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Procedimientos Ministerio de Hacienda.

Modulo MM Contratacion

Procedimiento: Creación, Modificación, Borrado y Aprobación de Solicitudes de Pedido

PROCEDIMIENTO: MM-01-01

Creación, Modificación borrado y aprobación de Solicitudes de Pedido

1. Descripción

1. a. Objetivo

Describir las acciones a realizar por parte de los responsables de la ejecución presupuestaria y contratación administrativa en los Poderes de la República: Unidades Programáticas, Proveeduría Institucional y Unidades Financieras para la creación, modificación, borrado y aprobación de Solicitudes de Pedido para la adquisición de los bienes, obras o servicios a contratar.

1. b. Alcance

El procedimiento se aplica cuando se presente la necesidad de generar una Solicitud de Pedido de bienes, obras o servicios, interactuando en estos procesos el Director o Subdirector de Programa o Subprograma o Funcionario autorizado por éstos, el Proveedor Institucional, los Analistas elaboradores de las solicitudes de pedido y el Jefe de la Unidad Financiera correspondiente, en sus calidades de responsables de la ejecución presupuestaria y contratación administrativa en los Poderes de la República, apoyándose para estos efectos del Sistema CompraRed y el Sistema de Gestión de Información de la Administración Financiera (SIGAF)

2. Documentación

2. a. Definiciones

Los Manuales de Usuario son preparados con base en la Ley 8131 Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y Ley de Contratación Administrativa y sus reglamentos, los documentos son emitidos directamente por los funcionarios expertos de cada módulo; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar un sistema en función de referencia.

Manuales de Procedimiento Asociados: son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el procedimiento que estamos tratando en este manual, ya sea por procedimientos previos, en paralelo o posteriores.

2. b. Referencias

Manuales de Procedimientos Asociados:

FM-01-2-6 Aprobación de la Ley de Presupuesto FM-01-2-7 Cargar Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario FM-01-2-8 Asignación de Cuota para ejecución de Presupuesto FM-01-3-1 Elaboración, presentación y aprobación de Presupuestos Extraordinarios FM-01-3-2 Elaboración de modificaciones presupuestarias

https://www.hacienda.go.cr/NR/rdonlyres/8C300023-0C07-47E9-9C7C-6A3186E00F6A/25932/FM0126AprobaciondelaLeydePresupuesto.doc

https://www.hacienda.go.cr/NR/rdonlyres/8C300023-0C07-47E9-9C7C-6A3186E00F6A/25933/FM0127CargaLeydePresupuestoOrdinarioyExtraordiina.doc

https://www.hacienda.go.cr/NR/rdonlyres/8C300023-0C07-47E9-9C7C-6A3186E00F6A/25938/FM0128AsignaciondeCuotaparaejecuciondepresupuesto1.doc

https://www.hacienda.go.cr/NR/rdonlyres/8C300023-0C07-47E9-9C7C-6A3186E00F6A/25935/FM0131Elabpresentacionyaprobpresupextraordinarios.doc

https://www.hacienda.go.cr/NR/rdonlyres/8C300023-0C07-47E9-9C7C-6A3186E00F6A/25936/FM0132Elaboraciondemodificacionespresupuestarias1.doc




Tabla de Términos Equivalentes

Acorde a la Legislación Terminología Técnica

Solicitud de Pedido: se utiliza para realizar una separación presupuestaria de fondos, permitiéndole al órgano ejecutor el desarrollo de procesos de contratación administrativa. Para efectos de la contabilidad presupuestaria, afecta el Solicitado.

Solicitud de Pedido

Visado Aprobación

Registro de Ofertas Registro de Ofertas

Pedido: se utiliza para comprometer el pago con los proveedores de mercancías o servicios. Para efectos de la contabilidad presupuestaria, afecta el Comprometido.

Contrato. Para contrato marco o convenio marco continua llamándose pedido

Registro de Proveedores Registro de proveedores

Catalogo de Mercancías Catálogo de bienes y servicios

Devengado Cuenta por Pagar

Ordenado Emisión de Pago

Verificación de Facturas Migo-Miro

.

3. Desarrollo

El procedimiento abarca las compras de bienes, obras y servicios mediante las diferentes modalidades de contratación administrativa (licitación pública, internacional, abreviada y compra directa, además de otras modalidades como convenio marco, subastas, canjes y remates). Las etapas de la ejecución del presupuesto tienen las siguientes etapas:

Solicitud: consiste en la separación de los recursos presupuestarios para adquirir bienes y servicios o realizar otros gastos, de manera que se garantice el contenido presupuestario para ese efecto.

Compromiso: consiste en el compromiso real de los recursos como resultado de una contratación efectuada con terceros para adquirir bienes o servicios, o de realizar gastos por otros conceptos. Representa una posible salida de recursos, condicionada a la prestación o no de los bienes y servicios contratados. Conlleva la identificación de la persona física o jurídica con la cual se establece la relación que da origen al compromiso, así como la especie y cantidad de los bienes por recibir, o, en su defecto, el destino de los gastos sin contraprestación.

Devengo: consiste en el reconocimiento del gasto por la recepción a conformidad, por parte del órgano respectivo, de cualquier clase de bien y servicios contratados o consumidos, durante el ejercicio económico, independientemente de cuando se efectúe el pago de la obligación.

Como documentos de ejecución presupuestaria existe la Solicitud de pedido, la cual se utiliza para realizar una separación presupuestaria de fondos, permitiéndole al órgano ejecutor el desarrollo de procesos de contratación administrativa. Para efectos de la contabilidad presupuestaria, afecta el Solicitado. Tipos de Solicitud de Pedido Existirán Solicitudes de Pedido para compras generales así como para compras con canje, concesiones o compras respaldadas con cuentas especiales y Solicitudes de Pedido con autorización de la Contraloría General de la República. Las solicitudes de Pedido generales considerarán fondos del presupuesto ordinario, extraordinario, etc., dependiendo de los datos de imputación que se elijan. Las compras con canje requerirán la existencia del documento de avalúo para ser tramitadas, en cuanto a la fuente de financiamiento (fondos propios o de terceros) se tratará de igual manera a las Solicitudes de Pedido generales. Las solicitudes de Pedido para concesiones, subastas a la baja y remates, además de las respaldadas por cuentas especiales y las autorizadas por la Contraloría General de la República, no tendrán afectaciones presupuestarias.




De lo anterior se resume: Existirán diferentes tipos de Solicitudes de Pedido para amparar los diferentes tipos de Pedido, a saber: a.- Solicitudes de Pedido generales para bienes, obras y servicios, las mismas validan el contenido presupuestario en forma automática. b.- Solicitudes por concepto de canje, requieren un avalúo para iniciar su trámite; estás se subdividen en dos tipos: B.1.- Canje Puro. B.2.- Canje con Erogación Sobre su aplicación operativa ver Manual de Usuario “Solicitudes de Pedido”. c.- Solicitudes de Pedido amparadas a Cuentas Especiales, las mismas no validan el contenido presupuestario en forma automática. d.- Solicitudes de Pedido amparadas a Concesiones, y Venta de terrenos; éstas ni tendrán afectaciones presupuestarias. e.- Solicitudes de Pedido autorizadas por la Contraloría General de la República, sin afectación presupuestaria. De los casos antes mencionados todos aquellos tipos de Solicitudes de Pedido que afecten Presupuesto deben ser liberados por todos los entes autorizados: Proveedor Institucional ó Director y/o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario debidamente autorizado y el Jefe de la Unidad Financiera. Creación de la Solicitud de Pedido

El ciclo de aprovisionamiento comienza cuando las Unidades Programáticas tienen la necesidad de generar Solicitudes de Pedido, al planear y detectar cualquier requerimiento de bienes, obras o servicios para el logro de sus objetivos y metas anuales. Esto involucra una verificación del presupuesto, donde el sistema chequea automáticamente si para la partida presupuestaria del objeto de gasto indicado existe contenido presupuestario, de resultar negativa la verificación, el sistema no permite registrar la línea o posición de la Solicitud de Pedido mostrando un mensaje con el monto excedido. Es importante destacar que el sistema verifica el control presupuestario a nivel de posición (línea), lo cual obliga al usuario a registrar los datos de presupuesto para cada línea. Si un mismo bien, obra o servicio debe afectar diferentes partidas presupuestarias en diferentes líneas el sistema si lo realiza, en caso contrario, el sistema no admite en una misma línea dos centros o dos fondos distintos. Por lo anterior, es posible dentro de un mismo documento solicitar materiales y/o servicios afectando proporcionalmente diferentes partidas presupuestarias de diferentes objetos de gasto.

Nota: En virtud del principio de centralización normativa y desconcentración operativa que rige de conformidad con lo establecido en la Ley 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento, sin dejar de lado lo indicado por el Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al presupuesto de la República publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 235 del 5/12/03; y el Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria, se pretende que cada programa pueda emitir Solicitudes de Pedido y que sus respectivos jefes de programa autoricen (aprueben) en línea estas solicitudes digitales.

El Registro de Proveedores contendrá la información necesaria de todos los materiales utilizados por el Poder Ejecutivo como por ejemplo: descripción, código, precio de referencia, etc. De acuerdo a lo cual se confeccionará la Solicitud de Pedido. El Registro de Proveedores es una base de datos centralizada que contiene toda la información necesaria de todos los proveedores que cumplieron con los requisitos de inscripción, así como también, de aquellos que participan en procedimientos de compra y que sea necesario incluirlos para un caso determinado, sin estar inscritos oficialmente (“n.i.” los cuales no tendrán fecha de inscripción) y no podrán ser invitados a participar en los procedimientos de contratación administrativa que se realicen).




Con el registro de proveedores y el catálogo de bienes y servicios, las Unidades Programáticas cuentan con la información necesaria para crear las Solicitudes de Pedido y solicitar se inicie el proceso de contratación a la Proveeduría Institucional. El Catálogo de Bienes y Servicios es una base de datos centralizada que contiene información de todos los materiales que se compran. Esta información es estructurada según los niveles organizacionales que se requieran, es decir, a nivel de toda la Administración Central, Ministerios y a nivel de centros y otras instituciones involucradas (mientras no se lleve en el sistema la gestión de stocks, los centros quedarán asociados a las sedes de las proveedurías institucionales). Toda la información que abarca se encuentra agrupada en vistas que representan las áreas de actividad del sistema, entre algunas de ellas se tienen la vista de datos básicos, compras, de contabilidad, de texto para Contratos (Pedidos), etc., lo que permite tener los datos agrupados según la actividad que lo utilice. El catálogo de bienes y servicios contendrá, para cada uno de los registros, campos adicionales a los que se utilizan actualmente. Algunos campos contendrán información necesaria para que funcione correctamente la integración entre los diversos módulos del sistema; otros campos contendrán información como norma de calidad o fabricación, unidad de medida de compra, etc., criterios adicionales de clasificación que permitirán, entre otras cosas, designar cuales materiales son bienes de uso común y continúo. Otro campo importante es el campo de texto de Contratos (Pedidos). Este campo se utilizará para incluir las especificaciones técnicas del material. El texto de Contratos (Pedidos) se copiará en la solicitud de Pedido para que pueda ser completada por el usuario solicitante. La ventaja de disponer del Catálogo de bienes y servicios y del Registro de Proveedores, se basa principalmente en la estandarización de los códigos y especificaciones técnicas y la relación entre los proveedores y los servicios y/o mercancías suministradas (toda la información que abarcan estos catálogos se introduce una sola vez en el sistema cuando se crea el material o cuando se registra el proveedor, actividad que estará a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para uso de todo el sector público). Por otro lado, al tener estas bases de datos toda la información centralizada, se evitan los problemas de redundancia y permite que todos los procesos de los Ministerios e Instituciones involucradas, manejen la misma información. Toda la información que abarcan estos catálogos se introduce una sola vez en el sistema, cuando se crea el material o cuando se registra el proveedor, la actividad que está a cargo de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para uso de todo el sector público. A medida que los usuarios van creando solicitudes de Pedido y son liberadas, éstas pueden ser listadas por diferentes criterios, pudiendo tener una visión amplia de todas las necesidades, lo cual contribuirá a realizar contrataciones consolidadas y evitar fraccionamientos. Para iniciar el proceso de Pedido administrativa se requiere contar con el documento físico de respaldo en el expediente de contratación. Excepciones para la creación de la solicitud de pedido

- Trámites con Autorización de la Contraloría General de la República para iniciar sin presupuesto.

- Generar la Solicitud de Pedido sin contenido presupuestario.

Aprobación de la Solicitud de Pedido

La aprobación de las Solicitudes de Pedido es una función de autorización, la cual es realizada por el Director y/o Subdirector de Programa o Subprograma como ente solicitante y de verificación de la adquisición de bienes, obras o servicios, el Jefe de Proveeduría Institucional en función de las necesidades planteadas por los Director y/o Subdirector Programas o Subprogramas o Funcionario(s) autorizados por éstos, planes y cronogramas de compras y eventuales existencias de mercancías en bodega, revisando que cada línea que compone la Solicitud de Pedido incluya montos razonables, de acuerdo a los precios de referencia basados en compras anteriores y contemplando las eventuales




diferencias cambiarias que puedan producirse, en aquellas compras que habitualmente se cotizan en dólares; revisar que las especificaciones técnicas cumplan con los requisitos básicos, entre otros aspectos. Lo anterior a efectos de evitar que los procesos de contratación no lleguen a concluirse o evitar procesos malogrados y/o que surja una necesidad posterior de modificar la Solicitud de Pedido en forma previa a la adjudicación por falta de presupuesto suficiente.

El plazo máximo para la aprobación de la Solicitud de Pedido por parte del Proveedor Institucional una vez que todos los documentos de inicio de trámite se encuentren correctos no debería ser mayor a 3 días hábiles. Igual plazo corresponde al proceso de aprobación de la solicitud por parte de la Unidad Financiera. En el caso de solicitudes que no afectan presupuesto solamente deben ser aprobadas por el Proveedor Institucional ó el Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado por éstos. En cumplimiento con los artículos 7, 8 y 9 de la Ley de Contratacion Administrativa y 8 y 9 de su reglamento, a las Solicitudes de Pedido se debe adjuntar a la Solicitud de Pedido un oficio dirigido al Proveedor Institucional, así como la decisión inicial de la compra de acuerdo con lo indicado por el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratacion Administrativa. En cuanto a la verificación de la disponibilidad presupuestaria, el sistema lo hará automáticamente al confeccionarse las Solicitudes de Pedido. Respecto al programa de adquisiciones y la disponibilidad del recurso humano y la infraestructura administrativa necesaria para ejecutar el contrato, deberá consignarse en la emisión de la Solicitud de Pedido, la justificación de la compra, así como indicar que se remite el cronograma de ejecución correspondiente. Si el contenido económico de una Solicitud de Pedido es insuficiente para adjudicar el procedimiento de contratacion previa verificación de que no sobrepase el límite presupuestario para el tipo de contratación efectuada y que se tiene la disponibilidad presupuestaria, se podrá modificar la Solicitud de Pedido aumentando el contenido de la misma y con ello el presupuesto solicitado (reservado) (si existe disponible de cuota presupuestaria en la partida correspondiente) la cual deberá ser liberada nuevamente por todos los entes involucrados en la aprobación una vez modificada la misma. El Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado por estos, debe tramitar la solicitud de modificación ante el Jefe de Unidad Financiera. A efectos de modificar una Solicitud de Pedido ya liberada, es necesario que los responsables de esa aprobación procedan a reversar la mencionada aprobación y de esta forma permitir su modificación.

En caso de alquileres de bienes y/ó inmuebles y contratos de mantenimiento, es necesario realizar una Solicitud de Pedido por parte del Director o Subdirector de Programa o Subprograma o Funcionario autorizado por éstos, para iniciar el trámite de contratación administrativa que genere un contrato de alquiler ó contratar servicios de mantenimiento. El mismo procedimiento corresponde al vencimiento de los contratos vigentes; estos vencimientos deben ser controlados por cada unidad solicitante; siendo sus responsables los que deben decidir si se solicita una nueva prórroga del contrato, en caso de que se haya contratado con prorrogas facultativas, ó en el caso de no desearse prorrogar el contrato, se realizará un nuevo trámite de contratación emitiendo la Solicitud de Pedido. Los reajustes de precios por contrato – no contemplados al efectuar el contrato se realiza por solicitud de contrataciones y las facturas de ajustes son tramitadas en el módulo financiero según cada caso (proveeduría institucional las recibe, aprueba y envía a la Unidad Financiera o quien corresponda, para su ingreso y pago). En caso de no haberse contemplado el porcentaje por concepto de reajustes, es necesario realizar una Solicitud de Pedido en la misma partida presupuestaria del objeto de contrato.

La Proveeduría Institucional respectiva establecerá y comunicará a las áreas programáticas un cronograma estándar, que determinará actividades y plazo para la adquisición de bienes, obras y servicios, en concordancia con lo establecido en la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa; asimismo consolidará los planes anuales de compras; esto a los efectos de facilitar el agrupamiento de Solicitudes de Pedido, esto aplicaría para todas aquellas compras de bienes de uso común y continuo, (compras consolidadas). Sin perjuicio de lo anterior las áreas programáticas podrán generar en cualquier momento Solicitudes de Pedido para bienes y servicios no previstos en los planes anuales de compras, para lo cual, se deberá efectuar la modificación correspondiente, por publicación el diario oficial La Gaceta, salvo las excepciones contempladas en el artículo 7 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, o cuando estuvieron previstos existieron errores de estimación en cuyo caso no será necesaria la modificación del plan.




Los Directores y/o Subdirectores de Programas o Subprogramas o los Funcionarios autorizados por éstos, serán responsables del uso y la disposición de la cuota asignada al programa presupuestal al cual pertenecen. Por consiguiente, deberán velar por la correcta ejecución de todas aquellas transacciones administrativas y financieras que conlleven al registro de imputaciones presupuestarias, según cada caso. Es decir, serán responsables por el uso que hagan de los Centros Gestores, la Posición Presupuestaria (Partida o Sub-partida) y el Fondo (Fuente Financiamiento) y consecuentemente del gasto presupuestario que realicen.

Aspectos Mínimos a Considerar sobre el Proceso de Visado en la Creación y Aprobación de la solicitud de pedido

Del Instructivo sobre aspectos mínimos a considerar en el análisis de los documentos de ejecución presupuestaria en el proceso de visado - Contraloría General de la República M-1-2003-CO-DFOE-3 diciembre del 2003 y modificado mediante Resolución R-CO-38-2009 del 06-06-2009 de la Contraloría General de la República, se debe cumplir con lo siguiente: Aspectos generales:

Como parte del proceso de visado, los Oficiales Presupuestales (Jefe de Unidades Financieras) u otros funcionarios responsables de los órganos del Gobierno de la República realizarán un análisis jurídico, contable y presupuestario de los documentos de ejecución presupuestaria, con el propósito de determinar el ajuste del gasto propuesto al bloque de legalidad, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Activa, de previo a su eventual aprobación.

Para el trámite de todos los documentos de ejecución presupuestaria se deberán considerar como mínimo los aspectos generales aquí indicados, así como los procedimientos establecidos sobre el particular por parte del Ministerio de Hacienda en su carácter de rector del Sistema de Administración Financiera y de la Administración Activa como principal responsable del Sistema de Control Interno.

Para efecto de la definición de los documentos de la ejecución presupuestaria y la naturaleza de los mismos deberá observase lo dispuesto sobre el particular en el Decreto Ejecutivo 30058-H-MP-PLAN del 9 de abril del 2002 y sus reformas.

Aspectos de legalidad

Para todos los documentos de ejecución presupuestaria se debe verificar lo siguiente: 1. Que exista partida y contenido presupuestario en el Presupuesto de la República. 2. Que el procedimiento de contratación utilizado corresponda con la cuantía de la transacción indicada en el documento de ejecución presupuestaria correspondiente y de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República y la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 3. Que se cumpla con lo dispuesto en normativa específica relacionada con un gasto en particular, cuando corresponda. 4. Que se cumpla con lo dispuesto en la normativa respectiva, cuando por la naturaleza de las funciones que realiza el respectivo órgano existan disposiciones particulares.

Aspectos contables y presupuestarios Para todos los documentos de ejecución presupuestaria se debe verificar lo siguiente:

1. Que exista el registro inicial del documento en los sistemas informáticos de apoyo a la gestión financiera. 2. Que el código presupuestario se ajuste a lo establecido en el Presupuesto de la República vigente (título, programa, subprograma, partida, subpartida y fuente de financiamiento). 3. Que la descripción del objeto del gasto esté de acuerdo con las clasificaciones presupuestarias y el Diccionario de imputaciones presupuestarias vigentes. 4. Que se cumpla con las circulares e instructivos de los entes rectores del Sistema de Administración Financiera.




5. Que los cálculos aritméticos estén correctos. 6. Que la adquisición del bien, obra o servicio responda a los objetivos del programa presupuestario y al plan de compras. 7. Que todo documento de ejecución presupuestaria dentro del proceso de visado contenga los sellos y firmas (Nombre y cargo) autorizadas que correspondan, para lo cual se debe mantener un registro de firmas de los funcionarios responsables según lo dispuesto en el artículo 11° del Reglamento sobre el visado de gastos con cargo al Presupuesto de la República, emitido por la Contraloría General de la República.

Aspectos específicos para los documentos de ejecución presupuestaria Solicitud de Pedido Para el trámite del documento de ejecución presupuestaria denominado Solicitud de Pedido, además de los aspectos generales indicados en el punto anterior, para los casos específicos que a continuación se detallan, debe observase lo siguiente:

Gastos por concepto de publicidad Revisar que en todo tipo de información que se vaya a divulgar a través de distintos medios informativos (radio, televisión, periódicos, revistas, etc.), se indique expresamente el órgano responsable de su difusión.

Verificar que los funcionarios competentes justifiquen que el contenido de la información a divulgar es congruente con los objetivos y metas del plan anual operativo. Gastos por compra de uniformes Verificar que los gastos por concepto del uniforme que se otorga a algunos funcionarios se encuentren fundamentados en el artículo 9 ° de la Ley de Salarios de la Administración Pública. Consecuentemente, sólo se permite la compra de uniformes cuando el uso de éste responda a una evidente necesidad del servicio. Desde ese punto de vista califican miembros de los diversos cuerpos de policía, guardias de escolta, chóferes, conserjes, vigilantes, recolectores de basura, personas que tengan contacto con productos químicos u otros que hagan necesario el uso de uniformes especiales.

Gastos por concepto de becas

Verificar por parte de las unidades competentes involucradas en la aprobación de becas, lo siguiente:

1. La base legal, competencias y atribuciones del órgano para otorgar este tipo de beneficios a sus funcionarios. 2. El cumplimiento de la reglamentación interna correspondiente. 3. El interés que tiene la Administración en la formación técnica o profesional del beneficiario, cargo que ocupa, funciones que realiza y la congruencia que existe entre el programa de estudio de la beca y los objetivos y metas de la Institución. 4. Existencia de un contrato entre el beneficiario y el órgano que la otorga.

5. Si en el Presupuesto de la República existe alguna restricción para el otorgamiento de becas.

Reglamento de la Ley de Administración Financiera y Presupuesto Públicos vigente

“Artículo 53.— Procedimientos para la ejecución del presupuesto nacional. La Dirección General de Presupuesto Nacional elaborará en coordinación con los rectores de los subsistemas de Contabilidad, Tesorería, Crédito Público y el Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, según corresponda, los manuales de procedimientos para la ejecución del Presupuesto Nacional. Estos manuales estarán a disposición de los usuarios en forma electrónica y física y formarán parte de los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera que rigen para las actividades financieras del Gobierno de la República.

Artículo 54.—Registro, control y aprobación de la ejecución. El registro, control y aprobación de las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria, se hará por los medios electrónicos y




documentos autorizados por el rector del Sistema de Administración Financiera y conforme a los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera y la normativa legal vigente.

Artículo 55.— Firmeza de los registros. El registro de las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria, adquirirá su firmeza cuando:

a) Haya sido completado satisfactoriamente el procedimiento establecido para su registro electrónico en los sistemas de información que autorice el ente rector del Sistema de Administración Financiera. b) Los documentos que se generan en el proceso cumplan con los requerimientos técnicos y jurídicos establecidos en los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera y la normativa legal vigente.

Previo a la adquisición de bienes o servicios que no estén determinados dentro del Diccionario de Imputaciones Presupuestarias vigente; el responsable de la Unidad Financiera del órgano de que se trate, canalizará la consulta ante la Dirección General de Presupuesto Nacional, quien en definitiva resolverá sobre la clasificación presupuestaria pertinente.” Para la realización de las actividades de este procedimiento relacionado con las funciones de registro, aprobación, autorización, firmas y aprobación de documentos de ejecución presupuestaria: Solicitudes de Pedido, Reservas de Recursos, Facturas, Boletas de Reintegros de Caja Chica; a la luz de lo que establece la Ley General de la Administración Pública en los Artículos 89 y siguientes, puede el Director o Subdirector de Programa o Subprograma o el Jefe de la Unidad Financiera asignar éstas funciones administrativas a un funcionario autorizado por éstos, manteniendo como una constante que el acto asignado o delegado, sigue siendo responsabilidad de cada uno de los Jefes o Subjefes delegantes de estas funciones administrativas.

a. Responsabilidades Sector: Programas Institucional Puesto de trabajo: Unidad Administrativa Programática

Creación de la Solicitud de Pedido:

Verificar que el bien no esté disponible en bodega institucional. Verificar que exista el código de los bienes, obras y servicios que se requieran adquirir. En caso de que no exista

solicitar a la Proveeduría Institucional realice solicitud de creación de código a la DGABCA. Elaborar la decisión inicial y Solicitud de Pedido para la adquisición de bienes, obras y servicios, tomando en cuenta

la Programación de compras anuales y la Ley del Presupuesto del periodo.

Crear y aprobar Solicitud de Pedido en sistema, indicando cantidad, calidad, clasificación del objeto y otras características generales y específicas de los bienes, obras y servicios a adquirir.

Realizar la validación del contenido presupuestario para verificar la interface con SIGAF en el sistema, en caso que no sea exitosa corregir.

Dar seguimiento en el Sistema a la aprobación de la Solicitud de pedido elaborada.

Solicitar a la DGABCA la creación del código de compras en caso de que no se encuentre en sistema.

Nota: Existe la salvedad de que Unidad Programática puede enviar oficio de requerimiento a Proveeduría Institucional para que realice creación de solicitud de Pedido, por no contar con accesos a sistemas.




Modificación de la solicitud de Pedido:

Revisar si procede modificación por descripción incompleta o errónea en la inclusión de Solicitud original en Sistema.

Modificar y aprobar nuevamente Solicitud de Pedido y luego remitir mediante el sistema para aprobación de la Proveeduría Institucional. Nota: el sistema solamente permite realizar la modificación antes que sea aprobada por el Jefe Financiero.

Solicitar al Jefe de la Unidad Financiera autorización correspondiente para aumentar el monto de la solicitud de Pedido (si existe presupuesto disponible)

Borrado de la solicitud de Pedido:

Determinar la necesidad de borrar posición de la Solicitud de Pedido.

Efectuar el borrado en el sistema Comprared.

Sector: Proveeduría Institucional Puesto de trabajo: Proveedor Institucional -

Creación de la solicitud de Pedido:

Recibir y revisar mediante sistema la solicitud de Pedido elaborada por el Programa, en forma diaria.

Remitir la documentación correspondiente a la Unidad Financiera, a fin de que pueda realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos enunciados en el proceso de visado.

Comunicar a la Unidad Financiera la necesidad que proceda con la aprobación de la solicitud de Pedido.

Dar seguimiento en sistema a aprobación de Solicitud de Pedido. Modificación de la Solicitud de Pedido:

Comunicar al Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado por éstos, que se requiere realizar una modificación por descripción incompleta o errónea en la Solicitud de Pedido o por monto insuficiente solicitado al momento de adjudicación.

Reversar aprobación, para la modificación de la Solicitud de Pedido, por descripción incompleta o errónea en la Solicitud de Pedido o por monto insuficiente solicitado al momento de adjudicación.

Recibir y revisar Solicitud de Pedido modificada por descripción errónea o incompleta.

Proceder con la aprobación de la modificación de la Solicitud de Pedido.

Revisar y aprobar nuevamente la Solicitud de Pedido una vez que fue modificada por Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado.

Girar las instrucciones necesarias para el borrado de la solicitud.

Recibir y analizar si corresponde borrar las posiciones de la Solicitud de Pedido, para dar la orden a quien corresponda.

Borrado de la solicitud de Pedido:

Recibir y analizar si corresponde borrar la(s) posiciones de la solicitud de Pedido.

Proceder a borrar la posición en el sistema.Nota: siempre y cuando la posición no esté asociada a un trámite de Pedido o la misma se haya declarado desierta o infructuosa y la Administración solicitante decide no continuar con el procedimiento de contratación.




Sector: Unidades Financieras Institucional Puesto de trabajo: Jefe de Unidad Financiera.

Creación de la Solicitud de Pedido:

Visualizar en sistema en forma diaria creación de Solicitudes de Pedido para proceder con la aprobación.

Revisar la documentación remitida por la Proveeduría Institucional, a fin de que pueda realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos enunciados en el proceso de visado.

Verificar si el rubro presupuestal con el que se hizo la afectación automática de presupuesto solicitado al ingresar la solicitud de Pedido es el que corresponde a la naturaleza del bien, obra o servicio contratado. En caso afirmativo aprobar solicitud en el sistema, de lo contrario comunicar al Proveedor Institucional ó Director o Subdirector de Programa o Subprograma o Funcionario asignado por éstos, que el contenido de la solicitud no es correcto.

Aprobar en sistema Solicitudes de Pedido comunicando lo correspondiente al Proveedor Institucional para iniciar el trámite de contratación

Modificación de la solicitud:

Recibir y revisar solicitud de Pedido modificada por descripción errónea o incompleta.

Comunicar lo correspondiente al Proveedor Institucional para iniciar el trámite de Pedido

Recibir solicitud de aumento del monto de la solicitud de Pedido, verificando que exista contenido presupuestario para aplicar posible modificación al monto de las posiciones (líneas) solicitud de Pedido y autorizar la modificación.

Reversar la aprobación de la Solicitud de Pedido aplicada en caso que se requiera modificación por monto solicitado menor al monto a adjudicar.

3.b. Actividades

Describe brevemente y en forma de cuadro sinóptico las acciones a seguir, con su secuencia de pasos, responsable y manual de procedimientos o documentación de apoyo asociados, para la ejecución del procedimiento de referencia, para lo cual cada responsable debe solicitar los respectivos perfiles de acuerdo a sus competencias para la utilización en el sistema.

CREAR Y APROBAR SOLICITUD DE PEDIDO

N°

Paso

Responsables Acción Módulo de Referencia

según Sistema a utilizar

Documentos Asociados

10

Director Subdirector Programa o Subprograma funcionario autorizado por éstos

Verificar que el bien no esté disponible en bodega institucional.

Verificar que exista el código de los bienes, obras y servicios que se requieran adquirir. En caso de que no exista solicitar a la Proveeduría Institucional realice solicitud de creación de código a la DGABCA.

Elaborar la decisión inicial y Solicitud de Pedido para la adquisición de bienes, obras y servicios, tomando en cuenta la Programación de compras anuales y la Ley del Presupuesto del periodo.

Sistema Comprared

Módulo Solicitud de Pedido

Orden de Inicio

Estudios de Mercado

Respaldos de Compra




N°

Paso




Crear y aprobar Solicitud de Pedido en sistema, indicando cantidad, calidad, clasificación del objeto y otras características generales y específicas de los bienes, obras y servicios a adquirir.

Realizar la validación del contenido presupuestario para verificar la interface con SIGAF en el sistema, en caso que no sea exitosa corregir.

Solicitar a la DGABCA la creación del código de compras en caso de que no se encuentre en sistema.

Dar seguimiento en sistema a aprobación de

Solicitud de Pedido. Nota: Unidad Programática puede enviar oficio de requerimiento a Proveeduría Institucional para que realice creación de solicitud de Pedido de no contar con accesos a sistemas.

Interfaz

20

Jefe de Proveeduría Institucional

Recibir, revisar y aprobar mediante sistema la solicitud de Pedido elaborada por el Programa, en forma diaria.

Remitir la documentación correspondiente a la Unidad Financiera, a fin de que pueda realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos

enunciados en el proceso de visado. Comunicar a la Unidad Financiera la necesidad

que proceda con la aprobación de la solicitud de Pedido.

Dar seguimiento en sistema a aprobación de Solicitud de Pedido.

Sistema Comprared


30

Jefe Unidad Financiera

Visualizar en sistema en forma diaria creación de Solicitudes de Pedido para proceder con la aprobación.

Revisar la documentación remitida por la Proveeduría Institucional, a fin de que pueda realizar la verificación del cumplimiento de los requisitos enunciados en el proceso de visado.

Verificar si el rubro presupuestal con el que se hizo la afectación automática de presupuesto solicitado al ingresar la solicitud de Pedido es el que corresponde a la naturaleza del bien, obra o servicio contratado. En caso afirmativo aprobar solicitud en el sistema, de lo contrario comunicar al Proveedor Institucional ó Director o Subdirector de Programa o Subprograma o Funcionario asignado por éstos, que el contenido de la solicitud no es correcto.

Aprobar en sistema Solicitudes de Pedido

Sistema Comprared





N°

Paso




comunicando lo correspondiente al Proveedor Institucional para iniciar el trámite de contratación

Verificar la afectación de la solicitud de pedido en el momento contable del solicitado en SIGAF.

SIGAF

40 Fin del Procedimiento

MODIFICAR SOLICITUD DE PEDIDO POR DESCRIPCIÓN INCOMPLETA O ERRONEA.

N°

Paso

Responsable Acción Transacción de Referencia



10 Jefe de Proveeduría Institucional

Comunicar al Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado por éstos, que se requiere realizar una modificación por descripción incompleta o errónea.

Reversar aprobación, para la modificación de Solicitud de Pedido.

Sistema Comprared


20 Director o Subdirector del Programa o Subprograma o Funcionario autorizado por éstos Solicitante

Revisar si procede modificación por descripción incompleta o errónea en la inclusión de Solicitud original en Sistema.

Modificar y aprobar nuevamente Solicitud de Pedido y luego remitir mediante el sistema para aprobación de la Proveeduría Institucional.

Nota: el sistema solamente permite realizar la modificación antes que sea aprobada por el Jefe Financiero.

Sistema Comprared



Recibir y revisar solicitud de Pedido modificada por descripción errónea o incompleta.

Proceder con la aprobación de la modificación de la Solicitud de Pedido, para trasladarla mediante sistema para aprobación del Jefe Unidad Financiera.

Nota: Considerar que la desaprobación de la Solicitud de Pedido se hará en forma inversa, es decir, el último en aprobar será el primero en desliberar o desaprobar y por último el primero que liberó.

Sistema Comprared


40 Jefe Unidad Financiera Recibir y revisar solicitud de Pedido modificada por descripción errónea o incompleta.

Comunicar lo correspondiente al Proveedor Institucional para iniciar el trámite de

Sistema Comprared

Módulo Solicitud




N°

Paso




contratación

de Pedido


MODIFICAR SOLICITUD DE PEDIDO POR MONTO INSUFICIENTE SOLICITADO AL MOMENTO DE ADJUDICACIÓN.

N°

Paso


según sistema a utilizar



Comunicar al Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado por éstos que el monto del solicitado no alcanza para adjudicar.

Indicar al Director o Subdirector de Programa o Subprograma o funcionario autorizado por éstos que solicite al Jefe de la Unidad Financiera la autorización correspondiente para aumentar el monto de la solicitud de Pedido (si existe presupuesto disponible y si la modificación es por monto insuficiente solicitado al momento de adjudicación).

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20 Director o Subdirector del Programa o Subprograma o Funcionario autorizado por éstos

Solicitar al Jefe de la Unidad Financiera autorización correspondiente para aumentar el monto de la solicitud de Pedido (si existe presupuesto disponible)

Sistema Comprared


30 Jefe Unidad Financiera

Recibir solicitud de aumento del monto de la solicitud de Pedido, verificando que exista contenido presupuestario para aplicar posible modificación al monto de las posiciones (líneas) solicitud de Pedido y autorizar la modificación.

Reversar la aprobación de la Solicitud de Pedido aplicada en caso que se requiera modificación por monto solicitado menor al monto a adjudicar..

Sistema Comprared



Reversar aprobación e indicar al Director o Subdirector del Programa o Subprograma o Funcionario autorizado por éstos que realice la modificación del monto en la solicitud de Pedido.


50 Director o Subdirector del Programa o Subprograma o

Modificar el monto de la Solicitud de Pedido.

Iniciar nuevamente proceso de aprobación de Solicitud de Pedido.

Nota: Nuevamente aprueba el Proveedor





Funcionario autorizado por éstos

Institucional y por último el Jefe Financiero, para dar inicio con el trámite de contratación.


BORRAR SOLICITUD DE PEDIDO

N°

Paso


según sistema a utilizar


10 Director o Subdirector de Programa o Subprograma o Funcionario autorizado por éstos

Determinar la necesidad de borrar posición de la Solicitud de Pedido.

Efectuar el borrado en el sistema.

Nota: Si no dispone de acceso a sistema enviar a Proveeduría Institucional oficio justificando la necesidad de borrar una posición ó la totalidad de la Solicitud de Pedido.

Interfaz


Recibir y analizar si corresponde borrar la(s) posiciones de la solicitud de Pedido.

Proceder a borrar la posición en el sistema.

Nota: siempre y cuando la posición no esté asociada a un trámite de Pedido o la misma se haya declarado desierta o infructuosa y la Administración solicitante decide no continuar con el procedimiento de contratación.

Sistema Comprared



NOTAS: Cuando se crea una solitud de pedido, el sistema automáticamente reserva en la partida presupuestaria, cuando se elimina la solicitud o se borran posiciones en la misma, el sistema automáticamente realiza el caduco o anulación en el sistema SIGAF. Para la realización de las actividades de este procedimiento relacionado con las funciones de registro, autorización, firmas y aprobación de documentos de ejecución presupuestaria: Solicitudes de Pedido, Reservas de Recursos, Facturas, Boletas de Reintegros de Caja Chica; a la luz de lo que establece la Ley General de la Administración Pública en los Artículos 89 y siguientes, puede el Director o Subdirector de Programa o Subprograma o el Jefe de la Unidad Financiera asignar éstas funciones administrativas a un funcionario autorizado por éstos, manteniendo como una constante que el acto asignado o delegado, sigue siendo responsabilidad de cada uno de los Jefes o Subjefes delegantes de estas funciones administrativas.




Desde el punto de vista contable, muchas de las actividades las asume el sistema a través de las contabilizaciones automáticas, donde determina cuáles cuentas afectan, gracias a la información que manejan en sus vistas contables o financieras. Los datos de dichas cuentas contables serán suministrados por la Contabilidad Nacional. Como mencionamos anteriormente este proceso involucra una verificación de presupuesto, donde el sistema verifica automáticamente si en la subpartida presupuestaria pertinente existe contenido presupuestario, de resultar negativa la verificación, el sistema no permite registrar tal posición ( línea) en la solicitud de Pedido mostrando un mensaje con la cantidad excedida. Existe la posibilidad de reducir la cantidad de unidades compradas, eliminar alguna línea o solicitar mercancía de menor precio. Esta confrontación para verificar presupuesto disponible se hace a nivel de posición (ítem, o línea), por lo que es posible dentro de un mismo documento solicitar bienes, obras y servicios que deben registrarse en diferentes subpartidas presupuestarias.

procedimiento: mm-01-01 - ministerio de hacienda - rep ... mm-01-01... · verificación de facturas...

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