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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL NORTE DE AGUASCALIENTES

REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y

SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 1 DE 24

Autoridad: Director de Administración y Finanzas

Responsable: Jefe del Departamento de Adquisiciones

I.- OBJETIVO.

Establecer lineamientos y procedimientos de adquisiciones, basados en lo que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Aguascalientes y sus Municipios y el Manual Único de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para la atención de los requerimientos de los usuarios del SGC.

II.- ALCANCE.

Los bienes y servicios solicitados por los usuarios del SGC., autorizados por los titulares de las áreas requirentes, por el titular de la Dirección de Administración y Finanzas y por la Rectoría.

III.- TÉRMINOS Y DEFINICIÓN.

LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Aguascalientes y sus Municipios.

PROVEEDOR: La persona que participe en cualquier procedimiento de contratación de adquisición de bienes muebles, arrendamiento de bienes o la prestación de servicios, así como la que resulte adjudicada, la que firme y/o ejecute el contrato correspondiente. La persona externa que proporciona, bienes y servicios a la Universidad Tecnológica del Norte de Aguascalientes.

FONDO REVOLVENTE: Proceso de compra señalado en el art. 12, fracción I del Manual Único de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

EJERCICIO DIRECTO: Proceso de compra señalado en el Art. 12, fracción II del Manual Único de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

ADJUDICACIÓN DIRECTA POR TABLA COMPARATIVA: Proceso de compra señalado en Art. 12, fracción III del Manual Único de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

D.S.M.G.V.E.: Días de Salario Mínimo General Vigente en el Estado de Aguascalientes.

1 ELABORÓ: REVISÓ: VALIDÓ: AUTORIZÓ:

PUESTO: JEFE DE ADQUISICIONES

DIRECTOR DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

JEFE DE GESTION DE LA CALIDAD Y AMBIENTAL

RECTORA

FECHA: 18 DE FENRERO DE 2016 18 DE FEBRERO DE 2016 18 DE FEBRERO DE 2016 18 DE FEBRERO DE 2016

NOMBRE Y FIRMA:


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SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 2 DE 24

BIENES: Objetos o cosas susceptibles de adquisición, para el logro de las funciones de la Universidad.

SERVICIOS: Acciones que realiza un prestador de servicios, para cubrir las necesidades de la Universidad, que se le soliciten.

PADRÓN: Padrón Único de Proveedores de la Administración Pública Estatal.

MANUAL: Manual Único de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

INVESTIGACIÓN DE MERCADO: La verificación de la existencia de bienes, arrendamientos o servicios, de proveedores a nivel nacional o internacional y del precio estimado basado en la información que obtengan los Entes requirentes, de organismos públicos o privados, de fabricantes de bienes o prestadores de servicios, o una combinación de dichas fuentes de información.

SUJETOS DE LA LEY: Los señalados en las fracciones I y II del artículo 1° de la Ley (las Dependencias y Entidades del Ejecutivo).

ENTE REQUIRENTE: Los Departamentos/Direcciones que soliciten al Depto. de Adquisiciones, la contratación de adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles o prestación de servicios.

F.A.I.P.A.: Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones.

IV. JUSTIFICACIÓN. Adquirir bienes y servicios necesarios para llevar a cabo las acciones de la operación del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo a los requisitos estipulados por la misma organización y la Norma 9001:2008. A) FONDO REVOLVENTE. El Artículo 12 del Manual, establece que cuando el monto de la contratación sea inferior a 75 días de salario mínimo general vigente en el Estado, sin incluir I.V.A., ésta podrá llevarse a cabo a través del sistema de Fondo Revolvente. Siendo necesario, únicamente, que la requisición esté autorizada por el Director administrativo y el titular de la Dependencia. Desde luego, es importante mencionar que la comprobación de este gasto, se ajuste a lo establecido en la Ley de Contabilidad y Gasto Público del Estado de Aguascalientes. B) EJERCICIO DIRECTO. El Articulo 12 del Manual, determina que las adquisiciones que se ubiquen entre 75 y 350 D.S.M.G.V.E., sin incluir I.V.A., podrán efectuarse a través del ejercicio directo.


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SERVICIOS

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HOJA 3 DE 24

En el caso del Ejercicio Directo, será necesario realizar la Investigación de Mercado y contar con la cotización de al menos tres Proveedores y se podrá adquirir directamente de quien presente la cotización económica más baja, siempre y cuando se cumpla con las especificaciones técnicas requeridas. Cuando no sea posible obtener tres cotizaciones, y el Sujeto de la Ley justifique tal circunstancia, se podrá adjudicar con una o dos cotizaciones. C) ADJUDICACIÓN DIRECTA POR TABLA COMPARATIVA. El Artículo 12, fracción III del Manual, determina que si el monto de la contratación es superior a los 350 S.M.G.V.E. sin incluir I.V.A, e inferior a los 3000 S.M.G.V.E. sin incluir I.V.A, es facultad del área responsable de compras la selección del proveedor. Adicional a lo señalado en el párrafo anterior, este procedimiento debe sujetarse a lo señalado en los siguientes artículos del Manual: ARTÍCULO 6: Para que los Sujetos de la Ley Contratantes, puedan dar trámite a las Requisiciones, será necesario que los Directores Administrativos, cumplan lo siguiente:

I. Anexar el Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento, firmado por el titular del Ente Requirente así como por su Director Administrativo, o en su caso, a través del sistema electrónico implementado para tal efecto.

II. Contar con la autorización presupuestal por parte de la Secretaría. III. Incluir toda la información necesaria, adjuntando en su caso, los programas

institucionales o especiales aplicables a la contratación, lo que podrá hacerse vía electrónica.

IV. Realizar la Investigación de Mercado, con al menos 3 cotizaciones con una vigencia máxima de 40 días naturales contados a partir de que se realice la captura de Requisición.

V. Describir clara y detalladamente los bienes, arrendamientos y/o servicios a contratar especificando todas las características posibles del bien o servicio solicitado como marca (debiendo indicarse 2 o más), cantidad, medida, modelo, color, talla, tipo, material, unidad de medida, NM o NOM en su caso, etc.

I. Podrá solicitarse la adquisición o arrendamiento de bienes o la contratación de servicios de una marca en particular, cuando existan razones técnicas, científicas o legales que lo justifiquen, lo que deberá acreditarse debidamente por el ente requirente.

VI. Especificar la procedencia de los recursos. Si es estatal deberá indicar el proyecto y en su caso anexar el expediente técnico.

ARTÍCULO 16: Toda Requisición de contratación por Adjudicación Directa por Tabla Comparativa, debe contar como mínimo con tres cotizaciones para la realización de la tabla comparativa.


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HOJA 4 DE 24

Los Sujetos de la Ley Contratantes deberán solicitar las cotizaciones a Proveedores inscritos en el Padrón correspondiente y se deberán considerar las tres primeras propuestas que se reciban en un plazo máximo de dos días hábiles, tiempo que podrá ser reducido cuando así lo solicite por escrito en Ente Requirente, debiendo informarse lo anterior a los Proveedores. La tabla comparativa contendrá los siguientes datos: folio de la Requisición, razón o denominación social, teléfono, fax y correo electrónico de los Proveedores, nombre de la persona que cotizó, tiempo de entrega, fecha de cotización y vigencia de la misma y firma del comprador. Los Sujetos de la Ley Contratantes deberán solicitar invariablemente a los Proveedores la mejor calidad, los mejores precios, descuentos, condiciones de pago, tiempos y lugares de entrega, condiciones que deberán indicarse en las tablas comparativas. ARTÍCULO 18: Los compradores que realicen los procedimientos de adjudicación directa por tabla comparativa, tendrán las siguientes obligaciones:

I. Obtener oportunamente las cotizaciones que requieran; II. Verificar que el Proveedor esté inscrito en el Padrón y el registro se encuentre

actualizado y vigente; III. Efectuar las contrataciones solicitadas de acuerdo con la normatividad aplicable; IV. Elegir e invitar a los Proveedores inscritos en el Padrón, en el ramo que

corresponda a la contratación; V. Verificar que cuando el Proveedor ofrezca un descuento, se refleje en su

cotización; VI. No considerar el I.V.A., en su monto unitario, el cual deberá ser agregado a la

suma total; VII. En igualdad de condiciones, dar preferencia a proveedores radicados en el Estado;

VIII. Respetar la marca que se solicita, siempre y cuando se cuente con la respectiva justificación;

IX. Verificar que en todo caso se soporten por escrito las cotizaciones ofertadas por los Proveedores y añadirlas al expediente relativo o a la contratación. Las ofertadas por el sistema de compras por medios remotos de comunicación electrónica se deberán imprimir y añadir al expediente;

X. Seleccionar al Proveedor que ofrezca la mejor oferta económica, siempre que el precio ofertado sea aceptable, en las mejores condiciones y conforme a las especificaciones solicitadas;

XI. Dar oportunidad de cotizar al mayor número posible de Proveedores inscritos en el Padrón y rotar constantemente su selección;

XII. Adjudicar a Proveedores radicados en el Estado cuando las condiciones de precio, garantía de calidad, tiempo de entrega y de más solicitadas en las cotizaciones sean iguales entre dos o más Proveedores;


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HOJA 5 DE 24

XIII. Informar al Proveedor, al momento de solicitarle su cotización si la totalidad de los bienes o servicios objeto de la contratación serán adjudicados a un solo Proveedor o si la adjudicación se hará por cada partida o concepto contratando con diversos Proveedores; y

XIV. Abstenerse de adjudicar pedidos a las personas físicas o morales que se encuentren en alguno de los supuestos referidos en el Artículo 71 de la Ley.


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HOJA 6 DE 24

V.- A) DIAGRAMA DE FLUJO DE FONDO REVOLVENTE.

Ente Requirente Auxiliar de

Adquisiciones

Jefatura del Depto. de

Adquisiciones


Control Presupuestal

Dirección de Admón. y

Finanzas

Rectoría

INICIO

1. A) Elabora requisición de bien

o servicio.

1. B) Recibe requisición, revisa, firma y sella acuse

de recibo.

2. Verifica que las Req. sean inferiores

a 75 D.S.M.G.V.E. y Elabora reporte de requisiciones y

entrega al jefe del Depto. de Adq.

3. Recibe reporte de Req. y revisa antes de pasar a

control presupuestal.

4. ¿cuenta con

presupuesto?

5. Turna requisiciones presupuestadas a D.A.F.

para autorización.

4. A) Afecta presupuesto, sella requisición y regresa a Depto. de Adquisiciones.

9. A) Realiza

adquisición. 10. Recibe bienes, revisa que sea lo solicitado, evalúa al

proveedor, firma de conformidad y

entrega doctos., firmados a auxiliar de adquisiciones.

9. B) Entrega

bienes adquiridos al ente requirente.

11. Comprueba el

gasto en finanzas.

12. Archiva la requisición con documentación

soporte de la compra.

FIN

8. Recibe req. Autorizadas e instruye al auxiliar de

compras para que realice compra.

4. B) Regresa requisición al Jefe

del Depto. de Adquisiciones.

A’

13. ¿Se puede dotar la

requisición de presupuesto?

13. A) Cancela requisición

e instruye al auxiliar de adquisiciones para que

archive requisición cancelada.

SI

NO

SI

NO

A

C’

B

6. B) Indica al Jefe del

Depto. de Adquisiciones la cancelación, pasa a

secuencia 13, inciso A.

NO

6. ¿Se autoriza la

Requisición?

SI

6. A) Entrega relación de requisiciones a

Rectoría para autorización.

B’

C 7. Recibe las requisiciones y autoriza para su seguimiento.

¿Se autoriza la

Requisición? SI

NO

D

D’ SI


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HOJA 7 DE 24

A) DESCRIPCIONES DEL PROCEDIMIENTO FONDO REVOLVENTE.

Responsable Sec. Actividades

A) Ente

Requirente.

B) Auxiliar de

Adquisiciones.

1

A.- Elaboran las requisiciones de los bienes o servicios requeridos,

apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación

para la Elaboración de la Requisición, para la correcta elaboración

de la requisición. Se firman de autorización por el Director del área

correspondiente y se turna al Depto. de Adquisiciones.

B.- Recibe requisición, revisa que esté debidamente requisitada, apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Recepción de Requisiciones, para cotejar que efectivamente cumpla con los requisitos para poder aceptarla; además, se revisará que el precio concuerde con lo solicitado.

Auxiliar de

Adquisiciones. 2

Verifica que las requisiciones recibidas sean inferiores a 75

D.S.M.G.V.E. agrupa las que estén debajo de este monto y elabora

una relación ordenando los folios en la relación de forma

ascendente, anotando en el reporte fecha y número de la semana

a la que corresponden los documentos recibidos, turnándolas a la

Jefatura del Depto. de Adquisiciones.

Jefatura del

Depto. de

Adquisiciones.

3

Analiza cada una de las requisiciones, verificando que lo requerido

cuente con las características y especificaciones necesarias para el

tratamiento adecuado de la compra o contratación de servicio. Pasa

relación de requisiciones a control presupuestal, para esto se

apoyará en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para

Revisión de Reportes para Control Presupuestal, para verificar que

cumpla con las características necesarias para ser revisado en

control presupuestal.


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HOJA 8 DE 24

Jefatura del

Depto. de

Control

Presupuestal.

4

Analiza cada una de las requisiciones y revisa en su archivo de

control presupuestal que el ente requirente cuente con suficiencia

en su presupuesto asignado.

A) En caso afirmativo, afecta el presupuesto por el monto de la

requisición, sellando ésta como constancia de que existe suficiencia

presupuestal, regresándola al área de adquisiciones para que

continúe el proceso de compras.

B) En caso de que no exista suficiencia presupuestal será regresada

con la información correspondiente al área de adquisiciones para su

revisión con el director del ente requirente (pasando a la secuencia

13).

Jefatura del

Depto. de

Adquisiciones.

5

Se turnan las requisiciones a la Dirección de Administración y

Finanzas, para su autorización de compra, en los casos de las que

tuvieron suficiencia presupuestal.

Dirección de

Administración

y Finanzas.

6

Verifica que lo solicitado corresponda a las políticas de razonabilidad

del gasto y necesidades del ente requirente, realiza una evaluación

de cada requisición y decide si deben ser autorizadas o no.

A) En caso afirmativo, aprueba las requisiciones, que a su juicio

proceda, enviándolas a Rectoría para su revisión y autorización.

B) En caso de que no proceda alguna requisición, da la indicación a

la Jefatura del Depto. de Adquisiciones para que cancele la

requisición y se pasa a la secuencia 13, inciso A.

Rectoría. 7

Rectoría recibe las requisiciones aprobadas por el Director de

Administración y Finanzas, firma de autorización en cada una de

ellas y se coloca el sello de rectoría pasando a la secuencia 8;

Mientras que aquellas que no sean autorizadas, o que se les haga

alguna observación son devueltas al Jefe del Depto. de

Adquisiciones pasando a la secuencia 13 A).

Jefatura del

Depto. de

Adquisiciones.

8

Instruye al auxiliar de adquisiciones correspondiente, para que con

cargo al fondo revolvente (controlado por el Depto. Contabilidad y

Finanzas), solicite recurso para realizar las compras en sitio.

Solicitando el recurso por el monto total de las requisiciones

asignadas para la compra con cargo a fondo revolvente.


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HOJA 9 DE 24

Auxiliar de

Adquisiciones. 9

A) Realiza la adquisición indicada por la Jefatura del Depto. de

Adquisiciones, utilizando como apoyo el documento DA-COM-02/05

Hoja de Verificación para Recepción de Bienes y Servicios de parte

del Proveedor, para verificar que la adquisición cumpla con las

características requeridas.

B) Entrega los bienes adquiridos al ente requirente y solicita la

revisión de los bienes entregados. Solicita firma de conformidad en

la requisición y en la factura correspondiente a la compra.

Ente

Requirente. 10

Recibe bienes adquiridos por el auxiliar de adquisiciones, revisa que

el bien o servicio recibido coincida con lo solicitado, verificando que

la marca, modelo y características coincidan con lo especificado en

la requisición (en el caso de los bienes), realiza evaluación del

proveedor, firma requisiciones y facturas correspondientes de

conformidad y entrega documentos firmados al auxiliar de

adquisiciones.

Auxiliar de

Adquisiciones. 11

Comprueba el importe de lo gastado, entregando al Depto. de

Contabilidad y Finanzas las requisiciones y facturas

correspondientes, previa entrega de lo solicitado al ente requirente,

reintegrando en el área de cajas el importe del dinero sobrante, en

caso de que lo hubiere.

Auxiliar de

Adquisiciones. 12

Archiva copia de la requisición anexando copia de la documentación

soporte de la compra (copia de factura).

Jefatura del

Depto. de

Adquisiciones.

13

En cuanto a las requisiciones que no tuvieron suficiencia

presupuestal, acuerda con las direcciones requirentes y con la

D.A.F. la forma de dotar de suficiencia presupuestal y en caso

afirmativo se regresa a secuencia 4. A), o bien,

A) En caso de que no se pueda dotar de suficiencia presupuestal y/o en el caso de que el Director de Administración y Finanzas no autorice la requisición; se cancela la requisición e instruye al auxiliar de adquisiciones para que se informe al Ente Requirente sobre la cancelación, se solicita firma de enterado al Ente Requirente y se archive requisiciones para justificación de “no realización” de la compra.


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HOJA 10 DE 24

B) DIAGRAMA DE FLUJO DE EJERCICIO DIRECTO


Adquisiciones


Adquisiciones


Control Presupuestal

Dirección de Admón. y

Finanzas

Rectoría

INICIO 1. B) Recibe requisición y

cotización, revisa, firma y sella acuse de

recibo. 1. A) Elabora requisición de bien o servicio anexando

cotización. 2. Elabora reporte de requisiciones y entrega

a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones.

14. Recibe bienes,

revisa que sea lo solicitado, evalúa al

proveedor, firma de conformidad y entrega doctos.,

firmados a auxiliar de adquisiciones.

11. Elabora orden de compra y la envía al

proveedor.

12. Verifica y recibe el bien adquirido así como

la factura.

13. Entrega los bienes al ente requirente.

20. Archiva la requisición con documentación soporte de la compra.

FIN

3. Revisa

requisiciones y solicita segunda cotización al

auxiliar.

7. Turna requisiciones

presupuestadas a D.A.F. para autorización.

10. Instruye al auxiliar de compras para que elabore

orden de compra.

B’

A’

4. Cotiza el bien solicitado y entrega

requisiciones con Formato de Inv. de Merc.

15. Prepara copia de requisición y factura.

Entrega originales a la Jefatura de Adq., para iniciar trámite de pago.

D’

19. ¿Se puede dotar la


19. A) Cancela requisición e

instruye al auxiliar de adquisiciones para que

archive requisición cancelada.

SI

NO

A

5. Recibe requisiciones con

Form. de Inv. de Merc. y entrega a Control Presup.

18. Envía la factura al Depto. de Finanzas para trámite de pago.

D

E

6. ¿cuenta con

presupuesto?

6. A) Afecta presupuesto,

sella requisición y regresa a Depto. de Adquisiciones.

6. B) Regresa requisición a la Jefatura del Depto.

de Adquisiciones.

SI

C’

NO

F

F’

8. A) Entrega relación de

requisiciones a Rectoría para autorización.

8. ¿Se autoriza Req.

e Inv. de Mercado?

G’

SI

B

SI

NO

8. B) Indica a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones la cancelación, pasa a

secuencia 19, inciso A.

C

9. Recibe y revisa las

requisiciones y autoriza para su seguimiento.

¿Se autoriza la

Requisición?

NO

G

16. Envía la factura con requisición al Depto. de

Control Presup. para revisión de facturas.

17. Afectación de presupuesto en facturas.

Regresa documentación a Jefatura de Adquisiciones.

H

H’

E’


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HOJA 11 DE 24

B) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EJERCICIO DIRECTO.


A) Ente Requirente.

B) Depto. de adquisiciones.

1

A.- Elaboran las requisiciones de los bienes o servicios requeridos. Apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para la Elaboración de la Requisición, para la correcta elaboración de la requisición. Autorizadas por el Director del área correspondiente y turnan al Depto. de Adquisiciones acompañada de una cotización.

B.- Recibe requisición, revisa que esté debidamente requisitada, apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Recepción de Requisiciones, para cotejar que efectivamente cumpla con los requisitos para poder aceptarla; que el precio concuerde con lo solicitado y que incluyan una cotización actualizada como referencia, firma y sella el acuse de recibo del documento de referencia.

Auxiliar de adquisiciones.

2

Elabora una relación de las requisiciones recibidas, ordenando los folios en la relación de forma ascendente, anotando en el reporte fecha y número de la semana a la que corresponden los documentos recibidos, turnándolas al jefe del Depto. de Adquisiciones.


Adquisiciones. 3

Analiza cada una de las requisiciones, verificando que lo requerido cuente con las características y especificaciones necesarias para poder cotizar, se agrega la rúbrica de la Jefatura de Adquisiciones avalando la procedencia y/o cantidad de los bienes y servicios requeridos en el documento, e instruye al auxiliar correspondiente para que solicite cotización a otros proveedores, en base a lo solicitado en la requisición y cotización que presentó el ente requirente.

Auxiliar de Adquisiciones.

4

Obtiene al menos dos cotizaciones adicionales, en base a lo solicitado y a la cotización que presentó el área solicitante, elabora Formato de Investigación de Mercado código FM-COM-02/02, lo firma en el campo de “elaboró” y lo entrega con su respectiva requisición a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones.


Adquisiciones. 5

Recibe requisiciones con Formato de Investigación de Mercado FM-COM-02/02, se apoyará en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Revisión de Reportes para Control Presupuestal, para verificar que cumpla con las características, rubrica las requisiciones y firma el Formato de Investigación de Mercado de Vo.Bo., para ser pasado a Control Presupuestal.


REVISIÓN: 17

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SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 12 DE 24

Jefatura del Depto. de Control

Presupuestal.

6




A) En caso afirmativo, afecta el presupuesto por el monto de la cotización seleccionada, sellando la requisición como constancia de que existe suficiencia presupuestal, regresándola al área de adquisiciones para que continúe el proceso de compras.

B) En caso de que no exista suficiencia presupuestal será regresada con la información correspondiente al área de adquisiciones, pasando a secuencia No. 19.


Adquisiciones. 7

Turna a la Dirección de Administración y Finanzas, las requisiciones que hayan contado con suficiencia presupuestal, anexando el Formato de Investigación de Mercado FM-COM-02/02, para su autorización, continuando en secuencia 8.

Dirección de Administración

y Finanzas.

8




A) En caso afirmativo, aprueba requisiciones con su respectivo Formato de Investigación de Mercado, que a su juicio procedan; firma de autorización tanto la requisición como el Formato de Investigación de Mercado, y procede a enviarlas a rectoría para su revisión y autorización.

B) En caso de que no proceda alguna requisición da la indicación a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones para que cancele la requisición y se pasa a la secuencia 19 A).

Rectoría. 9

Rectoría recibe las requisiciones aprobadas por el Director de Administración y Finanzas, firma de autorización en cada una de ellas y se coloca el sello de rectoría pasando a la secuencia 10. Mientras que aquellas que no sean autorizadas, o que se les realice alguna observación son devueltas al Jefe del Depto. de Adquisiciones pasando a la secuencia 19, A).


Adquisiciones. 10

Instruye al auxiliar de adquisiciones correspondiente para que elabore orden de compra de las requisiciones autorizadas tanto por el Director de Administración y Finanzas y Rectoría.


11 Elabora la Orden de Compra código FM-COM-02/03 y la envía al proveedor seleccionado, enviándola de inmediato por correo


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 13 DE 24

electrónico para que surta lo solicitado.


12

Recibe por parte del proveedor lo solicitado, apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Recepción de Bienes y Servicios de parte del Proveedor, para verificar que el bien y la factura correspondan a la orden de compra enviada.


13 Entrega los bienes adquiridos al ente requirente y solicita la revisión de los bienes entregados. Solicita firma de recibido de conformidad en la requisición y en la factura como constancia de la entrega.

Ente Requirente.

14

Recibe bienes adquiridos por el auxiliar de adquisiciones, revisa que el bien o servicio recibido coincida con lo solicitado, verificando que la marca, modelo y características coincidan con lo especificado en la requisición, en el caso de los bienes; y manifestando su conformidad en el caso de los servicios, realiza evaluación del proveedor, firma de conformidad requisiciones y facturas correspondientes y entrega documentos firmados al auxiliar de adquisiciones.


15

Saca copia de la requisición, Formato de Investigación de Mercado, Orden de Compra y factura, para preparar documentación para el archivo del departamento de Adquisiciones. Al realizar esta acción se tomará como base el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Conformar el Archivo de Adquisiciones, para verificar que la acción se realice de manera correcta. Una vez preparada la documentación, se entrega a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones para que inicie el trámite de pago.


Adquisiciones. 16

Envía las facturas y requisiciones, incluyendo copia de la documentación complementaria al Depto. de Control Presupuestal para que éste registre el ejercicio del presupuesto.


Presupuestal.

17

Recibe el concentrado de documentos para trámite de pago, registra el ejercicio de los presupuestos en base a cada factura y procede a colocarles el sello de presupuesto a cada una de éstas. Devuelve documentos a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones.


Adquisiciones. 18

Envía al Depto. de Contabilidad y Finanzas, la factura y requisición original, con documentación soporte de la compra, para que realice el trámite de pago correspondiente al proveedor. Da la instrucción al Auxiliar de Adquisiciones para que archive los documentos en el expediente del departamento.

Jefatura del

Depto. de 19 En cuanto a las requisiciones que no tuvieron suficiencia

presupuestal procede a regresar al ente requirente las requisiciones


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 14 DE 24

Adquisiciones. para su consideración y/o para la elaboración de otra requisición

que se ajuste al monto del presupuesto; se acuerda entre las

Direcciones requirentes y la D.A.F. sobre la forma de dotar de

suficiencia presupuestal las requisiciones observadas y en caso

afirmativo se regresa a secuencia 6 A), o bien;

A) En caso de que no se pueda dotar la requisición de suficiencia presupuestal, que no se puedan disminuir las cantidades de lo solicitado y/o que el Director de Administración y Finanzas no autorice la compra, se cancela la requisición e instruye al auxiliar de adquisiciones para que archive las requisiciones para justificación de “no realización” de la compra.


20

Archiva en el expediente correspondiente, la documentación de las requisiciones atendidas para la justificación del procedimiento de compra, incluyendo copia de requisición, copia de factura, Formato de Investigación de Mercado original y orden de compra original, todo debidamente requisitado.


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 15 DE 24

C) DIAGRAMA DE FLUJO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA POR TABLA COMPARATIVA.


Adquisiciones Jefatura del Depto. de

Adquisiciones Jefatura del Depto. de Control Presupuestal

Dirección de Admón. y Finanzas

Rectoría

INICIO

1. Elabora requisición de bien o servicio anexando

cotización.

19 ¿Se puede dotar la


2. Recibe requisición y cotización, revisa,

firma y sella acuse de recibo.

3 Elabora reporte de

requisiciones y entrega a la Jefatura

del Depto. de Adq.

4. Revisa requisiciones y solicita elaboración de Invest. de Mercado.

7 ¿Cuenta con

presupuesto?

12. Elabora orden de

compra y la envía al proveedor.

14. Recibe bienes,

revisa que sea lo solicitado, evalúa al

proveedor, firma de conformidad y entrega documentos

firmados al auxiliar de adquisiciones.

9. A) D.A.F. envía documentos

debidamente firmados a Rectoría para

autorización.

13. Verifica y recibe el bien adquirido así como

la factura. Hace entrega al ente req.

9 ¿Se autoriza

Requisición?

20. Archiva la requisición

con documentación soporte de la compra.

FIN

C’

19. A) Cancela requisición e

instruye al auxiliar de adquisiciones para que archive requisición cancelada.

SI

NO

E’

5. Selecciona a los proveedores, cotiza, elabora Formato de Inv.

de Merc. y entrega a la Jefatura de Adquisiciones

15. Prepara documentación para pago y archivo y

entrega originales a la Jefatura de Adq. para

pago.

18. Envía la factura con requisición al Depto. de

Contabilidad y Finanzas para trámite de pago.

G’

F

F’

A

A’

G

11. Recibe documentos autorizados y entrega al

Auxiliar de Adq. con instrucciones de compra.

B’

8. Recibe requisiciones presupuestadas, elabora

F.A.I.P.A., y entrega a D.A.F. para autorización.

6. Recibe requisiciones con Inv. de Mercado y entrega a control presupuestal.

SI

NO

D’

7. B) Regresa requisición al Jefe del

Depto. de Adquisiciones.

7. A) Afecta presupuesto, sella requisición y regresa a Depto. de Adquisiciones.

B

SI

C

D

9. B) Indica al Jefe del Depto. de Adquisiciones

la cancelación, pasa a secuencia 19 A).

E

NO

16. Envía la factura con requisición al Depto. de Control Presup. para

revisión de facturas.

10. Recibe las requisiciones, F.A.I.P.A.

y autoriza para su seguimiento.

H’

H

17. Afectación de presupuesto en facturas. Regresa documentación a

Jefatura de Adquisiciones.

SI

I

NO

¿Se autoriza la

Requisición?

I’


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 16 DE 24

C) DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA POR TABLA COMPARATIVA.


Ente Requirente.

1

Elabora las requisiciones de los bienes o servicios requeridos, apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para la Elaboración de la Requisición, para la correcta elaboración de la requisición. El Director del área correspondiente firma de autorización y turnan al Depto. de Adquisiciones acompañada de una cotización.


2

Recibe requisición, revisa que esté debidamente requisitada, que el precio concuerde con lo solicitado y que incluyan una cotización actualizada como referencia, apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Recepción de Requisiciones, para revisar que efectivamente cumpla con los requisitos para poder aceptarla, firma y sella el acuse de recibo del documento.


3

Elabora una relación de las requisiciones recibidas, ordenando los folios de forma ascendente, anotando en el reporte fecha y número de la semana a la que corresponden los documentos recibidos, turnándolas a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones.


Adquisiciones. 4

Analiza cada una de las requisiciones, verificando que el documento cuente con las características y especificaciones requeridas, con su debida justificación y que esté respaldada con la cotización que debe anexar el ente requirente, que el monto de la cotización y la requisición están dentro del rango establecido en el artículo 12, fracción III del Manual, así como a la procedencia de la compra en cuanto a las políticas de gasto y a las firmas de autorización del ente requirente. Instruye al auxiliar correspondiente para que elabore el Formato de Investigación de Mercado código FM-COM-02/02 con un mínimo de dos cotizaciones adicionales a la presentada por el área requirente.


5

Obtiene al menos dos cotizaciones adicionales, en base a lo solicitado y a la cotización que presentó el área solicitante. Elabora Formato de Investigación de Mercado código FM-COM-02/02, lo firma en el campo de “elaboró” y lo entrega con su respectiva requisición a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones.


Adquisiciones. 6

Recibe requisiciones con Formato de Investigación de Mercado y las turna al área de control presupuestal.


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 17 DE 24


Presupuestal.

7




A) En caso afirmativo, afecta el presupuesto por el monto de la cotización seleccionada, sellando la requisición como constancia de que existe suficiencia presupuestal, regresándola al área de adquisiciones para que continúe el procedimiento de compras en la secuencia No. 8.

B) En caso de que no exista suficiencia presupuestal será regresada con la información correspondiente al área de adquisiciones, pasando a secuencia No. 19.


Adquisiciones. 8

Recibe requisiciones con documentación anexa de parte de Control Presupuestal y verifica que estén debidamente respaldadas presupuestalmente.

Elabora Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones código FM-COM-02/04, en virtud de que toda compra de bienes y servicios que rebase la cantidad de 350 veces el S.M.G.V.E., debe ser autorizada por el Director Administrativo y el titular de la entidad, en este caso, la rectoría, de conformidad con lo establecido en la circular OFMA/025/2015 de fecha 23 de Noviembre de 2015, y en concordancia con el artículo 6°, fracción I del Manual.

Turna a la Dirección de Administración y Finanzas las requisiciones que hayan contado con suficiencia presupuestal, anexando el Formato de Investigación de Mercado y el Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones para su autorización, continuando en secuencia 9.


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 18 DE 24

Director de Administración

y Finanzas.

9




A) En caso afirmativo, aprueba las requisiciones, el formato de Investigación de Mercado y Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones que a su juicio procedan, Enviando documentos debidamente firmados a Rectoría para su autorización.

B) En caso de que no proceda alguna requisición da la indicación a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones para que cancele la requisición y se pasa a la secuencia 19, inciso A).

Rectoría. 10

Rectoría recibe las requisiciones aprobadas por el Director de Administración y Finanzas en conjunto con los F.A.I.P.A., firma de autorización en cada una de las requisiciones se coloca el sello de rectoría y firma los F.A.I.P.A. pasando a la secuencia 11. Mientras que aquellas que no sean autorizadas, o que se les haga alguna observación son devueltas a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones pasando a la secuencia 19, A).


Adquisiciones. 11

Recibe requisiciones y Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones autorizados y los entrega al auxiliar de adquisiciones que elaboró la Investigación de Mercado que ampara la requisición, dando instrucciones para que se elabore la orden de compra correspondiente.


12

Elabora la Orden de compra correspondiente a la requisición autorizada, enviándola al proveedor seleccionado para confirmar el surtimiento o bien para confirmar la realización del servicio.

En lo que corresponde a la prestación de servicios, el área de adquisiciones comunica al ente requirente el nombre del proveedor adjudicado, para su conocimiento y coordinación del servicio.


13

En el caso de adquisición de bienes, el auxiliar los recibe apoyándose en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Recepción de Bienes y Servicios de parte del Proveedor, para verificar que éstos correspondan a lo especificado en la orden de compra enviada, procediendo a la entrega de los mismos al ente requirente.

En el caso de contratación de servicios, el auxiliar de adquisiciones acompañará al proveedor a la oficina del ente requirente para que dé inicio la prestación del servicio. Esto para facilitar que el ente


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 19 DE 24

requirente y el proveedor afinen detalles en cuanto al servicio.

Ente Requirente.

14

Recibe bienes adquiridos por el auxiliar de adquisiciones, revisa que el bien o servicio recibido coincida con lo solicitado, verificando que cuando se trate de un bien, la marca, modelo y características detalladas coincidan con lo especificado en la requisición; y manifestando su conformidad en el caso de los servicios, firma requisiciones y facturas correspondientes de conformidad y entrega documentos firmados al auxiliar de adquisiciones.


15

Saca copia de la requisición, del Formato de Investigación de Mercado, del Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones, orden de compra y factura; para preparar documentación para el archivo del Departamento de Adquisiciones según lo señalado en el documento DA-COM-02/05 Hoja de Verificación para Conformar el Archivo de Adquisiciones. Entrega la factura original y requisición original con copia de los documentos que amparan el procedimiento a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones para dar inicio al trámite de pago.


Adquisiciones. 16

Envía las facturas y requisiciones, incluyendo copia de la documentación complementaria, al Depto. de Control Presupuestal para que éste registre el ejercicio del presupuesto.


Presupuestal

17

Recibe el concentrado de documentos para trámite de pago, registra el ejercicio de los presupuestos en base a cada factura y procede a colocarles el sello de presupuesto a cada una de éstas. Devuelve documentos a la Jefatura del Depto. de Adquisiciones.


Adquisiciones. 18

Envía al Depto. de Contabilidad y Finanzas, la factura original y requisición original con copia de la documentación complementaria para que realice el pago correspondiente. Da la instrucción al Auxiliar de Adquisiciones para que archive los documentos en el expediente del departamento.

Jefatura del

Depto. de

Adquisiciones.

19

En cuanto a las requisiciones que no tuvieron suficiencia

presupuestal procede a regresar al ente requirente las requisiciones

para su consideración y/o para la elaboración de otra requisición

que se ajuste al monto del presupuesto llegando a un acuerdo entre

las Direcciones requirentes y con la D.A.F. sobre la forma de dotar

de suficiencia presupuestal, y en caso afirmativo se regresa a la

secuencia 7 A), o bien

A) En caso de que no se pueda dotar la requisición de suficiencia presupuestal o que no se puedan disminuir las cantidades de lo


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 20 DE 24

solicitado y/o que el Director de Administración y Finanzas no autorice la requisición, se cancela la requisición e instruye al auxiliar de adquisiciones para que la archive como justificación de “no realización” de la compra.


20

Archiva en el expediente correspondiente, la documentación de las requisiciones atendidas para la justificación del procedimiento de compra, incluyendo en el archivo copia de requisición, copia de factura, original del Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones, original del Formato de Investigación de Mercado y original de la orden de compra.

VI.- POLITICAS DE OPERACIÓN.

1. Las solicitudes de bienes y servicios, deben tramitarse invariablemente a través del Formato de Requisición de Bienes y Servicios, código FM-COM-02/01.

2. El Director y el subdirector de área serán las personas facultadas para firmar las requisiciones en la casilla “Titular del Área” del formato FM-COM-02/01.

3. El día de recepción de requisiciones será únicamente los martes de 08:00 a 14:00

Horas. Excepto las requisiciones de papelería, las cuales se recibirán el primer martes de cada mes en el horario antes mencionado.

4. Toda requisición debe estar acompañada de una cotización de los bienes y/o servicios solicitados, la cual deberá contar con una fecha de expedición no mayor de 15 días al momento de la entrega de la requisición. Procurando que la cotización establezcan una vigencia de precios máxima de 40 días naturales contados a partir de la expedición de la misma. La cotización debe realizarse con proveedores inscritos en el Padrón, el cual deberá consultarse en línea en la página de gobierno del estado.

5. Deberá cotizarse exclusivamente con proveedores que estén registrados en el Padrón Único de Proveedores de la Administración Pública Estatal. (Artículo 16,

párrafo segundo del Manual).

6. El área requirente deberá señalar en la requisición la Línea de acción del POA a

que corresponda el recurso, en el espacio diseñado para tal efecto.

7. En el caso de requisiciones de Equipo de cómputo o cualquier otro equipo relacionado con sistemas, programas o cualquier otro artículo


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 21 DE 24

relacionado con la automatización de información excepto consumibles, el ente requirente deberá anexar una ficha técnica del bien a solicitar para que el titular del Depto. de Adquisiciones recabe el vo.bo. de parte del titular del Departamento de Redes y Telecomunicaciones de la Universidad.

8. Las contrataciones de adquisiciones, arrendamientos de bienes muebles o prestación de servicios no podrán fraccionarse para simular y evadir los topes establecidos en la Ley. Para el cálculo de dichos topes se tomará el precio de los bienes o servicios sin considerar el Impuesto al Valor Agregado. (Artículo 39, último párrafo de la Ley).

9. El área requirente deberá describir clara y detalladamente los bienes, arrendamientos y /o servicios a contratar especificando todas las características posibles del bien o servicio solicitado como marca (debiendo indicarse dos o más), cantidad, medida, modelo, color, talla, tipo, material, unidad de medida, normas (NM o NOM) en su caso, etc., artículo 6°, fracción V del Manual. Así como indicar el uso detallado, señalando la finalidad de la adquisición y anexando, cuando se requiera, especificaciones o ficha técnica del producto o servicio.

10. El tiempo de atención de las requisiciones será como máximo 22 días hábiles (tiempo que incluye el cierre de la requisición con la realización del pago al proveedor), a partir de que el departamento de adquisiciones cuente con las debidas firmas de autorización en el formato de requisición FM-COM-02/01, en el Formato de Investigación de Mercado y en el Formato de Autorización de Inicio de Procedimiento para Adquisiciones cuando éstos apliquen. Para los servicios será de acuerdo al tiempo acordado con el proveedor, habiendo obtenido previamente el Vo.Bo. del titular del ente requirente. Para la atención de cualquier excepción o necesidad de atención urgente de un requerimiento, el área requirente deberá solicitar autorización directamente en Rectoría y entregar la requisición con sello y firma de Rectoría y adicional la firma de autorización de la Dirección de Administración y Finanzas.

11. El Departamento de Adquisiciones, deberá tener cuidado que la recepción de los bienes y servicios coincidan con lo solicitado en la requisición.

12. Los bienes o servicios con valor superior a los 3,000 S.M.G.V.E., se deberán ajustar a la normatividad correspondiente al tipo de procedimiento de acuerdo a su monto o característica que sea señalo en la tabla de Montos, derivada del Manual y que aparece en el apartado VII del presente Manual de Procedimientos.

13. A toda requisición que contenga servicio de imprenta, el Departamento de Adquisiciones deberá obtener el Vo.Bo. de Talleres Gráficos de Gobierno del Estado, utilizando el Formato de Orden de Imprenta.


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 22 DE 24

14. Los compradores que realicen los procedimientos de Adjudicación Directa por Tabla Comparativa, tendrán que sujetarse a las obligaciones señaladas en el artículo 18 del Manual.

15. Cuando se trate de adquisiciones de activos, el Depto. de Adquisiciones deberá entregarlos al Área de Inventarios, para que se realice su resguardo antes de ser entregado al ente requirente.

16. La organización solicitara al proveedor que suministre sustancias o productos químicos, una hoja o documento anexo con alguna norma mexicana que especifique el riesgo y grado potencial de afectación a la salud de las personas o medio ambiente.

17. El área de adquisiciones canalizara hacia el área correspondiente dentro de la Institución para que los proveedores que presten un servicio internamente se apeguen a la capacitación en políticas y procedimientos de Calidad y Medio Ambiente que la propia organización tenga dados de alta para su operación.

VII.- TABLA DE MONTOS PARA CLASIFICACIÓN DE LAS ADQUISICIONES.

CLASIFICACIÓN DE

COMPRAS

MONTO MÍNIMO (antes de

I.V.A.)

MONTO MÁXIMO (antes de

I.V.A.)

FONDO REVOLVENTE 1 D.S.M.G.V.A. 75 D.S.M.G.V.A.

EJERCICIO DIRECTO 75 D.S.M.G.V.A. 350 D.S.M.G.V.A.

ADJUDUCACIÓN DIRECTA POR TABLA COMPARATIVA

350 D.S.M.G.V.A. 3,000 D.S.M.G.V.A.

VIII.- CONTROL DE REGISTROS.

CÓDIGO NOMBRE RETENCIÓN ALMACENAJE DISPOSICIÓN

FINAL

FM-COM-02/01 FORMATO DE

REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

3 AÑOS

OFICINA DE

JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES

ARCHIVO

HISTÓRICO


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 23 DE 24


INVESTIGACIÓN DE MERCADO

3 AÑOS

OFICINA DE


ADQUISICIONES

ARCHIVO

HISTÓRICO

FM-COM-02/03 FORMATO DE ORDEN DE

COMPRA

3 AÑOS

OFICINA DE

JEFATURA DEL

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

ARCHIVO

HISTÓRICO


AUTORIZACIÓN DE INICIO DE PROCEDIMIENTO PARA

ADQUISICIONES

3 AÑOS OFICINA DE


ADQUISICIONES

ARCHIVO

HISTÓRICO

DA-COM-02/05 DOCUMENTO DE APOYO

HOJAS DE VERIFICACIÓN

3 AÑOS OFICINA DE

JEFATURA DEL DEPTARTAMENTO

DE ADQUISICIONES

ARCHIVO

IX.- PROCESOS EXTERNOS. Proceso Externo Tipo de Control Grado de

Control

Representante

Institucional

Fecha-

Periodicidad

OFICIALÍA MAYOR MANUAL ÚNICO DE

ADQUISICIONES DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE

AGUASCALIENTES

PROCEDIMIENTO DE

ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

JEFATURA DE DEPARTAMENTO

DE ADQUISICIONES

Permanente

X.- FORMATOS EXTERNOS.

No. Nombre del documento/

lineamiento/ normatividad Fecha de emisión

Área responsable de

resguardarlo

1 FORMATO DE ORDEN DE IMPRENTA DE TALLERES GRÁFICOS DEL ESTADO.

11 de Febrero de 2013 JEFATURA DE DEPARTAMENTO DE

ADQUISICIONES


REVISIÓN: 17

CÓDIGO: PR-COM-02


SERVICIOS

REF. NORMATIVA: 7.4

HOJA 24 DE 24

XI.- ÚLTIMO CAMBIO DOCUMENTAL:

Secc.

Dcto.

En la revisión anterior decía: Ahora dice:

III, IV, V, VI, VIII

____________________________ Se agregaron definiciones en la sección III.

Se complementó la información del fundamento legal de los incisos A), B) y C) de la sección IV.

Se actualizaron los diagramas de flujo de los tres procedimientos y por consiguiente se modificaron las descripciones de las tareas.

En la sección VI se modificó el orden de las políticas, se modificó la redacción de las políticas y se agregaron la política 3, 4, 5, 6, 9, 13, 14, 15, 16 y 17.

En la sección VIII se actualizó el formato FM-COM-02/02, y se agregó el formato FM-COM-02-04 así como el documento DA-COM-02/05.

procedimiento de adquisiciÓn de bienes y servicios …sgc.utna.edu.mx/sgc/docs/pr-com-02.pdf ·...

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