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COMPRAS, MERCANCIAS, EQUIPOS Y SERVICIOSVersin: 4

Cdigo: Procedimiento-3

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COMPRAS _ MERCANCIAS, EQUIPOS Y SERVICIOS -CONTROL DE CAMBIOS

FechaDescripcin del cambioVersin

Marzo 2007Documento inicial, para formalizacin del procedimiento 1

Se incluye formato FQ-023 Orden de compra y correcciones en la redaccin del documento

Febrero 2008Inclusin de procedimiento de inventario.2

Establecimiento y formalizacin del procedimiento para la implementacin del sistema de gestin.

Incorporacin del Cargo de Coordinador de Gestin.

Incluye el requisito de los criterios SISOMA en la seleccin del proveedor. Revisin de definiciones.

Julio 2008Inclusin en los numerales 5.8.3 y 5.8.43

Junio 2009Modificacin de codificacin y cambio general de edicin4

ElaborRevisAprob

CargoCargoCargo

1. OBJETIVO.

Definir la metodologa, requerimientos y condiciones para la adquisicin de bienes y servicios tanto Mercancas, equipos y servicios comprados, que afectan la calidad de los procesos y sus resultados, establece los controles a aplicar a los proveedores durante la prestacin del servicio o el suministro del producto por ellos ofrecido que afecten o puedan causar un efecto potencialmente adverso en SISOMAC.2. ALCANCE.

Este procedimiento es aplicable a todas las compras tanto de Mercancas, equipos y servicios comprados que realiza la organizacin y que afectan la calidad del producto ,afecta el servicio prestado y puede generar desviaciones en la Poltica y objetivos SISOMAC.La seleccin de personal por prestacin de servicios, puede efectuarse como una compra o como parte de la administracin de recurso humano.Se considera como una compra, el sub contratar los servicios de Medicin y Ensayo.

Se considera como una compra, el sub contratar la ejecucin de las actividades relacionadas con la ejecucin del contrato con el cliente que haya sido firmado directamente por EMPRESA S.A., o como socio de una Unidad Estratgica de Negocio o actividades relacionadas directamente a nombre de EMPRESA S.A.3. DefinicionesVer glosario de trminos EMPRESA S.A.4. Responsables en la gestin de compras Responsables de reas o proyectosDeterminar las necesidades de compras para los proyectos y/o procesos.

Solicitar los bienes y servicios que requieran acorde con las condiciones del presente procedimiento a fin de facilitar la adquisicin efectiva y eficiente de los mismos.

Controlar las existencias de inventarios de insumos y equipos para determinar las compras necesarias para mantener inventarios mnimos que garanticen la ejecucin de la obra sin demoras y la operacin eficaz de equipos.

Revisar que aquello solicitado cumpla con las condiciones pactadas con el proveedor al ser recibidos en obra.

Autorizar las remisiones y ajustes de inventarios entre proyectos o la oficina central.

Asistente AdministrativoSupervisar que los registros del procedimiento de compra que presenten los funcionarios de la organizacin y proveedores, cumplan con las condiciones necesarias para ser tramitados.Realizar los trmites pertinentes para formalizar las negociaciones y pagos con proveedores.

GerenciaAprobar las compras mayores, entendiendo por compra mayor a aquella que afecte la capacidad de cumplimiento de manera directa o a aquella cuyos costos superen la estructura de autonoma en decisin.

Aprobar la evaluacin y seleccin de proveedores de las compras mayores.

5. Desarrollo de procedimiento.5.1 Generalidades.

En los proyectos de obras civiles los criterios de evaluacin y seleccin de proveedores estn ligados al producto a adquirir y a las condiciones particulares de cada proyecto. Acorde con esto los criterios de seleccin no pueden estar predefinidos, por lo que son establecidos en cada caso en particular teniendo en cuenta los requerimientos del proyecto en cuanto a requisitos del cliente, localizacin, duracin del proyecto, forma de ejecucin del proyecto , requisitos de gestin del Sistema SISOMAC del cliente a cumplir y otros que determine la organizacin.

5.2 Compras.

5.2.1 Determinacin de la necesidad de compra

El responsable del rea o proceso que requiere la compra (bienes, software o servicio) al planear o durante el desarrollo del proceso o proyecto determina la necesidad de compras definiendo lo siguiente:

Qu se requiere. Incluyendo las caractersticas tcnicas y/o diferenciadores (especificaciones) del producto a ser comprado.

Qu cantidad se requiere.

Para cundo se requiere.

Criterios de aceptacin de la compra. De ser necesario se definen en las fichas de puntos de control, inspeccin y ensayo (por ejemplo, los ensayos sobre fuentes de materiales ptreos). Para qu lo requiere (centro de costos, actividad de obra, equipo, etc).

As mismo para poder ser aceptada la compra se debe establecer el cumplimiento de los siguientes requisitos de compras: Condiciones especiales de entrega y de transporte. Fichas de seguridad cuando sean materiales e insumos que hallan sido identificados como un riesgo o aspecto SISOMA, as como su manejo, almacenamiento, transporte y manipulacin.

Fichas tcnicas de los equipos y elementos de Emergencias y proteccin personal.

Competencias de los servicios profesionales comprados.a) Requisiciones

El responsable del rea o proceso que requiere la compra (bienes, software o servicio) remite la requisicin correspondiente a ser tramitada. La requisicin debe ser diligenciada de manera completa y clara (ver Formato-3-a Requisicin de productos, servicios y equipos).b) Gestin de compras

Una vez definidas las caractersticas de la compra, existen dos posibles escenarios:

Que ya exista un proveedor evaluado y/o seleccionado, y exista un acuerdo comercial con l.

Que no exista proveedor, en ste caso se aplica el numeral 5.2.2 para evaluar y/o seleccionar el proveedor correspondiente y una vez seleccionado establecer el acuerdo de condiciones correspondiente con l.

c) Solicitud a proveedores ya evaluados y/o seleccionados

Una vez determinado el proveedor, se formaliza la compra con la orden de compra segn Formato-3-b o el acuerdo de condiciones especificando claramente las caractersticas del producto a comprar y condiciones comerciales. 5.2.2 EVALUACION Y SELECCION DE PROVEEDORES

Cuando el responsable del rea o proceso que requiere el bien o servicio determina que la compra afecta la calidad de la obra o la capacidad de cumplimiento, se debe registrar la evaluacin y seleccin de proveedores por parte de quien se encargue de hacer la gestin de compras.

La evaluacin se refiere a la capacidad de cumplir las especificaciones tcnicas de la compra y capacidad de suministrar en la oportunidad y capacidad requerida. Cuando en el listado de proveedores evaluados de la organizacin no exista ninguno que cumpla los requerimientos correspondientes, quien sea responsable por la evaluacin (Gerencia, responsable del rea o proyecto o a quien estos deleguen) establecer los criterios de evaluacin a ser aplicados, empleando para ello el Formato-3-c. Una vez definidos los criterios de evaluacin se procede a analizar el nivel de cumplimiento de los posibles proveedores.

Entre aquellos proveedores ya evaluados que cumplan a satisfaccin los criterios establecidos, se procede a seleccionar el ms adecuado a las necesidades de la organizacin, consignando en el mismo formato los criterios de seleccin a aplicar y los resultados de la valoracin de los mismos. 5.3 Proveedores con restricciones de seleccin de origen externo.

Por las caractersticas del sector en que se desempea la organizacin suele ser requisito del cliente y/o de la comunidad de la zona en que se realizar un proyecto, emplear proveedores de la regin, e incluso el uso de proveedores especficos imponiendo restricciones a la evaluacin y seleccin de proveedores.

Proveedores nicos.

Cuando existe un nico proveedor, ya sea por no haber otro disponible en la zona, por ser el nico existente o porque su empleo es un requerimiento del cliente, se aplican las siguientes condiciones:

Evaluacin del proveedor. Por ser un proveedor nico no aplica la evaluacin del mismo, sino una evaluacin de los controles a aplicar acorde con las caractersticas del proveedor, a fin de garantizar el cumplimiento final al cliente. Estos controles se incorporan a las fichas de puntos de control, inspeccin y ensayo a aplicar en el proyecto, definidas en el plan de Gestin SISOMAC.

Seleccin del proveedor. Por ser proveedores nicos, no existe gestin de seleccin,..Excepciones en la evaluacin y seleccin de proveedores para proyectos.

No requieren registro de evaluacin y seleccin en proyectos: Los servicios de transporte ocasional (Volquetas independientes, disponibles en la zona de la obra) que de no cumplir son retiradas de manera inmediata

Los alquileres de maquinaria por horas para labores especficas que no correspondan a la ruta crtica del proyecto, o que se requieran para resolver una contingencia.

La mano de obra no calificada de la regin (Obreros rasos sin referencia conocida). De no desempearse de manera satisfactoria son retirados del proyecto

Las ferreteras y depsitos de materiales de la zona empleadas para compras por Caja Menor y al menudeo.

5.4 Proveedores antiguos. (Disponibles en el listado de proveedores de la organizacin.)

Cuando se requiera, es posible hacer uso del listado de los proveedores de la organizacin seleccionando aquel o aquellos que no tengan malas observaciones de desempeo y se emplea para la comparacin entre los mismos el Formato-3-c, registrando en l los criterios de seleccin a aplicar y los resultados de la evaluacin correspondiente para cada proveedor

NOTAS

El nmero de posibles proveedores a evaluar y seleccionar no es fijo. Puede ser slo uno o la cantidad que la organizacin considere pertinente. En caso de ser slo uno, debe cumplir a cabalidad los criterios de evaluacin pero no se definen criterios de seleccin. Se pueden seleccionar varios proveedores para una sola compra.

Los criterios de evaluacin deberan ser esencialmente tcnicos, es decir, basados en la experiencia y capacidad de cumplimiento del posible proveedor; sin embargo, el responsable del rea o proyecto define tales criterios en los que puede incluir referencias de terceros, muestras, periodos de prueba, etc..

Los criterios de seleccin se deberan fundamentar en las ventajas comerciales de cada proveedor, sin embargo la gerencia est en la facultad de seleccionar el proveedor que desee, siempre y cuando cumpla con los requisitos de calidad y capacidad de suministro establecidos.

En el Formato-3-c se puede desarrollar la evaluacin y seleccin simultnea de proveedores nuevos y antiguos.

Cuando un posible nuevo proveedor solicite ser tenido en cuenta por la empresa sin que sta haya solicitado sus servicios, podr ser evaluado si la organizacin lo considera pertinente.

5.5 REEVALUACIN DE PROVEEDORES

La reevaluacin de proveedores se har empleando el Formato-3-d Reevaluacin de proveedores. La actividad ser realizada por el responsable del proyecto o proceso, establecindose que todo proveedor que afecte el sistema de Gestin utilizado por la organizacin debe ser reevaluado.

La reevaluacin de proveedores de proyecto se realiza al final del proyecto o cuando el proveedor termina la actividad para la que fue seleccionado.

El listado de proveedores de la organizacin es un documento controlado y opera bajo los siguientes criterios:

El resultado de la ltima reevaluacin as como la fecha de la misma ser incorporado en el listado de proveedores de la organizacin.

Si un proveedor no utilizado es incorporado al listado de proveedores se debe dejar la anotacin correspondiente.

Ningn proveedor es retirado del listado de proveedores. Si un proveedor se considera como NO DESEABLE, es mantenido en el listado para evitar su uso no intencional en el futuro, efectuando la anotacin correspondiente.

5.6 AUDITORIAS Y VISITAS DE EVALUACIN O SEGUIMIENTO.

En algunas ocasiones la organizacin requiere efectuar auditorias o vistas, para seleccionar o realizar seguimiento de las actividades desarrolladas por algunos proveedores. Se aplicar en el caso de las auditorias el Procedimiento-15 auditorias Internas.Si lo que se efecta es una visita de inspeccin y seguimiento, se dejar como registro de ello un acta de Reunin Formato-1-f en la que se consignarn las observaciones correspondientes.

5.7 VERIFICACIN DE LAS COMPRAS.Todo producto adquirido que afecta la calidad final del proyecto, el bienestar fsico de los empleados y deteriora el medio ambiente es verificado para determinar si cumple plenamente con la requisicin o acuerdos de condiciones establecidos. La evidencia de la verificacin es la firma o visto bueno de quien recibe el producto en remisiones o documentos de cobro.

La gestin de pagos no se realiza si no existe evidencia de la verificacin de los criterios de las compras.

Para las compras que el responsable de proyecto o proceso determine como crticas desde el punto de vista de calidad o capacidad de cumplimiento, los criterios de verificacin a la calidad del producto recibido se establecern como parte de los puntos de control, inspeccin y ensayo a aplicar en el proyecto.

Cuando un producto (bien o servicio) no cumple con los requerimientos acordados con el proveedor, es rechazado hasta que cumpla las condiciones correspondientes. Cuando el proveedor definitivamente no cumple los requisitos acordados, dicho incumplimiento se cuantifica en cantidades o valores equivalentes para que solo se efecten los pagos de la cantidad recibida.

5.8 EXCEPCIONES Y CONDICIONES ESPECIALES.

5.8.1 Compras por contingencia.

Se entender como compra por contingencia aquella que deba realizarse en forma inmediata para evitar el incumplimiento a la programacin establecida o para resolver una situacin imprevista de manera inmediata. Las compras por contingencia corresponden principalmente a alquileres de maquinaria, transportes e insumos en cantidades pequeas. Para una compra por contingencia existen dos alternativas:

Que se realice por caja menor, en cuyo caso en los soportes de la misma debe estar la justificacin de la compra.

Que se efecte la requisicin correspondiente y telefnicamente o de manera personal se obtenga aquello requerido. En esta alternativa queda como registro la requisicin y la factura o cuenta de cobro de aquello requerido, con la firma de visto bueno de la gerencia.

5.8.2 Compras de servicios de laboratorio y ejecucin de ensayos.

La contratacin de servicios de laboratorio tiene como condicin especial que quien preste el servicio cuente con equipos adecuados a las necesidades de la organizacin (Ver procedimiento de Administracin de equipos de medicin y ensayo Procedimiento-16).

Si el laboratorio a seleccionar est Acreditado ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la vigencia de dicha acreditacin es registro suficiente para la aceptacin del proveedor. De lo contrario debe presentar certificados vigentes de calibracin y/o procedimientos y registros de verificacin interna de los equipos con que cuenta, para poder ser utilizado. 5.8.3 Compras de servicios de Salud.Los mdicos que realicen las evaluaciones mdicas ocupacionales de ingreso, control peridico y retiro, debern presentar adems de su licencia mdica, la licencia de especialista en salud ocupacional.

As mismo el proveedor, deber presentar licencia vigente para prestar servicios de salud ocupacional, la cual debe ser expedida por la secretaria de salud local en donde se encuentren registradas sus instalaciones. As mismo, las entidades debern estar inscritas en el registro especial nacional del Ministerio de la Proteccin Social.

5.8.4 Compras de servicios de Asesora en Salud Ocupacional.La contratacin de servicios de asesora en salud ocupacional tiene como condicin que el profesional que presta el servicio de asesora cuente con la respectiva licencia de salud ocupacional Vigente.5.9 NO CONFORMIDAD Y PRODUCTO NO CONFORME EN GESTIN DE COMPRAS.

Se entiende como No conformidad a la gestin de compras, a que el cumplimiento a un cliente o su nivel de satisfaccin se afecten como resultado del desempeo de los proveedores (su cumplimiento), cuando el proveedor no cumple con algunos de los requerimientos en SISOMA establecidos por la organizacin, sin embargo dicha no conformidad es interna y corresponde a deficiencias en la gestin (evaluacin, seleccin, negociacin, administracin, seguimiento, control) de compras y es resuelta de tal forma.

Se entiende como producto No Conforme en gestin de compras a aquel producto suministrado por un proveedor que es recibido, es decir que es aceptado y posteriormente se detecta que es No Conforme, independientemente de la causa de que sea No Conforme.

5.10 DISPOSICIONES DE INVENTARIO

5.10.1 Definicin de insumos y equipos a controlar

El responsable de proyecto durante la planeacin de la obra se deber establecer qu insumos y equipos se necesitan para ejecutarla, y determinar sobre cuales se har control de inventarios por su criticidad para el desarrollo del proyecto. Se definirn las cantidades de inventarios mnimos. Entre estos inventarios se deben incluir equipos y sus piezas importantes, Equipos de seguridad para la atencin de emergencias.5.10.2 Realizacin de inventarios.

Cada proyecto tendr su propio inventario de insumos, consumibles y equipos. El control sobre inventarios crticos se hace en los informes diarios o semanales de obra que se reportan a la oficina central.Durante el desarrollo de los proyectos, el responsable del proyecto realizar las actividades necesarias para mantener control de los inventarios en obra, tales como conteos fsicos y arqueos de existencias.5.10.3 Compras por entrar

Son todos aquellos insumos controlados definidos que ya se compraron pero que aun no han llegado a la obra. Los registros que se tienen en cuenta para esta entrada son las rdenes de compra y/o facturas que deben generarse o hacerse llegar a la oficina central.

5.10.4 Compras que entraron.

Son aquellos insumos controlados que ya se encuentran en la obra. Una vez all se hace la entrada definitiva al inventario previa verificacin de cantidades y condiciones en las que fueron recibidos los insumos o equipos. Las diferencias entre lo enviado y lo recibido sern reportadas para las acciones correctivas necesarias.

5.10.5 Registros fsicos de salida.

Salida normal

En los inventarios de obra se refiere a la salida de materiales, la que se solicita al ingeniero residente para la realizacin de una actividad. El encargado de solicitar estos materiales es el maestro general de la obra u otro personal de produccin autorizado por el residente.

El registro de salida utilizado es el formato de remisin de almacn Formato-3-e, el cual es diligenciado por el residente o delegado de almacn o almacenista.

Cierre de inventarios de obra

Cuando se termina un proyecto, sus inventarios pueden pasar a otra obra si se necesitan, o se envan a bodega en Bogot. Estos inventarios se comparan con los archivos que reposan en la oficina central y sus diferencias deben ser justificadas por el encargado de proyecto para poder realizar la entrega y cierre del inventario.NOTA

La realizacin de inventarios se llevar a cabo en obras donde se tenga que manejar almacn por el contexto del contrato.5.11 Controles SISOMA a Mercancas, equipos y servicios comprados.

Productos Qumicos:

Fichas de seguridad.Equipos de emergencias, EPP, y servicios de salud Ocupacional:

Ficha tcnica. Licencias de funcionamiento.

Licencias de profesionales en salud ocupacional.

Licencias vigentes del establecimiento prestador de servicios de salud ocupacional (Licencias de salud ocupacional)

Subcontratista de ejecucin de obra y de prestacin de servicios: Cumplimiento de Normatividad Vigente en SISOMA.

EPS.

ARP.

AFP.

CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR.

DOTACIN.

POLITICAS SISOMA

REGLAMENTO INETRNO DE TRABAJO

BRIGADA DE EMERGENCIAS.

La verificacin de los requisitos para los Controles SISOMA a Mercancas, equipos y servicios comprados, se realizara por Medio de Auditoria segn los criterios del Procedimiento-15 Auditoria Interna. Antes de firmar cualquier tipo de contrato o hacer la compra se debe demostrar el cumplimiento de los anteriores requisitos.6. Registros generados.TituloCdigoTipo

Requisicin de productos, servicios y equiposFormato-3-aEscrito

Orden de compraFormato-3-bEscrito

Evaluacin y Seleccin de proveedoresFormato-3-cEscrito

Reevaluacin de proveedoresFormato-3-dEscrito

Remisin de almacnFormato-3-eEscrito