descripción/Acciones Responsable División General de RR.HH.Asesor Técnico

1

5

FIN

Aprueba y remite

2

3

4

PROCEDIMIENTO: Seguimiento a la ejecución del Presupuesto Anual de la División General de Recursos Humanos


Revisa ejecución presupuestaria

Recibe informe de ejecución y revisa

Elabora informe y remite

Asesor Técnico

Adopta medidas y remite

A. Supervisión y Control de los Recursos Humanos



Unidad Técnica o Administrativa : Supervisión y Control de los Recursos Humanos

Depende de : División General de Recursos Humanos

Procedimiento : Supervisión y Control de los Recursos Humanos

OBJETIVO: Asegurar que los procesos de gestión de los Recursos Humanos, se efectúen de forma eficiente y eficaz, de conformidad al marco legal vigente, para el fortalecimiento institucional protegiendo los derechos del trabajador. NORMAS: 1. Toda supervisión y control que se realice en las unidades de Recursos Humanos de las Delegaciones Departamentales,

Regionales y Municipales de Educación, así como en los Centros Educativos deberá coordinarse con la Dirección General de Educación y Delegaciones y la Dirección General de Coordinación y Articulación del Sub-Sistema de Educación Básica y Media y el Sub-Sistema Autonómico Regional.


Supervisor de Gestión de RR.HH./Resp. Oficina de Nómina

2.- Responsable de la División General de RR.HH., recibe, autoriza y remite al Resp. de Supervisión y Control de los RR.HH.

Analista Resp. de la División General de RR.HH.

8.- Revisa, evalúa los procesos administrativos, de acuerdo a los resultados del análisis, que permitan la racionalización eficaz y eficiente de los recursos humanos.

9.- Elabora diagnóstico, para conocer debilidades y fortaleza de la Unidad Administrativa supervisada.

7.- Realiza entrevista al personal de la unidad Administrativa supervisada, a fin de verificar in situ si los procesos que se realizan se desarrollan en base al marco legal vigente.

3.- Responsable de Supervisión y Control de los RR.HH., elabora los programas de trabajo a realizar en las Unidades Administrativas del MINED definidas en el plan anual de supervisión y orienta su ejecución a los Supervisores.

1.- Responsable de Supervisión y Control de los RR.HH. elabora plan anual de supervisión de las Unidades de Recursos Humanos de las Delegaciones y Sede Central del MINED y lo remite al Responsable de la División General de RR.HH.

5.- Coordina con el Responsable de la Unidad Administrativa correspondiente las actividades a desarrollar.

Descripción/Acciones Resp. Superv. y Ctrl. de los RR.HH.

6.- Analista realiza visitas de supervisión a las Unidades Administrativas del MINED.

4.- Coordina con responsable de la División General de RR.HH. y solicita información sobre la gestión relativa a los Recursos Humanos de la Delegación Departamental o Municipal a visitar.

1

2

3

PROCEDIMIENTO: Supervisión y Control de los RR.HH.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. – SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS

Elabora plan anual de supervisón

4

7

Revisa y evalúa

Resp. Superv. y Ctrl. de los RR.HH.

Elabora programas de trabajo

Coordina programación

Coordina actividades a desarrollar

Realiza entrevistas

Realiza visitas de supervisión

6

5

Elabora Diagnóstico

8

21


9



12.- Responsable de la División General de RR.HH, remite oficialmente, copia del informe a la instancia correspondiente.

Supervisor de Gestión de RR.HH./Resp. Oficina de NóminaAnalista Resp. de la División General de

RR.HH.Descripción/Acciones Resp. Superv. y Ctrl. de los RR.HH.

10.- Revisa, modifica informes de resultados de las supervisiones con el Responsable de la Unidad Administrativa Supervisada.

13.- Responsable de Supervisión y Control de Recursos Humanos, efectúa reuniones con los Analistas, para analizar problemas técnicos encontrados en la ejecución de las supervisiones y orienta las acciones a seguir para la solución de los mismos.

14.- Analista, realiza el seguimiento a las recomendaciones contenidas en informes anteriores para verificar su cumplimiento.

11.- Envía diagnóstico al Responsable de Supervisión y Control de los RR.HH. Con copia al Responsable de la Unidad Administrativa supervisada.

11

12

FIN

PROCEDIMIENTO: Supervisión de los RR.HH.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS HUMANOS

Revisa y modifica informe de resultado

Envía diagnóstico

Efectúa reuniones y orienta acciones

Remite copia del informe

13

12

10

Realiza seguimiento

1. DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

A. Oficina de Gestión de Recursos Humanos



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Gestión de Recursos Humanos

Depende de : División de Gestión y Desarrollo de Recursos Humanos

Procedimiento : Reclutamiento y Selección de Personal

OBJETIVO: Garantizar que la institución cuente con el personal idóneo para ocupar cargos disponibles, mediante el cumplimiento de leyes, normas y procedimientos establecidos. NORMAS: 1. Todo el proceso de Reclutamiento y Selección de Personal deberá regirse estrictamente con base a las disposiciones contenidas

en la No. 476, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, Artos. 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88 y 91. 2. Las Unidades Administrativas que cuenten con plazas vacantes deberán solicitar la reposición del Recurso Humano, a la División

General de Recursos Humanos, con la debida justificación del caso, en el período comprendido del quince al veinte de cada de cada mes.

3. El Proceso de provisión dará inicio únicamente cuando cuente con el visto bueno del Responsable de la División General de

RR.HH. y que el mismo esté acorde a la plantilla de puestos autorizada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. 4. El proceso de provisión de puesto iniciará el dieciséis de cada mes, finalizando el cinco del mes siguiente, para ser entregado a la

Oficina de Contratación y Atención al Trabajador el día seis. 5. La convocatoria deberá realizarse a través de medios internos de comunicación como; circulares, correo electrónico, etc., donde

se informará la existencia de plazas vacantes y requerimiento para ocuparlas. Se tendrá como primera fuente de reclutamiento el personal que presta servicio en la Institución y como segunda fuente se convocarán candidatos externos mediante los instrumentos propios de ésta; contando con un tiempo máximo de tres días hábiles para aplicar.

6. La Oficina de Gestión de Recursos Humanos, deberá mantener un banco de Recursos Humanos que le permita disponer de un

medio de reclutamiento adecuado en todo momento. 7. Solamente los solicitantes seleccionados que conforman la terna de candidatos se les entregará el Formato “Solicitud de Empleo”. 8. Toda promoción deberá realizarse de acuerdo al Arto. 80 y 81, del reglamento de la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa.



9. En el Ministerio de Educación deberá constituirse el Comité de Selección, con base al Arto. 87 y 88, de la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, quien garantizará el cumplimiento de los principios y objetivos de la provisión de puestos.

10. El Comité de Selección deberá estar integrado por un representante de la División General de RR.HH., un representante del área

donde se ubique la plaza a proveer, un funcionario o empleado del área con suficiente calificación técnica y un delegado del sindicato de mayor representación en el MINED, debiendo estar conformado dicho comité por un 50% hombres y 50% mujeres.

11. El Comité de Selección será el encargado de preseleccionar a los tres candidatos con mayor puntaje obtenido en el conjunto de pruebas aplicadas y los remitirá al responsable de la Unidad Administrativa solicitante para que éste seleccione al candidato idóneo de esta terna, de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Arto. 91 de la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y el Arto. 95 de su reglamento.

12. La Oficina de Gestión de Recursos Humanos asignará el salario correspondiente al puesto a desempeñar, conforme lo establecido en la tabla salarial regulada por el MHCP, la que deberá ser facilitada por el Responsable de la División General de Recursos Humanos.


Docs. SoporteCurrículum


Docs. SoporteSolicitud


Docs. Soporte Plazas Vacantes

Términos d Ref.Plazas Vacantes

Candidato

4.- Candidato a plaza vacante, presenta solicitud a la Oficina de Gestión de Recursos Humanos, acompañada de la siguiente información: a) Currículum Vitae, con sus documentos soportes (Título, diploma, constancia de trabajos anteriores, cédula de identidad, y los establecidos en la Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa ).

5.- Responsable de Oficina de Gestión de Recursos Humanos, recibe, revisa y verifica que la información cumpla con los requisitos establecidos.

8.- Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, revisa y verifica que la información cumpla con los requisitos establecidos y convoca al Comité de Selección.

1.- División General de Recursos Humanos, recibe de las Divisiones/Direcciones Generales, solicitud de plaza(s) vacante y Términos de Referencia del servicio y remite al Responsable de Oficina de Gestión de Recursos Humanos.

2.- Responsable de Oficina de Gestión de Recursos Humanos, da inicio al proceso de provisión.

Descripción/Acciones Responsable División General de RR. HH. Comité de Selección

Resp. Ofic. de Gestión de RR.HH.

PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y Selección de Personal (para Nuevas Contrataciones, Promociones de Cargos o Reingreso)

Recibe solicitud de plaza vacante y remite

Inicia Proceso de provsisión

Presenta Solicitud y Docs. Soportes

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE RR.HH. - OFICINA DE GESTIÓN DE RR.HH.

1

2

3

4

5

Reclutamiento de Personal:

Cumple requisitos?

No

Si

Realiza evaluación técnica y criterios de selección y remite

3.- Realiza convocatoria pública interna de plazas vacante y perfil del cargo, utilizando medios de comunicación como: Circulares, correo electrónico, etc.

7.- Realiza evaluación técnica de los aspirantes y criterios de selección, preseleccionando 6 currículos y envía la documentación al Responsable de la División General de RR.HH.

Recibe, revisa, verifica y convoca

Recibe, revisa y verifica

Realiza convocatoria interna

6

Div. Gral. RR. HH

6.- Si los candidatos no llenan los requisitos, recurre al reclutamiento externo, utilizando los diferentes medios: banco de recursos humanos, correo electrónico, periódico, página web, etc.

Realiza convocatoria externa

7

8

21


Presenta Solicitud y Docs. Soportes


Docs. SoporteExpediente

Nombramiento

Autorización de contratación

Confirmación de Fondos

Selección de Candidato


12.- Si los fondos son confirmados o la plaza pertenece a nómina el Responsable de la División General de RR.HH. Solicita de manera oficial a la Dirección Superior la autorización de la contratación.

11.- El Responsable de la Oficina de Gestión de RR.HH. solicita confirmación de fondos ante la División Financiera, en el caso de contrataciones en nómina interna.

14.- Envía el expediente a la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador para que realice la contratación correspondiente.

13.- Responsable de la Oficina de Gestión de RR.HH. Entrega nombramiento al candidato seleccionado y lo remite oficialmente a la Dirección/División correspondiente.

9.- Comité de Selección, realiza selección de la terna y remite al Responsable de la Dirección/División General correspondiente para que éste proceda a elegir al candidato idóneo a ocupar el cargo.

CandidatoDescripción/Acciones Responsable División General de RR. HH. Comité de Selección

Resp. Ofic. de Gestión de RR.HH.

PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y Selección de Personal (para Nuevas Contrataciones, Promociones de Cargos o Reingreso)

Selecciona terna y remite

Solicita conformación de fondos

Remite expediente

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE RR.HH. - OFICINA DE GESTIÓN DE RR.HH.

9

10

11

12

Fondos confirmados?

NoSi

Solicita autorización de contratación

Selección de Personal:

Entrega nombramiento y remite

FIN

Selecciona candidato y lo oficializa por

escrito

13

10.- El Responsable de la Dirección/División General correspondiente selecciona al candidato y lo oficializa por escrito a la División General de RR.HH.

12

Resp. Dirección/División Gral.

14

Rechaza contratación

Dirección Superior

B. Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos


Procedimiento : Capacitación al personal administrativo del MINED

OBJETIVO: Elevar la eficiencia de los servicios que el MINED brinda a los usuarios a través de la capacitación y actualización permanente de los conocimientos y habilidades del personal administrativo. NORMAS: 1. La oficina de Desarrollo de Recursos Humanos deberá coordinar con los responsables de las diferentes Unidades Administrativas

del MINED la realización de un diagnóstico de necesidades de capacitación, incluyendo los resultados de la evaluación al desempeño.

2. Se deberá establecer un plan de capacitación, de conformidad al diagnóstico de necesidades realizado y la disponibilidad

presupuestaria, en función del cumplimiento de los objetivos de las Unidades Administrativas del MINED.


10.- Analista, elabora Informe de los resultados obtenidos en la actividad y lo remite al Responsable de la Oficina de Desarrollo de los Recursos Humanos, dejando copia en archivo.

Resp. División General de RR.HH.

4.- Responsable de Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos elabora Plan de Capacitación institucional y lo remite al Responsable de la División de Gestión y Desarrollo de los Recurso Humanos.

8.- Coordina con las Unidades Administrativas del MINED, la programación del evento de capacitación.

9.- Analista da seguimiento al desarrollo del evento de capacitacón.

3.- Elabora diagnóstico de necesidades de capacitación en el MINED, con base a las entrevistas realizadas y a los resultados de la evaluación al desempeño y lo remite al Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos.

7.- Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos, realiza la confirmación de fondos para la ejecución de Programas de Capacitación a nivel institucional.

1.- Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos, establece coordinaciones con las diferentes Unidades Administrativas del MINED para la elaboración del diagnóstico de necesidades de capacitación institucional.

2.- Analista realiza visitas a las Unidades Administrativas del MINED y entrevista al personal de dichas unidades para determinar las necesidades de capacitación de la institución.

5.- Responsable de la División de Gestión y Desarrollo de los Recurso Humanos, recibe, revisa y remite al Responsable de la División General de RR.HH. Para su aprobación.

6.- Responsable de la División General de RR.HH. Recibe, aprueba y remite al Responsable de la División de Desarrollo de Recursos Humanos el plan de capacitación.

Resp. de Div. de Gestión y Des. de Recursos Humanos

Resp. Ofic. Desarrollo de Recursos HumanosDescripción/Acciones

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR. HH. – DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE RR. HH. – OFICINA DE DESARROLLO DE RR. HH.

PROCEDIMIENTO: Capacitación al personal Administrativo del MINED

Elabora diagnóstico y lo remite

Elabora plan de capacitaciones y lo

remite

1

2

3


4

5

Realiza visitas y entrevistas

Establece coordinaciones

Recibe, revisa y remite

Resp. Ofic. Desarrollo de RR.HH.

Analista

Realiza confirmación de fondos

6

7

Coordina programación del

evento

8

Da seguimiento al evento

Elabora informe, remite y archiva

9

10

FIN



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos


Procedimiento : Evaluación al Desempeño

OBJETIVO: Contribuir al cumplimiento de las metas establecidas por el MINED en cada área mediante la implementación de las actividades de Evaluación al Desempeño del personal. NORMAS: 1. En la implementación de la Evaluación al Desempeño deberá capacitarse y acompañar a cada jefe inmediato, según normativa

vigente. 2. Las necesidades de capacitación, reorganización de la fuerza laboral, que signifiquen traslados, promociones y desvinculación del

personal, deberán realizarse conforme a los resultados de la Evaluación al Desempeño aplicada en las diferentes áreas. 3. Los reclamos o demandas del personal evaluado que no esté conforme con los resultados de la evaluación deberán ser

conjuntamente atendidos por el Director de la División General de Recursos Humanos y el Evaluador. 4. Previo a la implementación de la normativa de Evaluación al Desempeño, se deberán divulgar los procesos que conlleven la

aplicación de ésta, indicando los beneficios, metas y objetivos tanto personales como institucionales que deban cumplirse.


2.- Analista elabora instrumentos de evaluación y los remite al Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos.

3.- Responsable de Oficina Desarrollo de Recursos Humanos, recibe, revisa y aprueba.


9.- Recibe, aprueba y remite al Responsable de la División General de RR.HH.

5.- Responsables de Dirección/División de las diferentes Unidades Administrativas del MINED, aplican instrumentos evaluativos al personal bajo su cargo.

8.- Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos, recibe, revisa y envía al Responsable de División de Gestión y Desarrollo de Recursos Humanos.

1.- Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos, establece coordinaciones con las diferentes Unidades Administrativas del MINED para elaborar programación de evaluación al desempeño.

4.- Analista realiza visitas de capacitación y acompañamiento al personal de Dirección de las diferentes Unidades Administrativas del MINED.

6.- Remiten a la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos, las evaluaciones.

7.- Analista, elabora informe y lo remite al Responsable de la Oficina de Desarrollo de Recursos Humanos.

Resp. de Div. de Gestión y Des. de Recursos Humanos

Resp. Ofic. Desarrollo de Recursos HumanosDescripción/Acciones

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR. HH. – DIVISIÓN DE GESTIÓN Y DESARROLLO DE RR. HH. – OFICINA DE DESARROLLO DE RR. HH.

PROCEDIMIENTO: Evaluación al Desempeño

Recibe, revisa y aprueba

Realiza visitas de capacitación y

acompañamiento

1

2

3

Aplican instrumentos evaluativos

4

5

Elabora instrumentos de evaluación y remite

Establece Coordinaciones

Resp. Ofic. Desarrollo de RR.HH.

Analista

Remiten instrumentos evaluativos

6

7


8

Recibe, revisa y envía


9

Resp. Direcciones/Divisiones


FIN

2. DIVISIÓN DE PERSONAL



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Personal


Procedimiento : Control de Asistencia del Personal de la Sede Central

OBJETIVO: Asegurar el control de la asistencia del personal de la Sede Central del Ministerio de Educación, para contribuir al cumplimiento de las metas establecidas por el MINED en cada una de sus Unidades Administrativas. NORMAS: 1. Todo el personal está sujeto a registrarse en el reloj digital a excepción de los siguientes: Ministro, Viceministro, Responsable de

Secretaría General, y Responsables de Direcciones/Divisiones Generales y Específicas, así como aquellos que por naturaleza de su trabajo tengan contrato por servicios profesionales o de consultorías.

2. La jornada laboral establecida para el personal del MINED, es de lunes a viernes en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. sin perjuicio que por disposición legal se modifique, con interrupción de la hora de almuerzo establecida en horario de 12:00 m. a 1:00 p.m.

3. Todo jefe inmediato, tiene la responsabilidad de justificar los días lunes de cada semana las ausencias del personal a su cargo

con comunicación formal ante la División de Personal por las siguientes causas: a. Labores fuera de la institución. b. Subsidio con órdenes de reposo extendidas por el INSS a través de las Instituciones Proveedoras de Servicios de Salud. c. Constancias de atención médica extendidas por las Instituciones Proveedoras de Servicios de Salud. d. Formato de Solicitud a cuenta de vacaciones debidamente firmado por el solicitante y el jefe inmediato. e. Matrimonio. f. Fallecimiento de un familiar y otras causas conforme lo establece el Arto. 73 y 74 del Código Laboral vigente y el Arto. 44

de la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.

4. Para efecto de justificación conforme días laborados, el jefe inmediato tiene la obligación de reportar la ausencia justificada o presencia del trabajador en días extraordinarios, a más tardar diez días posteriores al hecho.

5. El personal autorizado para ausentarse en los casos señalados anteriormente durante la jornada de trabajo, deberá registrar en el

reloj digital su salida y su reingreso.



6. El reporte de asistencia mensual emitido por la División de Personal, servirá de base para el análisis respectivo del jefe inmediato

y que éste tome las medidas que el caso amerite con el personal a su cargo.

7. El servidor público deberá usar las horas laborales únicamente para cumplir con las obligaciones que le fueron encomendadas de acuerdo a la naturaleza de sus funciones, y será el jefe inmediato quien dará fe de su cumplimiento.


Justificación

Justificación

Reportes

Remitisión

Reportes

Remitisión

Responsable División de Personal

10.-Archiva carta de remisión.

8.- Elabora reportes mensuales de asistencia por Direcciones/Divisiones Generales y Específicas, y las remite a cada Unidad Administrativa previa firma y autorización de la carta de remisión por el Responsable de la División de Personal.

4.- Ingresa al trabajador en el sistema de asistencia digital y equipara los relojes para que el trabajador pueda registrar su entrada en cada uno de ellos.

7.- Analista de Recursos Laborales recibe justificaciones de inasistencias y las registra en el sistema de asistencia digital.

9.- Envía a las Direcciones/Divisiones Generales y Específicas reportes mensuales de asistencia.

1.- Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, envía al empleado a la División de Personal para que sea habilitado en el sistema de asistencia digital.

3.- Recibe al empleado y se traslada con él al reloj digital, le asigna código digital y graba huella, imparte instrucciones del registro de asistencia y orientaciones generales.

5.- Extrae diariamente la información de los relojes para actualizar el sistema de asistencia digital y los descarga en los servidores.

2.- Analista de Recursos Laborales registra al trabajador en el libro de asignación de código

6.- Responsable de División Personal, selecciona correspondencia y remite al Analista de Recursos Laborales las justificaciones de inasistencias diarias.

Descripción/Acciones Oficina de Contratación y Atención al Trabajador

Analista de Recursos Laborales

Registra al trabajador

1

2

3

4

Extrae información y descarga en los

servidores

PROCEDIMIENTO: Control de Asistencia del Personal de la Sede Central

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE PERSONAL

Recibe al empleado, asigna código digital, graba huella y orienta

Envía al empleado

6

7

8

FIN

5

9

Ofic. Contrat. y Atenc. al Trab.

Selecciona correspondencia y

remite

Envía reportes

Archiva

10

Ingresa al trabajador en el “Sistema de Asistencia

Digital”

Recibe justificaciones y registra

Elabora reportes

Exp

AC



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Personal


Procedimiento : Control de Vacaciones del Personal de la Sede Central

OBJETIVO: Asegurar el control y registro de las vacaciones del personal del la Sede Central del Ministerio de Educación. NORMAS: 1. La División Personal remitirá semestralmente (Enero y Julio de cada año) reportes de vacaciones a los responsables del personal

de las diferentes Unidades Administrativas del MINED. A fin de que las mismas sean programadas durante el semestre por el jefe inmediato.

2. La División de Personal acumulará 2.5 días mensuales para el personal administrativo y 5 días para el personal docente frente a

alumnos. 3. La División de Personal aplicará de oficio las vacaciones reguladas por el Código Laboral, Ley del Servicio Civil y de la Carrera

Administrativa, el Calendario Escolar y la institución. Las vacaciones programadas por el jefe inmediato o las solicitadas por el trabajador deberán contar con la autorización correspondiente, así como en aquellos casos en que se laboren en días no hábiles.

4. Los feriados y séptimos días laborados no serán acumulables al saldo mensual de vacaciones del trabajador, sino que serán

remunerados extraordinariamente conforme lo establecen los Artos. No. 65 y 68 del Código del Trabajo. 5. El trabajador deberá solicitar sus vacaciones de forma previa al período requerido. 6. Durante el período de vacaciones no se podrá adoptar ni comunicar al trabajador ninguna medida en su contra, salvo en caso de

acciones penales. 7. Una vez que el trabajador ha sido notificado de su periodo de descanso a cuenta de vacaciones, deberá hacer uso de éste en el

tiempo establecido, excepto cuando por interés de la institución requiera de sus servicios, de acuerdo al Arto. 76 del Código del Trabajo.



8. Es obligación de los jefes inmediatos reportar a la División de Personal la programación y las solicitudes individuales realizadas por los trabajadores.

9. Toda solicitud de permiso no contemplada en el Arto. 74 del Código del Trabajo y el Arto. 44 de la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa, deberá ser otorgado por el jefe inmediato a cuenta de vacaciones.


1 Reportes

Reportes

Justificación

Justificación

Exp

Oficina de Contratación y Atención al Trabajador

1.- Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, envía al empleado a la División de Personal para que sea habilitado en el sistema del Control de Vacaciones.

6.- Genera reportes semestrales de vacaciones por Direcciones/Divisiones Generales y Específicas del personal en original y copia y los envía al Responsable de la División de Personal para su aprobación.

8.- Analista de Recursos Laborales, envía reportes mensuales de vacaciones a las Direcciones/Divisiones Generales y Específicas y archiva copia.

2.- Analista de Recursos Laborales, ingresa al sistema de vacaciones para dar de alta al nuevo empleado (ingresa los datos generales del empleado).

3.- Se aplica mensualmente en el sistema 2.5 días a cada uno de los trabajadores registrados. Si es docente se le aplica 5 días.

7.- Responsable de División de Personal, revisa y aprueba reportes semestrales de vacaciones.

5.- Analista de Recursos Laborales recibe correspondencia y las registra en el sistema de vacaciones.

4.- Responsable de División Personal, selecciona correspondencia correspondiente a vacaciones y remite al Analista de Recursos Laborales.

Descripción/Acciones Analista de Recursos Laborales Responsable de División de Personal

1

2

5

PROCEDIMIENTO: Control de Vacaciones del Personal de la Sede Central


3

6

FIN

4

Recibe, revisa, autoriza y regresa

Recibe y envía

Da de alta al nuevo empleado el sistema

Aplica 2.5 días

Recibe y registra

Genera reportes y envía

Analista de Rec. Laborales

Envía al epleado

Selecciona correspondencia y remite

7

8

AC



Unidad Técnica o Administrativa : División de Personal


Procedimiento : Gestión de Aseguramiento del Trabajador Ante el INSS

OBJETIVO: Garantizar que el personal del MINED, goce del derecho a la salud a partir de su ingreso al INSS. NORMAS: 1. Toda aquella persona que preste sus servicios al MINED, deberá ser inscrito al INSS de conformidad al Reglamento de la Ley y

amparado bajo el Número Patronal del Ministerio de Educación. Normas de los Ingresos:

Es deber del Ministerio de Educación registrar en el INSS todo ingreso de empleados contratados de manera temporal o permanente en los tres primeros días de inicio de sus actividades. Después de 72 horas, el INSS aplicará multas al Empleador.

Aplicaciones: Cuota Laboral – Cuota Patronal Para el cálculo de retenciones y aplicaciones de cuotas Obrero – Patronal deberá realizarse de conformidad a lo establecido

por el INSS. Mensualmente, el MINED deberá actualizar los salarios devengados por el personal durante el mes, en el sistema SIE

(Sistema Integral de Aplicaciones Específicas) del INSS. Incluyendo retroactivo salarial, pago de vacaciones, horas extras, bonificaciones.

Solamente se excluyen de estas retenciones el pago del décimo tercer mes e indemnización por antigüedad.

2. Todo trabajador deberá presentar a su jefe inmediato la orden de reposos dentro de un período de 72 horas después de haberse emitido.

3. Todo jefe inmediato, tiene la obligación de reportar los subsidios originales ante la División de Personal para efectos de justificación, cada subsidio tiene una validez de seis (6) meses, pasado este tiempo, el subsidio pierde toda validez para efectos de reembolso.

4. La División de Personal gestionará ante las instancias respectivas el reembolso de subsidios mayores o iguales a cinco días.

5. La División de Personal entregará de forma mensual a los jefes inmediatos las comprobaciones de pagos y derechos del personal válidos para el mes en curso.



6. La División de Personal entregará las comprobaciones de pagos y derecho, dos meses después de realizada la inscripción del trabajador ante el INSS, éste podrá a partir de esta fecha ejercer su derecho.

7. Todo trabajador debe reportar ante la División de Personal los accidentes laborales en el término de 72 horas después de ocurrido el accidente. Posterior a esta fecha, la multa generada por el reporte tardío correrá por cuenta del trabajador.

8. Todo trabajador que sufrió accidente laboral deberá remitir al INSS la hoja NAT que le emita la División de Personal en el término de 72 horas después de ocurrido el accidente.

Bajas – Retiros del Personal Se indicará en el Reporte de Salarios Mensual, las personas que han dejado de laborar para el MINED, indicando último

día laborado.


Comprobaciones

Comprobaciones

0 Docs. Soporte

0 Céd. Identidad

NIT

0

1 Docs. Soporte

1 Céd. Identidad

NIT

1

1

Docs. Soporte0

1

IIT

0

1

Céd. Identidad

0

Adj.

ρ Original y documentos soportes: Foto, fotocopia Cédula de identidad o partida de nacimiento ; INSS.

ρ 2da. Copia; Cédula Inscripción con el recibido del INSS : Archivo/Expediente.

2.- Responsable División de Personal, firma, sella y remite al Analista de Recursos Laborales.

6.- Actualiza Informe de Salarios devengados mensualmente en el sistema SIE, los tres primeros días hábiles de cada mes.

9.- Analista de Recursos Laborales, retira de la Sucursal del INSS las comprobaciones de Pagos y Derecho de conformidad a calendario establecido, presentando las facturas canceladas.

10.- Secretaria, con base a listados de las distintas Dependencias del MINED, clasifica y entrega las comprobaciones del INSS con original del listado y archiva copias para control de la División de Personal.

5.- Da seguimiento al proceso de inscripción y se asegura que el empleado reciba su correspondiente comprobación de derecho de conformidad al salario declarado.

4.- Analista de Recursos Laborales, entrega a la sucursal de INSS de la siguiente manera:

1.- Analista de Recursos Laborales, recibe de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador el Informe de Ingreso al Trabajador (IIT), debidamente llanada y complementa la información con datos del registro patronal, efectúa cálculos monetarios para la declaración ante el INSS y remite al Responsable de la División de Personal. En original y una copia.

3.- Analista de Recursos Laborales adjunta a documentos, fotocopia de cédula de identidad o partida de nacimiento y foto.

7.- Retira de la Oficina de Tesorería los Cheques emitidos a favor del INSS por el salario del personal de nómina interna, selecciona los cheques y cuadra los montos de las facturas para ser pagados en el banco a mas tardar los días 17 de cada mes.

8.- Una vez pagada la factura, realiza rendición de cuentas ante la Oficina de Tesorería.

| Cks.

1

IIT

0

Descripción/Acciones Responsable División PersonalAnalista de Recursos Laborales

1

5

Actualiza informe

Entrega

2

3

4

PROCEDIMIENTO: Gestión de Aseguramiento del Trabajador Ante el INSS


Recibe, completa información, calcula y remite

Firma, sella y remite

6

7

8

Retira Comprobaciones de Pago y Derecho

9

10

Clasifica, entrega y archiva

AE

Retira Cheques, selecciona y cuadra

Adjunta

Analista Rec. Laborales

Rinde cuantas

Da seguimiento

INSS

Secretaria

AC2

1


Listado

Remisión

11.- Responsable de División Personal, selecciona correspondencia correspondiente a órdenes de reposo extendidas por el INSS y remite al Analista de Recursos Laborales.

13.- Elabora listado de subsidios sujetos a reembolso de conformidad al número patronal administrado por la División de Personal para ser entregado en la sucursal del INSS a más tardar los días 15 de cada mes.

12.- Analista de Recursos Laborales recibe, clasifica para efectos de reembolsos aquellos subsidios mayores a cuatro días, así como a que número patronal corresponde y retiene las comprobaciones de pagos y derechos del mes pagado.

14.- Elabora listado y remisión de subsidios sujetos a reembolso de conformidad al número patronal de la nómina fiscal para ser entregado a la División de Relaciones Laborales a más tardar los días cinco de cada mes.

15.- Justifica la ausencia del personal por cada orden de reposo recibida, informa mensualmente a la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador de estas incidencias para efectos de reconocimiento de subsidio alimenticio y remite fotocopia de estos para que sean anexados a cada expediente laboral; en caso de ser menores de cuatro días envía el original.

17.- Si el accidente es de gravedad deberá trasladarse por cualquier medio el trabajador accidentado al centro hospitalario acreditado para que sea atendido clínicamente y posteriormente se le llena hoja NAT.

18.- Analista de Recursos Laborales llena formato de reporte de accidente con los datos proporcionados y lo entrega al trabajador o a la persona que este designe.

16.- Si el accidente no es de gravedad el trabajador se presenta a la División de Personal, detalla la situación en que se produjo el accidente para llenar hoja de Notificación de Accidente (NAT).

19.- Instruye al trabajador para que ejerza su derecho y lo remite a la sala de emergencia que corresponde a riesgo laboral.

Notificación de Accidentes de Trabajo:

Listado Subsidios

Descripción/Acciones Responsable División PersonalAnalista Recursos Laborales

12

16

Justifica ausencias, informa y remite

13

14

15

PROCEDIMIENTO: Gestión de Aseguramiento del Trabajador Ante el INSS


Recibe, clasifica y retiene

Elabora listado de subsidios

Elabora listado y remisión de subsidios

Se presenta y detalla

Subsidios:

Selecciona correspondencia y remite

11

¿Subsidio?No

Si

21

Trabajador

¿Grave?

No

Si

Traslada al trabajador y llena hoja NAT

17

Llena formato y entrega

18

Instruye y remite al trabajador

19

21

Ofic. Contratac. y Atención al Trab.

FIN


1 Hoja NAT

0 Hoja NAT

21.- Entrega copia de hoja NAT en la División de Personal para que le sea anexado a su expediente laboral con su respectiva orden de reposo, si el caso lo amerita.

20.- El trabajador entrega hojas NAT en la sucursal del INSS que le corresponde, y ésta registra los datos del accidente en el formulario de declaración de accidentes del INSS.

Descripción/Acciones Responsable División PersonalAnalista Recursos Laborales

21

PROCEDIMIENTO: Gestión de aseguramiento del trabajador ante el INSS


Entrega copia Hoja NAT

Entrega Hoja NAT

20

21

Trabajador

FIN

INSS

A. Oficina de Contratación y Atención al Trabajador



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Contratación y Atención al Trabajador

Depende de : División de Personal

Procedimiento : Contratación de Personal

OBJETIVO: Asegurar que las contrataciones de personal de nuevo ingreso del MINED, se realicen conforme a leyes, normas, reglamentos y procedimientos establecidos. NORMAS: 1. La modalidad de contratos a celebrarse en el MINED a través de la División General de Recursos Humanos, serán

indeterminados o determinados, de acuerdo al Arto. 25, del Código del Trabajo. 2. El contrato se considerará por tiempo indeterminado cuando:

a. No tiene plazo de vencimiento. b. Hubiere expirado el plazo del contrato por tiempo determinado y el trabajador continúe prestando sus servicios por

treinta días más. c. Vencido el plazo de su segunda prórroga se continúe trabajando o se prorrogue nuevamente.

3. Toda contratación de personal por tiempo indeterminado, se podrá efectuar si se tiene previsto un puesto en la nómina de cargo

que maneja la Institución, salvo aquellos casos debidamente justificados y autorizados por el Ministro de Educación.

4. Los contratos de trabajos deberán ser elaborados en tres tantos de un mismo tenor en la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador y firmado por el Responsable de la División General de Recursos Humanos en representación legal del Ministerio de Educación y el contratado, al cual se le deberá entregará un original de su contrato.

5. Deberá someterse al personal contratado permanente por la Institución, a un período de prueba de treinta días calendario.

6. Concluido el período de prueba será obligación del responsable de la Unidad Administrativa comunicarle a la División General de Recursos Humanos que proceda a confirmar o no el nombramiento del contratado.

7. La División de Personal deberá informar al nuevo empleado sobre los resultados obtenidos en la evaluación de su período de prueba, lo mismo que notificarle por la ratificación o cancelación de su contrato de trabajo.



8. La contratación de personal será efectiva a partir del primer día lunes hábil de cada mes. Cuando el día lunes sea inhábil se considerará el día hábil siguiente.

9. La División General de Recursos Humanos, deberá dar a conocer al Responsable de la Unidad Solicitante y al candidato seleccionado, el nombramiento y la fecha de inicio de labores una vez firmado el contrato, debiendo corresponder con el primer día lunes hábil del mes. Cuando el día lunes sea inhábil se considerará el día hábil siguiente.

10. El inicio de labores deberá ser efectivo a partir de la firma del contrato, en caso contrario el responsable de la Unidad Administrativa del MINED, que permita laborar a una persona aún no contratada, asumirá por cuenta propia el pago de su salario por el período laborado no autorizado.


21

Contrato 0

Expediente

Expediente

2.- Revisa, si el expediente no está completo o presenta inconsistencias, es regresado a la Oficina de Gestión de RR.HH. Caso contrario envía al Analista en Recursos Laborales

7.- Analista en Recursos Laborales convoca al candidato seleccionado para que firme el contrato.

8.- Candidato seleccionado se presenta, firma el contrato de trabajo.

9.- Analista en Recursos Laborales, orienta al nuevo empleado opciones de pago (vía transferencia bancaria o Ck. fiscal).

5.- Analista de Recursos Laborales, recibe, revisa y envía contrato de trabajo al Responsable División General de RR.HH. para su aprobación y firma.

3.- Analista en Recursos Laborales, recibe, revisa la solicitud y/o términos de contratación y envía a la secretaria para la elaboración del contrato.

4.- Secretaria recibe información, elabora contrato de trabajo en 3 tantos de un mismo tenor y envía al Analista de Recursos Laborales.

1.- Responsable Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, recibe de la Oficina de Gestión de RR.HH. el expediente completo del candidato seleccionado.

6.- Responsable de División General de RR.HH. Recibe, aprueba y remite

21

Contrato 0

Analista en Recursos Laborales

Descripción/Acciones Resp. División General de RR. HH.

Secretaria CandidatoResp. de Contratación y Atención al Trabajador

PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal

Recibe al expediente

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE PERSONAL - OFICINA DE CONTRATACIÓN Y ATENCIÓN AL TRABAJADOR

1

2

5


Convoca

Orienta opciones de pago

Regresa

3

4



6

Firma contrato

7

8

Resp. Ofic. Contrat. y Atención al Trab.

¿Correcto?

No

Si

Revisa

Recibe, elabora y envía

21

9


NIT

Contrato 0

2

Contrato 1

11.- Recibe del banco, e-mail con el No. De la cuenta aperturada o fotocopia de la tarjeta y la registra en el archivo de cuentas activas.

12.- Entrega un tanto del contrato de trabajo al nuevo empleado.

10.- Elabora carta de apertura de cuenta “Plan Nómina”, envía a firma del Responsable de División de Personal o al Responsable de la División General de RR.HH. y envía al nuevo empleado a hacer las gestiones de apertura de cuenta al banco (BANPRO).

13.- Analista de Recursos Laborales, remite al Analista de Recursos Laborales de la División de Personal la Notificación de Ingreso al Trabajador (NIT).

1Carta Apertura

0

Resp. de Contratación y Atención al TrabajadorDescripción/Acciones SecretariaAnalista Recursos

LaboralesCandidato

SeleccionadoResp. División

General de RR. HH.

PROCEDIMIENTO: Contratación de Personal

Elabora y envía


10

11

Recibe e-mail y registra

Entrega

Remite

FIN

21

12

13

Recibe

Exp





Procedimiento : Elaboración de Nómina Interna y Nómina Fiscal de la Sede Central

OBJETIVO: Asegurar el registro y actualización de la fuerza laboral, a fin de que el personal, mantenga su situación laboral debidamente actualizada para efectos del trámite de la Nómina Interna y Nómina Fiscal de la Sede Central y que reciban la remuneración salarial que le corresponde según lo estipulado en su contrato de trabajo. NORMAS: 1. La fecha límite para tramitar la Nómina Interna correspondiente al mes siguiente ante la Oficina de Contabilidad, será los días

veinte de cada mes.

2. Para tramitar pagos en concepto de salario de una nueva contratación ante la Oficina de Contabilidad, deberán adjuntarse a la nómina de pagos los documentos siguientes: • Contrato Original o adendum debidamente firmado por ambas partes. • Fotocopia de la autorización del Ministro. • Confirmación de fondos. • Fotocopia de cédula de identidad del contratado.

3. La fecha límite de entrega al Ministerio de Hacienda y Crédito Público de los documentos correspondientes de nuevos ingresos a

nómina fiscal del mes siguiente, serán los quince de cada mes, adjuntando fotocopia de lo siguiente: • Cédula de identidad. • Nombramiento de la Dirección Superior (Directores Generales y Específicos). • Curriculum Vitae. • Títulos, diplomas o certificados de notas, entre otros. • Cartas de trabajos anteriores. • Provisión de puestos (publicación, acta, terna de selección y selección de candidato por el jefe del área).

4. Las modificaciones en los registros de nómina fiscal deberán darse por:

• Correcciones de Nombres, Apellidos o cualquier dato general del empleado. • Bajas (abandono de cargos, fallecimiento, renuncias) • Cambios (reconocimiento del zonaje, reconocimiento de antigüedad, registros de nuevos títulos, reestructuración administrativa,

promoción y democión).



5. Se establece como período de grabación y validación de la nómina fiscal del 21 al último día de cada mes.

6. Cada Unidad Administrativa deberá garantizar mensualmente la entrega del listado de las colillas de pago firmada por cada uno de los empleados y con el número de cédula de identidad, ocho días hábiles posterior a la fecha de ejecución del pago.


21

Sol. E. Ck.0

3 21

Nómina0 Adj.

3 21

Nómina0

Nómina

Docs. Soporte

Docs. Soporte

8.- Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, autoriza y remite.

Responsable División General de RR.HH.Responsable División de Personal

3.- Genera la nómina, la imprime y verifica que no tenga inconsistencias.

o Contabilidad Original y dos copias.o Copia: Archivo.

4.- Si no hay inconsistencias en la nómina interna, imprime 4 copias de la planilla y adjunta documentación soporte para un nuevo ingreso o promoción de cargos.

5.- Ingresa al sistema de Ruta Crítica, elabora solicitudes electrónicas de emisiones de cheques, y remite simultáneamente al responsable de la División de Personal la planilla en físico.

6.- Responsable de la División de Personal, autoriza las Solicitudes de Emisiones de cheques en el Sistema de Ruta Crítica, firma planilla y comunica al Analista de Recursos Laborales.

7.- Analista imprime las Solicitudes de Emisión de Cheque y remite junto a la planilla al Responsable de la División General de Recursos Humanos para su autorización.

9.- Analista de Recursos Laborales, distribuye la nómina interna de la siguiente manera:

2.- Caso contrario actualiza la información conforme soporte recibido (promociones de cargos, traslados, bajas, etc.) en ambas nóminas.

1.- Para el personal de nuevo ingreso, una vez que el contrato ha sido firmado, el analista accesa al sistema Automatizado de Nómina Interna o Nómina Fiscal para dar de alta al trabajador, ingresa los datos personales y laborales del empleado.

Descripción/Acciones Analista de Recursos Laborales

1

2

3

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Nómina Interna y Nómina Fiscal de la Sede Central


Accesa al sistema de Nómina para dar de alta al

trabajador

5

6

Imprime y remite

Analista de Recursos Laborales

Actualiza información en ambas nóminas

Genera nómina, imprime y verifica

Ingresa a “Ruta Crítica”, elabora Solicitud de Emisión

de Ck. y remite

Autoriza Solicitud de Emisión de Ck., firma

planilla y comunica

Imprime nómina y adjunta documentación soporte (para nuevo ingreso o

promoción)

4

7

Distribuye

Recibe y autoriza

8

¿Nuevo ingreso?

No

Si

21

9

Nómina3

Sol. E. Ck.3

21

Sol. E. Ck.0

21

Nómina0

AC

Oficina de Contabilidad


12.-Una vez realizado el trámite de nómina interna y nomina fiscal de la Sede Central, Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, comunica al Banco las cuentas de ahorro activas e inactivas para los créditos correspondientes a las mismas.

13 Banco comunica la fecha de ejecución de pago al Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

14.-Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador gestiona con la División Administrativa, el local, línea telefónica y seguridad.

15.-Analista de Recursos Laborales, recibe de la Oficina de Nóminas, colillas de pago del personal de la Sede Central en nómina fiscal para su clasificación y distribución.

10.-Imprime colillas de pago de nómina interna para su clasificación y distribución al personal.

11.-Envía por e-mail al Responsable de la Oficina de Nóminas informando la conclusión del proceso de validación de la nómina.

Colillas de Pago

Responsable División General de RR.HH.Responsable División de PersonalDescripción/Acciones Analista de Recursos Laborales

10

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Nómina Interna y Nómina Fiscal de la Sede Central


Imprime colillas de pago, clasifica y distribuye

Recibe colillas, clasifica y distribuye

Informa conclusión del proceso

Comunica al Banco cuentas activas e inactivas

Gestiona local, línea telefónica y seguridad

Comunica fecha de pago

15

12

FIN

11

12

Banco

Resp. Ofic. Contratación y Atención al Trab.

13

14





Procedimiento : Anticipos de Salario al Personal de la Sede Central del MINED

OBJETIVO: Facilitar soluciones a necesidades económicas urgentes del trabajador, de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria del MINED. NORMAS: 1. Los anticipos en concepto de salario no devengarán intereses. 2. Solamente se realizarán anticipos de salario para atender necesidades urgentes relacionadas a:

a. Salud del empleado y su núcleo familiar. b. Nupcias. c. Nacimiento de un hijo. d. Fallecimiento en el núcleo familiar. e. Reparaciones menores en su vivienda. f. Necesidades asociadas a estudios. g. Pérdida del salario.

3. Gozarán del derecho a este beneficio, únicamente aquellos trabajadores activos con más de seis (6) meses de laborar y que su

contrato no venza en los próximos tres meses a partir de la solicitud.

4. El trabajador podrá optar a este beneficio máximo tres veces al año.

5. El monto máximo del anticipo a solicitar, no deberá exceder del 75% del último salario neto recibido, comprometiéndose éste a cancelarlo en tres cuotas mensuales como plazo máximo.

6. El anticipo de salario se otorgará únicamente al empleado que al momento de hacer la solicitud se encuentre solvente con la institución.

7. La División de Personal atenderá las solicitudes de anticipos de salario los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, debiendo resolver en un término máximo de 24 horas.

8. El período para atender las solicitudes de anticipos de salario será de enero a octubre y estará en dependencia del monto mensual establecido por la División Financiera para este beneficio.

9. El trabajador interesado deberá realizar la solicitud de anticipo de salario en el formato establecido por la División General de RR.HH., previo a ello deberá contar con el visto bueno de su jefe inmediato, adjuntando la documentación soporte de la justificación del anticipo.


Solicitud de Anticipo

10 Sol. Em. Ck.




2.- Revisa, si no está completo o presenta inconsistencias, es regresado al solicitante. Caso contrario envía al Analista de Recursos Laborales

7.- Analista en Recursos Laborales recibe y lo remite vía ruta crítica y en físico a la Oficina de Contabilidad.

8.- Deja el movimiento en espera para ser aplicado en la nómina mensual siguiente o en proceso.

5.- Analista de Recursos Laborales, recibe, imprime y envía al Responsable División General de RR.HH. para su aprobación y firma.

3.- Analista de Recursos Laborales, recibe, revisa la solicitud, si el monto es mayor a lo establecido aplica el 75%, caso contrario aplica según el monto solicitado, elabora solicitud de emisión de cheque, la envía vía Ruta Crítica al Responsable de la División de Personal y le remite en físico el formato de anticipo de salario.

4.- Responsable de la División de Personal recibe, revisa, firma el formato de solicitud de anticipo, firma digitalmente la solicitud de emisión de cheque y lo regresa al Analista de Recursos Laborales.

1.- Responsable Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, recibe del trabajador la solicitud de Anticipo de Salario con el soporte respectivo.

6.- Responsable de División General de RR.HH. Recibe, aprueba, firma la solicitud de emisión de cheques y el formato de anticipo de salario y remite al Analista de Recursos Laborales.

10 Sol. Em. Ck.

Analista de Recursos LaboralesDescripción/Acciones Resp. División General de RR. HH.Responsable División de Personal

Responsable Oficina de Contratación y Atención al

Trabajador

PROCEDIMIENTO: Anticipos de Salario al Personal de la Sede Central del MINED

Recibe Solicitud


1

2

8

Recibe, revisa

Recibe, imprime y envía

Recibe y remite

Regresa

3

4

Aplica monto solicitado

Recibe, revisa, firma y regresa

Recibe, aprueba, firma y remite

5

6

Resp. Ofic. Contrat. y Atención al Trab.

InconsistenciasNo

Si

Revisa

Elabora Sol. Em. Ck. Envía

7

¿Mayor a 75%?

No

Si

Aplica el 75%

Deja movimiento en espera

FIN

Ofic. Contabilidad





Procedimiento : Emisión de Constancia Laboral de Trabajador Activo e Inactivo

OBJETIVO: Respaldar la gestión personal del trabajador activo e inactivo a través de la emisión de una constancia laboral que avale su vida laboral. NORMAS: 1. La solicitud de la constancia laboral deberá ser de forma escrita o e-mail por:

a. El trabajador interesado(a). b. Autoridades Judiciales y Administrativas de la República.

2. El retiro de la constancia laboral podrá ser de forma personal y excepcionalmente se entregará por delegación expresa del solicitante.

3. La constancia laboral se entregará a más tardar 24 horas hábiles después de haber recepcionado la solicitud.


1

Constancia0

1

Constancia0

Solicitud2.- Secretaria solicita expediente laboral al

archivista o al Analista de Recursos Laborales, elabora constancia y la remite para revisión y aprobación al Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

6.- Secretaria remite copia de la constancia laboral al archivista para su inclusión en el expediente laboral.

5.- Solicitante, retira constancia y firma recibido en la copia.

3.- Responsable de Contratación y Atención al Trabajador, revisa, aprueba y remite a la Secretaria.

1.- Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, recibe solicitud escrita o vía e-mail de la persona interesada y remite a la secretaria.

Descripción/Acciones Resp. Ofic. Contratación y Atención al Trabajador Analista de Rec. Laborales Secretaria

Recibe solicitud y remite

4.- Secretaria comunica al solicitante, para que retire su constancia de Trabajador Activo o Inactivo.

1

Remite

PROCEDIMIENTO: Emisión de Constancia Laboral de Trabajador Activo e Inactivo

Comunica al Solicitante


Retira constancia y firma copia

Revisa, aprueba y remite

Resp. Ofic. de Contratac. y Atención al Trabajador

3

Solicita expediente laboral, elabora constancia y remite

2

5

6

4

FIN Exp





Procedimiento : Subsidio Alimenticio para los Trabajadores de la Sede Central del MINED

OBJETIVO: Asegurar el trámite del subsidio alimenticio al personal del MINED contratado por tiempo indefinido, que labora en la Sede Central, registrado en la nómina fiscal y fondos internos del MINED. NORMA: 1. Se pagará subsidio alimenticio al personal que se encuentra registrado en la Nómina Fiscal y fondos internos del MINED, de

conformidad al Convenio Colectivo vigente, se excluye de este beneficio a los funcionarios de la Dirección Superior.

2. Se aplicará deducción al subsidio alimenticio del trabajador cuando éste se ausentare por: a. Vacaciones. b. Subsidios por enfermedad. c. Permisos con o sin goce de salario. d. Faltas justificadas por asuntos personales. e. Faltas injustificadas. f. Constancia por asistencia médica que se extienda desde las 8 a.m. hasta las 12 meridiano (4 horas laborales).

3. Para la elaboración del subsidio alimenticio se establecen las fechas de las siguientes actividades:

a. Entrega de incidencias (bajas, altas, reembolsos, deducciones, entre otras) por parte de la División de Personal el día dos de cada mes a primera hora, y en su defecto el siguiente día hábil.

b. Se establece la entrega del trámite del subsidio alimenticio a la Oficina de Contabilidad, tres días hábiles posteriores de recibidas las incidencias.


Sol. Em. Ck. 1

Reportes

Sol. Em. Ck. 0

Reportes

1Sol. Em. Ck.

0

8.- Analista, recibe documentos y lo distribuye en el siguiente orden:

τ Original; Solicitud de Emisión de Cheque, Reporte de Subsidio Alimenticio y reporte de incidencias; Ofic. Contabilidad.

τ Copia; Solicitud de Emisión de Cheque, Reporte de Subsidio Alimenticio y reporte de incidencias : Archivo.

2.- Ubica al empleado en su Unidad Administrativa y afecta la cantidad de días de deducciones o reembolsos.

1.- Analista en Recursos Laborales de la División de Personal, recepciona de las Diferentes Unidades Administrativas del MINED, comunicaciones oficiales concerniente a las ausencias del trabajador.

5.- Emite reporte para pago de subsidio alimenticio, valida y elabora solicitud de emisión de cheque en original y dos copias y lo envía al Responsable de División de Personal para revisión y aprobación.

3.- Elabora archivo electrónico y lo envía vía e-mail a la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

4.- Analista de Recursos Laborales de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, efectúa cálculo del monto del subsidio alimenticio conforme a los días efectivos laborados por el empleado durante el mes y registra la información en el sistema.

6.- Responsable de División de Personal, recibe documentación, revisa, si los cálculos y los reportes están correctos, aprueba y remite al Responsable de la División General de RR. HH. para su autorización. De existir observaciones regresan al Analista para su actualización.

7.- Responsable de División General de RR.HH., recibe, autoriza y remite documentos a la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

Descripción/Acciones Oficina Contratación y Atención al Trabajador



Responsable División General de RR.HH.

1

5

Elabora y envía archivo electrónico

2

3

4

6

Listado Nomb. Personal

Listado Personal Activo

PROCEDIMIENTO: Subsidio Alimenticio para los Trabajadores de la Sede Central del MINED

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE PERSONAL- OFICINA DE CONTRATACIÓN Y ATENCIÓN AL TRABAJADOR

Recepciona comunicaciones

Ubica al empleado y afecta cantidad de días

Regresa

¿Correcto?No

Si

Firma y remite

Efectúa cálculo y registra información

Emite reporte, valida y elabora Solicitud de

Emisión de Ck.

Recibe y revisa


Recibe, autoriza y remite

Recibe, archiva y remite

FIN

7

Reportes

AC

Ofic. Contabilidad

a. Unidad de Escalafón



Unidad Técnica o Administrativa : Unidad de Escalafón

Depende de : Oficina de Contratación y Atención al Trabajador

Procedimiento : Emisión de Constancias de Escalafón

OBJETIVO: Avalar a través de la emisión de una constancia el nivel profesional, experiencia laboral y años de servicio de los docentes para los fines que estime conveniente.

NORMAS: 1. Se emitirá constancia a solicitud expresa del interesado y el INSS. 2. Toda solicitud deberá ser retirada por el solicitante o éste podrá delegar por escrito a otra persona. 3. La constancia se entregará después de tres días hábiles a la recepción de la solicitud. 4. Si es para uso en el extranjero o becas, se entrega al maestro y se le envía a Registro y Control de Documentos para su

autenticación y al Ministerio de Relaciones Externas.


Expediente

Formato Solicitud2 1

Const. Escalafón0

6.- Responsable de Unidad de Escalafón recibe, revisa y remite al Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

8.- Responsable de escalafón, recibe y sella la constancia.

Formato Solicitud

Expediente

2

Constancia

1

Constancia

0

Formato SolicitudFormato Solicitud

Sol. Constacia Escalafón

Resp. Ofic. de Contratación y Atención al TrabajadorResponsable Unidad de EscalafónTécnico en Recursos LaboralesDescripción/Acciones

1.- Técnico en Recursos Laborales recepciona del interesado y/o INSS solicitud por escrito de Constancia de Escalafón y/o Constancia Laboral del docente activo e inactivo .

2.- Solicita al interesado llenado de formato Actualización de Datos Personales.

3.- Procede a identificar y localizar el expediente laboral. Si es activo de las zonas especiales se ubica de acuerdo a la unidad administrativa, si es de centro educativo privado se localiza en la guía de archivo, si no es localizado, se busca en Base de Datos facilitado por las Delegaciones Departamentales.

4.- Verifica en el expediente: cargos desempeñados, títulos y/o diplomas escalafonados y calcula los años de servicio acumulados, registra en la sección de observaciones del expediente el valor de cada título.

5.- Llena formato de constancia en original y dos copias y la envía al Responsable de la Unidad de escalafón.

7.- Responsable de Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, revisa y aprueba si está conforme y la remite a la Unidad de Escalafón.

9.- Técnico en Recursos Laborales entrega constancia original al interesado o al INSS y solicita firma de recibido del documento y archiva formato solicitud y copia de la constancia en el expediente laboral del docente y archivo interno de la Unidad de Escalafón.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN DE PERSONAL – OFICINA DE CONTRATACIÓN Y ATENCIÓN AL TRABAJADOR – UNIDAD DE ESCALFÓN

PROCEDIMIENTO: Emisión de Constancias de Escalafón

Recepciona solicitud

Solicita llenado de formato Recibe, llena y regresa

Identifica y ubica expediente

Entrega, solicita firma de recibido y archiva

Recibe y sella constancia

1

2

3

4

5

6

Exp

Recibe, revisa y aprueba8

Verifica datos y registra

Llena formato de constancia y remite


Técnico en Recursos Laborales

Interesado

7

9

Interesado





Procedimiento : Registro, Control y Actualización de Expedientes Laborales

OBJETIVO: Mantener actualizada la información y/o los documentos que soportan la situación laboral del empleado/docente y que avalan el pago de antigüedad, títulos, capacitaciones y otros. NORMAS: 1. El MINED, deberá mantener actualizados los expedientes laborales de todos sus trabajadores. Todo ello en correspondencia con

las Leyes vigentes.

2. El trabajador deberá brindar la información personal, académica y laboral para la debida actualización de su expediente.

3. El expediente deberá contener los documentos siguientes: a. Solicitud de Empleo b. Contrato de Trabajo c. Cédula de identidad d. Partida de Nacimiento (cuando no cuente con cédula de identidad) e. Record de Policía f. Certificado de Salud g. Currículum Vitae h. Copias de Títulos, Diplomas o Certificados de Notas i. Carnet del INSS (en caso de tenerlo) j. Copias de Trabajo anterior k. Cartas de Recomendación l. Provisión de puestos (publicación del puesto vacante, terna y acta de selección)

4. La Unidad de Escalafón, deberá garantizar el resguardo de la documentación contenida en el expediente laboral, el cual estará debidamente foliado.



5. Todo docente que obtiene un título relacionado con la educación, es clasificado conforme categorías establecidas en el Arto. 48, del reglamento de la Ley 114, Ley de Carrera Docente.

6. Para el debido reconocimiento de los títulos y diplomas, es necesario dejar constancia del mismo en el expediente del docente (Ley de Carrera Docente).


Doctos.Expediente

Exp

Doctos.Expediente

Expediente

Doctos.

ArchivistaTécnico en Recursos LaboralesResp. EscalafónDescripción/Acciones


PROCEDIMIENTO: Registro, Control y Actualización de Expedientes Laborales

Recibe copia de documentos, listado, verifica

y remite

Identifica y registra datos

Verifica datos

Recepciona documentos, verifica y folia

1

2

3

4

5

6

Exp

Archiva Expediente

Anota código y anexa documentación soporte

Envía reclamo o elabora constancia según

corresponda


7

7.- Archiva el expediente de acuerdo a su ubicación en la estructura organizativa, al código de la Unidad Administrativa y apellidos.

6.- Si es administrativo el Archivista recepciona el expediente laboral, verifica los documentos contenidos y lo folia.

5.- En caso de omisión del escalafón en lo que respecta a cambios, se envía el reclamo por escrito a la Oficina de Nóminas; para altas se elabora constancia o resolución que certifique el reconocimiento de los años de servicios, títulos y/o diplomas, adjuntando el formato Recte 102.

4.- Anota en la portada del expediente el código y nombre de la Unidad Administrativa en que labora y anexa al Expediente los documentos soportes.

1.- Responsable de Escalafón, recibe de la Oficina de Nóminas copia de documentos y listado relacionados con los movimientos (altas, bajas y cambios) del personal docente y administrativo de la Sede Central y zonas especiales efectuados en nómina, verifica conforme listado de remisión y remite al Técnico de Recursos Laborales.

2.- Técnico de Recursos Laborales, identifica y registra datos en el expediente con base a la información contenida en los siguientes documentos:- Alfabético y planillas de pago- Codificador de Unidades Administrativas- Catálogo de Cargos

3.- Si es docente, verifica los datos del Expediente contra la nómina para asegurarse que se está realizando el pago correcto del escalafón.

¿Docente?NoSi

FIN





Procedimiento : Reconocimiento de Años de Servicios

OBJETIVO: Garantizar el pago en concepto de antigüedad por los años de servicio prestados a la Institución. NORMAS: 1. El valor del reconocimiento por años de servicio para el personal docente, se hará de acuerdo a lo establecido en la Ley de

Carrera Docente.

2. El valor del reconocimiento por años de servicio para el personal administrativo, se aplicará: a. A los trabajadores que hayan ingresado hasta el 09/06/2004, con base a Resolución Ministerial del MITRAB del 15/02/1988, b. A los trabajadores que hayan ingresado a partir del 10/06/2004, con base a la Ley del Servicio Civil, Arto. 101, Numeral 2.

3. Para efectos del reconocimiento por antigüedad, el MINED reconocerá los años de servicios laborados por los docentes en los siguientes casos: a. Se reconocerán los años de servicio y la experiencia adquirida tanto en la educación superior como no superior dentro o fuera del país. b. A los docentes que reingresen al Subsistema de Educación Básica, Media y Formación Docente. c. Se reconocerán los años de servicio laborados por los docentes previa presentación de constancia laboral.

4. En caso de renuncia de los Servidores Públicos, el Ministerio de Educación deberá reconocerles su derecho a la antigüedad. De conformidad al Arto.73 de la Ley 473, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.

5. En caso que el Servidor Público, reingrese a la Carrera Administrativa, su antigüedad deberá computarse como de nuevo ingreso.

De conformidad al Arto.73 de la Ley 473, Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.

6. Para efectos del reconocimiento por antigüedad, el MINED reconocerá los años de servicios laborados por el personal administrativo en los siguientes casos: a. Se reconocerán los años de servicio y la experiencia adquirida en instituciones del estado, previa presentación de constancia

laboral.

7. Cuando se trata de Rectificación de Antigüedad en la Nómina, una vez transcurrido el período estipulado aproximadamente de dos meses; se revisa la Nómina para confirmar la corrección, caso contrario se realiza nuevamente el proceso.


AC

Exp

Expediente

0 Resolución 2 Resolución

1 Resolución

Oficina de Nómina

Expediente

Solicitud

Original del reconocimiento de antigüedad a la Oficina de Nómina.Copia archivo en expediente del empleado.Copia archivo.

21

0 Resolución

Resp. Ofic. Contratación y Atención al TrabajadorResponsable Unidad de EscalafónTécnico en Recursos LaboralesDescripción/Acciones

1.- Técnico en Recursos Laborales, recibe del interesado solicitud de trámite para reconocimiento de antigüedad por años de servicio.

2.- Procede a identificar y localizar expediente del solicitante de acuerdo a la Unidad Administrativa previa presentación de la colilla del cheque fiscal o constancia de trabajador activo.

3.- Actualiza el expediente del solicitante, asignándole número consecutivo en el libro de resoluciones, constata la Unidad Administrativa y la fecha de ingreso con la cual fue nombrado(a).

4.- Calcula el total de años de servicio conforme a la información registrada y soportada en el expediente.

5.- Elabora el reconocimiento de la antigüedad en original y dos copias y lo remite al Responsable de Oficina de Contratación y Atención al Trabajador para su aprobación.

6.- Responsable de la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador recibe, revisa conforme expediente la resolución, aprueba y remite al responsable de la Unidad de Escalafón.

7.- Responsable de Unidad de Escalafón sella y distribuye para su aplicación:


PROCEDIMIENTO: Reconocimiento de Años de Servicios

Recibe Solicitud

Identifica y localiza expediente

Actualiza Expediente

Calcula años de servicio

Recibe resolución, sella y distribuye

FIN

1

2

3

4

5

6

7


Elabora reconocimiento de

antigüedad y remite

Revisa, firma y sella





Procedimiento : Escalafonamiento de Títulos y Diplomas

OBJETIVO: Asegurar el registro y legalización de los documentos que avalan la formación profesional del personal docente del MINED, (Títulos, Diplomas y cualquier otro documento de conformidad a los artículos 45 al 50 del Reglamento de Ley de Carrera Docente vigente para el personal activo e inactivo a nivel Nacional.

NORMAS: 1. El MINED reconocerá los diplomas obtenidos tanto dentro como fuera del país relacionados con la profesión docente, siempre y

cuando estén debidamente autenticados por las autoridades correspondientes. 2. Los diplomas que el MINED reconoce son los expedidos oficialmente. 3. Para el debido reconocimiento de los títulos y diplomas, es necesario dejar constancia del mismo; en el expediente del docente. 4. El docente tramitará el Escalafonamiento del título y diplomas que posee en la Delegación Departamental correspondiente. 5. Se emitirá Constancia de Escalafón al docente activo en Centro Educativo Privado y/o Subvencionado, así mismo al docente

inactivo. 6. Para Escalafonar un título o diploma se requiere los siguientes documentos:

a. Título o Diploma en original y 2 copias. b. Fotocopia de Cédula de Identidad. c. Colilla de pago (Docentes de Centros Educativos Públicos). d. Carta del Centro y/o Instituto donde labora el docente (Centros Educativos Privados y Subvencionados), detallando día, mes y año en que

inició a laborar. e. Hoja de Actualización de Datos. f. Original y Fotocopia de la Gaceta.


6.- Clasifica títulos y diplomas, asigna un número a cada uno de ellos en el libro de categorías.

Formato

21

Sol. Escalaf.

0

Recibo

21

Sol. Escalaf.

0

Resp. Ofic. Contratación y Atención al TrabajadorInteresadoResp. de Unid. Escalafón/Técnico en

Recursos LaboralesDescripción/Acciones

1.- Responsable Unidad de Escalafón/Técnico de Recursos Laborales recibe y revisa del interesado solicitud de Escalafón de documentos, de acuerdo a la Ley de Carrera Docente, los que presenta en original y dos copias.

2.- Interesado llena formato Actualización de Datos Personales y entrega al Técnico de Recursos Laborales.

3.- Técnico de Recursos Laborales extiende recibo de recepción de documentos al interesado por los documentos entregados.

4.- Registra los documentos en el Libro de Entrada de Títulos, para su debido control.

5.- Procede a identificar y localizar el expediente laboral. Si es docente activo de la Sede Central o zonas especiales se ubica de acuerdo a la unidad administrativa, para docentes de centro educativo privado, subvencionado e inactivo se localiza en el tarjetero, en caso de no ser ubicado se busca en Base de Datos facilitado por las Delegaciones Departamentales.

7.- Procede a sellar el título, anota el folio, libro, categoría y fecha.


PROCEDIMIENTO: Escalafonamiento de Títulos y Diplomas

Recibe Solicitud de escalafón

Extiende recibo

Registra documentos

Identifica y localiza expediente

Clasifica y asigna número

1

2

3

4

5

6

7

21

Llena formato de actualización

Formato

Llena formato y devuelve

Resp. U. Escalafón/Analista

Sella el título y anota

7


Expediente

Recte. 102

Const. Escalafón

9.- Responsable de Unidad de Escalafón, recibe, verifica los datos registrados y los remite a la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

8.- Registra los datos personales del docente y del título, diploma o certificado en el libro respectivo de Escalafón y Expediente Laboral, conforme la categoría que le corresponde y remite al Responsable de Escalafón para su revisión.

10.-Responsable de Oficina de Contratación y Atención al Trabajador, recibe, firma y regresa titulos y/o diplomas.

16.- Maestro, firma en el libro de entrega de título y/o diplomas.

12.-Si el docente labora en un centro educativo privado, se elabora constancia de escalafón. De ser docente de centro educativo público de Zonas Especiales, elabora Recte. 102, para la grabación del pago de los títulos. (original y copia).

13.-Envía Recte 102 y copia del título a la Oficia de Nómina para la corrección del salario.

11.-Técnico en Recursos Laborales, elabora/actualiza tarjeta de categoría del expediente y archiva alfabéticamente.

14.- Archiva expediente de acuerdo al estatus laboral.

15.- Entrega títulos escalafonados al maestro, éste firma en el libro de entrega de título y/o diplomas.

Resp. Ofic. Contratación y Atención al TrabajadorDocenteResp. de Unid. Escalafón/Técnico en

Recursos LaboralesDescripción/Acciones


PROCEDIMIENTO: Escalafonamiento de Títulos y Diplomas

Elabora constancia de escalafón

Envía Recte. 102 y copia de título

Entrega títulos y diplomas

Exp

9

10

14

12

Recibe, firma y regresa

AC¿labora CEP?

No

Si

Elabora Recte. 102

Archiva

Firma libro de entrega

FIN

11

16

13

12

Recibe, verifica y remite

Registra datos conforme categoría y

remite

8

Elabora/actualiza tarjeta y archiva

15





Procedimiento : Permisos con o sin Goce de Salario

OBJETIVO: Garantizar al personal docente y administrativo la autorización de permisos conforme a lo establecido en la Ley de Carrera Docente y la Ley de Servicio Civil y de la Carrera Administrativa y sus reglamentos. NORMAS: 1. Todo permiso se otorgará conforme lo establecido en el Arto. 33 de la Ley de Carrera Docente y al Arto. 94 de su reglamento,

Arto. 44 y 106 de la Ley de Servicio Civil de la Carrera Administrativa y al Arto. 114 de su reglamento. 2. Los permisos sin goce de salario deberá solicitarse con 15 días de anticipación. 3. Los permisos con goce de salario para becas de estudio, deberán solicitarse con 8 días de anticipación. 4. El personal docente y administrativo que solicite permiso con o sin goce de salario, deberá entregar a su responsable inmediato

un informe con el grado de cumplimiento de las tareas bajo su responsabilidad, adjuntando todos aquellos documentos pertinentes a su cargo.

5. Los permisos con goce de salario únicamente serán autorizados por el Responsable de la División General de Recursos Humanos

por las siguientes causas: a. Becas de estudio dentro o fuera del país, autorizadas por el Ministerio de Educación. b. Becas de estudio relacionadas a la profesión docente y financiadas por otros organismos hasta por un período de seis meses. c. Por enfermedad grave en el núcleo familiar (padres, hijos y cónyuge), debidamente soportados por epicrisis médica, constancia de

hospitalización, certificados de actas de nacimiento y/o matrimonio.

6. Toda solicitud de permiso deberá contar con el visto bueno del Delegado Departamental y/o Municipal y el Director del Centro Educativo.

7. Todo reintegro del servidor público que goza de permiso laboral sin goce de salario, deberá notificarlo por escrito a su inmediato superior con 30 días de anticipación.


2 1Docs. Soporte

0

4 3 2 1

0 Autorización

7.- Responsable de la Unidad de Escalafón, entrega al interesado y distribuye de la siguiente manera:

5.- Elabora carta de autorización de permiso, con o sin goce de salario y la remite a la autoridad competente, según el caso para su aprobación.

4.- Constata en Base de Datos, el status laboral del solicitante de acuerdo a lo establecido en las Leyes que regulan la materia.

6.- La autoridad competente, autoriza el permiso y remite a la Unidad de Escalafón.

1.- Interesado presenta solicitud de permiso, con sus documentos soportes y visto bueno del Delegado Municipal y/o Departamental y del Director del Centro Educativo.

2.- Responsable de Unidad de Escalafón, revisa solicitud y verifica que se cumplan los requisitos establecidos en la Ley de Carrera Docente y su reglamento.

3.- Verifica la información contenida en los documentos soportes adjuntos según el caso.

2 1Docs. Soporte

0

Solicitud2 1

Docs. Soporte0

Solicitud

Descripción/Acciones Interesado Responsable Unidad de Escalfón Autoridad Competente

Presenta solicitud

1

2

3

5

6

Recibe, revisa y verifica

requisitos de ley

Elabora carta de autorización y remite

4

PROCEDIMIENTO: Permisos con o sin Goce de Salario

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN DE PERSONAL – OFICINA DE CONTRATACIÓN Y ATENCIÓN AL TRABAJADOR – UNIDAD DE ESCALAFÓN

Consulta B.D.

Autoriza y remite

Entrega y distribuye

Interesado

o 1ra. Copia al expediente.o 2da. Copia a Oficina de Nómina.o 3ra. Copia al Delegado Departamentalo 4ta. Copia a la Dirección General de Educación y

Delegaciones.o 5ta. Copia a la División General de Recursos

Humanos.o 6ta. Copia archivo.

Verifica documentación

adjunta

7

5 3 2 1

0 Autorización

Ofic. Tesorería ExpAC

DDEDir. Gral. De Educ. y Deleg.

Div. Gral de RR.HH.

1

B. Oficina de Nómina



Unidad Técnica o Administrativa : División de Personal

Depende de : División General de Recursos Humanos Procedimiento : Revisión de Pago al Personal de las DDE, DME y CE (Liquidaciones, Horas

extras, sustituciones y adeudos)

OBJETIVO: Garantizar el trámite de pago en concepto de liquidación final, horas extras, sustituciones y adeudos en las diferentes delegaciones departamentales, municipales y centros educativos a nivel Nacional, asegurando el cumplimiento de las normativas y procedimientos establecidos para este fin. NORMAS: 1. Todo trámite de pago que se realice a favor de un trabajador y que esté sujeto a deducción laboral y aporte patronal, deberá ser reportado en

el número patronal manual que tiene asignado cada DDE, a fin de garantizar la atención médica del empleado y otros beneficios a que tuviere derecho como consecuencia del accidente.

2. Pago de Liquidaciones a las DDE:

a. Las liquidaciones finales pueden darse por las siguientes causas: • Renuncia con la aceptación del jefe inmediato. • Cancelación de contrato por vencimiento de plazo. • Cancelación de contrato por abandono del puesto. • Defunciones. • Jubilación por vejez. • Incapacidad total o permanente. • Sentencia condenatoria. • Por traslado de modalidad de pago. • Despido conforme procedimientos de ley. • Democión de puestos con afectación salarial. • Sentencia firme ejecutoria.

b. Los documentos soportes de una liquidación final son:

• Solicitud de Emisión de cheque a favor del beneficiario. • Solicitud de Emisión de Cheque a favor del INSS si lo amerita. • Hoja de liquidación final. • Detalle de vacaciones (para el personal docente frente alumnos se calculará conforme el calendario escolar, para el resto de personal

conforme lo establecido en el código del trabajo).



• Documentación soporte del motivo de la baja. • Fotocopia de cédula de identidad. • Fotocopia de entrega de rehabilitación de cheque ante tesorería, si el caso lo amerita.

c. Se pagará treceavo mes, proporcional a los meses trabajados. d. Todo trámite de liquidación final, el empleado deberá estar registrado en la base de datos o en nómina fiscal de la División General de

Recursos Humanos del Nivel Central; de lo contrario no se realiza el trámite de la liquidación. Las Liquidaciones finales, deberán ser entregadas conjuntamente con el informe de movimiento de bajas personal.

e. De acuerdo al Código Laboral el Decimotercer Mes, está exento de deducción de INSS e IR u otros, exceptuando pensión alimenticia. f. Para efecto de aplicación de deducción por embargo judicial en la liquidación final, este procederá una vez se especifique en el embargo. g. El Décimo Tercer Mes, se calculará en el período comprendido del 01 de Diciembre al 30 de Noviembre para períodos completos (1 año)

y proporcional de la fecha de ingreso a la fecha de retiro del empleado. h. Tendrá derecho a la indemnización por antigüedad el empleado con contrato indeterminado que ha renunciado y prestado sus servicios

continuos a la institución durante un año como mínimo.

3. Pagos de Horas Extras a Delegaciones: a. Cualquier retribución por horas extras, las cuales son autorizadas solamente para Agente de Seguridad Interna, debe estar contemplada

con el presupuesto anual aprobado. b. El pago de horas extras se efectuará solamente cuando sean autorizadas previamente por el jefe inmediato superior. c. La División General de Recursos Humanos, para efecto del pago de horas extras, verificará contra la Hoja de Reporte para el Pago de

Horas Extras para el Personal Agente de Seguridad Interna, adjuntando la constancia de trabajador activo y fotocopia de la cédula de identidad.

d. El trámite se realizará solamente una vez en el mes por beneficiario. e. El trámite se aplicará únicamente para un turno en el mes.

4. Pago de Sustituciones a Personal Docente de Nómina Fiscal:

a. Las sustituciones solamente se autorizarán para el personal docente frente a alumnos. b. Las cuatro causas principales por las que se autorizarán las sustituciones son:

• Permiso, con goce de salario, autorizado por las autoridades competentes. • Permiso, sin goce de salario, autorizado por las autoridades competentes. • Subsidio u orden de reposo mayor o igual a cinco días hábiles consecutivos extendidas por las clínicas médicas previsionales y

hospitales autorizados para atender accidentes laborales. • Constancia emitida por el INSS indicando que la persona está en proceso de jubilación.

5. Existen diferentes tipos de subsidios por:

a. Enfermedad común b. Subsidios por Maternidad c. Accidente Común d. Accidente de Trabajo



6. Las DDE, tienen la obligación de reportar los subsidios originales mayores o iguales a cinco días ante la División de Relaciones Laborales para efectos de gestionar ante el INSS el reembolso correspondiente, cada subsidio tiene una validez de seis (6) meses. Después de este tiempo, el subsidio pierde toda validez para efectos de reembolso.

7. Las DDE garantizarán una fotocopia del subsidio en el expediente del trabajador apermisado cuando sean reembolsable o el subsidio original

cuando estos no son reembolsables. 8. El INSS reconocerá subsidios solamente de las Clínicas Médicas Previsionales y Hospitales autorizados para Accidentes Laborales, en el que

se encuentre adscrito el personal de la Institución. 9. La orden de reposos debe presentarse dentro de un período de 72 horas después de haberse emitido. 10. Se suspenderán los subsidios cuando el Asegurado o Asegurada no acepte, infrinja o abandone el tratamiento o reposo prescrito, perdiendo en

este caso, los beneficios y cobertura a que tiene derecho dentro del subsidio. Las trabajadoras embarazadas no deberán bajo ninguna circunstancia trabajar su subsidio pre-natal para sumarlo a su subsidio post-natal.

11. El empleador respetará el período de subsidio de sus trabajadores y por ninguna causa realizará cualquier negociación de trabajo mientras el

subsidio se encuentre vigente. 12. Cada Delegación Municipal, dará seguimiento a los permisos otorgados para efectuar los movimientos de personal que se requieran. 13. Los documentos soporte de una sustitución son:

a. Solicitud de emisión de cheque del beneficiario. b. Solicitud de emisión de cheques del INSS. c. Planilla de pago de sustitución. d. Hoja de datos del apermisado y sustituto. e. Documentación soporte del motivo de la sustitución. f. Fotocopia de cédula de identidad del sustituto.

14. Pago de Adeudos al personal de las DDE

a. Un trámite de adeudo no deberá ser mayor de un mes. b. Solamente se autorizarán pagos de adeudos cuando exista una plaza (ordinal) disponible.

15. Documentos soportes de un pago por adeudo:

a. Solicitud de emisión de cheque a nombre del beneficiario. b. Solicitud de emisión de cheque a nombre del INSS. c. Planilla de adeudo. d. Contrato de trabajo. e. Fotocopia cédula de identidad. f. Soportes legales para el reconocimiento de devengados, según lo establecido. g. Fotocopia de entrega de rehabilitación de cheque ante tesorería, si el caso lo amerita.


Sol. Em. Ck.

Remisión de Pagos

1.- Analista de Recursos Laborales, recibe de las DDE remisiones de pagos fuera de nóminas, verifica que la remisión coincida con las solicitudes de emisión de cheques adjuntas y remite al Coordinador de Área.

No

1

2

3

4

5

2.- Coordinador de Área, recibe, elabora informe diario de recepción de trámites y distribuye equitativamente los trámites a los analistas por tipo de pago.

3.- Analista de Recursos Laborales, recibe y verifica en pantalla de consulta de Nómina Fiscal que está activo, el cargo de Agente de Seguridad Interna y fecha antigüedad.

4.- Verifica en pantalla de consulta de Trámites Pagados que la solicitud no ha sido tramitada, de ser así actualiza. Caso contrario elabora hoja de devolución por duplicidad de trámite y entrega al Coordinador de Área.

5.- Analista de Recursos Laborales, recibe y verifica en pantalla de consulta de Nómina Fiscal los datos laborales del empleado, el último cheque emitido a su favor de acuerdo a la fecha de su retiro y conforme documentación soporte.

Analista de RR.HH. DDEDescripción/Acciones Analista Rec. Laborales/Coordinador de Área

Responsable de Nóminas Responsable Oficina de Personal

¿Horas Extras?


MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE PERSONAL - OFICINA DE NÓMINA

PROCEDIMIENTO: Revisión de Pago al Personal de las DDE, DME y CE (Horas Extras, Sustituciones, Adeudos y Liquidaciones)

4

Si

Elabora hoja de devolución y remite al Coordinador de

Área


Recibe, elabora informe y distribuye

Recibe, verifica que está activo, cargo y fecha de antigüedad

Verifica trámites pagados

Actualiza

Liquidaciones:

Horas Extras:

Coord. De Área


No

¿Sol. Tramitada?

Si

Recibe, verifica datos laborales y ultimo Ck. emitido

¿Liquidaciones?

Si

21

No


Descripción/Acciones

13.-Elabora Solicitud multibeneficiario de Ck. a favor de la DDE y a favor del INSS consolidados por departamento, municipio y concepto.

12.-Si no encuentra inconsistencias, firma la planilla y Solicitudes de Emisión de Cheques, graba en el Sistema de Ruta Crítica, solicitudes de emisión de Ck. individuales.

11.-Analista de Recursos Laborales genera nueva solicitud de Emisión de Cheque para autorización del Responsable de la División de Personal.

9.- Si existe inconsistencia por falta de documentación o alteración de los soportes, elabora hoja de devolución y entrega al Coordinador de Área. Si la inconsistencia es en la planilla o en la solicitud de emisión de Ck. esta se anula.

10.-El Responsable de RR.HH. Departamental, reelabora la planilla, firma y remite al Analista de Recursos Laborales.

8.- Revisa el trámite de pago con los soportes respectivos y verifica que no hayan inconsistencias.

6.- Analista de Recursos Laborales, recibe y verifica en pantalla de consulta de Nómina Fiscal los datos laborales del empleado apermisado.

7.- Analista de Recursos Laborales, recibe y verifica en pantalla de consulta de Nómina Fiscal que la plaza esté vacante de acuerdo al mes a pagar.

Adeudos:

Sustituciones:

Horas Extras, Liquidaciones, Sustituciones y Adeudos:

6

7

9

Analista de RR.HH. DDEAnalista Rec. Laborales/Coordinador de Área

Responsable de Nóminas Responsable Oficina de Personal



8

Recibe y verifica datos laborales

Recibe y verifica que plaza esté

vacante

12

¿Sutituciones?

Si

No

Revisa trámite de pago y verifica

Elabora hoja de devolución y remite

al Coordinador

¿Inconsistencias?

Si

Anula

No

10

¿falta de documentación o

alteración?

Si

No

Reelabora planilla, forma y remite

Genera nueva Solicitud de

Emisión de Ck.

11

Firma y graba

12

Elabora Solicitud Multibeneficiario

32

13

A



21.-Analista de Recursos Laborales imprime las Solicitudes Multibeneficiario y envía digitalmente a través del Sistema Ruta Crítica al Responsable de la Oficina de Nómina.

20.-Responsable de la Oficina de Nóminas recibe y remite al Analista de Recursos Laborales.

22.-Responsable de la Oficina de Nómina recibe y remite al Responsable de la División General de RR.HH. Para su autorización.

19.-Responsable División de Personal, recibe y revisa la información, si no encuentra inconsistencias firma digitalmente las Solicitudes de Emisión de Cheques y las envía al Responsable de la Oficina de Nóminas.

16.-Envía al Responsable de Nómina, reportes de beneficiario e INSS Patronal y documentación soporte.

17.-Responsable Oficina de Nómina, recibe, revisa, si encuentra inconsistencia, regresa al Analista de Recursos Laborales para que realice las correcciones.

18.-Si no hay inconsistencias, envía el pago a la División de Personal

14.-Imprime y valida reporte de pagos adjuntos.

15.-Remite al Coordinador de Área las solicitudes de trámite para que le sean descontadas de su entrega inicial.

14

15


Responsable Oficina de Nóminas

Responsable Oficina de Personal



16

17

Imprime y valida reporte de pagos

Remite solicitudes de trámite

Recibe, revisa

¿Hay errores?

Regresa para corrección

Envía a Div. de Personal

A

23

Remite reportes y documentación

soporte

Recibe, revisa, firma y remite

Recibe, remite

20

43

Coord. de Área

18

Resp. Div. Personal

19

Imprime y envía digitalmente

21

Recibe y remite

22



25.-Analista de Recursos Laborales, recibe y separa la documentación soporte (copia y original) y entrega a la Oficina de Contabilidad.

24.-Responsable de la Oficina de Nóminas recibe Solicitud de Emisión de Ck. Y entrega al Analista de Recursos Laborales.

26.-Archiva y descarga de la remisión entregada por la DDE.

23.-Responsable de la División General de RR.HH. firma las Solicitudes de Emisión de Ck. consolidadas y las planillas y las envía a la Oficina de Nómina.


Responsable Oficina de Nóminas

Responsable Oficina de Personal



24

Firma y remite

Recibe y entrega

Recibe, separa y entrega

34

25

Archiva y descarga

23

FIN

Resp. Div. General de RR.HH.

26



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Nóminas


Procedimiento : Pago de Horas Extras al Personal de Seguridad Interna de la Sede Central

OBJETIVO: Garantizar en tiempo y forma el trámite en concepto de horas extras al personal de seguridad interna que labora en el MINED (Sede Central). NORMAS: 1. Cualquier retribución por horas extras, las cuales son autorizadas solamente para Personal de Seguridad Interna, debe estar

contemplada con el presupuesto anual aprobado.

2. La fecha de entrega ante la Oficina de Contabilidad se realizará los cinco días de cada mes.

3. El pago de horas extras se efectuará solamente cuando sean autorizadas previamente por el jefe inmediato superior.

4. La División General de Recursos Humanos, para efecto del pago de horas extras, verificará con el registro de entradas y salidas o cualquier otro medio de control de tiempo a asistencia y veracidad de las horas extras solicitadas.


2Reporte/

1 Det. H. Ext.

1 S. Em. Ck.0 S. Em. Ck.

Planilla Pago H/ext.

1


0

Reporte/Det. H. Ext.

2 S. Em. Ck.


2

21

S. Em. Ck.0

21


0


Adj.

Original y 1ra. copia de Planilla de Pago de Horas Extras , Solicitud de Emisión de Cheque y Reporte de Detalle de Pagos: Oficina de Contabilidad.2da. Copia de Planillas de Pago de Horas Extras , Solicitud de Emisión de Cheque y Reporte de Detalle de Pagos : Archivo Oficina Nóminas.


2.- Responsable de la Oficina de Nómina, orienta a Analista efectuar revisión de Detalle de Horas Extras.

9.- Responsable de la Oficina de Nóminas, orienta al Analista de Relaciones Laborales la entrega a la Oficina de Contabilidad el pago de Horas Extras.

4.- Analista revisa, verifica los soportes de los documentos enviados por el Jefe de Seguridad Interna. Si se presentan inconsistencias, se regresa a la Unidad de origen para su corrección, de lo contrario el Analista rubrica.

1.- Responsable de la División de Personal, recibe de la División Administrativa las Solicitudes de Pago de Horas Extras del Personal de Vigilancia del MINED y remite a la Oficina de Nóminas, detalle de Pago de Horas Extras para efectuar trámite de pago.

21


0


10.- Analista de Recursos Laborales, recibe documentación y distribuye de la siguiente manera:

5.- Elabora Planilla de Pago de Horas Extras y Solicitud de Emisión de Cheques en original y dos copias a favor de la Oficina de Tesorería y Solicitud de Emisión de Cheque a favor del INSS, adjunta reporte de detalle de pago y lo envía al Responsable de la División de Personal para su autorización.

Sol. Pago H.E

8.- Responsable de la División General RR. HH, recibe, revisa, autoriza mediante firma y sello y remite a la Oficina de Nóminas.

Descripción/Acciones Responsable División Gral. de RR.HH.

Responsable Oficina de Nómina

Analista Recursos Laborales


3.- Analista de Recursos Laborales, recibe reporte donde se detalla el pago de horas extras del personal de vigilancia de la Sede Central del MINED, para efectuar revisión de horas extraordinarias .

6.- Responsable de la División de Personal, recibe, revisa, verifica, si no presenta inconsistencias, firma las solicitudes de forma digital y las planillas en físico y remite documentación al Analista de Recursos Laborales para su impresión.

Recibe y remite

Recibe

Orienta revisión

Recibe y distribuye

AC

1

3

2

7

10

Adj.

PROCEDIMIENTO: Pago de Horas Extras al Personal de Seguridad Interna de la Sede Central


Revisa, verifica

4

Inconsistencias?

No

Si

Rubrica

Recibe, corrige y regresa

6

8

9

5

Recibe, revisa, autoriza y remite

FIN

7.- Analista de Recursos Laborales remite digitalmente a la Oficina Contabilidad, imprime y remite al Responsable de División General de RR.HH. Para su autorización.

Resp. Div. de Personal

Elabora Planilla y So. Em. Ck., adjunta soportes y remite

Recibe, revisa, verifica

Inconsistencias?

No

Si

Remite digitalmente, imprime y remite físico

Orienta entrega

Jefe Seg. Interna

firma y remite

Ofic. Contabilidad



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Nómina


Procedimiento : Elaboración de Nómina Fiscal

OBJETIVO: Gestionar la remuneración salarial mensual a través de la actualización de la fuerza laboral del personal del MINED en Nómina Fiscal, garantizando lo que por ley le corresponda. NORMAS: 1. Los movimientos de nómina que envíen las DDE y Unidades Administrativas de la Sede Central, se recibirán conforme fechas

establecidas por la División General de RR.HH.

2. El funcionario que recibe movimientos para la nómina fiscal garantizará su aplicación y validación de conformidad a los requisitos establecidos por el SNF.

3. Los movimientos de altas y cambios en el Registro de Empleado y Cargo de Trabajadores del Estado (RECTES), deberán remitirse al MHCP a más tardar los quince de cada mes. a. Para el caso de las altas de personal administrativo y docente se entregaran en informes por separados adjuntando la

documentación soporte: • Altas de personal docente: Fotocopia de cédula de Identidad. • Altas de Personal Administrativo: publicación de la vacante, Actas y ternas de selección de candidatos, currículo, títulos,

constancias de años de servicio, fotocopia de la cédula de identidad, de conformidad al perfil del puesto a ocupar. • Creación de plazas nuevas: confirmación de fondos y el detalle de ordinales de la nueva plaza. • Creación de Unidades Administrativas: Formato de inscripción de nuevo centro educativo.

b. Para el caso de movimiento de cambios pueden darse por:

• Traslados de un ordinal de una Unidad Administrativa a otra. • Cambios de denominación de cargo de una plaza. • Cambios por reconocimiento de antigüedad o fechas de aguinaldo. • Cambios de Nombres de Centros Educativos. • Reestructuraciones de ordinales, cargos y salarios. • Reconocimiento por pago de zonaje.



4. Las bajas de personal pueden darse por:

a. Renuncia con la aceptación del jefe inmediato. b. Cancelación de contrato por vencimiento de plazo. c. Cancelación de contrato por abandono del puesto. d. Permisos sin goce de salario mayor o igual a seis meses. e. Defunciones. f. Jubilación por vejez. g. Incapacidad total o permanente. h. Sentencia condenatoria. i. Por traslado de modalidad de pago. j. Despido conforme procedimientos de ley. k. Reestructuración y reorganización institucional legalmente soportada.

5. El proceso de grabación y validación de movimientos y revisión de la prenómina, se realizará de conformidad a calendario mensual emitido por la Dirección General de Función Pública.

6. Deberá remitirse a la División Financiera a más tardar los días cinco de cada mes los informes financieros NOM 341, imputación presupuestaria y por fuente de financiamiento.

7. La Oficina de Nómina entregará dos días posteriores a la entrega del NOM 341 las retenciones de cheques a la Oficina de Tesorería.


3.- Elabora reportes de altas de personal docente y administrativo en hojas de cálculo excel, con la información en los formatos establecidos por el MHCP, los soportes de cada caso y lo remite a la secretaria.

6.- Analista de Recursos Laborales, elabora reportes de cambios de personal docente y administrativo en hojas de cálculo excel, con la información en los formatos establecidos por el MHCP, los soportes de cada caso y lo remite a la secretaria.


Cambios:

4.- Secretaria recibe, consolida la información por departamento, elabora carta de remisión para el MHCP y remite al Responsable de Nóminas.

5.- Responsable Oficina de Nómina recibe, revisa y gestiona firma del Responsable de la División General de RR.HH. Y remite al MHCP. A mas tarda los día 15 de cada mes.

7.- Secretaria recibe, consolida la información por departamento, elabora carta de remisión para el MHCP y remite al Responsable de Nóminas.

8.- Responsable Oficina de Nómina recibe, revisa y gestiona firma del Responsable de la División General de RR.HH. Y remite al MHCP. A mas tarda los día 15 de cada mes.

21

movimientos

0 Mensuales

1.- Analista de Recursos Laborales, recepciona de las DDE a nivel nacional, Formato de Autorización de Movimiento de Personal con sus respectivos soportes y comprueba que la documentación esté completa.

2.- Verifica que la documentación cumpla con los requisitos y que la plaza se encuentre vacante, si no los cumple se rechaza la solicitud y elabora formato de Devolución de Movimiento.

Descripción/Acciones Analista de Rec. Lab./Coordinador de Área



Recepciona y comprueba

1

21

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Nómina Fiscal

Recibe, revisa, gestiona firma y

remite


¿completa?

Rechaza y elabora

formato de devolución de

movimiento

Unidad de Nómina Fiscal

3

No

Si

Verifica que cumpla los requisitos y la

vacante

2

4

5

6

Altas:

¿Altas?

Elabora reportes de altas y remite

Recibe, consolida, elabora carta de remisión y remite

Secretaria

No

Si

Elabora reportes de cambios de personal y

remite


Secretaria

7


A

8


9.- Analista Ingresa al sistema SNF accesa a la pantalla de empleados y aplica las bajas.

12.-Si el empleado es docente y posee títulos, el analista ingresa a la pantalla de “Historial Académico” codifica y graba los títulos soportados y certifica que el tipo de nombramiento asignado al empleado reconozca estos títulos.

Función Pública los 23 de cada mes habilita a las instituciones del estado el sistema de Nómina Fiscal.

10.-Ingresa a la pantalla de persona dándole de alta registrando sus datos personales, en caso de que ya exista los actualiza con un movimiento de cambio.

11.-Ingresa a la pantalla de empleado dándole de alta, registrando sus datos laborales, incluyendo el tipo de nombramiento, en caso de que ya exista los actualiza con un movimiento de cambio si fuera el caso.

13.-Para el caso del reconocimiento del zonaje u otros devengados, revisa la documentación soporte con la autorización respectiva del Responsable de la División General de RR.HH. e ingresa a la pantalla devengados y lo graba aplicando el código respectivo e ingresa a la pantalla de empleado y asigna el tipo de nombramiento.

14.-Para la aplicación de deducciones por embargos judiciales, alimenticios, sindicales, adelantos de salarios, u otros legalmente soportados, ingresa a la pantalla de deducciones y lo graba aplicando el código respectivo.





Ingresa a Pantalla de Empleados y aplica

bajas

9

23



¿Docente?

No

Si

Ingresa a Pantalla de Persona y da de alta

10

¿Zonaje?

Ingresa a Pantalla Historial Académico,

codifica y graba títulos

Ingresa a Pantalla Devengados, revisa

documentación soporte y graba

No

Si

Ingresa a Pantalla de Deducciones y graba

Grabación de Movimientos (altas, bajas y cambios):

Ingresa a Pantalla de Empleado y da de alta

11

12

13

14

¿Bajas?

¿Altas?

12

¿Deducciones?

No

Si

No

Si

¿Alta?

Si

A

SiB

B

C

D


15.-Para dar de baja a una deducción, revisa la documentación soporte, ingresa a la pantalla de deducciones y aplica la baja del código respectivo.

16.- Imprime reportes de validación para verificar que los datos ingresados al sistema SNF, estén correctos.

20.-Responsable de Oficina de Nómina, envía e-mail a Función Pública para que procedan a realizar el cálculo de la nómina.

21.-Retira de la Oficina de Nóminas en Función Pública, la Pre-nómina impresa del MINED del personal de nómina fiscal y la entrega a los Analista de Recursos Laborales y a la Oficina de Contratación y Atención al Trabajador.

17.- Si no hay inconsistencias en la validación, notifica al Coordinador de Área.

19.- Notifica al Responsable de Nómina el cierre de la nómina, adjuntando hoja resumen.

18.- Una vez que el Coordinador de Área, es notificado por los analistas y por el Responsable de Contratación y Atención al Trabajador, aplica los procesos de actualización y aprobación para el cierre de la nómina.

22.-Analista de Recursos Laborales, recibe, verifica y corrige inconsistencias en el sistema SNF. Previa habilitación del sistema por Función Pública.


Descripción/Acciones Analista de Rec. Lab./Coordinador de Área Resp. Oficina de Nómina Responsable División de

Personal

Revisa documentación soporte y aplica baja

43



Imprime reportes y verifica

16

Aplica procesos de actualización y

aprobación

Notifica el cierre de la nómina

Envía e-mail al MHCP para cálculo de la

nómina

Notifica al Coordinador

17

18

19

20

23

¿Inconsistencias?Si

15

B

No

D

Coordinador de Área

Retira de Función Pública prenómina impresa y remite

Recibe, verifica y corrige inconsistencias

21

22


24.- Notifica al Responsable de Nómina el cierre de la nómina, adjuntando hoja resumen.

25.-Responsable Oficina de Nómina, envía e-mail a Función Pública para que procedan a realizar el cálculo de la nómina.

26.-La Dirección General de Función Pública entrega a la Oficina de Nómina, los reportes NOM 341, imputación presupuestaria y fuente de financiamiento.

27.-La Oficina de Nómina, prepara comunicación dirigida a la División Financiera remitiendo los tres reportes previa autorización y firma del Responsable de la División de Personal

28.-La Oficina de Nómina, prepara informe de retenciones de cheques y lo remite a la Oficina de Tesorería dos días posterior al cierre de la nómina.

23.- Una vez que el Coordinador de Área, es notificado por los analistas y Responsable de Contratación y Atención al Trabajador, aplica los procesos de actualización y aprobación para el cierre de la nómina.





Aplica procesos de actualización y

aprobación



Notifica cierre de la nómina

24

Entrega Reportes

Prepara comunicación y remite

Prepara informe de retenciones de Cks. y

remite

Envía e-mail a Función Pública para

realización de cálculos

25

26

27

28

34

23

Función Púb.

Coordinador de Área

FIN



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Nóminas


Procedimiento : Aplicación de Embargos Judiciales

OBJETIVO: Garantizar el efectivo cumplimiento de las notificaciones judiciales sobre Embargos. NORMAS: 1. Solamente se deberá dar curso a aquellos embargos que en cuya ejecución esté presente el funcionario judicial que lo realiza.

2. Solamente se levantará el embargo previa orden judicial.

3. El salario mínimo y las prestaciones de ley son inembargables, conforme lo establecido en Código del Trabajo, Arto. 92. y Arto. 46

de la Ley del Servicio Civil y de la Carrera Administrativa.

4. La fórmula de aplicación para establecer la cuota mensual de acuerdo a lo regulado por Función Pública, será el siguiente: Salario bruto – salario mínimo – INSS – IR Al resultado se divide entre tres, equivalente a la tercera parte del salario neto

5. La fórmula de aplicación para establecer el monto total a embargar de acuerdo a lo regulado por Función Pública, será el

siguiente: Monto establecido en el acta de embargo + la tercera parte de dicho monto para pago de costas judiciales, cuando así sea

decretado por el judicial


6.- Archiva, el documento del embargo con su respectiva validación.

3.- Realiza cálculos para determinar el monto exacto a embargar y la cuota a retener mensualmente.

4.- Ingresa al sistema SNF o al Sistema de Nómina Interna, en la pantalla deducciones, si está embargado lo graba en espera, caso contrario da de alta al embargo, genera reporte de validación y verifica que la información fue ingresada correctamente, si hay errores ingresa nuevamente a la pantalla de nóminas para corregirlo.

1.- Responsable de Aplicación de Embargo, recibe el acta de embargo (oficio uno) de parte del funcionario judicial o DDE y revisa en Base de Datos, los datos del empleado: Nombres y Apellidos, salario bruto que devenga, si está o no embargado por otra institución.

2.- Si la remuneración del embargado supera el salario mínimo, el Responsable de Aplicación de Embargo, sella y firma el acta de embargo, en señal de recibido conforme, caso contrario remite el acta de embargo a Asesoría Legal para su respectivo análisis.

Altas de embargo:

5.- Confirma en la prenómina las aplicaciones realizadas en el mes en proceso.

ReporteOficio Uno

Reporte

Oficio Uno

Descripción/Acciones Responsable de Aplicación de Embargo Responsable Oficina de Nómina MHCP

Recibe y revisa

1

PROCEDIMIENTO: Aplicación de Embargos Judiciales

Confirma aplicaciones


Responsable de Aplicación de Embargo

3

Remite a Asesoría Legal

2

4

5

¿Errores?

Realiza cálculos

Ingresa al SNF (pantalla Deducciones)

Si

¿Altas?No

Si

No

¿Supera el Mínimo?

Si

Sella y firma

No

¿Embargado?

Si

Graba en espera

Da de alta al embargo, genera reporte y

verifica

No

A

Archiva

21

AC


ReporteOficio dos

AC

ReporteOficio dos

10.-Ingresa a la pantalla de deducciones y realiza el cambio de deductor, genera reporte de validación y verifica que la información fue ingresada correctamente. si hay errores ingresa nuevamente a la pantalla de nóminas para corregirlo, si no hay errores archiva, el documento del embargo con su respectiva validación.

Levantamiento de embargo:

Liberación de Cuotas:

11.-Ingresa a la pantalla de deducciones y realiza la baja del embargo, genera reporte de validación y verifica que la información fue ingresada correctamente. si hay errores ingresa nuevamente a la pantalla de nóminas para corregirlo, si no hay errores archiva, el documento del embargo con su respectiva validación.

8.- Si es correcto sella y firma el oficio dos recibido conforme. Si los datos no son correctos se rechaza el oficio.

7.- Responsable de Aplicación de Embargo recibe el oficio dos (Liberación de cuotas retenidas) de parte del representante legal del embargante y revisa en el Sistema SNF o en el Sistema de Nómina Interna si los datos reflejados en el oficio dos corresponden a lo aplicado al empleado en la retención mensual ingresada en el sistema.

9.- Una vez recibida la sentencia verifica el mandato judicial para la aplicación correspondiente.




Oficio Dos

21

6

No

Sella y firma

Rechaza

7

¿Datos corresponden?

¿Liberación?

Verifica mandato

8

Si

No

Si

12

Recibe y revisaA

9

Realiza cambio de deductor, genera reporte y verifica

No

¿Errores? Si

Archiva

10

Realiza baja, genera reporte y verifica

No

¿Errores? Si

Archiva

11AC


Reporte1 Oficio Dos

1 Memorando

Reporte1 Oficio Dos

Memorando

Si la sentencia ordena entregar las cuotas retenidas, realiza el procedimiento siguiente:

12.-Ingresa a la pantalla devengados y deducciones y genera reporte del estado de las sumas retenidas y el reporte del estado de cuentas.

13.-Elabora Memorando de Solicitud de Emisión CK. Por el monto indicado en el reporte de las sumas retenidas, a favor de lo indicado en la sentencia, dirigido a Contabilidad Gubernamental del MHCP y lo remite al Responsable de la Oficina de Nómina o a la Oficina de Contabilidad del MINED para el personal de Nómina Interna, adjuntando reportes generados y fotocopia de la sentencia.

14.-Responsable de la Oficina de Nómina, recibe, revisa, firma y remite a la Contabilidad Gubernamental del MHCP.

15.-Responsable de Aplicación de Embargos archiva.




Archiva

FIN

Reporte

Ingresa a “Devengados”, realiza

cambio y genera reporte

12

¿Entregar cuotas?

No

Si

13

Elabora y remite


23

14

15

Contabilidad Gubernamental del

MHCP

3. DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES

A. Oficina de Relaciones Laborales



Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Relaciones Laborales

Depende de : División de Relaciones Laborales

Procedimiento : Pago de la Orden Miguel Ramírez Goyena

OBJETIVO: Asegurar el pago mensual a los beneficiados con la Orden Miguel Ramírez Goyena. NORMAS: 1. Solamente la División de Relaciones Laborales de la Sede Central está autorizada para registrar el pago del galardón de la Orden

Miguel Ramírez Goyena.

2. Se reconocerá el pago de la orden Miguel Ramírez Goyena a las personas galardonadas con forme lo establecido en el decreto No. 1095 del mes de septiembre de 1982, publicado en G.D.O. No. 198.

3. La Orden Miguel Ramírez Goyena no es transferible y su beneficio económico termina con el deceso del galardonado.

4. En caso que el galardonado se encuentre imposibilitado de retirar personalmente el pago de la Orden Miguel Ramírez Goyena,

podrá delegar a un tercero el retiro de éste a través de un poder especial.


Planilla de Pago2

1Sol. Em. Ck.

Planilla de Pago2

1Sol. Em. Ck.

Planilla de Pago

5.- Técnico de Relaciones Laborales remite a la División General de Recursos Humanos para firma.

8.- Técnico de Relaciones Laborales distribuye de la siguiente manera:

1.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales, verifica la sobrevivencia de los galardonados con la Orden Miguel Ramírez Goyena y actualiza planilla de pago.

2.- Técnico de Relaciones Laborales prepara la solicitud de emisión de Cheques con los soportes adjuntos, registra en libro de control de pagos y remite al Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales.

3.- Responsable de Oficina de Relaciones Laborales, verifica que la solicitud de emisión esté correcta, registra en la Base de Datos para control interno (estadísticos y financieros) y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

4.- El Responsable de la División de Relaciones Laborales, verifica, firma, registra en el sistema de control interno, los datos de la Solicitud de Emisión de Cheques y remite al Técnico de Relaciones Laborales.

6.- Responsable de la División General de Recursos Humanos firma y remite a la Oficina de Relaciones Laborales.

7.- Remite vía ruta crítica la Solicitud de Emisión de Cheques a la División Financiera.

o Original: División Financiera.o Copia: Archivo.

Técnico de Relaciones LaboralesResponsable Oficina de Relaciones Laborales

Responsable División de Relaciones Laborales


MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES - OFICINA RELACIONES LABORALES

PROCEDIMIENTO: Pago de la Orden Miguel Ramírez Goyena

Verifica y actualiza

Verifica, registra en B.D. y remite

1

2

3

4

5

Remite

Distribuye

AC

6

Prepara Solicitud de Em. Ck., registra y remite

Verifica, firma, registra y remite

Resp. Ofic. Relaciones Laborales

Resp. Div. General de RR.HH.

Firma y remite

Remite vía ruta crítica

7

8

Div. FinancieraPlanilla de Pago

1 Sol. Em. Ck.Planilla de Pago

0 Sol. Em. Ck.

Div. Financiera





Procedimiento : Control de Bonos Trimestrales de Jubilados

OBJETIVO: Contribuir a la dignificación del magisterio nacional jubilado que no cumplieron con las 750 cuotas establecidas por el INSS. NORMA: 1. La División de Relaciones Laborales deberá garantizar el trámite del bono a jubilados trimestralmente.


Docts. Soporte2

S. Emisión Ck2 1

S. Emisión Ck1

Planilla

o Original: División Financiera.o Copia: INSS y Archivo.

2.- Técnico de Recursos Laborales, elabora Solicitud de Emisión de Cheque en original y dos copias para el trámite del bono trimestral a jubilados y la remite al Responsable de Oficina de Relaciones Laborales para su control y verificación.

1.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales, recibe trimestralmente la Planilla de Trabajadores Jubilados, verifica y remite al Técnico de Recursos Laborales.

4.- Responsable de División de Relaciones Laborales, recibe planilla, verifica y aprueba mediante firma y lo remite al Técnico de Relaciones Laborales.

6.- El Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, autoriza mediante firma y sello documentos y los remite al Técnico de Relaciones Laborales.

6

5

8

3.- Responsable de Oficina de Relaciones Laborales, recibe, revisa, registra y la remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

5.- Técnico de Relaciones Laborales, recibe y remite al Responsable de la División General de Recursos Humanos.

8.- Distribuye de la siguiente manera:

7.- Técnico de Relaciones Laborales, recibe, verifica y remite vía ruta crítica la Solicitud de Emisión de Cheques a la División Financiera.

2 1Docts. Soporte0

2 1S. Emisión Ck0

Descripción/AccionesResponsable Oficina de

Relaciones LaboralesTécnico de Recursos

LaboralesResponsable División de

Relaciones LaboralesResp. División General

de RR.HH:


AC

1

2

3

PROCEDIMIENTO: Control de Bonos Trimestrales de Jubilados


Recibe y remite

Distribuye


FIN

Recibe, verifica, aprueba y remite

4

Recibe planilla, verifica y remite

Elabora y remite

Recibe, revisa, registra y remite

Analista


7

1S. Emisión Ck0


INSS




Depende de : División de Relaciones Laborales Procedimiento : Trámite de Jubilación por Invalidez ante el INSS y Control de Personal Jubilado

del MINED

OBJETIVO: Tutelar eficazmente el derecho de jubilación por invalidez al trabajador (a) del MINED, controlando el personal sujeto de este derecho. NORMA: 1. Se orientará y brindará asesoría a los empleados que se encuentren tramitando su pensión de jubilación por invalidez. 2. La Oficina de Relaciones Laborales deberá acompañar al trabajador en todo el proceso de jubilación.


Resolución

Resolución5.- Responsable de División de

Personal, recibe y lo envía al Analista.


4.- Una vez realizado el trámite por Jubilación la persona Interesada, presenta la resolución de jubilación emitida por el INSS a la División de Personal.

6.- Analista de Relaciones Laborales, solicita expediente de la persona interesada a la Delegación correspondiente.

7.- Una vez recibida la documentación soporte, se anexa al listado Registro y Control del PersonalJubilado y se archiva.

1.- Empleado interesado se presenta a la sucursal del INSS que le corresponde, a solicitar el trámite de jubilación por invalidez.

2.- La Comisión por Invalides del INSS, procede a realizar una valoración médica del empleado para emitir un dictamen sobre el caso.

3.- Responsable de División de Personal, orienta al empleado interesado y ayuda a agilizar los trámites de la pensión.

Descripción/Acciones Empleado Interesado Comisión INSS Responsable División Personal

Solicita trámite de jubilación al INSS

1

Realiza valoración

médica

Orienta y ayuda a agilizar trámites

3

PROCEDIMIENTO: Trámite de Jubilación por Invalidez Ante el INSS y Control de Personal Jubilado del MINED


FIN

2

Resolución

Presenta resolución

4

Docs. Soporte

ListadoAdj.

AC

5

6

Recibe y envía

Anexa docs. soporte y archiva

Solicita expediente

7

Interesado





Procedimiento : Ayuda para Anteojos, Odontología y Transportes

OBJETIVO: Garantizar el cumplimiento en tiempo y forma de los beneficios de ayuda para anteojos, odontología y transportes, otorgados por el convenio colectivo vigente, contribuyendo a la protección del salario real del trabajador. NORMA: 1. El cálculo para determinar la cuota de ayuda para anteojos que corresponderá a cada municipio, se realizará de la siguiente:

a. Se tomará como referencia la cuota de ayuda para anteojos asignada por el Convenio Colectivo. b. Esta cantidad se dividirá entre el número de trabajadores activos totales del MINED. c. El resultado o cociente se multiplicará por el número de trabajadores activos en cada Municipio.

2. De acuerdo a lo establecido en el Convenio Colectivo vigente, tendrán preferencia los trabajadores que no hayan gozado de este

beneficio el año anterior, de acuerdo a las disposiciones contenidas en circular DRH-FNN0030-01-2008.

3. El beneficiario podrá contratar el servicio de la clínica oftalmológica de su preferencia.

4. La orden solicitada de ayuda para anteojos será válida por quince (15) días improrrogables, no habrá renovación de la misma.

5. En aquellos municipios donde no existan organizaciones sindicales y no estén constituidas las Comisiones Bipartitas Municipales, los delegados municipales están facultados para seleccionar a los beneficiarios cumplimiento con los requisitos establecidos en la presente normativa.

6. El interesado (a) en obtener este beneficio deberá cumplir con los siguientes requisitos: • Carta de solicitud dirigida a la Comisión Bipartita Municipal en original y una copia. • Colilla de pago o constancia de trabajador activo en original y una copia • Dos copias de cédula de identidad • La óptica seleccionada por la persona beneficiada deberá contar con el certificado actualizado de Proveedor del Estado.


Cartas1

Consolidado0

Cartas

Paquetes

Cálculos

1

Cálculos

0

9.- Técnico de Relaciones Laborales. Recibe la documentación, revisa que cumplan con los requisitos y remite al responsable de la Oficina de Relaciones Laborales.

4.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales, prepara los paquetes con sus respectivas normativas por departamentos y los entrega a los responsables de las Delegaciones Departamentales a través de comunicación escrita.

3.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, verifica los montos asignados por departamentos para constatar que los cálculos aplicados estén correctos y remite al Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales.

5.- Delegación Departamental recibe y remite a las Delegaciones Municipales los paquetes de asignación.

6.- Delegación Departamental/Municipal convocan a las comisiones bipartitas para la selección respectiva.

2.- Recibe, verifica, analiza la organización escolar para preparar los cálculos de la distribución por departamentos y municipios y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

1.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales coordina con Delegados Departamentales y Municipales la conformación de las Comisiones Bipartitas previa comunicación escrita por el Responsable de la División General de Recursos Humanos, donde se establecen los tiempo y requisitos a cumplir.

7.- Delegación Municipal remite a la Delegación Departamental listados y cartas de autorización de los trabajadores beneficiados, adjuntando la documentación soporte para cada cláusula.

8.- Delegación Departamental recibe la documentación, revisa, elabora consolidado debidamente firmado y sellado por la comisión bipartita y remite a la Oficina de Relaciones Laborales.

Descripción/Acciones Responsable División de Relaciones Laborales

Técnico de Relaciones Laborales

Responsable Oficina de Relaciones Laborales

Delegación Departamental/Municipal de Educación

1

2

3

PROCEDIMIENTO: Ayuda para Odontología, Anteojos y Transporte

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES - OFICINA DE RELACIONES LABORALES

Coordina conformación de

bipartitas

5

6

Recibe, elabora y remite

Resp. Ofic. Relac. Laborales

Recibe, verifica, analiza, prepara cálculos y remite

Verifica y remite

Recibe y remite

Convocan

Prepara y entrega

4

7


8

DDE/DME

Remite

DDE

9

DME

21


Planillas1 0 Sol. Em. Ck.

Docto. Soporte

1 0 Sol. Em. Ck.

Planillas

Cartas1

Consolidado0

19.- Responsable de Oficina de Relaciones Laborales verifica que los montos y las cantidades por municipios estén correctamente asignadas, firma las planillas, registra en el sistema de control interno y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

18.- Elabora base de cálculo por Departamento y sus Municipios, elabora Solicitud de Emisión de Cheques y remite al Responsable de Oficina de Relaciones Laborales.

17.- Verifica que las cuotas sean las asignadas por cada municipio y que estas cumplan con los requisitos establecidos en el convenio colectivo.

13.- Delegación Departamental, recibe cartas autorizadas y las distribuye a las Delegaciones Municipales para que sean entregadas a los beneficiarios.

14.- Beneficiario recibe carta de autorización y la entrega al proveedor de su elección.

15.- Proveedor recibe orden original, brinda el servicio y envía cobro a la Oficina de Relaciones Laborales con la documentación soporte correspondiente.

16.- Técnico de Relaciones Laborales, revisa planilla conforme colilla de pago y cédula de identidad.

12.- Técnico de Relaciones Laborales, recibe, sella, ordena y entrega a la Delegación Departamental mediante acta de remisión.

Para Odontología y Lentes:

11.- Responsable de División de Relaciones Laborales, firma cartas de autorización, registra en libro para el control estadístico y remite al Técnico de Relaciones Laborales.

Transporte:

0 Cartas





10



Verifica y registra y remite

Firma, registra y remite

Recibe y distribuye

Recibe y entrega

Recibe, sella, ordena y entrega

Verifica, registra y remite

Revisa

DDE/DME

Recibe, brinda servicio y envía

cobro

17 Proveedor

Elabora Sol. Em. Ck. y Remite

10.- Responsable de Oficina de Relaciones Laborales, verifica y registra en libro para control del avance de la entrega por Departamento y Municipio y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

21

No ¿Odontología y Lentes?

Si

11

12

13

14

Beneficiario

15

16

18

Verifica, firma, registra y remite

32

FIN

19


Originales de la Solicitud de Emisión de Cheque, planilla y base de cálculos a la Oficina de Contabilidad.Copia archivo.

Cálculos

21.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, firma la solicitud de emisión de cheques, registra en control y remite al Técnico de Relaciones Laborales.

22.- Técnico de Relaciones Laborales, remite a la División General de Recursos Humanos la solicitud de Emisión de Cheque con la planilla correspondiente para firma.

23.- Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, firma, sella y remite a la Oficina en Relaciones Laborales.

24.- Técnico de Relaciones Laborales, envía mediante el sistema de Ruta Crítica la Solicitud de Emisión de Cheque a la Oficina de Contabilidad.

25.- Distribuye:





21

3



Firma, registra y remite

Recibe y remite

Recibe, firma, sella y remite

Envía vía ruta crítica

División Gral de RR.HH.

32

22

23

Distribuye

CálculosPlanillas

1 0 Sol. Em. Ck.

24

25

AC


FIN






Procedimiento : Seguro Colectivo de Vida

OBJETIVO: Garantizar eficaz y eficientemente el pronto pago del Seguro Colectivo de vida a los familiares del trabajador activo asegurado. NORMA: 1. Gozaran únicamente de este beneficio los trabajadores activos del MINED, el cual lo recibirán por una sola vez. 2. Cada expediente del trabajador deberá contener copia del certificado del seguro de la compañía aseguradora. 3. El expediente laboral del trabajador beneficiado con el pago total o parcial del seguro, deberá contener copia de los documentos

de la gestión realizada. 4. Requisitos para el tramite por fallecimiento:

• Certificado de defunción del MINSA (dos copias) • Certificado de defunción emitido por la alcaldía (original y copia) • Certificado de nacimiento de los beneficiarios menores de edad designados (original y copia) • 2 copia de cedula de identidad de beneficiarios designados que sean mayores de 21 años. • Constancia o colilla del ultimo centro donde laboro. • 2 copias de póliza individual INISER. • Hoja de Declaración de Accidente. (fallecimiento por accidente) • Dictamen médico legal (fallecimiento por accidente) • Informe policial (fallecimiento por accidente)

5. Los requisitos para incapacidad total:

• Llenar la hoja de reclamo, esto lo hace el solicitante y el médico tratante • Epicrisis medica, cuando la comisión medica del INSS o cualquier instancia del MINSA dictamina la invalidez (original y copia) • Carta de cesantía (dos copias). • 2 copias de cedula de identidad. • 2 copiad de la resolución del INSS. • 2 copias del certificado de póliza individual de INISER.


0 Anexo “A”

1 0 Remisión

0 Comunicación

1 2 Póliza 0 Comunicación

0 Póliza

10 Comunicación

32 1 0 Póliza

32 1 0 Póliza

7.- Remite a la División General de Recursos Humanos mediante comunicación escrita el anexo A para firma.

8.- Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, firma y remite al Técnico de Relaciones Laborales.

9.- Técnico de Relaciones Laborales remite mediante comunicación escrita a la División General Administrativa Financiera para firma del Anexo A.

5.- Técnico en Relaciones Laborales informa por escrito a la compañía aseguradora.

4.- Delegación Departamental informa al Técnico en Relaciones Laborales el suceso ocurrido en un período no mayor de 48 horas y a los familiares del asegurado los requisitos a cumplir y los remite a la Oficina de Relaciones Laborales.

6.- Recepciona los documentos requeridos de la Delegación Departamental para iniciar el trámite ante la compañía aseguradora.

1.- Responsable de División de Relaciones Laborales remite comunicación escrita a los Responsables de las Delegaciones Departamentales y Municipales, informando a los trabajadores del MINED, que deberán llenar el certificado de póliza individual de seguro colectivo de vida y/o actualización.

2.- Responsable de RR.HH. de la Delegación Departamental, recibe original y tres copias del certificado de póliza individual de los trabajadores para firma y sello del Delegado Departamental y los remite a la Oficina de Relaciones Laborales en Original y copia.

3.- Técnico de Relaciones Laborales recibe, remite original del certificado de póliza individual a través de una comunicación escrita a la compañía aseguradora y archiva.

Descripción/Acciones Responsable División General de RR.HH.



Responsable RR.HH. De la DDE

2

3

PROCEDIMIENTO: Seguro colectivo de vida


Remite comunicación

Recibe y remite

Recibe, remite y archiva

Informa

21

1

5

Recepciona

4

6

DDE

En el caso de accidentes o incapacidad total:

Fallecimiento:

Resp. División Relaciones Laborales


Resp. DDE

¿Accidente o incapacidad?

Si

Informa y remite

Remite anexo “A”

7

Recibe, firma y remite

Remite

8

9

No

A

AC

Compañía Aseguradora

AC



Finiquitos

Remisión”

Finiquitos

1 Anexo “A”

1 Remisión 0 Anexo “A”

0 Remisión

10.- Responsable de la División General Administrativa Financiera, firma, sellados y remite anexo a la Oficina de Relaciones Laborales.

17.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales remite a la compañía aseguradora los finiquitos debidamente firmados y sellados, dando fe de la entrega de los cheques a los beneficiarios.

15.- Técnico en Relaciones Laborales comunica al beneficiario que se presente a la Oficina de Relaciones Laborales, firma del finiquito y retiro del cheque en la Oficina de Tesorería.

14.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales remite al Técnico en Relaciones Laborales los finiquitos y la carta de remisión.

16.- Entrega finiquitos al Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales, para enviar comunicación a la DGAF para firma de los mismos.

11.- Técnico en Relaciones Laborales, remite anexo A con sus respectivos soportes a través de una comunicación escrita a la compañía aseguradora.

12.- Da seguimiento vía telefónica al proceso ante la compañía aseguradora para garantizar en un período aproximado de quince días, la entrega de los cheques a los beneficiarios.

13.- Compañía Aseguradora entrega los cheques de los beneficiarios a la Oficina de Tesorería y copia de la remisión con los finiquitos correspondientes al Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales para su control.

Descripción/Acciones Responsable División General de RR.HH.




13

12

PROCEDIMIENTO: Seguro colectivo de vida


Remite anexo “A”

Entrega Cks. Y copia de Finiquitos

Da seguimiento

Recibe y remite

11

14

Comunica

15

AC


Entrega

16

Remite

17

12

A Compañía Aseguradora



Firma, sella y remite

División General Administrativa

Financiera

10


FIN




Depende de : División de Relaciones Laborales Procedimiento : Tramite para el Pago de la Ayuda por Jubilación, Maternidad, Fallecimiento,

Becas, Transporte a las Zonas Especiales, Viáticos al Exterior

OBJETIVO: Promover y proteger los Derechos Laborales de los trabajadores activos del MINED, a través de garantizar el estricto cumplimiento de las cláusulas que regulan la ayuda por jubilación, Maternidad, Fallecimiento, Becas, Transporte a Zonas Especiales y Viáticos al Exterior, contenidas en el Convenio Colectivo 2008- 2010. NORMA: 1. Para optar a este beneficio solicitante deberá ser trabajador activo del MINED.

2. Cumplir con los requisitos establecidos en el convenio colectivo vigente.


Doctos. Soprtes

1 Orden de Pago.

Doctos Soportes2

1 Orden de Pago

Doctos SoportesDoctos Soportes

o Original: División Financiera.o Copia: Archivo.

9.- Remite originales a la Oficina de Contabilidad y copia archivo.

Doctos Soportes

5.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, registra, firma y remite al Técnico en Relaciones Laborales.

8.- Técnico en Relaciones Laborales recibe, envía por medio del sistema de Ruta Crítica a la Oficina de Contabilidad.

1.- El Técnico en Relaciones Laborales recibe de la Delegación Departamental de Educación o del Docente, los documentos correspondientes.

2.- Revisa que la documentación cumpla con los requisitos. En caso de no cumplirlos regresa la documentación.

3.- Si cumple los requisitos, elabora orden de pago, registra en libro y remite al Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales.

4.- Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales, recibe, verifica, registra para los informes estadísticos-financieros y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

6.- Técnico en Relaciones Laborales recibe y remite a la División General de Recursos Humanos.

7.- Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, firma, sella y remite a la Oficina de Relaciones Laborales.


Técnico de Relaciones Laborales Resp. División. Relac LaboralesDescripción/Acciones


PROCEDIMIENTO: Tramite para el Pago de la Ayuda por Jubilación, Maternidad, Fallecimiento, Becas, Transporte a las Zonas Especiales, Viáticos al Exterior

Recibe

Elabora, registra y remite

1

2

3

4

5

Recibe, verifica, registra y remite

Recibe y remite

AC

6

Revisa

Recibe, registra, firma y remite


Resp. Div. General de RR.HH.Recibe y remte


7

8

Div. FinancieraDoctos. Soprtes

0 Orden de Pago.

¿Cumple requisitos?

Si

No

Ofic. Contabilidad

Remite

Regresa DDE

FIN





Procedimiento : Pago de Sustituciones por Permisos Sindicales y Capacitaciones

OBJETIVO: Brindar apoyo a las gestiones sindicales que las y los trabajadores activos (as) del MINED, realicen en defensa de sus intereses. NORMA: 1. Para optar a este beneficio el solicitante deberá ser trabajador activo del MINED. 2. La organización sindical solicitante deberá estar legalmente constituida. 3. La certificación de la constitución de la organización sindical solicitante deberá estar legalmente actualizada.


9.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, revisa, firma, registra y remite al Técnico en Relaciones Laborales.

3Doc. Soporte

Planilla

2 1 0 Sol. Em. Ck.

Adj

2 1 0 Sol. Em. Ck.

3Doc. Soporte

Planilla

2 1

Permiso Solicitud

0 Autorización

Solicitud

6.- El jefe inmediato procede a la sustitución del recurso humano y remite la sustitución a través de planilla y soportes correspondientes a la Oficina de Relaciones Laborales de la Sede Central del MINED.

7.- Técnico en Relaciones Laborales, recibe, revisa si los cálculos aplicados están correctamente y elabora la Solicitud de Emisión de Cheques.

8.- Remite al Responsable de la Oficina de Relaciones Laborales Solicitud de Emisión de Cheques y documentación soporte para verificación, registro y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales para firma.

5.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, comunica vía telefónica con la organización sindical correspondiente, para que retire las autorizaciones firmadas, con copia al jefe inmediato del beneficiado.

4.- El Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, firma, sella y remite a la División de Relaciones Laborales.

1.- Responsable de la División General de Recursos Humanos recibe por escrito la solicitud de permiso por capacitaciones o permanencia sindical.

2.- Remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

3.- El Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe la solicitud y elabora los permisos y los remite al Responsable de la División General de Recursos Humanos para su aprobación.

Descripción/Acciones Técnico de Relaciones Laborales




2

3

PROCEDIMIENTO: Pago de Sustituciones por Permisos Sindicales y capacitaciones


Recibe

Remite


Comunica

21

1

5

Sustituye y remite

4

6

Resp. División Relaciones Laborales

Recibe, elabora y remite

Recibe, revisa y elabora

7

Remite

Recibe, revisa, firma, registra y remite

8

9

AC

Organización Sindical Jefe Inmediato

ACJefe Inmediato


1 Doc. Soporte1 Planilla

1 Sol. Em. Ck.

0 Doc. Soporte0 Planilla

0 Sol. Em. Ck.

14.-Copia archivo.

13.-Remite original la Solicitud de Emisión de Cheque, la planilla y documentación soporte.

12.-Técnico en Relaciones laborales, remite vía Ruta Crítica la Solicitud de Emisión de Cheque a la Oficina de Contabilidad.

10.-Técnico en Relaciones Laborales, remite a la División General de Recursos Humanos para su aprobación.

11.-Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, firma, sella y remite a la Oficina de Relaciones Laborales.

Descripción/Acciones Técnico de Relaciones Laborales




11

12

PROCEDIMIENTO: Pago de Sustituciones por Permisos Sindicales y capacitaciones


Recibe y remite


Remite

10

Recibe y remite

AC

Ofic. Contabilidad

21

13

FIN





Procedimiento : Atención a Solicitudes de Medicina Especializada

OBJETIVO: Ampliar la cobertura médica especializada de las y los trabajadores activos jubilados del MINED. NORMA: 1. Para optar a este beneficio el solicitante deberá ser trabajador activo o haberse jubilado en el Sub Sistema Educativo de

Educación Básica y Media.


0 Sol. Compras

1 Sol. Compras

Doctos. Soporte

32

10 Sol. Compras

9.- Técnico de Relaciones Laborales entrega medicina especializada, solicita firma de recibo conforme y archiva.

Recibo

7.- Responsable de la División de RR.HH. Recibe, autoriza y remite a la Unidad de Adquisiciones para el trámite respectivo de compras.

4.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, aprueba y remite al Técnico de Relaciones Laborales.

5.- Técnico de Recursos Laborales, realiza confirmación de fondos, elabora formato de Solicitud de Compra, adjunta documentación soporte y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

6.- Responsable de la División, recibe, aprueba y remite al Responsable de la División General de RR.HH.

3.- Remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales, para su aprobación.

1.- Secretaria recibe, revisa los documentos que cumplan los requisitos establecidos en el convenio colectivo vigente y remite el expediente al Técnico en Recursos Laborales.

2.- Técnico de Recursos Laborales, recibe, verifica que la atención médica especializada esté fuera de cobertura o caso de emergencia.

8.- Unidad de Adquisiciones, realiza compras conforme procedimientos legalmente establecidos y las remite a la División de Relaciones Laborales para su respectiva entrega al beneficiario.

Doctos. Soporte


Técnico de Recursos Laborales

Secretaria Responsable División General de RR.HH.

2

3

PROCEDIMIENTO: Atención a Solicitudes de Medicina Especializada



Recibe y verifica


Realiza confirmación de fondos, elabora

formato y remite

1

5

4

6

Secretaria

Remite


7

Realiza compras y remite

Entrega, solicita recibido conforme y archiva

8

9

AC


FIN

Unidad de Adquisiciones

AC

2 Sol. Compras

AC

B. Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional

Secretaría General –MINED; Junio del 2009

109


Unidad Técnica o Administrativa : Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional


Procedimiento : Inspecciones Técnicas de Condiciones de Trabajo

OBJETIVO: Reducir o eliminar los factores de riesgo laborales presentes en los centros de trabajos, identificando, evaluando y controlando los riesgos. NORMA: 1. Toda Unidad Administrativa del MINED (Sede Central, Delegaciones Departamentales, Municipales, Núcleos Educativos,

Comisiones Mixtas), deberá realizar al menos dos inspecciones al año. 2. La Oficina de de Higiene y Seguridad Ocupacional deberá gestionar capacitaciones dirigidas a las comisiones mixtas para la

aplicación de las inspecciones técnicas de las condiciones de trabajo.


7.- Programa inspecciones imprevistas a las diferentes Unidades Administrativas del MINED y Centros de Educativos y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

Formatos

3.- Presenta los formatos a las Comisiones Mixtas de Higiene y Seguridad Ocupacional para sus recomendaciones.

1.- Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional, elabora formatos de inspección de las condiciones de trabajo en las diferentes Unidades Administrativas del MINED.

6.- Programa inspecciones imprevistas a las diferentes Unidades Administrativas del MINED y Centros de Educativos y remite al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

10.-Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, gestiona presupuesto para la realización de las inspecciones.

4.- Comisiones Mixtas, reciben, revisan y recomiendan.

5.- Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional, ajusta los formatos de inspección.

8.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, revisa, aprueba y remite al Responsable de la División General de RR.HH.

9.- Responsable de la División General de RR.HH., recibe, aprueba y remite.

2.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe y revisa.

Resp. Ofic. Higiene y Seg. Ocupacional


Responsable División General de RR.HH.Descripción/Acciones Analista de Higiene y Seguridad

Ocupacional

1

2

3

PROCEDIMIENTO: Inspecciones Técnicas de Condiciones de Trabajo

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES - OFICINA DE HIGIENE Y SEGURIDAD OCUPACIONAL

Elabora formatos

5

6


Analista de Higiene y Seg. Ocupacional

Recibe y rebisa

Presenta formatos

Ajusta formatos

Programa inspecciones imprevistas

Reciben, revisan y recomiendan

4

7

Gestiona presupuesto


8

9

10

21

Comisiones Mixtas



43

21

0 Diagnóstico

Formatos

1 Informe

0 Informe

10 Informe

o 1ra. Copia – Archivo.o 2da. Copia – Ministro.o 3ra. Coia - Vice Ministro.o 4ta. Copia - División Geral de RR.HH.o 5ta. Copia - Comisión Mixta.

13.-Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe, firma y remite al Responsable de la División de Relaciona Laborales.

15.-Archiva los formatos de inspecciones realizadas.

14.-Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional, monitorea a través de la Comisión Mixta, el grado de cumplimiento de las recomendaciones realizadas en cada centro de trabajo.

12.-Elabora informe de los resultados de cada inspección y lo remite al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

11.-Realiza recomendaciones en el citio para el mejoramiento de las condiciones de trabajo en cada Unidad Administrativa del MINED y centros educativos

16.-A fin de año realiza diagnóstico situacional por departamento y distribuye:

10.-Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional, realiza inspecciones a las diferentes Unidades Administrativas del MINED y Centros Educativos para evaluar el grado de cumplimiento de las normativas de higiene y seguridad establecidas en la legislación.



Responsable División General de RR.HH.Descripción/Acciones Analista de Higiene y Seg.

Ocupacional

11

12

13

FIN

PROCEDIMIENTO: Inspecciones Técnicas de Condiciones de Trabajo


Realiza recomendaciones

14

Elabora informe y lo remite


Monitorea el grado de cumplimiento de las recomendaciones

Recibe

Archiva

15

12

Elabora diagnóstico situacional y distribuye

16

Realiza inspecciones

10

AC

AC

AC





Procedimiento : Investigación de Accidentes de Trabajo

OBJETIVO: Determinar las causas y posibles soluciones de los accidentes laborales, a través de la realización de investigaciones in situ. NORMA: 1. La investigación de los accidentes de trabajo deberán realizarse siempre en el lugar de los hechos. 2. La Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional deberá emitir un informe final de los resultados de su investigación. 3. El responsable de la Unidad Administrativa donde labora el accidentado deberá reportar a través de formato establecido el

accidente.


1 Informe

10 Informe

10 Reporte

6.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe, revisa, firma y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

7.- Responsable de División de Relaciones Laborales, remite al Ministerio del Trabajo e INSS el informe de investigación de accidente de trabajo.

a.- Si el accidente de trabajo fue por causa de condiciones inseguras en su trabajo se realiza recomendaciones al superior inmediato para mejorarlas o proteger al trabajador con copia al trabajador accidentado.

b.- Si el accidente fue por actos inseguros (incumplimiento a normas de seguridad) se remite recomendaciones al trabajador, con copia al Jefe inmediato.

1.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe por parte del afectado, Reporte de Accidente y remite al Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional.

3.- Remite recomendaciones a fin de evitar que se cometa de nuevo el accidente de trabajo.

2.- Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe reporte de Accidente, entrevista al trabajador accidentado, a su jefe inmediato y posibles testigos para identificar las causas que originaron el accidente.


Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional

Responsable Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional

4.- Realiza control y seguimiento para asegurar que se cumplan las recomendaciones realizadas

5.- Elabora informe periódico de accidentes de trabajo utilizando hoja NAT y formato de investigación de accidentes de trabajo, y lo remite al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

PROCEDIMIENTO: Investigación de Accidentes de Trabajo


Recibe y remite

1

Analista de Higiene y Seg. Ocupacional

Recibe y entrevista

Remite recomendaciones

2

3

Realiza control y seguimiento

4


5


6


21

7

MITRAB/INSS

AC


32 4

10 Informe

3 241

0 Informe

o 1ra. Copia – Archivo.o 2da. Copia – Ministro.o 3ra. Coia - Vice Ministro.o 4ta. Copia - División Geral de RR.HH.o 5ta. Copia - Comisión Mixta.

9.- Archiva el informe de la investigación.

10.-Elabora estudio retrospectivo de todos los casos de accidentes de trabajo para mejorar el programa de Higiene y Seguridad ocupacional del próximo año.

8.- Responsable de Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional divulga los resultados de las investigaciones de accidentes de trabajo en murales e Internet.

11.-A fin de año realiza diagnóstico situacional y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales:

12.-Responsable de la División de Relaciones Laborales recibe, aprueba y remite al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional para su distribución:


Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional

Responsable Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional

PROCEDIMIENTO: Investigación de Accidentes de Trabajo


Divulga resultados

8

Archiva

Elabora estudio

9

10

Realiza informe y remite

11


12

Distribuye

12

FIN

AC

MinistroVice Ministro

Div. Gral. RR.HH.

Comisión Mixta





Procedimiento : Atención del Trabajador Accidentado por Riesgo Laboral

OBJETIVO: Garantizar la atención oportuna del trabajador accidentado de la Sede Central del MINED. NORMA: 1. La División de Relaciones Laborales, únicamente atenderá aquellos accidentes de trabajo debidamente reportados por el jefe

inmediato del trabajador accidentado. 2. El superior inmediato del trabajador accidentado deberá trasladar al afectado a su clínica médica respectiva, cuando el caso sea

de gravedad. 3. Es responsabilidad del trabajador reportar el accidente a su superior inmediato. 4. En aquellos casos en que el trabajador renuncie al derecho que tiene de gozar de atención médica y su respectivo subsidio,

deberá presentarlo por escrito a la División de Relaciones Laborales.


21

0 Hoja NAT

10 Reporte

6.- Entrega copia de hoja NAT en la Oficina de Relaciones Laborales.

7.- Oficina de Relaciones Laborales, distribuye:1ra. Copia, División de Personal (para expediente del trabajador)2da. Archivo Oficina de Relaciones Laborales.3ra. Copia, Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

5.- El trabajador entrega hojas NAT en la sucursal del INSS que le corresponde, y ésta registra los datos del accidente en el formulario de declaración de accidentes del INSS.

3.- Si el accidente es de gravedad deberá trasladarse por cualquier medio el trabajador accidentado al centro hospitalario acreditado para que sea atendido clínicamente y posteriormente se le llena hoja NAT.

1.- El responsable inmediato del trabajador accidentado notifica el accidente, elabora formato de reporte de accidente y lo remite a la División de Relaciones Laborales.

2.- Si el accidente no es de gravedad el trabajador se presenta a la Oficina de Relaciones Laborales para llenar hoja de Notificación de Accidente (NAT).

Descripción/Acciones División de Relaciones LaboralesUnidades Administrativas MINED

4.- Después de ser atendido clínicamente, recibe copias de Hojas NAT, debidamente selladas por el hospital.

1

3

2

FIN

PROCEDIMIENTO: Atención del Trabajador Accidentado por Riesgo Laboral


Elabora reporte de accidente

5

6

Recibe y archiva

Responsable Inmediato

Traslada al trabajador al centro hospitalario

Realiza declaración de accidente en el INSS

Entrega hoja NAT en RR.HH.

Recibe del hospital hoja NAT

4

7

¿accidente de gravedad?

Si

No

Trabajador Accidentado

Recibe

32

1 Reporte

Responsable Inmediato

Llena hoja NAT

Exp

0 NAT

Ofic. Hig. Y Seg. Ocupacional

AC

INSS





Procedimiento : Capacitación Sobre Higiene y Seguridad Ocupacional

OBJETIVO: Contribuir al desarrollo y mejoramiento de la Higiene y Seguridad Ocupacional transmitiendo conocimientos técnicos al personal de las diferentes Unidades Administrativas del MINED. NORMA: 1. Deberá existir un plan de capacitaciones en materia de Higiene y Seguridad Ocupacional, el cual tendrá como base el diagnóstico

de necesidades de capacitación previamente elaborado.

2. Previo a la ejecución de las capacitaciones, deberá establecerse coordinación con la División de Formación Docente y la División de Relaciones Laborales para determinar la metodología a implementarse.


Cronograma

Programa anual

6.- Responsable de División General de RR.HH. recibe y aprueba.

5.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, revisa, aprueba y remite al Responsable de la División General de RR.HH.

10.-Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional en coordinación con el analista ejecuta la capacitación al personal destinado.

9.- Responsable de División de Relaciones Laborales convoca a las áreas participantes a través de comunicación escrita.

3.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, elabora el contenido de los temas a desarrollar.

1.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, define, organiza el programa anual de capacitaciones, tomando como base el diagnóstico de necesidades, en coordinación con la División de Formación Docente y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

4.- Elabora cronograma por participantes (Comisiones Mixtas de HSO, Delegaciones, Núcleos educativos etc.) y lo remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

8.- Coordina con personal docente del INSS, MITRAB, Bomberos y Cruz Roja la ejecución del programa.

7.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, gestiona presupuesto de costo de las capacitaciones a implementarse.

2.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, revisa, aprueba y remite al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

Analista Higiene y Seguridad Ocupacional

Resp. División de Relaciones Laborales

Resp. División General de RR.HH.Descripción/Acciones Resp. Ofic. Higiene y Seguridad Ocupacional

1

2

PROCEDIMIENTO: Capacitación Sobre Higiene y Seguridad Ocupacional


Define, organiza programa y remite

5

6

Convoca


Elabora cronograma y remite

Gestiona presupuesto

Coordina la ejecución del programa de capacitación

Elabora contenido

3

7

Ejecuta capacitación

8

9


Recibe y aprueba

10

21

Elabora cronograma y remite

4

Ejecuta capacitación


21

0 Informe

21

0 Informe

1

Rendición de Cta.

02

21

Rendición de Cta.

0

18.-Elabora informe de los resultados de la capacitación, en original y dos copias y lo envía al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

20.-Distribuye el informe de la siguiente manera:

o Original – Archivo.o 1ra. Copia - División de Formación Docente.o 2ra. Copia – Unidad Administrativa

Solicitante.

19.-Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe, revisa y envía al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

14.-Recibe, revisa, aprueba y remite a la División General de Recursos Humanos para su aprobación.

13.-Elabora rendición de cuentas y remite al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

17.-Registra y archiva los datos de los participantes

12.-Responsable de Higiene y Seguridad Ocupacional, entrega certificados de participación.

11.-Elabora certificados de participación al personal que cumplió con los requisitos.

15.-Responsable de la División General de Recursos Humanos, recibe, aprueba y remite a la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional

16.-Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional, recibe y remite a la Oficina de Contabilidad.

Resp. Ofic. Higiene y Seguridad Ocupacional

Resp. División de Relaciones Laborales

Resp. División General de RR.HH.Descripción/Acciones Analista Higiene y Seguridad Ocupacional

11

FIN

PROCEDIMIENTO: Capacitación Sobre Higiene y Seguridad Ocupacional


Entrega certificados de participación


Elabora rendición de cuentas y remite

Recibe y remite

Registra y archiva



12

12

13

14

15

16

17

Ofic. Contabilidad

Elabora certificados


18

19

Distribuye

AC Div. Relac. Laborales

ACDiv. Formación

DocenteU. Adtiva. Solicitante





Procedimiento : Estudios Ergonómicos

OBJETIVO: Mejorar las condiciones en los puestos de trabajo del MINED, mediante la implementación de técnicas y normas ergonómicas.


21

0 Protocolo

21

0 Informe

7.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional recibe, revisa, aprueba y envía al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

8.- Responsable de la División de Relaciones Laborales, recibe, aprueba y remite al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

4.- Recibe, revisa, aprueba y envía al Responsable de la División de Relaciones Laborales.


Responsable Ofic. Higiene y Seguridad Ocupacional

5.- Recibe, revisa, aprueba y regresa al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

3.- Elabora informe y lo envía al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

2.- Recopila información aplicando técnicas de investigación (Identificar, medir, evaluar y controlar los factores de riesgos) en los puestos de trabajo seleccionados para identificar los factores de riesgos.

1.- Analista de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, selecciona los puestos de trabajo con riesgos ergonómicos, tomando en consideración los estudios de riesgos y datos estadísticos de enfermedades del trabajo.

6.- Elabora protocolo de los resultados del estudio consolidando la información, identificando factores influyentes, recomendando medidas y lo envía al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

Descripción/Acciones Analista Ofic. Higiene y Seguridad Ocupacional

1

2

3

PROCEDIMIENTO: Estudios Ergonómicos


Selecciona puestos de trabajo con riesgos ergonómicos

5

6

Analista Ofic. Higiene y Seg. Ocupacional

Recopila información

Recibe, revisa, aprueba y regresa



Elabora protocolo de resultados y remite

4

7

Elabora informe

Recibe, aprueba y envía

8

21

AC


32

10 Informe

Recomendaciones


Responsable Ofic. Higiene y Seguridad Ocupacional

11.-Elabora informe, en original y tres copias y lo envía al Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional.

13.-Archiva los estudios realizados por puestos y áreas de trabajo.

12.-Recibe informe, revisa, aprueba y distribuye:

o Original – Archivo.o 1ra. Copia – Ministro.o 2da. Copia – Vice Ministro.o 3ra. Copia – Secretaria General.o 4ta. Copia – Responsable División de RR. HH.

Descripción/Acciones Analista Ofic. Higiene y Seguridad Ocupacional

9.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional remite recomendaciones sobre el redimensionamiento de los puestos de trabajo para su mejora al superior inmediato del puesto supervisado.

10.-Analista de Higiene y Seguridad Ocupacional supervisa y evalúa el grado de cumplimiento de las recomendaciones de redimensionamiento de los puestos trabajo.

9

10

11

FIN

PROCEDIMIENTO: Estudios Ergonómicos


Remite recomendaciones

Archiva

Supervisa y evalúa el cumplimiento

Elabora informe de resultados

12

Recibe, revisa, aprueba y distribuye

12

13

32

1

0 Informe

AC

Viceministro

MinistroDiv. Gral. RR.HH.





Procedimiento : Chequeos Médicos

OBJETIVO: Contribuir al mejoramiento del estado de salud de los trabajadores del MINED, para el logro de un mejor desempeño de sus funciones del cargo asignado. NORMA: 1. Los chequeos médicos son de estricto cumplimiento por parte del trabajador. 1. Los chequeos médicos deberán realizarse de acuerdo a los factores de riesgo del área laboral en la que se encuentra el

trabajador. 2. Los resultados de los chequeos médicos deberán ser estrictamente confidenciales.


Programa de Ejecución

Presupuesto

Consolidado

6.- Recibe, revisa, aprueba y envía al Responsable de la División General de RR.HH. para su aprobación.

3.- Responsable de División de Relaciones Laborales recibe, revisa, aprueba y regresa al Responsable de la Ofic. De Higiene y Seguridad Ocupacional.

9.- Elabora programa de ejecución en coordinación con las áreas involucradas y el laboratorio.

2.- Realiza consolidado por tipo de examen y áreas, elabora informe en lo envía al Responsable de la División de Relaciones Laborales.

1.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional selecciona el tipo de exámenes a realizar a los trabajadores por cargos y riesgos expuestos.

4.- Selecciona de la base de datos las áreas y cargos a los cuales se les realizaran chequeos médicos.

5.- Elabora presupuesto con el consolidado y el valor de los exámenes del laboratorio escogido y lo envía al Resp. de División de Relaciones Laborales.

8.- Responsable de la Oficina de Higiene y Seguridad Ocupacional, envía el presupuesto a la División General Administrativa Financiera.

7.- Responsable de la División General de RR.HH. recibe y aprueba.

Resp. División Gral. De RR.HH.Resp. División de Relaciones LaboralesDescripción/Acciones Resp. Ofic. Higiene y Seg. Ocupacional

1

2 3

PROCEDIMIENTO: Chequeos Médicos


Selecciona exámenes a realizar

5 6


Elabora consolidado y envía

Envía presupuesto a la División General Administrativa

Financiera

Elabora programa de ejecución

Elabora presupuesto y envía

78

9

Recibe, revisa, aprueba y regresa

Selecciona áreas y cargos a realizar

exámenes

4

Recibe, revisa, aprueba y envía

Recibe y aprueba

Recibe


21


Expediente

Informe

12.-Si es diagnosticada alguna patología se remite al trabajador a la empresa médica previsional para su atención.

14.-Archiva expediente clínico por trabajador y áreas.

13.-Elabora informe final con epicrisis, certificados y fichas clínicas de los trabajadores.

11.-Supervisa la asistencia y ejecución de chequeos médicos; si falta algún trabajador pasa informe al jefe inmediato; si no quiere realizarse el chequeo médico firma carta de no quererlo hacer y se le manda un llamado de atención.

10.-Comunicar a las áreas a través de una circular la programación de los chequeos médicos.

Resp. División Gral. De RR.HH.Resp. División de Relaciones LaboralesDescripción/Acciones Resp. Ofic. Higiene y Seg. Ocupacional

FIN

PROCEDIMIENTO: Chequeos Médicos


Comunica programación de los chequeos médicos

Elabora informe final

Supervisa la asistencia y ejecución de los chequeos médicos

Archiva expediente

10

¿Patología?No

Si

11

13

14

Remite a empresa médica previsional

12

12

C. Clínica MINED



Unidad Técnica o Administrativa : Clínica MINED

Depende de : División de Relaciones Laborales Procedimiento : Atención Médica Especializada a Pacientes Empleados del MINED Nivel Central y

de las Delegaciones de Educación

OBJETIVO: Brindar atención médica especializada conforme Convenio Colectivo, en casos de emergencia a los trabajadores del Nivel Central y de las Delegaciones de Educación incluyendo a su núcleo familiar que lo demande por no estar cubiertos por el INSS. NORMA: 1. La Clínica en la Sede Central MINED, atenderá aquellos casos de emergencia de los trabajadores y de su núcleo familiar; tanto de

la Sede como de las Delegaciones de Educación, que demanden atención médica y que no estén cubiertos por el INSS, según lo establece el Convenio Colectivo vigente.


InformeInforme

Hoja Evolución y Tratamiento

1.- Enfermera recibe conforme cita o emergencia al paciente que solicita la atención médica.

7.- Procede a tomar signos vitales y los anota en hoja de Evolución y Tratamiento, con su respectivo nombre y apellidos, fecha, No. INSS y remite hoja de evaluación y tratamiento al médico.

8.- Médico, brinda la atención médica correspondiente y extiende nueva cita según valore el caso o remite al paciente a la empresa médica previsional o al hospital según lo amerite.

2.- Clasifica el tipo de paciente de acuerdo a la patología.

Emergencia Médica:

3.- Enfermera: Aplica procedimientos de enfermería (signos vitales, medicamentos, nebulización, curaciones, etc. )

4.- Remite al paciente a la empresa médica previsional, hospital o al médico institucional dependiendo de la gravedad del caso, para tal efecto gestiona un vehículo ante la Unidad de Transporte y traslada al paciente.

Citas Médicas:5.- Si es paciente subsecuente ubica el

expediente.

6.- Si es un nuevo paciente, abre expediente clínico, talla e índice de masa corporal y remite al médico.

9.- Remite hoja de Evolución y Tratamiento a la enfermera para su informe.

10.-Enfermera archiva Hoja de Evolución y Tratamiento.

11.-Elabora informe de Atenciones Médicas y de Enfermerías, remite original a la División de Relaciones Laborales y copia archivo.

Informe

Hoja Evolución y Tratamiento

Descripción/Acciones Enfermera Médico División de Relaciones Laborales

Recibe a paciente conforme cita o

emergencia

Elabora informe de Atenciónes Básicas

Médicas, lo remite y archiva Recibe Docs.

FIN

PROCEDIMIENTO: Atención Médica Especializada a Pacientes Empleados del MINED Nivel Central y de las DDE

1

2

3

4

5

AC

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES - CLÍNICA MINED

Brinda atención médica, extiende cita o

remite

Clasifica al paciente

Remite al paciente

Enfermera

¿Emergencia?No

Si

Aplica procedimientos de enfermería

Ubica expediente

Abre expediente

¿Subsecuente?

Toma signos vitales y anota y remite

6

7

No

Si

8

Remite

9

Archiva

AC



Unidad Técnica o Administrativa : Clínica Médica

Depende de : División de Relaciones Laborales Procedimiento : Atención Psicológica en Hospitales y Seguimiento Domiciliar a los Pacientes,

Empleados del MINED con Enfermedades en Etapa Terminal y Otras

OBJETIVO: Proporcionar según lo establece la Cláusula No. 16 del Convenio Colectivo vigente, Atención Integral a enfermedades terminales en Psicoterapia de Apoyo; tanto para el paciente empleado del MINED, y a sus familiares. NORMA: 1. Deberá existir un libro de registro de pacientes atendidos psicológicamente en la clínica MINED.

2. Cada paciente deberá contar con un expediente personal, el cual deberá ser custodiado por el (la) especialista.


Informe 0

Informe 0

1

Informe 0

7.- Elabora informe quincenal de evaluación e informe mensual de los casos atendidos en la Clínica y de las visitas y consultas psicológicas efectuadas.

5.- Elabora cronograma de visitas hospitalarias y domiciliares, a trabajadores y su núcleo familiar que padecen alguna enfermedad incurable en su etapa terminal u otras patologías.

6.- Da seguimiento a trabajadores y su núcleo familiar, en hospitales y casas de habitación.

8.- Remite informe original a la División de Relaciones Laborales y archiva copia.

Expediente

1.- Psicóloga (o) recibe pacientes provenientes de las diferentes Unidades Administrativas del MINED con diferentes patologías.

2.- Procede a abrir expediente clínico con Nombres y Apellidos, diagnóstico y pronóstico del estado mental del paciente.

3.- Brinda terapia psicológica al paciente, de acuerdo a patología presentada.

4.- Registra en expediente adelantos y/o evolución del estado mental del paciente y archiva.

Responsable Oficina Relaciones LaboralesPsicólogaDescripción/Acciones

MINISTERIO DE EDUCACIÓNDIVISIÓN GENERAL DE RR.HH. - DIVISIÓN DE RELACIONES LABORALES - CLÍNICA MINED

PROCEDIMIENTO: Atención Psicológica en la Clínica, Hospital y Seguimiento Domiciliar a los Pacientes, Empleados del MINED, con Enfermedades Comunes y/o en Etapa Terminal

Recibe a pacientes en clínica del MINED

Registra datos en el expediente

Procede a dar terapia

AC

1

2

4

3

CronogramaDiagnóstico

Informe

0

Seguimiento a pacientes y familiares

AC

Recibe y archiva

AC

Remite informe y archiva

5

6

7

8

FIN

Abre expediente

Elabora cronograma

Elabora Informe

Psicóloga

VII. GLOSARIO DE TÉRMINOS



Glosario de Términos

CONCEPTOS DE CONTRATO DE TRABAJO: • El Contrato individual de trabajo: Es el convenio verbal o escrito entre un empleador y un trabajador, por el cual se establece entre

ellos una relación laboral para ejecutar una obra o prestar algún servicio. • El Contrato de trabajo deberá estar elaborado y firmado por las partes, inmediatamente al inicio de la relación laboral. • Los Contratos de Trabajo por tiempo indeterminado: Serán extendidos a los empleados que el MINED requerirá para

desempeñar labores de carácter permanente, de conformidad a sus necesidades. • El Contrato de trabajo por tiempo determinado: Se realizará a personas contratadas para períodos de prueba o para trabajos

específicos a corto plazo, el cual podrá ser cancelado o renovado, de acuerdo a criterio y necesidades del Empleador. • El Contrato de Trabajo se realizará en tres tantos: El original se archivará en el Expediente del Empleado, 1ra. copia se le entregará

al Empleado y 2da. Copia, se adjunta a documentos para tramitar su primer pago. • Al Contrato de Trabajo se adjuntará el Perfil de Puesto, del cual también se le entregará una copia al Empleado. • Contrato por obra determinada o temporales: Serán celebrados contratos con aquellos empleados que deban realizar funciones y

labores temporales, las cuales estarán en dependencia de la duración de la obra. Estos Contratos no podrán ser mayores de un año y solamente podrán prorrogarse de acuerdo a la finalización del Proyecto o de su Presupuesto.

• En cualquiera de estos casos, el Empleado temporal o permanente, tendrá derecho a disfrutar de sus beneficios conforme

a la Ley (Vacaciones y Treceavo Mes completo ó proporcional), así como el derecho a su reconocimiento de indemnización por antigüedad cuando el empleado tenga cumplido un año de labor continua dentro de la Institución.

• Contratos por Servicios Profesionales, Consultorías y Asesoría: Son personas independientes contratadas para dar

un servicio específico, y su contratación deberá ajustarse a los procedimientos establecidos en la Ley 323 de Contrataciones del Estado.




El Contrato escrito de trabajo debe contener:

Lugar y fecha de su celebración (Puede estar al inicio o al final del Contrato) La identificación de las partes ( Empleador y/o Representante Legal del MINED y Contratado) Cargo Obligaciones Salario y Prestaciones Vigencia del Contrato Currículo vitae con sus respectivos soportes (Títulos y Diplomas) Aval de la División Financiera Tipo de Contrato (Causales) Firmas (Contratante, Contratado) Copia de Cédula de Identidad Ubicación

• Al contratar a un empleado, la División General de Recursos Humanos o de Personal, verificará las referencias presentadas por el

aspirante y otros datos relacionados a sus trabajos anteriores.

El INSS reconocerá SUBSIDIOS y PAGOS DE SUBSIDIOS (60%) en base a las siguientes situaciones: 1. Enfermedad Común: Tendrán derecho a subsidio por enfermedad común, los empleados que hayan cotizado 8 semanas antes a

la fecha del subsidio. El pago se reconocerá a partir del 4to día, salvo aquellos casos en que el empleado requiera hospitalización, se reconocerá a partir del primer día.

2. Subsidio por Maternidad: Tendrán derecho al subsidio por Maternidad, las compañeras trabajadoras que acrediten 16

cotizaciones semanales dentro de las últimas 39 semanas que precedan a la presunta fecha del parto. El subsidio por maternidad se otorgará durante las 4 semanas anteriores y las 8 semanas posteriores al parto. ES OBLIGATORIO DESCANSAR EL SUBSIDIO DE ACUERDO A LA PRESCRIPCIÓN MÉDICA.

3. Accidente Común: Se refiere cuando el empleado sufre un accidente fuera del horario de trabajo y no incurre en tiempos de

trayectos de su casa a la empresa y viceversa. El subsidio lo reconoce el INSS para efectos de pago, a partir del primer día del subsidio. Tendrán derecho a gozar de este subsidio los empleados que hayan cotizado 8 semanas antes de la fecha del subsidio.




4. Accidente de trabajo: Es el que ocurre durante la jornada normal de trabajo del empleado en cumplimiento de sus actividades

laborales y aquellos ocurridos en el trayecto habitual entre el domicilio del trabajador y su lugar de trabajo o viceversa. En este caso el subsidio se reconoce a partir del segundo día y tiene una cobertura total para gastos de medicina, laboratorio, hospitalización, especialización, rehabilitación. El día en que ocurre el accidente es asumido por el Empleador.

RIESGOS PROFESIONALES: El seguro de Riesgos Profesionales comprende la protección en los casos de accidentes de trabajo y riesgos profesionales.

Accidente de trabajo es la muerte o toda lesión orgánica o perturbación funcional, permanente o transitoria, inmediata o posterior, producida por la acción repentina de una causa externa sobrevenida por el hecho o en ocasión del trabajo, o por caso fortuito o fuerza mayor inherente a él.

Enfermedad profesional es todo estado patológico derivado de la acción continuada de una causa que tenga su origen o motivo en el trabajo, o en el medio en que la persona se vea obligada a prestar sus servicios que provoquen una incapacidad o perturbación funcional, permanente o transitoria. El Sistema de Seguridad Social de Nicaragua actualmente es El Sistema Público de Seguridad Social, conocido como INSS. FINALIDAD DEL SISTEMA PUBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL (INSS) • Contingencias propias de la vida:

Enfermedad o accidente común Maternidad Invalidez común Vejez Muerte

• Contingencias propias del trabajo

Retiro Jubilación Accidente de trabajo Enfermedad Profesional Muerte




INTEGRALIDAD EN LAS PRESTACIONES a.) Seguro de enfermedad y maternidad b.) Seguro de invalidez, vejez y muerte c.) Seguro de Riesgos Profesionales

PRESTACIONES DEL SISTEMA PUBLICO DE SEGURIDAD SOCIAL (INSS) Prestaciones de corto plazo Prestaciones de largo plazo • Servicios médicos * Pensión de vejez completa (60 años de edad) • Prestaciones farmacéuticas * Asignaciones a largo plazo (Beneficiarios) • Subsidios por enfermedad o Accidente común • Subsidios de maternidad • Subsidio de lactancia • Subsidio del funeral

Prestaciones de mediano plazo Prestaciones por Riesgo Profesional • Pensión de invalidez parcial * Indemnización • Pensión de invalidez total * Pensión de discapacidad parcial • Pensión de viudez * Pensión de discapacidad total • Pensión de orfandad * Pensión por muerte

Las prestaciones de invalidez tienen por objeto subvenir a las necesidades básicas del incapacitado y de las personas a su cargo, promover la readaptación profesional del incapacitado y procurar su reingreso a la actividad económica. Se considera INVALIDO al asegurado que a consecuencia de una enfermedad o accidente de origen no profesional se halle incapacitado como mínimo en un 50% para procurarse mediante un trabajo proporcionado a su fuerza, a sus capacidades y a su formación profesional, la remuneración habitual que percibe en la misma región, un trabajador del mismo sexo, capacidad semejante y formación profesional análoga. Cobertura Médica (INSS) a.) Atención en Clínicas Médicas Previsionales para enfermedades comunes b.) Atención en Unidades de Salud Acreditadas para accidentes laborales c.) Exámenes de Laboratorio d.) Medicinas e.) Hospitalización f.) Especialización g.) Cirugías h.) Subsidios i.) Rehabilitación j.) Indemnización por incapacidad

VIII. ANEXOS: Formatos e Instructivos

Simbología ASNI a utilizada:

SÍMBOLO REPRESENTACIÓN

OPERACIÓN Representa la realización de una operación o actividad relativa a un procedimiento

DISPARADOR Indica el inicio de un procedimiento; contiene el nombre de éste o el de la unidad

administrativa donde inicio.

DECISIÓN O ALTERNATIVA Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas

ARCHIVO Representa un archivo común y corriente de la oficina

CONECTOR DE PAGINA Representa una conexión o enlace con otra hoja, en la que continúa el diagrama de flujo

TECLADO EN LÍNEA Representa el uso de un dispositivo en línea para proporcionar información a una computadora u obtener de ella

CINTA MAGNÉTICA Indica cualquier tipo de cinta magnética que se emplee en el procedimiento


DOCUMENTO Representa cualquier tipo de documento

LÍNEA DE COMUNICACIÓN Representa la transmisión de información de un lugar a otro mediante línea telefónica

CONECTOR Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.

TERMINAL Indica el inicio o terminación del flujo que puede ser acción o lugar; además, se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

DIRECCION DE FLUJO O LÍNEA DE ACCIÓN Conecta símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones

CAPTURA DE DATOS Representa cualquier tipo de captura de datos que se utilice en el procedimiento.

NOTA ACLARATORIA No forma parte del diagrama de flujo, se emplea para dar una explicación sobre operación


PANTALLA Representa cualquier consulta en pantalla

BASE DE DATOS Representa la interacción con una base de datos o sistema automatizado con almacenamiento directo

procedimientos division rr hh-b

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