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PRESENTACIÓN Y AVANCE DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

PRACTICADA POR PRICEWATERHOUSECOOPERS

Como se dio a conocer a la opinión pública con oportunidad, por acuerdo de los

Comisionados Ciudadanos que integran la Comisión Estatal Electoral de Nuevo León,

durante el presente año este organismo sometió sus procesos administrativos a una

auditoría externa, en la que fueron revisados la totalidad de los gastos ejercidos durante el

período comprendido de enero de 2011 a julio de 2012.

Para este efecto, de una propuesta de cinco empresas fue seleccionada la firma

contable internacional PricewaterhouseCoopers, quien llevó a cabo los trabajos de

auditoría durante los meses de enero a junio del presente año.

Durante el periodo de tiempo mencionado, se auditaron los procesos de control

interno, padrón de proveedores y el control de gastos, revisándose cinco mil quinientos

cuarenta y cinco cheques emitidos por este organismo y el despacho auditor no observó

ningún gasto que no estuviese debidamente soportado o por los cuales exista la duda de

que los bienes o servicios no hayan sido estrictamente relacionados con la operación de

la Comisión, ni señaló actos de corrupción o desvío de recursos.

Una vez concluida la auditoría, se dio inicio al proceso de análisis y revisión de sus

resultados, llevándose a cabo a partir del mes de junio diversas reuniones de

presentación de los resultados a los Comisionados Ciudadanos y representantes de los

partidos políticos, las cuales estuvieron a cargo de los propios auditores, a solicitud de la

Presidencia de esta Comisión Estatal Electoral.

De manera paralela a la presentación y análisis, en el ámbito operativo se iniciaron

de manera inmediata las acciones tendentes a solventar las observaciones derivadas de

esta auditoría, a través de la revisión de sus procesos y la implementación de nuevas y

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mejores medidas de control, convirtiendo así las debilidades en áreas de oportunidad que

permitan el fortalecimiento de la institución.

Ahora bien, concluida la revisión y análisis de los resultados de la auditoría externa

y al compromiso y obligación que se tiene como organismo público de ejercer de manera

transparente los recursos asignados para su funcionamiento, el día de hoy la Comisión

Estatal Electoral pone a disposición de la ciudadanía, a través de su página web, el

documento que PricewaterhouseCoopers entregó con los resultados de la auditoría

practicada, los cuales se encuentran contenidos en tres rubros: control interno, análisis de

padrón de proveedores y control de gastos.

De manera adicional y con el propósito de informar respecto a las medidas que se

han adoptado derivadas de las observaciones emitidas por los auditores y de una auto

revisión crítica de nuestros procesos, se presenta un resumen ejecutivo y una

presentación amplia y detallada de dichas observaciones y las correspondientes acciones

que se están llevando a cabo para solventar las mismas.

Con ello, la Comisión Estatal Electoral, en congruencia con los principios rectores

que rigen su actuar, ratifica su compromiso con los ciudadanos y el estado de Nuevo

León, de transparentar el uso y destino de los recursos que le son conferidos para el

cumplimiento de su responsabilidad de preparar, dirigir, organizar y vigilar los procesos

electorales en el Estado.

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Comunicado de prensa 30/09/2013

Gracias por su asistencia a esta convocatoria.

El motivo de la misma es informarles sobre los avances y áreas de mejora que se

han dado a raíz de la realización de la auditoría por el despacho

PricewatherhouseCoopers en el período de enero del 2011 a junio del 2012.

En ese lapso se auditaron los procesos de control interno, padrón de proveedores

y el control de gastos, en su totalidad. No se tomó una muestra ni fue aleatoria.

Ejemplo de ello fue la revisión de 5,545 cheques emitidos por este organismo en el

período mencionado, donde el despacho auditor no observó ningún gasto que no

estuviese debidamente soportado o por los cuales exista la duda de que los bienes o

servicios no hayan sido estrictamente relacionados con la operación de la Comisión, ni

señaló actos de corrupción o desvío de recursos.

En contario, se reconocen algunas faltas u omisiones en cuanto a los procesos de

control interno y operación, lo que nos llevó, desde el pasado mes de marzo del presente

año a implementar y desarrollar un sistema de reingeniería en todos los procesos de

control interno y operación, incluso a nivel de estructura administrativa.

He de señalar que la aplicación del 99.97 del presupuesto ejercido en el período

en cuestión, fue utilizada conforme a la legislación y normativa vigente para la aplicación

de recursos del erario público; alcanzando los objetivos y metas trazados en nuestro fin

último que es garantizar la participación ciudadana en la elección democrática de sus

gobernantes.

En ese sentido, la Comisión Estatal Electoral cuenta con un aval de confiabilidad

ciudadana del 90 por ciento, hecho que logró la emisión del voto de cerca del 60 por

ciento del padrón registrado. Lo que permite el reconocimiento a la institución a nivel

regional, estatal e internacional a lo largo de su historia.

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A continuación les presentaré algunos de los puntos más relevantes que arrojó

como resultado la auditoría realizada por PricewaterhouseCoopers y los avances logrados

en esos rubros con la implementación del proceso de reingeniería comentado.

Esos resultados fueron presentados y analizados en 9 reuniones donde

intervinieron o estuvieron presentes representantes del despacho externo, comisionados,

representantes de partidos y personal directivo de la CEE. El desglose de fechas y

asistentes puede consultarse en el portal de la institución, www.ceenl.mx en el apartado

“Reuniones de los Comisionados Ciudadanos para la revisión de resultados de la

auditoría de PwC”

OBSERVACIONES RELACIONADAS A LOS GASTOS AUDITADOS

Falta de seguimiento a la recuperación de mamparas/bastidores, sillas y mesas.

Pago adicional por contratación tardía de servicios de instalación y retiro de toldos.

La jornada electoral en sí, amerita la atención total del personal de la CEE, mismo

que se avoca a propiciar y dar la más alta seguridad a las urnas y al conteo, por lo que

algunos insumos, como mesas, sillas y toldos utilizados en el proceso no son prioridad en

el momento.

Al intentar recuperar esos insumos, en muchas de las casillas, ya no se

encontraron.

Para evitar esa situación ahora se especificará la responsabilidad de la custodia, hecho

que quedará plasmado en la elaboración de nuevos lineamientos y procedimientos que

contendrán métodos de control más estrictos para su custodia y recuperación.

Demora en la gestión e impresión de lista nominal de exhibición.

Falla en el diseño de las bases de licitación de documentación electoral

Duplicidad en el costo de impresión de reconocimientos.

La revisión total de los procesos nos permite contar con una mejor visión del

estatus de los mismos, toda vez que lleva un orden que, reconocemos, no se dio y

propicio las observaciones del auditor externo.

Actualmente se revisan y diseñan nuevas especificaciones por parte de todas las

áreas de la institución involucradas para ser analizadas por la Coordinación Técnica e

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integrar, bajo una revisión más estricta, los insumos que se deben incluir en el Convenio

de Apoyo y Colaboración y sus respectivos anexos técnicos que se suscriban con el

Instituto Federal Electoral.

Esa misma revisión se realiza en la documentación electoral y materiales

didácticos a utilizar en la jornada y que deberán incluirse en las licitaciones

correspondientes.

Operaciones de compras a proveedores que no cumplen con algunos de los

requisitos de la Ley.

Del total de compras analizadas con la anterior observación –representa el 6% del

total de compras hechas- se encontró que el 100% de los proveedores, en su totalidad,

cubrían la normatividad de la Ley de Adquisiciones, ya que en su mayoría no

sobrepasaban el monto señalado por la misma.

Es importante resaltar que el origen de la observación corresponde a una falta en

el procedimiento de contratación de proveedores y no así a la naturaleza del gasto, es

decir, TODAS las compras de bienes y contratación de servicios contratadas por la

Comisión corresponden a requerimientos de bienes y servicios relacionados a la

operación del organismo y a la organización del proceso electoral, además de que cada

una de ellas cuenta con el soporte y la entrega del bien o servicio correspondiente.

Inexistencia de un rubro presupuestal para alimentos y bebidas.

Este rubro está contemplado en el apartado “Otros servicios”, de conformidad a la

Guía de cuentas contables y de presupuesto aplicable a los organismos y dependencias

del Estado. Para contar con mayor claridad, el apartado de “otros servicios” se contempla

ya en el presupuesto del año 2014 con desglose de los servicios adquiridos y está

considerado en una sub cuenta del Sistema Administrativo de Control SIAPAF

Realización de compras que no coinciden con el objeto legal del proveedor.

Las compras señaladas en esta observación corresponden a productos

perecederos, las personas físicas o morales prestadores de este tipo de productos no se

encuentran sujetas al registro en el padrón de proveedores, es decir los procedimientos

de adquisiciones para los productos perecederos es suficiente seleccionar a proveedores

que ofrezcan los artículos en cuestión a través de los diferentes medios de difusión.

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Para clarificar aún más ese tipo de adquisiciones, se creó el documento “Políticas

relativas a los expedientes de proveedores no obligados al registro”, donde se establece

mantener un expediente general de la persona física o moral no obligada al registro, con

la información general del proveedor.

La observación en este renglón corresponde al monto de $80,953.00 equivalente

al 0.03% de los gastos totales auditados, lo que pone en evidencia que esta observación

NO representa una práctica común en el organismo y arroja que en la CEE, el 99.97% de

los procesos de adquisiciones se asignan a proveedores que cumplen con los requisitos

legales para la prestación del bien o servicio.

Existen otras observaciones y sus respectivos avances relacionados con gastos

que podrán consultar ampliamente en el portal de la CEE.

OBSERVACIONES RELACIONADAS Al CONTROL INTERNO

Por instrucción de la Coordinación Técnica Electoral, desde el pasado mes de

marzo del presente año se inició una serie de análisis de los procesos de control interno y

administración del padrón de proveedores, que a la fecha arroja la creación de nuevos

procedimientos, documentos, acciones generales de mejora, nuevas instrucciones de

trabajo, modificación de formatos o registros existentes, creación de nuevos puestos y

diseños de nuevos procesos para la automatización e integración de los procesos de

adquisiciones con el pago a proveedores.

Las observaciones al control interno de los procesos administrativos se visualizan

en 6 grandes rubros: Relativas a los procedimientos de adquisición de bienes y servicios;

a la administración del padrón de proveedores; al proceso de elaboración y control

presupuestal; a la automatización integral y monitoreo de sistemas, y relativas a la

distribución de funciones y aspectos técnico-contables. A continuación presento algunas

de las más destacadas.

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1. Relativas a los procedimientos de adquisición de bienes y servicios

Limitaciones en el proceso de automatización de requisiciones y órdenes de

compra.

Se crea el procedimiento de recepción de bienes y servicios, estableciendo

controles para: la recepción de productos adquiridos, revisión de las especificaciones y la

generación del expediente para pago de proveedores.

La autorización de bienes y servicios solo será dada por los titulares de las

direcciones y unidades y ya no en el Coordinador Administrativo.

Implementación del control de autorización de orden de compra previa revisión del

analista de compras (responsables de la generación) y la autorización del Jefe de

Operación (responsable de la autorización)

Tolerancia en el proceso de cotizaciones

Se propone a la coordinación Técnica Electoral disminuir al 50% el monto límite

para la realización de adquisiciones por vía de asignación directa.

Responsabilidades no formalizadas en el procedimiento de recepción de bienes

Creación de la instrucción de Recepción y Entrega de Productos, que señala los

requisitos a verificar, para homologar la verificación por tipo de compra, dando así

seguimiento a cada orden de compra y el control de la recepción de bienes y servicios,

entrega de estos y la generación del expediente de pago.

2. Relativas al proceso de elaboración y control presupuestal

Modificación a la metodología utilizada para el proceso de elaboración del

presupuesto estableciendo procedimientos estándar para documentar de manera

clara la planeación operativa la cual es base para la elaboración del presupuesto,

implementando una plataforma homologada y automatizada entre las direcciones y

unidades.

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3. Relativas a la automatización integral y monitoreo de sistemas

Establecimiento de controles para garantizar la comunicación entre los sistemas

administrativos para el control presupuestal y los sistemas de registro contable,

por lo pronto manual hasta contar con un sistema integral a entregar por la

Secretaría de Finanzas y Tesorería del Estado (SAP)

OBSERVACIONES RELACIONADAS A PADRÓN DE PROVEEDORES

I. Relativas a la administración del padrón de proveedores

Administración del padrón de proveedores en hojas de cálculo

Depuración del padrón de proveedores reclasificando aquellas personas físicas o

morales que no se encuentran obligadas al registro de las que sí se encuentran obligadas

a éste conforme a la normatividad aplicables.

Se depuró el padrón de proveedores en el marco del periodo de refrendo

establecido por la Ley de Adquisiciones el cual comprendió el periodo de marzo-mayo de

2013, de un universo de 326 proveedores, después de la reclasificación, 34 proveedores

cumplieron con el 100% de la documentación requerida, al realizarse el refrendo. El

padrón actual de proveedores es de 39, entre personas físicas y morales que cumplen

con toda la normatividad.

Se elevó el grado de jerarquía sobre la responsabilidad de la administración del

padrón de proveedores asignando dicha responsabilidad a nivel de Jefatura esto además

de incrementa el control abona a la segregación de funciones

Para cumplir los tiempos límites establecidos en la normatividad aplicables, dar

certeza sobre las autorizaciones que se otorgan para integrar el padrón, se creó un

formato de Control de seguimiento de altas y refrendos de proveedores que genera

control y evita omisiones, permite la homologación en la actualización del padrón y evita

desfases.

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Además, se crea un sistema de automatización de la administración del padrón de

proveedores que impide se presenten las observaciones hechas por el auditor.

Se estableció que la publicación del padrón de proveedores se actualizará en el

portal de transparencia del organismo cada vez que se presente una modificación, ya sea

por alta, baja o modificación de información de los proveedores, lo cual permitirá

garantizar a la ciudadanía información en línea y actualizada de manera permanente y

automática.

Ante lo extenso de la documentación presentada en el reporte de resultados del

despacho PricewaterhouseCoopers, así como los avances realizados en los procesos de

control interno, padrón de proveedores y gastos de la Comisión Estatal Electoral, este

organismo publica y pone a consideración de los ciudadanos en su portal de Internet los

avances de mejora, realizados como área de mejora implementado, así como la consulta

de los cuadernos respectivos –copia PDF de los originales entregados por PwC-.

Reiteramos que el despacho auditor no observó ningún gasto que no estuviese

debidamente soportado o por los cuales exista la duda de que los bienes o servicios no

hayan sido estrictamente relacionados con la operación de la Comisión, ni señaló actos

de corrupción o desvío de recursos.

La Comisión Estatal Electoral ratifica su compromiso con los ciudadanos para

transparentar el uso y destino de los recursos que le son conferidos para el cumplimiento

de su responsabilidad de preparar, dirigir, organizar y vigilar los procesos electorales en el

Estado, lo cual se ha cumplido cabalmente en los cerca de 17 años como institución.

La consulta de toda esta documentación está a su disposición en la página web de la

CEE: www.cee-nl.org.mx, en el baner titulado “Resultados de Auditoría PwC 2012”

¡MUCHAS GRACIAS!

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OBSERVACIONES RELACIONADAS A LOS GASTOS AUDITADOS

1. Falta de seguimiento a la recuperación de mamparas/bastidores. Actualmente se lleva a cabo un análisis que permita determinar la utilidad que tuvieron los bastidores/mamparas adquiridos para la colocación de propaganda electoral de los partidos políticos, así como valorar la conveniencia de su colocación y explorar otras alternativas que permitan tener un control más estricto sobre los bienes de esta institución. 2. Falta de seguimiento a la recuperación de sillas y mesas. Derivado de que durante el recorrido realizado para la recuperación estos insumos en la mayoría de los casos ya no se encontraban en los domicilios en donde se ubicaron las casillas electorales, se elaborarán nuevos lineamientos y procedimientos los cuales contendrán métodos de control más estrictos para su custodia y recuperación. 3. Pago adicional por contratación tardía de servicios de instalación y retiro de toldos. Se llevará a cabo una planeación más eficaz y eficiente de los procesos electorales tendientes al equipamiento de las casillas electorales, en la cual se deberán determinar las tareas específicas para cada área, así como los tiempos necesarios para la adquisición de los insumos que finalicen con el buen funcionamiento de las casillas el día de la jornada electoral. 4. Demora en la gestión e impresión de lista nominal de exhibición. Se elaborará un procedimiento específico en el cual se involucre a las direcciones Jurídica y de Organización y Estadística Electoral, para que en conjunto con la Coordinación Técnica, se lleve a cabo una revisión más estricta que permita identificar oportunamente los insumos que se deben incluir en el Convenio de Apoyo y Colaboración y sus respectivos anexos técnicos que se suscriban con el Instituto Federal Electoral. 5. Falla en el diseño de las bases de licitación de documentación electoral. Se elaborará un procedimiento en el cual se involucre a las diferentes áreas relacionadas con este tema, las cuales, en conjunto con la Coordinación Técnica, realizarán una revisión más estricta de las bases técnicas y de la propia documentación electoral y materiales didácticos que se deben incluir en las licitaciones correspondientes.

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6. Operaciones de compras a proveedores que no cumplen con algunos de

los requisitos de la Ley.

Por lo que corresponde a esta observación hemos de destacar que desde el mes

de marzo del presente año se iniciaron los trabajos para el fortalecimiento de los

procedimientos y controles aplicables a la administración del padrón de

proveedores, a partir del 1 de junio del presente año, de conformidad con lo

establecido en la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de

Servicios del Estado de Nuevo León, la Comisión Estatal Electoral cuenta con un

padrón de proveedores actualizado, vigente y que atiende el 100% de los

requisitos que establece la normatividad aplicable.

Tal como se señaló en el apartado de acciones de mejora implementadas para

atender los procesos de control del padrón de proveedores, se han desarrollado

nuevos procedimientos que enmarcan el proceso de administración del padrón

evitando con esto las fallas presentadas durante el periodo 2011-2012, además se

ha diseñado un módulo electrónico que permite automatizar el proceso y advierte

diferentes niveles de autorización que dotan de transparencia y certeza al mismo.

Ahora bien, respecto a los montos señalados por el auditor respecto a cada una

de las observaciones emitidas, es conveniente señalar las siguientes aclaraciones.

Año 2012

Del monto observado en el año 2012, se advierten diferentes compras por un

monto total de $1,569,702.70 que, dada la naturaleza y monto no corresponden a

la observación que nos ocupa toda vez que los proveedores no se encontraban

sujetos al registro en el padrón de proveedores por los motivos que se señalan en

el cuadro el siguiente:

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Año 2011

Del monto observado en el año 2011, se advierten diferentes compras por un

monto total de $824,345.63 que, dada la naturaleza y monto no corresponden a la

observación que nos ocupa toda vez que los proveedores no se encontraban

sujetos al registro en el padrón de proveedores por los motivos que se señalan en

el cuadro el siguiente:

Proveedor Monto Argumento Fundamento/Motivación

ASOCIACION DE PROFESIONALES

EN CONTA. PUBLICA SCL

139,200.00$

Asesoría. Caso de excepción

Art. 28 fracc. VI Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

TECNICA APLICADA NACIONAL,S.A.

DE C.V.

12,718.24$

El monto adquirido no sobre pasa el

límite establecido en la Ley de

Adquisiciones para su registro en el

padrón.

Art. 28 fracc. III Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

NUEVO MILENIO EN

ADMINISTRACION,S.A. DE C.V.

113,908.28$

El monto pagado en cada compra en

lo individual no sobre pasa el límite

para su registro en el padrón

Art. 28 fracc. III Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

INGENIERIA Y EQUIPOS DEL

NORTE,S.A. DE C.V.

73,398.33$

El monto pagado en cada compra en

lo individual no sobre pasa el límite

para su registro en el padrón

Art. 28 fracc. III Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

INDUSTRIA DE REFRESCOS DEL

NORESTE S. DE R.L. DE C

182,250.66$

Perecederos. Caso de excepción para

el registro en el padrón de

proveedores

Art. 28 fracc. II Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

MAXI PRODUCTOS, S. DE R.L. DE

C.V.

630,352.10$

Perecederos. Caso de excepción para

el registro en el padrón de

proveedores

Art. 28 fracc. II Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

BCD TRAVEL, S.A. DE C.V.

320,817.23$

El monto pagado en cada compra en

lo individual no sobre pasa el límite

para su registro en el padrón

Art. 28 fracc. III Ley de

Adquisiciones,

Arrendamientos y

Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

AXA SEGUROS,S.A. DE C.V.

97,057.86$

Seguros de vehículos particulares, no

es gasto para la CEE

No es un gasto de la

Comisión, el monto pagado

se descuenta vía nómina al

personal

Total 1,569,702.70$

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Aclarado lo anterior, es posible concluir que del monto total observado los años

2011 y 2012, debe deducirse la cantidad de $2,394,048.33 toda vez dichas

compras encuadran en los supuestos de excepción de registro en el padrón de

proveedores.

Así las cosas, las compras totales que son señaladas por el auditor en la

observación que se contesta ascienden $18,634,368.00 deben ser deducidas por

el monto de $2,394,048.33 resultando un total de $16,240,319.67.

El monto final que corresponde a la observación representa el 6% de los gastos

auditados en un periodo de 18 meses, es decir, el 94% de los gastos auditados

fueron aplicados atendiendo el 100% de los requisitos, procedimientos y políticas

aplicables a cada caso.

Es importante resaltar que el origen de la observación corresponde a una falta en

el procedimiento de contratación de proveedores y no así a la naturaleza del

gasto, es decir, TODAS las compras de bienes y contratación de servicios

contratadas por la Comisión corresponden a requerimientos de bienes y servicios

relacionados a la operación del organismo y a la organización del proceso

electoral, además de que cada una de ellas cuenta con el soporte y la entrega del

bien o servicio correspondiente.

Proveedor Monto Argumento Fundamento/Motivación

CRISTINA MARÍA LOZANO

DUARTE

31,488.20$

Asesoría. Caso de excepción

Art. 28 fracc.VI Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos

y Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

COMUNICACIÓN VIMO,

S.A. DE C.V.

18,560.00$

El monto adquirido no sobre pasa el límite

establecido en la Ley de Adquisiciones

para su registro en el padrón.

Art. 28 fracc. III Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos

y Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

RSM BOGARIN, ERHARD,

PADILLA, ALVAREZ,

MARTINEZ, S.C. 114,840.00$

Auditoría para dictaminar estados

financieros.

El proveedor es asignado por la

SFTGE no es proveedor del

organismo

RIVERA, VILLEGAS Y

ASOCIADOS, S.C.

52,200.00$

Asesoría. Caso de excepción

Art. 28 fracc.VI Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos

y Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

QUIU GRAFICOS DE

MEXICO, S.A. DE C.V.

18,128.48$

El monto adquirido no sobre pasa el límite

establecido en la Ley de Adquisiciones

para su registro en el padrón.

Art. 28 fracc. III Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos

y Contratación de Servicios del

Estado de Nuevo León

AXA SEGUROS,S.A. DE

C.V.589,128.95$

Seguros de vehículos particulares, no es

gasto para la CEE

No es un gasto de la Comisión,

el monto pagado se descuenta

vía nómina al personal

Total 824,345.63$

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7. Desfases de tiempo en emisión de órdenes de compra.

En este rubro es importante destacar que no en todos los casos los desfases que

se observan son precisos, hemos advertido que de un total aproximado de 900

desfases, 200 no son correctos al tomar una fecha equivocada en alguno de los

documentos confrontados; en aproximadamente 10 casos el desfase observado

no es preciso existiendo error en el periodo de desfase señalado.

Aproximadamente 200 de los casos corresponden a servicios de desplegados en

medios de comunicación impresa, para lo cual fue utilizado un correo electrónico

institucional a través del cual este organismo pactó el servicio con el prestador del

mismo.

Por otro lado advertimos aproximadamente 70 casos que corresponden al servicio

de mantenimiento preventivo o correctivo a los vehículos oficiales, en tales casos

es utilizada una orden de servicio a través de la cual se confirma a los diferentes

talleres el servicio requerido.

Así mismo tenemos el caso de los boletos de avión y renta de habitaciones en

hoteles en cuyos casos la confirmación se realiza a través de la reservación en el

portal web de los diferentes proveedores del servicio.

Por otra parte se observan aproximadamente 85 desfases correspondientes a

servicios contratados a través de la celebración de un contrato por un periodo

determinado, en cuyos casos ese fue el instrumento legal utilizado para la

confirmación de la adquisición.

Así las cosas, podemos advertir que la orden de compra no es el único

instrumento legal a través del cual es posible pactar la compra de un bien o

servicio, existiendo documentos alternos para esos mismos efectos.

Con la finalidad de atender la observación emitida por el auditor, se han

establecido controles y candados en el sistema administrativo utilizado para la

administración de los procesos de adquisiciones con la finalidad de obligar a que

la orden de compra sea el único instrumento a través del cual se confirmen los

pedidos a los prestadores de servicios.

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8. Duplicidad en el costo de impresión de reconocimientos.

Se llevará a cabo una planeación más eficiente, en la cual se determinarán las tareas específicas para cada área, evitando la duplicidad de funciones. Asimismo, se elaborará un procedimiento específico en el que se involucre a las diferentes áreas, las cuales, en conjunto con la Coordinación Técnica, realizarán una revisión más estricta al diseño y contenido de la documentación electoral y materiales didácticos.

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9. Inexistencia de un rubro presupuestal para alimentos y bebidas.

Respecto a esta observación es preciso señalar que los gastos relacionados a

alimentos y bebidas para reuniones de trabajo y eventos SÍ se encuentran

integrados a una cuenta presupuestal específica y ésta corresponde a la

denominada “Otros servicios”, de conformidad a la Guía de cuentas contables y de

presupuesto aplicable a los organismos y dependencias del Estado, por otro lado

el señalamiento del auditor respecto a que el presupuesto se encuentra contenido

en la “cuenta operación ordinaria” es impreciso dado que la “operación ordinaria”

no corresponde a una cuenta sino a un proyecto que se integra por diversas

actividades ordinarias, así las cosas, cada dirección y unidad cuenta con un

proyecto de operación ordinaria y dentro de éste se integra la cuenta “otros

servicios” en donde se encuentra incluido el presupuesto en comento. Por lo que

es impreciso señalar la inexistencia de un rubro presupuestal para alimentos y

bebidas.

No obstante lo anterior, en atención a la recomendación vertida por el auditor, en

la planeación y presupuesto que será aplicable en el año 2014 los recursos

destinados a este tipo de gasto han sido etiquetados dentro de la cuenta de “otros

servicios” con un desglose particular para este tipo de gasto, generando en el

sistema administrativo de control (SIAPAF) una subcuenta específica, lo anterior

se pone en evidencia en los Lineamientos que enmarcan el proceso de

elaboración de presupuesto (D-DA-20) los cuales han sido aplicados ya en el

proceso de elaboración del presupuesto del año 2014.

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10. Realización de compras que no coinciden con el objeto legal del

proveedor.

Las compras señaladas en esta observación corresponden a productos

perecederos, las personas físicas o morales prestadores de este tipo de productos

no se encuentran sujetas al registro en el padrón de proveedores conforme al Art.

28 Fracc. II de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicio

del Estado de Nuevo León, por lo tanto no se encuentra esta Comisión en la

obligación de solicitar la documentación legal correspondiente que acredite el

objeto legal del proveedor, es decir, en los procedimientos de adquisiciones para

los productos perecederos es suficiente seleccionar a proveedores que ofrezcan

los artículos en cuestión a través de los diferentes medios de difusión.

En este caso en particular el proveedor al que se le adquirió los alimentos y

bebidas ofrece sus productos en su página Web en donde se puede constatar que

ofrece este tipo de productos y por ello fue seleccionado entre otros para contar

con una variedad más amplia de prestadores del servicio.

No obstante lo anterior, en el procedimiento de “Registro en el padrón de

proveedores” (P-DA-21), procedimiento de nueva creación, se incluye un apartado

de “Políticas relativas a los expedientes de proveedores no obligados al registro”,

en dichas políticas se establece mantener un expediente general de la persona

física o moral no obligada al registro, con la información general del proveedor,

estableciendo para ello el formato “Hoja de generales de la persona física o moral

no obligados a registro en el padrón de proveedores” (F-DA-139) así como la

“Carta protesta de proveedores no obligados al registro en el padrón de

proveedores” (F-DA-140). Con ello se tendrá información precisa sobre el objeto

legal del proveedor y quedará documentado en el expediente correspondiente.

Por último es importante señalar que la observación corresponde al monto de

$80,953.00 lo cual equivale al 0.03% de los gastos totales auditados, lo que pone

en evidencia que esta observación NO representa una práctica común en el

organismo y que fue generada por las condiciones señaladas en el primer párrafo

de este apartado, dicho de otra forma, en la Comisión el 99.97% de los procesos

de adquisiciones se asignan a proveedores que cumplen con los requisitos legales

para la prestación del bien o servicio.

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11. Ejercicio de proyecto que de acuerdo a su naturaleza corresponde a otra dirección. Se llevará a cabo una planeación y presupuestación más eficiente, en la cual se determinarán las tareas específicas para cada área, evitando la duplicidad de funciones. Asimismo, se elaborará un procedimiento específico en el que se involucre a las diferentes áreas, las cuales, en conjunto con la Coordinación Técnica, realizarán una revisión más estricta de las funciones de cada una.

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12. Compras con intermediarios

Las compras señaladas en esta observación corresponden a 9 compras de

teléfonos celulares, 7 compras de tablets y la contratación de 3 eventos, uno para

la toma de protesta de los Comisionados Ciudadanos Municipales y los otros dos

para la capacitación de estos mismos y del personal operativo de esos mismos

órganos municipales.

Fue preciso clasificar el tipo de compras porque para cada una de ellas procede

una explicación específica:

En el caso de las adquisiciones de equipo de telefonía celular, el equipo se

adquirió con Distribuidores autorizados Telcel, los cuales son los únicos

autorizados para realizar prestar los servicios en representación de esa empresa,

de otra manera Telcel no podría abastecer las necesidades de todos sus

potenciales clientes, por lo que consideramos que un distribuidor autorizado NO es

un intermediario sino precisamente el conducto oficial y formal a través del cual es

posible adquirir este tipo de productos.

Por lo que corresponde a la compra de las tablets, éstas fueron adquiridas con 4

empresas establecidas como personas morales cuyo giro principal es la venta de

equipo de cómputo y electrónico, por lo que NO consideramos en este caso que

estos correspondan a intermediarios, sino a proveedores especializados en este

tipo de productos que ofrecen las garantías y demás condiciones necesarias para

tener certeza de la calidad del producto adquirido.

Finalmente por lo que corresponde a la contratación de 3 eventos oficiales es de

precisarse que en dos de los casos se cuenta con un comparativo de propuestas

económicas de los cuales se desprende que el proveedor seleccionado presenta

una propuesta económica más baja en un 15% y 5% respectivamente respecto a

la propuesta presentada por el salón de manera directa; es decir fue posible tener

plena certeza sobre las condiciones óptimas en precio y servicio contratado.

No obstante lo anterior, se ha adicionado dentro del “Manual que contiene los

lineamientos de carácter administrativo aplicables durante el ejercicio del gasto

público” de esta Comisión Estatal Electoral, el numeral 66, en el cual se establece

la política relativa a la adquisición de equipo de telefonía celular señalando como

único proveedor la empresa proveedora del servicio, en este caso Telcel; así

mismo se ha establecido el numeral 79 la política relativa a la contratación de

salones para eventos en donde se señala la obligación de contratar directamente

a los salones proveedores del servicio en cuestión.

20

13. Análisis de riesgos para la elaboración e implementación de planes de

contingencia: Falta de relación entre prestador de servicios y empresa que

facturó.

Respecto a este punto el auditor señala cuatro observaciones:

La primera corresponde a la falta de evidencia formal de la solicitud de apoyo

técnico y capacitación a Protección Civil del Estado; se llevaron a cabo diversas

reuniones de trabajo con la Jefatura responsable de los procesos de planes de

contingencia adscrita a Protección Civil del Estado de Nuevo León, es decir, aún y

que no existió instrucción por parte de este organismo electoral para entablar una

comunicación formal por escrito, las gestiones para el proceso en cuestión se

llevaron a cabo y fue entregado por parte de esa autoridad el listado de

consultores certificados para la realización del programa de contingencia

incluyendo todas las etapas que lo integran.

La segunda y la tercera observación señalan que se asignaron los servicios de

elaboración de los planes de contingencia a dos consultores certificados por

Protección Civil y que para ello se contrataron dos empresas de las cuales cada

consultor es accionista y/o representante legal, en este sentido no es clara cuál es

la falla del procedimiento o en qué consistió la falta, toda vez que los consultores

contratados se encuentran registrados ante la autoridad correspondiente y

prestaron sus servicios a través de una persona moral de la cual son accionistas

y/o representante legal.

Por último señala el auditor como cuarta observación la asignación de los planes

de contingencia de una parte del Estado a un consultor que se encuentra

registrado como consultor certificado por Protección Civil del Estado y que prestó

sus servicios a través de una persona moral de la cual no se tiene claro el tipo de

relación que guarda con la misma, ya que el documento presentado por dicha

persona moral no fue considerado como suficiente dado que no contenía

claramente el tipo de relación laboral o legal. En es

En este último caso hemos de destacar que el consultor seleccionado prestó sus

servicios, presentó los planes de contingencia, el representante legal de la

persona moral manifiesta que el consultor seleccionado colabora con su empresa

en este tipo de servicios, inclusive manifiesta haber prestado ese mismo servicio a

otros clientes a través del consultor certificado, es decir, se tuvo plena certeza de

que el servicio se recibió de conformidad a lo establecido por la autoridad

correspondiente cumpliendo con los entregables contratados sin agravio para la

Comisión.

21

Sin embargo, atendiendo a las observaciones emitidas por el auditor en este

punto, se encuentra incluida en la planeación del organismo del año 2014, la

definición de unos Lineamientos aplicables para la selección, adecuación y puesta

en marcha de los inmuebles en los que se instalarán las Comisiones Municipales

Electorales y los Centros de Capacitación externos, en dichos lineamientos se

incluirá los relativos a la seguridad del inmueble en donde la partida de plan de

contingencia quedará atendida en su totalidad; dichos lineamientos inclusive serán

puestos a consideración del Pleno de la Comisión Estatal Electoral para la

aprobación en su caso.

22

14. Selección de locales arrendados. Conexión a red eléctrica no

contemplada en la selección de local para CME Monterrey

Es importante destacar que el gasto aplicado por la Comisión Estatal Electoral por

concepto de conexión a la red de electricidad de la Comisión Federal de

Electricidad no se contempló en el contrato de arrendamiento celebrado, toda vez

que se incurrió en este gasto a raíz de que la Comisión Federal de Electricidad

señaló la necesidad de proceder a una obra civil para conectar la alimentación

subterránea que se encuentra al pie del inmueble arrendado a la red de

electricidad de la CFE disponible a aproximadamente a una cuadra del inmueble

arrendado.

Sin embargo, atendiendo a las observaciones emitidas por el auditor en este

punto, se encuentra incluida en la planeación del organismo del año 2014, la

definición de unos Lineamientos aplicables para la selección, adecuación y puesta

en marcha de los inmuebles en los que se instalarán las Comisiones Municipales

Electorales y los centros de capacitación externos, en dichos lineamientos se

incluirá los relativos a los requisitos y especificaciones que tienen que reunir los

inmuebles para ser arrendados por la Comisión para la instalación de las

Comisiones Municipales Electorales y de los centros de capacitación externos;

dichos lineamientos inclusive serán puestos a consideración del Pleno de la

Comisión Estatal Electoral para la aprobación en su caso.

23

15. Contratación de servicios de asesoría vs. Utilización de recursos propios

de la Comisión.

No obstante que en este caso no se trasgrede disposición legal o administrativa alguna, en el presupuesto 2014 de este organismo electoral, solamente se considerará este tipo de servicios únicamente en proyectos en los que se requiera a un especialista en la materia de la que se trate.

16. Tolerancia en compras de comunicación social.

Las disposiciones vigentes establecidas en el Artículo 52 de la Ley de

Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios, señalan que se

podrán celebrar adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios

mediante el procedimiento de adjudicación directa, cuando se traten de compras

de comunicación social. Aun así, se han establecido acciones para solventar la

observación realizada por los auditores, consistentes en la creación de controles y

estableciendo mecanismos para determinar que las compras se realicen con la

mejor selección para el organismo electoral, así como una metodología que

establezca la evidencia de los mejores criterios. Asimismo, se propondrá la

creación de un comité de publicidad para que establezca las mejores

17. Plan de medios sin detalle de los proveedores seleccionados por

segmento de población.

La implementación de las campañas de difusión institucional se realizan con

base a investigaciones sociales, a través de las cuales se determina la

metodología para su desarrollo. Uno de los principales objetivos de la campaña

es promover la participación ciudadana y el voto en poblaciones de mayores de 18

años, hombres y mujeres. Para la selección de los medios apropiados, se han

establecido una serie de lineamientos que establezcan la documentación de los

diferentes medios publicitarios, para determinar su mercado meta, nivel

socioeconómico, y factores demográficos que abarcan, que permitan establecer

documentalmente que son los más apropiados para realizar la difusión de las

campañas del organismo.

18. Programación de adecuaciones sin considerar bitácora de avance.

Es importante tener claro que el proceso de adecuaciones de 68 inmuebles

arrendados por la Comisión sucede de manera simultánea, estar en posibilidades

24

de generar una bitácora de avance por inmueble como lo sugiere el auditor implica

contar con una estructura operativa con cierta especialización para atender y

documentar en todo el Estado el seguimiento que sobre las adecuaciones se

señala, además de que se debe considerar que las adecuaciones se ejecutan en

un periodo de tiempo muy breve lo cual eleva el nivel de complejidad del

seguimiento sugerido.

No obstante lo anterior, se ha incluido en la planeación y presupuesto del año

2014 una estructura operativa cuya responsabilidad será el seguimiento y

documentación de la bitácora de avance en las adecuaciones de los inmuebles,

dicha estructura representará un aumento en el presupuesto del organismo

considerado para la etapa pre electoral; los procedimientos y formatos que serán

aplicados en este proceso serán incluidos en unos Lineamientos aplicables para la

selección, adecuación y puesta en marcha de los inmuebles en los que se

instalarán las Comisiones Municipales Electorales y los Centros de Capacitación

externos los cuales serán puestos a consideración del Pleno de la Comisión para

la autorización en su caso.

19. Ejecución de compras por adecuaciones sin evidencia de dictamen

técnico.

La observación relacionada a las compras en las que no existe evidencia de

dictamen técnico es imprecisa, es considerada por el auditor en las adquisiciones

relacionadas a algunas adecuaciones de inmuebles arrendados para la instalación

de las Comisiones Municipales Electorales y de los centros de capacitación

externos, sin embargo, por el monto erogado en dichas adecuaciones

correspondía la aplicación del procedimiento de adjudicación directa, es decir, no

era necesario contar con más de una propuesta técnica y económica, sin

embargo, en aras de contar con una referencia respecto al valor de mercado y no

obstante que representó una carga de trabajo adicional e importante, en todos los

casos se contó por lo menos con una referencia adicional, asignando los servicios

al proveedor que presentara la mejor propuesta económica.

Esto es, no se emitió un dictamen técnico dado que la modalidad de compra

implementada no lo obligaba, sin embargo sí se contó con un comparativo de

referencia para tener la certeza de que los precios ofertados por los proveedores

se encontraban a valor de mercado.

No obstante lo anterior, los procedimientos y políticas que serán aplicados durante

el proceso de adecuación de inmuebles que serán arrendados por el organismo,

serán incluidas en unos Lineamientos aplicables para la selección, adecuación y

puesta en marcha de los inmuebles en los que se instalarán las Comisiones

25

Municipales Electorales y los centros de capacitación externos los cuales serán

puestos a consideración del Pleno de la Comisión para la autorización en su caso.

20. Descarte de cotizaciones sin criterios estandarizados.

La recomendación del auditor consiste en definir y estandarizar criterios aplicables

a lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de

Servicios del Estado de Nuevo León en el Art. 90 Fracc. IV respecto al descarte

que prevé de propuestas económicas excesivamente altas o bajas, dicha

recomendación será atendida dentro de la elaboración del Reglamento Interno que

se genere derivado de la reciente reforma a la Ley, el cual se encuentra en

proceso por parte de la Dirección Jurídica para ser aplicable a partir del año 2014.

26

OBSERVACIONES CONTROL INTERNO

1. Metodología y bases no formalizadas en el procedimiento de preparación del presupuesto.

Situación actual / causa

Con base en la revisión efectuada al procedimiento “Elaboración y ajustes de la planeación”

(PPL10) y de acuerdo con los comentarios del personal a cargo de la administración del ejercicio

del presupuesto, observamos la falta de inclusión de los siguientes aspectos:

• Metodología para llevar a cabo la estimación del presupuesto en cada una de las

Direcciones.

• Referencias respecto a la documentación soporte del criterio y variables consideradas en

la estimación del presupuesto.

Posible riesgo / área de oportunidad

La ausencia de procedimientos estándar para la ejecución de las actividades implica:

responsabilidades no definidas y límites de autorización no establecidos, en consecuencia, una

falta de bases para un adecuado control y oportuna detección de desviaciones.

OBSERVACIÓN No. 1

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 1

En principio es prudente aclarar que la observación que nos ocupa está dirigida

hacia el proceso de planeación operativa y no hacia el proceso de elaboración del

presupuesto como tal, lo anterior se pone en evidencia al incluir el auditor como

punto de referencia o de partida de la observación el procedimiento de

“Elaboración y ajustes de la planeación” P-PL-10, el cual se encuentra bajo la

responsabilidad de la Unidad de Planeación y del Servicio Profesional Electoral.

En la Comisión Estatal Electoral los procesos de planeación operativa y los

procesos de elaboración de presupuesto se encuentran separados bajo la

responsabilidad de dos áreas distintas, sin duda, el primero es insumo del

segundo para completar el ciclo y contar con un esquema adecuado que soporte

la proyección de los objetivos y su cumplimiento en el ejercicio que corresponda.

27

Sin menoscabo de lo anterior, esta Dirección coincide con el criterio vertido por el

auditor respecto a que no existe en el organismo una metodología adecuada que

permita documentar con certeza la estimación del presupuesto, sin embargo,

consideramos que esto deriva de una falta de documentación sobre la integración

de los proyectos durante la definición de la planeación operativa, para después

tener claro la justificación sobre los montos presupuestales en cada cuenta o rubro

de los proyectos y no del proceso de elaboración del presupuesto como tal,

diferencia que se reitera por la división de los proceso en las áreas operativas

como se señaló con anterioridad.

El detalle sobre el objetivo de los proyectos, sus indicadores de gestión, sus

entregables, etc., debiera documentarse durante el proceso de elaboración de la

planeación operativa, para posteriormente dar pie a la definición de los recursos

requeridos lo cual permite contar con una metodología que deje claro cuál es la

base de la estimación del presupuesto de cada proyecto, por lo que esta Dirección

considera que la observación podrá quedar totalmente solventada si se genera

evidencia de que los proceso de planeación operativa se encuentran definidos con

claridad y den certeza sobre aquello que se pretende presupuestar.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 1

La Dirección de Administración ha definido una nueva metodología para

descansar de manera efectiva el proceso de elaboración de presupuesto sin

menoscabo del soporte que se genere sobre el proceso de elaboración de la

planeación; dicha metodología consiste en documentar con el máximo detalle

posible la descripción de los proyectos, su objetivo, la justificación, los

entregables, etc para finalmente señalar el tipo (s) de recurso (s) que serán

necesarios para alcanzar los objetivos propuestos.

Para ello se procedió a la modificación de fondo del procedimiento de “Elaboración

del presupuesto” P-DA-05 señalando nuevas directrices que pretender enmarcar

el proceso de elaboración de presupuesto incluyendo lineamientos más

específicos y provocando que la interacción entre las diferentes direcciones y

unidades con la Coordinación Técnica Electoral se origine sobre una mecánica

homologada y genere evidencia de los niveles de autorización en el proceso en

cuestión.

La metodología implementada, que está siendo utilizada en el proceso de

elaboración del presupuesto para el año 2014, incluye la documentación siguiente:

28

a) Procedimiento de elaboración de presupuesto (P-DA-05) b) Lineamientos que enmarcan el proceso de elaboración de presupuesto (D-

DA-20) c) Guía de cuentas contables y de presupuesto (D-DA-21) d) Tarjeta informativa del proyecto (F-DA-131) e) Formato Revisión y ajustes al presupuesto por proyecto (F-DA-132) f) Formato de personal eventual (F-DA-133) g) Calendario del proceso de elaboración de presupuesto (D-DA-19) h) Referencia del gasto real por proyecto en el proceso electoral 2011-2012

Cada proyecto integrado a la planeación operativa contará con su documentación

soporte en donde se señala cuál es el origen y su estimación de cada una de las

cuentas y rubros presupuestales que se estiman incluir para el cumplimiento de

dicha planeación operativa.

En conclusión esta nueva metodología permite contar con un procedimiento

homologado o estándar para ser aplicado de manera generalizada por las

direcciones y unidades, delimita responsabilidades tanto en la documentación del

proceso como en las autorizaciones correspondientes en cada nivel y etapa del

mismo, permitiendo contar con un escenario que genera certeza en la autorización

que realice la alta dirección sobre el presupuesto de egresos del organismo.

29

2. Deficiencias en el proceso de la preparación y autorización del presupuesto

Situación actual / causa

En el curso del análisis efectuado sobre el proceso de preparación, elaboración y autorización del

presupuesto, identificamos lo siguiente:

• No se cuenta con una plataforma que permita administrar de manera electrónica las

bases, criterios, y variables consideradas en la estimación de las partidas presupuestales por

proyecto de cada Dirección o Unidad.

• No se considera el gasto real ejercido, salvo proyectos importantes.

• El soporte documental de las bases, criterios y variables consideradas en la estimación de

las partidas presupuestales por proyecto, es conservado individualmente por cada una de las

Direcciones o Unidades, lo que dificulta la adecuada supervisión por parte de la Coordinación

Técnica.

• Ausencia de soporte documental sobre la autorización por parte del Coordinador Técnico

del presupuesto individual por cada Dirección o Unidad.

Posible riesgo / área de oportunidad

•Exceso o insuficiencia de partidas presupuestales ocasionadas por la falta de bases objetivas en la

preparación del presupuesto de adquisiciones y servicios (ordinario y procesos centrales).

Establecimiento de límites financieros en la preparación del presupuesto de adquisiciones de

bienes y servicios sin considerar el gasto real ejercido o iniciativas estratégicas de la Comisión.

OBSERVACIÓN No. 2

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 2

La observación No. 2 va directamente relacionada con la primera de ellas ya que

continúan señalando áreas de oportunidad, que a juicio del auditor, debieran

atenderse en el proceso de elaboración del presupuesto.

Señala el auditor que no se cuenta con una plataforma que permita administrar de

manera electrónica las bases, criterios y variables consideradas en la estimación

de las partidas presupuestales, para ello señalamos que la plataforma electrónica

que ha sido utilizada como herramienta para el proceso de elaboración de

presupuesto es el Sistema de Apoyo a los Procesos Administrativos y Financieros

30

(SIAPAF) en el cual se alimenta la planeación operativa para posteriormente inicie

la etapa de la estimación de recursos necesarios.

Señala también el auditor que no se cuenta con evidencia de la autorización por

parte del Coordinación Técnico Electoral respecto al presupuesto individual de

cada dirección o unidad, en este sentido es pertinente aclarar que el proceso de

elaboración de presupuesto tiene varias etapas o cortes para precisamente

documentar los niveles de autorización del presupuesto, cada dirección presenta

al Coordinador Técnico su propuesta de presupuesto por proyecto en los

diferentes cortes del proceso, inclusive, se cuenta con la evidencia de las

reuniones de trabajo de directores y jefes de unidad en cada uno de los cortes

sobre la revisión y autorización que realizó el Coordinador a los proyectos de cada

dirección.

Es importante aclarar lo anterior dado que la observación del auditor va en el

sentido de que no se cuenta con el “documento firmado” sin embargo SI existe

evidencia de las reuniones de trabajo en donde el Coordinador autorizó los

diferentes cortes presupuestales, además de que el Coordinador SÍ revisó de

manera individual el presupuesto por proyecto con cada director y jefe de unidad.

Por otro lado, señala el auditor que un riesgo que puede generarse de esta

observación es que se tenga exceso o insuficiencia de partidas presupuestales

ocasionadas por la falta de bases objetivas de preparación del presupuesto, a lo

que esta Dirección considera que dicho riesgo puede presentarse derivado de NO

contar con una planeación operativa clara y definida de manera generalizada que

permita tener esta base objetiva sobre la cual iniciar el proceso de elaboración de

presupuesto.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 2

Como parte de la metodología que se creó para atender el proceso de elaboración

de presupuesto, la cual fue señalada en las acciones de mejora implementadas

para solventar la observación No. 1, se definió el paquete de lineamientos

aplicables al proceso en cuestión en donde se señaló de manera clara la base y

estructura para la estimación de los recursos requeridos en cada proyecto,

primordialmente los procesos de elaboración de presupuesto se realizarán bajo la

mecánica de “base cero” documentando la justificación de cada una de las

cuentas a presupuestar en cada proyecto (lo anterior se pone en evidencia con la

creación de la “Tarjeta Informativa por proyecto”) y además dichos lineamientos

31

señalan en qué casos se tomará como referencia el gasto real aplicado en

procesos similares.

El soporte documental de las bases, criterios y variables consideradas en la

estimación de partidas presupuestales por proyecto se evidenciará en cada una de

las tarjetas informativas que se generen por cada uno de los proyectos propuestos

por las direcciones y unidades y será conservado de manera integral por la

Dirección de Administración contando con las firmas de autorización de la

Coordinación Técnica Electoral y Comisionados Ciudadanos según corresponda

así como del director o jefe de unidad responsable del proyecto propuesto.

32

3. Debilidades en el proceso de administración y seguimiento del presupuesto

Situación actual / causa

La Comisión sigue con la práctica de realizar un seguimiento financiero por parte de la Dirección

de Administración sobre el ejercicio del presupuesto autorizado, controlando de manera individual

las transferencias de presupuesto por proyecto y reclasificando los ahorros a una bolsa general, sin

embargo, el actual seguimiento no contempla lo siguientes elementos:

• El monitoreo por cada una de las Direcciones del gasto real ejercido contra el gasto

presupuestado por proyecto.

• Uso por parte de la Coordinación Técnica de indicadores cronológicos del desempeño por

proyecto (información financiera, cumplimiento con entregables y seguimiento de excepciones).

• Detalle mínimo requerido y documentación soporte que justifique la realización de

transferencias.

• Explicación de las variaciones del gasto real contra el presupuesto.

• Tendencias de ahorro por Dirección o Unidad.

Posible riesgo / área de oportunidad

Afectación de la operación de la Comisión ocasionada por el retraso en el ejercicio del presupuesto

por Dirección o Unidad.

Ineficiencias en las operaciones de compras y cuentas por pagar ocasionadas por la falta de

monitoreo continuo por parte de la Coordinación Técnica.

Manipulación o alteración del presupuesto original autorizado para ocultar retrasos o ineficiencias

en el ejercicio del presupuesto.

Exceso o insuficiencia en los límites financieros.

OBSERVACIÓN No. 3

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 3

En esta observación declara el auditor una debilidad en el proceso de

administración y seguimiento del presupuesto al señalar que no se cuenta con el

monitoreo por cada una de las direcciones del gasto real ejercido contra el

presupuesto por proyecto; esta función NO recae en la Dirección de

Administración sino en cada una de las direcciones y unidades que tienen bajo su

33

responsabilidad proyectos autorizados, la responsabilidad de la Dirección de

Administración es generar una herramienta que permita a las direcciones y

unidades visualizar el ejercicio presupuestal por proyecto, esta función SÍ se

encuentra contemplada en el SIAPAF de tal manera que SÍ es posible que se

genere este tipo de monitoreo por dirección.

Por otro lado señala también el auditor que existe debilidad en el proceso de

administración del presupuesto dado que no hay evidencia del uso de indicadores

cronológicos en el monitoreo que realiza el Coordinador Técnico sobre el

desempeño de cada proyecto; en este sentido es pertinente aclarar que el

monitoreo al que se refiere el auditor recae nuevamente en el proceso de

seguimiento y revisión sobre la ejecución de la planeación operativa y no de la

administración del presupuesto como tal, es decir, no es un área de oportunidad

que pueda ser atendida por la Dirección de Administración.

Continuando con el detalle de esta observación, el auditor señala que no se

contempla un detalle mínimo y documentación soporte que justifique la realización

de transferencias presupuestales, sin embargo, nuevamente corresponde aclarar

que este punto de la observación NO recae en el proceso de administración del

presupuesto sino en el proceso de seguimiento y revisión sobre la ejecución de la

planeación operativa la cual no está a cargo de la Dirección de Administración;

esta Dirección mantiene evidencia de la autorización para cada una de las

transferencias que se generen en un proyecto determinado sin importar el monto

de dicha transferencia, dicha autorización está evidenciada con la firma del

Coordinador Técnico Electoral y del director que corresponda en señal de

solicitud, sin embargo con lo que no se cuenta es con una explicación que soporte

el movimiento de presupuesto de una cuenta a otra dado que no se cuenta con un

soporte del seguimiento referido, por lo tanto nuevamente no es un área de

oportunidad que pueda ser atendida por la Dirección de Administración

ACCIONES DE MEJORA A IMPLEMENTAR POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 3

Con la finalidad de generar una acción de mejora que permita solventar la

observación, al menos en el detalle que corresponde a la Dirección de

Administración, esta Dirección generará un procedimiento que enmarque el

proceso de revisión de variaciones de presupuesto por proyecto, dicho

34

procedimiento pretende que las direcciones y unidades justifiquen las diferencias

que se generen en el ejercicio presupuestal de cada proyecto respecto a lo

proyectado inicialmente.

Es muy importante recalcar que este ejercicio no proveerá la información total

dado que únicamente contará con las explicaciones sobre las variaciones de los

recursos económicos pero NO sobre la motivación de los cambios que generaron

las variaciones que resulten, lo anterior en virtud de que ello dependerá del

seguimiento que se documente sobre la revisión de la ejecución de la planeación

operativa, por tal motivo esta observación NO podrá ser solventada al 100%

únicamente con la intervención de la Dirección de Administración.

El procedimiento será definido a más tardar al cierre del mes de diciembre de

2013 y será aplicable en el ejercicio presupuestal del año 2014.

35

4. Ausencia de interfaz entre Contpaq y SIAPAF en relación al gasto real ejercido

Situación actual / causa

Actualmente, el control sobre el ejercicio del presupuesto se realiza a través de la colocación de

requisiciones y órdenes de compra por proyecto en el sistema SIAPAF; sin embargo, observamos

que no existe comunicación (interfaz) entre este sistema y los registros contables tanto de gastos

en Contpaq como del pago de facturas a proveedores en Cheqpaq.

Posible riesgo / área de oportunidad

• Errores, omisión o duplicidad en información de adquisición de bienes y servicios relacionada

con requisiciones de compras, órdenes de compra, recepción de bienes o servicios, recepción de

documentos (facturas), registro de provisiones y ajustes de cierre y programación de pagos.

• Establecimiento de límites financieros en la preparación del presupuesto de adquisiciones de

bienes y servicios sin considerar el gasto real de la Comisión.

OBSERVACIÓN No. 4

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 4

Respecto a la observación del auditor en cuanto a que no se cuenta con una

interfaz entre el sistema contable y el sistema administrativo para el control

presupuestal (SIAPAF) hemos de comentar lo siguiente:

La estructura de cuentas presupuestales en la Comisión Estatal Electoral está

definida a partir de programas operativos y proyectos específicos, a partir de los

cuales se ejerce el presupuesto y se tiene un control respecto al avance en la

ejecución desde el punto de vista presupuestal de cada proyecto aprobado.

Existe un sistema en el mercado que podría solucionar el tema de la interfaz, el

denominado AdminPaq el cual forma parte de la “familia” Contpaq sistema que es

utilizado por el organismo para el registro contable y emisión de estados

financieros, sin embargo este sistema que señalamos tiene una estructura por

rubro y cuenta y no es posible adecuarlo para establecer una estructura por

proyecto lo que implicaría modificar la estructura presupuestal eliminando los

proyectos y manejando el presupuesto por rubro y cuenta como se operaba en el

organismo previo a la implementación de una estructura de planeación operativa.

36

Esta es la razón por la que fue diseñado el Sistema de Apoyo a los Procesos

Administrativos y Financieros (SIAPAF) a fin de establecer una estructura acorde a

las necesidades de la organización.

Los riesgos señalados por el auditor respecto a la ausencia de la interfaz ya

señalada se mitigan a través del desarrollo de controles en formatos manuales

para dar el seguimiento oportuno entre las requisiciones de bienes y servicios y lo

registrado en la contabilidad, dicho control se realiza con base a un reporte que se

emite directamente en el SIAPAF a partir del cual se monitorea cada una de las

órdenes de compra, cruzando dicha información con el Reporte de emisión de

requisiciones de bienes y servicios/Cédula de antigüedad de saldos (F-DA-143)

mencionada en las acciones de mejora para atender la observación No. 11, de

esta forma existe una relación entre la generación de la orden de compra al

proveedor y la información que se genera en la contabilidad su registro y el

proceso de pago a proveedores.

Esta acción inmediata que ya se encuentra operando estará vigente hasta que se

cuente con la automatización señalada en las acciones de mejora para atender la

observación No. 10 o bien una vez que se encuentre en operación el SAP.

37

5. Administración del padrón de proveedores en hojas de cálculo

Situación actual / causa

Como resultado de la evaluación del proceso de altas, modificaciones e inhabilitaciones al padrón

de proveedores identificamos lo siguiente:

• La administración se realiza a través de una hoja de cálculo.

• No se realizan revisiones periódicas sobre la integridad y exactitud del padrón de proveedores.

• Existen proveedores con los cuales se tienen operaciones y que, conforme a la Ley de

Adquisiciones, no están siendo registrados, y en consecuencia no cuentan con expediente sobre

los mismos.

• Las disposiciones vigentes aplicables consideran compras cuyo importe rebase la quinta parte

del monto establecido para adjudicación directa (2,400 cuotas), para considerar el alta del

proveedor en el padrón; sin embargo, para efectos de control no se contempla el análisis de

recurrencia de los proveedores.

• Falta de segregación entre las tareas operativas de administración del maestro de proveedores,

compras y recepción.

• Ausencia de identificación y análisis sobre solicitudes de proveedores rechazadas.

• El formato actual de evaluación a proveedores, no permite que los usuarios finales califiquen

técnicamente el desempeño de los proveedores.

Posible riesgo / área de oportunidad

• Errores, omisión o duplicidad en el registro de altas, bajas y modificaciones de datos en la base

de proveedores.

• Negociaciones con proveedores ficticios, de dudosa reputación, y/o sin suficiente capacidad

operativa, en perjuicio de la Comisión.

• Retrasos en el procesamiento de operaciones de compra de bienes y servicios ocasionados por la

falta de oportunidad en la identificación y análisis de registros en el maestro rechazados.

• Manipulación de datos en perjuicio de la Comisión debido a conflictos de interés.

• Afectación de la operación de la Comisión ocasionada por retrasos, incumplimientos o

ineficiencias de proveedores.

OBSERVACIÓN No. 5

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 5

38

Dado que esta observación está relacionada a la revisión integral que se realizó

de manera particular al padrón de proveedores, las acciones de mejora

implementadas para solventarla se detallan en conjunto con las consideraciones y

explicaciones que se señalarán en el capítulo de observaciones al padrón de

proveedores, sin embargo en este capítulo señalaremos de manera general las

acciones implementadas.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 5

A continuación indicaremos de manera general la acción tomada en cada una de

los temas puntualizados por el auditor (señalado en letra cursiva) respecto a la

observación de control en la administración del padrón de proveedores.

La administración se realiza a través de una hoja de cálculo: se desarrolló

el diseño para la automatización del padrón de proveedores lo cual cancela

la utilización de hojas de cálculo. (se anexa al presente)

No se realizan revisiones periódicas sobre la integridad y exactitud del

padrón de proveedores: las revisiones periódicas se realizan cada vez que

procede el periodo de refrendo con base a la normatividad aplicable, lo

anterior se integró como política en el procedimiento de “Registro en el

padrón de proveedores” (P-DA-21), la revisión sobre la integridad y

exactitud es irrelevante una vez que se encuentra automatizado y

controlado los perfiles y accesos del sistema.

Existen proveedores con los cuales se tienen operaciones y que, conforme

a la Ley de Adquisiciones, no están siendo registrados y en consecuencia

no cuentan con expediente de los mismos: conforme a la Ley de

Adquisiciones las compras de bienes y servicios que se realicen por un

monto menor a la quinta parte de la asignación directa (aproximadamente

$30,000) quedan exentas a que los proveedores de dichos bienes y

servicios se encuentren registrados en el padrón de proveedores, por

consiguiente quedan éstos también exentos de contar con un expediente

integrado, es decir, NO se incumplió con disposición alguna, sin embargo,

en el procedimiento de “Registro en el padrón de proveedores” (P-DA-21),

procedimiento de nueva creación que será detallado en el capítulo de

observaciones relativas al padrón de proveedores, se incluye un apartado

de políticas Relativas a los expedientes de proveedores no obligados al

registro, en dichas políticas se establece mantener un expediente general

39

de la persona física o moral no obligada al registro, con la información

general del proveedor, estableciendo para ello el formato “Hoja de

generales de la persona física o moral no obligados a registro en el padrón

de proveedores” (F-DA-139) así como la “Carta protesta de proveedores no

obligados al registro en el padrón de proveedores” (F-DA-140)

Las disposiciones vigentes aplicables consideran compras cuyo importe

rebase la quinta parte del monto establecido par adjudicación directa (2,400

cuotas) para considerar el alta del proveedor en el padrón; sin embargo,

para efectos de control no se contempla el análisis de recurrencia de los

proveedores: Para el establecer el control observado por el auditor externo

tendría que definirse una política al respecto que incluya parámetros

aceptables de la recurrencia y acciones a implementar cuando un

proveedor exceda dichos parámetros, además de que no se cuenta con un

fundamente legal o soporte que permita dar certeza al tema dado que no es

un punto obligado por la normatividad aplicable. Por lo tanto tendría que

generarse una política y parámetros y que estos sean autorizados por el

Comité de Adquisiciones como órgano de control interno que compete

estos temas.

Falta de segregación entre las tareas operativas de administración del

maestro de proveedores, compras y recepción: a fin de atender este tema

observado por el auditor, la administración del padrón de proveedores se

elevó a la responsabilidad del Jefe de Operación de la Dirección de

Administración sustituyendo en esta función al Analista de Compras, lo

anterior se pone en evidencia al documentar su responsabilidad en el

procedimiento de “Registro en el padrón de proveedores” (P-DA-21), de

esta manera el Analista de compras quien tiene la tarea operativa de

comprar NO es quien tiene a su cargo la administración del padrón de

proveedores. Por otro lado en cuanto a la segregación de la función de la

recepción de bienes y servicios dicha tarea operativa ha sido retirada del

Analista de compras para asignarla al Analista de recepción de bienes y

servicios tal como se detalla más adelante en donde se describen las

acciones tomadas para solventar las observaciones No. 9 y 13 emitidas por

el auditor.

Ausencia de identificación y análisis sobre solicitudes de proveedores

rechazadas: en el diseño desarrollado para la automatización de la

administración del padrón de proveedores se ha incluido la identificación del

estatus de cada solicitud presentada por los proveedores, uno de los

40

estatus es el de “solicitud desechada” y se podrán obtener los reportes

correspondientes a discreción, es decir, también esta observación queda

atendida con la acción de mejora de automatización de la administración

del padrón de proveedores, ya que el propio sistema genera las alertas

correspondientes respecto a solicitudes desechadas y solicitudes completas

a través de notificaciones vía correo electrónico, todo esto será detallada en

el capítulo de observaciones hechas al padrón de proveedores.

El formato actual de evaluación a proveedores, no permite que los usuarios

finales califiquen técnicamente el desempeño de los proveedores: al

respecto señalamos que el tema de evaluación de proveedores es atendido

desde el año 2004 a través del procedimiento “Evaluación de proveedores”

(P-DA-09) en éste se establecen los formatos aplicables para la evaluación

que realizan las áreas solicitantes así como el personal responsable de la

compra definiendo los criterios a evaluar para cada uno; los aspectos que

evalúa el área solicitante son la calidad del producto y/o servicio, el cual

corresponde a la evaluación de las especificaciones técnicas solicitadas, el

servicio y amabilidad y entrega completa del pedido. Es decir, SÍ existe un

formato a través del cual los usuarios finales puedan evaluar técnicamente

el desempeño del proveedor.

41

6. Limitaciones en el proceso de autorización de requisiciones y órdenes de compra

Situación actual / causa

De acuerdo con la verificación que efectuamos sobre el proceso de requisición y colocación de

órdenes de compra relacionadas con la adquisición de bienes y servicios, determinamos las

siguientes limitantes respecto a las autorizaciones:

• No se requiere autorización expresa por un funcionario de nivel apropiado en la

requisición de compras menores a 2,400 cuotas.

• Las órdenes de compra no están siendo autorizadas por un funcionario de nivel apropiado

antes de su envío al proveedor.

Posible riesgo / área de oportunidad

Compras de bienes y servicios con compañías o personas vinculadas, en perjuicio de la Comisión.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 6

Respecto a la observación en comento, se han implementado ya los siguientes

cambios:

a) Autorización expresa por un funcionario de nivel apropiado en la requisición

de bienes y servicios: La política relacionada a las facultades sobre la

autorización de requisiciones ha sido modificada; todas las requisiciones sin

importar el monto o el tipo de recurso que se solicite serán firmadas por los

directores y jefes de unidad, lo anterior con excepción de los requerimientos

que tienen que ver con los consumibles de artículos de oficina así como los

requerimientos de combustible para vehículos oficiales, en estos dos

últimos casos seguirá operando la facultad sobre el coordinador

administrativo el cual es nombrado y autorizado por cada titular de área. En

consecuencia las funciones autorizadas para los coordinadores

administrativos ha quedado acotada en los documentos respectivos.

Dichos cambios han sido implementados en los siguientes documentos:

o Procedimiento de recepción de la requisición de bienes y servicios

(P-DA-10)

o Funciones de coordinadores administrativos (D-DA-11)

o Listado de coordinadores administrativos (F-DA-39)

o Formato de altas, bajas y modificaciones de funciones de

coordinadores administrativos (F-DA-54)

42

o Formato de requisición de bienes y servicios (F-DA-01)

o Formato de requisición de valores (F-DA-07)

Estos documentos modificados se anexan al presente informe.

b) Las órdenes de compra no están siendo autorizadas por un funcionario de

nivel apropiado antes de su envío al proveedor: Se han modificado los

procedimientos que enmarcan todas las modalidades de compra

estableciendo la obligación para el Jefe de Operación de autorizar la orden

de compra previo a su envío, esto impacta también en una modificación al

formato de “Orden de compra” (F-DA-04) estableciendo campos con el

objetivo de controlar lo siguiente: generación de la orden de compra

(responsabilidad del analista de compras) autorización de la generación de

la orden de compra (responsabilidad del Jefe de operación) y dos controles

adicionales que se encuentran alineados a la segregación de funciones

respecto a la recepción de los bienes y servicios, de la cual se hablará en la

acción de mejora respecto a la observación No. 9.

Los cambios señalados para atender el inciso b) han sido implementados

en los siguientes documentos:

o Procedimiento de asignación directa (P-DA-11)

o Procedimiento de cotización por tres proveedores (P-DA-12)

o Procedimiento de concurso por invitación (P-DA-13)

o Procedimiento de licitación pública (P-DA-14)

o Formato de orden de compra (F-DA-04)

Estos documentos modificados se anexan al presente informe.

43

7. Tolerancia en el proceso de cotizaciones

Situación actual / causa

La Comisión cuenta con la práctica, en apego a la Ley de Adquisiciones, de obtener un número

razonable de cotizaciones de proveedores (tres), sin embargo esta práctica solo se limita a

aquellas compras mayores a 2,400 cuotas, lo que representa que no se puede tener certeza de

que, sobre dichas compras se haya aplicado un proceso de selección basado en criterios objetivos

y consistentes, que asegure la mejor oferta considerando costos y otras factores tales como

calidad, plazos de entrega, crédito, etc.

Posible riesgo / área de oportunidad

• Realización de compras de bienes y servicios con precios desfavorables, baja calidad o desfases

en entregas, afectando el ejercicio del presupuesto autorizado de la Comisión.

• Compras de bienes y servicios con compañías o personas vinculadas, en perjuicio de la

Comisión.

OBSERVACIÓN No. 7

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 7

La observación declarada por el auditor respecto al proceso de adquisiciones que

corresponden conforme a la Ley de Adquisiciones a la modalidad de asignación

directa va más allá de lo que establece la propia normatividad respecto a la

administración de las adquisiciones de este tipo.

Como antecedente es preciso comentar que la Ley de Adquisiciones (previa a la

reforma reciente) establece cuatro modalidades de adquisiciones las cuales van

ligadas a montos máximos establecidos en la Ley de Egresos del Estado de

Nuevo León, las modalidades son: asignación directa, tres cotizaciones, concurso

por invitación y licitación pública.

La modificación al procedimiento implicaría establecer una “modalidad adicional”

de adquisición derivado de la intención de incrementar el control de acuerdo a lo

que ha señalado el auditor externo, sin embargo, esta nueva modalidad deberá

ser presentada a la Coordinación Técnica Electoral a fin de someterla a su

aprobación.

Por otra parte, previo al establecimiento de un criterio distinto para la

administración de las adquisiciones que se realizan a través de la modalidad de

44

asignación directa, se debe tomar en consideración que la Ley de Adquisiciones

del Estado de Nuevo León ha sido recientemente reformada, por lo que se tendría

que analizar si en esta nueva normatividad se establecen cambios en las

modalidades de adquisiciones para posteriormente adecuar el control sugerido por

el auditor; el análisis se encuentra en proceso por parte de la Dirección Jurídica

del organismo.

MEJORA SUGERIDA POR LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA

SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 7

En el marco de la Ley de Adquisiciones anterior y hasta en tanto no se

implementen lo cambios derivados de la reforma a la citada Ley de Adquisiciones,

la sugerencia de mejora a implementar por la Dirección de Administración es la

siguiente:

Disminuir el monto límite por el cual se realizan las adquisiciones a través de la

modalidad de asignación directa, considerando para ello la mitad de salarios

mínimos que establece la Ley de Egresos como monto máximo para llevar a cabo

adjudicaciones por esta vía; lo anterior significaría que las compras a partir de

$70,000 aproximadamente contarían con un comparativo de tres propuestas

técnicas y económicas así como con el Acta administrativa correspondiente a la

compra, la cual es autorizada por el Comisionado Ciudadano Presidente, el

Director de Administración y el titular del área solicitante.

Esta propuesta deberá ser presentada ante el Coordinador Técnico Electoral para

evaluar los retrasos que ello pueda tener en la operación ordinaria así como en la

operación del periodo electoral.

45

8. Accesos y perfiles de usuarios carentes de monitoreo

Situación actual / causa

No se cuenta con una adecuada administración de los accesos y perfiles de los usuarios, ya que no

están siendo monitoreados, lo que representa que no se puede tener certeza sobre si los usuarios

pueden o no registrar operaciones y acceder a los menús de configuración que les permita, entre

otras operaciones las siguientes:

• Modificación y / o eliminación, ya sea en el periodo actual o pasados, de transacciones

(presupuestales o financieras) previamente autorizadas.

• Apertura de periodos contables anteriores para el registro de transacciones.

Posible riesgo / área de oportunidad

• Realización o modificación de registros no autorizados.

• Omisión o modificación de operaciones en perjuicio de la Comisión.

• Pérdida de la integridad de las transacciones registradas.

• Distorsión y/ o eliminación de la información.

OBSERVACIÓN No. 8

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 8

En relación a esta observación que tiene que ver con los accesos y perfiles de los

sistemas administrativos y de contabilidad señalamos lo siguiente:

El tema debe ser atendido en conjunto con la Unidad de Tecnología y Sistemas en

aras del criterio de segregación de funciones y de la transparencia al proceso de

definición e inclusive para evaluar si ello tendrá impacto en la manera en que se

administran los sistemas en el organismo y no solo en aquellos que tienen que ver

con las operaciones administrativas y financieras.

Por otro lado también se debe considerar, que como ha sido del conocimiento de

la Comisión Estatal Electoral ha entrado en vigor la implementación de los nuevos

esquemas dictados por la contabilidad gubernamental, ello implica cambios de

fondo en la operación administrativa y financiera del organismo, para ello será

46

necesario contar con una herramienta que permita administrar los nuevos

esquemas con la automatización correspondiente.

Para ello la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado proveerá a las

dependencias gubernamentales, organismos paraestatales y autónomos el

sistema denominado SAP, el cual es un sistema integral que comprende todos los

procesos administrativos, presupuestales, contables y financieros y que llegará a

marginar a los sistemas que actualmente operan en la Comisión, es decir, la

administración de accesos y perfiles de los que habla el auditor externo quedarán

sin efecto una vez que el SAP esté en funcionamiento.

ACCIONES DE MEJORA A IMPLEMENTAR POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 8

Se someterá a la aprobación de la Coordinación Técnica Electoral que sea la

Unidad de Tecnología y Sistemas el área que coordine la implementación de las

acciones para solventar la observación en comento, la Dirección de Administración

tendrá que definir los accesos y perfiles autorizados para cada uno de los módulos

integrados a los diferentes sistemas contables y administrativos o bien de aquello

que sea requerido por la Unidad señalada.

La fecha compromiso para la definición de la planeación de esta actividad y su

implementación sería al cierre del presente año.

47

9. Responsabilidades no formalizadas en el procedimiento de recepción de bienes

Situación actual / causa

Los procedimientos y controles de recepción de bienes no delimitan claramente las

responsabilidades del Analista de Compras en relación a la verificación que debe realizar para

asegurar el cumplimiento de especificaciones, control de calidad de los bienes y otros

requerimientos particulares.

Posible riesgo / área de oportunidad

Afectación de la operación de la Comisión ocasionada por retrasos en la identificación de bienes

que no cumplen con las especificaciones requeridas.

OBSERVACIÓN No. 9

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 9

La responsabilidad sobre la verificación de las especificaciones de los bienes y

servicios requeridos recae en el área solicitante, específicamente en el empleado

que ha sido definido como responsable de la verificación; es decir, sí se tiene

documentado el proceso de verificación y señalado de quien depende dicho

proceso sin embargo se han establecido modificaciones a los procedimientos de

recepción de bienes y servicios con motivo de una modificación integral para

solventar las observaciones relativas a la segregación de funciones en el proceso

de adquisiciones, colocación de órdenes de compra, recepción de bienes y

servicios, verificación de bienes y servicios recibidos, provisión contable del

pasivo, control de saldos de proveedores y finalmente el pago y su contabilización.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 9

La modificación nodal del procedimiento de recepción de bienes y servicios

consiste en cambiar al responsable de la recepción de los bienes y servicios en

aras de abonar a la segregación de funciones y generar mayor transparencia y

control al proceso.

Lo anterior se materializaría con la creación de la plaza de Analista de recepción

de bienes y servicios de la Dirección de Administración quien sería el responsable

de la recepción de los bienes y servicios, supliendo en esta función al Analista de

compras y tendrá la responsabilidad de realizar una verificación preliminar del bien

o servicio recibido, será éste quien posteriormente lo entregue al área solicitante y

de seguimiento al proceso de verificación definitiva que realiza la dirección o

unidad solicitante.

48

Para ello se tomaron las siguientes acciones:

a) Se generó la instrucción de trabajo “Recepción y entrega de productos” (IT-

DA-19) la cual se encuentra a cargo del Analista de Recepción de bienes y

servicios de la Dirección de Administración y en la cual se delimitan sus

funciones, responsabilidades y las políticas que son aplicables al proceso

de recepción de bienes y servicios.

b) Se generó el documento “Documentos que integran el expediente de la

compra por tipo de modalidad” (D-DA-22)

c) Se generó el formato “Registro de productos recibidos” (F-DA-141)

d) Se generaron dos modificación más al formato “Orden de compra” (F-DA-

04) consistentes en:

Se agrega un apartado de verificación respecto a las

especificaciones incluidas en el orden de compra (las cuales derivan

de las especificaciones señaladas por las áreas solicitantes en el

formato de requisición de bienes y servicios)

Se agrega un apartado en donde el proveedor firma de entregado el

bien o producto, otro en donde el Analista de recepción de bienes y

servicios recibe y realiza la verificación señalada en el punto previo.

Estos documentos se anexan al presente informe.

Por otro lado se generará un diseño para la automatización de la administración

del proceso de recepción de bienes y servicios el cual iniciará una vez coloca la

orden de compra al proveedor y concluirá con la liberación del expediente de

compra para el pago correspondiente.

Esta automatización se integrará al SIAPAF a través de un módulo de nueva

creación el cual generará de manera automática los reportes que de manera

integral darán información oportuna para el control de la administración de las

órdenes de compra, el pago a proveedores y los procesos intermedios.

Sobre estos dos últimos párrafos se hablará de manera más detallada en las

acciones de mejora a implementar para solventar la Observación No. 10.

49

10. Función de compras y cuentas por pagar sin soporte adecuado de sistemas de información

Situación actual / causa

Las funciones de compras y cuentas por pagar están siendo administradas a través de sistemas

independientes para el manejo de órdenes de compra (SIAPAF), registros contables (Contpaq) y

pagos (Cheqpaq), sobre este tema observamos las siguientes debilidades de control:

• No se puede tener certeza sobre la exactitud, totalidad, oportunidad e integridad de los

registros de la información.

• Informe de recepciones de bienes y servicios.

• Informes de rechazos de bienes y servicios recibidos.

• Registro automático de las compras a partir de los registros de cantidades recibidas, resultados

del proceso de aseguramiento de calidad y precios autorizados, en las cuentas y auxiliares de

inventario y cuentas por pagar.

• Conciliación automatizada de las órdenes de compra y los informes de recepción, con el

propósito de identificar diferencias.

• Aplicación de anticipos otorgados contra las facturas correspondientes.

• Monitoreo continuo en relación a partidas antiguas o significativas de anticipos, para su

resolución en forma oportuna.

• Registro automático de cuentas por pagar y órdenes de pago a proveedores a partir de los

datos de recepción de bienes, y los precios y condiciones establecidas en las órdenes de compra.

• No se cuenta con un módulo de cuentas por pagar, lo cual impide contar con un reporte de

antigüedad de facturas por proveedor.

Posible riesgo / área de oportunidad

• Errores, omisión o duplicidad en el registro de cantidades de bienes y servicios recibidos,

ocasionando la programación de pagos por bienes y servicios no recibidos o prestados.

• Afectación de la operación de la Comisión ocasionadas por retrasos o falta de seguimiento

a rechazos en recepciones de bienes o servicios.

• Pago en exceso a proveedores ocasionado por errores o retrasos en la aplicación de

anticipos contra facturas pendientes de pago.

• Registro inexacto, incompleto, inoportuno y/o duplicado de facturas de proveedores.

• Realización de pagos por bienes o servicios no recibidos o recibidos en condiciones

distintas a las pactadas.

50

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 10

La observación que nos ocupa implica la automatización y generación de sistemas

de información diseñados para el control de la función de compras desde la

colocación del requerimiento hasta el pago de los compromisos contraídos por el

organismo, ello implica una modificación integral al SIAPAF siendo dicha

modificación dependiente de la Unidad de Tecnología y Sistemas y de su

calendario de cargas de trabajo.

No obstante lo anterior, tal cual fue señalado en las consideraciones respecto a la

Observación No. 8, una vez que sea liberada la entrega del SAP por parte de la

Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado a la Comisión Estatal

Electoral como herramienta que será utilizada para los procesos presupuestables

y contables, sistema integral que generará de manera automática las interfaces

señaladas por el auditor externo y que será aplicable a las nuevas reglas que dicta

la contabilidad gubernamental, las automatizaciones que se realicen al SIAPAF

quedarán sin efecto.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 10

Entre tanto es liberado por parte de la autoridad correspondiente la herramienta ya

señalada (SAP) como herramienta controladora de los procesos presupuestales y

contables, la Dirección de Administración atenderá la observación a través de dos

grandes campos de acción:

Campo de acción 1: Recepción de bienes y servicios

El primero comprende las primeras 5 debilidades de control señaladas por el

auditor ya que todas ellas tienen que ver con el proceso de recepción de bienes y

servicios, para lo cual como se ha detallado en acciones de mejora para atender la

observación No. 9, se ha generado una Instrucción de trabajo y se propone la

creación de la plaza Analista de Recepción de bienes y servicios con la finalidad

de atender además, el tema de segregación de funciones.

Adicionalmente a la generación de la instrucción de trabajo y al seguimiento que el

Analista de recepción de bienes y servicios deberá implementar para controlar el

proceso a partir del envío de la orden de compra hasta la liberación del expediente

para que se proceda al pago, esta observación requiere que se diseñe un módulo

para su automatización.

51

Para ello se generará un diseño a fin de que éste sea entregado a la Unidad de

Tecnología y Sistemas y que sea programado un módulo adicional en el SIAPAF,

en donde el Analista de recepción de bienes y servicios pueda monitorear cada

orden de compra enviada y darle seguimiento a la recepción del producto,

autorizaciones, firmas, verificaciones, integración de expedientes y finalmente la

liberación para pago.

La fecha límite para la generación del diseño comentado en el párrafo anterior

será el 30 de noviembre de 2013 con la finalidad de que se encuentre en

operación en el año 2014, lo anterior considerando la agenda disponible de la

Unidad de Tecnología y Sistemas.

En tanto este módulo se encuentre en proceso, se implementará este mismo

seguimiento de manera manual a través del “Registro de productos recibidos” (F-

DA-141) el cual resultaría en automático una vez que el proceso de seguimiento

se realice a través del módulo señalado.

De esta forma, se podrá tener certeza sobre la exactitud, totalidad, oportunidad e

integridad de los registros de la información (una vez que se cuente con el proceso

automatizado) y se obtendrán informes de recepción de bienes y servicios,

rechazos en su caso así como el registro automático de las compras y la

generación de la cuenta por pagar correspondiente.

Cada orden de compra será registrada en el “Registro de productos recibidos” (F-

DA-141) a cargo del Analista de recepción de bienes y servicios por lo que se

podrá tener una conciliación (primero manual y después automática una vez que

se encuentre en operación el módulo multicitado) entre las órdenes de compra y la

recepción de los bienes y servicios adquiridos.

Campo de acción 2: Proceso de cuentas por pagar

En la atención de las observaciones No. 11 y 13 se ha señalado la propuesta de

crear la plaza de Analista de cuentas por pagar así como la propuesta para el

monitoreo de los saldos de pasivos con proveedores.

Para atender todo el ciclo de cuentas por pagar, se propone además la creación

del procedimiento “Cuentas por pagar” (P-DA-22) en donde se establecen las

secuencias y responsabilidades para tener el control y seguimiento de los

diferentes aspectos que se generan en la administración de las cuentas por pagar,

52

dicho procedimiento es posible ponerlo en práctica una vez que se autorice la

plaza señalada.

Es decir, el proceso de cuentas por pagar se atenderá de la siguiente manera:

a) Creación de la plaza de Analista de cuentas por pagar

b) Implementación del procedimiento Cuentas por pagar (P-DA-22) se anexa al

presente

c) Creación del formato “Orden de pago” (F-DA-142)

d) Reporte de emisión de requisición de bienes y servicios/Cédula de control y

monitoreo de antigüedad de saldos (F-DA-143) (señalado en la observación

No. 11 en tanto se encuentre en operación el módulo para su automatización).

e) Generación de diseño para la automatización y creación del módulo de

cuentas por pagar (fecha límite de generación del diseño 30 de diciembre de

2013)

En relación al monitoreo de partidas antigüas, las acciones de mejora

implementadas se señalan en el apartado correspondiente para atender la

observación No. 11.

El objetivo de la creación del Área de Cuentas por Pagar será establecer los

lineamientos metodológicos para la recepción de los documentos necesarios para

la generación de un pago, con la finalidad de establecer claramente el control y

manejo de dichos documentos por un área especializada.

Un principio básico que tendrá la función de Cuentas por Pagar es que todas las

transacciones que se registran deberán tener un control interno que salvaguarde

la integridad de las operaciones y permita un registro que deje información para

poder consultar sus movimientos y saldos en cualquier fecha, es decir cumplir con

la confiabilidad de la información de manera veraz y oportuna.

Además, crear una sinergia entre la función de Cuentas por Pagar, Contabilidad,

Recepción de bienes y servicios, Compras y Tesorería permitirá llevar de manera

coordinada y controlada el proceso desde que se inicia la compra hasta la

realización del pago al proveedor.

Con esta interrelación de actividades, generación de reportes y desagregación de

funciones entre las funciones involucradas (Cuentas por pagar, Recepción de

bienes y servicios, Contabilidad, Compras y Tesorería) se obtendrá un control

estricto para el pago de los pasivos de proveedores.

Dentro de la metodología de control de Cuentas por Pagar se estará dando

seguimiento con los siguientes formatos:

53

Generación de Reporte automático a través del SIAPAF que muestre de manera

consecutiva cada una de las requisiciones de Bienes y Servicios, el seguimiento

hasta que se coloca la orden de compra, así como hasta concluir con el registro

del cheque con el que se estará pagando la requisición de bienes y servicios,

otra de las particularidades de este reporte es que aquellas requisiciones que no

se les asignen órdenes de compra, automáticamente serán canceladas en un

término de 5 días posteriores a la creación de la misma, como complemento al

reporte es que reflejara la antigüedad de todas y cada una de las requisiciones

que se les haya fincado orden de compra, ira mostrando la antigüedad hasta en

el momento que se les realice el pago al proveedor correspondiente.

Creación de un formato denominado “Orden de Pago” (F-DA-142), el cual será el

formato oficial para la generación de pagos a proveedores y contará con las

autorizaciones correspondientes que actualmente se manejan en el formato de

Requisición de bienes y servicios.

Además con el plan de la nueva de Ley de Contabilidad Gubernamental que está

llevando a cabo el Gobierno del Estado de Nuevo León a través de la Secretaria

de Finanzas, con la implementación del sistema integral (SAP); este sistema

abarca las áreas de Presupuestos, Recepción de bienes y servicios, Compras,

Contabilidad, Cuentas por pagar, Bancos y su interfaz entre todos y cada uno de

ellos es de manera automática, es decir no se genera un pago a proveedor, si no

existe presupuesto, o de otra manera, no se puede registrar un pasivo si no hay

presupuesto, con este sistema traerá grandes beneficios en la planeación

presupuestal, control de pasivos, emisión de pago a proveedores y flujo de

efectivo eficiente.

11. Antigüedad de saldos con proveedores sin soporte de monitoreo

Situación actual / causa

Observamos que no se cuenta con evidencia sobre el monitoreo continuo de los saldos del auxiliar

de cuentas por pagar, en particular en relación a partidas antiguas, pagos no identificados, saldos

deudores, saldos parciales de facturas, y otros indicadores de errores eventuales de

procesamiento.

Posible riesgo / área de oportunidad

Saldos con proveedores improcedentes ocasionados por errores u omisiones en la acumulación de

facturas y en la aplicación de pagos a proveedores.

OBSERVACIÓN No. 11

54

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 11

La atención a esta observación relativa al monitoreo sobre antigüedad de saldos

de pasivos se dará de manera automática una vez que se encuentre en operación

el módulo de Cuentas por Pagar y el procedimiento que han sido detallados en las

acciones de mejora para atender la observación No. 10, ya que los saldos de

pasivos serán controlados automáticamente por el sistema evitando con ello

errores en la administración de éstos.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 11

No obstante las consideraciones señaladas en el párrafo que antecede, y con la

finalidad de generar una acción inmediata sobre el tema, a partir del segundo

trimestre del año 2013, la Jefatura de Contabilidad realiza un monitoreo continuo

de los saldos del auxiliar de cuentas por pagar a través de la implementación de

una cédula de control de pasivos, con monitoreo diario partiendo de la información

que se genera en el sistema contable a partir del auxiliar de pasivos (provisiones)

y la información que se genera en el SIAPAF a fin de llevar a cabo una revisión

permanente con la finalidad de informar a la Jefatura de Operación sobre los

saldos con mayor antigüedad y obtener seguimiento diario al respecto.

12. Aplicación incorrecta del Boletín C-9 (registro de provisiones contables)

Situación actual / causa

Identificamos que los registros actuales de provisiones de cuentas por pagar al cierre del periodo

se están realizando conforme a la obtención de la factura, sin considerar la aplicación del Boletín

C-9 de las Normas de Información Financiera (NIF), que establece las siguientes condiciones para

el reconocimiento de una provisión:

• Exista una obligación presente (legal o asumida) resultante de un evento pasado a cargo de la

entidad.

• Es probable que se presente la salida de recursos económicos como medio para liquidar dicha

obligación.

• La obligación pueda ser estimada razonablemente.

Posible riesgo / área de oportunidad

55

Registro inexacto, incompleto, inoportuno y/o duplicado de provisiones relativas a bienes y

servicios no registrados al cierre del periodo.

OBSERVACIÓN No. 12

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 12

Respecto a la observación que nos ocupa esta Dirección considera que es

inexacto la opinión del auditor externo al manifestar que esta Comisión Estatal

Electoral está incumpliendo con la aplicación del Boletín C-9 de las Normas de

Información Financiera, ya que el auditor señala que se tiene la práctica

inadecuada de registrar contablemente la provisión del pasivo con base a la

recepción de la factura que presenta el proveedor del servicio en lugar de que sea

registrada la provisión una vez que se coloca la orden de compra; nuestras

consideraciones se ponen en evidencia en los siguientes párrafos:

Tal como lo señala el auditor externo, el boletín C-9 “Pasivos, provisiones, activos

y pasivos contingentes y compromisos” expresa en su párrafo 78, que para el

reconocimiento y por lo tanto presentación y revelación de una obligación dentro

de los estados financieros de la entidad se debe de cumplir con las siguientes tres

condiciones:

a) Exista una obligación presente (legal o asumida) resultante de un evento

pasado a cargo de la entidad

b) Es probable que se presente la salida de recursos económicos como medio

para liquidar dicha obligación

c) La obligación pueda ser estimada razonablemente

Sin embargo debemos recordar que la orden de compra establece los derechos y

obligaciones de las partes, entre las obligaciones del proveedor de bienes y

servicios se encuentran: cumplir con la especificación del producto y servicio

solicitado, cumplir con el precio unitario pactado y cumplir con los plazos de

entrega.

Mientras que las obligaciones del comprador, que en este caso sería la Comisión

Estatal Electoral está el efectuar el pago cuando reciba a su entera satisfacción

los bienes o servicios solicitados.

Entonces en este sentido, la orden de compra no es el evento pasado efectuado

por la entidad como aquel contemplado como el primer requisito para el

56

reconocimiento de un pasivo (tal como se señala en el inciso a) del boletín C-9, ya

que la obligación de pago y por lo tanto de un compromiso surge cuando la

Comisión Estatal Electoral reciba a entera satisfacción los bienes y servicios, ese

evento pasado es el que generará la obligación y que deberá de ser pagado

mediante la salida de recursos futuros (inciso b del citado boletín) y es

perfectamente cuantificable al contar la orden de compra con la especificación del

precio unitario.

Por lo que consideramos que “el evento pasado efectuado por la entidad como

aquel contemplado como el primer requisito para el reconocimiento de un pasivo”

es cuando el producto se recibe a entera conformidad, que en este caso se genera

una vez que la factura es recibida.

Adicionalmente debemos tomar en consideración las reglas que establece la

contabilidad gubernamental referente a los “momentos contables”, dicha

normatividad establece que el reconocimiento de una obligación de pago a favor

de terceros debe registrarse una vez que el gasto es devengado es ahí cuando se

recibe de conformidad los bienes o servicios pactados con el proveedor que

corresponda, es en ese momento cuando se afecta presupuestal y contablemente

la transacción, es decir, es en ese momento cuando procede el registro de la

provisión correspondiente.

En ese mismo sentido podemos concluir que la emisión de la orden de compra per

se no es un elemento suficiente para proceder al registro contable de la provisión

del pasivo sino que es un elemento para afectar presupuestalmente el sistema

administrativo que corresponda, es decir, se asume un compromiso, lo cual es

concordante con el “momento contable” que se considera en el esquema de la

contabilidad gubernamental, sin embargo aún el gasto no se encuentra

devengado, sino que se mantiene con una etiqueta de “comprometido”.

Así las cosas, esta Dirección considera que la opinión emitida por el auditor

externo no puede ser considerada como una observación que haya que atenderse

como área de oportunidad, dado que este organismo electoral está obligado a

atender las disposiciones que sobre el tema establece la contabilidad

gubernamental.

Como soporte de esta visión se anexa al presente copia de la opinión del asesor

contratado por la Dirección de Administración en el presente año para atender las

consultas que se realicen en el temario financiero-fiscal-administrativo.

57

13. Inadecuada segregación de funciones en el proceso de compras y cuentas por pagar

Situación actual / causa

Durante la revisión que efectuamos sobre la segregación de funciones en los procesos de compras

y cuentas por pagar, observamos personal con responsabilidades operativas incompatibles

(conflictos de interés) sin controles alternos de mitigación:

• La recepción y devolución de bienes es llevada a cabo por personal de compras quien

adicionalmente realiza actividades de cuentas por pagar y actualización del maestro de

proveedores.

• La custodia y control físico de los cheques, es llevada a cabo por personal quien a su vez tiene a

cargo registros contables, cuentas por pagar y pagos.

• El registro de cuentas por pagar es realizado por personal quien a su vez tiene a cargo labores

contables y de pagos.

Posible riesgo / área de oportunidad

• Manipulación y alteración de datos y registros de recepciones, devoluciones y cuentas por

pagar de bienes y servicios adquiridos, en perjuicio de la Comisión debido a conflictos de interés.

• Uso indebido o alteración de cheques.

OBSERVACIÓN No. 13

CONSIDERACIONES DE LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A

LA OBSERVACIÓN No. 13

En atención a la observación emitida por el auditor en donde señala riesgo de

conflicto de intereses en ciertas actividades operativas derivado de una

inadecuada segregación de funciones en el proceso de compras y cuentas por

pagar, es preciso comentar lo siguiente:

La segregación de funciones que señala el auditor externo como el deber ser del

control administrativo implica, como mínimo, la ampliación de la estructura

administrativa dentro de la Dirección de Administración, lo anterior considerando

que el implementar la segregación de funciones en las actividades operativas

señaladas implicaría contar con tres posiciones de nueva creación en el catálogo

de puestos de la Dirección Administrativa, es decir, incrementar la plantilla base

del organismo.

58

Sin embargo esta solución NO atendería la observación de la segregación de

funciones en su totalidad, ya que, aunque las actividades operativas sean

reasignadas en aras de buscar precisamente la segregación sugerida por el

auditor, dichas actividades continuarían desarrollándose dentro de los mismos

departamentos de operación y de contabilidad pertenecientes ambos a la

Dirección de Administración.

ACCIONES DE MEJORA IMPLEMENTADAS POR LA DIRECCIÓN DE

ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN No. 13

Sin menoscabo de lo anterior, el plan de acción propuesto por la Dirección de

Administración con la finalidad de atender la observación del auditor, desde la

Dirección Administrativa, es el siguiente:

a) Crear la plaza de Analista de Cuentas por Pagar

Dentro de la estructura de la Jefatura de Contabilidad se integraría la plaza en

mención la cual tendría bajo su responsabilidad realizar las gestiones necesarias

para la operación de los pagos a proveedores, las responsabilidades y las

funciones del puesto se describen en el Anexo denominado “Descripción del

puesto Analista de Cuentas por Pagar”.

b) Documentar el proceso de la segregación de funciones para la

administración de las cuentas por pagar a través del procedimiento

“Cuentas por pagar” (P-DA-22)

Este procedimiento tiene el objetivo de señalar con el mayor detalle posible las

políticas y flujo de actividades que llevaría a cabo el analista de cuentas por pagar

con su interacción con el resto de las funciones involucradas. El análisis a detalle

del procedimiento propuesto se señala en las acciones de mejora para atender la

observación No. 10.

c) Creación de la plaza Analista de Tesorería

Dentro de la estructura de la Jefatura de Contabilidad se integraría la plaza en

mención la cual tendría bajo su responsabilidad administrar los pagos, la emisión

de cheques, interfaz entre el Contpaq y el Cheqpaq, administración de bancos y

59

demás funciones que se detallan en el Anexo denominado “Descripción del puesto

de Analista de Tesorería”.

d) Documentar el proceso de la segregación de funciones para la

administración de los pagos, bancos y emisión de cheques a través de la

modificación de la IT “Elaboración de cheques” (IT-DA-10) y la creación de

la IT “Transferencias bancarias” (IT-DA-18)

Ambos documentos enmarcan las actividades y funciones que se controlan desde

el área de Tesorería a través de la creación de la plaza de Analista de Tesorería.

Ambos documentos se anexan a la presente.

e) Creación de la plaza Analista de recepción de bienes y servicios

Tal como se señaló en las acciones de mejora comentadas para solventar la

observación No. 9 emitida por el auditor externo, el proceso de recepción de

bienes y servicios se realizará a través de la creación de la plaza de Analista de

recepción de bienes y servicios quien tendrá la responsabilidad del proceso de

recepción de bienes y servicios y el control del seguimiento para tramitar los pagos

correspondientes, para ello se generó la instrucción de trabajo “Recepción de

productos” (IT-DA-19).

Con la finalidad de proveer mayor claridad a la propuesta de atención de la

observación vertida por el auditor, se acompaña el siguiente diagrama en donde

se señalan los procesos clave y los responsables de su ejecución, lo anterior en el

marco del plan de acción propuesto:

60

Los procesos señalados en los flujos de color azul son procesos dependientes de

la Jefatura de Operación, por otro lado, los procesos señalados en los flujos en

color café son procesos dependientes de la Jefatura de Contabilidad, ambos

integrados a la Dirección de Administración.

Una vez creadas las plazas sugeridas, la función del Analista de contabilidad sería

llevar a cabo los procesos de registro contable y finalmente el Jefe de Contabilidad

sería el responsable de la custodia de los cheques, quedando de esta forma

atendida la observación al 100%.

61

OBSERVACIONES PADRON DE PROVEEDORES

CONSIDERACIONES GENERALES

La integración del padrón de proveedores y los requisitos para su registro lo

establece la Ley de Adquisiciones, arrendamientos y contratación de servicios del

estado de Nuevo León previo a su reciente reforma.

Con la modificación a la citada normatividad el legislador eliminó de la Ley de

Adquisiciones los lineamientos que tienen que ver con la administración del

padrón de proveedores, señalando únicamente la obligación de contar con uno

pero sin definir cuáles son los requisitos y procedimientos que se deben atender,

lo anterior a diferencia de la Ley de Adquisiciones previa a su reforma.

Los procedimientos y requisitos a atender en el tema serán definidos en el

Reglamento que de la Ley de Adquisiciones emita el Gobierno del Estado a través

de la Secretaría de Finanzas y Tesorería General del Estado, reglamento que

deberá ser analizado una vez sea emitido por la Secretaría a fin de tomar como

base los criterios que considere esa autoridad a nivel Reglamento.

En virtud de lo anterior, las definiciones que en este momento se realicen respecto

a la administración del padrón de proveedores podrá variar una vez que se hagan

públicos los nuevos criterios, tiempos y procedimientos a aplicar; en tanto esto se

materializa, la Dirección de Administración propone una serie de acciones de

mejora en el proceso a fin de contar con el control del 100% de las diferentes

etapas que tienen que ver con la administración del maestro de proveedores.

Por otro lado también se debe considerar, que una vez que la Secretaría de

Finanzas y Tesorería General del Estado proporcione el sistema que será utilizado

para la implementación de las nuevas reglas derivadas de la contabilidad

gubernamental (SAP), la función del padrón de proveedores del organismo deberá

ser analizado nuevamente, ya que la operación de las adquisiciones de bienes y

servicios sin importar el monto de las mismas deberán realizarse a través de dicho

sistema utilizando el padrón de proveedores central que maneja el Gobierno del

Estado el cual será el único habilitado para la operación, por lo que de esto se

podrían generar cambios nodales en la administración de las adquisiciones y

contrataciones de bienes y servicios inclusive culminando en la eliminación del

padrón de proveedores y su administración desde la Comisión Estatal Electoral.

62

ACCIONES DE MEJORA GENERALES IMPLEMENTADAS DE LA DIRECCIÓN

DE ADMINISTRACIÓN RESPECTO A LAS OBSERVACIONOES DERIVADAS

DE LA REVISIÓN AL PADRÓN DE PROVEEDORES

Derivado de las observaciones vertidas por el auditor externo respecto a la

revisión que se realizó al padrón de proveedores de la Comisión Estatal Electoral,

su administración, control y registro, esta Dirección de Administración implementó

cambios muy considerables que permitieron que actualmente el padrón de

proveedores se encuentre completo en su totalidad con la documentación

requerida así como la evidencia en el cumplimiento de los tiempos que marca la

Ley de Adquisiciones (previa a su reforma) en cada una de las etapas del registro

de proveedores en el maestro de proveedores.

A continuación señalaremos las acciones implementadas con el mayor detalle

posible para posteriormente agregar consideraciones y descripción de acciones de

mejora, en caso de que no haya quedado solventado algún tema, en cada una de

las observaciones vertidas por el auditor:

1. Depuración del padrón de proveedores re clasificando aquellas

personas físicas o morales que no se encuentran obligadas al registro

de las que sí se encuentran obligadas a éste conforme a la

normatividad aplicable.

En este sentido se re clasificó un total de 75 proveedores que dada la

naturaleza de los productos o servicios que prestan no se encuentran

obligados al registro en el padrón.

Ejemplo: proveedores de bienes perecederos, asesores, consultores,

proveedores de mostrador, proveedores de combustible, medios masivos

de comunicación (radio, periódicos, revistas, etc)

Esto es que de un total de 401 proveedores registrados en el padrón se re

clasificaron 75 quedando un universo de 326 proveedores sujetos al periodo

de refrendo.

Se anexa al presente informe:

El padrón de proveedores integrado por 401 proveedores.

El listado de los 75 proveedores reclasificados como proveedores no

obligados al registro.

El listado delos 326 proveedores obligados sujetos al periodo de refrendo.

63

2. Depuración del padrón de proveedores en el marco del periodo de

refrendo establecido por la Ley de Adquisiciones.

El periodo de refrendo del padrón de proveedores es definido por la Ley de

Adquisiciones para realizarse durante el periodo de marzo-mayo del año

que corresponda, los proveedores con registro vigente en el año 2013

estuvieron obligados a refrendarse en el periodo señalado, aquellos que no

presentaron su solicitud de refrendo y la documentación soporte

correspondiente perdieron continuidad y quedaron fuera del padrón de

proveedores vigente.

En ese orden de ideas, iniciamos el periodo de refrendo con un padrón de

proveedores sujetos a este proceso de 326 proveedores, de los cuales

únicamente cumplieron con el 100% de la documentación requerida un total

de 34 proveedores.

Se anexa al presente informe el listado de los 34 proveedores que

cumplieron con el proceso de refrendo y de los cuales se cuenta con la

integración del 100% de los expedientes.

A partir del periodo de refrendo y con corte al 28 de agosto del año 2013 se

han recibido y autorizado el alta de 5 proveedores los cuales han sido

registrados en el padrón de proveedores vigente.

Se anexa listado de los 5 proveedores con alta inicial en el periodo del 1

junio de 2013 al 28 agosto de 2013

Con esa fecha de corte se cuenta con un padrón de proveedores vigente de

39 proveedores entre personas físicas y morales.

Se anexa listado del padrón de proveedores vigente con fecha de corte de

28 de agosto de 2013 (mismo que se encuentra publicado en el portal de

transparencia del organismo)

3. Control para la integración completa de expedientes.

Los proveedores que forman parte del padrón vigente del organismo

cuentan con el 100% de los documentos que integran su expediente con

base a lo establecido por la Ley de Adquisiciones (previo a su reforma).

Para asegurar este control se establecieron documentos que contienen los

requisitos diferenciados por tipo de proveedor ya sea persona física o

persona moral y por tipo de trámite ya sea alta o refrendo, por otro lado se

dieron de alta documentos que permiten la revisión clara del cumplimiento

64

de dichos requisitos por parte de los proveedores al momento de presentar

su solicitud de alta o refrendo. Los documentos generados para este control

son los siguientes::

a) Requisitos de personas morales para efectuar el alta en el padrón de

proveedores (D-DA-12)

b) Requisitos de personas morales para efectuar el refrendo en el padrón

de proveedores (D-DA-13)

c) Requisitos de personas físicas para efectuar el alta en el padrón de

proveedores (D-DA-16)

d) Requisitos de personas físicas para efectuar el refrendo en el padrón de

proveedores (D-DA-17)

e) Check list de requisitos de alta de personas morales (F-DA-134)

f) Check list de requisitos de refrendo de personas morales (F-DA-135)

g) Check list de requisitos de alta de personas físicas (F-DA-136)

h) Check list de requisitos de refrendo de personas físicas (F-DA-137)

En los formatos denominados “Check List” se controla la recepción,

revisión preliminar y finalmente la autorización de la documentación

presentada por los proveedores en conjunto con la solicitud de

inscripción correspondiente.

4. Elevación del grado de jerarquía sobre la responsabilidad de la

administración del padrón de proveedores.

Actualmente la responsabilidad de la administración del padrón de

proveedores recae en el Jefe de Operación de la Dirección de

Administración sustituyendo en esta función al Analista de compras, esto

abona no solamente al tema de segregación de funciones, separando la

función de la administración del padrón de proveedores de quien realiza las

funciones de compras, sino que da mayor certeza al control sobre la

administración en comento ya que se implementa con ello un control

adicional al poner un nuevo “filtro” de revisión. Lo anterior se pone en

evidencia en el procedimiento de Registro en el padrón de proveedores (P-

DA-21)

5. Modificación a la documentación con la que se administra el padrón

de proveedores.

Se elevó a nivel de procedimiento el documento que enmarca las políticas y

secuencias para la administración del proceso, lo anterior en sustitución del

65

documento que se encontraba en el nivel de Instrucción de trabajo; por lo

que el procedimiento “Registro en el padrón de proveedores”(P-DA-21)

permite generar responsabilidades específicas y claras en cada una de las

etapas de la administración del padrón, su registro, la autorización, la

integración de expedientes y el seguimiento que se debe dar desde la

presentación de solicitud de inscripción por parte del proveedor hasta la

autorización para el registro en el maestro de proveedores.

Adicionalmente el procedimiento establece claramente la intervención del

Director de Administración, Coordinador Técnico Electoral y el Comité de

Adquisiciones en su caso.

6. Creación del formato Control de seguimiento de altas y refrendos de

proveedores (F-DA-138) para controlar el seguimiento del registro de

proveedores en el padrón.

Actualmente el Jefe de Operación controla el seguimiento en tiempo y

forma del proceso de registro de un proveedor en el padrón, de acuerdo a

lo que establece la Ley de Adquisiciones, ese formato evita omisiones en el

cumplimiento de los tiempos límites establecidos en la normatividad

aplicable así como provee certeza sobre las autorizaciones que se otorgan

para la integración del padrón.

Este formato permite al nivel jerárquico responsable de la autorización de

registro, en este caso el Director de Administración, tener certeza sobre la

integración del padrón de proveedores de manera permanente.

Adicionalmente la aplicación de este control permite contar con la

homologación en la actualización del padrón, evitando con ello los desfases

entre las fechas de la emisión de la constancia de alta o refrendo y el

registro en el referido maestro de proveedores.

7. Definición del diseño para la automatización de la administración del

padrón de proveedores.

El pasado mes de mayo, esta Dirección de Administración entregó a la

Unidad de Tecnología y Sistemas la solicitud de desarrollo de un módulo en

el SIAPAF a través del cual se pretende administrar de manera automática

el padrón de proveedores (Se anexa al presente informe).

66

Las principales virtudes a destacar con el diseño emitido y la

automatización de la administración del padrón son:

El seguimiento desde la solicitud de inscripción que sea presentada

por un proveedor hasta su autorización podrá ser visualizada y

supervisada de manera automática por el Director de Administración

e inclusive por niveles de mayor jerarquía si así se decide.

Las fechas de solicitud de inscripción, de cada etapa del proceso de

autorización, del registro en el padrón y de la propia autorización de

registro se realizará de manera automática en el sistema lo cual

evitará errores en el proceso de registro.

Con la finalidad de contar con mayor transparencia y para abonar a

la segregación de funciones el módulo estará preparado para que la

Unidad de Tecnología y Sistemas pueda realizar revisiones sobre los

accesos y perfiles del sistema.

El sistema contará con el listado de proveedores así como con el

listado de proveedores reclasificados, esto permitirá atender el tema

que se explica a continuación.

El sistema no permitirá que se coloquen órdenes de compra a

proveedores no registrados en el padrón de proveedores, salvo

aquellas compras que por su naturaleza o monto, no se encuentra

contemplado por la normatividad para que sean adquiridos con

proveedores registrados en el padrón, utilizando a cambio el listado

de proveedores no obligados.

Se estima que el módulo se encuentre en funcionamiento en el mes de

octubre del año 2013, sin embargo todos los controles que se llevarán a

cabo en el sistema ya están siendo aplicados de manera manual

cumpliendo con todos los requisitos en tiempo y forma que establece la Ley

de Adquisiciones (previo a su reforma).

8. Administración del padrón de proveedores obligados a su registro y

de los no obligados.

Como se comentó en la acción de mejora No. 1 del presente capítulo se re

clasificaron los proveedores que no se encuentran obligados al registro, sin

embargo, se ha definido la obligación de mantener un expediente mínimo

de estos en custodia como parte de la administración de proveedores no

obligados.

67

Para ello se ha generado el formato de “Hoja de generales de la persona

física o moral no obligados al registro en el padrón de proveedores” (F-DA-

139) y la “Carta protesta de proveedores no obligados al registro en el

padrón” (F-DA-140) ambos documentos se integrarán al expediente de

cada proveedor no obligado que presten servicios de asesoría, consultoría

y medios impresos, electrónicos de radio y televisión y servicios de

capacitación.

De tal forma que se contará con un listado de proveedores no obligados

pero con un número consecutivo como control y por otro lado con el listado

de proveedores que sí se encuentran obligados al registro en los términos

señalados por la Ley de Adquisiciones.

9. Publicación del padrón de proveedores en el portal de transparencia

del organismo.

Dentro del procedimiento de “Registro en el padrón de proveedores” (P-DA-

21) señalado en la acción de mejora No. 5 del presente capítulo se agregó

un apartado de políticas relativas a la publicación en el portal de

transparencia de la Comisión, en dicho apartado se define que la

publicación se realizará cada vez que se tenga un movimiento en el padrón

ya sea por alta, baja o modificación.

Una vez que se encuentre en operación el módulo señalado en la acción de

mejora No. 7 la publicación se realizará en automático desde el módulo en

cuestión.

Lo anterior permitirá asegurar la actualización al día o “en línea” del padrón

de proveedores de la publicación que se haga en el apartado de

transparencia de la página Web de la Comisión.

68

1. Debilidades en el registro, supervisión y administración de expedientes del padrón.

El procedimiento actual para que un proveedor pueda ser registrado en el padrón incluye lo

siguiente: Llenado de solicitud de alta, entrega de documentación soporte, validación de

documentación, autorización y registro. Como resultado del análisis efectuado sobre la aplicación

de dicho procedimiento identificamos las siguientes debilidades de control:

• En la totalidad de los registros del padrón, no se incluye el día en la fecha de alta:

• No se contempla la verificación de que los estados financieros presentados

correspondan con el ejercicio inmediato anterior y de forma parcial del ejercicio

en curso.

• Falta de análisis sobre la congruencia entre las cifras de los estados financieros y

los ingresos manifestados en la declaración de experiencia comercial

• Inconsistencia de información generada por múltiples errores de captura y/o falta

de actualización de los datos (teléfono, contacto, correo).

• Observamos que 17 de 401 expedientes no contaban con el formato de solicitud

de alta original.

• Algunos expedientes presentan incongruencias entre la persona designada como

apoderado y/o representante legal y las personas que firman la documentación

soporte presentada.

• Existen 29 registros en el padrón de proveedores a los cuales no les fue solicitada

la documentación soporte mínima requerida.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 1

El padrón de proveedores vigente cuenta con fecha específica del registro

de cada proveedor así como de las diferentes etapas del proceso. Al

liberarse el módulo para la automatización de la administración del padrón,

esta situación quedará marginada al 100% ya que las fechas se

establecerán en automático por el sistema.

Los estados financieros integrados a los expedientes de cada proveedor se

encuentra al 100% incluyendo la firma del representante legal (excepto por

los presentados por el despacho PriceWaterhouse Coopers S.C. despacho

encargado de la auditoría externa practicada.

69

La información general del proveedor que se registra en el padrón cuenta

con tres filtros de revisión: nivel Analista de compras, nivel Jefe de

Operación y Director de Administración, con ello se tiene mayor certeza de

la información ahí incluida evitando la omisión y/o errores en la captura.

Los expedientes de proveedores que no contaban con el formato de

solicitud original, señalados por el auditor como 17 de 401 (4%)

corresponden a proveedores registrados al inicio de la integración del

padrón de proveedores (año 2004 en su mayoría) momento en el que no se

establecía la obligación de resguardar la solicitud original sino únicamente

los refrendos correspondientes.

Actualmente todos los proveedores obligados al registro en el padrón de

proveedores se encuentran registrados en éste y cuentan con su

expediente integrado al 100%.

2. Errores en el registro del RFC

La Comisión cuenta con la práctica de realizar una validación de los datos contenidos en la

solicitud de alta (formato FDA-65) contra la documentación soporte requerida (R1, cédula fiscal,

acta constitutiva), previo a la autorización y registro de los proveedores en el padrón, sin embargo,

conforme a la revisión de expedientes, identificamos 38 casos con errores en el RFC.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 2

Actualmente el 100% de los proveedores registrados cuentan con la evidencia de

la concordancia de la información señalada, los errores detectados por el auditor

corresponden a errores de captura por parte del Analista de compras.

3. Discrepancias en domicilios fiscales

Con base en nuestra validación, observamos 54 proveedores con diferencia en domicilios

registrados en el padrón contra la documentación soporte del domicilio fiscal contenida en los

expedientes.

70

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 3

Actualmente el 100% de los proveedores registrados cuentan con la evidencia de

la concordancia de la información señalada, los errores detectados por el auditor

corresponden a errores de captura por parte del Analista de compras o bien a

cambios de domicilio que no fueron actualizados en el maestro de proveedores

pero sí en el expediente correspondiente.

4. Deficiencias en el proceso de supervisión de altas en el padrón

En el curso del análisis efectuado sobre el proceso de supervisión y autorización de altas en el

padrón, observamos que dicho procedimiento no contempla la verificación de la información

existente para la identificación de casos con mismos domicilios (12 casos), mismo representante

legal (22 casos), mismos accionistas (24 casos), mismo correo (12 casos) y/o mismo contacto (24

casos), previo a su registro.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 4

En este tema es muy importante señalar que no existieron en el periodo sujeto a

revisión ni en momentos posteriores concursos para la adjudicación de bienes y

servicios en donde participaran proveedores que mantuvieran alguna coincidencia

en alguno de los datos de su registro, de hecho en el 100% de los casos

señalados por el auditor externo, inclusive, los giros comerciales son distintos por

lo que no existe el riesgo de que se haya dado concursos que generen conflicto de

intereses como lo señala el auditor.

El diseño de automatización de la administración del padrón de proveedores

establece el control automático de aviso al Director de Administración cuando se

presenten casos en donde uno o varios datos coincida con la información de

proveedores registrados de manera previa, quedando sujeto a la liberación del

Director de Administración sobre la autorización del registro, dicha autorización

deberá ser soportada en el expediente del proveedor con copia del acta

administrativa de autorización por parte del Comité de Adquisiciones, lo cual

quedó plasmado en el procedimiento “Registro en el padrón de proveedores” (P-

DA-21).

71

5. Desfases de tiempo en autorizaciones y registros del padrón

Durante la revisión que efectuamos sobre el tiempo transcurrido entre la autorización de las

solicitudes de alta y su registro correspondiente en el padrón, se identificaron casos en los cuales

existen desfases en día considerables, observamos 18 casos con diferencias negativas entre la

fecha de registro y la fecha de autorización, lo que indica que el proveedor se dio de alta en el

padrón y posteriormente se autorizó, además identificamos 50 casos en los que la diferencia es

positiva, lo que indica que existe un retraso en el registro de los proveedores.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 5

Principalmente el desfase señalado por el auditor se origina al considerar que el

registro en el padrón de proveedores se realizaba al incluir solamente el mes y el

año de registro, dicha situación quedó totalmente solventada con la depuración

realizada, además de que al implementar las acciones señaladas en el punto 6 de

las acciones de mejora generales señaladas al inicio del presente capítulo, (la

aplicación de la cédula Control de seguimiento de altas y refrendos de

proveedores (F-DA-138), disminuye a su máxima expresión el registro de errores u

omisiones; dicho formato se está controlando de manera manual en tanto se libera

la automatización referida, una vez liberado el módulo, el sistema acotará las

fechas con los periodos autorizados para llevar a cabo cada una de las etapas lo

que haría que riesgo de error quede eliminado en su totalidad.

6. Proveedores que no cumplen con antigüedad conforme a Ley

La disposición legal vigente establece como requisito a las personas interesadas en registrarse en

el padrón, el acreditamiento a través de documentos legales de la experiencia como productor o

comerciante por lo menos 18 meses antes de su solicitud, sin embargo, conforme a la revisión

efectuada sobre los expedientes, constatamos que existen 25 casos en los cuáles se incumplió con

el requisito señalado.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 6

En el marco de esta observación es muy importante acotar que los proveedores

que se encuentran en esta tónica representan el 6% del padrón vigente en ese

momento, adicionalmente la Dirección de Administración no está en posibilidad de

72

realizar un análisis sobre la observación vertida por el auditor dado que no se

cuenta con el detalle de la integración de los proveedores señalados en la

presente observación.

Adicionalmente es importante señalar que NO se realizaron adquisiciones a la

totalidad de los casos señalados por el auditor, sin embargo el detalle específico

no es posible analizarlo dado que no se cuenta con el desglose presentado por el

auditor externo.

7. Personas físicas designadas como asesores y consultores externos

Actualmente 7 de los 32 proveedores con giro comercial relacionado con asesorías y consultorías

corresponden a personas físicas, de acuerdo al análisis efectuado sobre los mismos observamos lo

siguiente:

Ninguno contaban con copia de la cedula profesional que los acredite como personal apto para

prestar los servicios relacionados.

Dificultad para asegurar la objetividad en la selección de un asesor que tuvo una relación laboral

con la Comisión previamente.

Existen 6 casos en los que no se presentó toda la documentación requerida, tal como estados

financieros, declaración anual, declaración de experiencia comercial o referencias comerciales.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 7

Con base al Art. 28 fracc VI de la Ley de Adquisiciones, arrendamientos y

contratación de servicios del estado de Nuevo León, los prestadores de servicios

de asesorías y consultorías no se encuentran obligados a registrarse en el padrón

de proveedores, por consiguiente tampoco existe una obligación para la

integración de los expedientes correspondientes.

Tampoco señala la Ley de Adquisiciones como obligación de que la selección de

personas morales prevalezca sobre las personas físicas así como que se integre

un expediente para estos casos.

Los prestadores de este tipo de servicio fueron depurados del padrón de

proveedores obligados al registro y se incluyeron en el listado de proveedores no

obligados manteniendo en este momento el expediente con los datos generales

señalados en la acción general No. 8 incluida al inicio del capítulo que nos ocupa.

73

La atención a esta observación será sometida al Comité de Adquisiciones con la

finalidad de analizar si es un tema que desea ser atendido aún que no sea un

requisito obligatorio dictado por la Ley de Adquisiciones del estado de Nuevo

León.

8. Inconsistencia en la definición de giros comerciales

De acuerdo con el análisis efectuado al padrón de proveedores observamos que la definición de

los giros comerciales se está realizando sin considerar la estandarización de los mismos, esta

situación representa que se cuente con múltiples giros comerciales similares.

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 8

Se ha procedido a generar una clasificación y sub clasificación de los giros

comerciales con el fin de dar mayor orden a la información que integra el padrón

de proveedores y aunque ello no representa una obligación que dicte la Ley de

Adquisiciones, se atendió como acción de mejora al proceso.

9. Expedientes con documentación soporte incompleta

Conforme a nuestra revisión de los 401 expedientes que integran el padrón de proveedores

observamos un grado considerable de incumplimiento sobre la documentación requerida.

8% Incumplimiento con RFC

21% Incumplimiento con Estados Financieros

9% Incumplimiento con Acta Administrativa

14% Incumplimiento con declaración de experiencia comercial

15% Incumplimiento con identificación del representante legal

CONSIDERACIONES Y ACCIONES ESPECÍFICAS IMPLEMENTADAS POR LA

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PARA SOLVENTAR LA OBSERVACIÓN

No. 9

La integración de los expedientes de los proveedores registrados actualmente en

el padrón de proveedores cuentan con el 100% de los requisitos establecidos en la

74

normatividad aplicable, excepto por el que corresponde al despacho

Pricewaterhouse Coopers, S.C. el cual no presentó la firma del representante legal

en los estados financieros entregados, el resto de los expedientes se encuentran

integrados en su totalidad.

Adicionalmente es necesario conocer el detalle de la integración de esta

observación a fin de analizar los casos en particular.