Primera Etapa del Proyecto Especializado de Escaneo, Indexación, Digitalización y Generación de Expedientes

Electrónicos del acervo documental delArchivo Histórico Casa de Morelos

Resultados y Perspectivas

Jaime Reyes MonroyArchivo Histórico Casa de Morelos /

INAH Michoacán

San Luis Potosí, SLP, 17 de octubre de 2013

“La investigación en los archivos catedralicios: el caso de Morelia” 1996-2013

Antecedentes1991-1994 Proyecto de Clasificación del Archivo Histórico Casa de Morelos (AHCMO)

Antiguo Obispado de Michoacán

1996. Proyecto: Archivo de la Catedral de Morelia/ El Colegio de Michoacán / Óscar MazínGómez

Sistema de Resguardo y Consulta de Expedientes

del Archivo Histórico Casa de Morelos

2001

I. Antecedentes de proyectos de Digitalización en el AHCMO

Proyecto de Organización, Descripción y

Digitalización del Archivo Histórico Casa de Morelos

2007-2008

II. El tema de la Digitalización

III. El Museo Casa de Morelos. Actualidad y Modernidad

Proyecto de Restauración y Renovación museográfica2009-2010

Programa Memoria del Mundo,(Memory of the World Programme)1992Directrices para proyectos de digitalización de colecciones y fondos dedominio publico, en particular para aquellos custodiados enbibliotecas y a rchivos

Revisión de la Auditoría Superior de la Federación Cuenta Pública 2010 emiteel Resultado Núm. 3, Recomendación10-0-11D00-07-0109-07-006

Para que el Instituto Nacional de Antropología e Historia inscriba en elRegistro Público de Monumentos y Zonas Arqueológicos eHistóricos los bienes arqueológicos e históricos identificados, a fin deprotegerlos legalmente.

Recomendación ASF 2010

Sistema de Clasificación1991-1994

1. Estudio de Mercado (Empresas)

2. Bases y Anexo Técnico (¿qué servicio contratar?, metodología, producto –entregables-)

3. Infraestructura (espacio, equipos –servidor, DD (6TB), equipos de cómputo, etc)

4. Proceso de licitación

Dirección de Registro Público de Monumentos y Zonas Arqueológicos

05 de julio de 2012EVALUACIÓN DE PUNTOS Y PORCENTAJES

INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS PRESENCIAL NACIONALIA-011D00001-N50-2012

“Serv icio Especializado de Escaneo, Indexación, Digitalización y Generación de Expedientes Electrónicos del Acervo Documental archivo Histórico Casa Morelos”

OBJETIVOS DEL PROYECTO

Salvaguardar el Patrimonio Documental contra riesgos: desastres naturales y provocados por el hombre.

Incrementar el acceso y consulta de los documentos de gran valorhistórico creando reproducciones digitales de los originales en un soportede larga duración que satisfaga a los usuarios actuales y a los potenciales.

Evitar la manipulación y el uso directo de los materiales originales,generando una “copia de seguridad”.

Permitir que el resultado de las imágenes puedan ser publicadas en las nuevas tecnologías ( WEB).

Promover el desarrollo de recursos cooperativos, compartiendo intereses comunes con otras instituciones para crear colecciones virtuales.

Planear Hacer V eri ficar Actuar

Di gi tal izaci ón

Photoj ani um

NO

DIGITA LIZACION DE DIGITAL IZACIÓN

R ece pción d e mat er ial R e vi sión d el Ma ter ial co nf orm e a listad os

C on te o d e d o cu men tos e i má gene s

Di str ibució n de m ate riales

Op era = Ca pt ura Def ectos Co rreg ir = R ecap tura

Re spal dar im ágene s Nas

Fin

S

Gen eración d e orden d e trab ajo

Gua rd ar i maene s en co la de proceso

Ge ne ración d e Tiff , P DF, Po rt ad as

Vi ncu lar I mágen es Re po sito rio Digita l

Pu bl icación d e Ima ge nes pa ra su co nsult a y revisión

En tre ga de Oficio y Docu me nt os

R ecorte

Definición de una Metodología

Inicio de proceso de digitalización y

Elaboración de diagnóstico del estado de conservación

PROCESOS REALIZADOS

Digitalización

En kiDescr ipción ca talográfica

1. DigitalizaciónCaptura de imágenes digitales con proceso fotográfico para

evitar daños al acervo y conservar detalles originales haciendo usodel Software photojanium digitalizacion.pptx

2. Descripción catalográfica y registro de datos en el Sistema Enki

Creación de la base de datos referencial para consulta,haciendo uso: Fondo, Sección, Siglo, Serie, Subserie, Cronología,Número de Expedientes, Número de Documentos, y Número deCaja en el sistema Repositorio Digital procesos.pptx

PROCESOS REALIZADOS

En kiDescripció

n catalográfic

a

Proceso de imáge

nes

Marca de agua

Dig italización

3. Proceso de imágenesCalidad de la imágen, revisión de imágenes rotadas, revisión

de expediente completo y almacenamiento en disco externo.

4. Marca de agua en las imágenesElemento identificador aplicado a cada una de las imágenes

propiedad del Museo Casa Morelos para la impresión.

PROCESOS REALIZADOS5.-Proceso de Publicación

Copiar imágenesal servidor para el procesoConvertirimágenesArmar documentofinal parapublicación en webVinculación de imágenes al registrocatalográfico

6.-EntregablesPor cada uno de los expedientes digitalizados, se genero un archivo en formato :TIFF (TarggetImage File Format), JPG para su consulta en la web.PDF para reproducción

PreservaciónEvitar la manipulación y el uso directo de los materiales originales creando una “copia de seguridad”.

BúsquedaFacilitar la búsqueda de losdocumentos en menortiempo, desde cualquierpunto de acceso mediante elsistema Enki

DespliegueVer a través de las imágenesel documento históricomediante las reproduccionesdigitales de los originales

ColaboraciónPermite el desarrollo de recursos cooperativos, entre instituciones de interés común creando colecciones virtuales e incrementa el acceso a nivel nacional e internacional.

PRODUCTOS OBTENIDOS

CONCLUSIONES

AHCM

• Base de datos organizada base de datos.pptx

ENKI

• Catálogo automatizado catalogo.pptx

Soporte de seguridad

• Conservación de documentos histórico conservación

ACERVO DOCUMENTAL DEL ARCHIVO HISTÓRICO CASA MORELOS

Conformado en esta etapa por los Fondos: Diocesano, Parroquial,Reservado y Cabildo, del siglo XVII. Se obtuvieron 225,336 imágenescorrespondientes a documentos antiguos.

251 Cajas

4,329 Expedientes

3,244 RegistrosFojas cocidas, sueltas, planos, mapas, libros empastados.

Tipo de materiales

CONCLUSIONES

FACTORES DE ÉXITOEstablecimiento de políticasDefinición clara del acervo a digitalizar (selección, cantidad a digitalizar, etc)

Recursos:Definición del líder de proyectoEntrega-recepción de los materiales archivo imagenes.pptx

Establecimiento de horario de trabajoEspacio físico, iluminación, mobiliario, etc.

Comunicación permanente

Sistema Enki

Acercamiento progresivo

Marca de agua

Migración a Base de datos del Archivo Histórico Casa de MorelosSistema Único de Registro Público de Monumentos

y Zonas Arqueológicos e Históricos

Beneficios

Sistema Único de Registro Públicode Muebles y Zonas

Arqueológicos e Históricos

Contar concédulasoficiales

Tener datosconfiables y

estandarizados

Apoyo en ladetección de

piezas relacionadascon el tráfico

ilegal

Posibilidad deasociar la

informacióncon imágenes

Detectar acervosque no han

sido custodiadosadecuadamente

Posibilidad deanalizar

la informaciónfácilmente

Tenerdiferentes

niveles de accesoy seguridad

Brindar a laComunidadacadémica

datos fiablespara la

investigación

Identificar piezasúnicas por suvalor cultural

Acceso inmediato a material digitalizado

Perspectivas a corto y mediano plazo

1. Continuidad de las siguientes Etapas de Digitalización

2. Afinación de Protocolos de Administración de Documentos Electrónicos

3. Consolidación de la base metodológica y tecnológica para siguientes etapas de Digitalización

4. Fortalecimiento de Líneas de trabajo:a) Conservaciónb) Difusión del Patrimonio Documentalc) Restauración

5. Modernización y Actualización de la plataforma tecnológica