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INACAP Virtual | Introduccin a la Unidad 3 - Contabilidad, Costos y Presupuestos. 2
PRESUPUESTOS EN LAS EMPRESAS
INTRODUCCIN
En la presente unidad se dan a conocer los conceptos, ventajas,
limitaciones y clasificaciones de los presupuestos, adems se describe el sistema
presupuestario con sus correspondientes objetivos y los mtodos para desarrollar
informes presupuestarios.
En las empresas, los informes presupuestarios son utilizados en el desarrollo
de futuros negocios, siendo herramientas de direccin que permiten controlar y
coordinar las cifras monetarias, logrando la toma de decisiones en la alta
gerencia.
PRESUPUESTOS
Definicin y concepto
El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de
direccin que tiene como principal objetivo prever, coordinar y controlar en cifras
monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un
perodo.
Los presupuestos permiten a los diferentes niveles de toma de decisiones
formarse una idea aproximada, pero aun as, lo suficientemente clara y precisa
de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar
el acierto de la gestin y permitirles en forma oportuna su rectificacin o ajuste a
travs de la comparacin continua de los resultados reales con las cifras
presupuestadas. Todo esto requerir de un eficiente sistema de control
presupuestario.
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En resumen, se puede sealar que los resultados de la gestin de los
negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son
los estados financieros proyectados, los cuales sern expresiones formales de los
planes administrativos que abarcan todas las reas o fases de operaciones de la
empresa.
Los presupuestos proporcionan a la administracin general de las
empresas las siguientes ventajas:
a) Obliga a la administracin a fijar los objetivos y metas en forma
anticipada.
b) Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestin
administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la
caracterstica de flexibilidad de los presupuestos.
c) Asegura la coordinacin entre las unidades de la empresa.
d) Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con
los objetivos que se quiere lograr.
e) Facilita la asignacin eficiente de los recursos.
A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso
debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas
limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma
adecuada y se obtengan con l los resultados esperados. Estas limitaciones son:
a) Los presupuestos son una estimacin aproximada de lo que traer el futuro,
pero no es una medicin exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos
como algo esttico, sino como un instrumento de planificacin muy flexible.
b) Los resultados no se obtendrn por el solo hecho de presupuestar. Los
resultados se obtendrn cuando el presupuesto comience a ejecutarse.
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c) El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en s mismo. Por
lo tanto, no es un sustituto de la administracin, solo es una herramienta de
apoyo.
El perodo que pueden abarcar los presupuestos depender de la
naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de informacin que
requiera, pero lo ms generalizado es un perodo de un ao, el que puede estar
coordinado con el perodo contable. Tambin se puede efectuar la planeacin
a corto, mediano o largo plazo.
Una vez conocidas las ventajas y limitaciones de los presupuestos, es
importante conocer su clasificacin:
1) PRESUPUESTO DE CAPITAL.
Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto
especfico de inversin, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera
del mismo, a travs de la medicin de indicadores tales como la Tasa Interna de
Retorno (TIR) o el Valor Actual Neto (VAN).
2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS.
Son informes que tienen relacin directa con la operacin o giro de la empresa:
Existen los siguientes presupuestos operativos:
Presupuesto de Ventas.
Presupuesto de Produccin.
Presupuesto de Costos.
Presupuesto de Gastos.
Estado de Resultado Proyectado.
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3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS.
Son informes que se refieren a las decisiones financieras de las organizaciones,
estos son:
Presupuesto de Caja.
Balance General Proyectado.
Estado de Cambio en la Posicin Financiera.
4) PRESUPUESTOS PERIDICOS.
Son informes que se confeccionan por un nmero fijo de perodos, es decir, al
vencer cada perodo, se agrega uno nuevo a los presupuestos.
5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES.
Son informes que buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a
travs del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos
valores, en este caso es similar al llamado anlisis de sensibilidad.
6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.
Son informes que determinan los presupuestos a distintos niveles de actividad
programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada o al 80%, entre
otros
7) PRESUPUESTO PARCIAL.
Son informes que se presupuestan con una sola actividad en forma aislada
dentro de la organizacin y se administra en forma independiente.
8) PRESUPUESTO BASE CERO.
Son informes que se basan en el supuesto, por ejemplo cuando una empresa
recin inicia actividades o el desconocimiento de lo sucedido en perodos
anteriores.
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9) PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.
Es el informe que divide a la actividad presupuestada anual en trminos de
responsabilidad individual. Por ejemplo: las metas por vendedor o los niveles
de produccin.
10) PRESUPUESTO MAESTRO.
Es el informe en el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas
actividades de la empresa.
Para poder aplicar cada uno de los presupuestos indicados anteriormente, se
debe conocer el funcionamiento del sistema presupuestario, el cual se da a
conocer a continuacin.
SITEMA PRESUPUESTARIO
Definicin
Es el conjunto de presupuestos que se relacionan entre s; que sirven para
controlar peridicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.
Est destinado a construir los objetivos de la empresa, constituyendo una
herramienta de planificacin, coordinacin y control.
A continuacin se describen los objetivos del sistema de presupuestos:
Objetivos del presupuesto como herramienta de planificacin.
a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un perodo
determinado.
b) Sirve para fijar metas y estndares.
c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en
trminos de las personas respecto de la ejecucin.
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d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones
peridicas de estos.
Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinacin.
a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que
la encause a conseguir los objetivos finales.
b) Hace posible una efectiva accin administrativa.
Objetivos del presupuesto como herramienta de control.
a) Evaluacin peridica del avance de la operacin. b) Ayuda a sealar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos.
El sistema presupuestario, adems de objetivos, tiene un modo de
funcionamiento que se grafica en el siguiente esquema:
RETROALIMENTACIN
Donde las entradas son la informacin interna y externa, cuantificable o no; el
proceso corresponde al desglose, registro y orden de la informacin obtenida; las
salidas, corresponden a los presupuestos propiamente tal y, finalmente, la
retroalimentacin, que indica la comparacin de datos y el anlisis de stos para
volver a planificar.
ENTRADA PROCESO SALIDA
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PRESUPUESTOS DE VENTAS
PRESUPUESTOS DE PRODUCCIN
PRESUPUESTO DE COSTOS PRESUPUESTO DE GASTOS
BALANCE GENERAL PROYECTADO PRESUPUESTO DE CAJA
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO
En el sistema presupuestario tambin existen etapas que se deben efectuar para
un buen control, estas son:
a) Fijar estndar de rendimientos basados en la experiencia o en clculos
financieros.
b) Medir los resultados reales en el perodo presupuestario.
c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados.
d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo
originan.
e) Determinar medidas de rectificacin.
La estructura presupuestaria, agrupa los distintos presupuestos existentes, que se
diagraman y definen a continuacin:
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1) PRESUPUESTO DE VENTAS
Este presupuesto es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que sobre
la base de las ventas se planifica la produccin, los costos y gastos.
Las variables a considerar son los pronsticos de ventas en unidades, la
proyeccin de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores,
entre otros.
Existen diversos mtodos para pronosticar las ventas, entre ellos encontramos los
siguientes:
a) Mtodo de los mnimos cuadrados: consiste en linealizar el
comportamiento de las ventas, mediante la siguiente frmula, Y= b x +a
(Y) = variable dependiente (cantidad, unidades fsicas, etc.)
(b) = pendiente
(x) = variable independiente (tiempo, mes, ao, etc.)
(a)= parmetro de posicin
b) Mtodos en Base a Porcentajes.
c) Mtodos en Base a la Experiencia.
El presupuesto de ventas se determina de acuerdo a lo siguiente:
PRESUPUESTO DE VENTAS
Ventas proyectadas (Unidades)
*
Precio de ventas
=
Ventas Netas
+
IVA dbito fiscal
=
Ventas Brutas
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Tambin se debe elaborar el presupuesto de ingresos por venta, el cual est
referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en l se
consideran las ventas brutas proyectadas y las polticas de crdito otorgada a
los clientes con su respectiva incobrabilidad.
Se debe presentar de acuerdo a la siguiente estructura:
Detalle Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Total Ventas contado
Ventas crdito
2) PRESUPUESTO DE PRODUCCIN
En el presupuesto de produccin se consideran las siguientes variables: las ventas
proyectadas en unidades fsicas y la poltica de inventario final de artculos
terminados.
El presupuesto de produccin se determina de acuerdo a lo siguiente:
PRESUPUESTO DE PRODUCCIN
Ventas proyectadas (unidades)
+
Inventario final en artculos terminados.
-
Inventario Inicial en artculos terminados.
=
Cantidad a producir.
El presupuesto de produccin contempla los presupuestos de costos y gastos que
se detallan a continuacin:
a) Presupuesto de consumo de materia prima directa El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:
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PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA
Cantidad a producir
*
Tasa de uso
=
Consumo de materia prima directa (unidades)
*
Costo unitario
=
Consumo de materia prima directa valorizado ($)
b) Presupuesto de compra de materia prima directa El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:
PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA
Consumo de materia prima directa
+
Inventario Final de MPD
-
Inventario Inicial de MPD Cantidad a comprar
=
Cantidad a comprar
*
Costo unitario ($)
+
IVA crdito fiscal. Compras brutas
=
Compras brutas
Para el presupuesto de compra de materia prima directa se debe elaborar el
presupuesto de egresos por compras, el cual se confecciona de acuerdo a la
siguiente estructura.
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Detalle Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 Total Compras
contado
Compras
crdito
c) Presupuesto de Mano de Obra Directa
El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:
PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA
Cantidad a producir
*
Tasa de uso
=
Consumo de MOD (hrs.)
*
Valor de la hora
=
Consumo de MOD valorizado ($$)
d) Presupuesto de consumo costos indirectos de fabricacin
El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:
PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN CIF
Base de distribucin
*
cuota
=
Consumo de CIF valorizado ($)
e) Presupuesto de costo de produccin El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:
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PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCIN
Consumo de MOD
+
Consumo de MPD
+
Consumo de CIF
=
Costo Total de Produccin
f) Presupuesto de IVA El cual se determina de acuerdo a lo siguiente:
PRESUPUESTO DE IVA.
IVA dbito fiscal
-
IVA crdito fiscal
=
IVA por pagar o recuperar
3) PRESUPUESTO DE CAJA
Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo
momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a
todos sus compromisos.
En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero, si ambas
corrientes no coinciden, pueden suceder dos cosas:
Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este
caso la empresa no tendr suficiente liquidez, dicho de otra forma tendr
un saldo negativo de caja.
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Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este
caso la empresa tendr un saldo positivo de caja. Esto significa que puede
hacer frente a todos sus compromisos y aun as tener excedente.
La empresa buscar la manera de financiar su saldo negativo (va prstamos
bancarios, por ejemplo) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o
excedente (invirtiendo ese excedente en un depsito a plazo, por ejemplo).
El presupuesto de caja es una de las herramientas ms importante para tomar
decisiones de corto plazo que involucren la administracin de los recursos
financieros (dinero).
Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente informacin: * Entradas de dinero y sus fuentes.
* Salidas de dinero y sus usos.
* Saldo de efectivo y su financiamiento o utilizacin.
El presupuesto de caja se debe confeccionar de acuerdo a la siguiente
estructura.
DETALLE Perodo 1 Perodo 2 Perodo 3 TOTAL
INGRESOS
Ventas contado
Ventas crdito
Otros ingresos
TOTAL INGRESOS
EGRESOS
Compras contado
Compras crdito
Sueldos por pagar PPM
por pagar
IVA por pagar
Leyes sociales
Gastos
Otros egresos
TOTAL EGRESOS
SUPERVIT O DFICIT PARCIAL
(+) SALDO INICIAL DE CAJA
SUPERVIT O DFICIT TOTAL
DEPSITOS
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INTERS GANADO
PRSTAMO
INTERS PAGADO
SALDO FINAL DE CAJA
4) BALANCE GENERAL PROYECTADO
El balance general proyectado es un estado que, basndose en datos
de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una
visin sobre el estado futuro de los activos y pasivos de la empresa.
El balance general proyectado es un estado fundamental de la
empresa por cuanto nos mostrar en forma anticipada cul ser el
patrimonio de sta, a travs de una relacin valorada de sus activos y
pasivos, producto de las acciones que lleve a cabo la entidad durante
el perodo presupuestado.
Adems, este estado proyectado nos mostrar cul podr ser la
situacin econmica y financiera de la empresa si se cumplieran todos
los planes trazados por la empresa para el perodo, a travs de la
relacin sistematizada de los recursos econmicos y financieros,
debidamente clasificados y valorizados. Este debe ser elaborado de
acuerdo a los formatos establecidos en la normativa legal vigente
(PCGA o IFRS).
5) ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO
Es un estado proyectado que, incorporando informacin sintetizada de
presupuestos diversos realizados con anterioridad, nos permite mostrar
cmo se produce el resultado econmico de la empresa.
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En trminos generales, este presupuesto permite apreciar cul ser el
resultado probable de la gestin empresarial al final del perodo
presupuestado y, en particular, permite conocer los detalles que
provocaran este resultado. Es decir, nos muestra la situacin
econmica futura que tendra la empresa producto de la eficiencia en
la administracin del negocio durante el ejercicio presupuestado.
Este debe ser elaborado de acuerdo a los formatos establecidos en la
normativa legal vigente (PCGA o IFRS).
CONCLUSIN
Los presupuestos en la actualidad son informes de gestin determinantes para las
empresas, ya que con ellos se logra evaluar los actuales negocios y tambin las
posibilidades de concretar futuros negocios, si bien las cantidades monetarias que
se muestran en los presupuestos no son exactas, s se logra obtener una idea
bastante cierta de cmo se comportar el negocio en el futuro.
Los presupuestos son aplicables a todo tipo de negocio, empresas y/o
dependencias de stas, tambin en el diario vivir de las personas, mediante el
control y coordinacin de los recursos y obligaciones, que son variables de los
presupuestos y con esto permitir la toma de decisiones ante posibles proyectos,
negocios, inversiones, entre otros.