procedimiento para la entrega del...

© Documento Propiedad de VALLEN PROVEEDORA INDUSTRIAL el documento vigente se encuentra en INTRANET cualquier versión impresa es una copia no controlada Formato para elaborar Documentos / Fecha: 28-02-2012 / Rev. 02

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA DEL PRODUCTO AL CLIENTE

P-INV-05

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Elaboró:

Revisó:

Autorizó:

Subgerente de Inventarios Gerente Nacional de Calidad Gerente Nacional de

Inventarios

Fecha: 07-enero-2017 / Rev. 06

© Documento Propiedad de VALLEN PROVEEDORA INDUSTRIAL el documento vigente se encuentra en INTRANET cualquier versión impresa es una copia no controlada

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS

P-INV-05 Fecha Rev. Pág.

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Establecer el procedimiento para planificar y ejecutar las actividades involucradas en la entrega del producto al cliente. Desde la realización de las actividades de surtido, inspección, entrega y posteriores a la entrega de los materiales al cliente, así como las de preservar la conformidad del producto durante el proceso interno y la entrega al destino previsto.

El presente documento es de observancia obligatoria para todos los Almacenes de las Sucursales de Proveedora de Seguridad Industrial del Golfo, S.A. de C.V.

3.1 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / Jefe de Salidas deberán supervisar que se realicen las inspecciones de los materiales surtidos acorde a lo descrito en el documento de salida, así como de verificar que los materiales estén adecuadamente empacados.

3.2 Los materiales que se envíen a surtido mediante Packing Único Sucursales deberán surtirse el mismo día.

3.3 Los traspasos de materiales deberán ser autorizados o denegados por el Jefe de Almacen en un lapso no mayor a 24 horas.

3.4 Los Packing Únicos Sucursales solicitados para clientes de tienda, mostrador o clientes que acudan a recoger sus materiales a la sucursal deberán ser atendidos en forma prioritaria.

3.5 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de elaborar la ruta de entrega de los materiales y enviara este programa de ruta a área Comercial y Administración.

3.6 Las unidades de reparto deberán salir para entrega de materiales antes de las 9:00 a.m.

3.7 La distribución de las entregas (programa de rutas) tendrá como prioridad los pedidos que no se entregaron el día anterior y deberá documentarse como reprogramado.

3.8 El material inspeccionado y etiquetado es el único que podrá ser embarcado en los vehículos de trasporte para su entrega al cliente.

3.9 Es responsabilidad del chofer solicitar la documentación de lo incluido en la Ruta, y obtener en los documentos de entrega de materiales el nombre, firma y sello de conformidad del cliente.

3.10 El Reporte de Control de guías de paquetería (F03) deberá ser enviados por el Jefe de Almacen / Jefe de Salidas los días 1 y 16 de cada Mes por correo electrónico al Subgerente de Logística Matriz.

3.11 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de enviar la retroalimentación de la ruta de entrega de los materiales y Cobranza a área Comercial y Administración.

3.12 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m.

II. ALCANCE

III. DISPOSICIONES GENERALES

I. OBJETIVO

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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Folio de Pedido: Número asignado a un pedido generado en el Sistema MAPS, y se genera su consecutivo automáticamente.

Traspaso: Solicitud generada en el Sistema MAPS por el cual se solicita y se realiza la transferencia de materiales entre almacenes de sucursales.

Remisión: Es un documento el cual establece el material a surtir; este documento sirve como constancia de la Entrega de materiales al cliente.

Factura: Documento emitido con validez oficial.

Packing Único Sucursales: Es una lista de embarque, el cual establece cual material se debe surtir y mandar a algún destino para ser recibido por un cliente o Almacén.

Pistola Lectora (lector de código de barras): Es un equipo utilizado para cargar información; y el cual puede leer la información del código de barras de la etiqueta.

Manejo: Manipulación aplicada a los materiales y equipos durante su traslado y maniobra.

Empaque: Cobertura que protege la condición física de los materiales y equipos en almacén y traslado.

Conservación: Preservar el estado actual de los materiales y equipos, protegiéndolos de daño o deterioro en zonas distintas para ello.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados.

Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

Ruta de Entrega: Reporte utilizado para la planeación de entrega de material al Cliente, optimizando tiempos y movimiento de traslado.

Reporte de Control de guías de paquetería: Reporte que lleva el control de las guías y destinos a donde son enviados los materiales.

IV. DEFINICIONES

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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No. ACTIVIDAD Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso

1.1 Almacenista puede surtir los materiales acordes a los Materiales incluidos en el Packing Único Sucursales.

1.2 En el caso de Traspasos. Almacenista revisara en Lector de código de barras materiales que se están requiriendo.

Si el material es de contrato se deberá de revisar la existencia y autorizar el traspaso.

Si el material es para otra sucursal o tienda almacenista deberá de solicitar al Jefe de Almacen autorización considerando disponibilidad de material.

Si Autoriza Traspaso: Almacenista deberá de escanear y surtir el material; una vez realizada esta actividad se indicará en el lector la cantidad surtida y deberá de cerrar el traspaso.

Concluido estos pasos procederá a imprimir el Packing Único Sucursales.

En caso de no tener disponibilidad de materiales solicitados el Traspaso es denegado.

1.3 Almacenista en base al Packing Único Sucursales verifica los requisitos de los materiales solicitados como son: descripción, clave, cantidades, y ubicaciones. Y Surte los materiales y los coloca en el área de salidas.

1.4 Almacenista en el Packing Único Sucursales deberá colorar su nombre, firma, y fecha en el campo “surtió”; y entrega documento al Jefe de Almacen o Salidas para su inspección y verificación.

Almacenista

Jefe de Almacen

/ Jefe de Salidas

F01-P-INV-05

Picking Único

Sucursales

IT-INV-09

Instrucción de trabajo Packing

Único Sucursales

Remisión

/ F02-P-INV-05

Formato Traspasos

2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos

2.1 El Jefe de almacén o salidas deberá de inspeccionar visualmente las condiciones físicas del material surtido por el almacenista.

2.2 Verifica con base al documento Packing Único Sucursales que concuerden los artículos, claves y cantidad solicitados, y una vez verificado deberá de colocar su nombre, firma, fecha y sellar de inspeccionado el documento de salida correspondiente.

Jefe de

Almacen /

Jefe de Salidas

F01-P-INV-05

Picking Único

Sucursales

V. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


07/01/2017 06 5 de 17




2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos (Continuación)

2.3 Cuando exista diferencias en artículos o cantidad de los materiales surtidos se solicita al almacenista su correcto surtimiento. El Jefe de almacén/Salidas deberá identificar en el documento de salida que se ha tenido un reproceso.

Jefe de Almacen/ Jefe de Salidas

3 Empaque del Producto a Entregar al Cliente

3.1 Una vez inspeccionado y verificado el material, el Almacenista deberá empacar los materiales surtidos.

3.2 El material para entregarse al cliente y que se encuentre en piezas sueltas, contenido en cajas pequeñas o que no esté empacado en cajas (por pacas o en bolsas) deberá empacarse en cajas que tienen impreso el logotipo de la Empresa.

3.3 Los materiales a enviar que se encuentren dentro de su empaque original, deberán remitirse al cliente en esos mismos empaques (empaques del proveedor).

3.4 Almacenista cierra las cajas con cinta de seguridad la cual contiene el logotipo de la Empresa.

Si es ruta Local, las cajas que se envíen por Ruta Local no deberán flejarse. Pasar a la actividad 3.7.

3.5 Si el envío se hace por paquetería, antes de cerrar la caja se colocará en el interior los documentos que deben acompañar al material (Factura, Remisión, Traspaso, etc.).

3.6 Las cajas que se envíen por paquetería serán flejadas según lo requiriera el tipo de producto que contenga (peso y dimensión) para segura la conservación del empaque de los productos enviados; el flejado de las cajas deberá efectuarse de acuerdo con lo establecido a continuación:

3.7 Almacenista coloca las cajas de los materiales empacados en el área de salidas del almacén de sucursal.

Almacenista

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


07/01/2017 06 6 de 17




4 Identificación de las Cajas con los datos del Cliente

4.1 Jefe de Almacén o Salidas coloca a las cajas de Ruta Local / paquetería etiqueta con los datos de cliente, donde se especifica clave y nombre del cliente, dirección de entrega, Folio de Pedido, Remisión o No. de Factura. Para ruta Local. Pasar actividad 5.

4.2 Para entregas programadas por Paquetería se coloca la guía de la paquetería a las cajas que contienen el material para el envío y documentos de entrega al cliente. Pasar a actividad 11.

Nota: El Jefe de Almacén o Salidas deberá llenar diariamente el Reporte de Control de guía de paquetería (F03).

Jefe de

Almacen /

Jefe de Salidas

F03-P-INV-05

Reporte de Control de guía de paquetería

tiqueta con los datos de cliente para cajas de entrega

5 Elaborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación

5.1 Jefe de almacén / Salidas elabora el Formato de Ruta

de entrega de material y deberá llenar todos los datos requeridos: Número del cliente, nombre del cliente, No. de Folio de Pedido No. de Factura o No. Remisión, datos de la dirección de entrega de material.

Se especifica tipo del movimiento si es Facturado o Remisionado; y define el Tipo de Entrega; Ruta Local el material para entregar al Chofer; o Envío por Paquetería.

Nota: Si se genera una remisión Representante Interno de Cuenta entrega antes de 12:00 pm a Jefe de Almacén / Salidas para su surtido; y las remisiones generadas posteriormente se entregan antes de las 4:30 pm.

5.2 Administrador diariamente deberá entregar antes de las 4:30 de la tarde la Ruta de Revisión de Facturas y Cobranza (F04) al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / Jefe de Salidas.

5.3 El Representante Interno de Cuentas entrega los documentos de entrega al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / y revisan que las facturas / remisiones y traspasos estén enlistados en las rutas de entrega, y coloca nombre, firma, fecha y en el reporte de ventas por sucursal diario.

5.4 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacen realizara la planificación de la ruta, en la cual designa al chofer en base a las zonas asignadas y establece las prioridades de las entregas.

Jefe de Almacen

/ Jefe de Salidas

RIC

Administrador

RIC

Coordinador de Suministros

/ Jefe de almacén

F04-P-INV-05

Formato de Ruta de

entrega de material

F04-P-ADM-02

Ruta de Revisión de Facturas y Cobranza

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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6 Entrega de la Ruta y documentación al Chofer

6.1 Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / Jefe de Salidas deberá entregar al chofer la Ruta de Entrega del Material con la documentación de entrega: Factura Original o Remisión y 2 Copias, y Orden de Compra.

6.2 Chofer revisa toda la documentación de soporte se encuentre completa.

Coordinador de suministros/

Jefe de Almacen /

Jefe de Salidas

Chofer

Ruta de entrega de

material y documentos

7 Recibir el material y cargar la unidad de reparto

7.1 Jefe de Almacen / Salidas entrega al Chofer las cajas a embarcar y se verifica acorde al documento de salida el cual deberá tener el sello y firma inspección.

7.2 Chofer cuenta y verifica el número de cajas que se están embarcando y coloca su nombre, firma y fecha de recibido en el Packing Único Sucursales y en la Ruta de Entregas de material.

7.3 Almacenistas apoyan a chofer a embarcan las cajas en el camión y se acomodaran de acuerdo a la planeación de las entregas definida (Ruta).

Jefe de

Almacen /

Jefe de Salidas

Chofer

Almacenista

Documentos de entrega de material

8 Entrega del Material a Clientes IP

8.1 Chofer entrega el material en el Almacén del Cliente donde se inspecciona y verifica la totalidad del material a entregar conforme a los requerimientos solicitados.

No es correcto: Chofer solicitara al cliente realizar las anotaciones en copia de factura o remisión de faltantes, daños del material, o no cumplimento con especificaciones. Chofer regresa el material al almacén de la Sucursal e informa al Jefe de Almacen.

Si es correcto: Se solicita al receptor del material Sello, fecha, nombre y firma de conformidad en los documentos de entrega de los materiales. Pasar a actividad 11.

Chofer


9 Entrega del Material en el Almacén Empresas Paraestatales (PEMEX)

9.1 Chofer entrega la solicitud de inspección del material, donde se inspecciona y verifica que el material este conforme a los requerimientos solicitados.

No es correcto: Solicita a cliente genere el reporte de faltantes, daños del material, o no cumplimento con especificaciones. Chofer Regresa el material al almacén de la Sucursal e informa al Jefe de Almacen.

Si es correcto: se entrega en el Almacén PEMEX y se solicita se coloque Sello, fecha, nombre y firma de conformidad en los documentos de entrega de los materiales. Pasar a actividad 11.

Chofer


PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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10 Entrega del Material en los Centros de Suministros y Alianzas

10.1 El chofer entrega el material en los Centros de Suministro y/o Alianzas y proporciona al despachador en turno el Traspaso expedido por el almacén, el cual enlista el material enviado, cantidades y claves.

10.2 El despachador recibe el material y verifica las claves y cantidades del material que se está entregando contra documentos de entrega y de ser correcto anota la fecha, nombre y firma de conformidad.

10.3 Si despachador identifica faltantes de material, se afecta folio en sistema y se notifica por correo electrónico al Jefe de Almacén para que genere traspaso por devolución, lo imprime y firma el despachador y chofer.

10.4 Si el material se encuentra en mal estado, no se recibe y se procede a realizar traspaso por devolución en sistema MAPS anotando causas y motivos. Se entrega el material e impresión de traspaso firmado el despachador y chofer.

Nota: En caso de que el material se encuentre en mal estado, se deberá de levantar un reporte PNC.

10.5 El despachador deberá de afectar la entrada de los materiales en el sistema MAPS, lo imprime y firma de conformidad el Traspaso, lo entrega al chofer para que lo entregue al Jefe de Almacén y este documento sea integrado en las carpetas de registros.

Chofer

Despachador


F02-P-INV-05

Formato Traspasos

11 Entrega de la documentación de soporte de materiales al cliente

11.1 Documentación de entrega IP y Paraestales: Chofer deberá de entregar al Jefe de Almacen / Salidas los documentos generados en la Entrega de Material cliente IP y Paraestatal: Facturas Originales, Remisiones y Soportes de Entrega debidamente Sellados y Firmados de conformidad por el cliente.

11.2 Traspasos a Alianzas / Centros de Suministros: Chofer deberá de entregar al Coordinador de suministros o al Jefe de Almacén, los documentos generados en la Entrega de Materiales a centros de suministro y alianzas, El Traspaso deberá contener fecha de recepción, nombre, firma de conformidad.

Nota 1: El Seguimiento de los materiales enviado por paquetería al cliente lo deberá realizar el Representante Interno de Cuenta.

Chofer

Coordinador Suministros /

Jefe de Almacen

/ Jefe de Salidas

RIC


F02-P-INV-05

Formato Traspasos

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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11 Entrega de la documentación de soporte de materiales al cliente (Cont.)

Nota2: El Seguimiento de los materiales de traspasos enviado por paquetería a las sucursales lo realiza Jefe de almacén / Salidas.

11.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m., acorde al procedimiento P-ADM-02.

11.4 Para garantizar el cumplimiento al programa de Reparto (indicador de desempeño del proceso), el coordinador de suministros / Jefe del Almacen será responsable de registrar en el Formato Reporte de Cumplimiento de Ruta toda la información referente a la entrega de los materiales, así como las causas de los materiales no entregados. Además, se deberá realizar un análisis de las causas de incumplimiento a la ruta, en las cuales el Subgerente Administrativo o Administrador deberán registrar aquellas causas que hayan generado una Nota de Credito

11.5 El coordinador de suministros / Jefe del Almacen deberán enviar cada mes al área de calidad el Reporte de Cumplimiento de Ruta de Entrega de Materiales done se especifique lo mencionado en el punto 11.4 así como el resultado del mes en el cumplimiento al programa de Reparto.

Administrador

Coordinador

de suministros/ Jefe de

Almacen / Salidas /

Subgerente Administrativo / Administrador

F02-P-INV-05

Formato Traspasos

F05-P-INV-05

Reporte de cumplimiento

de ruta de entrega de materiales

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


07/01/2017 06 10 de

17



P-I

NV

-05


RESPONSABLE INTERNO

DE CUENTA

JEFE DE ALMACÉN/

JEFE DE SALIDAS/

COORD. SUMINISTROS

CHOFERADMINISTRADORDESPACHADOR ALIANZA/

CENTROS DE SUMINISTROALMACENISTA

Verifica los requisitos de los

materiales solicitados como son:

descripción, clave, cantidades, y

ubicaciones

Almacenista surte materiales

acorde a Packing List, Remisiones

o Traspasos

Surte los materiales y los coloca

en el área de salidas.

En el Packing, Remisión ó

Traspaso Deberá colocar su

nombre, firma, y fecha en el

campo “surtió”; y entregar al Jefe

de Almacén para su Inspección y

verificación.

Inspeccionar visualmente las

condiciones físicas del material

surtido

Verifica en base al Packing, Remisión

o Traspaso que concuerde los

artículos, claves y cantidad.

Coloca su nombre, firma, fecha y

sella de inspeccionado el documento

de salida correspondiente.

¿Existe

Diferencia?

Solicita al almacenista su correcto

surtimiento.

Empacar los materiales Surtidos

No

El Jefe de almacén/Salidas deberá

identificar en el documento de

salida que se ha tenido un

reproceso.

Si

Material en piezas sueltas,

cajas pequeñas o que no

esté empacado deberá

empacarse en cajas con

logotipo de la Empresa.

Materiales que se encuentren

dentro del empaque original,

deberán remitirse al cliente

en esos empaques.

Cerrar las cajas con cinta de

seguridad que contiene el logotipo

de la Empresa.

¿Es

ruta

Local?

Es por Paquetería. Colocar en el

interior de la caja los documentos

que deben acompañar al material.

Colocar las cajas de materiales

empacados en el área de salidas

del almacén

Flejan las cajas según lo requiriera

el tipo de producto que contenga

Si

No

Coloca a las cajas de Ruta Local /

paquetería etiqueta con los datos de

cliente.

¿Es Ruta?

Colocar la guía de la paquetería a las

cajas que contienen el material y

documentos de entrega al cliente.

No

Elaborar el Formato de Ruta de

entrega de material y llena todos los

datos requeridos.

Si

Llenar diariamente el Reporte de

Control de guía de paquetería

F03-P-INV-05

Especificar el tipo del movimiento si

es Facturado o Remisionado y define

el Tipo de Entrega Local / Paqueria.

Diariamente deberá entregar antes

de las 4:30 pm la Ruta de Revisión

de Facturas y Cobranza (F04). Al

Coordinador de suministros / Jefe de

Almacen / Jefe de Salidas

Entrega los documentos de

entrega al Coordinador de

suministros / Jefe de Almacen / y

revisan que las facturas /

remisiones y traspasos estén

enlistados en la rutas de entrega.

Realizar la planificación de la ruta,

designa al chofer y establece las

prioridades de las entregas.

No

Solicita al

cliente realizar

las

anotaciones. Y

se regresan

materiales al

Almacen

Cuenta y verifica el número de cajas

que se están embarcando y coloca

nombre, firma y fecha de recibido

en los documentos de salida y en la

Ruta de Entregas.

Solicita al

receptor del

material Sello,

fecha, nombre y

firma de

conformidad.

¿Es

Correcto?

Entregar al chofer la Ruta de Entrega

del Material con la documentación:

Factura Original ó Remisión y 2

Copias, y Orden de Compra.

Recibe el material y verifica las

claves y cantidades del material

contra documentos de entrega y de

ser correcto anota la fecha, nombre

y firma de conformidad.

F04-P-ADM-02

A

Almacenistas apoyan a chofer a

embarcar las cajas en el camión y

se acomodaran de acuerdo ruta

- Si identifica faltantes de

material, afecta folio y

notifica por correo al Jefe de

Almacén para que genere

traspaso por devolución, lo

imprime y firma el despachador

y chofer.

- Si el material se encuentra en

mal estado, no se recibe y se

procede a realizar traspaso por

devolución en sistema MAPS

anotando causas y motivos. Se

entrega el material e impresión

de traspaso firmado por el

despachador y chofer.

Despachador Afecta la entrada de

los materiales en MAPS, lo imprime

y firma de conformidad el Traspaso

y lo entrega al chofer.

Documentos de Entrega IP y

Paraestatales y Alianzas Chofer

los documentos generados en la

Entrega de Material debidamente

Sellados y Firmados de

conformidad por el cliente.

INICIO

Entregar al Chofer las cajas a

embarcar y se verifica acorde al

documento de salida el cual deberá

tener el sello y firma inspección.

ENTREGA DE MATERIAL

CLIENTES IP

Entrega material en el Almacén del

Cliente se inspecciona y verifica la

totalidad del material conforme a

los requerimientos solicitados.

Si

ENTREGA DEL MATERIAL

EN EL ALMACÉN DE

PEMEX

Entrega la solicitud de

inspección del material, se

inspecciona y verifica que el

material este conforme a los

requerimientos solicitados.

¿Es

Correcto? NoSi

Solicita se

coloque Sello,

fecha, nombre

y firma de

conformidad

en los

documentos de

entrega

Solicita a cliente

genere reporte

de faltantes,

daños, o no

cumplimento

con

especificaciones

ENTREGA DE MATERIAL EN

CENTROS DE SUMINISTROS

Y ALIANZAS

Entrega el material y proporciona al

despachador el Traspaso, el cual

enlista el material, cantidades y

claves.

P-ADM-02

FIN

F04-P-INV-05

A

Entregar los documentos de la ruta

de materiales y revisión de facturas

al área de Administración antes de

las 9:00

VI. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


07/01/2017 06 11 de

17



Código / (Cuando

aplique)

Nombre del documento

P-INV-03 Procedimiento para Gestión de Pedidos en Sucursales

P-INV-04 Procedimiento para Gestión de Almacenes Sucursales

P-INV-06 Procedimiento para Reclamaciones y Garantías de material defectuoso.

P-VT-03 Procedimiento para la Formalización y Seguimiento de Contratos.

P-ADM-02 Procedimiento para Cancelación de Facturas, Notas de Crédito y Gestión de

Cobranza

IT-INV-09 Instrucción de trabajo Packing Único Sucursales

Identificación (clave)

Nombre del Registro

Lugar de Almacenamiento

Responsable resguardo

Tiempo de Retención

Disposición del Registro

F01-P-INV-05 Packing Único

Sucursales Carpetas: Copia

Jefe de Almacén

1 Año Archivo Muerto

F02-P-INV-05 Traspasos

Carpetas: Copia Jefe de

Almacén 1 Año

Archivo Muerto

F03-P-INV-05 Reporte de Control

de guía de paquetería Electrónico

Jefe de Almacén

1 Año Respaldo

F04-P-INV-05 Ruta de entrega de

materiales Electrónico

Jefe de Almacén

1 Año Respaldo

F05-P-INV-05

Reporte de

Cumplimiento de

Ruta de entrega de

Materiales

Electrónico Jefe de

Almacen 1 Año Respaldo

Código / (Cuando aplique) Nombre del documento F01-P-INV-05 Formato Packing Único Sucursales

F02-P-INV-05 Formato Traspaso

F03-P-INV-05 Reporte de Control de guía de paquetería.

F04-P-INV-05 Formato Ruta de entrega de materiales.

F05-P-INV-05 Formato Reporte de cumplimiento de Ruta de entrega de materiales

SECCIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS

No. de revisión Fecha de actualización Descripción del cambio

01 19/07/2010 Emisión Inicial del documento.

02 28/02/2012 Sección IX. INDICADORES se elimina.

03 15-06-2013

1. Sección II Alcance. 2. Sección de Lineamientos III. se agregan los puntos: 3.6 El área administrativa deberá de entregar el programa de

rutas al Coordinador de Inventarios / Jefe de Almacen como limite a las 4:30 de la tarde 3.11 Es responsabilidad del

Coordinador de Inventarios / Jefe del almacén documentar en la bitácora de anomalías todas las desviaciones derivada

IX. ANEXOS Y FORMATOS

X. CONTROL DE CAMBIOS

VII. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

VIII. CONTROL DE LOS REGISTROS

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


07/01/2017 06 12 de

17



03

Cont. 15-06-2013

3.12 El Reporte de Control de guías de paquetería (F03)

deberá ser enviados por el Jefe de Almacen los días 1 y 16 de cada Mes al Subgerente de Logística Matriz. 3. Sección IV. Definiciones: se agregan: Lector de Código

de Barras (Pistola Lectora), Estibar, Manejo, Empaque, Conservación, Liberación, Inspección, Verificación

4. Se Agrega a la Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 1. Recibir Picking o Solicitudes de Traspaso en Lectores de Código de Barras para realizar Surtido de los Materiales: Punto 1.1, Punto 1.2, Punto1.3, Punto 1.4. 5. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 3. Se

Integran las actividades Empacado de los Materiales a Entregar al Cliente para ruta local y paquetería. 6. Sección V. Desarrollo de Actividades. Actividad 5.

Recepción de Reporte de Rutas de Materiales y su Planificación. Punto. 5.3. 7. Sección V. Actividad 6. Entrega de la Ruta y documentación al Chofer Nota: En caso de que la sucursal

no cuente con Coordinador de Inventarios lo entregará el administrador de la Sucursal. 8. Sección V. Actividad 11. Se integran actividades 12,13 y 14. Integración de la documentación de soporte de las entregas: Punto 11.1 Documentación de entrega IP y

Paraestales: Chofer deberá de entregarla al Coordinador de Punto. 11.2 Traspasos Alianzas / Centros de Suministros: Nota1: El Seguimiento de los materiales enviado por paquetería al cliente lo deberá realizar el área de Facturacion de la Sucursal. Nota2: El Seguimiento de los materiales de traspasos enviado por paquetería a las sucursales lo realiza Jefe de almacén.

04 06-10-2015

SE MODIFICA LO SIGUIENTE: Sección I. Objetivo, Establecer el procedimiento para

planificar y ejecutar las actividades involucradas en la entrega del producto al cliente. Desde la realización…etc... Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.1 El

Coordinador de suministros / Jefe de Almacén deberán supervisar que se realicen las inspecciones de los materiales surtidos acorde a lo descrito…etc., Punto 3.2 Los materiales

que se envíen a surtido mediante Packing deberán surtirse el mismo día. Punto 3.4 Los traspasos de materiales deberán ser autorizados, etc. Punto 3.5 Los traspasos o

Packing solicitados para clientes de mostrador o clientes que acudan a recoger sus materiales a la sucursal, etc. Punto 3.6 El área administrativa deberá de entregar el programa de

rutas al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen como limite a las 4:30 de la tarde. Punto 3.10 Es responsabilidad del chofer obtener en los documentos, etc. Punto 3.12 El

Reporte de Control de guías de paquetería (F03) deberá ser enviado…etc., por correo electrónico al Subgerente de Logística Matriz. Definiciones, Folio de Pedido: Número asignado a un

pedido generado en el Sistema MAPS, y se genera su consecutivo automáticamente. Traspaso: Solicitud generada

en el Sistema MAPS por el cual se solicita y se realiza la transferencia de materiales entre almacenes de sucursales. Remisión: Es un documento el cual establece el material a

surtir; este documento sirve como constancia de la Entrega de materiales al cliente.

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


07/01/2017 06 13 de

17



04

(Cont.) 06-10-2015

Pistola Lectora (lector de código de barras): Es un equipo

utilizado para cargar información; y el cual puede leer la información del código de barras de la etiqueta. Inspección:

Evaluación de la conformidad por medio de observación. Ruta de Entrega: Reporte utilizado para la planeación de

entrega de material al Cliente, optimizando tiempos y movimiento de traslado. Actividad 1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso, Punto 1.1 puede surtir los materiales acorde a lo siguiente:

a) Packing list: Documento que se imprime del sistema MAPS. Pasa a actividad 1.3 b) Remisiones: Documento entregado por área administrativa, etc. Pasa a actividad 1.3 c) Traspasos: folio que se recibe en pistola lectora Pasa a actividad 1.2. Punto 1.4 Almacenista en el Packing List,

Remisión o Traspaso y deberá colorar su nombre, etc. Actividad 2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos, Punto 2.1 El Jefe de almacén o salidas deberá de

inspeccionar visualmente las condiciones físicas del material surtido por el almacenista. Punto 2.2 Verifica con

base al documento Packing List, Traspaso o Remisión que concuerden los artículos, claves y cantidad solicitados y una vez verificado deberá, etc. Actividad 3 Empaque del Producto a Entregar al Cliente, Punto 3.1 Una vez inspeccionado y verificado el material, el Almacenista deberá empacar los materiales surtidos. Punto

3.7 Las cajas que se envíen por paquetería y sean tamaño grande ya que por este medio se asegura la conservación del empaque, etc. Punto 3.8 Almacenista coloca las cajas

de los materiales empacados en el área de salidas del almacén de sucursal. Actividad 4 Identificación de las Cajas con los datos del Cliente, Punto 4.1 Jefe de Almacén o Salidas coloca a las

cajas de Ruta Local / paquetería etiqueta con los datos de cliente (A05), etc. Punto 4.2 Nota: El Jefe de Almacén o

Salidas deberá llenar diariamente el Reporte de Control de guía de paquetería (F03). Actividad 5 Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Punto 5.2

Facturista diariamente deberá entregar antes de las 4:30 de la tarde el Formato de Ruta de Entregas de material y la Ruta de Revisión de Facturas y Cobranza (F09), etc. Punto

5.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / Jefe de Salidas revisa que los documentos de entrega enlistados en la rutas…etc, en el Formato de Ruta de Entregas de material. Punto 5.4 El Coordinador de Inventarios / Jefe de

Almacén realizara la planificación de la ruta, en la cual designa al chofer en base a las zonas asignadas y establece las prioridades de las entrega. Actividad 6 Entrega de la Ruta y documentación al Chofer Punto 6.1 Coordinador de suministros / Jefe de

Almacén / Jefe de Salidas deberá entregar al chofer la Ruta de Entrega del Material, etc. Punto 6.2 Chofer revisa toda la

documentación de soporte se encuentre completa. Actividad 7 Recibir el material y cargar la unidad de reparto, Punto 7.1 Jefe de Almacen / Salidas entrega al

Chofer las cajas a embarcar y se verifica acorde al documento de salida el cual deberá tener el sello y firma inspección.

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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Se modifica el Nombre de la Actividad 8 Entrega del Material a Clientes IP. Actividad 11 Entrega de la documentación de soporte de entrega de materiales al cliente, Punto 11.1 Documentación de entrega: Chofer deberá de entregar al encargado de programación de rutas o al Administrador de sucursal, etc. SE AGREGA LO SIGUIENTE: Actividad 1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso, Punto 1.3 Los materiales recibidos directo de proveedor,

importaciones y traspasos de almacenes de las sucursales deberán ser inspeccionados acorde a lo definido en este procedimiento…etc. Actividad 5 Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Punto 5.1 Nota:

Si se genera una remisión Facturista entrega antes de 12:00 pm a jefe de almacén para su surtido; y las remisiones generadas posteriormente se entregan con la ruta a las 4:30 pm. SE ELIMINA LO SIGUIENTE: Disposiciones Generales, Punto 3.3 Todo material a

entregar a clientes a través de facturas o remisiones deberán enviarse etc… Punto 3.11 Es responsabilidad del

Coordinador de Inventarios / Jefe del almacén documentar.....etc. Definiciones, Estibar: Colocar materiales sobre una

superficie intercalando posiciones de material y distribuyendo convenientemente su peso. Bitácora de Anomalías: Reporte que se llena por parte de las diferentes

áreas de almacén para ir registrando las desviaciones de los diferentes procesos y el cual sirve para identificar las áreas de oportunidad y mejora. Actividad 1 Surtir Packing o Solicitudes de Traspaso, Punto 1.2 Almacenista revisara en Lector de código de

barras, el picking recibido;…etc. Actividad 2 Inspección y Verificación de los Materiales Surtidos, Punto 2.4 Se deberá de llenar la Bitácora de

anomalías del Almacén, el cual se deberá de enviar semanalmente al Coordinador de Inventarios y Subgerente de Inventarios Regional para su análisis y seguimiento. Actividad 3 Empaque del Producto a Entregar al Cliente, Punto 3.3 Almacenista deberá colocar los materiales en las

cajas de manera...etc. propósito de que asienten perfectamente en la misma. Actividad 5 Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Punto 5.5 Jefe

de Almacén verifica los materiales surtidos que están incluidos en la ruta de …etc.

Actividad 6 Entrega de la Ruta y documentación al Chofer Punto 6.1 Nota:En caso de que la sucursal no

cuente con Coordinador de Inventarios lo entregará el administrador de la Sucursal. Se eliminan los anexos A01-P-INV-05 Ruta de Entrega de Materiales, A02-P-INV-05 Remisión, A03-P-INV-05 Reporte del Material Pendiente por afectar de traspasos, A04-P-INV-05 Bitácora de anomalías del Almacén y A05-P-INV-05 Etiqueta con los datos del cliente

para cajas de entrega.

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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SE MODIFICA LO SIGUIENTE: Sección III. Disposiciones Generales, se modifica el Punto 3.1 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / Jefe de Salidas deberán supervisar que se realicen las inspecciones…etc. Se modifica el nombre de la actividad 5 Nombre anterior: Recepción de Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación, Nombre actual: Elaborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación. Actividad 5 laborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación. Se modifica el Punto 5.1 Jefe de almacén / Salidas elabora el Formato de Ruta de entrega de material y deberá llenar todos los datos requeridos…etc. Se modifica el Punto 5.2 Administrador diariamente deberá entregar antes de las 4:30 de la tarde…etc... Se modifica el Punto 5.3 El Representante Interno de Cuentas entrega los documentos de entrega al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen / y revisan que las facturas / remisiones y traspasos... etc. Actividad 5 laborar Reporte de Rutas de Materiales, Cobranza y su Planificación se modifica la sección Responsable se agrega el puesto Representante Interno de Cuenta, y el Administrador. Actividad 11 Entrega de la documentación de soporte de materiales al cliente Se modifica el Punto 11.1 Documentación de entrega IP y Paraestales: Chofer deberá de entregar al Jefe de Almacen / Salidas los documentos generados en la Entrega de Material cliente IP y Paraestatal: Facturas Originales, Remisiones y Soportes de Entrega…etc. Punto 11.2 Traspasos a Alianzas / Centros de Suministros: Chofer deberá de entregar al Coordinador de suministros o al Jefe de Almacén, los documentos generados en la Entrega de Materiales a centros de suministro y alianzas, etc. Nota 1: El Seguimiento de los materiales enviado por paquetería al cliente lo deberá realizar el Representante Interno de Cuenta. Punto 11.3 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m., acorde al procedimiento P-ADM-02.

SE AGREGA LO SIGUIENTE:

Sección III. Disposiciones Generales, Se agregan: Punto 3.5 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de elaborar la ruta de entrega de los materiales y enviará este programa de ruta a área Comercial y Administración.

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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Punto 3.11 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de enviar la retroalimentación de la ruta de entrega de los materiales y Cobranza a área Comercial y Administración. Punto 3.12 El Coordinador de suministros / Jefe de Almacén / será el responsable de entregar los documentos de la ruta de materiales y revisión de facturas al área de Administración antes de las 9:00 a.m.

SE ELIMINA LO SIGUIENTE:

Sección III. Disposiciones Generales, Punto 3.5 El área administrativa deberá de entregar el programa de rutas al Coordinador de suministros / Jefe de Almacen como limite a las 4:30 de la tarde.

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SE MODIFICA LO SIGUIENTE: III DISPOSICIONES GENERALES Punto 3.2 Se cambia la palabra “remisión” por “Packing Único Sucursales” Punto 3.4 Se cambia la palabra “traspaso” por “Packing Único Sucursales” IV DEFINICIONES Se cambia la definición de “Packing List” por la definición de “Packing Único Sucursales” V DESARROLLO DE ACTIVIDADES Punto 1.1 antes decía: Almacenista pude surtir los materiales acordes a lo siguiente, ahora dice: Almacenista pude surtir los materiales acordes a los materiales incluidos en el Packing Único Sucursales.

Concluido estos pasos procederá a imprimir el Packing Único Sucursales.

Puntos 1.3, 1.4 y 2.2 Se cambia la palabra “Packing List, Remisión o traspaso” por “Packing Único Sucursales” Punto 7.2 Se cambia la palabra “los documentos de salida” por “Packing Único Sucursales”

SE AGREGA LO SIGUIENTE V DESARROLLO DE ACTIVIDADES Punto 11.4 Para garantizar el cumplimiento al programa de Reparto (indicador de desempeño del proceso), el coordinador de suministros / Jefe del Almacen será responsable de registrar en el Formato Reporte de Cumplimiento de Ruta toda la información referente a la entrega de los materiales, así como las causas de los materiales no entregados. Además, se deberá realizar un análisis de las causas de incumplimiento a la ruta, en las cuales el Subgerente Administrativo o Administrador deberán registrar aquellas causas que hayan generado una Nota de Credito

Punto 11.5 El coordinador de suministros / Jefe del

PROCEDIMIENTOS

OPERATIVOS


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Almacen deberán enviar cada mes al área de calidad el Reporte de Cumplimiento de Ruta de Entrega de Materiales done se especifique lo mencionado en el punto 11.4 así como el resultado del mes en el cumplimiento al programa de Reparto.

Se hace referencia a la IT-INV-09 Instrucción de trabajo Packing Único Sucursales.

SE ELIMINA LO SIGUIENTE: Punto 1.1.

a) Packing list: Documento que se imprime del sistema maps. Pasa a actividad 1.3

b) Remisiones: Documento entregado por área comercial al Jefe de Almacen / Salidas para surtido de los materiales. Pasa a actividad 1.3

a) Traspasos: folio que se recibe en pistola lectora Pasa a actividad 1.2

procedimiento para la entrega del...

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