procedimiento para adquisicion de procedimientos del sistema... · 2015-10-23 · 16 (vale de...

PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION DE MATERIALES, MOBILIARIO, EQUIPO Y SERVICIOS

(P-AFI-01)

PUNTO(S) DE LA NORMA QUE APLICA: 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3

REVISIÓN: 05 Año Mes Día2008 07 02 PAG 2 DE 9

Carretera Ocosingo – Altamirano Entronque Toniná Km. 0.5 Ocosingo, Chiapas CP 29950

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F-CCA-02/R1

M-CCA-01 Manual de Calidad P-CCA-01 Procedimiento para elaboración de procedimientos.

V. POLÍTICAS 1. Las adquisiciones y contrataciones de bienes o servicios deberán sujetarse a los

lineamientos en materia Federal y Estatal, aplicando la formatería que la Ley señala. 2. Los responsables de las áreas deberán de presentar debidamente requisitado,

conjuntamente con cédula presupuestal autorizada por la Dirección de Planeación y Evaluación, visto bueno de Rectoría ante la Dirección de Administración y Finanzas, la requisición de materiales, mobiliario, equipo y servicios, únicamente en el caso de papelería las áreas deben de solicitarlo en los primeros cinco días hábiles de cada mes.

3. El área de Servicios Generales y Control Patrimonial, es responsable de entregar el

material de papelería solicitado por las áreas en la tercera o cuarta semana de cada mes. 4. La Dirección de Administración y Finanzas autorizará la compra de materiales, mobiliario,

equipo y servicio siempre y cuando las áreas solicitantes cuenten con saldo del presupuesto asignado a través del Programa Operativo Anual.

5. La Dirección de Administración y Finanzas deberá autorizar la compra directa, cuando no

rebase lo estipulado en los lineamientos en materia Federal y Estatal. 6. Es responsabilidad de las áreas solicitantes requisitan los formatos F-AFI-03 y F-AFI-

15/R1, indicando el importe de cada artículo solicitado. 7. Las cédulas presupuestales de material mobiliario, equipo y servicio con montos menor o

igual a $300.00, serán firmadas únicamente por los responsables de la Dirección de Planeación y Evaluación y la Dirección de Administración y Finanzas respectivamente.

8. Para el proceso de viáticos del personal docente y personal administrativo hasta el nivel

de coordinadores, en la Cédula Presupuestal (F-AFI-15/R1) se sustituye la autorización del Rector de la Institución, debiendo firmar el titular del área correspondiente, siendo ellos los responsables de la optimización de los recursos asignados en su Programa Operativo Anual (POA)


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9. Para el proceso de compra de bienes materiales, mobiliario, equipo y servicio, el responsable del Área de Servicios Generales y Control Patrimonial, es responsable de realizar las cotizaciones necesarias y turnar a la Dirección de Administración y Finanzas para su debida autorización, en compras especiales el solicitante deberá de presentar sus cotizaciones y elegir al proveedor posteriormente turnara al área de Servicios Generales para tramitar el pedido.

10. De acuerdo a los resultados de las cotizaciones, el área de servicios generales y control

patrimonial es responsable de realizar cuadro comparativo y la compra de los bienes y servicios previa autorización de la Dirección de Administración y Finanzas.

11. Todos los requerimientos deberán cumplir con requisitos mínimos de claridad y

especificaciones técnicas, incluyendo si fuese necesario catálogos, folletos o cualquier otro documento que facilite su correcta identificación.

12. El almacenista, al momento de recibir el material, los equipos y/o los servicios adquiridos,

deberá verificar que se cumplan todas y cada una de las características especificadas según formato de orden de pedido (F-AFI-01/R2) y factura.

13. El responsable del área de almacén deberá requisitar el formato F-AFI-16 al recibir el

material de compra y a su vez llevar el control de los movimientos del material a través del formato F-AFI-17 (Tarjeta de movimiento de almacén)


(P-AFI-01)





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VI. DIAGRAMA DEL PROCESO

SOLICITANTE

PLANEACION Y

EVALUACION

RECTORIA

DIRECCION DE FINANZAS

SERVICIOS GENERALES/

ALMACENISTA PROVEEDOR

1

2

3

4

5

6

7

Elabora Requisición y

Cedula

Recibe y tramita a Finanzas

Cotiza y Realiza

Surte Pedido y Presenta Factura

Da Vo. Bo. y Autoriza

Autoriza pedido

No

Verifica Presupuesto

y autoriza

¿Cuenta con presupuesto?

Si

1


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SOLICITANTE

PLANEACION Y

EVALUACION

RECTORIA

DIRECCION DE FINANZAS

SERVICIOS GENERALES/

ALMACENISTA PROVEEDOR

8

9

10

VII. RESPONSABILIDADES

Responsable Secuencia Actividades

Solicitante 1 • Elabora, entrega formato de Cedula y Requisición deMaterial o Servicios (F-AFI-03 o F-AFI-15/R1 respectivamente) a la Dirección de Administración y Finanzas para su autorización de compra y/o servicio.

Dirección de Planeación y Evaluación

2 • Verifica disponibilidad financiera de las áreas solicitantes y da el Vo. Bo. de la cédula presupuestal (F-AFI-15/R1). En caso de no contar con presupuesto sugiere a las áreas realizar ajustes de sus proyectos para dar suficiencia presupuestal a la partida que se necesita.

Rectoría 3 • Recibe cédula presupuestal (F-AFI-15/R1) de requisición de material, mobiliario o servicio para su Autorización.

solicitante 4 • Recibe autorización de cédula presupuestal y turna a la

Dirección de Administración y Finanzas. Dirección de Administración y Finanzas

5 • Autoriza la Requisición y pedido de Material o Servicio (F-AFI-03 o F-AFI-15/R1), y la turna al área que funge como Servicios Generales y Control Patrimonial para realizar la compra y/o servicios.

Recibe Productos

Recibe factura para pago y entrega material

Recibe material

Fin

1


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Responsable Secuencia Actividades

Servicios Generales y almacén

6 • Realiza cotizaciones y cuadro comparativo de los diferentes proveedores, selecciona el proveedor y realiza la orden de pedido de las áreas (F-AFI-01/R2).

• Proveedor 7 • Surte la orden de pedido al almacén y presenta su

factura debidamente sellada por el almacenista al área de Servicios Generales quien realizará el trámite ante la Dirección de Administración y Finanzas para su pago correspondiente.

8 • Recibe los productos cotejando que corresponda con orden de pedido y a su vez registra en el formato F-AFI-16 (Vale de entrada de almacén), si se trata de activos fijos da de alta en el inventario.

• Recibe la factura y la envía a la Dirección de Finanzas para que se realice y efectué el pago, considerando el plazo otorgado.

Departamento de Servicios Generales/ Almacén

9 • Entrega material al solicitante a través de vale de salida (F-AFI-02/R1) y registra movimiento de material a través del formato F-AFI-17 (Tarjeta de movimiento de almacén)

Solicitante 10 • Recibe material y firma de conformidad.

VIII.- CONTROL DE REGISTROS

CODIGO NOMBRE RETENCION ALMACENAJE DISPOSICIÓN FINA

F-AFI-01/R2 Orden de pedido 2 Años Almacén Archivo muerto

F-AFI-02/R1 Vale de salida 2 Años Almacén Archivo muerto


(P-AFI-01)





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F-AFI-03 Formato Requisición de Material y Servicio

2 Años Almacén Archivo muerto

F-AFI-15 Cedula Presupuestal 2 Años Dirección de

Finanzas Archivo muerto

IX.- CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÒN DESCRIPCIÒN

19 DE JUNIO DEL 2003

00 - Se reestructuró el procedimiento y los formatos en contenido y forma.

22 DE JULIO DEL 2005 01 - Se modificó Diagrama de flujo, Responsabilidades y se agregó el formato F-AFI-15.- Cedula presupuestal.

30 DE MARZO DEL 2006

02 Se modificó el formato F-AFI-01/R1, se modificaron las política No. 2 y 3 y se modificó el punto VIII. Control de Registros (disposición final de los documentos)

04 DE JULIO DE 2007 03 - Se anexo la política Nº 8 al procedimiento

02 DE JULIO DE 2008 04

- Se modifico el formato F-AFI-15 quedando como F-AFI-15/R1, así como el diagrama de procesos y las responsabilidades en la secuencia 2 y 3


(P-AFI-01)





F-CCA-02/R1

X. LISTA DE DISTRIBUCION

AREA RESPONSABLE No. DE COPIA CONTROLADA

Rectoría 01

Abogado General 02

Dirección de Vinculación 03

Departamento de Administración y Finanzas 04

Dirección de Planeación y Evaluación 05

Departamento de Servicios Escolares 06

Departamento de Prensa y Difusión 07

Dirección de la División de Tecnología de la Información y Comunicación

08

Dirección de Administración y Evaluación de Proyectos 09

Dirección de Administración Área Empresas Turísticas 10

Dirección de la División Agroalimentaria 11

Departamento de Servicios Bibliotecarios 12

Coordinación de Recursos Humanos 14

Coordinación de Tutorías 16


(P-AFI-01)





F-CCA-02/R1

XI. ANEXOS F-AFI-01/R2.- Orden de Pedido

F-AFI-02/R1.-Vale de Salida

F-AFI-03.- Formato de Requisición de Material y Servicio

F-AFI-15/R1.- Cédula presupuestal

F-AFI-16.- Vale de entrada de almacén

F-AFI-17.- Tarjeta de movimiento de almacén

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