previsiones y planificacion de las diferentes actividades de la empresa

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  • 7/23/2019 Previsiones y Planificacion de Las Diferentes Actividades de La Empresa

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    PREVISIONES

    Y PLANIFICACION DE LAS

    DIFERENTES ACTIVIDADES

    DE LA EMPRESA

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    ndice

    o Introduccin 3

    o Objetivos empresariales 4

    o Jerarqua e integracin 6

    o Polticas 9

    o Presupuestos 11

    o Programas 12

    o Las previsiones y la planificacin 14

    o Los modelos de la produccin 16

    o Planificacin de aprovechamiento y existencias 17

    o Planificacin de la mano de obra 19

    o Planificacin financiera 20

    o Conclusiones 21

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    Introduccin

    La razn fundamental de la existencia de las organizaciones es que ciertos objetivos

    solo pueden alcanzarse mediante la unin de esfuerzos de las personas

    interesadas.

    As pues sea el objetivo generar lucros, impartir educacin o religin, cuidar la salud

    etc, las organizaciones se caracterizan por su conducta enfocada hacia la meta, y

    para el logro de los mismos se valen de herramientas administrativas.

    Una de ellas es la PLANIFICACION que es la decisin anticipada ante ciertos

    problemas que pueden presentarse dentro de una organizacin como tambin

    incluye la elaboracin de polticas claras y precisas, el establecimiento de objetivos

    a corto y a largo plazo y la eleccin de los medios ms convenientes para

    alcanzarlos (presupuestos y programas). La planificacin se basa en la previsin.

    La planificacin debe ser desarrollada en cada sector, nivel o departamento de la

    empresa, mediante la ayuda de un gerente.

    El propsito del presente trabajo es reflexionar acerca de la importancia de laplanificacin en el xito gerencial sin importar la naturaleza de la organizacin.

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    Objetivos empresariales

    La importancia de la fijacin de objetivos es clara y definitiva, ellos dan su razn de

    ser a la empresa. Son ideales que una organizacin desee alcanzar en un tiempo

    determinado.

    Consideran que el objetivo de todo ente, sea pblico o privado, es por lo menos

    sobrevivir y por ello no puede permanecer quieto, ni tampoco disminuir su vigor y

    dinmica. Al contrario debe crecer y satisfacer la demanda creciente de bienes y

    servicios de la sociedad.

    Toda empresa se establece para satisfacer las necesidades de la sociedad, es decir

    que la razn de su existencia, es cumplir el objetivo o meta por el cual fue

    establecido. Por eso, para que una empresa pueda subsistir, debe satisfacer cada

    una de las aspiraciones de los clientes o del pueblo a quien sirve, ya que son ellos

    quienes determinaran la continuidad del servicio o del producto que se ofrece en el

    mercado.

    La determinacin de objetivos no solo se hace al inicio, sino que son revisados y

    ajustados constantemente, conforme a las motivaciones e incentivos, o algn otro

    indicador que muestre tal necesidad.

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    Sobre tal aspecto dice Peter Drucker que:

    un negocio debe dirigirse estableciendo objetivos. Estos objetivos deben

    establecerse con base en lo que es correcto y deseable para la empresa

    ... Para alcanzar objetivos hay que dar rodeos a fin de salvar obstculos. En

    realidad, la capacidad de soslayar los obstculos es un requisito importante para

    dirigir

    La determinacin de los objetivos de toda empresa implica establecer:

    Los valores hacia los cuales se deben orientarlas actividades,

    El grupo de personas a los cuales se va a servir, llamase clientes o pueblo

    La calidad de lo que se ofrecer al mercado

    La participacin que cada unidad administrativa o personales van a asumir

    Solo aquellas empresas que logran una determinacin satisfactoria del objetivo

    social a travs de esos cuatro aspectos son los que alcanzan estabilidad y

    permanencia en el mercado.

    Otro punto a destacar es que est bastante generalizado, infortunadamente, en la

    mente de un hombre de negocio es que el objetivo o el fin de su empresa es solo

    obtener una ganancia o beneficio econmico. Aceptar este postulado sera tan

    errado como creer que el hombre nace para comer, puesto que el cuerpo humano

    necesita hacerlo para vivir y satisfacer sus verdaderos objetivos de evolucin,

    superacin humana, intelectual y anmica, contribucin al bienestar de la comunidad

    y de sus congneres

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    No es prctico tener como nico objetivo la obtencin de utilidades, las

    mismas son de naturaleza residual y tienen existencia como resultado de

    otros esfuerzos, se puede decir que el beneficio econmico es un objetivo

    indirecto y se encuentran en el eslabn final de una gran cadena de eventos

    interrelacionados 1

    El lucro no es el fin de una empresa, sino la prueba de su validez y el medio

    ms efectivo para evaluar si la misma cumple los objetivos sociales.

    Jerarqua e integracin

    Los diferentes objetivos de la empresa deben estar integrados y organizados.

    El objetivo de cada gerente de la empresa debe complementar y ayudar a los

    objetivos de sus compaeros como tambin cada objetivo propuesto en cada

    nivel debe ser coherente con los objetivos de los dems niveles.

    Deben ser formulados con total precisin y claridad para facilitar su

    cumplimiento en el rea de ejecucin.

    Poder clasificarlos de la siguiente manera:

    1

    George Terry,Principios de la administracin, Mxico : Editorial continental S.A de CV, sexta impresin ,1982, p.p 64 y 65

    George Terry/ tratadista estadounidense

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    Objetivos generales y particulares: los generales vendran a ser

    aquellos objetivos globales de la empresa, es decir la suma de los

    objetivos establecidos en cada sector, divisin o departamento a los

    que llamamos objetivos particulares.

    Ejemplos: un objetivo general seria aumentar el nivel de margen de

    ganancias con respecto a un periodo anterior y un objetivo particular

    perteneciente al departamento de ventas por ejemplo seria aumentar

    el nivel de ventas y as lograr el objetivo global.

    Objetivos Individuales y colectivos: El objetivo que persigue cada

    una de las personas fsicas que conforman un grupo es conocido como

    objetivos individuales, mientras que los colectivos serian la suma de

    los objetivos individuales que podrn ser denominados como los

    objetivos que persigue la empresa en su conjunto.

    Objetivos bsicos, secundarios y colaterales: Los objetivossecundarios son los medios para alcanzar los objetivos bsicos de

    cada empresa, y los colaterales son aquellos objetivos que sin ser

    buscados son logrados, aparecen espontneamente al desarrollar los

    objetivos secundarios.

    Objetivos estratgicos, tcnicos y operativos: los objetivos

    llamados estratgicos, son aquellos establecidos en los niveles ms

    altos de las organizaciones. Los encargados de los mismos seran los

    directivos principales de la empresa posterior a la recoleccin de los

    objetivos sectoriales o divisionales, por otro lado existen los objetivos

    operativos, los cuales son fijados en los niveles inferiores, tiene como

    fin adaptar los objetivos estratgicos a situaciones concretas, o mejor

    dicho llevar la idea a la accin, y los tcnicos corresponde a los

    niveles intermedios y suelen servir de conexin entre los estratgicos y

    los operativos.

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    Ejemplos: un objetivo estratgico podra ser convertirse en una

    empresa lder y reconocida del ramo en la cual trabaja, por lo tanto un

    objetivo operativo, que le corresponde llevar a la accin ese ideal se

    propondra producir bienes de primera calidad con mano de obra

    calificada y as lograr dichos objetivos.

    Objetivos a corto, mediano y largo plazo: son considerados como

    objetivos a corto plazo los que comprenden un ao como mximo,

    mediano plazo, superior a un ao y que no traspasen los 5 aos y por

    ltimo los objetivos a largo plazo, los que comprenden superior a los 5

    aos

    Objetivos naturales, subjetivos o arbitrarios: es aquel que por su

    propia caracterstica persigue la empresa, mientras que los arbitrarios

    o subjetivos son aquellos distintos a los naturales.

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    Polticas Organizacionales.

    Los fines que se aspira lograr se manifiestan por medio de las polticas y los

    objetivos,alcanzndose dichos fines mediante los programasy presupuestos, a

    manera de obtener los resultados planeados por la gerencia.

    La poltica empresarial es un conjunto de pautas que sirve como gua para la

    actuacin de los integrantes de una organizacin. Indica la forma de proceder y los

    limites deseados. Toda poltica debe estar orientada hacia la visin, misin, filosofa

    y los objetivos de la empresa u organizacin.

    Las polticas empresariales pueden ser generales o globales, cuando abarca toda la

    empresa y sectoriales o especificas cuando afectan a cada sector o rea misma.

    Segn Enrique Ogliastri La poltica es el conjunto de principios generales que

    guan la accin de la empresas, es decir el marco general de referencia establecida

    por la alta gerencia para la puesta en marcha del proceso

    Ejemplos:

    1. Polticas de produccin

    - Producir solamente bajo rdenes de trabajo. (SACOT)

    - Utilizar materia prima nacional en un 90% de la produccin.

    - Establecer un mnimo y mximo de materia prima en deposito

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    2. Polticas de ventas

    - Traslado gratuito de las mercaderas hasta 10 km del almacn.

    - Descuento del 5% ante cada 5ta compra del cliente.

    3. Polticas de finanzas

    - Conceder crditos solamente a clientes de reconocido prestigio

    - Los crditos no superaran los plazos de 1 ao

    - Cotizar acciones en el mercado financiero en caso de necesidad

    4. Polticas de personal

    - Promocionar el trabajo en equipo

    - Compensar a los empleados por cada objetivo grupal logrado

    - Capacitacin constante de los empleados

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    Presupuestos

    El presupuesto es, esencialmente, un plan de accin expresado en trminos

    monetarios y es la parte fundamental de la planificacin financiera.

    Un buen gerente, gracias a un presupuesto debe estimar con exactitud el costo de

    cada una de las actividades que se desarrollara para el logro de los objetivos fijadoscon anterioridad como tambin los ingresos que generaran los productos o servicios

    que se ofrecer en el mercado.

    El presupuesto surge como una herramienta ms utilizada en el proceso

    administrativo que facilitara el planeamiento y las dems etapas que vengan por

    aadidura, ayudara a prever cualquier riesgo de prdida y por lo tanto el quiebre de

    la empresa a largo plazo, es decir que el encargado de la ejecucin presupuestaria

    actuara dentro de los lmites razonables.

    En empresas pequeas y medianas el encargado de elaborar un presupuesto seria

    el departamento contable y financiero, pero una vez que la empresa sea de gran

    magnitud se recomienda la creacin de un comit especial encargado de la creacin

    del presupuesto correspondiente al periodo.

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    El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades y el camino que debe

    recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes:

    Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas

    de los inversionistas.

    Interrelacionar las funciones empresariales (compras, produccin,

    distribucin, finanzas y relaciones industriales)

    Fijar polticas, examinar su cumplimiento y replantearlas en casos necesarios.

    Programas

    Constituye el conjunto de actividades a ser realizadas para el logro de los objetivosempresariales.

    En esta etapa se disea un grfico, el cronograma de actividades, en el que se

    resume las fases a seguir en forma secuencial y el tiempo de ejecucin de cada

    fase para alcanzar los objetivos. A tal efecto se utiliza el diagrama de Henry L.

    Gantt2

    El diagrama de Gantt es un diagrama de programacin clsico que se usa para

    disear el cronograma de actividades de cualquier proyecto y permite la

    visualizacin y monitorizacin del avance de cada etapa del plan, de modo a facilitar

    las medidas correctivas en el momento oportuno, en los casos necesarios.

    2Henry L. Gantt: Fue discpulo de Taylor. Sus investigaciones ms importantes se centraron en el control y

    planificacin de las operaciones productivas, popular en toda actividad que indique planificacin en el tiempo

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    En el diagrama de Gantt se ilustra:

    Las etapas del proyecto: los trabajos a ser realizados, en forma secuencial.

    Las barras, que pueden ser horizontal o vertical, que indican el tiempo de

    ejecucin de cada etapa.

    El tiempo de ejecucin de cada etapa, el cual debe ser especificado si es en

    das hbiles o das calendario.

    Las etapas sern ejecutadas en forma paralela, es decir al mismo tiempo en

    algunos casos.

    Ejemplo: en la figura de abajo se puede observar un modelo sencillo del

    diagrama de Gantt, el cual contiene el tiempo que llevara la realizacin de

    cada de las actividades a desarrollar para el logro eficiente del objetivo

    propuesto inicialmente.

    Para culminar este punto, cabe comentar que existen otras tcnicas para la

    planificacin del tiempo de las tareas como pueden ser: tcnicas basadas en

    el uso de redes y aplicaciones informticas

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    Planificacin y previsin.

    La sabidura es la habilidad de ver con mucha anticipacin las consecuencias de las

    acciones actuales, la esencia de la sabidura es la preocupacin por el futuro. No es

    el mismo tipo de inters en el futuro que tienen los videntes, que slo tratan de

    predecirlo. El sabio trata de controlarlo mediante la planificacin.

    La previsin consiste bsicamente de ver con anticipacin los acontecimientos y

    situaciones futuras y basados en dichas previsiones se planificara en cada rea que

    corresponda, por ello la previsin es base para la planificacin

    Segn Karl E. Etinger la planificacin es el elemento bsico que denota el estado

    mental anterior al movimiento fsico, para determinar un sistema a llevar a cabo un

    trabajo. Accin que se emprende para hacer frente en la forma ms efectiva a

    necesidades futuras, basndose en pruebas, es decir sacada en su mayor parte de

    experiencias pretritas.

    La planificacin debe estar basada en un diagnstico exacto de la situacin actual,

    del entorno empresarial, en los objetivos deseados y en los recursos disponibles

    para conseguirlos. Adems todo plan debe tener flexibilidad necesaria que permita

    adaptacin a las condiciones dinmicas y cambiantes del mundo de negocios.

    El gerente de una organizacin es quien asume ese rol protagnico en la gerencia, y

    en su cargo est el llevar a cabo las principales funciones de planificacin,

    organizacin, direccin y control para lo cual utiliza sus capacidades intelectuales,

    humanas y tcnicas enfocadas bsicamente en la administracin de diversas

    estrategias, estructuras y procesos. En trminos generales, un gerente est

    comprometido en garantizar el xito a la organizacin; es el elemento clave para

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    asegurar el fiel cumplimiento de los objetivos que les fueron asignados por la alta

    gerencia corporativa.

    Los gerentes de nivel superior generalmente invierten ms tiempo en la planificacin

    que los gerentes de nivel bajo. Los gerentes de nivel inferior se encuentran

    altamente implicados en las operaciones diarias de la organizacin y, por lo tanto,

    tienen menos tiempo para contribuir a la planificacin que la alta direccin. Los

    gerentes de nivel medio usualmente invierten ms tiempo en la planeacin que los

    gerentes de nivel inferior, pero menos que los administradores de nivel superior.

    El tipo de planificacin realizada por los gerentes tambin cambia a medida que

    stos ascienden en la organizacin. Tpicamente, los gerentes de nivel inferior

    planean a corto plazo; los gerentes de nivel medio planean a un plazo un tanto ms

    prolongado; y los gerentes de nivel superior planean a un plazo ms prolongado. La

    experiencia de los gerentes de nivel inferior con las operaciones cotidianas los

    convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto

    plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los gerentes de nivel superior

    usualmente tienen una mejor visin de la situacin organizacional como un todo y

    por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.

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    Modelos de produccin

    Produccin en serie: se caracteriza principalmente por fabricar cantidades

    elevadas de un producto en comparacin a la diversidad de los mismos. Los

    procedimientos de fabricacin son mecanizados y automatizados.

    Produccin intermitente: contrario al anterior, en este sistema el volumen

    de produccin es bajo y existe una gran diversidad de lo que se produce. La

    base de la produccin intermitente es la produccin por pedido, es decir que

    cada cliente pide exactamente lo que necesita.Ejemplos : muebleras

    Produccin por unidad: cuando se habla de unidades se hace referencia a

    productos complejos que solo pueden producirse a razn de uno a la vez y

    requieren operaciones y recursos variados. Ejemplos: construccin.

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    Planificacin de aprovechamiento y existencias

    El Planeamiento de la produccin comprende un conjunto de reglas bsicas que

    ordenan las tareas del sistema productivo. Para que estas reglas aseguren la

    mxima productividad del sistema deben basarse en informacin proveniente del

    estudio de mercados, como tambin deben evaluarse las restricciones de la

    capacidad productiva.

    El dilema de cmo programar la produccin se centra en determinar las tasas de

    produccin que adems de cumplir con los requerimientos del campo comercial,

    permita minimizar los costos.

    La administracin de inventarios de los productos terminados, los productos en

    proceso y los insumos, es decir las materias primas requiere una atencin especial

    por parte de la gerencia, debido a los altos costos que representan para la empresa.

    Para lo cual debe establecerse polticas claras a fin de llevar un control sobre los

    cuales, y evitar la insuficiencia de insumos para llevar a cabo la produccin. Se

    debe evitar en todo momento que se produzca una suspensin de la produccin.

    Adems se debe contar con un stock de proteccin a la escasez teniendo en cuenta

    que los proveedores no necesariamente atienden los pedidos de manera inmediata.

    Otro punto a tener en cuenta es que se deben establecer medidas que impidan un

    exceso de inventarios y de esa manera generar gastos innecesarios en el periodo.

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    En opinin de Welsh, Hilton y Gordon las polticas aplicables a este rubro de la

    inversin se sustentan en los siguientes factores3

    Cantidades de productos a comercializar: para que exista correspondencia

    entre las metas mercantiles y fabriles, es imperioso conocer el presupuesto

    de ventas.

    Naturaleza perecedera de ciertas partidas del inventario

    Duracin del periodo de produccin

    Instalaciones de almacenamiento

    Situacin financiera requerida para respaldar la inversin de inventarios

    Proteccin contra la escasez de materiales y componentes diversos

    Proteccin contra el incremento en los precios de los insumos

    Cualquier tipo de riesgo que involucre la tenencia de inventarios

    3Glen Welsch Hilton y Paul Gordon, Presupuestos : planificacin y control de utilidades, Prentice Hall , 1980

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    Planificacin de la mano de obra

    Llamamos mano de obra a todo individuo que presta servicios a la empresa y queest relacionado al proceso de produccin.

    La mano de obra la podemos clasificar de la siguiente manera:

    Mano de obra directa: son aquellos que intervienen directamente en la

    transformacin u obtencin del producto.

    Ejemplo: En una carpintera, el encargado de cortar la madera, lijar,

    lustrar, es decir todos aquellos que realicen actividades para la produccin

    de mesas, sillas entre otros, sern la mano de obra directa

    Mano de obra indirecta: son que aquellos que tambin estn involucrados

    en el proceso productivo, pero no de manera directa, ese aspecto no le

    resta importancia ya que al igual que la mano de obra directa son

    esenciales para el desarrollo de las actividades operativas.Ejemplo : el supervisor o el gerente de produccin.

    Se debe planificar teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa y se tendr en

    cuenta los siguientes puntos:

    1. Si la produccin ser continua se necesitara mano de obra las 24hs y se

    tendr que crear turnos rotativos de trabajo para no suspender la produccin

    2. Si se necesitara mano de obra calificada o de mandos medios.

    3. El nmero de empleados que se necesitara y la estimacin de produccin de

    cada uno para satisfacer la demanda. Entre otros

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    Planificacin financiera

    Con este tipo de planificacin, lo que se pretende es determinar cmo se va obtenerel capital necesario para poner en marcha la empresa, cmo se permitir el

    funcionamiento, cmo va a financiarse el crecimiento y desarrollo de los negocios y

    finalmente, qu beneficios va a generar la inversin realizada. En esta etapa se

    pretende medir la rentabilidad del negocio y si es viable desde el punto de vista

    financiero.

    Es importante considerar conceptos claves en el lenguaje de las finanzas como

    Flujo de Caja del Proyecto (Flujo de Caja Libre Operacional FCLO), Flujo de caja

    del Inversionista (FCI), Valor Presente Neto (VPN), Tasa Interna de Retorno (TIR),

    Perodo de Recuperacin de la Inversin (PRI), Relacin Beneficio/Costo (RBC),

    indicadores de liquidez, rentabilidad y endeudamiento, entre muchos otros, ya que

    es en esta etapa en donde se resume y se traduce a un lenguaje ms cuantitativo

    los dems componentes, con el fi n de determinar el presupuesto integral (cualitativo

    y cuantitativo) requerido para llevar a cabo el proyecto4

    Con el proceso de la planeacin financiera no se trata nicamente de decir

    exactamente cul ser el resultado futuro sino ms bien anticipar cual es el impacto

    de las posibles alternativas estratgicas o de los cambios en el entorno que se

    pueden presentar antes de que no haya tiempo de reaccionar.

    4(Blank & Tarquin, 2006 y Sapag & Sapag,2003)

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    Conclusiones

    En la actualidad muchos de los logros alcanzados se dan gracias a la unin

    de esfuerzos de individuos que persiguen un fin comn, esa es la verdadera

    razn de la existencia de las organizaciones.

    Una empresa, as, est compuesto por un grupo de personas enfocadas

    hacia un mismo objetivo, que es la de satisfacer las necesidades de sus

    clientes, esa es la razn de ser de toda empresa y no la obtencin de

    utilidades como generalmente se piensa. Obviamente es de gran importanciagenerar lucros, pero lo principal es crear un y mantener un cliente satisfecho.

    La continuidad de los productos o servicios que se ofrece al mercado, ser

    lo que determine el xito empresarial lo que dar a entender que se est

    satisfaciendo cada una de los necesidades de la sociedad en donde este

    cimentada la empresa.

    Existe un proceso administrativo que se debe desarrollar para asegurar el

    xito organizacional. La base de ello es la planificacin que se basa en la

    previsin de situaciones que pueden suceder en un futuro que podran

    afectar al curso normal de las actividades operativas.

    La planificacin debe ser llevada a cabo en cada una de las reas que

    componga la empresa, desde los niveles ms altos hasta los niveles

    inferiores y debern estar integrados y coherentes entre s para el logro

    conjunto de los mismos.

    El rea de produccin requiere una atencin especial ya que representa altos

    costos que deben retornar a la empresa con un adicional que sera la utilidad.

    Se debe proyectar las compras y la utilizacin de insumos en cada proceso

    productivo a fin de evitar la suspensin de la produccin o un exceso de

    materia prima, sin un aprovechamiento positivo. Otro punto a analizar en esta

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    rea es la mano de obra, que es el segundo costo ms importante de la

    produccin. Deber preverse el tipo y la cantidad de mano de obra que

    demandara la produccin, es este caso se podr recurrir al estudio de

    tiempos y movimientos impulsado inicialmente por Taylor.

    La planificacin de la produccin depender exclusivamente del modelo que

    adopte la empresa. Los modelos de produccin pueden clasificarse en: la

    produccin en serie, que se caracteriza por la produccin de grandes

    cantidades de productos similares, la produccin intermitente que se basa en

    las rdenes de trabajo de acuerdo a los requerimientos especficos del cliente

    y por ltimo la produccin por unidad que se refiere a productos muy

    complejos que solo pueden producirse uno a la vez.

    Un plan financiero ser esencial para reconocer las fuentes de

    financiamiento, tanto de las actividades iniciales como futuras y la estimacin

    de ingresos con los cuales se afrontar cada una de las obligaciones

    contradas.

    Una planificacin correcta incluye el establecimiento de polticas claras que

    orienten a los integrantes del grupo para la toma de decisiones certeras, la

    creacin de un programa que indicar como y cuando se desarrollar las

    actividades para el cumplimiento fiel de los objetivos y por ltimo la

    elaboracin de un presupuesto integral que se encargar de cuantificar las

    actividades a desarrollar y dictar los limites en relacin a los recursos

    monetarios que se posea para evitar prdidas econmicas

    En sntesis se puede decir que una buena y correcta planificacin, har que

    todo el proceso administrativo marche en orden y se logre todos los objetivos

    globales de la empresa, adems de reducir riesgos de la aparicin de

    situaciones no planeadas por la direccin administrativa.

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    Lista de Referencias

    1. ROMERO, M.(2006) Organizacin & Procesos Empresariales, Quinta

    Edicin. Impreso en Paraguay- Asuncin.

    2. SALAZAR, DALMARY, ROMERO, G. (2006)Plani ficac in. xi to

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