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Procedimiento Gestión de Cobranzas del H.I

a las distintas Entidades

Nº 35/07

Nº de Versión / Modificación: 01/00

Fecha de Vigencia: 27/02/07

Normas & Procedimientos – Departamento de Información Hospitalaria

Número de Procedimiento 35/07

Procedimiento Versión 01.00

Fecha de Vigencia 27/02/07

Gestión de Cobranzas del H.I a las distintas Entidades Código 18.PR.01

Reemplaza Revisor Aprobado por Normas & Procedimientos Página

INDICE GENERAL INTRODUCCIÓN Objetivo Pag.2 Alcance Pag.2 Actores internos y externos Involucrados Pag.2 Definiciones Pag.2 DESARROLLO 1. Recepción de la Facturación por el Dpto. de Cobranzas y entrega a las Entidades Pag.3 2. Gestión para la Cobranza de las Facturas entregadas Pag.6 3. Recepción y tratamiento de una deducción realizada por una Entidad Pag.7 4. Modalidades de Cobro

4.1. Cobro por Correo Privado Pag.8 4.2. Cobro por Transferencia Bancaria Pag.11 4.3. Cobro por Cobrador del H.I Pag.12 4.4. Personal de la Entidad (O.S) en el Dpto. de Cobranzas del H.I Pag.14

5. Rendición de Valores y documentación a Tesorería Pag.15 6. Seguimiento de Facturas Vencidas y No Cobradas Pag.17 7. Envío a Gestión Judicial Pag.20 8. Cobro a Entidades del Exterior Pag.25 Anexo de Formularios Pag.27

Nº Versión Nº Modific Fecha Firma Fecha Firma

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INTRODUCCIÓN Objetivo Instrumentar la operatoria relacionada con la cobranza a las distintas Entidades, abarcando desde el ingreso de las Facturas y documentación al Dpto. de Cobranzas, su gestión de cobranza hasta el ingreso de los valores, su imputación al sistema y posterior rendición de los mismos al Dpto. de Tesorería. Alcance El siguiente procedimiento contempla:

Recepción de la Facturación y Control de Integridad Entrega de la Facturación a las Entidades Gestión de Cobranzas Cobranza e Ingreso de Valores Rendición de Valores a Tesorería Gestión de Facturas Vencidas y Pendientes de Cobro

Actores internos y externos involucrados

• Dpto. de Facturación • Dpto. de Cobranzas • Presidencia - Secretaria • Dpto. de Tesorería • Dpto. de Deducciones • Gcia. Comercial • Gcia. de Custodia Patrimonial • Plan de Salud (Coorporativo) • Entidades

Definiciones Anticipo (PC): Es un pago que no tiene aplicación a una factura determinada. Queda en la cuenta como un Crédito a aplicar. Pago a Cuenta (AN): Es aquel pago que se aplica a una factura que no se cancela en su totalidad.







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Cancelación de una factura: Es cuando un pago que puede asociarse con crédito de distinto tipo cancela una factura existente en la Cuenta. Cuenta Suspendida: Se emplea para ejercer presión sobre la Entidad, a fin de que regularice su situación con la Institución. Existen 2 tipos de Cuentas Suspendidas:

Cuenta Suspendida “Habilitada”: Se trata de Entidades cuyos Pacientes se los atiende mediante “pago previo” que hace la Entidad o “derivación exclusiva” de un Paciente que hace la Entidad. Esta situación se detalla en la Modalidad Operativa, para consulta de la administrativa con perfil de cajero al momento de la recepción del Paciente para su atención.

Cuenta Suspendida “Inhabilitada”: Son cuentas de Entidades que no están de

Baja, pero que corresponden a Entidades que no pueden sustentar un gasto determinado (Entidades que no tienen solvencia). En este caso, se hace un Presupuesto al Paciente y se lo atiende mediante “pago previo” que realiza la Entidad. Una vez verificado la acreditación de los valores con el Dpto. de Cobranza, la Gcia. Comercial habilita la cuenta para el Paciente en cuestión.

DESARROLLO

1. Recepción de la Facturación por el Dpto. de Cobranzas y entrega a las Entidades • DPTO. DE FACTURACIÓN CENTRAL / PLAN DE SALUD COORPORATIVO Supervisor 1.a. Envía por mensajería interna sobre/s por Entidad junto al Listado de Resúmenes rendidos, con la Facturación mensual al Dpto. de Cobranzas Nota: La documentación debe ser enviada al Dpto. de Cobranzas dentro del 7º día hábil de realizado el cierre del proceso, a fin de no demorar la gestión de cobranzas.







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DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 1.b. Recibe los sobres con las Facturas y documentación de respaldo y realiza el control del Listado emitido por Facturación (Listado Resúmenes rendidos por período y Unidad de Negocio) vs. los sobres. Ver anexo de Formularios. El Listado presente los siguientes datos:

Código O. Social Nº de Resumen Origen Importe Correlatividad de sobres (para aquellas entidades que tengan mas de un sobre)

1.b.1. Si no esta correcto, rechaza en el Sistema y devuelve por Mensajería Interna a Facturación central / PS Coorporativo, para su regularización. 1.b.2. Si está correcto, acepta en el Sistema, continúa en el siguiente punto del presente procedimiento Nota: Al aceptar el Resumen (el cual puede contener varias Facturas) cambia de estado, pasando a estado “Sin Entrega” 1.c. Prepara los sobres para su distribución a las Entidades. Cada sobre contiene:

Resumen Facturas Documentación de respaldo

Nota: El sobre lleva sello, remitente y lugar donde se dirige. 1.d. Separa los sobres por tipo de entrega a la entidad. La documentación a las entidades se puede mandar:

Por Correo privado Personal contratado o Personal del H.I







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Nota: En el caso que se envíe por correo privado, se imprime Planilla para la entrega de la documentación (Ver Anexo de Formularios), donde el correo agrega el número de remesa. 1.e. Adjunta a los sobres Planilla o Resumen de Factura, según se envíe por correo privado o personal del H.I respectivamente y entrega a quien corresponda en Mesa de Entrada de la Entidad. •

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ENTIDAD – MESA DE ENTRADA Recepcionista 1.f. Recibe las facturas, firmando copia de resumen de factura / acuse de recibo en el caso de correo privado (Ver Anexo de Formularios).

DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 1.g. Recibe Resumen de Facturas firmado por la entidad / acuse de recibo por parte del correo. Nota: El acuse de recibo se adjunta al Resumen de las facturas. 1.h. Registra en el Sistema, fecha de Presentación y fecha probable de cobro. Nota: En este momento cambia de estado en el Sistema, pasando del estado “Sin Entrega” al estado “Entregado”. 1.i. Verifica que todo lo que está en el Sistema en estado “Sin Entrega” pase a estado “Entregado”. Nota: En caso de haber quedado algo en estado “Sin Entrega” se busca cual fue el motivo y se regulariza. 1.j. Archiva temporariamente hasta el momento de la cobranza, la documentación en Legajos por Entidad. 1.k. Consulta diariamente en el Sistema, las Facturas a vencer y vencidas, a fin de realizar los reclamos necesarios.






2. Gestión para la Cobranza de las Facturas entregadas Aspectos generales: Consiste en el trabajo diario realizado por el Administrativo a cargo de la Cuenta desde el Dpto. de Cobranza y el Cobrador ante la Entidad, a través de (llamados telefónicos, envío de fax, mail, visitas a las entidades, etc.) y que va a depender de la envergadura de la deuda y la modalidad de autorización de los pagos para gestionar la cobranza ante dichas Entidades deudoras, requiriendo en algunos casos un seguimiento particular del estado del trámite interno para la aprobación de pago de las facturas presentadas en las mismas.

DPTO. DE COBRANZAS • Administrativo 2.a. Verifica telefónicamente y reclama en caso de corresponder:

Verifica Disponibilidad

del Valor

Verifica que la Factura haya salido

de “Contable”

Verifica que la liquidación este en

“Tesorería”


de “Auditoría Médica”


de “Mesa de Entrada”


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2.b. Recibe los valores, por cualquiera de las modalidades de cobro, continúa en el punto 4. del presente Procedimiento:

Por correo privado Por transferencia Bancaria Cobrador del H.I Personal de la Entidad (O.S) en el Dpto. de Cobranzas del H.I

3. Recepción y tratamiento de una deducción realizada por una Entidad Al momento de recibir una deducción de una Entidad • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 3.a. Recibe la deducción que debe ser avalada con la documentación de la Entidad fundamentando la misma. Nota: La misma se puede recibir por correo privado, cobrador del H.I y por Internet. 3.b. Carga en el Sistema la deducción como (DD), asignando el sistema un número de deducción correlativo, quedando en el estado “envío”. Nota: Al mismo tiempo la deducción aparece en el aplicativo de deducciones a efectos de ser aceptada. 3.c. Genera e imprime el Listado de Rendición de Notas de Débito (Ver Anexo de Formularios) y lo envía junto con la documentación por mensajería Interna a Unidad de Deducciones. El Listado presenta los siguientes datos:

Número Interno Código y descripción de la Entidad Total Facturado Total Debitado Fecha Ingreso

Nota: El proceso de Análisis realizado por Unidad de Deducciones se tratara en un Procedimiento aparte.







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3.d. Recibe el listado de Rendición de Notas de Débito firmado por Unidad de Deducciones como constancia de la recepción y archiva por fecha en bibliorato, por 1 año. pasado ese plazo se destruye. Al momento de recibirse la respuesta de Unidad de Deducciones 3.e. Recibe listado de Rechazos y listado Comprobante de Recepción de Débitos Finalizados junto con la documentación respaldatoria y la controla. (Ver anexo de Formularios) Alternativa: 3.e.1. No está completa, devuelve a fin de regularizar. 3.e.2. Está completa, firma copia del listado Rechazos y listado Comprobante de Recepción de Débitos Finalizados y entrega al mensajero, continúa en el siguiente punto del presente procedimiento. 3.f. Procesa la información, aceptando en el sistema NSI Deducciones. Vuelve al punto 1.c. del presente procedimiento. 4. Modalidades de Cobro 4.1. Cobro por Correo Privado Al momento de la recepción de los valores • SECRETARIA DE PRESIDENCIA Secretaria 4.1.a. Recibe Sobre con valor (cheque o efectivo). 4.1.b. Firma planilla como constancia de recepción. 4.1.c. Confecciona Planilla para envío al Dpto. de Cobranzas, completando los siguientes datos, adjunta los valores y entrega al cadete (ver Anexo de Formularios):

Nº orden Fecha y hora de recepción







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Fecha documentación Remitente Nº pieza / código correo Tipo documento Concepto Plazo de respuesta Destinatario Vencimiento Plazo de respuesta Firma y aclaración del destinatario Fecha de presentación de respuesta

Cadete

4.1.d. Recibe y lleva Planilla y valores al Dpto. de Cobranzas. • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 4.1.e. Recibe y controla planilla y valores. Alternativa: 4.1.e.1. No está OK, devuelve al fin de regularizar. 4.1.e.2. Está OK, coloca firma y fecha en planilla como constancia de recepción y devuelve al cadete, continua en el siguiente punto del presente procedimiento. • SECRETARIA DE PRESIDENCIA Secretaria 4.1.f. Recibe planilla firmada y archiva en bibliorato por el plazo de 1 año (correspondiente al Ejercicio).







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• DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 4.1.g. Guarda valores en Caja Fuerte hasta la Rendición a Tesorería. Nota: Habitualmente los valores en efectivo se tratan de rendir a Tesorería en el día. 4.1.h. Imputa la Cobranza. La imputación puede corresponder a:

1. Anticipo 2. Pago a Cuenta 3. Cancelación de Factura

4.1.i. Confecciona e imprime el Ingreso de Fondos por 3 juegos (el cual oficia como recibo) Ver anexo de Formularios. Nota: Habitualmente y de acuerdo a la significatividad de los valores, se confecciona en el dia el Ingreso de Fondos, caso contrario se hace al dia siguiente (salvo excepción). El número de recibo lo da el sistema por cajero. 4.1.j. Separa un juego del Ingreso de Fondos y lo archiva con el Legajo de la Entidad, y los 2 juegos restantes se archivan temporalmente en carpeta hasta la Rendición a Tesorería. (Continúa en el Punto 5 del presente Procedimiento). 4.1.k. Informa por mail / Nota, los Ingresos de Fondos a Secretaría de Presidencia. Ver anexo de Formularios • SECRETARIA DE PRESIDENCIA Secretaria 4.1.l. Recibe y archiva en bibliorato mail o Nota del Dpto. de Cobranzas por el plazo de 1 año informando que ha sido enviado el correspondiente Recibo a la Entidad detallando:

Código de O.Social Descripción

4.1.m. Registra en Planilla la información del punto anterior y archiva.







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4.2. Cobro por Transferencia Bancaria Al momento de la recepción de los valores •

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DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 4.2.a. Recibe comunicación de la entidad generalmente por Fax o también telefónicamente o por mail, informando acerca del pago por transferencia. 4.2.b. Lleva personalmente boleta de transferencia al Dpto. Presupuesto Financiero.

DPTO. PRESUPUESTO FINANCIERO Personal del Dpto. 4.2.c. Recibe boleta de transferencia bancaria y verifica por Sistema “Sistema Interbancario” la acreditación en cuenta del Hospital Italiano. Alternativa: 4.2.c.1. No está acreditado el valor, se informa por mail al Dpto. Cobranzas. 4.2.c.2. Está acreditado el valor, imprime Formulario de acreditación de valor en Cuenta del Sistema Interbancario (ver Anexo de Formularios), continúa en el punto 4.2.d. del presente procedimiento. Nota: Personal del Sector lleva el Formulario de acreditación al Dpto. de Cobranzas o también puede ser retirado por Personal del Dpto. de Cobranzas. • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 4.2.d. Recibe el Formulario y lo guarda transitoriamente en Caja Fuerte hasta la Rendición en Tesorería.







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4.2.e. Imputa la cobranza. La misma puede corresponder a:

1. Anticipo 2. Pago a Cuenta 3. Cancelación de Factura

4.2.f. Confecciona e imprime el Ingreso de Fondos por 3 juegos (el cual oficia como recibo) Nota: Habitualmente y de acuerdo a la significatividad de los valores, se confecciona en el dia el Ingreso de Fondos, caso contrario se hace al dia siguiente (salvo excepción). El número de recibo lo da el sistema por cajero. 4.2.g. Separa un juego del Ingreso de Fondos y lo archiva con el Legajo de la Entidad, y los 2 juegos restantes se archivan junto al Formulario de acreditación de valor en Cuenta del Sistema Interbancario, temporariamente en carpeta hasta la Rendición a Tesorería. Continua en el Punto 5 del presente Procedimiento. 4.3. Cobro por Cobrador del H.I. Al momento de la recepción de los valores • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 4.3.a. Prepara Hoja de Ruta. Nota: La Hoja de Ruta se confecciona por distribución geográfica. La misma se puede modificar en caso de ser necesario. 4.3.b. Entrega la siguiente documentación al cobrador:

Hoja de Ruta Talonario de Recibo (Q1) por triplicado. Ver anexo de Formularios Poder ante escribano, que lo autoriza a retirar los valores (en caso de ser

requerido por la Entidad) Documento Nacional de Identidad







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Al momento de presentarse el Cobrador en la Entidad • ENTIDAD Cobrador del H.I 4.3.c. Recibe y controla:

Valor (Cheque / Efectivo/divisas) Listado de Facturas que cancela la Entidad Facturas rechazadas (100 %) en caso que las hubiese Nota Formal con el detalle del motivo del rechazo de Facturas (100%) Débito (de corresponder)

Nota: En caso de recibirse divisas, se toma al valor de cotización del día “tipo comprador”.

Alternativa: 4.3.c.1. No está OK, se comunica con el H.I – Dpto. de Cobranzas para corroborar importe. 4.3.c.2. Está OK, confecciona por triplicado, firma y entrega original de “Recibo Q1” a la entidad y en las Entidades que corresponda, firma Orden de Pago (como constancia de retiro del valor). • DPTO. DE COBRANZAS Cobrador del H.I 4.3.d. Entrega valores / listado / Facturas rechazadas y/o débitos. Administrativo 4.3.e. Recibe y controla los valores vs Recibos Q1. Nota: En el caso que se presente personal de la Entidad a realizar el pago, el administrativo confecciona y entrega el recibo Q1 por los valores recibidos.







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Alternativa: 4.3.e.1. No está OK, se regulariza, mediante la gestión realizada por el cobrador ante la Entidad. 4.3.e.2. Está OK, guarda valores en Caja Fuerte hasta la Rendición en Tesorería. Nota: Habitualmente los valores en efectivo se tratan de rendir a Tesorería en el día. 4.3.f. Imputa la cobranza o rechazo de Factura (de corresponder). La imputación puede corresponder a:

1. Anticipo 2. Pago a Cuenta 3. Cancelación de Factura 4. Rechazo Resumen (RR) 5. Rechazo Factura (RF)

Nota: En caso de rechazo de una Factura, se envía al Dpto. de Facturación Central / PS Coorporativo, para su regularización dentro del plazo de las 72 hs. 4.3.g. Confecciona e imprime el Ingreso de Fondos por 3 juegos (el cual oficia como recibo). Nota: Habitualmente y de acuerdo a la significatividad de los valores, se confecciona en el dia el Ingreso de Fondos, caso contrario se hace al dia siguiente (salvo excepción). El número de recibo lo da el sistema por cajero. 4.3.h. Separa un juego del Ingreso de Fondos y lo archiva con el Legajo de la Entidad, y los 2 juegos restantes se archivan temporariamente en carpeta hasta la Rendición a Tesorería. Continua en el Punto 5 del presente Procedimiento. 4.4. Personal de la Entidad (O.S) en el Dpto. de Cobranzas del H.I. Los pasos a seguir para el desarrollo de éste punto, son los mismos detallados desde el punto 4.3.d. a 4.3.h. del presente Procedimiento.







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5. Rendición de Valores y Documentación a Tesorería • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 5.a. Imprime (2 juegos) del Listado “Cobranzas – Recibos a Rendir” (Resumen y detalle), Ver Anexo Formularios. Los datos del Listado son los siguientes:

Sector Fecha Caja y Cajero Hora Importe Tipo Valor (Efectivo, cheque pesos, cheque diferido, transf., cheque

divisas, etc.) Nota: El Listado debe contener la firma y sello de la jefatura responsable del Dpto. de Cobranzas. 5.b. Entrega en Tesorería valores / comprobante de acreditación (de corresponder) / recibo (2 juegos) y Listado (2 juegos). Nota: En el caso de tratarse de un Cheque diferido, se adjunta papel con Fecha de depósito, importe y firma de la Jefatura de Cobranzas. • DPTO. DE TESORERIA Administrativa 5.c. Recibe y controla los valores / comprobantes / recibos y listado firmado Alternativa: 5.c.1. No está OK, rechaza Rendición, a fin de regularizar. 5.c.2. Está OK, acepta en el Módulo de Tesorería del Sistema NSI 5.d. Firma y sella Listado “Cobranzas – Recibos a rendir” y Recibo







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5.e. Entrega 1 juego del listado y del Recibo sellados (Ver Anexo de Formularios) Administrativo 5.f. Recibe juego del Listado y recibo sellados. Administrativa 5.g. Archiva juego del Listado y del recibo. Nota: El listado y recibos son archivados durante el mes en curso en el Sector y luego se mandan al archivo administrativo para su archivo definitivo. • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 5.h. En el caso de haberse cobrado por transferencia bancaria o por correo privado, confecciona Nota de acuse indicando la fecha, número e importe del Recibo (Ver Anexo de Formularios) y envía por correo a la Entidad junto con el Recibo Original. 5.i. Archiva en bibliorato ordenado por Entidad, debidamente identificado y por el término de 1 año en el Sector y luego se envía al archivo Administrativo por 5 años, la siguiente documentación:

Resumen de Facturas (oficia de Remito) O. Pagos emitidas Recibos Copia de acuse Copia carta documento (sí hubiera)







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6. Seguimiento de Facturas Vencidas y No Cobradas Diariamente • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 6.a. Imprime Listado de “Facturas Vencidas y No Cobradas. Nota: Son Facturas vencidas, pendientes de cobro que no tienen débito ni rechazo. 6.b. Envía a la Entidad el estado de cuenta (último Aviso) por Fax (como adelanto de la Nota oficial) y por correo (con acuse de recibo), con los siguientes datos (ver Anexo de Formularios):

Descripción Tipo de Factura Documento Fecha vencimiento

Nota: Este aviso intima a la cancelación de la deuda en un plazo de 72 a 96 Hs, dependiendo de la Entidad. •

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ENTIDAD (O.S) Administrativo 6.c. Recibe Nota oficial y fax con el estado de cuenta.

DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 6.d. Realiza seguimiento del reclamo.







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Alternativa: 6.d.1. Se obtiene respuesta favorable, continua el circuito normal de cobranza. 6.d.2. No se obtiene respuesta favorable, continúa en el punto 6.e. del presente procedimiento. Jefe 6.e. Envía carta documento (Ver Anexo de Formularios) Nota: Consiste en una intimación formal de pago dentro de un plazo de 48 Hs. caso contrario, se anuncia la suspensión de la cuenta y envío a Gestión Judicial (previa negociación en algunos casos, dependiendo de la Entidad). 6.f. En caso de no tener respuesta positiva de la Entidad luego del envío de la carta documento, confecciona y envía por personal del Dpto. Nota formal a la Gcia. Comercial para proceder a la “Suspensión de la Cuenta” Ver anexo de Formularios. Continúa en el punto 7. (Envío a Gestión Judicial) del presente Procedimiento. Nota: La suspensión de la cuenta se lleva acabo, una vez agotadas todas las etapas de negociación y conciliación con la Entidad. Importante: Los Pacientes en estas condiciones NO serán atendidos, salvo que exista obligatoriedad de atención, en cuyo caso serán considerados como “privados”, respetando los aranceles pactados con la Entidad. • GCIA. COMERCIAL Personal designado por el Gerente 6.g. Recibe Nota y evalúan pedido de suspensión. Nota: Previo a la suspensión de la cuenta, se evalúa aspectos tales como (financiador, importe de la deuda, si existen Pacientes en lista de espera, Pacientes en curso de tratamiento, etc.) 6.h. Contacta a la Entidad, telefónicamente, mediante mail o de ser necesario a través de Carta Documento o Nota, a efectos de intimar en un plazo máximo de 5 días el pago de la deuda.







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6.i. En el caso de no tener respuesta positiva de la Entidad, comunica vía mail al Personal designado por el Gerente que proceda a la suspensión de la cuenta. 6.j. Recibe y archiva mail por el plazo de 1 año y suspende la Cuenta ingresando al “Sistema Administrativo de Cuenta” 6.k. Envía por mail, “Memo de Suspensión de Cuenta” a todos aquellos Sectores / Dptos. / Servicios involucrados, entre otros:

Jefes Dpto. área Administrativa Supervisores secretarias de Servicios Guardia Central Diagnóstico por Imágenes Dpto. de Pediatría Servicio de Transplante Dpto. Facturación Central

6.l. Archiva definitivamente mail con Memo de suspensión, en Carpeta de Cuenta y/o electrónicamente. Nota: En el caso que la Cuenta se de “Baja” se archiva legajo en ADEA. Importante: En el caso que el Dpto. de Cobranzas reciba el pago de una Entidad, cuya cuenta se encuentra suspendida, debe comunicarlo vía mail o Nota formal a la Gcia. Comercial, a los efectos que ésta última reactive la misma. Toda reactivación de una cuenta suspendida o cambio en alguna cuenta deberá ser comunicado vía mail a todos los Sectores / Dptos. / Servicios involucrados.







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7. Envío a Gestión Judicial Este punto será complementado en el “Procedimiento de Cuentas en Gestión Judicial y Concurso Preventivo” •

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DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 7.a. Solicita vía mail a Facturación Central / PS Coorporativo, copia de las Facturas que corresponden al reclamo que se enviará a Litigio.

FACTURACIÓN CENTRAL / PLAN DE SALUD COORPORATIVO Facturista 7.b. Recibe mail, prepara copia de Facturas y envía al Dpto. de Cobranzas por mensajería interna.

DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 7.c. Recibe por mensajería interna copia de las Facturas, a fin de adjuntar al legajo. 7.d. Arma Legajo, confecciona comunicación interna y envía original y fotocopia, por mensajería interna, a la Gcia. de Custodia Patrimonial dentro de las 72 hs. El Legajo consta de:

Resumen de Facturas Recepción de la Entidad Original de Carta documento Resumen de Deuda Copia de Factura Otra documentación inherente a la Deuda (cheques rechazados, etc.)

7.e. Selecciona los movimientos (facturas, pagos a cuenta, etc.) afectados a la Cuenta Corriente y cambia en el Sistema el estado, pasando de Entregada a “en Litigio”.







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7.f. Arma Rendición en el sistema con las Facturas seleccionadas a los efectos que la pueda visualizar la Gcia. de Custodia Patrimonial. • GCIA. DE CUSTODIA PATRIMONIAL Secretaria 7.g. Recibe Legajo y controla la documentación. Alternativa: 7.g.1. No está OK, devuelve al Dpto. de Cobranzas para regularizar. Vuelve al punto 7.d. del presente procedimiento. 7.g.2. Está OK, acepta en el Sistema de “Gestión Judicial”, firma fotocopia como constancia de recepción y devuelve por mensajería interna al Dpto. de Cobranzas, continúa en el punto 7.h. del presente procedimiento. 7.h. Prepara hoja de presentación y separa los legajos para cada abogado según corresponda. Nota: Los abogados se manejarán con la Gcia. de Custodia Patrimonial en el caso de requerir algún tipo de documentación, como ser informe médico, reimpresión de Facturas, copia de contratos, etc. 7.i. Entrega legajo al abogado e informa vía mail al Dpto. de Cobranzas el nombre del abogado asignado al caso y el número de Planilla adjudicado. • ESTUDIO JURIDICO Abogado 7.j. Recibe legajo y controla si requiere algún otro tipo de documentación. Alternativa: 7.j.1. En caso de requerir otro tipo de documentación, la solicita vía mail o telefónicamente a la Gcia. de Custodia Patrimonial.







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GCIA. DE CUSTODIA PATRIMONIAL Secretaria 7.j.1.a. Recibe comunicación de la documentación y la solicita vía mail al Área / Dpto. correspondiente. Nota: La Gcia. de Custodia Patrimonial se ocupara de solicitar y centralizar toda la recepción de la documentación de los distintos Sectores/áreas o Dptos. involucrados, siendo responsabilidad de estos últimos el envío de la documentación en tiempo y forma.

ÁREA / DPTO. / SECTOR CORRESPONDIENTE Jefe 7.j.1.b. Recibe mail, prepara y envía por mensajería interna la documentación a Gcia. de Custodia Patrimonial.

GCIA. DE CUSTODIA PATRIMONIAL Secretaria 7.j.1.c. Recibe la documentación y envía al Estudio Jurídico.

ESTUDIO JURIDICO Abogado 7.j.1.d. Recibe la documentación y controla, en el caso de no estar completa vuelve al punto 7.j.1. del presente procedimiento, si está completa continúa en el punto 7.k. 7.j.2. En caso de NO requerir otro tipo de documentación, continúa en el siguiente punto del presente Procedimiento. 7.k. Convoca a ambas partes a una “Mediación o Arbitraje obligatorio” para la posible resolución del conflicto.







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Alternativa: 7.k.1. Hay acuerdo, firman “Acta de acuerdo”, determinando el Plan de pago, continúa en el punto 7.l. del presente procedimiento. 7.k.2. No hay acuerdo, inicia Juicio, continúa en el punto 7.l. del presente procedimiento. 7.l. Envía informe Final a Gcia. de Custodia Patrimonial. Nota: Gcia. de Custodia patrimonial realizará una actualización periódica (trimestral) del estado del juicio, en base a la información brindada por los abogados. •

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GCIA. DE CUSTODIA PATRIMONIAL Secretaria 7.m. Recibe informe Final, registra en el Sistema “Gestión Judicial” y envía informe a Contaduría, registrando en el Sistema el resultado del Juicio (Quita, Plan de Pago, Novación de Deuda). Nota: Si hay algo para cobrar, esto se refleja en el Sistema de Cobranzas para su aceptación.

CONTADURIA Analista 7.n. Recibe informe final y archiva en bibliorato, debidamente identificado:

En el caso de existencia de acuerdo, por el plazo de 5 años

En el caso de desacuerdo, hasta la Resolución del mismo







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DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 7.ñ. Acepta la rendición realizada por la Gcia. de Custodia Patrimonial e incorpora la nueva deuda a la Cuenta Corriente.

ESTUDIO JURIDICO / DPTO. DE COBRANZAS Abogado / Jefe Al momento de recibir los valores 7.j. Recibe los valores y confecciona, firma y entrega recibo a la Entidad (O.S) Nota: En caso que el cobro este a cargo del Estudio Jurídico, el abogado entregara a la entidad el recibo correspondiente, y luego rendirá los valores al Dpto. de Cobranzas. El Dpto. de Cobranzas arbitrará los medios para controlar que el plazo en el cual el Estudio Jurídico rinde los valores a la Institución, esté acorde con la fecha en que la Entidad (O.S) efectivizó el pago, especialmente en aquellos casos donde no existen pagos programados.

DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 7.k. Carga en el Sistema de “Cobranzas” la cobranza propiamente dicha. 7.l. Realiza la imputación y confecciona el Ingreso de Fondos por 3 juegos sobre las Facturas en Litigio (Juicio) y archiva hasta la rendición a Tesorería, continúa en el Punto 5. del presente Procedimiento.







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8. Cobro a Entidades del Exterior •

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ENTIDAD (O.S) Administrativo 8.a. Envía fax o mail al Dpto. de Cobranzas con la notificación de pago, detallando:

Cantidad de divisas Facturas que cancela

DPTO. DE COBRANZAS Administrativo 8.b. Recibe fax o mail con la comunicación, y envía a Gcia. Financiera, original y fotocopia de resúmenes y analíticos de Facturas que se cancelan.

GCIA. FINANCIERA Secretaria 8.c. Recibe resúmenes y analíticos de factura, y devuelve fotocopia firmada como constancia de recepción. 8.d. Confecciona y envía personalmente nota formal a la Entidad Bancaria correspondiente (como aval del Ingreso de divisas al país).

ENTIDAD BANCARIA Administrativo 8.e. Recibe Nota formal y realiza la gestión a los efectos de la acreditación en $ (pesos) de las divisas.







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Nota: El Hospital Italiano puede conservar las Divisas por un tiempo limitado quedando durante este lapso en “Stand by”, pasado dicho periodo, por Resolución del Banco Central las Divisas deben ser liquidadas, es decir, convertidas a pesos ($). • DPTO. DE COBRANZAS Administrativo Al momento de venderse las divisas 8.f. Registra en el sistema la cancelación de la Factura.






Anexo Formularios • Listado Resúmenes rendidos por período y Unidad de Negocio


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• Planilla entrega documentación por correo.


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• Acuse de Recibo


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• Listado de Rendición de Notas de Débito


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• Listado de Rechazos


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• Listado de Comprobantes de Recepción de Débitos Finalizados


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• Planilla de recepción por Presidencia


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• Recibo sellado por Tesorería


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• Mail con información del Ingreso de Fondos


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• Formulario de acreditación de valor en Cuenta del Sistema Interbancario.


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• Recibo Q1


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• Listado “Cobranzas – Recibos a Rendir


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• Nota de acuse a la Entidad


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• Estado de Cuenta – Ultimo aviso


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• Carta Documento


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• Nota de pedido de Suspensión de Cuenta


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