procedimiento devolución, dinero en depósito y transferencia

Procedimiento Devolución, Dinero en Depósito y Transferencia

1. OBJETIVO Dar respuesta oportuna al estudiante que solicita la devolución, Dinero en Depósito o transferencia del valor pagado por concepto de matrícula, siempre y cuando cumpla con las condiciones estipuladas por el reglamento estudiantil.

2. ALCANCE Aplica a estudiantes de los diferentes programas académicos de pregrado, que han tomado la decisión de no continuar sus estudios durante el semestre actual.

3. DEFINICIONES 3.1 Devolución de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante de solicitar el reembolso del valor consignado por concepto de su matrícula, siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil. 3.2 Dinero en Depósito de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante de dejar en depósito el dinero consignado por concepto de matrícula para ser utilizado en el próximo semestre por el mismo concepto, siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil. 3.3 Transferencia del valor de Matrícula: Es la opción que tiene el estudiante de transferir el valor consignado por concepto de matrícula a otro estudiante de la Universidad Simón Bolívar Extensión Cúcuta., siempre y cuando cumpla las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil. 3.4 Nota Crédito: Es el documento generado por el sistema de información académico administrativo SIAA, que hace referencia al saldo o dinero a favor que tiene un estudiante debido a que en el momento de haber cancelado su matrícula, consigno un monto superior al valor de la matricula vigente.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Políticas para la Devolución de Matrícula: El estudiante que solicita devolución de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique.

a. Aspirante(Nuevo o Antiguo) NO matriculado

Si el estudiante no ha legalizado su matrícula, puede solicitar devolución de matrícula durante todo el semestre y se le devuelve el 100 % del valor consignado. En este caso se realizara una deducción del 2% del valor cancelado, para fines administrativos.

Si el estudiante después de haber legalizado su matrícula recibe una consignación o giro adicional puede solicitar devolución de dicha consignación o giro durante todo el semestre. En este caso se realizara una deducción del 2% del valor consignado, para fines administrativos.

b. Estudiante(Nuevo o Antiguo) Matriculado

Estudiante que legaliza la matrícula con un Pago de Contado (Efectivo, Pichincha, Coopfuturo,

tarjetas): Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de clases, se deduce el 10% del

valor consignado por este concepto. Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de

primeros parciales, se deduce el 50% del valor consignado por este concepto.

Estudiante que legaliza la matrícula con un Crédito Interno: Cuando la solicitud es realizada

antes de la iniciación de clases, se deduce el 10% del valor consignado por este concepto y se

anula el crédito. Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales,

se anula el crédito y no habrá devolución alguna.

En este último caso el CAINTES para garantizar la permanencia estudiantil ofrece la alternativa de

dejar el dinero en depósito para beneficio del estudiante, siempre y cuando la cuota inicial sea

minimo de $500.000. Para hacer uso del dinero en depósito se establece tiempo máximo de un año.

Este dinero solo debe ser usado por el beneficiario para la matricula, No aplica para devoluciones

o transferencia de matricula

Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan solicitudes para devolución de matrículas. En este caso se considera una solicitud extemporánea.

Si el estudiante es menor de edad debe dirigirse al CAINTES con su acudiente, para informar el procedimiento.

4.2 Políticas para Dineros en Depósito: El estudiante que solicita Dinero en Depósito de matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique.

a. Aspirante(Nuevo o Antiguo) NO matriculado

Si el estudiante no ha legalizado su matrícula, puede solicitar dinero en depósito durante todo el semestre y se le reconoce el 100 % del valor consignado. b. Estudiante(Nuevo o Antiguo) Matriculado

Estudiante que legaliza la matrícula con un Pago de Contado (Efectivo, Pichincha, Coopfuturo,

tarjetas): Cuando la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales, se

deduce el 5% del valor consignado por este concepto.

Estudiante que legaliza la matrícula con un Crédito Interno: Cuando la solicitud es realizada

antes de la iniciación de primeros parciales, se deduce el 5% del valor consignado por este

concepto y se anula el crédito.

En este último caso el CAINTES para garantizar la permanencia estudiantil ofrece la alternativa de

dejar el dinero en depósito para beneficio del estudiante, siempre y cuando la cuota inicial sea

minimo de $500.000. Para hacer uso del dinero en depósito se establece tiempo máximo de un año.

Este dinero solo debe ser usado por el beneficiario para la matricula, No aplica para devoluciones

o transferencia de matricula

Una vez legalizada la matrícula e iniciado los primeros exámenes parciales no se tramitan solicitudes para dinero en depósito. En este caso se considera una solicitud extemporánea.

Si el estudiante es menor de edad debe dirigirse al CAINTES con su acudiente, para informar el procedimiento.

4.3 Políticas para Transferencia de Matricula: El estudiante que solicita transferencia de

matrícula debe acreditar retiro por fuerza mayor (enfermedad, muerte de sus padres o acudientes, etc.) y anexar la documentación que lo justifique.

Si el estudiante no ha oficializado su matrícula, puede solicitar transferencia de matrícula durante todo el semestre y se le transfiere el 100% del valor consignado.

Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 10% del valor de la matrícula si la solicitud es realizada antes de la iniciación de clases.

Una vez legalizada la matrícula, se deduce el 50% del valor de la matrícula si la solicitud es realizada antes de la iniciación de primeros parciales.

Si el (los) estudiante(s) tiene(n) deuda con la Universidad Simón Bolívar Extensión Cúcuta, se descontará el valor correspondiente.

Una vez legalizada la matrícula y pasada la primera semana de clases no se reciben solicitudes para transferencia de matrículas.

Si el estudiante es menor de edad debe acudir al CAINTES con su acudiente, para informar el procedimiento.

5. DESARROLLO

5.1 Devoluciones de Matricula

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1.

Solicitud verbal o escrita donde se manifiesta el motivo por el cual no puede continuar con sus estudios durante el semestre actual.

Estudiante Carta de Solicitud

2.

Escucha, orienta y ofrece al estudiante las alternativas de permanencia estudiantil establecidas institucionalmente de acuerdo al caso. Si el estudiante decide:

a. Continuar con sus estudios, se registra la decisión del estudiante en el formato de Atención.

b. No Continuar con sus estudios,

se informa las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil y las políticas internas para los casos de devolución, dinero en depósito y transferencia de matrícula. Se registra la decisión del

Profesional de Apoyo Socioeconómico CAINTES

FO0I-SG-PRO3 Atención al Estudiante V1.

estudiante en el formato de Atención.

3.

Radica la solicitud y anexa la siguiente documentación:

Solicitud escrita

Documento soporte justificación.

Recibo de pago

Fotocopia documento de identidad al 150%

Carnet Estudiantil

Estudiante

GM-BI-BII-FO30 Formato de Devolución, Dinero en Depósito y transferencia. Anexos:

Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

4. Registro de solicitudes Profesional de Apoyo Socioeconómico CAINTES

Formato Interno de Devolución de Dinero

5. Realiza trámite interno con las dependencias involucradas



6.

Verifica en el Sistema de Información SIAA si el estudiante se encuentra:

a. Matriculado b. No Matriculado

Coordinadora de Admisiones y Matriculas


7.

Verifica en el Sistema de Información SIAA Crédito Empresarial y Facturación si el estudiante: a. No ha realizado crédito b. Se encuentra a Paz y Salvo c. Tiene crédito vigente (Indique valor)

Coordinadora de Crédito Interno Unisimon.


8.

Verifica en el Sistema de Información SIAA Crédito Empresarial y Facturación si el estudiante: a. No ha realizado crédito b. Valor Consignado por el Tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.) c. Cuenta x cobrar a tercero (Pichincha, Coopfuturo, Icetex etc.)

Coordinadora de Crédito Empresarial


9.

Verifica la información suministrada por las dependencias involucradas y se aplica el procedimiento de devolución de dinero.

Jefe de Gestión de Ingreso al Estudiante

Formato Interno de Devolución de Dinero GM-BI-BII-FO30 Formato de Devolución, Dinero en Depósito y transferencia. Anexos:

Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

10.

Registrar en el formato de devoluciones:

a. SI autoriza la Devolución b. NO autoriza la Devolución



11.

Si se autoriza la devolución se informa a:

Admisiones y registros para cancelación de matrícula

Crédito Interno cancelación del crédito. (De acuerdo al caso)


Correo Electrónico.

12.

Entrega al Dpto. de Contabilidad la autorización para la elaboración de cheque.


Formato Interno de Devolución de Dinero Anexos:

Recibo de pago matricula, Orden Interna o Nota Credito.

Fotocopia documento de Identidad

13. Elaboración del Cheque y entrega al beneficiario

Jefe de Contabilidad Cheque

14.

Si NO se autoriza la devolución se informa al Caintes y se devuelve la documentación presentada para iniciar nuevamente el trámite.



Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

15. FIN

5.2 Dinero en Depósito


1.



2.


a. Continuar con sus estudios, se registra la decisión del estudiante en el formato de Atención.

b. No Continuar con sus estudios,

se informa las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil y las políticas internas para los casos de devolución, dinero en depósito y transferencia de matrícula. Se registra la decisión del estudiante en el formato de Atención.



3.


Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet Estudiantil

Estudiante


Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil


Formato Interno de Dinero en Deposito




6.


c. Matriculado d. No Matriculado



7.




8.




9.

Verifica la información suministrada por las dependencias involucradas y se aplica el procedimiento de dinero en depósito.


Formato Interno de Dinero en Deposito GM-BI-BII-FO30 Formato de Devolución, Dinero en Depósito y transferencia. Anexos:

Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

10.

Registrar en el formato de dinero en depósito:

a. SI autoriza el Dinero en Deposito

b. NO autoriza el Dinero en Deposito



11.

Si se autoriza el dinero en depósito se informa a:



Jefe de Sistemas para elaboración de la Nota Crédito



12. Entrega al beneficiario Profesional de Apoyo Socioeconómico CAINTES

Nota Crédito

13.

Si NO se autoriza el dinero en depósito se informa al CAINTES y se devuelve la documentación presentada para iniciar nuevamente el trámite.



Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

14. FIN

5.3 Transferencia de Matricula


1.



2.


c. Continuar con sus estudios, se registra la decisión del estudiante en el formato de Atención.

d. No Continuar con sus estudios,

se informa las condiciones estipuladas en el reglamento estudiantil y las políticas internas para los casos de devolución, dinero en depósito y transferencia de matrícula. Se registra la decisión del estudiante en el formato de Atención.



3.


Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet Estudiantil

Estudiante


Solicitud escrita


Recibo de pago

Fotocopia documento de identidad al 150% del solicitante y el beneficiario

Carnet estudiantil


Formato Interno de transferencia de matriculas




6.


e. Matriculado f. No Matriculado



7.




8.




9.

Verifica la información suministrada por las dependencias involucradas y se aplica el procedimiento de transferencia de matricula.


Formato Interno de transferencia de matriculas GM-BI-BII-FO30 Formato de Devolución, Dinero en Depósito y transferencia. Anexos:

Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

10.

Registrar en el formato de transferencia de matricula:

a. SI autoriza transferencia de matricula

b. SI autoriza transferencia de matricula



11.

a. Si se autoriza la transferencia de matricula

se informa a:



Jefe de Sistemas para elaboración de la Nota Crédito



12. Entrega al beneficiario Profesional de Apoyo Socioeconómico CAINTES

Nota Crédito

13.

Si NO se autoriza la transferencia de matricula se informa al CAINTES y se devuelve la documentación presentada para iniciar nuevamente el trámite.



Solicitud escrita


Recibo de pago


Carnet estudiantil

14. FIN

5.3 Transferencia de matricula

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Reglamento Estudiantil Sistema de Informacion SIAA FO0I-SG-PRO3 Atención al Estudiante Solicitud del estudiante (justificación) GM-BI-BII-FO30 Formato de Devolución, Dinero en Depósito y Transferencia de Matrículas Recibo de Pagos Originales/copia Fotocopia de la C.C 150% Carnet Estudiantil Formato de Devolución de Dinero Formato de Dinero en Depósito Formato de Transferencia de Dinero Nota Crédito

procedimiento devolución, dinero en depósito y transferencia

Documents