procedimiento de almacen
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Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACENES
Elaborado por Revisado por Eduardo Calderón Gustavo Altamirano Fecha de implementación: 27 de Abril 2013
Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso
INSTRUCTIVO
GESTION DE ALMACEN DE PROYECTOS
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren una adecuada gestión de los almacenes de
proyectos relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho. Así
como asegurar que los recursos adquiridos que físicamente ingresen al almacén cumplen
con los requisitos de compra especificados.
2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable a las actividades desarrolladas en los almacenes de los
proyectos relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y despachos de los
recursos que físicamente ingresan al almacén para la realización de los servicios que se
prestan en diferentes proyectos.
3. RESPONSABLES
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de la recepción, verificación,
almacenamiento y despacho de los materiales que físicamente ingresan al almacén.
Pudiendo delegar funciones a los Asistentes y Auxiliares del Área.
Solo el personal de almacén podrá ingresar y desplazarse dentro de sus instalaciones en
algún caso especial solo el Responsable de Almacén, podrá autorizar el ingreso del
personal que no sea del Área.
El Responsable de Almacén, es el único responsable del manejo de las llaves del almacén
del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta
función designando a otra personal del área.
4. DESCRIPCIÓN
En el siguiente instructivo define las actividades que deben de cumplir el Responsable de Almacén
y/o Jefe de Almacén, Asistentes de Almacén y Auxiliares de almacén de ser el caso, considerando
las siguientes actividades dentro de la Gestión:
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1. Recepción de materiales
2. Verificación de materiales
3. Identificación y almacenamiento de materiales
4. Despacho de materiales
5. Manejo de Equipos de Seguimiento y Medición.
Actividad
Responsable
Documentos
1. Recepción y Verificación del Recurso
1.1 Los materiales provenientes de los
proveedores son verificados en relación a
las descripciones de lo detallado en la Orden
de Compra, Guía de Remisión y/o Factura
Responsable de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
1.2 En los casos de materiales
recepcionados por primera vez, se solicita la
asesoría del área técnica y/o solicitante en el
proyecto para dar la conformidad a la
recepción del material.
Responsable de
Almacén.
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
1.3 Si el recurso es conforme según los
documentos de referencia ( Orden de
Compra, N/de Pedido, Guía de Remisión,
entre otros) El Responsable de Almacén
procede a colocar su sello , firma y fecha en
la guía de remisión y/o factura del proveedor
ó guía del almacén central, dando
conformidad del material recibido
Si el material no cumple con la descripción
encontrada en los documentos de referencia
o existe algún incumplimiento en las
características del producto, se seguirá de
las siguiente manera:
central para su rectificación.
ingresado al almacén, este se convierte en
un Producto No Conforme y será identificado
y separado de los conformes y si este
pudiese ser utilizado será autorizado por el
Ingeniero Especialista que solicito dicho
producto, Registrándolo en el formato de
Productos o servicio no conformes.
Responsable de
Almacén.
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
-Identificación y
Tratamiento de Producto
No Conforme.
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Actividad
Responsable
Documentos
2. Identificación, Almacenamiento y Despacho de Materiales
2.1 Se recibe los materiales provenientes de
los proveedores y/o almacén central y se
realiza la identificación de los mismos
colocándolos en sus anaqueles respectivos
Responsable de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Guía de Remisión y/o
Factura
-Orden de Compra
2.2 Los materiales se ubican en el lugar
adecuado considerando condiciones
necesarias de temperatura, ventilación y
espacio teniendo en cuenta las
recomendaciones del proveedor y lo
indicado en las Hojas de datos de seguridad
(MSDS) y/o hojas de especificación técnica
de los materiales de ser el caso.
Responsable de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Hojas de datos de
Seguridad de
materiales
-Hoja de especificación
técnica.
2.3 Para la atención y despacho de los
Materiales el solicitante debe presentar el
Pedido de Almacén debidamente autorizado
por ( Jefe de Oficina Técnica y/o Jefe oficina
de Costos, quienes deberían de ser los
únicos que autoricen las salidas de algún
material )
Responsable de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Pedido de Almacén
-Vale de Salida
2.4 El despacho se realiza verificando el
stock de materiales. De tener stock
disponible, procede a entregar lo solicitado
mediante un Vale de Salida Almacén.
Asistentes de
Almacén
-Vale de Salida de
Almacén
2.5 En el caso de envíos al Almacén Central
u otro almacén, se realiza un adecuado
embalaje de los materiales y se elabora la
Guía de Remisión para el despacho de los
materiales, indicando en esta el motivo del
envío, informando al destinatario
Responsable de
Almacén.
Asistentes de Almacén
-Guía de Remisión de
despacho
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Actividad
Responsable
Documentos
3. Manejo de los Equipos de Seguimiento y Medición
3.1 Asimismo el Encargado de Almacén mantiene el archivo de los documentos de los equipos de medición recibidos. Para el despacho de los equipos de medición a los usuarios finales, almacén entregara una copia de los documentos.
Responsable de Almacén.
Asistentes de Almacén
-Guía de Remisión y/o Factura -Certificados de calibración
3.2 En caso que algún equipo se des calibre o requiera mantenimiento el usuario deberá de hacer llegar un informe en Obra respecto al estado del equipo con copia al área de Compras, se coordina el envío de un equipo de reemplazo, para luego enviar el equipo al destino final para su calibración y mantenimiento.
Responsable de Almacén.
-Informe del estado del equipo de medición.
3.3 Se embala adecuadamente el equipo de medición y se asegura que el envío se realice mediante la vía más apropiada para que el equipo no se deteriore Se genera la guía de remisión de envío indicando los detalles del equipo y adjunta el informe del estado del equipo de medición.
Responsable de Almacén.
-Guia de Remisión .
- Informe del estado del equipo de medición.
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INSTRUCTIVO
BUENAS PRACTICAS DE ALMACENSMIENTO BPA
1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos que aseguren las buenas prácticas de almacenamiento de los
principales materiales e insumos en nuestros almacenes.
2. ALCANCE
Este instructivo es aplicable a las actividades de almacenamiento desarrolladas en los
almacenes de los proyectos de nuestra empresa.
3. RESPONSABILIDADES
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Dirigir y supervisar las operaciones
de almacenamiento. Hacer cumplir las restricciones de las instalaciones y
recomendaciones de los fabricantes de los productos. Gestionar el mantenimiento de las
instalaciones de los almacenes y buscar en todo momento una adecuada conservación de
los inventarios ( Stocks)
Asistentes y Almaceneros: Custodiar y practicar las BPA´S, de acuerdo a las
recomendaciones dadas en este instructivo.
El Responsable de Almacén, es el único responsable del manejo de las llaves del almacén
del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta
función designando a otra personal del área.
5. DESCRIPCION
Este instructivo define las actividades y/o funciones que deben cumplir el Encargado de Almacén,
Asistente de Almacén y Auxiliares de Almacén de ser el caso dentro de universo de los procesos de
almacenamiento
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Actividad
Responsable
Documentos
4.1 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Cementos )
Si es cemento a granel debe de almacenarse en depósitos secos, diseñados a prueba de agua, adecuadamente ventilados y con instalaciones apropiadas para evitar la absorción de la humedad. Si es cemento en sacos ( bolsas ), deberá almacenarse sobre Pallets de madera o piso de tablas; no se apilara en hileras superpuestas de más de 14 sacos de altura para almacenamientos de 30 días, ni de más de 7 sacos de altura para almacenamientos de más de 2 meses, para evitar que el cemento envejezca indebidamente, si en los parámetro de tiempo no ha rotado el material se informara al usuario para su evaluación antes de uso
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
-Hoja MSDS y de especificación técnica.
Actividad
Responsable
Documentos
4.2 Almacenamiento de materiales Críticos ( Fierros y Derivados )
Se almacenara en un lugar seco, aislado del suelo y protegido de la humedad, manteniéndose libre de tierra, suciedad. En lo posible colocar sobre tacos de madera, separadas unas de otra por tipo.
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
-Hoja de especificación técnica.
Actividad
Responsable
Documentos
4.3 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Hidrocarburos y Derivados )
La infraestructura será con techo anti lluvia y los rayos UV, ventilada de acceso restringido. Se almacenara en todo momento buscando ubicarlos en una sola zona o área en los posibles alejados, de los otros materiales de almacén. Se deberá de disponer de un sistema de contención contra posibles derrames. Se debe de contar con equipos, señalización clara y visible para combatir incendios.
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
-Hojas MSDS
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Actividad
Responsable
Documentos
4.4 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Gases )
Se almacenara los gases en todo momento en todo momento bajo techo anti lluvia y rayos UV, ventilada y de acceso restringido. Los envases serán sujetadas con cadenas en todo momento. Se evitara en todo momento almacenar junto con gases que por su naturaleza puedan reaccionar y generar peligros.
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
Actividad
Responsable
Documentos
4.5 Almacenamiento de Materiales Críticos (Pinturas, Soldaduras, Aditivos, Thiner, Pegamentos )
La infraestructura será con techo anti lluvia, ventilada, seco y de acceso restringido. Se deberá de disponer de un sistema de contención contra posibles derrames de cualquier producto químico. Se debe de contar con equipos, señalización clara y visible para combatir incendios. Todo producto deberá contar con su hojas MSDS y rotulados con los Rombos de Seguridad norma NFPA
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
-Hojas MSDS
Actividad
Responsable
Documentos
4.6 Almacenamiento de Materiales ( Repuestos EPP )
Se mantendrá en todo momento bajo techo, el acceso será restringido y bajo llave. Se mantendrá en una sola zona en lo posible la excepción será en los casos que por su naturaleza de volumen o de característica se requiera otra zona. Mantener en anaqueles, bandejas, cajas o Pallet de madera para evitar su deterioro.
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
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Actividad
Responsable
Documentos
4.7 Almacenamiento de Equipos laboratorio ó Medición
Se mantendrá en custodia bajo llave en una zona segura. Debe de ser de fácil identificación y ubicación. El file de calibraciones, manuales o cualquier documento inherentes a los equipos deben estar cerca a los equipos en un lugar visible. Si se tienen equipos especiales o peligrosos en lo posible serán separados e identificados y deben contar con una cartilla de seguridad y emergencias además de señalización visible.
Responsable de Almacén.
Asistentes, Almaceneros
-Certificados de Calibración
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PROCEDIMIENTO
OPERACIÓN DE ALMACENES CON SISTEMA
1. OBJETIVO
Establecer las pautas para las operaciones de recepción, almacenamiento, y despacho de
bienes tangibles que se movilizan en los almacenes de la obra.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus
operaciones mediante un sistema y/o software.
3. RESPONSABILIDADES
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de los procesos de
recepción, almacenamiento, despacho y control de los bienes tangibles que ingresan a los
almacenes. El responsable de almacén asume la responsabilidad, pudiendo delegar
funciones tanto a los Asistentes y Auxiliares que están a su cargo.
Asistentes y Auxiliares de Almacén: Ejecutan las actividades descritas en el presente
procedimiento bajo la supervisión del Responsable de Almacén y asumir una
responsabilidad compartida.
4. DESCRIPCION
4.1 RECEPCION
RECEPCION DE MATERIALES POR TRASLADO Y DEL PROVEEDOR
El responsable del Almacén indica la zona de descarga o atención.
El responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:
1. Recepciona y verifica lo indicado en la Guía de Remisión versus el físico y el Pedido de
Compra.
2. Ante cualquier duda sobre las características o datos técnicos de algún artículo durante
la recepción, acudirá al solicitante o el área técnica para la conformidad respectiva.
3. Verifica la documentación adicional ( hojas de seguridad, certificados de calibración etc)
según lo indicado en la Orden de Compra versus el físico y la Guía de Remisión.
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4. Si la verificación documentaria y visual detecta que no concuerda la Guía de Remisión,
el físico y la Orden de Compra, coordina con la jefatura de Compras y el encargado de
envíos de las remesas para que se gestione la regularización, mientras se queda bajo
custodia de almacén, caso contrario procede con el rechazo y devuelve los artículos al
proveedor, informando vía correo electrónico a la jefatura de compras con copia a
administración.
5. En casos excepcionales podrá recibir artículos rechazados durante la recepción
rutinaria indicada en el punto anterior, colocando el sello de autorizado, informando la
recepción y haciendo firmar y registrar su nombre al responsable de la autorización (
Jefe/Residente/Gerente), se procederá de acuerdo al procedimiento de Control del
Producto no Conforme.
6. Cualquier anomalía durante la recepción será anotada en la Guía de Remisión.
7. Si en la verificación encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha
en las Guías de Remisión.
8. Registra la documentación (Orden de Compra, Guía Remisión y/o factura ) en el
sistema o software.
9. Identifica desde la Orden de Compra, si la compra es para stock o sido imputada
directamente a un activo fijo, o a un determinado centro de coste, en cuyo caso se
despachara al usuario solicitante con un vale de ingreso.
10. Archiva los documentos recibidos identificándolos adecuadamente.
RECEPCION DE COMPRAS POR FONDO FIJO
En este caso el Administrador es quien gestiona un Pedido de compra con fondo fijo.
El Responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:
1. Recepciona verifica lo indicado en la Guía de Remisión y/o factura versus el físico.
2. Identifica la modalidad de ingreso, si es con cargo directo o para stock. Si es cargo
directo se hace la entrega al usuario que solicito y si es para stock sigue el procedimiento
de recepción del proveedor.
3. Si en la verificación detecta que no concuerda la Guía de Remisión y/o factura con el
físico y el pedido de compra, informa al responsable de compra la regularización y queda
lo comprado en custodia mientras se regulariza.
4. Si en la verificación visual y documentaria detecta que el artículo está deteriorado,
siniestrado, no es el producto solicitado u otra observación de este tipo, se procede a
rechazarlo.
5. Si en la verificación encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha
en las Guías de Remisión y/o factura.
6. Realiza el registro al Sistema o Software.
7. Rotula e identifica los artículos recibidos.
8. Archiva los documentos recibidos identificándolos adecuadamente.
4.2 ALMACENAMIENTO
Todo bien tangible será almacenado debidamente identificado y será locacionado para
una rápida ubicación.
Los repuestos para maquinaria serán almacenados y organizados de preferencia por
familia de máquinas, buscando en un ambiente y/o estantería exclusiva. Los equipos de
protección personal ( EPP´S ) serán almacenados en un ambiente y/o estantería exclusiva
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separados de otros materiales y las herramientas serán almacenadas en un ambiente,
zona y/o estantería exclusiva.
Los materiales de volumen y peso considerables serán almacenados en zonas o
ambientes exclusivos teniendo en cuenta las especificaciones técnicas del material,
asimismo, los derivados de hidrocarburos (aceites, grasas, combustibles, aditivos y otros )
serán almacenados en zonas o ambientes exclusivos y delimitados.
Los materiales peligrosos y contaminantes serán almacenados en zonas o ambientes
aislados con sus respectivas hojas de seguridad ( MSDS ).
Los instrumentos de medición serán almacenados en ambientes, zonas o estantes
separados y exclusivos, debidamente identificados.
Los almacenes y sub almacenes tendrán identificación clara y deben mantenerse bajo
llave cuando no estén operando, además se colocara una señal que indique “solo personal
autorizado “. Las zonas que se usan al aire libre para almacenamiento deben de ser
cercadas con cinta e inventariadas frecuentemente y debe de informarse a la vigilancia
para su custodia en los horarios que no opera el almacén.
Los almacenes se inspeccionaran al inicio y al término de las labores.
4.3 DESPACHO DE ARTICULOS DE ALMACEN
Todo artículo será solicitado al almacén con un vale de salida impresa y/o Vale de salida
manual, debidamente llenado y autorizado por la jefatura de oficina técnica, jefatura de
costos o jefe del área solicitante.
El Responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:
1. Con el vale de salida impreso y/o vale de salida manual, ubica los artículos solicitados,
los identifica por su código y separa la cantidad indicada.
2. Entrega lo solicitado y hace firmar el vale de salida como conformidad de entrega.
3. Registra el movimiento de salida en el sistema y/o software.
4. Archiva el vale de salida.
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE INVENTARIOS EN ALMACENES
1. OBJETIVO
El procedimiento tiene como objeto establecer las pautas y los controles de los inventarios en los almacenes.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus operaciones mediante un sistema y/o software (con status en libre disponibilidad).
3. DEFINICIONES
Inventario Cíclico: Es el inventario Automático que el sistema propone según el nivel de rotación por valor de los bienes del almacén. La clasificación del inventario en el sistema para los inventarios cíclicos lo define la Jefatura de administración en coordinación con el Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén.
Inventario Manual: Inventario en el cual la jefatura de administración conjuntamente con la jefatura de almacén deciden fecha y hora a realizar y que bienes se van a contar, etc. Mediante este tipo de inventario se realizan inventarios generales o particulares para determinada línea de producto o material.
4. RESPONSABILIDADES
Administrador de Obra: Responsable de la planificación del inventario manual y cíclico
y de informar las diferencias del Inventario al área central de la empresa.
Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de controlar los inventarios en el almacén y dirigir las actividades de toma de inventario físico. Pudiendo delegar funciones a los asistentes y auxiliares de almacén que están a su cargo.
Asistentes y Almaceneros: Ejecutar las actividades descritas en este procedimiento bajo la supervisión del Responsable de Almacén. Estos cargos asumen una responsabilidad compartida.
5 DESCRIPCION 5.1 TOMA DE INVENTARIO FISICO: El Responsable de almacen realiza las siguientes actividades para la toma de inventarios físico:
Prepara y acondiciona los almacenes e inventarios para la toma del inventario físico de acuerdo a la planificación de administración.
de inventarios.
de acuerdo a los documentos de inventario.
trar las cantidades de conteo en el sistema.
reconteos que sean necesarios.
del Administrador quien autorizara los ajustes de inventarios.