presentation

Projektet Nytt Ekonomikoncept Göteborgs StadPresentation

Maj, 2011

Innehåll

1. Bakgrund

2. Mötesplatsens omfattning

3. Gränssnittet mellan Rappet och NEKK

4. Konceptmålbild

5. Färdplan

6. Informationstillgång i NEKK under införandet

7. Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011)

NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05 2

Inledning (1/2)

BAKGRUND

Göteborgs Stad har under flera år genomfört ett målinriktat arbete i syfte att samordna och effektivisera ekonomiprocesser och systemstöd, bl.a. genom samordning av fakturahantering och införandet av en gemensam huvudbok för stadens förvaltningar, vilket underlättar för det fortsatta arbetet. Det finns även en uttalad ambition att förbättra förutsättningarna för och kvaliteten i ekonomisk planering, uppföljning och analys. Därför startades projektet Nytt Ekonomikoncept (NEKK) upp under hösten 2009.


System &teknik

Processer & arbetssätt

Strukturer &modeller

VAD BETYDER NEKK?

Med nytt ekonomikoncept menar vi en bärande idé om en helhetslösning - där system och teknik bara är en del bland flera för att åstadkomma önskvärd verksamhetsnytta. NEKK fokuserar förutom på system även på att vidareutveckla grundläggande strukturer och modeller, processer och arbetssätt som systemet ska stödja. Därutöver ska NEKK aktivt medverka till att människor, kompetenser, roller, organisation samt rådande kultur utvecklas i den riktning som gör det möjligt att få ut så mycket nytta av förändringen som möjligt. Detta synsätt påverkar genomförandet av projektet och införandet av nytt ekonomikoncept.

Inledning (2/2)

RESULTATET AV INTRODUKTIONSSTUDIEN

I introduktionsstudien framkom att dagens situation kännetecknas av:

• Hög grad av administrativa inslag i Göteborgs Stads processer.

• Brister i informationstillgång medför arbetssätt med hög grad av kontroll, komplettering och sammanställning vilket minskar utrymmet till analys.

• Fragmenterade systemkarta vilket medför att kompetens binds till administrativa uppgifter på bekostnad av stöd till verksamheten.

• Saknas ett gemensamt utdatagränssnitt – idag hänvisas de flesta mottagare av ekonomisk information till redovisningen i huvudboken.

• Synsätt och processer för framtagande av den lokala budgeten eller prognosen skiljer sig åt och bristen på verktyg har inneburit en flora av olika excellösningar.

Studien visade på ett behov av ny funktionalitet i form av utvidgat systemstöd för budget, prognos, uppföljning och analys (upphandlas under 2011) liksom ett nytt ekonomisystem (upphandlas enligt plan under 2012).


Mötesplatsens omfattning


Beslutsstöd

Mötesplatsen ska i ett första steg ge möjligheter till uppföljning av väsentliga styrbegrepp från både ekonomi och personal som underlag till verksamhetens styrning och ledning.

Utvidgat beslutsstöd

Mötesplatsen ska i steg 2 även ge möjligheter till uppföljning av andra väsentliga styrbegrepp och styrparametrar från verksamheten.

Portal – ingår ej i NEKK-projektets nuvarande uppdrag.

NEKK och mötesplatsen ska också kunna skapa förutsättningar till och vara en del av ett framtida kommungemensamt informationsgränssnitt som knyter ihop den information som behövs för ledning och styrning i ett vidare perspektiv.

1

2

3

NEKK:s och mötesplatsens primära syfte är att tillhandahålla kvalitetssäkrad information som stöd till ekonomisk budget och uppföljning och därmed ett underlag till ekonomi-styrningen.

Gränssnittet mellan Rappet och NEKK


Rappet

Verksamhetsplanering och uppföljning

NEKK

Finansiell budget, prognosoch uppföljning

Användaren ska kunna ta ut data (ekonomisk samt viss verksamhets- och personaldata) från NEKK för att använda i Rappet.

Konceptmålbild

7NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

Budget, Uppföljning, Prognos, Analys

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd

Kvalitetssäkrad datalagring(masterdata)

Operativt ansvarigaEkonomerEkonomiadministratörerProjektledarem.fl.

VerksamhetsansvarigaEkonomicheferPersonalcheferEkonomer/controllersKoncerncontrollerm.fl.

EkonomihanteringLeverantör/

Inköp

Kund

Huvudbok(enbart utfall)

Projekt

Anläggning

Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer

Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna

WINST

BokföringFakturaunderlag

Personalsystem

Koncern-konsolidering

Verksamhets-system

Framtida behov

Ekon

omi-

och

Stöd

proc

esse

rBu

dget

, pro

gnos

och

up

pföl

jnin

gspr

oces

sen

2

1

3

1) Verksamhetsdata till NEKKs datalagring2) Personaldata till NEKKs datalagring3) Presentation av personaldata i NEKK4) Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK

Finansiell data från NEKK till koncernredovisningen

4

Färdplan2011 20142012 2013

Upphandling

Krav och behov

Upphandling

Införande i faserPiloter

Kontrakt

Förberedelser

Kravspec

Annons

Upphandl.formalia

Upphandl.formalia

Införandefas 1

PiloterFörberedelser

Införandefas 2PilotFörberedelser

Förberedelser mottagarorganisation Överlämning

Förberedelser mottagarorganisation Överlämning

DatalagerHorisontenPersonec Datalager

Verksamhet

DatalagerNytt EK-system

Steg 1:Systemlösning för budget, upp-följning, prognos & analys

Steg 2: Systemlösning för ekonomihantering

Etapp 2 Etapp 3 Etapp 4 Etapp 5 Etapp 6 Etapp 7 Etapp 8 Etapp 9

Krav och behov

KontraktAnnonsKravspec

Krav- och upphandling Införande

InförandeKrav- och upphandling

Överlämning

Tidplanen är uppgjord utifrån kända förutsättningar och kan komma att förändras.

8NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

FAS 1 (2012)Datainsamling och presentation

Ett urval av målgrupper

FAS 2 (2013)Utvecklade modeller och workflow

Bredare målgrupp

FAS 3 (2014 och senare)

Utfall (2011 och 2012) – hämtas från Horisonten

Prognos (2012)* – skapas i NEKK

Budget (2013)* – skapas i NEKK

Utfall (2013) – hämtas från Horisonten

Budget (2014) – skapas enbart i NEKK

Prognos (2013) – skapas enbart i NEKK

Utfall – hämtas från nytt ekonomisystem

Budget

Prognos

* Skapas i BUPA-verktyget i takt med att förvaltningarna ansluts enligt en övergångs-strategi där Horisonten är officiell källa för central rapportering under hela 2012.

Budget (2012) – hämtas från Horisonten

Informationstillgång i NEKK under införandet

9

FINA

NSIE

LL

INFO

RMAT

ION

Övrig personalinformation & nyckeltal (t.ex. sjukfrånvaro)

Annan Kompassinformation (t.ex. semesterlöneskuldslista, retrolista)

Lönekostnader per individ

Årsarbetare/arbetad tid

Anställningsinformation för budget och prognosmodul

Förberedande arbete att definieraoch kvalitetssäkra de mått som ska ingå

Ett urval avverksamhetsmått

PERS

ONA

L-IN

FORM

ATIO

NVE

RKSA

MHE

TS-

INFO

RMAT

ION

NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

Beslutsforum

Projektorganisation, Etapp 3 (hösten 2011)


STYRGRUPP

PROJEKTGRUPPKoordinering, planering, kommunikation

EKONOMI UPPHANDLING BUPA

INFÖRANDE BUPA

MOTTAGAR-ORGANISATION

Modell

Process

Teknik

Omfattning, Utformning, planering

Förvaltnings-organisation

Referensgrupp

Lösning

Arbetar med kravställning och förbereder för upphandling av

nytt ekonomisystem 2012.

Genomför upphandlingsarbetet av systemlösning för budget,

prognos, uppföljning och analys utifrån vald upphandlingsform.

Förbereder strukturer, processer och utdatapaket för förvaltningarna i införandets

första fas.

Utformar framtida mottagande av NEKK – drift, förvaltning och

vidareutveckling.

11

[email protected]

NEKK | Informationsmaterial Projektet | 2011-05

presentation

Documents