procedimiento cobranza
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Manual de Procedimiento y Control Interno de Cobranza
Agrícola Bandera Ancha S.A.C.
Departamento de Administración y Finanzas
Molina, 2015.
Procedimiento y Control Interno de Cobranza
INTRODUCCION
De acuerdo a lo estipulado en las diferentes normas legales y organizativas de la institución, se ha elaborado el presente manual con un lenguaje claro y sencillo, con el propósito fundamental de suministrar una herramienta documental que servirá de apoyo administrativo para el área de Cobranzas.
OBJETIVO
El área de Cobranzas, de Agrícola Bandera Ancha., busca proporcionar a través de este manual las normas y procedimientos para realizar el proceso de cobranza; que permitirá realizar las actividades de los empleados del área con eficiencia.
Así como también, unificar y controlar el cumplimiento de las normas legales vigentes en el proceso de la cobranza, simplificando y agilizando de forma efectiva las operaciones respectivas del área.
ALCANCE
Las Normas contenidas en el presente Manual son de estricto cumplimento por las personas que desempeñan sus labores en el área de Cobranza de la empresa, con el objeto de normalizar los procedimientos administrativos, regular las tareas y velar por el cumplimiento de los pasos estipulados.
NORMAS GENERALES
1. Las cuentas por cobrar todos derechos adquiridos por la empresa a través de sus ventas de insumos.
2. El área de Cobranzas, será la responsable de gestionar las cobranzas a los distintos clientes de Agrícola Bandera Ancha.
3. Mantener el control de toda la documentación asociada a las cobranzas recibidas del área de Ventas.
4. El gestor de Cobranza elabora el programa de visitas semanal a clientes y lo presenta a la Gerencia de la empresa para su autorización.
5. Los pagos que efectúen los clientes se deben recaudar de dos formas:
* Depositando por transferencia electrónica a la cuenta corriente de la Empresa.
* A través de cheques nominativos a Nombre de Agrícola Bandera Ancha, los que serán cobrados por el Gestor de Cobranza en las instalaciones del Cliente deudor.
6. Al regresar de la Ruta de Cobranza, el Gestor deberá elaborar un informe de Cobranza Diaria, incluyendo las actividades efectuadas.
7. Por seguridad para la empresa, el Gestor de Cobranza debe depositar los cheques recaudados, en la mañana siguiente y deberá anexar al informe de Cobranza el comprobante de Depósito Bancario en la cuenta corriente de Agrícola Bandera Ancha.
8. El área de Cobranza deberá informar semanalmente a la Gerencia General de la Empresa los saldos de la cartera de clientes y la situación que guarda cada uno de ellos.
9. Los Clientes que tengan más de 90 días de morosidad serán analizados en conjunto con la Gerencia General, a fin de determinar las acciones a seguir y evaluar las estrategias de cobro.
10. Los Clientes con más de 120 días de mora, una vez analizados y dependiendo de cada caso, se comenzara el cobro por vía legal.
11. El área de Cobranza debe realizar mensualmente la conciliación de las cuentas por cobrar con los pagos recibidos.
CUESTIONARIO CONTROL INTERNO DE COBRANZA
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES1 ¿Existe un manual de procedimientos de
Cobranza?
2 ¿Es claro y preciso?
3 ¿Se encuentran estipuladas las funciones de :
Gestión de Cobros?
Cobranzas?
4 ¿Se reciben pagos de clientes morosos por transferencia electrónica?
5 ¿La persona encargada de Gestionar estos pagos morosos, tiene acceso a la contabilidad?
6 ¿Los pagos recaudados por el gestor de cobranza se depositan en la cuenta autorizada?
7 ¿Se exige al gestor de cobranza el comprobante de depósito timbrado por el banco?
8 ¿Este comprobante es comparado con la cartola bancaria?
9 ¿Se elabora un plan de ruta para cobranza diaria?
10 ¿Se realiza un informe diario de las cobranzas realizadas?
11 ¿Se informa semanalmente a la Gerencia la situación de cada cliente moroso?
PROCEDIMIENTO ESQUEMATICO PARA REALIZAR LA COBRANZA
PROCEDIMIENTOS COBRANZA
Responsable Descripción de la Actividad Documento
Área de VentasEl área de ventas, envía Pedidos, convenios, cotizaciones, para proceder a la elaboración de facturas de productos entregados a los clientes.
DocumentosFacturas
Área de Cobranza
Las facturas emitidas, con la documentación correspondiente, se entregan al gestor de las cobranzas, el cual deberá dar inicio a los trámites de cobro en la fecha oportuna.
DocumentosFacturas
Área de Cobranza
El gestor de Cobranza elabora en forma semanal un programa con las acciones de cobranza a realizar, el cual debe presentar a la Gerencia para su revisión y aprobación.
Programa
Área de CobranzaEl gestor de cobranza debe verificar que la documentación este completa para elaborar el cronograma de actividades.
DocumentosFacturas
Área de Cobranza
El gestor de Cobranza mantendrá actualizado el registro de las cuentas por cobrar y de las deudas morosas de cada uno de los clientes de la empresa.
Programa
Área de CobranzaEl gestor de cobranza elaborara diariamente un informe de la gestión realizada.
Informe
Área de Cobranza
El gestor de cobranza elabora un reporte semanal de los clientes en mora, el cual presentara a la Gerencia General, para evaluar en conjunto cada situación y las estrategias de cobranza a seguir.
Cartera
Responsable Descripción de la Actividad Documento
Área de CobranzaEl gestor de cobranza debe registrar los cobros recibidos de la gestión de cobranza, con los documentos de respaldo correspondientes.
Programa
Área de Cobranza
En caso de recibir el pago en cheque, el gestor de cobranza debe depositarlo en la cuenta autorizada por la Agrícola y adjuntar el comprobante bancario.En caso de una transferencia bancaria debe adjuntar el comprobante emitido por el banco.
ProgramaDocumentos
Área de CobranzaLas facturas que presenten más de 90 días de mora, deben ser informadas por el gestor de cobranza a la Gerencia General, con el fin de replantear las estrategias de cobros.
FacturasDocumentos
Área de CobranzaUna vez que se han analizado las facturas con más de 120 días de mora, dependiendo de cada caso, se informara a la Gerencia Jurídica para el comenzar la cobranza por la vía legal.
Documento
FLUJOGRAMA PROCESO DE COBRANZA
COBRANZA ACREEDOR GERENCIA GENERAL
GERENCIA JURIDICA
Gestor de Cobranza recibe facturas originales e informe para trámites de cobranza.
1
Gestor de Cobranza recibe
Facturas originales e informe
para tramites de cobranza
↓
Facturas e informe completos
↓
Si
↓
El gestor elabora un cartera
de clientes
↓
El gestor actualiza diarimente
la cartera de clientes
↓El gestor elabora un plan de
accion
diarimente
↓El cliente recibe factura, sella
copia,
entrega el comprobante de recibo
↓→ Gestor revisa la fecha de
compromiso de pago
El gestor realiza los depositos
correspondientes en el banco
↓
Gestor entrega los comprobantes →Genera un
informe
de depositos diarios a Caja de Cobranza
↓ Pago aun ← Vencimiento → Si → Original a caja y copia: → Gestor elabora
sigue pendiente No de pago Contabilidad
