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INFORME DE GESTION 2017
PRESENTADO POR:
ALEX FERNANDO ANDRADE RUIZ
GERENTE
DICIEMBRE 2017
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION 4
1. INFORME DE GESTION
1.1. GESTION ESTRATEGICA 5
1.1.1. Misión 5
1.1.2. Visión 6
1.1.3. Política de Calidad 6
1.1.4. Principios corporativos 6
1.1.5. Información general 8
1.1.6. Composición Accionaria 8
1.1.7. Estructura Orgánica 9
1.1.8. Mapa de Procesos 10
1.1.9. Modelo de desarrollo empresarial 11
1.2. GESTION TECNICA 12
1.2.1. Gestión de servicios de Internet 12
1.2.2. Gestión de Servicios Telefónicos 16
1.2.3. Gestión de Sistemas y Servicios de Publicidad 19
1.2.4. Proyectos Subgerencia Tecnica 21
1.2.5. Nuestros Retos 2018 24
1.3. GESTION COMERCIAL 26
1.4. GESTION FINANCIERA 29
1.4.1. Aspectos Positivos 29
1.5. GESTION DE PROCESOS 32
1.5.1. Jefatura de Planeacion 32
1.5.2. Jefatura Jurídica 33
1.5.3. Jefatura de Control Interno 36
2. CONCLUSIONES 38
3. ANEXOS ESTADOS FINANCIEROS 39
INTRODUCCION
El presente documento construido con el apoyo incondicional del equipo de Trabajo
de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. es el
reflejo del compromiso y responsabilidad asumida de cara a la búsqueda incansable
de la satisfacción del usuario; con el apoyo del direccionamiento Estratégico impartido
por la Alta dirección, buscamos día a día posicionar el buen nombre de UNIMOS en el
mercado de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (TIC´S) y
convertirnos como un referente tecnológico para el desarrollo y crecimiento social,
económico y cultural en el Municipio de Ipiales y la región.
ALEX FERNANDO ANDRADE RUIZ
Gerente
UNIMOS S.A E.S.P.
1. INFORME DE GESTION
El presente informe de gestión se desarrolla en cuatro (4) componentes esenciales
que enmarcan el actuar de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones UNIMOS
S.A E.S.P. el cual se presenta a continuación:
1.1. GESTIÓN ESTRATÉGICA
La gestión estratégica de la empresa Municipal de Telecomunicaciones del Municipio
de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. es la herramienta de gestión administrativa que permite
orientar cada acción hacia la búsqueda de los objetivos trazados desde la alta
dirección y está compuesta por:
1.1.1. MISIÓN
UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P., es una
empresa 100% municipal, que presta servicios de tecnología de información y
comunicaciones a la comunidad de Ipiales, con responsabilidad social, calidad y
competitividad, a través del desarrollo humano y la aplicación de nuevas tecnologías.
GESTION ESTRATEGICA
GESTION TECNICA
GESTION COMERCIAL
GESTION FINANCIERA
GESTION PROCESOS
1.1.2. VISIÓN
UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A. E.S.P., será una
empresa líder en la región, moderna y comprometida con la comunidad de Ipiales en
facilitar el acceso a las tecnologías de información y al conocimiento, con un eficiente
desarrollo del talento humano, técnico y comercial, teniendo como razón de ser la
satisfacción de sus clientes.
1.1.3. POLÍTICA DE CALIDAD
UNIMOS S.A E.S.P, se compromete con sus clientes a prestar servicios de tecnología
de información, y comunicaciones con oportunidad, confiabilidad, suficiente
información comercial y responsabilidad social. Nuestro reto diario es el mejoramiento
continuo y excelencia en la atención, para lograrlo nos apoyamos en la competencia
del talento humano, la eficiencia de nuestros recursos, y el uso apropiado de nuevas
tecnologías.
1.1.4. PRINCIPIOS CORPORATIVOS
CALIDAD: En Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales
S.A. E.S.P. es parte esencial de las actuaciones, procedimientos, gestión
administrativa, relaciones humanas; es un reto diario y permanente,
garantizando calidad del servicio a todos sus usuarios, la calidad es un
compromiso y responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios de la
entidad.
PRODUCTIVIDAD: Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de
Ipiales S.A. E.S.P. seguirá buscando niveles óptimos de productividad para
producir y asegurar el desarrollo, cumplimiento, obligaciones, responsabilidad
para con el cliente interno y externo, proveedores, entidades estatales y
privadas.
HONESTIDAD: Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales
S.A. E.S.P. Se caracteriza por la transparencia en la conducta y
comportamiento de todos los funcionarios, respeto por normas, leyes y ante
todo respeto por sus clientes internos como externos.
RESPONSABILIDAD: Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones de
Ipiales S.A. E.S.P. asume compromisos que le competen con todos sus
miembros, con usuarios a fin de cumplir oportunamente sus obligaciones en el
manejo adecuado y eficiente de todos sus recursos para cumplir su objeto.
TALENTO HUMANO: Para Unimos Empresa Municipal de Telecomunicaciones
de Ipiales S.A. E.S.P. es patrimonio fundamental el tener cualidades específicas
como: lealtad, responsabilidad, honestidad, valores humanos, principios
morales imprescindibles en la entidad.
COMPROMISO CON EL CLIENTE: El mayor y más importante patrimonio que
debe tener toda empresa es sus clientes internos y externos, razón de ser de
las empresas, por lo que la entidad buscará esfuerzos en brindar un excelente
servicio de calidad a la comunidad en general, satisfaciendo sus verdaderas y
reales necesidades y expectativas referente a las telecomunicaciones.
1.1.5. INFORMACIÓN GENERAL
Naturaleza Jurídica
NIT 900292948-3
Representante legal ALEX FERNANDO ANDRADE
Nivel Gubernamental Municipal
Fecha de inicio de operaciones 01 de Junio de 2009
Servicios prestados TPBCL, Banda Ancha, Pantalla de
LED
Registro TIC 96000503
1.1.6. COMPOSICIÓN ACCIONARIA
SOCIO NIT % PARTICIPACIÓN
Alcaldía Municipal de Ipiales 800099095-7 99.56
Instituto de Servicios Varios de Ipiales –
ISERVI
800200999-2 0.27
Empresa de Obras Sanitarias de la Provincia
de Obando – EMPOOBANDO
891200549-2 0.08
Fondo Rotario de Valorización Municipal 800140132-6 0.08
Organización para la Recreación y Deporte –
ORDEPI
837000033-1 0.0008
TOTAL 100%
1.1.7. ESTRUCTURA ORGANICA
1.1.8. MAPA DE PROCESOS
1.1.9. MODELO DE DESARROLLO EMPRESARIAL
El modelo de desarrollo empresarial, construido acorde con la planeacion estratégica y serán la base fundamental para garantizar el éxito sostenible de UNIMOS S.A E.S.P.
1.2. GESTION TECNICA
En UNIMOS ESP SA. Trabajamos para garantizar a nuestros clientes calidad en el
servicio y cobertura a la ciudad de Ipiales. La gestión en infraestructura del año 2017
se compone de:
Gestión servicios de Internet.
Gestión servicio telefónico.
Gestión de sistemas y servicios de publicidad
1.2.1. Gestión servicio de internet
Basados en la inversión inteligente, durante el 2017 llevamos a cabo una expansión
de red de interconexión en coordinación con la estrategia comercial, identificando
puntos potenciales de expansión. Para ello se adquirió dos nuevos DSLAM los cuales
fueron instalados en los distrito 1(Barrio La Frontera) y distrito 27(Barrio Centenario)
de la ciudad.
Instalación DSLAM distrito 1
Para garantizar un acceso adecuado a los servicios de Internet se adquirió equipos de
CORE ROUTING y SWITCHING, los cuales permiten ampliar la interconexión con los
proveedores de internet a 10 Gbps (giga bits por segundo) y un mejoramiento en el
procesamiento de paquetes de datos, lo cual se ve reflejado en un mejoramiento del
servicio que disfrutan los usuarios actuales de UNIMOS, así mismo se dispuso la
ampliación a un nuevo Rack (Armario), para centralizar los equipos de procesamiento
y direccionamiento cumpliendo las normas técnicas en materia de TIC´S
Se intervino el nodo de Interconexión Rumichaca generando la ampliación de
cobertura inalámbrica y mejora de su sistema, para contar con una conexión estable a
los servicios de internet Inalámbrico y servicio de internet empresarial que se brinda al
centro comercial Rumichaca y sus alrededores, Instalando un SWITCH CORE con
conexión a fibra óptica, tecnología que permite ofrecer altas velocidades de
navegación.
Con el fin de realizar mejoras del servicio a entidades del municipio se desarrolló el
plan de mejora de interconexión de acceso a Internet de entidades públicas,
permitiendo expandir fibra óptica a las dependencias de: Secretaria de Hacienda,
Despacho Municipal, ISERVI E.S.P., Empoobando E.S.P., Terminal Terrestre
Municipal, IPS Municipal, garantizando estabilidad de conectividad.
Gracias a la gestión gerencial en la negociación con el carrier principal “Proveedor de
Internet” se logró una disminución de costos, lo cual permitió trasladar este beneficio
de reducción de costo al usuario final y brindar mayor capacidad de velocidad en
navegación a los usuarios del servicio de internet, reduciendo el coeficiente de reúso
entregado a los clientes. Es decir, aumentamos velocidad de navegación y se logró la
reducción de tarifas, a partir del 1 de noviembre de 2017, proyectando un incremento
considerable en ventas para el año 2018.
El promedio de ahorro en costo por megabits fue de un 36.38% (ver grafica), cifra
significativa que ayuda a la empresa a ser más competitiva en el mercado.
La disminución de costo por mega contratada nos llevó a copar la capacidad del
servicio de internet contratado y se proyecta la ampliación de 300 Mbps más que en
año anterior (ver grafica).
105490
3601126000
2016 2017 2018
Val
or
en
pe
sos
Costo por Mbps Mensual
Valor
600
1000
1300
2016 2017 2018
Títu
lo d
el e
je
Capacidad Contratada
Capacidad
Es importante resaltar que se proyectó el mejoramiento de la infraestructura
tecnológica de la empresa, como una política de mejoramiento continuo para avanzar
en estratégicas comerciales que permitan posicionar nuevamente a Unimos en el
mercado como un líder en servicios TIC´S, pasando de la planeación a la ejecución en
un periodo de seis (6) meses, donde se puede evidenciar cambios significativos en la
prestación del servicio.
Como parte de ejercicios de responsabilidad social con el Municipio de Ipiales,
UNIMOS implementó dos zonas WIFI gratuitas que benefician a la población así:
1. En el corregimiento de Las Lajas, se brinda conexión a internet mediante
tecnología inalámbrica WIFI, de manera gratuita, en dos sectores donde existe
la mayor concurrencia de visitantes del santuario de Nuestra Señora de Las
Lajas. Para ello se realizó la instalación de una (1) antena NanoStation M5, dos
(1) radios Rocket M2, un (1) antena sectorial M2 y una antena omnidireccional
M2. Ubicadas en el Centro de Salud y en la Cúpula de la iglesia.
1827
1841
1748
1768
1783 1784
1755
1770
1752 1754
1775
1852
1680
1700
1720
1740
1760
1780
1800
1820
1840
1860
ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC
USUARIOS INTERNET
Las antenas están en funcionamiento permanente, desde el día 12 de Marzo de
2017, fecha donde iniciaban las festividades de la virgen de Las Lajas.
2. En el parque 20 de Julio se desplego un sistema de WIFI unificado, con
cubertura del 90% del parque, para ello se instaló un servidor de gestión de red
con Auranet Controller Software y tres antenas Wireless N Outdoor Access
Point EAP 110-Outdoor. El servicio está a disposición de la ciudadanía desde
el 1 de diciembre del 2017.
1.2.2. Gestión de servicio telefónico
En la red externa telefónica, se realizó mantenimientos preventivos en la red principal
para evitar el deterioro de la misma, realizando las siguientes acciones: cambios de
cajas de distribución, mantenimientos de cámaras y ductería, adecuación red temporal
vía Rumichaca, cambio de postes y armario por diferentes accidentes que afectaron la
infraestructura.
Daño a infraestructura distrito 11 por accidente de transito
Adecuación red Temporal Rumichaca
Como plan de mejora de los servicios, se amplió la red de voz y datos para nuevos
clientes en las siguientes edificaciones: edificio Torres de san ángel, edificio Centro
plaza y edificio Panam.
Instalación Edificio Centro Plaza Panam
Por parte de red Interna se desplego mantenimientos preventivos y correctivos en los
siguientes sistemas:
Mantenimientos correctivos rectificadores y acomedidas eléctricas Central
UNIMOS
Mantenimientos correctivos aires acondicionados Central UNIMOS
Mantenimientos Enlaces de radio a las unidades remotas de abonados (San
Juan, Balcones de la Frontera y las Cruces).
Mantenimientos correctivos de rectificador y acomedidas eléctricas en la
estación de loma Zuras.
Se dispuso un plan integral para mejorar el estado actual de la central telefónica Alcatel
1000 S12, partiendo de un diagnóstico inicial y continuando con acciones de
capacitación al personal, para subsanar varios requerimientos demandados por
operadores, entre ellos, Claro S.A
8714 87148653 8637
85798543
84268358 8375 8349 8324 8350
8100
8200
8300
8400
8500
8600
8700
8800
USUARIOS LINEA TELEFONICA
usuarios
1.2.3. Gestión de sistemas y servicio de publicidad
Desde el área de sistemas se procedió a la migración del sistema contable SIIGO y el
sistema de facturación SAS suministrado por SITI Soluciones, mejorando el
rendimiento de acceso a la información y su procesamiento, teniendo control total de
las bases de datos para su custodia y buen uso. Además de la nueva parametrización
de las tarifas de servicios en el software de facturación.
Por motivos de desacuerdos contractuales con el proveedor del sistema de facturación
SAS SITI soluciones se retrasó el proceso de facturación en dos periodos (Abril 2017,
Mayo 2017), para el mes de Junio de 2017 se solucionaron los inconvenientes
reanudando el proceso normal, lo que llevó a minimizar los tiempos de facturación
durante 6 meses para equilibrar la facturación y poder llegar a la generación de las
facturas inmediatamente después de cerrado el periodo de servicio.
Para garantizar un rendimiento óptimo en nuestro servicio de publicidad mediante
pantallas led se ha realizado la adquisición de una UPS (sistema de alimentación
ininterrumpida) para evitar los reiterados cortes de electricidad en el parque 20 de
Julio, se dispuso el cambio de módulos Led P10 que actualmente se encontraban
quemados.
Con el fin de ajustar los procesos y procedimientos, se optimizaron funciones de la
Coordinación Operativa, lo cual permitió mejorar las ordenes de servicio, controlando
y realizando seguimiento a cada una de ellas, economizando tiempos de atención, por
parte del personal técnico operativo, estas mejoras facilitan a los clientes registrar el
nivel de satisfacción con que se prestó el servicio para la generación de estrategias
gerenciales que permitan mejorar continuamente la labor que UNIMOS viene
ejecutando.
En el mes de octubre del año 2017, se diseñó y se implementó un NOC (Network
Operations Centers) con el fin de contar con un espacio adecuado, cómodo y seguro
para monitorear las actividades de los servicios propios de la empresa, en el cual se
gestiona temas de conectividad, call center, servicios de banda ancha, servicio
telefónico y pruebas de entretenimiento IP.
Se fortaleció la Subgerencia Técnica, con la contratación de personal calificado para
mejorar calidad y oportunidad en la atención, actualmente se cuenta con doce (12)
funcionarios, ocho (8) de ellos dedicados exclusivamente a la atención externa,
distribuidos en parejas por 4 zonas, donde cubren todos los sectores en los que se
presta servicio de internet y/o de línea telefónica.
Es importante mencionar que desde el mes de julio de 2017 se implementó una nueva
modalidad de contratación para el personal operativo, en la cual los operarios tienen
derecho a un sueldo básico, y comisionan por cada servicio efectivo prestado,
modalidad que permite estimular y compensar el trabajo por el cumplimiento de metas,
a las cuales, desde la coordinación operativa se realiza el respectivo seguimiento y
control.
En cuanto a cifras de daños e instalaciones se tiene un promedio de 352 daños
recibidos al mes, de los cuales se brinda solución interna el 5% y 95% se soluciona en
la visita al usuario, con un indicador de 4 días promedio en oportunidad del servicio.
Los daños recibidos por servicio son: 51% línea y 49% Internet, hasta la fecha se
realizan 26 traslados y 60 Instalaciones promedio mensuales, anotando que, a partir
del mes de noviembre de 2017, las ventas y por consiguiente las instalaciones se
duplican, debido al nuevo plan tarifario aprobado por la Junta Directiva de la Empresa.
Actualmente se está trabajando en un nuevo desarrollo e implementación de sistema
de gestión tickets con el fin de mejorar la gestión de información en trazabilidad de
incidencias y nuevas instalaciones a los usuarios con el fin de garantizar el control en
los tiempos y la atención a los requerimientos.
1.2.4. Proyectos Subgerencia Técnica
Desde la Subgerencia técnica se lideraron los siguientes proyectos:
El Programa Conexión Total (Ipiales): El Programa Conexión Total promovido
por el Ministerio de Educación Nacional, que tiene como objetivo fortalecer a los
estudiantes en el uso de las TIC´S (Tecnología de la Información y las
Comunicaciones), garantizando la conectividad de las Sedes Educativas
oficiales.
En el Municipio de Ipiales, a través de la Secretaria de Educación Municipal, se
ha venido contratando el servicio de internet banda ancha con la Empresa
Municipal de Telecomunicaciones UNIMOS S.A. E.S.P. desde el año 2010, en
la actualidad el convenio Interadministrativo número 147-2017 por un valor de
noventa y cuatro millones quinientos cinco mil trescientos cincuenta y tres
pesos( $ 94.505.353), celebrado entre la Alcaldía Municipal de Ipiales y
UNIMOS E.S.P. S.A., con fecha de inicio 18 de Agosto de 2017, brinda el
servicio de conectividad a 53 Sedes Educativas, con las tecnologías de última
milla, Fibra Óptica, Radioenlace, ADSL y Móvil, de la siguiente manera, 4
mediante tecnología DSL, 21 por Radioenlace, 10 con Fibra Óptica y 18
conectados con planes Móviles.
Para poner en marcha el programa Conexión Total y activar el servicio de
internet en cada una de las Sedes Educativas, se tuvieron que utilizar e instalar
los siguientes equipos y materiales:
Tres (3) antenas NanoStation M5.
1 Antena NanoBridge M5.
3 radios Rocket M5.
1 Plato para Antena Rocket M5.
300 metros de cable UTP.
1 mástil galvanizado.
Además la adquisición de 18 planes Móviles de 6 Gb de consumo con la
empresa Claro, para los Centros Educativos rurales, donde no se tiene
cobertura de red; actualmente el proyecto está en fase de ejecución brindando
servicio a cada institución.
Implementación y configuración de circuito cerrado de televisión CCTV en
sectores urbanos y centros poblados del municipio de Ipiales – Nariño: Mediante
el convenio Interadministrativo 180-2017 se busca implementar y configurar
sesenta (60) kits CCTV con tecnología digital en sectores urbanos y centros
poblados del municipio de Ipiales – Nariño por un valor de doscientos trece
millones cuatrocientos cuarenta mil pesos ($213.440.000) pesos.
El alcance del proyecto es la implementación de 60 kits cada uno de ellos
conformado por:
1 NVR (Network Video Recorder )
4 Cámaras IP
1 Disco Duro
Cable UTP para exterior
1 Rack
Accesorios
Actualmente el proyecto se encuentra en proceso de implementación, por parte
UNIMOS E.S.P. S.A. se dispone a desplegar dos cuadrillas de personal para
proceder instalación a partir de diciembre de 2017.
Mantenimiento preventivo y correctivo del sistema cerrado de televisión y video
vigilancia CCTV – SIES de la policía nacional del municipio de Ipiales – Nariño:
Mediante el convenio Interadministrativo 189-2017 se busca desarrollar por
parte de la EMPRESA MUNICIPAL DE TELECOMUNICACIONES DE IPIALES
UNIMOS S.A. E.S.P., El mantenimiento preventivo y correctivo del sistema
cerrado de televisión y video vigilancia CCTV – SIES de la Policía Nacional del
Municipio de Ipiales – Nariño por un valor de ciento treinta y tres millones ciento
once mil quinientos pesos ($133.111.500), teniendo en cuenta que la alcaldía
municipal requiere garantizar el orden, la vigilancia, y la seguridad a su
población.
Actualmente el proyecto se encuentra en fase de legalización de anticipos para
proceder a la ejecución del contrato.
Conexión a Internet corregimiento la Victoria: Parte del compromiso con la
comunidad y objetivos de Unimos ESP SA es brindar conexión a Internet al
corregimiento de la Victoria para ello se dispuso de un equipo técnico que
evalué la mejor alternativa para su conexión; en su primera visita se determinó
las posibles antenas para interconectar el corregimiento además de
conversaciones con el operador Telefónica para llegar acuerdo de cubicación
de infraestructura, con el fin de proyectar los la adquisición de los equipos
tecnológicos necesarios que soporten un canal de comunicación, entre la
central de UNIMOS ESP S.A y un posible aliado del corregimiento.
1.2.5. Nuestros retos 2018
En 2017 fue necesario darle prioridad a la estabilidad financiera de la Empresa,
haciendo inversiones inteligentes en infraestructura tecnológica, que garanticen
calidad en los servicios y permita a Unimos ser competitivo en el mercado de las TIC´S.
Así que iniciamos el 2018 con retos, para innovar servicios, mejorar los actuales y
establecer valores agregados que permitan marcar la diferencia en la región.
Entre los principales proyectos que se visualizan convertir en una realidad para el
2018, es la implementación del servicio de entretenimiento IP, como innovación para
llegar a los hogares de Ipiales con canales de televisión mediante Streaming, con alta
definición de imagen (HD) movilidad y diversificación de equipos, utilizando la red de
telecomunicaciones con la que actualmente cuenta la Empresa, minimizando el costo
de inversiones y aprovechado la capacidad de la infraestructura instalada.
Con el fin de mejorar procesos y procedimientos administrativos internos, se proyecta
la implementación de un software de gestión para la mesa de ayuda (Help Desk), la
cual funcionará en el NOC ya instalado, producto que nos permitirá acortar los tiempos
de respuesta a las solicitudes de los clientes, mejorar la percepción de servicio de
atención del usuario, minimizar costos y avanzar en la eficiencia administrativa.
En el mercado de telefonía fija tenemos el reto de desplegar un mayor número de
líneas telefónicas para mantener la mayor cantidad de usuarios y poder aprovechar la
capacidad de la infraestructura de la central telefónica, proyectando expandir la red de
cobre, a través de la adquisición e instalación de nuevos DSLAM sobre barrios de la
ciudad, en los cuales Unimos aún no tiene presencia.
1.3. GESTION COMERCIAL
La gestión comercial entendida como la puerta de conexión entre las necesidades de
los usuarios y la oferta de servicios y alternativas tecnológicas ofrecidas por la empresa
UNIMOS S.A E.S.P, durante la vigencia 2017 realizo diferentes actividades tendientes
a lograr la satisfacción de la comunidad de Ipiales y sus alrededores así:
El equipo de la Subgerencia de Comercialización y Atención al cliente de UNIMOS
S.A. E.S.P., en los servicios de comercialización, tanto de internet y telefonía ha
impulsado la conectividad para que el sector empresarial y residencial de nuestra
ciudad pueda acceder a nuestros servicios con capacidad y precios que permitan su
desarrollo y mejoramiento de la calidad de vida.
En el servicio de internet se resalta: el crecimiento de usuarios debido en gran medida
al nuevo plan tarifario aprobado el 10 de octubre 2017, e implementado a partir del 01
de noviembre de 2017, que ha permitido que en un solo mes la empresa logará un
record de ventas de 87 usuarios nuevos conectados al servicio de internet.
Bajo la estrategia comercial “Bajamos
Tarifas, Aumentamos velocidad de
navegación” se busca impulsar el
mercado de los servicios de Internet y
Telefonía local en el municipio de Ipiales
para rescatar el posicionamiento de
UNIMOS en el sector de las
Telecomunicaciones.
En atención al ciudadano se resalta la implementación de un nuevo sistema de turnero
web, el cual permitirá, ofrecer servicios en línea para la asignación de citas, en caso
de que el usuario desee realizar una petición, queja, reclamo, denuncia o la gestión de
un trámite, esta herramienta facilitara reportes para realizar análisis estadísticos en
tablas y gráficas, que permite evaluar picos de demandas de servicios, altas
frecuencias y tiempos de atención por parte del personal de la Subgerencia de
Comercialización y Atención al Usuario en sitio y/o desde la página web de la empresa.
Así mismo se unificó la atención al ciudadano a través de las líneas gratuitas 113, 114
y 185 destinando un funcionario específico para esta labor, con el cual también se
proyecta la atención virtual, aplicando protocolos de atención al cliente.
Por otro lado es de resaltar la gestión que se ha adelantado con el proveedor del
software de facturación, gestionando el funcionamiento del módulo de PQR´S con el
fin de eliminar tramites manuales en el proceso de recepción y gestión de soporte
técnico, instalaciones, traslados entre otros, con niveles de escalonamiento de acuerdo
a la complejidad del asunto a resolver.
Finalmente, en el proceso de facturación se resalta: la migración del sistema de
facturación y base de datos al servidor de UNIMOS S.A. E.S.P., de este modo se mitiga
el riesgo de que el proveedor del software tome alguna acción que perjudique el normal
desarrollo del proceso de facturación y en consecuencia la calidad de la generación
periódica de las facturas para los clientes.
Como retos para la vigencia 2018, se plantea la comercialización agresiva de los
servicios, que se han fortalecido, con el fin de penetrar en lugares y sectores donde la
Empresa Municipal de Telecomunicaciones aún no tiene presencia, utilizando
publicidad inteligente, radial e impresa, la exhibición en puntos estratégicos de la
mascota (CUY-INGENIERO) como insignia de la labor tecnológica y social que durante
muchos años ha venido ejecutando UNIMOS en el municipio y el aprovechamiento de
las redes sociales como herramienta de comunicación masiva.
1.4. GESTION FINANCIERA
La empresa municipal de telecomunicación de Ipiales, por medio de la oficina de
cartera tiene a su cargo el recaudo y cobro de obligaciones adeudadas mediante un
proceso administrativo teniendo en cuenta normas vigentes y regulación del estatuto
tributario, en virtud a que goza de jurisdicción coactiva para hacer efectivas las
obligaciones exigibles a su favor.
La gestión realizada por parte de la oficina de cartera ha sido garantizar el pago
efectivo de deudas teniendo así una sostenibilidad financiera:
En primer lugar se realizó el proceso de depuración de cartera, ya que la encontrada
y reportada por la anterior administración no era real. Esta actividad es de vital
importancia para poder contar con valores exactos y la identificación de usuarios
deudores de los años 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 y 2016.
Se está realizando un cruce de información de carteras de difícil cobro para obtener la
ubicación de usuarios deudores y de esa forma poder continuar con el procedimiento
coactivo y notificar sobre los saldos adeudados.
Con base en los cuadros que se detallan a continuación, se encuentran consignadas
las gestiones de cartera de los años 2015, 2016 y la gestión del año 2017, en la cual
se puede evidenciar el logro del incremento de valores recaudados no solo de cartera
de difícil cobro sino también de la cartera rotativa, ya que el recaudo de esta última
permite que la deuda no ascienda y no se convierta en una cartera de difícil cobro.
Al igual que el recaudo, la oficina de cartera ha venido trabajando sobre la indagación
de cada usuario deudor y del servicio que la empresa le brinda, por ese hecho se ha
efectuado desde el mes de septiembre 2017 la verificación de líneas para que se
ejecuten efectivamente las suspensiones.
Actualmente la oficina de cartera cuenta con valores exactos lo cual permite obtener
una cartera real y verdaderos usuarios deudores, con esta información se puede
realizar un proceso de oficiosidad y así recaudar las obligaciones pendientes teniendo
en cuenta la ley 1341 de 2009.
GESTION DE OFICINA DE CARTERA
2015 $ 31.066.246,00
2016 $ 28.972.856,00
2017 $ 49.517.841,00
TOTAL $ 109.556.943,00
1.4.1. Aspectos positivos
Se logra pagar mediante acuerdo de pago, deudas de la DIAN, de años anteriores, de
periodos de los años 2012, 2013, 2014 y 2015, correspondiente a impuestos a la
riqueza y de IVA por valor de $397.634.000 incluyendo intereses.
Con la aprobación de descuento de intereses por parte de la Junta directiva de la
empresa, se trabaja en la recuperación de cartera, definiendo metas en promedio de
$8.000.000 mensuales.
Se avanza en el proceso de saneamiento contable en la parte financiera, tomando
como base la revisión de las diferentes cuentas contables, cuentas por pagar, cartera,
inventarios, propiedad, planta y equipo, y saldos por conciliar con operadores por
valores dejados de cancelar en años anteriores.
Se realiza un trabajo en conjunto con el área financiera y gerencia en el sentido de
reclamar saldos a favor de UNIMOS por concepto de auto retenciones del CREE año
2015 y 2016, resultando aceptada la reclamación resolviendo entregar a UNIMOS la
suma de ($ 63.140.000), en parte para que estos dineros se inviertan en pagos de
impuestos para la siguiente vigencia.
La información que reposaba en la oficina de presupuesto y que anteriormente se
trabajaba de forma manual, ahora se registra en el sistema SIIGO, permitiendo la
sistematización de la información, la minimización de errores y la afectación adecuada
y en tiempo real en las áreas contable, presupuestal, almacén, tesorería y cartera con
el objetivo de tener información integrada, confiable y oportuna.
Conjuntamente con Gerencia, se trabaja en un acuerdo de pago para poner al día, los
impuestos ante el Ministerio de las Telecomunicaciones, impuestos dejados de pagar
de años anteriores, que a la fecha, con actualización de intereses, ascienden a la suma
de $285.510.000
Para dar parte de tranquilidad a la comunidad y a pesar de dar cumplimiento con las
obligaciones de administraciones anteriores que no se cumplieron en su momento, se
obtiene una utilidad por valor de $54.231.198, debido en gran medida al esfuerzo de
la alta dirección y el equipo de trabajo que respalda el mejoramiento continuo de la
empresa en el año 2017.
1.5. GESTION DE PROCESOS
1.5.1. Jefatura de Planeacion
La Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS S.A E.S.P. ha
venido desarrollando grandes esfuerzos para lograr el mejoramiento en el desempeño
de sus funciones; es por ello que avanza en la transformación cultural enfocada en la
gestión por procesos, referenciados en normas de calidad que permiten la
identificación, documentación, estandarización y mejoramiento continuo de los
procesos.
Con la expedición del decreto 1072 de 2015 por medio del cual se expide el decreto
único reglamentario del sector trabajo y en el cual en uno de sus libro obliga a todas
las empresas a la adopción de un Sistema de gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, la empresa realizo la autoevaluación frente a los estándares de SST
obteniendo un total de 68.75% de cumplimiento.
Nos preparamos para la implementación del Modelo Integrado de Planeacion y
Gestión expedido por el Gobierno Nacional, buscando simplificar e integrar los
controles de gestión administrativa para lograr la eficiencia y eficacia y apuntando
hacia el cumplimiento de los valores de transparencia y uso responsable de los
recursos públicos, luchando contra la corrupción y adoptando las buenas prácticas
administrativas.
Se espera que en el año 2018 la Empresa UNIMOS centre sus esfuerzos en la
participación de diferentes proyectos propuestos por entidades del estado en materia
de TIC´S, así como también la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad
y que permita el reconocimiento a través de certificaciones de calidad emitidas por
entidades competentes.
1.5.2. Jefatura Jurídica
Se hace la Proyección y aprobación manual de contratación año 2017, un manual
adaptado a los nuevos cambios normativos con relación a la ley 80 de 1993, ley 1150
de 2007, y demás pronunciamientos emanados por la sección tercera del concejo de
estado, en el cual se busca llevar a cabo un proceso de contratación transparente, con
precios justos, y dando la oportunidad a la comunidad de Ipiales a ser participes del
proceso de contratación, de las necesidades planteadas por UNIMOS S.A.E.S.P. y sus
respectivas áreas.
Se logra la Proyección y aprobación manual de bajas de bienes muebles de UNIMOS
S.A.E.S.P, Un manual que se acoge a las necesidades de UNIMOS S.A.E.S.P. en
relación a bienes de propiedad de esta entidad que perdieron su vida útil es decir los
cuales prestaron sus servicios a esta entidad y con el paso del tiempo y avances
tecnológico se vieron relegados por equipos de mas capacidad, y menor tamaño, de
la misma manera algunos bienes que por el paso de los años y el poco cuidado de las
personas responsables se extraviaron, plantea y proyecta el procedimiento legal y
jurídico, con el fin de depurar el inventario de UNIMOS S.A.E.S.P. y de esa manera
poder presentar ante la junta directiva de esta entidad, y en especial a la comunidad
de Ipiales, el valor real de los bienes tanto muebles como inmuebles de UNIMOS
S.A.E.S.P.
Según lo estipulado en la decisión número 001 de mayo 22 de 2015, se inicia la
apertura de procesos disciplinarios en UNIMOS S.A.E.S.P. bajo el liderazgo de la
oficina asesora jurídica con facultades de control interno disciplinario. Es de resaltar
que en los archivos de esta dependencia, no existía antecedentes de apertura de
investigaciones disciplinarias tanto a funcionarios como a trabajadores de esta entidad.
De la misma manera es importante mencionar que los procesos disciplinarios se
realizan con referencia al código único disciplinario (ley 734 de 2002) para personas
regidas a reglamento interno de trabajo, y para personas que ostentan la calidad de
funcionarios públicos si se estipula por la norma ya referenciada y demás normas
concordantes.
Durante la vigencia 2016 y 2017 se ha dado apertura a 6 procesos disciplinarios, en
los cuales se tiene como balance de 1 proceso sancionatorio, 1 proceso absolutorio, 2
procesos archivados por falta de elementos materiales probatorios, y 2 procesos en
curso.
UNIMOS S.A.E.S.P. es del orden municipal del nivel descentralizado, en donde su
mayor accionista es el municipio de Ipiales en cabeza del alcalde municipal, con un
capital accionario del 99.56% del total de su capital de conformación, razón a la cual
la convierte en una entidad estatal, y la cual según ley 1150 de 2007 es del orden
especial, para lo cual se expide resolución 080 de 2009 por medio de la cual se crea
el manual de contratación, en donde se establece las cuantías y modalidades de
contratación de UNIMOS S.A.E.S.P.
Para tal efecto se adjunta un cuadro comparativo de contratación del año 2016 y 2017:
2016 2017
TOTAL DE CONTRATACION 50 TOTAL DE CONTRATACION 56
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
30 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
SERVICIOS
39
CONTRATO DE SUMINISTRO 29 CONTRATO DE SUMINISTRO 15
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 0 CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 2
OTROS 1 OTROS 0
Es de acotar que dentro de la modalidad de prestación de servicios se enmarcan los
servicios profesionales, servicios de vigilancia privada, y servicios técnicos, tales como
servicio de internet en megas dedicadas, con el fin de poder comercializar a la
comunidad de Ipiales.
Para el año 2018 en ocasión de la ley de garantías por las elecciones de cámara y
senado del territorio colombiano y en proximidad a las elecciones presidenciales se
aprobó mediante junta directiva la apropiación de recursos del año 2018,
representados en vigencias futuras, con el fin de celebrar contrato interadministrativo
No 003 con el fin de contratar el servicio de internet al carrier principal INTEREXA con
una capacidad de 1Gbps. a partir del 1 de enero del año 2018, hasta el día 31 de
diciembre de la misma anualidad.
UNIMOS S.A.E.S.P. a la fecha en instancias judiciales se encuentra involucrado en los
siguientes procesos:
PROCESO DEMANDANTES JUZGADO
Laboral ordinario 2 Primero laboral de circuito - Ipiales
Nulidad y restablecimiento
del derecho
2 Juzgados administrativo de
circuito – Pasto
De la misma manera en el mes de noviembre se presentó demanda en contra del
sindicato de trabajadores de UNIMOS S.A.E.S.P. “SINTRAUNIMOS”, con el fin de
disolver la organización sindical, por no cumplir con el mínimo de personas afiliadas a
la ya mencionada organización.
1.5.3. Jefatura de Control Interno
La gestión realizada por este proceso se relaciona a continuación:
Se elabora y ejecuta el programa de Auditoría 2017 teniendo en cuenta la priorización
de procesos que requerían ser evaluados y al nivel de riesgo que representan en el
cumplimiento de metas institucionales de acuerdo a los resultados de los programas
auditados en la vigencia anterior; durante la vigencia 2016 y 2017, se ejecutó el 100%
de lo programado y los resultados fueron comunicados a la Representante Legal de la
empresa y a los responsables de los temas y programas auditados, incluyéndose las
respectivas alertas, para la implementación de acciones de mejora en caso de
requerirse.
La Oficina de Control Interno, sirvió de canal para la consolidación y transmisión de
información para la rendición de la cuenta anual a la Contraloría Departamental de
Nariño CDN, vigencia 2016 a través del Sistema Integral de Auditoria SIA, al igual que
en el Consolidador de Hacienda e Información Financiera Publica CHIP Local
herramienta de transmisión de información de la Contaduría General de la Nación.
De igual manera la OCI, en conjunto con la oficina de planeación de la entidad,
sirvieron de canal para la consolidación de información para la participación de la
empresa en la audiencia de Rendición de Cuentas integral programada por la
Administración Municipal de Ipiales y sus entes descentralizados sobre la gestión de
la vigencia 2016.
En similares términos se participó en la rendición de cuentas e informe de gestión
rendido por la entidad ante el Honorable Concejo Municipal de Ipiales en marzo y julio
de 2017.
En lo que respecta a la relación con entes externos, es pertinente mencionar que la
Oficina ha sido enlace con los entes de control, más precisamente con la Contraloría
Departamental de Nariño CDN, en marco de respuesta a los requerimientos resultado
de la auditoría externa de las vigencias 2012, 2013 y 2014 que se efectuó en la
vigencia 2016 al igual que la suscripción de los correspondientes planes de
mejoramiento así como su respectivo seguimiento para su acatamiento.
En el mes de febrero de 2017, la Oficina de Control Interno evaluó y rindió el Informe
de Control Interno Contable correspondiente a la vigencia de 2016, cuyo resultado
arrojó una ponderación de 4.36 ubicándolo en el rango de “ADECUADO”; dicho
informe fue transmitido a través del aplicativo CHIP, dentro de los términos previstos
en las Resoluciones 193 de 05 de mayo de 2016 y 706 del 16 de diciembre de 2016,
emanadas por la Contaduría General de la Nación.
El informe también contiene las recomendaciones que a tener en cuenta desde las
dependencias y/o procesos que se involucran en la generación de información
contable, para que mejore en las debilidades detectadas.
2. CONCLUSIONES
Las actividades desarrolladas en la vigencia 2017 y pese a las diferentes dificultades
presentadas, están enfocadas en el cumplimiento a uno de los ejes de desarrollo de la
empresa, determinada por la innovación tecnológica y la diversificación de servicios,
buscando garantizar a los usuarios una opción de preferencia en el mercado de las
telecomunicaciones.
Durante el año 2017 se desarrolló diferentes actividades de mejoramiento de las
condiciones físicas de la Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales UNIMOS
S.A E.S.P. y estas se continuaran durante la vigencia 2018, brindando a la comunidad y a
los trabajadores ambientes laborales cómodos y seguros.
Se trabaja continuamente en mejoramiento de procesos y procedimientos internos para
avanzar en eficiencia administrativa.
Se proyecta nuevas inversiones en el mejoramiento de la infraestructura tecnológica para
ofrecer servicios estables de calidad y con oportunidad.
Se continuará con el desarrollo de los proyectos celebrados en el año 2017 y cuyos
resultados se materialicen en el reconocimiento y obtención de nuevas propuestas de
negocios.
Se requiere aumentar cada día la confianza de los usuarios a través del mejoramiento en
la oportunidad, eficiencia y eficacia en la prestación de los servicios.
ORIGINAL FIRMADO
FERNANDO ANDRADE RUIZ Gerente
UNIMOS Empresa Municipal de Telecomunicaciones de Ipiales S.A E.S.P.
3. ANEXOS
