procedimiento para la contratación de mayor cuantía

PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE MAYOR

CUANTÍA

CÓDIGO: GL-CL-PR-03 VERSIÓN: 01 I 16-MAR-2015

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA GESTIÓN DE COMPLEMENTADORES LOGÍSTICOS

Procedimiento para la contratación de mayor cuantía

GL-CL-PR-03, Versión. 01 <La impresión o copia magnética de este documento se considera “COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la

actualización de la documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>

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PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE

MAYOR CUANTÍA

1. Definición Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas y describir las actividades que se deben llevar a cabo en cada una de las etapas del proceso de contratación de obra, bienes y servicios cuyo valor estimado sea igual o superior a dos mil (2000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Aplica para todas la dependencias universitarias.

2. Políticas Son responsables de la gestión contractual en cualquiera de sus modalidades y

cuantías tanto los competentes y delegados como el talento humano de apoyo, el comité técnico de contratación, interventor o asesor.

Se entiende como talento humano de apoyo el personal de nivel asistencial, técnico y

profesional que se le asignan actividades dentro de la gestión contractual. Los responsables de la gestión contractual dentro de dicha actividad deberán tener en

cuenta siempre las exigencias que establecen el Acuerdo Superior 419 del 2014 y la Resolución Rectoral 39475 de 2014, los manuales, procedimientos, decisiones del Comité Técnico de Contratación y las directrices fijadas por el Consejo de Contratación.

La dependencia que motiva la contratación velará por conservar la documentación

física o electrónica que soporta su gestión contractual. Los responsables de la gestión contractual velaran por la debida planeación del

proceso de tal manera que los trámites internos ante diferentes instancias de aprobación permitan cumplir con los términos normativos y contractuales.

La gestión contractual de la Universidad de Antioquia se fundamenta en el trabajo

interdisciplinario, colaborativo y dinámico entre todos los participantes del proceso La contratación en la Universidad de Antioquia constituye el apoyo que se da al

cumplimiento de los fines misionales de la Universidad, mediante la búsqueda




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de una relación de beneficio mutuo entre los proveedores, contratistas y la institución.

3. Contenido: 3.1 Etapa Precontractual:

3.1.1 Consultar las fuentes que sustentan la necesidad de contratar

Descripción Una vez la unidad académica o administrativa identifica la necesidad de adquirir un bien, obra o servicio se deben consultar las fuentes que permiten sustentar la necesidad. Dichas fuentes son las siguientes: El plan anual de compras, el Banco Universitario de Programas y proyectos- BUPP, y los contratos y convenios en los que la Universidad sea ejecutor, cooperante o asociado. De cada una de las fuentes se debe consultar lo descrito a continuación. Plan anual de compras: identificar si el bien, obra o servicio a adquirir está incluido en

el plan. Para esto consultar el plan de compras en el Portal Universitario en el enlace: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/E.gestionAcademicoAdministrativa/gestionComplementadoresLogisticos, a partir del 28 de febrero de cada vigencia y certificarlo en el estudio previo de necesidades y conveniencia.

BUPP: Identificar si la necesidad de adquirir el bien, obra o servicio obedece a un

proyecto registrado en el banco universitario de programas y proyectos (BUPP). Para consultar los proyectos registrados en el BUPP consulte directamente en el aplicativo, o en caso no ubicar el código correspondiente, consulte vía correo electrónico: [email protected] al proceso de Dinámica organizacional.

Contratos y convenios: Identificar si la necesidad de adquirir el bien, obra o servicio

obedece a una obligación obtenida por la Universidad, por la suscripción de un contrato o convenio, en el que la Universidad es contratista, identifique su número según la información generada en la dependencia y regístrelo en el estudio previo de necesidades y conveniencia.

Ejecutantes Talento humano de apoyo

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mailto:[email protected]




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3.1.2 Realizar pedido a través de contrato de suministro

Descripción Si el bien, obra o servicio a adquirir está incluido en el plan anual de compras y la Universidad cuenta con un contrato de suministro1 se debe realizar un pedido. Para esto realizar las siguientes transacciones en SAP: “Realizar solicitudes de pedido-ME51N” y “crear pedido de compra – ME21N”, ver instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. (Anexo 2). Para consultar los contratos de suministro vigentes ingrese al enlace: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal/E.gestionAcademicoAdministrativa/complementadoreslog Ejecutantes Competente Talento humano de apoyo

3.1.3 Solicitar la actualización del Plan de anual de compras

Descripción El bien, obra servicio a adquirir no se encuentra incluido en el plan anual de compras ni en ninguna de las otras fuentes (BUPP, contratos y convenios), se debe solicitar la actualización de dicho plan al proceso de Gestión de Soluciones Logísticas de la Dirección de Gestión Logística y de Infraestructura a través del siguiente correo: [email protected] La solicitud de actualización debe contener mínimo la siguiente información: dependencia solicitante, centro de costo, obra, bien o servicio requerido, valor aproximado, tiempo aproximado que se requiere de la obra, bien o servicio, modalidad de contratación, número de proyecto, contrato o convenio en el que se sustenta la adquisición (en caso de que aplique) y si está incluido en el plan de acción de la dependencia.

1 Se entiende por contrato de suministro aquel que ha suscrito la Universidad para obtener la prestación de un bien, obra o

servicio mediante un pedido con entregas periódicas.

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Una vez se realice la actualización del plan anual de compras y su respectiva aprobación por correo electrónico, se debe continuar con la ejecución de las etapas del proceso contractual. Ejecutantes Competente o delegado Talento humano de apoyo

3.1.4 Conformar el equipo operativo El equipo operativo será el responsable de ejecutar el proceso en sus diferentes etapas, estará integrado por: personal del proceso de Gestión de Complementadores Logísticos, el servidor competente, el talento humano de apoyo de la dependencia académica o administrativa y quien presenta la necesidad de adquirir el bien, obra o servicio. Asimismo, se podrán invitar o consultar a expertos de otras dependencias o externos a la Universidad que se estimen conveniente o necesario dentro del proceso. Este equipo deberá participar en la elaboración del estudio previo de necesidad y conveniencia, los términos de referencia, respuestas a las observaciones y/o adendas, evaluación y calificación de propuestas, elaboración del contrato y prorrogas, modificaciones y adiciones al contrato. Para la asignación del personal del proceso de Gestión de Complementadores Logísticos que participará en el equipo operativo se deberá realizar la solicitud a la coordinación de dicho proceso a través del correo [email protected]. En esta solicitud, el competente deberá indicar los siguientes componentes: descripción de la necesidad de contratar obra, bien o servicio, el talento humano de la dependencia que participará en el equipo operativo con sus respectivos correos electrónicos y número de contacto y cuantía aproximada. Ejecutantes Competente Gestión Complementadores Logísticos





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3.1.5 Elaborar el estudio previo de necesidad y conveniencia

Descripción Si el bien, obra o servicio a adquirir está incluido en alguna de las fuentes que sustenta la necesidad y no existe un contrato de suministro vigente, se debe elaborar el estudio previo de necesidad y conveniencia. En este estudio, se hace la descripción detallada de la necesidad, la modalidad, el plazo de ejecución, la forma de pago, las normas jurídicas que rigen el objeto a contratar, los criterios de evaluación y selección del contratista, el análisis de riesgos, la forma de mitigarlos y quién los asume, entre otros. Para su elaboración tener en cuenta los requisitos mínimos establecidos en el artículo 7 de la Resolución Rectoral 39745 de 2014 y tenga en cuenta el formato Estudio previo de necesidades y conveniencia (GL-CL-FO-007) (Anexo 10). Ejecutantes Equipo operativo

3.1.6 Solicitar el precompromiso (certificado de disponibilidad presupuestal-CDP)

Solicitar el precompromiso (certificado de disponibilidad presupuestal) en SAP. Para esto seguir la Transacción “Crear solicitud de precompromiso de gastos - FMY1”, ver instructivo para solicitud de CDP o pre compromiso gastos y solicitudes de certificados de vigencia futura (Anexo 3) Ejecutantes Competente Talento humano de apoyo

3.1.7 Crear solicitud de pedido

Descripción Elaborar la solicitud de pedido mediante la transacción “Crear pedido de compras-ME51N”, ver Instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras centralizados (anexo 2) Si al crear la solicitud de pedido se conoce previamente el valor del contrato la imputación se hará con cargo a un activo fijo, elemento PEP, centro de costo u




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orden interna. En caso de no conocerse se hará con imputación desconocida la cual le permitirá conocer el valor del precompromiso. En la solicitud de pedido se deben anexar en SAP el estudio previo de necesidad y conveniencia y los documentos de soporte. El competente, previa revisión de los documentos precontractuales, deberá ordenar la solicitud de pedido a través de SAP mediante la transacción ME54N cuando se tiene el número de la solicitud o ejecutar la transacción ME55 cuando se requiera consultar el listado de las solicitudes pendientes de ordenar. Ejecutantes Competente Talento humano de apoyo

3.1.8 Elaborar términos de referencia Descripción Posterior al estudio previo de necesidad y conveniencia, el equipo operativo procederá a elaborar los términos de referencia teniendo en cuenta que en ellos se establecen las reglas para la participación, evaluación y selección objetiva del contratista dependiendo del objeto a contratar y de conformidad con lo establecido por el artículo 33 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014. Asimismo deberá contener entre sus causales de rechazo aquellas propuestas cuyo represente legal o persona natural según sea el caso este incurso en causales de inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de interés para contratar (Ver anexo 15), Ejecutantes Equipo operativo

3.1.9 Autorización del Comité Técnico de Contratación y el Consejo Superior Universitario

Descripción Una vez el competente ordena la solicitud de pedido, el Comité Técnico de Contratación deberá autorizar o no la contratación, para ello deberá analizar el estudio previo de necesidad y conveniencia y los documentos de soporte, los términos de referencia, sus respectivos anexos y el precompromiso –CDP.




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La documentación referenciada deberá estar disponible en la solicitud de pedido creada en SAP mínimo con 8 días de anticipación a la reunión del Comité Técnico de Contratación. Después de autorizada la contratación dicho Comité enviará mediante oficio la documentación previa del proceso Contractual al Consejo Superior Universitario para su autorización. La programación de reuniones del comité de contratación está disponible en: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/bActualidad/Principal_UdeA/ActividadUniversitaria/Cronograma%20reuniones%20comit%C3%A9%20t%C3%A9cnico%20de%20contrataci%C3%B3n%20y%20tr%C3%A1mite Tener en cuenta la programación de las reuniones del Comité de Contratación, la Comisión de Asuntos Administrativos y Financieros, quién recibe para estudio y autorización del Consejo Superior Universitario. Después de autorizada la contratación por el Consejo Superior Universitario el Comité Técnico de Contratación deberá liberar el proceso en SAP mediante la transacción ME55 y enviar al competente el certificado de autorización de la contratación para que se anexe con la documentación que se publicará en el portal universitario Ejecutantes Competente Comité Técnico de contratación Consejo Superior Universitario

3.1.10 Publicar términos de referencia Descripción La publicación de los términos de referencia en el portal universitario debe corresponder a lo señalado en el cronograma del proceso contratación establecido en dicho documento. Recuerde que la publicación en el portal debe ser mínimo por 10 días hábiles. Para su publicación en el portal Universitario se deberá realizar la solicitud a través del aplicativo de ayuda Helpdesk: http://ayudame.udea.edu.co/ siguiendo instrucciones descritas a continuación:

Seleccionar el menú “Crear solicitud” Seleccionar la opción “Contenido portal Universitario” en el campo dependencia Seleccionar la opción “Administración de contenidos” en el campo servicios Seleccionar la opción “Invitación a cotizar” en el campo motivo solicitud Adjuntar los documentos a publicar y el certificado de autorización de la

contratación emitido por el Comité Técnico de Contratación

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/bActualidad/Principal_UdeA/ActividadUniversitaria/Cronograma%20reuniones%20comit%C3%A9%20t%C3%A9cnico%20de%20contrataci%C3%B3n%20y%20tr%C3%A1mite



http://ayudame.udea.edu.co/




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La solicitud de publicación deberá enviarse el día anterior a su publicación. Ejecutantes Talento humano de apoyo

3.1.11 Observaciones a los términos de referencia Si se reciben observaciones a los términos de referencia, el equipo operativo deberá analizar y dar respuesta a dichas observaciones, en caso de que no se modifiquen los términos de referencia la publicará en el portal Universitario. En caso de que sea necesario modificar los términos de referencia, el equipo operativo deberá remitir el proyecto de adenda con su respectiva motivación y anexos al Comité Técnico de Contratación y una vez lo autorice procederá a publicarlo en el portal universitario. Tenga en cuenta que entre la publicación de adenda y la fecha de entrega de propuestas deben mediar como mínimo 3 días hábiles. Ejecutantes Equipo operativo Comité Técnico de Contratación

3.1.12 Recibir propuestas Descripción La entrega de propuestas se hará en la fecha, hora señalada por el instituto de metrología2, lugar y medio (correo certificado, personalmente) establecidos en los términos de referencia. Tenga en cuenta que la entrega de correspondencia en la Universidad de Antioquia, es a través de la ventanilla única de Gestión de Correspondencia, ubicada en la Calle 70 No. 52-21.

2 Consultar en la página www.sic.gov.co

http://www.sic.gov.co/




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En caso de no recibir propuestas, el competente deberá mediante resolución motivada, declarar el proceso desierto, informar al Comité Técnico de Contratación y publicar la resolución en el portal universitario. Ejecutantes Equipo operativo

3.1.13 Evaluar propuestas

Descripción En caso de que las propuestas presentadas no cumplan con los requerimientos establecidos por la Universidad, el competente deberá declarar el proceso desierto mediante resolución debidamente motivada, la cual se publicará en el portal universitario mediante las instrucciones definidas en el numeral 3.1.10 para efectos de notificación y publicidad. Asimismo se deberá informar al Comité Técnico de Contratación. Para iniciar nuevamente el proceso de contratación se deben analizar las causas que dieron origen al proceso desierto y tomar los correctivos necesarios. En caso de que las propuestas cumplan con los requerimientos establecidos el equipo operativo deberá evaluar y calificar las propuestas de conformidad con lo establecido en los términos de referencia y elaborará el acta respectiva firmada por quienes por quienes lo elaboran y por el servidor competente. El acta con sus respectivos soportes deberá remitirse al Comité Técnico de Contratación para su aprobación o no. Si hay observaciones a la evaluación y calificación el equipo operativo deberá hacer las correcciones. Ejecutantes Equipo operativo Comité Técnico de Contratación

3.2 Etapa contractual

3.2.1 Seleccionar al contratista Descripción

Una vez aprobada la evaluación se procederá a publicarla por 5 días hábiles en el portal universitario (ver instrucciones en el numera 3.1.10).




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En caso de presentarse observaciones por partes de los oferentes el equipo operativo deberá analizar y presentar el proyecto de adjudicación debidamente motivado y dando respuesta a las observaciones formuladas. Esta deberá enviarse al Comité Técnico de Contratación para su aprobación y posteriormente firmada por el competente para su publicación en el portal Universitario. A partir de los resultados obtenidos en la evaluación y teniendo en cuenta los términos de referencia se seleccionará el contratista que obtuvo el mayor puntaje Se debe informar al proveedor seleccionado por medio escrito o electrónico e indicar los documentos de soporte para firmar el contrato y legalizarlo. En el anexo 14 se referencian los documentos mínimos que deben aportar el proveedor y los adicionales establecidos en los términos de referencia. Anexar soportes a la solicitud de pedido en SAP Ejecutantes Competente Comité Técnico de Contratación

3.2.2 Registrar proveedor en SAP Una vez seleccionado el proveedor, deberá proceder así:

Solo si el proveedor o contratista no está registrado en SAP, deberá solicitar su

inscripción, al proceso de adquisición de bienes y servicios de la Dirección de Gestión de Logística y de Infraestructura mediante un correo electrónico: [email protected], remitiendo el formato de inscripción y actualización de acreedores nacionales o el formato de Inscripción o actualización de acreedores del exterior con todos los anexos solicitados en el mismo. (Anexos 12 y 13).

Solicite el ingreso de la propuesta del proveedor seleccionado, al proceso de

adquisición de bienes y servicios de la Dirección de Gestión de Logística y de Infraestructura mediante un correo electrónico: [email protected] Dicha solicitud deberá contener el nombre del solicitante, las cotizaciones e indicar la cotización seleccionada. Una vez se ingresen las cotizaciones al sistema, se le informará al respectivo solicitante para que proceda con la elaboración de la solicitud de pedido.






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Ejecutantes Talento humano de apoyo Gestión de Complementadores Logísticos

3.2.3 Crear y liberar contrato marco en SAP

Con la transacción ME31K se elabora el contrato marco en SAP a partir de la información de la solicitud de pedido. Un contrato marco es un documento creado en el sistema que permite llevar el registro de las operaciones que se realizan con cargo a dicho contrato mediante pedidos de compra, entradas de mercancía y afectación presupuestal. El creador deberá liberar el contrato marco a través de la transacción ME35K. Tenga en cuenta que el número de contrato marco generado en SAP es el mismo que deberá registrar en la minuta del contrato.

Ejecutantes Talento humano de apoyo

3.2.4 Elaborar contrato Descripción Una se cumpla con todos los documentos de soporte del contrato, proceda a elaborar el contrato utilizando como referente las minutas de los términos de referencia y anexar los documentos de soporte que le fueron solicitados al proveedor seleccionado. Ejecutantes Equipo operativo

3.2.5 Suscribir contrato Descripción El servidor competente debe designar el interventor e informar a este sobre su designación mediante oficio (ver plantilla Anexo 9), una vez sea informado el interventor de su nombramiento procederán a firmar el contrato el competente, el interventor y el contratista. Asimismo, se deberá solicitar al contratista que envié dentro los 5 días hábiles siguientes las pólizas o garantías de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia y en el contrato. El competente debe aprobar dichas pólizas o garantías mediante el formato de aprobación de pólizas (GL-CL-FO-009) (Anexo 11)




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Nota 1: Para la asignación del interventor tener en cuenta el objeto de la interventoría, las facultades, deberes, responsabilidades y provisiones de los interventores (ver el artículo 25 del Acuerdo Superior 419 y los artículos 52 -58 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014). Nota 2: Tenga en cuenta que el número de contrato marco generado en SAP es el mismo que deberá registrar en la minuta del contrato. Ejecutantes Competente Interventor

3.2.6 Crear pedido en SAP a) Previa aprobación de los documentos de soporte, crear el pedido mediante la

transacción “crear pedido de compras-ME21N”, ver instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras descentralizados (Anexo 2).

b) Liberar pedido a través de la transacción ME29N de SAP c) El proceso responsable en Gestión del Financiamiento asigna el registro presupuestal d) El competente deberá aprobar las pólizas o garantías mediante el formato de

aprobación de pólizas (GL-CL-FO-009) (Anexo 11)

Ejecutantes Talento Humano de apoyo

3.3 Etapa de ejecución

3.3.1 Ordenar inicio de la ejecución del contrato

Descripción Una vez se cumplen con los requisitos de legalización referenciados se puede iniciar la ejecución del contrato mediante la elaboración del acta de inicio del contrato, ver formato (GL-CL-FO-002) acta de inicio (anexo 4) El acta inicio permite certificar que los requisitos exigidos para la legalización fueron cumplidos en los términos requeridos, es decir que el certificado de registro presupuestal




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contenga el valor, bien, obra o servicio para el cual fue solicitado y que las garantías expedidas y aprobadas incluyan: tomador, asegurado beneficiario, coberturas en riesgos, tiempo y valor de acuerdo a lo exigido Ejecutantes Competente Interventor

3.3.2 Administrar documentos durante la gestión del contrato

Descripción Los documentos que se derivan en las diferentes etapas del proceso de contratación, se deben anexar en SAP en la solicitud de pedido. Sin embargo, los documentos físicos que se hayan generado, se deben custodiar en el archivo de la respectiva dependencia y seguir los lineamientos establecidos por el Departamento de administración documental para la gestión de archivos. Se recomienda digitalizar los documentos y subirlos al SAP en formato pdf, utilizando la siguiente estructura de denominación: Nombredeldocumentoabreviado_proveedor/contratista_fecha Cuando se trate de las minutas o contratos/pedidos: Nombredeldocumentoabreviado_númerocontrato/pedido_fecha Nota: No es recomendable que todos los documentos queden digitalizados en un solo archivo pdf, para efectos de facilitar búsquedas posteriores en procesos o procesos de auditorías internas o externas. Ejecutantes Competente Talento humano de apoyo




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3.3.3 Realizar seguimiento del contrato Descripción El seguimiento del contrato estará a cargo del interventor designado y consiste en la vigilancia permanente que este hace de los aspectos técnicos, administrativos, legales, financieros y contables del contrato. Su intervención va desde la suscripción del contrato hasta su liquidación. Para hacer la gestión y el seguimiento del contrato, se podrá ayudar de los siguientes formatos según la necesidad: Acta de reinicio (GL-CL-FO-002) (Anexo 5) Acta de seguimiento (GL-CL-FO-003) (Anexo 6) Acta de suspensión (GL-CL-FO-004) (Anexo 7) Acta de liquidación (GL-CL-FO-005) (Anexo 8). El competente debe solicitar periódicamente informes sobre los seguimientos realizados al contrato y de ser necesario hacer observaciones frente a los mismos. Ejecutantes Competente Interventor

3.3.4 Tramitar pagos Descripción El trámite del pago se podrá iniciar una vez se verifique por parte del interventor que el contratista seleccionado haya realizado las entregas parciales o totales del bien, obra o servicio de manera satisfactoria y el contratista presente la respectiva cuenta de cobro o factura. Si el pago es parcial deberá anexarse a la factura el formato acta de seguimiento (GL-CL-FO-003) (Anexo 6) Si el pago final deberá anexarse a la factura el formato acta de liquidación (GL-CL-FO-005) (Anexo 8) La factura aprobada y sus anexos, deberán ser remitidos al proceso responsable de cuentas por pagar de la Dirección Gestión del financiamiento en el bloque 22 – segundo piso.




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Ejecutantes Competente Interventor

3.3.5 Tramitar adición al contrato Descripción Se adiciona un contrato cuando ocurren eventos o situaciones que generan la necesidad de aumentar el valor del mismo. Para hacer una adición se deben cumplir las siguientes actividades: a. Realizar el estudio previo de necesidad y conveniencia b. Informar al contratista sobre la necesidad de adicionar el contrato c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la

adición d. Solicitar precompromiso. Tenga en cuenta que toda adición en los contratos de mayor

cuantía debe tener autorización del Comité Técnico de Contratación. Cuando el valor de la adición supera el 50% del valor inicial del contrato y éste fuere de obra o prestación de servicio de salud se deberá solicitar autorización además al Consejo Superior Universitario.

e. Modificar el valor del contrato en la solicitud de pedido en SAP mediante la transacción ME52N

f. Agregar una nueva posición en SAP mediante la transacción ME22N (con la modificación del pedido se genera automáticamente el CRP)

g. Elaborar minuta de adición y firmarla (competente, interventor y contratista) h. Solicitar y aprobar la adición de las pólizas o garantías que se hayan exigido en caso de

requerirse. Nota 1: Para ver el detalle de las transacciones referidas, remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras descentralizados (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la adición del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP Ejecutantes El equipo operativo Interventor Comité Técnico de Contratación




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3.3.6 Tramitar prórroga al contrato Descripción Se prorroga un contrato cuando ocurren eventos o situaciones que generan la necesidad de aumentar el tiempo de ejecución del mismo. Para hacer una prorroga se deben cumplir las siguientes actividades: a. Realizar el estudio previo de necesidad y conveniencia b. Informar al contratista sobre la necesidad de prorrogar el contrato c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la

prorroga d. Solicitar autorización del Comité Técnico de Contratación. e. Modificar la fecha de terminación del pedido en SAP mediante la transacción ME22N f. Elaborar minuta de prórroga y firmarla (competente, interventor y contratista) g. Solicitar y aprobar la ampliación de las pólizas o garantías que se hayan exigido. Nota 1: Para ver el detalle de la transacción referida, remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras descentralizados (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la prórroga del contrato deben anexarse o registrase al sistema de información SAP Ejecutantes El equipo operativo Interventor Comité Técnico de Contratación

3.3.7 Aclaraciones al contrato Descripción Se hacen aclaraciones cuando se identifican aspectos que se deben detallar, explicar o diferenciar en el contrato pero que no modifican el objeto, el valor o el plazo del mismo. Para hacer una aclaración se deben cumplir las siguientes actividades: a. Identificar la necesidad de realizar la aclaración b. Informar al contratista c. Elaborar la minuta de aclaración la cual debe ser firma por competente, interventor y

contratista




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Nota 1: Toda los documentos que se generan para la aclaración del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP

Ejecutantes Interventor Equipo Operativo

3.3.8 Suspensión del contrato Descripción Se presenta la suspensión del contrato cuando ocurren eventos o situaciones que generan la necesidad de Interrumpir por un plazo conocido o que se puede llegar a conocer, el cumplimiento de las obligaciones contractuales para ambas partes. Para hacer la suspensión se deben cumplir las siguientes actividades: a. Identificar la necesidad de la suspensión b. Informar al contratista c. Recibir manifestación de forma escrita del contratista sobre la aceptación de la

suspensión d. Elaborar acta de suspensión mediante el formato (GL-CL-FO-004) (Anexo 7) e. Solicitar al contratista informar a la compañía aseguradora la suspensión f. Registrar la suspensión en el pedido en SAP mediante la transacción ME22N. El

registro debe contener: las causas por las cuales se hace la suspensión, consecuencias de las suspensión en relación con las obligaciones del contrato, las pólizas o garantías y la fecha de reinicio en caso de conocerse.

Nota 1: Para ver el detalle de la transacción referida remitirse al instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras descentralizados (Anexo 2) Nota 2: Toda los documentos que se generan para la suspensión del contrato deben anexarse o registrarse al sistema de información SAP Nota 3: Una vez superadas las causales que dieron origen a la suspensión elaborar acta de reinicio (GL-CL-FO-002) (Anexo 5) Ejecutantes Interventor Talento humano de apoyo




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3.4 Etapa de finalización

3.4.1 Realizar liquidación y cierre Descripción La liquidación del contrato es la descripción del estado del contrato al momento de su terminación o vencimiento. Una vez terminado el contrato y dentro de los 6 meses siguientes el interventor y el contratista deben revisar el cumplimento de las obligaciones de ambas partes. Una vez se cumplan las obligaciones, se podrá formalizar la liquidación del contrato mediante el formato acta de liquidación (GL-CL-FO-005) (Anexo 8). Anexar documento de soporte en la solicitud de pedido en SAP Ejecutantes Competente Interventor

4. Documentos de referencia Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Por el cual se expide el estatuto general

de contratación de la Universidad de Antioquia: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstitucional/Normatividad/a0419-2014.pdf

Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014, Por la cual se reglamenta el Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia y se dictan otras disposiciones: http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstitucional/Normatividad/RR39475-2014.pdf

5. Nota de cambio No aplica a la primera versión.

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstitucional/Normatividad/a0419-2014.pdf

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstitucional/Normatividad/a0419-2014.pdf

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/InformacionInstitucional/Normatividad/RR39475-2014.pdf

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6. Anexos Anexo 1. Diagrama del procedimiento para la contratación de mayor cuantía Anexo 2. Instructivo para la elaboración de pedidos de compras nacionales y entrada de mercancía para los grupos de compras. Anexo 3. Instructivo para solicitud de CDP o pre compromiso gastos y solicitudes de certificados de vigencia futura. Anexo 4. Acta de inicio (GL-CL-FO-001) Anexo 5. Acta de reinicio (GL-CL-FO-002) Anexo 6. Acta de seguimiento (GL-CL-FO-003) Anexo 7. Acta de suspensión (GL-CL-FO-004) Anexo 8. Acta de liquidación (GL-CL-FO-005) Anexo 9. Plantilla para la asignación del interventor Anexo 10. Estudio previo de necesidad y conveniencia (GL-CL-FO-007) Anexo 11. Aprobación de pólizas (GL-CL-FO-008) Anexo 12. Formato de inscripción y actualización de acreedores nacionales Anexo 13. Formato de Inscripción y actualización de acreedores del exterior Anexo 14. Documentos mínimos que se deben solicitar para celebrar contratos Anexo 15. Causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar

Elaboró: Adolfo León Londoño Zapata

Coordinador de complementadores logísticos Ana Bárbara Echeverri Sanín Profesional especializado 3

Revisó: Sandra Milena Madrid Ospina

Julio César García Castrillón Profesionales especializados 3

Jhon Jairo Tirado Quintero Coordinador

Gestión de la arquitectura de procesos

Aprobó: Adolfo León Londoño Zapata

Coordinador de complementadores logísticos Edwin Alexis Usuga Moreno Coordinador de soluciones

logísticas

Fecha: 13-MAR-2015

Fecha: 16-MAR-2015

Fecha: 16-MAR-2015

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaProgramas/cultura/diseno/documentos/WPR-IN-MM-01%20Pedidos%20de%20compras%20nacionales%20y%20entrada%20de%20mercanc%C3%ADa-%20Descentralizados%20V.01.pdf

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/GestionAcademicoAdministrativa/sistemaInformacionFinanciera/WPR-IN-PSM-01SolicitudCDPoPrecompromisoV01.pdf

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/GestionAcademicoAdministrativa/SGC/Viceadministrativa/ElementosDiseno/FormatosInternos/GL-CL-FO-001.doc







http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/GestionAcademicoAdministrativa/sistemaInformacionFinanciera/archivos/WPR-FO-AP-02%20Acreedor%20nacional%20V.04.xlsx

http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/BibliotecaPortal/GestionAcademicoAdministrativa/sistemaInformacionFinanciera/archivos/WPR-FO-AP-03%20Acreedor%20internacional%20V.01.xls


GL-CL-PR-03, Versión. 01

<La impresión o copia magnética de este documento se considera “COPIA NO CONTROLADA”. Solo se garantiza la actualización de la documentación en el sitio http://www.udea.edu.co>

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Anexo 1. Diagrama del procedimiento para la contratación de mayor cuantía




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Anexo 9: Plantilla para la asignación del interventor Ciudad y fecha Señor(a) XXXXXX Cédula Ubicación Email XXXXXX (institucional) Universidad de Antioquia Respetado señor(a) Referencia Contrato XXXXX Contratista XXXXXX Asunto Designación como interventor(a) En su calidad de ( ) empleado administrativo o ( ) profesor, ha sido designado(a) para realizar la interventoría técnica, administrativa, legal, financiera y contable del contrato de la referencia. Recuerde que debe informarme periódicamente sobre sus gestiones. Si por cualquier circunstancia sobreviniente no puede continuar ejerciendo sus labores de interventoría, debe informarme inmediatamente para adoptar las acciones correspondientes. Recuerde que no cesará en sus funciones hasta tanto se designe otro funcionario y le haga entrega. Las funciones, deberes y responsabilidades del interventor están contempladas en los artículos 52 al 58 de la Resolución Rectoral 39475 del 14 de noviembre de 2014 y demás normas que los complementen. Es su deber conocer dichas disposiciones y tenerlas en cuenta hasta la finalización de sus funciones. Atentamente, Firma del competente Email:




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Anexo 14: Documentos mínimos que se deben solicitar para celebrar contratos:

Con personas naturales colombianas y extranjeras residentes en Colombia:

Solicitar fotocopia de la cédula de ciudadanía o de extranjería. Solicitar fotocopia del RUT, debidamente actualizado (en este documento verifica el

número del NIT, y si el contratista pertenece al régimen común o simplificado para verifica si factura IVA ).

Verificar antecedentes disciplinarios en la página http://9www.procurauria.gov.co e imprimirlos o guardarlos en formato PDF.

Verificar antecedentes fiscales, en la página http://www.contraloria.gov.co e imprimirlos o guardarlos en formato PDF.

Verificar antecedentes judiciales, en la página http://www.policia.gov.co e imprimirlos o guardarlos en formato PDF.

Acreditar el pago de los aportes a la Seguridad Social Integral como trabajador independiente esto es, aportes en salud, pensiones y riesgos laborales.

Para la ejecución de los contratos de prestación de servicios, la afiliación y el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social cuando el contrato tenga una duración superior a un (1) mes.

Si tiene trabajadores a su servicio deberá acreditar, además, el pago de aportes a la seguridad social de éstos, así como de los parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de Compensación), si es del caso.

En caso de estar reglamentado el ejercicio de la profesión y que el contrato esté dentro de las actividades profesionales, debe adjuntar copia de la tarjeta profesional (ejemplo abogado, médico, ingeniero y profesiones afines, etc.).

Certificado de registro mercantil, en caso de ser comerciante, con no más de 30 días de expedición.

Los demás documentos que se exijan en los términos de referencia para la calificación del oferente.

Importante: cuando estamos frente a entidades públicas podemos contratar directamente si se va a suscribir un contrato o convenio interadministrativo. La capacidad legal de las personas jurídicas está dada por la ley o sus estatutos. Las personas jurídicas sólo pueden actuar por intermedio de sus representantes legales, competentes o sus delegados. Su nombre y sus facultades se constatan en el certificado de existencia y representación legal expedido por la respectiva autoridad o en sus estatutos.

http://www.procurauria.gov.co/

http://www.contraloria.gov.co/

http://www.policia.gov.co/




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Con personas jurídicas colombianas o extranjeras con sucursal en Colombia de carácter

privado

Solicitar certificado de existencia y representación con no más de 30 días de expedido (en este documento puede verificar la razón social, cual es el objeto de la persona jurídica, quien es el representante legal, cuáles sus funciones, si tiene revisor fiscal o no, su nombre, si está embargada o no, entre otros).

Verificar antecedentes fiscales, en la página: http//www.contraloria.gov.co e imprimirlos.

Solicitar copia de la cédula de ciudadanía del representante legal Solicitar el RUT, debidamente actualizado (en este documento verifica el número del

NIT, y si el contratista pertenece al régimen común o simplificado para verifica si factura IVA )

Anexar la declaración juramentada, del representante legal o del Revisor Fiscal si lo

hay, de que en los últimos 6 meses ha pagado los aportes a la Seguridad Social Integral

(Salud, Pensiones y ARP), expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por el

Representante Legal de la empresa o entidad contratista y que se encuentra a paz y

salvo por éstos conceptos. (Artículo 50 Ley 789 de 2002).3

Si el valor u objeto del contrato supera las facultades del representante legal deberá

adjuntar la junta u organismo competente

Con personas jurídicas colombianas de naturaleza pública:

Fotocopia u original del certificado de existencia, excepto cuando sean de creación constitucional o legal (por ejemplo, Municipios, Departamentos, Banco de la República, entre otros)

Fotocopia u original del certificado de representación legal (para alcaldes, gobernadores se solicitará el nombramiento, acta de posesión)

Fotocopia del RUT Fotocopia del acto administrativo, acuerdo u ordenanza que lo autoriza contratar,

según sea el caso

Documentos mínimos a adjuntar contratista las personas jurídicas de origen extranjero

sin sucursal en Colombia:

Acreditar su existencia y representación legal, a efectos de lo cual deberán presentar un documento expedido por la autoridad competente en el País de su domicilio, expedido con fecha no mayor a dos meses de la fecha de apertura del respectivo proceso, en el que conste su existencia, objeto y vigencia, y el nombre del representante legal de la sociedad o de la persona o personas que tengan la capacidad

3 Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley 2150 de 1995

http://www.contraloria.gov.co/

http://www.dafp.gov.co/leyes/L0789002.HTM

http://www.dafp.gov.co/leyes/L0797003.HTM

http://www.dafp.gov.co/leyes/D2150_95.HTM




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para comprometerla jurídicamente y sus facultades. Cuando el representante legal tenga limitaciones estatutarias, se deberá presentar

adicionalmente copia del acta o extracto del acta, en la que conste la decisión del órgano social correspondiente que autorice al representante legal para la presentación de la propuesta, la suscripción del contrato y su ejecución y para actuar en los demás actos requeridos para la contratación en el caso de resultar seleccionado.

Todos los documentos que se exigieron en los términos de referencia Copia de la Resolución o del acto administrativo que le confiere la facultad de

transportar personas expedido por el Ministerio de Transporte o por la Secretaria respectiva.

Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, que no puede ser inferior a 60 S.M.L.M.V. y debe contener el listado con las placas de los vehículos amparados.

Tenga en cuenta que de acuerdo al objeto del contrato deberá solicitar los requisitos

legales para la respectiva actividad.

Ejemplos: CONTRATO DE TRANSPORTE DE PASAJEROS: De conformidad con el artículo 5 del decreto 174 de 2001 establece: “Cuando no se utilicen equipos propios, la contratación del servicio de transporte deberá realizarse con empresas de transporte público legalmente constituidas y debidamente habilitadas”. (Subrayas fuera de texto), ratifica lo ordenado por el artículo 5 de la ley 336 de 1996, por lo tanto debe adjuntar además:

Copia de la Resolución o del acto administrativo que le confiere la facultad de

transportar personas expedido por el Ministerio de Transporte o por la Secretaria respectiva.

Copia de la póliza de responsabilidad civil extracontractual, que no puede ser inferior a 60 S.M.L.M.V. y debe contener el listado con las placas de los vehículos amparados.

CONTRATOS DE PRESTACIÒN DE SERVICIOS DE SALUD: se debe adjuntar además

constancia de que la institución y el servicio a prestar están debidamente habilitados

para prestar el servicio requerido.

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON LA FUNDACIÓN UNIVERSIDAD DE

ANTIOQUIA Y LA CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS – CIS- EN LOS

CUALES SE INCLUYA LA INCORPORACIÓN DE PERSONAL ADICIONAL, se debe adjuntar

además constancia de Validación del proceso por parte de la Gestión de la

Arquitectura de Procesos de la dirección de Desarrollo Institucional (Resolución

Rectoral 38830 del 18 de junio de 2014). Recuerde que la contratación de




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personas jurídicas en las que la Universidad haga parte como socia, asociada,

aportante entre otras, es excepcional, se rige por el artículo 17 numeral 1 del acuerdo

superior 419 de 2014 y los artículos 37 y 38 de la Resolución Rectoral 39745.




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Anexo 15: Causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar La Universidad está sometida al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal. Las inhabilidades e incompatibilidades por limitar la libertad y los derechos de las personas, son de origen constitucional o legal, sus causas, vigencia, naturaleza y efectos son rígidas y taxativas, por lo tanto su aplicación e interpretación son restrictivas, son de orden público y tienen que estar consagradas expresamente.

No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con la Universidad de Antioquia, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y en la ley.

Las inhabilidades constituyen una limitación de la capacidad para contratar con las en-tidades estatales que de modo general se reconocen a las personas naturales y jurídicas. Pueden darse por parentesco, por la naturaleza del cargo, por haber sido sancionado disciplinaria, fiscal o penalmente. Ejemplos: Por parentesco: Quienes sean cónyuges o (compañeros permanentes) y quienes se

encuentren dentro del segundo grado de consanguinidad (padres hijos, abuelos, hermanos, nietos) o segundo de afinidad (padres del cónyuge, hijos del cónyuge Abuelos del cónyuge, hermanos del cónyuge) con cualquier otra persona que formalmente haya presentado propuesta para una misma licitación.

Por naturaleza del cargo: Los servidores públicos no podrán celebrar por sí o por

interpuesta persona o en representación de otro contrato alguno con entidades públicas o con personas privadas que manejen o administren recurso públicos Excepto las excepciones consagradas en la Ley 4 de 1992 y en el artículo 1 de la Ley 44 de 1993 que modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y modifica la Ley 29 de 1944), ni podrán honorarios o recompensas de gobiernos extranjeros u organismos internacionales, ni celebrar contratos con ellos, sin previa autorización del gobierno (artículo 127 , 129 C.P.

Por sanción disciplinaria, fiscal o penal. Quienes han sido condenado por más cuatro

años por delitos doloso en el período de los últimos diez años, salvo cuando se trate de aquellos delitos considerados como política: por haber sido sancionado disciplinariamente tres o más veces en los últimos cinco (5) años por faltas




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graves o leves dolosas o por ambas, esta inhabilidad tendrá una duración de tres años contados a partir de la ejecutoria de la última sanción.; haber sido declarado responsable fiscalmente será inhábil para el ejercicio de cargos públicos y para contratar con el Estado durante los cinco (5) años siguientes a la ejecutoria del fallo correspondiente.

Las personas naturales que hayan sido declaradas responsables judicialmente por la

comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en todas sus modalidades y soborno transnacional, así como sus equivalentes en otras jurisdicciones. Esta inhabilidad se extenderá a las sociedades de que sean socias tales personas, con excepción de las sociedades anónimas abiertas ( art. 1, Ley 1474 de 2011)

Ver artículo 122, 127 de la Constitución Política, artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1474 de 2011, Excepciones: ley 4 de 1992 Artículo 4 del Acuerdo Superior 149 de 2014 y artículo 3 de la Resolución Rectoral 39475 de 2014 Tenga en cuenta que: La persona que se encuentre incurso en causal de inhabilidad o incompatibilidad, no

puede contratar con ninguna entidad pública incluida la UNIVERSIDAD Si el servidor público está incurso en causal de a inhabilidad o incompatibilidad, para

contratar con un tercero o si sabe que un tercero está bajo causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar deberá hacerlo saber inmediatamente de su superior jerárquico y deberá abstenerse de autorizar, aprobar, firmar o suscribir el acto de que se trate o impedir que dicha persona suscriba contrato.

Esta verificación deberá hacerse de cada uno de los proponentes o futuros contratistas de manera oportuna estos deberán manifestar bajo la gravedad de juramento que no están incursos en causales de incompatibilidad, inhabilidad ni conflicto de interés para contratar con la Universidad y que en caso de que sobreviniere alguna deberá informarlo inmediatamente al competente o delegado.

El Servidor Público que conozca de un asunto, en quien concurra alguna de las causales establecidas en la Constitución o en la ley, deberá declararse impedido tan pronto como tenga conocimiento mediante escrito en el cual exprese las razones, señale la causal y si fuere posible, aporte las pruebas pertinentes.

Conflictos de interés

El conflicto de intereses está regulado en la Universidad de Antioquia por el Acuerdo Superior 395 del 21 de junio de 2011.

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#1

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#1




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Existe conflicto de intereses para el servidor público de la Universidad de Antioquia cuando, en ejercicio de las actividades propias de su cargo, empleo o función universitarias, tenga interés particular y directo en su regulación, gestión, control o decisión, o lo tuviere su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho. ¿Qué se debe hacer cuando se está frente a un conflicto de intereses?: En el evento de configurarse un conflicto de intereses, el servidor público deberá declararse impedido para actuar en el asunto específico del que tuvo conocimiento, ante el superior jerárquico o funcional. El servidor público que se encuentre en conflicto de intereses y no se declare impedido, comete falta disciplinaria.

procedimiento para la contratación de mayor cuantía

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