pro-25-2-04 recaudo · pro-25-2-04-02 recaudo de matrÍculas. t e s o r e r Í a e s t u d i a n t...

PRO-25-2-04 RECAUDO

PROVEEDOR

- Proceso de

Facturación

Académica

- Proceso

Facturación

Comercial

- Proceso de

Gestión de Cartera

- Cliente/

Estudiante/

Donante

- Unidad

ENTRADAS

- Pago

- Conceptos a

Cobrar

- Carta de

Compromiso

Clientes:

- Dirección

Financiera

Producto

(Salida):

- Recaudo

Registrado

Verificación

de

Documentos

Registro de

Recaudo en el

Sistema

Documentos

Revisados

Recaudo

Registrado

Cliente/

Estudiante/

Donante

Unidad

Procesos

Nivel 2

Procesos

Nivel 1

Procesos

de Nivel 3

Salida

Pago

Conceptos

A Cobrar

Entidad

Externa

Carta de

Compromiso

Tesorería

PRO-25-2-04-01

RECAUDO DE CONFIRMACIÓN RESERVA DE CUPOT

ES

OR

ER

ÍAE

ST

UD

IAN

TE

Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de Documentos

Automáticamente

Automáticamente

Macroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda Caputo

Proceso Nivel 1 Gestión de Ingresos Aprobado por

Proceso Nivel 2 Recaudo Fecha de aprobación

1

Realizar Pago

¿El pago fue

en banco?

NO

SÍ

12

Recaudo de

anticipo por caja

10

Hacer Cierre de

Clave de

Reconciliación

11

Pasar a Libro

Mayor

3

Cargar Archivo

de Asobancaria

¿Todas las

partidas son

identificadas?

SÍ

NO

8

Registrar en el

Dummy

Movimiento Diario Bancario

2

Descargar

archivo de

Asobancaria

7

Revisar lote de

pagos

15

Registrar pago

cancelando CxC

9

Contabilización o

compensación

de Partida de

Dummy

13

Creación

Automática de

Estudiante

14

Creación de CxC

y NCR

4

Creación

Automática de

Estudiante

5

Cancelar CxC

6

Crear NCR de

Anticipo por

Pago en Banco

VOLVER A RECAUDO NIVEL 2

FICHA TÉCNICA

Ficha técnica Proceso Nivel 3

FICHA TECNICA PROCESO NIVEL No. 3DIRECCION DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓNFechaEjecutor

Versión No.Aprobador

Consultado

Informado

Macroproceso:Gestión Financiera

Proceso Nivel 1:Gestión de Ingresos

Proceso Nivel 2: RecaudoVerificador

Proceso Nivel 3:Recaudo de Confirmación Reserva de Cupo

Objetivo: Procedimiento para registrar en el sistema el recaudo por concepto de confirmación de reserva de cupoFirmante

AlcanceDesde que el estudiante realiza el pago hasta que este se pasa al libro mayor en el sistema

Código:PRO-25-2-04-01

Proveedores

ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al procesoEntrada

Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la ejecución del proceso.No.Actividad

Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.Actividad

Victor Andres Caguenas Rubio : Nombre de la actividadDescripción

Victor Andres Caguenas Rubio : Detalla el Cómo es realizada la actividad.Normatividad (Interna / Externa)

Victor Andres Caguenas Rubio : Especifica la normatividad que establece la realización de la actividad (Reglamentos, políticas, resoluciones, decretos, etc.)Responsable

Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la actividadMódulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida

Victor Andres Caguenas Rubio : Producto o resultado de la realización del proceso.Cliente

Victor Andres Caguenas Rubio : Actores o grupos de interés que reciben los productos del proceso.

ml.bacca1501: Actores que suministran las entradas al proceso

Victor Andres Caguenas Rubio : Insumos requeridos para la ejecución del proceso.

Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.Proceso de facturación AcadémicaRecibo de Pago1Realizar PagoPreviamente en el portal se generó una orden de pago a cargo del estudiante admitido, con la cual este debe realizar el pagoEstudianteRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Descargar archivo de AsobancariaDescargar archivo de Asobancaria

3Cargar Archivo de AsobancariaCargar Archivo de Asobancaria en el sistema, mediante la transacción ZFICA001TesoreríaFICAZFICA001Movimiento diario bancario

4Creación Automática de EstudianteUna vez se hace el recaudo con el cargue del archivo de Asobancaria, automaticamente el sistema revisa si se debe crear al estudiante. En caso que el estudiante no este creado, el sistema:- Crea Datos Maestros con la transacción BP- Crear Cuenta Contrato con la transacción CAA1- Crear Objeto Contrato mediante la transacción WORKTesoreríaFICABP, CAA1, WORK

5Cancelar CxCAdicionalmente, el sistema cancela la CxC automaticamenteTesorería

6Crear NCR de Anticipo por Pago en BancoEn este momento el sistema realiza una consulta en la tabla temporal donde se encuentra registrada toda la información sobre la orden de pago generada al estudiante, con esta información se crea la cuenta por cobrar de la confirmación de cupo o reserva de cupo según la operación con la transacción FPE1TesoreríaFICAFPE1

7Revisar lote de pagosRevisar lote de pagos mediante la transacción FP05TesoreríaFICAFP05

8Registrar en el DummySi al realizar el proceso de compensación quedan partidas pendientes por identificar se registran en una opción dentro del recaudo denominadas “partidas pendientes por clarificar”, transacción FP05TesoreríaFICAFP05

9Contabilización o compensación de Partida de DummyContabilización o compensación de Partida de Dummy mediante la transacción FP06FICAFP06

10Hacer Cierre de Clave de ReconciliaciónAl finalizar el recaudo por bancos y caja, se cierra la clave de reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICAFPG4

11Pasar a Libro MayorTrasladar al libro mayor FI con la transacción FPG1TesoreríaFICAFPG1

12Recaudo de anticipo por cajaCuando el pago es por caja con la referencia de la orden de pago se consulta en la “tabla temporal”, con la información de esta tabla se crea la cuenta por cobrar de la confirmación de cupo o reserva de cupo según la operación con la transacción ZFICA007TesoreríaFICAZFICA007


14Creación de CxC y NCRAdicionalmente, el sistema Creación de CxC y NCR automaticamenteTesorería

15Registrar pago cancelando CxCRealizar Traslado de Caja a Bancos con la transacción FPCJTesoreríaFICAFPCJ

Indicadores del proceso:

Elaborado por:Alberto Poveda Caputo

Revisado por:

Aprobado por:

Documentos

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESOFechaUNIANDESFirmante

Versión No.Unidad Académica

ActividadDocumento

ml.bacca1501: Toda información o hecho registrado. Clasificación de consulta del documentoR/I/P

ml.bacca1501: Clasificar si el documento es de consulta Restringida, Interna ó Pública (ver definiciones)Frecuencia de producción- Cantidad #- (D/S/M/Se)

ml.bacca1501: Cantidad y frecuencia de producción o recepción del documentoTipo de documentoUbicación de almacenamiento(Físico: carpetas del archivo xxx)

(Electrónico: Sistema de información XXX)

ml.bacca1501: Especificar la ubicación del documento

3Movimiento diario bancarioRestringidaDiarioElectrónicoSAP

DEFINICIONES:

R= Restringida: Requiere un grado intermedio de reserva, ya que su conocimiento y divulgación por parte de personas no autorizadas puede causar daños a la universidad y a sus miembros. Se debe limitar las personas o áreas que pueden tener acceso a la información.

I= Interna: Aquella que puede ser consultada por la comunidad Uniandes

P= Pública: Aquella que puede ser consultada por personas no pertenecientes a la comunidad Uniandes

RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos

RIESGOSFechaUNIANDESFirmante


Riesgos asociados al procesoNombreDescripción

Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del riesgo asociado al proceso

Controles

Victor Andres Caguenas Rubio : Detalle y explicación del control enunciado

rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-01-recaudo de confirmacion reserva de cupo.xlsx

PRO-25-2-04-02

RECAUDO DE MATRÍCULAS

TE

SO

RE

RÍA

ES

TU

DIA

NT

E


Automáticamente




¿Hay que

hacer

compensació

n?

NO

SÍ

¿Es matrícula

extraordinaria

?

SÍ

¿Estudiante

tiene

financiación?NO

SÍ

20

Imprimir Recibo

de Caja

Recibo

de Caja

NO

7

Crear NCR por

Descuentos

8

Realizar

Compensación

de Anticipo

NO

9

Crear CxC

Matrícula

Extraordinaria

22

Trasladar Caja a

Banco

12

Hacer Cierre de

Clave de

Reconciliación

13

Pasar a Libro

Mayor

Tipo de Pago BANCO

CAJA

17

Registrar Pago y

Cancelar CxC

con Recibo de

Caja

10

Registrar Pago y

Cancelar CxC de

Matrícula

¿Tiene

préstamo?

18

Crear CxC por

Préstamo

SÍ

SÍ

1

Realizar Pago

¿Tiene

préstamo?

NO

16

Crear CxC por

Préstamo

¿Todas las

partidas son

identificadas?

NO

SÍ

21

Obtener Reporte

de Cuadre de

Caja Diario

Reporte de Cuadre

de Caja Diario

19

Cartera

Académica

¿El pago fue

en banco?

NO

SÍ

12

Recaudo de

anticipo por caja

3

Cargar Archivo

de Asobancaria

Movimiento

Diario Bancario

2

Descargar

archivo de

Asobancaria

4

Creación

Automática de

Estudiante

5

Crear y Cancelar

CxC

8

Registrar en el

Dummy

9

Contabilización o

compensación

de Partida de

Dummy


FICHA TÉCNICA

http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-2-03-gestion_de_cartera.pdfFicha técnica Proceso Nivel 3



Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo de Matrículas

Objetivo: Procedimiento para registrar en el sistema el recaudo por matrículaFirmante

AlcanceDesde que el estudiante realiza el pago hasta que este se pasa al libro mayor en el sistema


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.Estudante Pago1Realizar PagoCon la orden de matrícula, el estudiante realiza el pagoEstudianteRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Consultar Estudiante en Motor de LiquidaciónCuando se recibe el pago por parte del estudiante ya sea a través del banco o a través de la caja, el sistema realiza una consulta en la tabla temporal donde se encuentra registrada toda la información sobre la orden de pago generada al estudiante, está información contiene: concepto de matrícula (pregrado, maestría, especialización, doctorado, extensión, vacaciones), valor de la matrícula, valor de todos los descuentos por concepto de becas o préstamos y los saldos a favor del estudianteTesorería

3Crear Datos MaestrosEn caso que el estudiante no este creado, se debe Crear Datos MaestrosTesoreríaFICA

4Crear Cuenta ContratoCrear Cuenta ContratoTesoreríaFICA

5Crear Objeto ContratoCrear Objeto Contrato para pasar a registrar el pago en el sistemaTesoreríaFICA

6Crear CxC por MatrículaCon la información concepto y valor de matrícula se crea la cuenta por cobrar de matrícula con la transacción FPE1TesoreríaFICA

7Crear NCR por DescuentosSi el alumno tiene descuentos por becas o préstamos se crea una nota crédito con la transacción FPE1, posteriormente se verifica si el estudiante tiene saldos a favor (Confirmación de Ingreso o reserva de Cupo)TesoreríaFICA

8Realizar Compensación de AnticipoCon esta información el sistema realiza un proceso de compensación transacción FP06, que consiste en relacionar las Cuenta por Cobrar de matrículas, con la nota crédito y el pago realizadoTesoreríaFICA

9Crear CxC Matrícula ExtraordinariaSi el pago es realizado después de la primera o segunda fecha de plazo de pago y hasta la tercera fecha de pago, y antes de realizar el proceso de compensación se genera una cuenta por cobrar de pago extraordinario con la transacción FPE1TesoreríaFICA

10Registrar Pago y Cancelar CxC de MatrículaCuando el proceso es realizado a través del banco se baja el archivo del banco y se carga al sistema a través de la transacción FP05TesoreríaFICA

11Reportar en Motor de LiquidaciónReportar en Motor de LiquidaciónTesorería

12Hacer Cierre de Clave de ReconciliaciónAl finalizar los procesos de bancos y caja, se cierra la clave de reconciliación con la transacción FPG4 TesoreríaFICA

13Pasar a Libro MayorSe traslada al libro mayor FI con la transacción FPG1. Esta clave corresponde a la contabilización de todas y cada una de las partidas de un lote de información que pasará a la contabilidad general FI – GLTesoreríaFICA

14Registrar en el DummySi al realizar el proceso de compensación quedan partidas pendientes por identificar se registran en una opción dentro del recaudo denominadas “partidas pendientes por clarificar”, transacción FP05TesoreríaFICA

15Conciliación FICAPosteriormente se realiza el proceso de conciliación en FICATesorería

16Crear CxC por PréstamoSi el descuento afectado es un préstamo se crea una cuenta por cobrar transacción FP05, si el préstamo fue otorgado por una entidad externa la cuenta se creara a nombre de esta entidad (ejemplo: Ice tex), si es un préstamo interno la cuenta de cobro quedará a nombre del estudianteTesoreríaFICA

17Registrar Pago y Cancelar CxC con Recibo de CajaCuando el proceso es por caja la compensación de la cuenta por cobrar de matrícula, con las notas crédito y el pago efectuado por el estudiante se realiza a través de la transacción FPCJTesoreríaFICA

18Crear CxC por PréstamoSi el descuento afectado es un préstamo se crea una cuenta por cobrar transacción FP05, si el préstamo fue otorgado por una entidad externa la cuenta se creara a nombre de esta entidad (ejemplo: Icetex), si es un préstamo interno la cuenta de cobro quedará a nombre del estudianteTesoreríaFICA

19Cartera AcadémicaParalelamente con la actividad 20, se pasa al proceso de Cartera AcadémicaTesorería

20Imprimir Recibo de CajaSe realiza la impresión del recibo de cajaTesoreríaRecibo de caja menor

21Obtener Reporte de Cuadre de Caja DiarioAl finalizar el día se genera reporte general de caja (Arqueo de caja diario)TesoreríaFICAReporte de cuadre de caja diario

22Trasladar Caja a Bancoluego traslada de caja a bancos con la transacción FPCJTesoreríaFICA



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






20Recibo de caja menorInternaFísicoSAP

21Reporte de cuadre de caja diarioInternaFísico

DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-02-recaudo de matriculas.xlsx

PRO-25-2-04-03

RECAUDO CHEQUES POSFECHADOSA

PO

YO

FIN

AN

CIE

RO

ES

TU

DIA

NT

EC

OV

ICH

EQ

UE

TE

SO

RE

RÍA

Consignación de los chequesVerificación de Documentos Registro de Recaudo en el Sistema




1

Solicitar

Información2

Realizar

Simulación de

Pago

Documentos

Soporte

¿Está de

acuerdo con

los valores?

NO

SÍ

¿Tiene cuota

inicial?

SÍ

NO

3

Diligenciar y

Entregar

Documentos

Requeridos

4

Recibir y Revisar

Documentos del

Estudiante

¿Documentos

cumplen

requisitos?

NO

SÍ

5

Solicitar

Autorización de

Cheques

¿Autoriza

Solicitud?NO

SÍ

¿Se hace

registro

manual?

SÍ

NO

Listado de

Cheques

Posfechados

¿Es un

cheque

devuelto por

el banco?

NO

SÍ

6

Crear CxC de

Matrícula en el

Sistema

7

Crear NCR por

Pago con

Cheque

Posfechado

8

Compensar

9

Registrar Pago

10

Crear CxC por el

Total de Cheques

Posfechados

11

Crear plan de

pagos de la CxC

12

Realizar Cierre

Clave de

Reconciliación

13

Afectar Libro

Mayor

14

Generar Listado

de Cheques

Posfechados

para

Consignación

15

Registrar

Transacción

17

Realizar Cargue

16

Compensar

18

Generar CxC a

Covinoc

Formato de

Simulación

de Pago


FICHA TÉCNICA

Banco: FP05

Caja: FPCJ

Capital+

comisión +

intereses




Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo Cheques Posfechados

Objetivo: Procedimiento para registrar el recaudo por cheques posfechados en el sistemaFirmante

AlcanceDesde que el estudiante solicita información hasta que el recaudo es registrado en el sistema


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.Proceso de Generación de Orden de MatrículaOrden de Matrícula1Solicitar InformaciónEl alumno solicita simulación de cheques posfechados en las oficinas de la universidad con diferentes opciones (Cuota inicial, cantidad de cheques) cuantas veces lo desee y hasta que se acomode a sus necesidadesEstudiante- Registrar Recaudo- Cuenta por Cobrar a CovinocDirección Financiera

2Realizar Simulación de PagoSe desarrollara una herramienta para que el alumno elabore de forma automática la simulación de cheques posfechados a manera informativaEstudiante, Covicheque, Apoyo Financiero Formato de simulación de pago

3Diligenciar y Entregar Documentos RequeridosSi el alumno está de acuerdo, se le imprime la simulación y se le entrega junto con el formulario de la entidad externa que avala la operación, para que los diligencie con las fechas y valores de la simulación y con los datos del girador y del alumno al respaldo de cada uno de los cheques solicitadosEstudianteDocumentos soporte

4Recibir y Revisar Documentos del EstudianteDespués de diligenciados por el alumno, el funcionario recibe y revisa los cheques y el formulario externo que no tengan tachones, enmendaduras, o correcciones la respaldo del chequeApoyo Financiero

5Solicitar Autorización de ChequesSe pasan a la entidad avaladora para que valide la información del girador y los avale.

Si los cheques NO son avalados, se le devuelven al alumno o girador y se le ofrece otras alternativas de financiaciónApoyo Financiero

6Crear CxC de Matrícula en el SistemaSi son aprobados, se crea la cuenta por cobrar de la matrícula y adicionalmente se registran los cheques en el sistema y se crea la cuenta por pagar con la transacción FPE1 de la matrícula y la transacción FPE1 del préstamo con cheques posfechadosApoyo FinancieroFICAFPE1

7Crear NCR por Pago con Cheque PosfechadoCrear NCR por Pago con Cheque PosfechadoApoyo FinancieroFICAFPE1

8CompensarSe compensa con la matricula con la transacción FPG06Apoyo FinancieroFICAFP06

9Registrar PagoSi el préstamo es parcial al valor de la matricula se le genera un recibo con código de barras o referenciado de pago por el portal.

El saldo se debe registrar manual con una transacción ZFP05 (Banco) si es por consignación en banco o si es con cheque al día recibido en caja con una transacción FPCJ (Caja)Apoyo FinancieroFICAFP05/ FPCJ

10Crear CxC por el Total de Cheques PosfechadosCrear CxC por el Total de Cheques Posfechados mediante la transacción FPE1Apoyo FinancieroFICAFPE1

11Crear plan de pagos de la CxCCrear CxC del plan de pagos mediante la transacción FPE1. Se debe tener en cuenta Capital + Comisión + InteresesApoyo FinancieroFICAFPR1

12Realizar Cierre Clave de ReconciliaciónDespués de realizar el proceso de creación del plan de pagos se debe cerrar la clave de reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICAFPG4

13Afectar Libro MayorSe registra la contabilidad en el libro mayo FI con la transacción FPG1TesoreríaFICAFPG1

14Generar Listado de Cheques Posfechados para ConsignaciónPeriódicamente se debe generar un reporte diario con los cheques por consignar del día con la transacción FP04. Con este reporte se identifican los cheques que se deben consignar y se crea una relación que es enviada al bancoTesoreríaFICAZFICA005Listado de cheques posfechados

15Registrar TransacciónEsta consignación se puede registrar en el sistema de forma manual con la transacción FPCJ TesoreríaFICAFPCJ

16CompensarTesoreríaFICAFP06

17Realizar CargueSi es cargue se realiza la transacción ZFP05TesoreríaFICAZFICA006

18Generar CxC a CovinocSi el cheque es devuelto se elabora una cuenta por cobrar a la entidad externa con la transacción FPE1, la cual será cancelada con el giro posterior de la mismaTesoreríaFICAFPE1



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






2Formato de simulación de pagoRestringidaFísicoAqueo de caja

3Documentos soporteRestringidaFísicoAqueo de caja

14Plan de pagosRestringidaFísicoExpediente de arqueo de caja, soportes de pago de la matricula, SAP

17Listado de cheques posfechadosRestringidaElectrónicoSAP, Excel

DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-03-recaudo cheques posfechados.xlsx

PRO-25-2-04-04

RECAUDO CON FACTURAT

ES

OR

ER

ÍAE

ST

UD

IAN

TE

EN

TID

AD

EX

TE

RN

A


Automáticamente




1

Elaborar Carta de

Compromiso

2

Entregar Carta a

Tesorería

3

Recibir y Revisar

Documentos del

Estudiante

- Carta de Compromiso

- Copia de RUT

¿El

documento

tiene

información

completa?

NO

SÍ ¿Tiene saldo?

SÍ

NO

10

Enviar Soportes

para Facturación

11

Facturación

Comercial

8

Crear CxC de

Matrícula en el

Sistema

9

Crear NCR por

Pago con

Factura

13

Realizar Cierre

Clave de

Reconciliación

14

Afectar Libro

Mayor

12

Compensar

15

Recaudo de

Matrículas

4

Generar

plantillas de

Cargue, Becas,

Préstamos y

descuentos

5

Cargar plantilla

6

Recaudo de

matrícula por

caja

7

Creación

Automática de

Estudiante


FICHA TÉCNICA

http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-2-02-facturacion_comercial.pdfFicha técnica Proceso Nivel 3



Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo con Factura

Objetivo: Procedimiento para registrar el recaudo matrícula que efectúa una empresa a un estudianteFirmante

AlcanceDesde que la entidad externa elabora carta de compromiso hasta que el recaudo es registrado en el sistema


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.Proceso de Generación de Orden de MatrículaOrden de Matrícula1Elaborar Carta de CompromisoLa entidad envía una carta de compromiso a la universidad, en donde especifica el valor a pagar y el nombre del alumno debidamente firmado por el representante legal de la empresa y con los documentos soporte según el caso como certificado de existencia y representación legal, certificado de cámara de comercio y RUT, luego se verifican si están correctosEntidad Externa- Cara de compromiso- Copia de RUTRegistro de RecaudoDirección Financiera

2Entregar Carta a TesoreríaEntregar Carta a TesoreríaEstudiante

3Recibir y Revisar Documentos del EstudianteRecibir y Revisar Documentos del EstudianteTesorería

4Generar plantillas de Cargue, Becas, Préstamos y descuentosSi es para pago de matrícula interna (Universidad de los Andes) generar la plantilla de cargueTesorería

5Cargar plantillaCagar plantilla en el sistemaFICAZ*

6Recaudo de matrícula por cajaCuando el pago es por caja con la referencia de la orden de pago se consulta en la “tabla temporal”, se realiza mediante la transacción ZFICA007FICAZFICA007

7Creación Automática de EstudianteUna vez se hace el recaudo con el cargue del archivo de Asobancaria, automaticamente el sistema revisa si se debe crear al estudiante. En caso que el estudiante no este creado, el sistema:- Crea Datos Maestros con la transacción BP- Crear Cuenta Contrato con la transacción CAA1- Crear Objeto Contrato mediante la transacción WORKFICABP, CAA1, WORK

8Crear CxC de Matrícula en el SistemaAdicionalmente, el sistema Crear una CxC de Matrícula automaticamenteFICAFPE1

9Crear NCR por Pago con FacturaCrear la nota crédito por línea de financiación (pago con factura) con la transacción FPE1TesoreríaFICAFPE1

10Enviar Soportes para FacturaciónEnviar Soportes para FacturaciónTesorería

11Facturación ComercialProceso de Facturación ComercialTesorería

12CompensarEn el caso que el estudiante no tenga saldo, se compensan las transacciones FP06TesoreríaFICAFP06

13Realizar Cierre Clave de Reconciliaciónse cierra la clave de reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICAFPG4

14Afectar Libro Mayorse registra la contabilidad en el libro mayor con la transacción FPG1TesoreríaFICAFPG1

15Recaudo de MatrículasSi existe saldo de matrícula por pagar ejecuta el proceso de recaudo de matrículasTesorería



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






1Cara de compromisoRestringidaFísico

1Copia de la cámara de comercioRestringidaFísicoExpediente de consecutivo de facturación

DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-04-recaudo con factura.xlsx

PRO-25-2-04-05

RECAUDO DE OTROS CONCEPTOS ACADÉMICOS

UN

IDA

D

AC

AD

ÉM

ICA

/

AD

MIN

SIT

RA

TIV

A

TE

SO

RE

RÍA




1

Informar

Conceptos a

Cobrar

Tipo de Pago BANCO

CAJA

11

Registrar CxC

12

Registrar

Recaudo en Caja

4

Cargar Archivo

de Banco

13

Trasladar a

Bancos

5

Crear CxC

6

Compensar CxC

¿Quedan

partidas por

clarificar?

NO

7

Realizar Cierre

de Clave de

Reconciliación

8

Registrar en

Libro mayor

SÍ

9

Registrar

Partidas No

Identificadas

10

Conciliar

Partidas Sin

Identificar

Informe de

Conceptos a Cobrar

3

Bajar archivo de

Asobancaria

2001 del banco

Archivo de Asobancaria

2

Escoger

concepto en

Repositorio

Temporal


FICHA TÉCNICA

1

1




Consultado

Informado



Proceso Nivel 2:RecaudoVerificador

Proceso Nivel 3:Recaudo de Otros Conceptos Académicos

Objetivo: Procedimiento para la anulación de operaciones registrada en el módulo FICAFirmante

AlcanceDesde el envío de los conceptos a cobrar por parte de las unidades hasta el registro del recaudo en el sistema


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.Unidad Académica/ AdministrativaConceptos a Cobrar1Informar Conceptos a CobrarEste proceso inicia en las unidades o facultades, quienes son los que indican que concepto cobrar y el valorUnidad Académica/ AdministrativaInforme de Conceptos a CobrarRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Repositorio TemporalMediante un el cargue de un archivo plano o de interface se registran en una “tabla temporal”Tesorería

3Escoger concepto en Repositorio TemporalEscoger el tipo de conceptos a recaudar en el Repositorio Temporal para definir el tipoTesoreríaArchivo de Asobancaria

4Cargar Archivo de BancoCuando el pago es banco se baja la información (Movimiento diario) y se hacer cargue automático en el sistema SAP (En el módulo) con la transacción ZFP05TesoreríaFICA

5Crear CxCAl realizar este cargue el sistema consulta en la “Tabla Temporal” por la referencia que nos envía el banco y con esta información se crea la cuenta por cobrar con la transacción FPE1TesoreríaFICA

6Compensar CxCCompensa CxC con la transacción FP06TesoreríaFICA

7Realizar Cierre de Clave de ReconciliaciónSi todas las partidas son identificadas se cierra la clave de reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICA

8Registrar en Libro mayorTrasladar al libro mayor FI con la transacción FPG1TesoreríaFICA

9Registrar Partidas No IdentificadasEn caso que existan partidas por identificar las registra con la transacción FP05 en “Partidas por Identificar”TesoreríaFICA

10Conciliar Partidas Sin Identificar Se debe realizar el proceso de conciliación FICA y se registran manualmente después de aclaradasTesorería

11Registrar CxCCuando el pago es por caja, se genera la cuenta por cobrar con la transacción FPE1TesoreríaFICA

12Registrar Recaudo en CajaCon la transacción FPCJ se genera el recibo de caja y el reporte general de caja (Arqueo de caja diario) con la transacción FP04 y compensa la cuenta por cobrar con la transacción FP06TesoreríaFICA

13Trasladar a BancosTraslada de caja a bancos con la transacción FPCJ para luego pasar a la actividad 7TesoreríaFICA



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






1Informe de Conceptos a CobrarRestringida

3Archivo de AsobancariaRestringida

DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-05-recaudo de otros conceptos academicos.xlsx

PRO-25-2-04-06

RECAUDO DE DONACIONEST

ES

OR

ER

ÍA

GE

ST

IÓN

HU

MA

NA

Y

OR

GA

NIZ

AC

ION

AL

DO

NA

NT

ED

IRE

CC

IÓN

DE

DE

SA

RR

OL

LO

Registro de Recaudo en el SistemaRecepción de Donación Verificación de Documentos

Automáticamente

Macroproceso Gestión financiera Elaborado por Víctor Cagüeñas

Proceso Nivel 1 Gestión de ingresos Aprobado por

Proceso Nivel 2 Fecha de aprobación

1

Realizar Promesa

de Donación

BANNER

Actualizado

2

Registrar

Promesa de

Donación en

BANNER

3

Realizar Pago

4

Generar Informe

de Recaudo en

Bancos

5

Generar y Enviar

Informe de

Descuentos de

Nómina

6

Cargar y

Registrar

Informes en el

Sistema

Informe Recaudo en Bancos Informe Descuento en Nómina

BANNER

Actualizado

7

Generar y Enviar

Informe de

Promesas

Canceladas

8

Crear Archivo

Plano con

Estructura de

FICA

Archivo Plano

13

Compensar CxC

14

Realizar Cierre

de Clave

15

Registrar

Traslado de

Libro Mayor

10

Cargar Archivo

Plano del Banco

Informe de

Promesas Canceladas

12

Crear CxC en el

Sistema

11

Creación

Automática de

Estudiante

9

Cargar plantilla

en el motor de

liquidación


FICHA TÉCNICA




Consultado

Informado



Proceso Nivel 2:RecaudoVerificador

Proceso Nivel 3:Recaudo de Donaciones

Objetivo: Procedimiento para el recaudo de donaciones de la Universidad de los AndesFirmante

AlcanceDesde la creación del compromiso de donación hasta el recaudo de la misma


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.DonantePromesa de Donación1Realizar Promesa de DonaciónRealizar Promesa de DonaciónDonanteRegistro de RecaudoDirección Financiera

2Registrar Promesa de Donación en BANNERLa Dirección de Desarrollo realiza el registro de las promesas de donación y hace el respectivo seguimiento de cumplimiento de las promesas y con la información bancaría de la cuenta creada para este finDirección de Desarrollo

3Realizar PagoRealizar PagoDonante

4Generar Informe de Recaudo en BancosGenerar Informe de Recaudo en BancosDirección de DesarrolloInforme de recaudo en bancos

5Generar y Enviar Informe de Descuentos de NóminaGenerar y Enviar Informe de Descuentos de NóminaGestión Humana y OrganizacionalInforme de descuentos de nomina

6Cargar y Registrar Informes en el SistemaCargar y Registrar Informes en el SistemaDirección de Desarrollo

7Generar y Enviar Informe de Promesas CanceladasGenerar y Enviar Informe de Promesas CanceladasDirección de DesarrolloInforme de promesas canceladas

8Crear Archivo Plano con Estructura de FICACrear Archivo Plano con Estructura de FICA con la información completa de la donación recibida como los datos del donante, destinación de la donación, valor y la referencia de pagoDirección de DesarrolloArchivo plano

9Cargar plantilla en el motor de liquidaciónCargar plantilla en el motor de liquidaciónTesoreríaFICAZ*

10Cargar Archivo Plano del BancoCuando se carga el archivo plano del Banco recaudador y el sistema consulta la información teniendo en cuenta la referencia del pago en la “tabla temporal” y trae la información para realiza la contabilización, con la transacción ZFICA001TesoreríaFICAZFICA001


12Crear CxC en el SistemaSi todas las transacciones son identificadas y el estudiante ha sido creado en el sistema, se crear la cuenta por cobrar de la donación según la operación con la transacción FPE1 TesoreríaFICAFPE1

13Compensar CxCSe compensa con el pago a través de la transacción FP06TesoreríaFICAFP06

14Realizar Cierre de ClaveSe cierra la clave de reconciliación con la transacción FPG4TesoreríaFICAFP64

15Registrar Traslado de Libro MayorTraslada al libro mayor FI con la transacción FPG1TesoreríaFICAFP61



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






4Informe de recaudo en bancosInternaElectrónico

5Informe de descuentos de nominaInternaElectrónico

7Informe de promesas canceladasInternaElectrónico

8Archivo planoRestringidaElectrónicoSAP

DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-06-recaudo de donaciones.xlsx

PRO-25-2-04-07

INGRESOS DIRECTOS ART

ER

CE

RO

CU

EN

TA

S P

OR

CO

BR

AR

DT

IMacroproceso Gestión Financiera Elaborado por Alberto Poveda Caputo



3

Consignar en

Banco

¿Existe

tercero?

NO

SÍ6

Generar Cuenta

por Cobrar

Documento Contable

Movimiento Diario de Banco

2

Seleccionar link

y completar

datos e Imprimir

1

Ingresar a Pagina

Uniandes

Documento Referenciado

7

Registrar

Recaudo en el

Sistema

Genera plantilla

de Terceros y de

Datos

4

Creación de

Cliente


FICHA TÉCNICA




Consultado

Informado



Proceso Nivel 2:Gestión de CarteraVerificador

Proceso Nivel 3:Ingresos Directos AR

Objetivo: Procedimiento para ingresar el recaudo de ingresos directos referenciados. Estos ingresos no provienen de una factura o recibo de matrícula (FOPRE, jardín infantil, parqueaderos, lockers)Firmante

AlcanceDesde que los terceros entran a la pagina de la universidad para ingresar sus datos hasta el registro de recaudo en el sistema


Proveedores

ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al procesoEntrada









ml.bacca1501: Actoresa que suministran las entradas al proceso


Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.TerceroNecesidad de realizar pago1Ingresar a Pagina UniandesInicia cuando el tercero o cliente accesa con su login y password a la página de la Universidad donde tiene a su disposición un link denominado de serviciosTerceroRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Seleccionar link y Completar datos e ImprimirDicho link contiene una relación de operaciones que puede usar.

Luego de escoger el concepto de la anterior tabla, se debe completar la información básica necesaria para construir un registro SAP (Nombres completos, identificación, digito de verificación, naturaleza jurídica, dirección, teléfono, ciudad, e informar el valor que va a cancelar. Con esta información ya digitada, el cliente procede a Imprimir un documento referenciado el cual le servirá de soporte para pagar en el bancoTerceroDocumento Referenciado

3Consignar En BancoEl cliente realiza la consignación en el BancoTerceroMovimiento diario del banco

4Creación de ClienteRecibida la información de movimiento diario de banco en formato Asobancaria 2001, se debe verificar la existencia del tercero en las bases de datos; de no existir se debe proceder a su creación Cuentas por Cobrar

5Construir Plantilla de CargaSi existe el cliente se procede a construir un documento denominado Plantilla de carga, el cual incluye todos los datos de la información básica, adicionado con el documento referenciadoCuentas por Cobrar

6Generar Cuenta por CobrarMediante una transacción ZFIGL001 se procede a generar la cuenta por cobrar Cuentas por CobrarARZFIGL001Documento contable

7Registrar Recaudo en el SistemaRegistrar Recaudo en el Sistemaa traves de la transacción ZTRRECAUDOCuentas por CobrarTRZTRRECAUDO



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






2Documento Referenciado

3Movimiento diario del bancoRestringidaElectrónico

6Documento contableRestringidaElectrónicoSAP

DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-07-ingresos directos AR.xlsx

PRO-25-2-04-08

RECAUDO POR VENTAS DE LIBRERÍA

TE

SO

RE

RÍA

CO

NT

AB

ILID

AD

LIB

RE

RÍA

Registro de Recaudo en el SistemaVerificación de DocumentosCausación de Ingresos




7

Cargar Archivo

multicash

8

Bajar Archivo de

Redeban y

Agrupar por

Concepto

10

Visualizar

movimiento

cuenta puente

11

Realizar traslado

de cuenta puente

a caja principal

12

Realiza Traslado

de Cheque de la

Caja principal al

Banco

13

Compensación

cuentas de

mayor (manual y

automático)

9

Recibir

Información de

Retail Pro (Cierre

Diario)

Tipo de

recaudo

LIBRANZA

DATAFONOS/

BOTON DE

PAGOS

EFECTIVO/ CHEQUE

14

Realizar traslado

de cuenta puente

al banco

15

Generar CxC a

cada empleado

afectando cuenta

puente

16

Compensar

cuenta puente

con CxC

Documento Contable

de Cuenta de Mayor

1

Generar y

Entregar

Plantillas

¿Existe

tercero?SÍ

NO

2

Creación de

Tercero

Plantillas


FICHA TÉCNICA

3

Realizar

Causación de

CxC con

Referencia

4

Registrar

Cancelación

Temporal

5

Registrar Formas

de Recaudo

Contra Cuenta

Temporal

6

Realizar

Compensación

Automática

3 PLANTILLAS:

- terceros

- venta

Devoluciones y costo de ventas




Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo por Ventas de Librería

Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo por ventas de libreríaFirmante

AlcanceDesde la generación y entrega de plantilla RETAILPRO hasta la conciliación bancaria


Proveedores







Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la actividadModulo SAPTransacción SAPDocumentosSalida





Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Generar y Entregar Plantilla RETALPROLibrería genera y entrega Plantilla basada en los datos del Retail Pro LibreríaRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Creación de TerceroCon el desarrollo se verifica si existe el cliente ; Si no existe se pasa al procesos de creación del clienteTesorería

3Realizar Causación de CxC con ReferenciaSi existe el cliente el desarrollo genera la cuenta por cobrar temporal, cuenta asociadaCuentas por CobrarAR

4Registrar Cancelación TemporalEn paralelo debe emitir el registro de cancelación de la cuenta por el contrario contra la cuenta por pagar librería temporal Cuentas por CobrarAR

5Registrar Formas de Recaudo Contra Cuenta Temporalregistra la forma del recaudo: efectivo, datafono, libranza, botón de pago. Este proceso es manual y se realiza a través de la transacción FB50TesoreríaTRFB50

6Realizar Compensación Automáticamediante el proceso de compensación automático y masivo donde se efectúa los cruces de las cuentas por cobrar.

Cuando la caja general consigne una Libranza debe afectar la cuenta 1330152501 – cuenta asociada, que se compensa en forma automática con los descuentos de nómina que llegan en forma independienteCuentas por CobrarARF_13

7Cargar Archivo multicashSe carga archivo multicash. En el extracto multicash este recaudo se va a ver reflejado en una sola partidaContabilidadGLZFF_5

8Bajar Archivo de Redeban y Agrupar por ConceptoAdicional se bajaran por pagos on line los archivos que se recaudaron por los diferentes conceptos. En este caso el único que interesa es el de LibreríaTesorería

9Recibir Información de Retail Pro (Cierre Diario)Recibir Información de Retail Pro (Cierre Diario) mediante interface entre Retailpro y SAP Tesorería

10Visualizar movimiento cuenta puenteVisualizar movimiento cuenta puente, mediante la transacción FAGLL03TesoreríaTRFAGLL03

11Realizar traslado de cuenta puente a caja principalSe recaudaran en el momento de recibir el pago en la ventanilla en el módulo de TR (afectando caja general), debido a que la factura ya se encuentra causada desde SD. Al día siguiente con la carga y verificación en el extracto en Tesorería se debe hacer el registro contable del traslado de la caja general a la cuenta auxiliar del banco por la transacción FB50 o F-02.TesoreríaTRFB50/F-02/F-03

12Realiza Traslado de Cheque de la Caja principal al BancoPosteriormente se hace el traslado de la caja de la librería al banco o caja pagadora correspondiente por la transacción FB50 o F-02.- El multicash reporta un total de las ventas recibidas por todos los datafonos del campus, adicionalmente se baja de redeban multicolor el detalle de los pagos que se recibieron en el día por todas las terminales, se deben agrupar por cada terminal para determinar que están cancelando.TesoreríaTRFB50/F-02/F-03

13Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Pasa al proceso de Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Contabilidad

14Realizar traslado de cuenta puente al bancoRealizar traslado de cuenta puente al banco mediante la transacción FB50/F-02/F-03TesoreríaTRFB50/F-02/F-03

15Generar CxC a cada empleado afectando cuenta puenteEn caso que el tipo de recaudo sea a traves de libranza, se debe generar una CxC a cada empleado afectando cuenta puente, mediante la transacción F-02TesoreríaTRF-02

16Compensar cuenta puente con CxCSe debe compensar cuenta puente con CxC, mediante la transacción F-03TesoreríaTRF-03



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-08-recaudo por ventas de libreria.xlsx

http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-5-03-cierre_mensual_y_anual.pdf

PRO-25-2-04-09

RECAUDO POR DATAFONO T

ES

OR

ER

ÍAC

ON

TA

BIL

IDA

D





1

Cargar Archivo

multicash

2

Bajar Archivo de

Redeban y

Agrupar por

Concepto

Tipo de

Concepto

recibido

6

Compensación

cuentas de

mayor (manual y

automático)

FDC

7

Facturación de

ventas por el

POS

MULTAS/ IMPRESIONES/

ALQUILER COMPUTADOR/

SERVICIO CENTRO

DEPORTIVO/ DUPLICADO

CARNET

FACTURACIÓN

COMERCIAL

8

Registrar

Recaudo en

Ventanilla

4

Informar a AR

para Causación

5

Hacer el

Recaudo

3

Agrupar Por

Terminal

Documento Contable

de Cuenta de Mayor

Documento Contable

de Recaudo

Documento Contable de Recaudo


FICHA TÉCNICA

http://planeacion.uniandes.edu.co/dmdocuments/pro-25-2-02-facturacion_comercial.pdfFicha técnica Proceso Nivel 3



Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo por Datafono

Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo mediante datafonoFirmante

AlcanceDesde que se realiza el cargue del archivo multicash hasta la conciliación bancaria


Proveedores







Victor Andres Caguenas Rubio : Cargo que realiza o ejecuta la actividadModulo SAPTrabsacción SAPDocumentosSalida





Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.- Proceso de Gestión de Cartera- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Cargar Archivo multicashSe carga archivo multicash. En el extracto multicash este recaudo se va a ver reflejado en una sola partidaContabilidadGLZFF_5Documento Contable de Cuenta de MayorRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Bajar Archivo de Redeban y Agrupar por ConceptoAdicional se bajaran por pagos on line los archivos que se recaudaron por los diferentes conceptos:- Donaciones- Estudiantes- Librería- Publicaciones- Educación Continuada- Venta de ComputadoresTesorería

3Agrupar Por TerminalSi el concepto recibido es por multas, impresiones, alquiler de computadores, servicio centro deportivo, duplicado carnet, se debe agrupar por terminalTesorería

4Informar a AR para CausaciónInformar a AR para CausaciónTesorería

5Hacer el RecaudoHacer el Recaudo. Se registra en el sistema mediante la transacción F-28TesoreríaTRF-28Documento Contable de Recaudo

6Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Proceso de Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Tesorería

7Facturación de ventas por el POSProceso de Facturación de ventas por el POSTesorería

8Registrar Recaudo en VentanillaSe recaudaran en el momento de recibir el pago en la ventanilla en el módulo de TR (afectando caja general), debido a que la factura ya se encuentra causada desde SD. Al día siguiente con la carga y verificación en el extracto en Tesorería se debe hacer el registro contable del traslado de la caja general a la cuenta auxiliar del banco por la transacción F-28TesoreríaTRF-28Documento Contable de Recaudo



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-09-recaudo por datafono.xlsx


PRO-25-2-04-10

RECAUDO POR BOTÓN DE PAGOS T

ES

OR

ER

ÍAC

ON

TA

BIL

IDA

D





1

Cargar Archivo

multicash

2

Bajar Archivo de

Pagos On line

por Conceptos

Tipo de

Concepto

recibido

10

Compensación

cuentas de

mayor (manual y

automático)

VENTA DE

COMPUTADORES

DONACIONES Y

ESTUDIANTES

PUBLICACIONES

6

Notificar a FICA

para Pagos

recibidos

7

Recaudo de

Donaciones

3

Enviar Archivo

de ventas para

causación

5

Registrar

Recaudo

8

Entregar

información para

causación

EDUCACION

CONTINUADA

9

Ingresos

Directos AR

4

Facturación

Comercial

Documento Contable

de Recaudo

Documento Contable

de Cuenta de Mayor

FICHA TÉCNICA

1

1




Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo por Botón de Pagos

Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo mediante botón de pagosFirmante

AlcanceDesde que se realiza el cargue del archivo multicash hasta la conciliación bancaria


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.- Proceso de Gestión de Cartera- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Cargar Archivo multicashSe carga archivo multicash. En el extracto multicash este recaudo se va a ver reflejado en una sola partidaContabilidadGLZFF_5Recaudo RegistradoDirección Financiera

2Bajar Archivo de Pagos On line por ConceptosAdicional se bajaran por pagos on line los archivos que se recaudaron por los diferentes conceptos:- Donaciones- Estudiantes- Publicaciones- Educación Continuada- Venta de ComputadoresTesorería

3Enviar Archivo de ventas para causaciónPara los ingresos recibidos por Publicaciones, se obtendrá archivo de pagos on line que se enviará a SD con el fin de que se cause la factura correspondiente. Pasa a la actividad 4Tesorería

4Facturación ComercialEn caso que se haya recaudado por concepto de Publicaciones o Educación Continuada, pasaría al Proceso de Facturación ComercialTesorería

5Registrar RecaudoFacturación debe entregar a tesorería el mismo archivo con el número de factura y el código del tercero en SAP para que se realice el recaudo por TR, mediante la transacción F-28. Pasa a la actividad 10TesoreríaTRF-28Documento Contable de Recaudo

6Notificar a FICA para Pagos recibidosNotificar a FICA para Pagos recibidosTesorería

7Registro de DonacionesProceso de Registro de DonacionesTesorería

8Entregar información para causaciónSe obtendrá archivo de pagos on line que se enviará a AR con el fin de que se cause la CXC correspondienteTesorería

9Ingresos Directos ARProceso Ingresos Directos Referenciados. posterior a ello, Cuentas por Cobrar debe entregar a Tesorería el mismo archivo con el documento de la CXC y el código del tercero en SAP para que se realice el recaudo por TR . Pasa a la actividad 5Cuentas por Cobrar

10Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Proceso de Compensación cuentas de mayor (manual y automático)Contabilidad



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-10-recaudo por boton de pagos.xlsx


PRO-25-2-04-11

RECAUDO EN EFECTIVO T

ES

OR

ER

ÍA





1

Recibir dinero en

buzon

2

Realizar Plantilla

de resumen en

Excel

Tipo de

Concepto

recibido

PARQUEADERO

LIBRERÍA

4

Registrar

recaudo

5

Realiza Traslado

de la Caja

General al Banco

3

Realizar

causación de

CxC

Documento Contable

de Recaudo

6

Recaudo por

Ventas de

Librería


FICHA TÉCNICA




Consultado

Informado




Proceso Nivel 3:Recaudo en Efectivo

Objetivo: Procedimiento para describir el recaudo en efectivo en parqueaderosFirmante

AlcanceDesde que se recibe el dinero en el buzón hasta el registro de traslado de la caja en el sistema


Proveedores












Victor Andres Caguenas Rubio : Corresponde al consecutivo u orden en el que se realizan las actividades.- Proceso de Gestión de Cartera- Cliente/ Estudiante/ Donante- UnidadPago Recibido1Recibir dinero en buzonLos dineros en efectivos recibidos en el buzón de la Tesorería, se dan por recaudos en parqueaderos y librería, llegan en bolsas transparentes con una planilla detallando el contenido y su total.TesoreríaRecaudo RegistradoDirección Financiera

2Realizar Plantilla de resumen en ExcelRealizar Plantilla de resumen en ExcelTesorería

3Realizar causación de CxCEn caso que el recaudo sea por concepto de parqueadero, se realiza la causación de la Cuenta por Cobrar, mediante la transacciónCuentas por CobrarARF-22

4Registrar recaudoRegistrar recaudo en el sistema, mediante la transacción F-28TesoreríaTRF-28Documento Contable de Recaudo

5Realiza Traslado de la Caja General al BancoRealiza Traslado de la Caja General al Banco, mediante cualquiera de la transacciones FB50/F-02/F-03TesoreríaTRFB50/F-02/F-03

6Recaudo por Ventas de LibreríaEn caso que el recaudo sea por ventas en librería, pasa al proceso de Recaudo por Ventas de LibreríaTesorería



Revisado por:

Aprobado por:

Documentos



ActividadDocumento






DEFINICIONES:




RestringidaFísico

InternaElectrónico

ExternaAmbos

Riesgos





Controles


rd.saad48Archivo adjuntoPRO-25-2-04-11-recaudo en efectivo.xlsx

PRO-25-2-04-12

RECAUDO EN BANCOS T

ES

OR

ER

ÍAC

ON

TA

BIL

IDA

D





Tipo de

Concepto

recibido

PAGOS

REFERENCIADOS

CONSIGNACIÓN Y

TRANSFERENCIA

1

Cargar Archivo

multicash

¿Las partidas

fueron

identificadas?

SÍ

7

Registrar

pro-25-2-04 recaudo · pro-25-2-04-02 recaudo de matrÍculas. t e s o r e r Í a e s t u d i a n t...

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