presentacion taller aprovechamiento del tiempo

Aprovechamiento del Tiempo

El tiempo es un recurso invaluable;

puede aprovecharse al máximo o

dejarse pasar y, bien utilizado, puede

convertirse en un fiel aliado.

“Presentación”

Actividad

“Expectativas”

Actividad 1

• ¿Qué esperan del curso? ¿Qué esperan del curso?

• ¿Qué ofrecen para el desarrollo del mismo?¿Qué ofrecen para el desarrollo del mismo?

OBJETIVOS DEL TALLER

• Objetivos del Curso :

– Identificar las características de su estilo personal de uso del tiempo y su

vinculación con la productividad.

– Ayudar a los preventistas y merchandisers a definir prioridades para lograr una

mejor administración de su cartera de clientes y optimizar los tiempos de visita.

– Brindar herramientas de planificación y coordinación de trabajo previo y durante

la visita.

– Elaborar un plan de acción orientado a hacer un mejor aprovechamiento del

tiempo laboral

• Competencias que se construyen:– Planificación y Control– Criterio y autonomía

• Factores de Éxito:– Crecimiento de ventas y SOM a través de mayor eficiencia de ruta

• Pre Taller: Relevamiento de la distribución de los tiempos del Preventista

• Sesión I : Comprendiendo al tiempo

• Sesión II: Construyendo la Matriz del tiempo propio

• Sesión III : Construyendo la Matriz del tiempo propio

• Sesión IV : Compartiendo aprendizajes de otro territorio

• Sesión V : Cómo estamos aprovechando el tiempo

• Sesión VI: Elaborando un Plan de Acción de Mejora

• Audiencia sugerida: Preventistas - Merchandisers

• Diseño del Curso:

– Incluye una actividad Pre Taller de Relevamiento de la distribución de los tiempos del Preventista, que la empresa puede optar por realizar.

– Estructurado en Sesiones de 2hs, con actividades motivacionales, marco conceptual áulico y ejercicios prácticos.

• Duración Total del curso: 14hs (6 sesiones de aula de 2hs cada una, más 2 hs actividades preparatorias fuera de aula)

CONTENIDOS

Comprendiendo al tiempo

SESIÓN I

Agenda de la Sesión I

• Importancia de trabajar el tema “tiempo”

• Concepto y significado del tiempo

• El tiempo y la planificación

• El tiempo como recurso

• El tiempo real y el tiempo percibido

Importancia de trabajar el tema “tiempo”

Actividad 2

¿Por que hoy es importante hacer hoy un

taller de aprovechamiento del tiempo en

las empresas?

¿Por qué hacer un taller sobre el tiempo?

Por las características del recurso tiempo:• Es uno de los recursos más importantes, escasos y caros

para el cual no existe un substituto.

• Es una variable a manejar y controlar para si se desean alcanzar objetivos predefinidos.

Por los cambios en la sociedad:• Cambio tecnológico

• La vida moderna introdujo en el ámbito laboral un nuevo concepto: PRISA / APURO, que puede producir estrés, agotamiento e ineficacia

Por los cambios en la gestión de las empresas• Las exigencias de los clientes acortan los plazos de entrega

• La cantidad de trabajo aumenta

• Se trabaja más horas

¿Qué hacer entonces…?

En función de la situación descripta, concluimos que es necesario…

– Analizar y reflexionar el tema del tiempo

– Reconocer la manera en que cada uno aborda y considera el tiempo en su trabajo y en su vida personal

– Analizar el impacto que el modo actual de usar el tiempo tiene en las personas y en la empresa

– Identificar algunas técnicas que puedan contribuir a hacer un mejor uso del tiempo tanto laboral, como personal y familiar.

Concepto y significado del tiempo

Actividad 3

Concepto y significado del tiempo

¿Qué es el tiempo y qué significa para nosotros?

¿Ha cambiado nuestra perspectiva del tiempo a lo largo de los años?

¿Qué poder ejerce sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos?

¿Qué es el tiempo y qué significa para nosotros?

• El tiempo es un recurso único e invaluable

• Puede aprovecharse al máximo o dejarse pasar

• Bien utilizado, puede convertirse en un fiel aliado

• No está ni a favor ni en contra nuestro, somos nosotros los únicos

responsables de su manejo positivo o negativo.

• Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo

• No se puede guardar o acumular para otro momento.

• Una vez pasado ya no se recupera.

• Cualquier actividad requiere tiempo.

¿Ha cambiado nuestra perspectiva del tiempo a lo largo de los años?

Síntomas:

• No hay tiempo para almorzar• Cultura del video clip (muchas imágenes en poco tiempo)• Auto – Mac• Comer en el escritorio mientras se trabaja• Reemplazo del almuerzo por barras de cereales• Comidas rápidas• Mala alimentación• Vacaciones de fin de semana• Televisión las 24hs• Kioscos las 24hs• Mercados abiertos las 24hs• Etc.

Ahora Vivimos Acelerados!!!!Ahora Vivimos Acelerados!!!!Ahora Vivimos Acelerados!!!!Ahora Vivimos Acelerados!!!!

¿Qué poder ejerce sobre lo que hacemos y cómo lo hacemos?

• El tiempo es independiente de nosotros, es ajeno.

• No podemos manejarlo.

• No ejerce ningún poder sobre las personas.

• Aunque muchas veces lo parezca, el tiempo no nos

presiona.

Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para

hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permiteSomos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para

hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permite

Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para

hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permiteSomos nosotros los que “planeamos” más cosas para Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para

hacer de las que el tiempo disponible nos permitehacer de las que el tiempo disponible nos permite

Por lo tanto…

ES UN PROBLEMA DE ES UN PROBLEMA DE PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

ES UN PROBLEMA DE ES UN PROBLEMA DE PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

¿Qué planificamos?

Actividad 4

¿Se puede planificar el tiempo?

¿De qué manera podemos intervenir sobre el tiempo para tener

más del que tenemos?

¿Debemos hablar de Planificación del tiempo o de Planificación de actividades?

“¿Qué planificamos?

¿Podemos controlar el tiempo?

NO!!!

Lo que sí podemos controlar son las actividades que

hacemos en un cierto tiempo

Entonces… ¿qué planificamos?

No es adecuado hablar de “gestionar”, “manejar” o “planificar” el tiempo

Se trata de algo que nosotros no podemos manejar

El tiempo transcurre, no lo podemos detener ni acelerar

¿Cómo gestionar nuestras actividades?

¿Cómo planificar nuestro trabajo en el tiempo que tenemos disponible?

¿cuáles son los hábitos adecuados que nos permiten alcanzar mejores rendimientos?

El enfoque debe estar en:

Planificación

“El que planea las actividades del día por la mañana y

realiza su plan, lleva un hilo que lo guiará a través del

laberinto del día más ocupado. El arreglo ordenado de

su tiempo es como un rayo de luz que alumbra todas

sus ocupaciones; pero donde no hay un plan

establecido, donde el uso del tiempo se rige por la

casualidad, pronto reinará el caos”.

Víctor Hugo

¿Quiénes deben planificar?

NO!!NO!!NO!!NO!!

Gran parte de los actos de nuestra vida Gran parte de los actos de nuestra vida

cotidiana y laboral los planificamos sin cotidiana y laboral los planificamos sin

darnos cuenta o de manera informaldarnos cuenta o de manera informal

Gran parte de los actos de nuestra vida Gran parte de los actos de nuestra vida

cotidiana y laboral los planificamos sin cotidiana y laboral los planificamos sin

darnos cuenta o de manera informaldarnos cuenta o de manera informal

• Cuando preparamos

nuestras vacaciones• Cuando programamos

nuestro trabajo diario• Cuando decidimos el

camino a tomar para visitar

un cliente

¿La planificación está reservada para las empresas y sólo

para sus niveles gerenciales?

TODOSTODOS PLANIFICAMOSPLANIFICAMOS

DE UNA U OTRA MANERA EN NUESTROS TRABAJOS

EL DESAFIO ESTÁ EN EL DESAFIO ESTÁ EN

HACERLO DE MANERA HACERLO DE MANERA

FORMAL Y SISTEMÁTICAFORMAL Y SISTEMÁTICA

EL DESAFIO ESTÁ EN EL DESAFIO ESTÁ EN

HACERLO DE MANERA HACERLO DE MANERA

FORMAL Y SISTEMÁTICAFORMAL Y SISTEMÁTICA

¿Por qué es importante planificar?

Porque gracias a la planificación podremos alcanzar los

resultados de manera eficiente.

Porque gracias a la planificación podremos decir que nuestros

resultados no son obra de la casualidad o el azar sino de

nuestra decisión.

Porque gracias a la planificación podremos enfrentar los

inconvenientes de forma proactiva y no reactiva.

¿Qué es Planificar? Algunas definiciones

IMAGEN DE UN PUNTO DE PARTIDA, UN PUNTO DE LLEGADA Y EL CAMINO

Es establecer un objetivo, para

luego determinar el curso de

acción que debe seguirse para

alcanzarlo.

Es crear un camino desde el

presente hacia el futuro

Consiste en decidir con

anticipación lo que hay que

hacer, quién tiene que

hacerlo, y cómo deberá

hacerse.

La planificación debe

concebirse como un medio

para la consecución de un fin,

objetivo o propósito

Planificar implica priorizar.

Planificación. Conceptos Centrales

Según las definiciones anteriores, planificar implica:

– Establecer objetivos o metas a lograr

– Elegir los medios más convenientes para alcanzar los objetivos (planes)

– Priorizar las actividades a realizar

– Un proceso de toma de decisiones

Tipos de planificación

Planificación Estratégica:Planificación Estratégica:Fija la misión, la visión, los valores, la estrategia y las políticas de la organización en general.

Planificación Táctica:Planificación Táctica:Fijación de objetivos específicos para cada área y para cada empleado y pasos necesarios para cumplir o exceder los objetivos.

Planificación operativa:Planificación operativa:Decidir cómo se utilizarán los recursos para garantizar el logro de los resultados esperados, de la mejor manera.

La Planificación y el Aprovechamiento del tiempo

La Planificación Operativa nos va a ayudar a mejorar la manera en que aprovechamos el tiempo porque nos permiten:

La Planificación Operativa nos va a ayudar a mejorar la manera en que aprovechamos el tiempo porque nos permiten:

Planificar el trabajoPlanificar el trabajo

Formular Planes de Acción de MejoraFormular Planes de Acción de Mejora

Organizar el trabajo: Pensar y mejorar el modo en que se realizan las actividades en el día a día

Promover cambios: Elaborar e implementar cambios orientados a modificar comportamientos o procesos de trabajo

El tiempo como un recurso

Recursos en las empresas

• las personas

• el dinero

• los materiales

• las máquinas

• los métodos de trabajo

• la dirección

• EL TIEMPO+

El tiempo. Un recurso muy particular…

• No lo podemos alquilar• No lo podemos comprar• No podemos conseguir más que 24hs por

día• Es perecedero• No puede ser almacenado• No puede ser reemplazar por ningún otro

recurso.

El tiempo como recurso

• No se lo toma en cuenta porque se lo considera como dado e inagotable

¿Qué consecuencias tiene sobre las empresas?

• No se lo toma como un recurso que debe aprovecharse

• No se lo vincula con la eficiencia

• No se lo toma como un recurso que debe aprovecharse

• No se lo vincula con la eficiencia

El tiempo y la eficiencia

• las personas

• el dinero

• los materiales

• las máquinas

• los métodos de trabajo

• la dirección

• EL TIEMPO

+

EFICIENCIA

Eficiencia

Es el logro de las metas con la menor

cantidad de recursos.

Resultados

RecursosE =

Eficiencia en el uso del tiempo

Es el logro de las metas con la menor

cantidad de recursos.

E =Resultados Obtenidos

Tiempo empleado

A menor tiempo empleado,

mayor eficiencia.A menor tiempo empleado,

mayor eficiencia.

El tiempo real y el tiempo percibido

Actividad 5

551010

1515

2020

25253030

35354040

4545

50505555 6060

StartStart

551010

1515

2020

25253030

35354040

4545

50505555 6060 1 Minuto1 Minuto

Para la reflexión

• ¿Por qué creen que sucede esta diferencia entre el tiempo que uno percibe y el tiempo real?

• ¿Les parece que esto es una característica propia del ser humano o tiene que ver con nuestra forma actual de vida?

• ¿Qué consecuencias tiene para el trabajo de cada uno?

• ¿Qué consecuencias tiene para la vida personal y familiar?

Construcción de la Matriz del Tiempo

Actividad 6

¿Qué es la Matriz del Tiempo?

• Es una grilla que permite ordenar todas las actividades de un trabajo según criterios de urgencia e importancia.

• Permite ver y analizar el modo en que se distribuye el tiempo laboral.

• ¿A qué tipo de actividades se le está dedicando el mayor tiempo?

• ¿A cuáles se les dedica un tiempo menor cuando, en realidad, merecen la mayor dedicación?

Construcción de la Matriz del Tiempo – 5 Etapas

• ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO (fuera del aula)

–Objetivo: Identificar todas las actividades que realiza efectivamente el Preventista en una

semana de trabajo.

• ETAPA 2: LO IMPORTANTE

–Objetivo: Identificar y clasificar las actividades o tareas que integran el puesto de trabajo en

función del criterio de Importancia.

• ETAPA 3: LO URGENTE

–Objetivo: Identificar y clasificar las tareas o actividades que integran el puesto de trabajo en

función del criterio de Urgencia.

• ETAPA 4: CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DEL TIEMPO

–Objetivo: Construir la Matriz del tiempo, identificando la distribución de sus actividades

laborales en función de criterios de Importancia y Urgencia.

• ETAPA 5: REFLEXION

–Objetivo: Reflexionar sobre el modo en que cada uno distribuye sus actividades y el impacto

que dicha distribución tiene en el trabajo del preventista y en los resultados de la empresa.


Actividad 6: Fuera del Aula

ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO

Ejemplo

MATRIZ DEL TIEMPO

Planilla 1: Lista de las Actividades de mi puesto

• Verificar Imagen externa Incorrecto(Incluye muchas

tareas más simples)

• Chequear presentación externa• Reemplazar material de comunicación externa• Agregar material de comunicación externa• Informar al superior sobre necesidad de nueva cartelera

Correcto

Ideas Fuerza

Cambios sociales y cambios en las empresas.

Debemos lograr eficiencia en el uso del tiempo

Se trata de planificar nuestras actividades

El tiempo es un recurso muy particular

Diferencias entre el tiempo percibid y el tiempo real

Y para cerrar el día…

Hoy puede ser un gran día (Joan Manuel Serrat)Hoy puede ser un gran día (Joan Manuel Serrat)


SESIÓN II

Agenda de la Sesión 2

• Repaso Sesión I

• Refrescando las rutinas de trabajo

• Ley de Pareto o la regla del 80/20

• Factores clave para Planificar el trabajo

• Criterios para priorizar actividades

• Construcción de la Matriz del Tiempo

– Etapa 2: Lo Importante

– Etapa 3: Lo Urgente

Repaso Sesión I

Actividad 7

Rutinas de trabajo

Agenda de un día de trabajo

Reuniones matinales Participar de la reunión con el Desarrollador de Negocios, Supervisor de Ventas y Gtes de ZonaRevisión de Indicadores Check de reportes de ventas y ejecución, cambios en condiciones de pagos y retornos.Planificación de ruta Revisar objetivos para el dia (volumen, spots, coberturas, etc) y el listado de clientes a visitar o

con no-conformidad en REDPreparación de la visita Proveerse de los lineamientos, propuestas, materiales de merchandising y otros materiales para

el dia de trabajoAgendas y visitas Visitar al primer cliente de ruta aprox. a las 8.30hs AM y seguir la secuencia de visitas.

Antes de la salida

En el Cliente

Nuevos Clientes Estar atentos durante el recorrido a la captura de nuevos clientes o exclusivos de la competenciaAnalizar la situación del cliente Previo a la visita refrescar las condiciones de crédito, Programas comerciales y FdE del cliente.

Repasar objetivos de ventas, vencimientos de productos y promociones.Verificar Imagen externa Chequear presentación externa, reemplazar o agregar material de comunicación externa, combos

o portafolio de consumo inmediato. Informar al superior sobre necesidad de nueva carteleria.Saludo inicial Recordar el nombre del cliente y darse a conocer por su nombre o apodo. Ser cordial y amable.Verificar Ejecución interna Verificar la activación de los puntos de conexión claves, la ubicación y estado de las heladeras.

Revisar y o reemplazar las condiciones del POP interno.Precios Validar marcación de precios y controlar vs precios sugeridos para el canal/segmentación.

Marcar/corregir nuevos precios de ser necesario. Informar al cliente de los ajustes realizados.Inventario de productos Chequear disponibilidad de productos claves a la vista, stock, condición de almacenamiento.

Monitorear fecha de vencimiento y rotar según PEPS.Exhibición de productos Reponer y ordenar productos de acuerdo a la FdE. Rellenar heladera y otros puntos de conexión.

Tomar ventaja de puntos de exhibición libres o temporalmente vacíos y colocar productos.Heladeras Revisar condiciones de seguridad y funcionamiento de los equipos de frío, luces y comunicación Promociones y Competencia Relevar información de la competencia y tomar nota para el Desarrollador de Negocios.Conformidad del Cliente Comentar con el cliente el trabajo realizado y oportunidades de ejecución vs los lineamientos.Cierre de visita Agradecer al cliente su esfuerzo por la ejecución, relevar inquietudes y agendar nueva visita.Luego de rutaProcesamiento de Ventas En caso de haber efectuado ventas, bajar información de Palm para procesamiento.Reporte de novedades Informe a su superior sobre novedades del dia, acciones de la competencia o requerimiento de

los clientes. Reporte nuevos espacios ganados / perdidos.

Lineamientos : Antes de la Salida al mercado

Entender nuevos lineamientos, planes comerciales y focos del dia

Proveerse del POP necesario para activar los clientes

Revisar el listado de clientes a recorrer y ajustar orden si fuera necesario

Tener presente todas las acciones promocionales vigentes por canal y tipo de cliente.

En caso de tomar pedido, verificar el correcto funcionamiento de la palm/ hand-held

Lineamientos : En el recorrido

Caminar entre caminos alternativos para detectar nuevos clientes y reportar alta.

Realizar el recorrido en forma ordenada para eficientizar tiempos

Dejar una nota de visita si el cliente estuviera cerrado o no pudiera atender y no fuera posible regresar en otro horario.

Revisitar alternadamente clientes exclusivos de la competencia para identificar oportunidad de convertirlo.

Relevar acciones de la competencia que pudieran verse en la via pública o próximos a los clientes.

Lineamientos : Frente al local

Verificar estado general de la marquesina y cartelería permanente

Renovar afiches externos (consumo inmediato y promocional) si estuvieran desactualizados o en mal estado

Verificar ubicación de stoppers y presencia de los mismos.

Rellenar heladera externa. Debe estar al menos 70% llena.

Lineamientos : Dentro del Local

Verificar el stock del cliente y tomar nota de los faltantes para informar a su supervisor

Reponer en los diferentes puntos de conexión los productos faltante (góndola, racks, anaqueles, equipos de frio, punteras, islas, etc)

Asegurarse la rotación de producto según PEPS (primero entrado, primero salido) Fecha de vencimiento mas próxima debe ir por delante.

Verificar limpieza y estado de los productos

Detectar productos de otras franquicias para informar al supervisor

Verificar o ajustar la presentación de los distintos sectores segun % de SOVI y orden de marcas y empaques

Retirar de la venta producto vencido, con tapa dañada, sin etiqueta o en mal estado. Colocar precintos para devolución.

Lineamientos : Dentro del Local

Informar sobre nuevas promociones o planes comerciales

Detectar oportunidad de colocación de racks en puntos calientes

Detectar oportunidad de armado de islas promocionales en zonas de alto tránsito

Armar o mantener activación de punteras o anaqueles : Foco principal en productos claves; foco secundario próximo a competencia.

Verificar y activar precios a consumidor en forma clara y visible.

Verificar o renovar materiales de comunicación temporales o promocionales.

Relevar la siguiente información :Combos, publicaciones de la competencia, lanzamientos .Desviós a la ejecución que no este a su alcance resolverMal funcionamiento de equipos de frío para informar al servicio técnicoPlanes comerciales

Ley de Pareto o la regla del 80/20

¿Qué idea transmite esta frase?

No nos podemos permitir el lujo de gastar

demasiado tiempo en cosas pequeñas,

mucho menos invertir poco tiempo en

grandes cosas.

Jim Rohn

Distribución del tiempo

Las tareas a realizar no son todas iguales, algunas tienen mas

impacto que otras sobre los resultados

Por lo tantoPor lo tanto

Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que

más impacto tienen sobre los resultadosmás impacto tienen sobre los resultadosDebemos dedicar mas tiempo a las tareas que Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que

más impacto tienen sobre los resultadosmás impacto tienen sobre los resultados

Destinar demasiado tiempo a tareas

poco relevantes.Destinar demasiado tiempo a tareas

poco relevantes.

ERROR

FRECUENTE

Ley de Pareto o la regla del 80/20

20% de las acciones20% de las acciones

generan80% de los 80% de los resultadosresultados80% de los 80% de los resultadosresultados

20%20%

80%80%Acciones con valor agregado

Es necesario

invertir mas tiempo

Ley de Pareto

Actividad 8

• ¿Cuál es el 20% de sus tareas que mayor valor agregan a sus resultados?

• ¿Está dedicando el tiempo suficiente a esas actividades?

Planificar el trabajo

Factores clave para Planificar el trabajo

Para hacer una correcta Planificación del trabajo es necesario:

1. Conocer las responsabilidades

2. Tener claro los objetivos

3. Priorizar tareas


• Cada uno debe conocer y delimitar sus responsabilidades.

• Haga una lista de las tareas de las que se compone su trabajo

• Si no tiene una descripción del trabajo, debe buscarla.

• Una vez conocido el trabajo, la forma de hacerlo depende de cada uno, siempre que se respeten las normas generales de la empresa.

1º - Conocer las responsabilidadesCLAVECLAVE

Luego de comprendido esto, será más fácil conocer sus objetivos e Luego de comprendido esto, será más fácil conocer sus objetivos e identificar sus prioridadesidentificar sus prioridades

Funciones y Responsabilidades de los preventistas

Fuera del Punto de Fuera del Punto de VentaVenta

Respetar la frecuencia de visita

Proveerse de los elementos de la Ejecución Básica

Mantenerse alerta a cualquier actividad de la competencia

Relevar y comunicar a sus supervisor las inquietudes, objeciones o necesidades del cliente

En el Punto de En el Punto de VentaVenta

Brindar a los clientes servicio de excelencia

Identificar y Activar los puntos clave de ejecución

Exhibir correctamente nuestros productos

Marcar los precios a consumidor y resaltar ofertas

Mercadear adecuadamente el local con POP

Activar Promociones o lanzamientos de nuevos productos


• Establecer un objetivo es determinar y definir el resultado que queremos lograr en un plazo determinado de tiempo.

• Dan una idea clara de qué es lo que hay que hacer y cuál es el tiempo disponible.

• Sin objetivos no es posible plantear cuándo comenzar, ni cuanto tiempo se va a tardar, ni cuándo se va a terminar.

2º - Tener claro los objetivosCLAVECLAVE


Conocer los objetivos ayuda a:

• Armar agendas de trabajo

• Focalizar en lo que se está haciendo

• Tener claro lo que se debe obtener

• Monitorear el grado de cumplimiento

• Hacer un seguimiento del trabajo

• Evita pérdidas de tiempo

2º - Tener claro los objetivos (continuación)

Objetivos de los Preventistas

Objetivos de Performance:

• Volumen ventas

• Participación de mercado (SOM)

Objetivos de Ejecución:

• % de visitas efectivas• % cobertura de productos• % SOVI


• Implica ordenar las tareas, estableciendo algún criterio y en función de su contribución al logro de los objetivos

• Si no se identifican prioridades se hace más difícil alcanzar los objetivos en un tiempo determinado

3. Priorizar tareasCLAVECLAVE

La esencia de la administración efectiva La esencia de la administración efectiva del tiempo y la vida consiste en del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades organizar y ejecutar prioridades

equilibradas.equilibradas.

La esencia de la administración efectiva La esencia de la administración efectiva del tiempo y la vida consiste en del tiempo y la vida consiste en organizar y ejecutar prioridades organizar y ejecutar prioridades

equilibradas.equilibradas.

Construcción de la Matriz del Tiempo – 5 Etapas

• ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO (fuera del aula)

–Objetivo: Identificar todas las actividades que realiza efectivamente el Preventista en una

semana de trabajo.

• ETAPA 2: LO IMPORTANTE

–Objetivo: Identificar y clasificar las actividades o tareas que integran el puesto de trabajo en

función del criterio de Importancia.

• ETAPA 3: LO URGENTE

–Objetivo: Identificar y clasificar las tareas o actividades que integran el puesto de trabajo en

función del criterio de Urgencia.

• ETAPA 4: CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DEL TIEMPO

–Objetivo: Construir la Matriz del tiempo, identificando la distribución de sus actividades

laborales en función de criterios de Importancia y Urgencia.

• ETAPA 5: REFLEXION

–Objetivo: Reflexionar sobre el modo en que cada uno distribuye sus actividades y el impacto

que dicha distribución tiene en el trabajo del preventista y en los resultados de la empresa.

Construcción de la Matriz del Tiempo – Etapa 2

Actividad 9

LO IMPORTANTE

¿Qué es Importante?

Las tareas importantes son aquellas que tienen

que ver con los resultados, y que tienen un

impacto relevante en el futuro de la empresa.

Las tareas importantes son aquellas que tienen

que ver con los resultados, y que tienen un

impacto relevante en el futuro de la empresa.

• Lo importante contribuye a nuestras metas de alta prioridad

• Lo importante se vincula con el desarrollo de nuestra capacidad de

respuesta futura a los desafíos del entorno.

• Lo importante que no es urgente requiere comportamientos proactivos

Ejemplos de Tareas Importantes y No Importantes

IMPORTANTES

• Establecer buen trato y una relación

de confianza con los clientes

• Revisar objetivos para el día

(volumen, spots, coberturas, etc) y

el listado de clientes a visitar

• Previo a la visita a un cliente,

refrescar las condiciones de crédito

• Informar al servicio técnico sobre el

mal funcionamiento de equipos de

frío

NO IMPORTANTES

• Recibir una llamada de un amigo

durante el recorrido

• Contestar cadenas de correos

electrónicos


Actividad

LO URGENTE

¿Qué es Urgente?

Las tareas urgentes son aquellas que exigen atención

inmediata, cuyo resultado es exigido por alguien

importante (jefe o cliente), con un plazo de entrega

determinado, muy cercano o quizás ya vencido.

Las tareas urgentes son aquellas que exigen atención

inmediata, cuyo resultado es exigido por alguien

importante (jefe o cliente), con un plazo de entrega

determinado, muy cercano o quizás ya vencido.

• Lo urgente es por lo general muy visible

• Lo urgente tiene una persona reclamando

• Lo urgente actúa sobre las personas, presiona, reclama acción

• Lo urgente exige comportamientos reactivos

Ejemplos de Tareas Urgentes y No Urgentes

URGENTES

• Atender a un cliente que nos está

llamando por teléfono

• Ir a una reunión que comenzó hace 5

minutos

• Reparar una goma del auto que se

desinfló media hora antes de salir a

trabajar

• Un cliente llama minutos antes de

terminar la jornada laboral modificando el

pedido a recibir el día siguiente

• Retirar productos de la competencia de

las heladeras propias

• Responder a un cliente que llama porque

no le llegó el pedido hecho ayer.

NO URGENTES

• Preocuparse por un tema familiar

comentado por un cliente

• Capacitarse en técnicas de venta

• Planificar el trabajo de la semana

siguiente

• Comprar zapatos cómodos para el

trabajo

Ideas Fuerza

El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados

Necesidad de planificar el trabajo

Matriz del tiempo

Necesidad de Priorizar las tareas en función de criterios

Lo Importante y Lo Urgente


SESIÓN III

Repaso Sesión II

Actividad 11

Agenda de la Sesión III

• Construcción de la Matriz del Tiempo

– Etapa 4: Construcción de la Matriz Propia

– Etapa 5: Reflexión sobre la Matriz Propia

• Analizando Cada Cuadrante

• Características de las personas efectivas

• Matriz del Tiempo y la Efectividad

• Preguntas para la reflexión


Actividad 11

MATRIZ DEL TIEMPO

¿Qué es la Matriz del Tiempo?

• Es una grilla que permite clasificar todas las actividades según criterios de urgencia e importancia.

Actividades Importantes pero

No Urgentes

Actividades No Importantes y No Urgentes

Actividades Urgentes e Importantes

Actividades Urgentes pero No Importantes

Matriz del Tiempo

• Nos permite ver y analizar el modo en que distribuimos nuestro tiempo laboral.

• ¿A qué tipo de actividades le estamos dedicando el mayor tiempo?

• ¿A cuáles les dedicamos un tiempo menor cuando, en realidad, merecen la mayor dedicación?

¿En qué nos puede ayudar la Matriz del Tiempo?

Aprovechar mejor el tiempo

Aprovechar mejor el tiempo

Nos Permite

Lograr mayor Efectividad

Lograr mayor Efectividad

Y

Matriz del tiempo

Cuadrante ITareas que generan

resultados significativos.

Cuadrante IITareas con alto poder

para generar capacidad de producción.

Cuadrante IVTareas que deberían

dejar de hacerse, delegarse o destinar

menos tiempo.

Cuadrante IIITareas que parecen

importantes, pero generalmente remiten a

expectativas y prioridades de otros.

Matriz del tiempo

CUADRANTE ICrisisProblemas apremiantesProyectos, reuniones y reparaciones contra relojQuejas de los clientesProyectos cuyas fechas vencenAlgunas visitasAlgunas llamadasAlgunas reunionesAlgunos correos

CUADRANTE IIPrevenciónPreparación y planificaciónReconocer nuevas oportunidades de desarrollo e innovación Aclaración de valoresDesarrollar Capacidad de Producción (CP)Construir relaciones con clientes o compañerosAlgunas visitas. Algunas llamadasAlgunas reuniones. Algunos correos

CUADRANTE III

Interrupciones

Algunas llamadas

Algunos correos

Algunos informes

Algunas reuniones

Muchos asuntos inmediatos

CUADRANTE IV

Trivialidades

Algunas llamadas

Pérdidas de tiempo,

Actividades “escape”

Correos irrelevantes

Algunas discusiones

¿Cómo completar la Matriz del Tiempo?

Planilla 2: Actividades Importantes

a) Actividades Muy Importantes

Deben hacerse

b) Actividades ImportantesEs necesario hacerlas

c) Actividades No tan importantesPueden no ser necesarias

d) Actividades Sin importanciaPueden eliminarse

Planilla 3: Actividades Urgentes

A) Actividades Muy UrgentesNo pueden esperar

B) Actividades Urgentes Deben hacerse pronto

C) Actividades No tan UrgentesDeben hacerse a mediano o largo

plazo

D) Actividades Sin UrgenciaEl tiempo no es un factor

Partimos de las Planillas ya elaboradas:

Tenemos que volcar estas planillas en la Planilla 4: Matriz del Tiempo

¿Cómo trasladar las Planillas 2 y 3 a la Matriz?

Planilla 4: Matriz del Tiempo

Urgente No urgente

Importante

Cuadrante I

Tareas Importantes a y b

Tareas Urgentes A y B

Cuadrante II

Tareas Importantes a y b

Tareas Urgentes C y D

No Importante

Cuadrante III

Tareas Importantes c y d

Tareas Urgentes A y B

Cuadrante IV

Tareas Importantes c y d

Tareas Urgentes C y D


ANALIZANDO CADA CUADRANTE

• Compuesto de las actividades urgentes e importantes.

• Generan resultados significativos

• Tareas que reclaman atención inmediata

• Se las puede denominar como crisis o problemas: se vienen

encima, son fuerzas exteriores a las cuales hay que

responder

• Exigen comportamientos reactivos.

• Este cuadrante puede crecer

hasta que nos domina.

• “Apagador de incendios”.

Matriz del tiempo. Cuadrante I

• Compuesto por actividades Urgentes pero No Importantes.

• Interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc.

• En general representan deseos y necesidades de otros, que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes I y II.

• Ceder es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal

Matriz del tiempo. Cuadrante III

• Compuesto por actividades no urgentes y no importantes.

• Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado,

pérdidas de tiempo, etc.

• Pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear

una crisis por falta de previsión y preparación adecuada

para enfrentar nuestros problemas.

• La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales

resultantes de este cuadrante.

• Quienes dedican mucho tiempo al

cuadrante I suelen refugiarse aquí

Matriz del tiempo. Cuadrante IV

• Compuesto de actividades no urgentes pero importantes.

• Es el corazón de la auto-administración efectiva.

• Incluye construir relaciones, redactar un enunciado de la

misión personal, la planificación de largo alcance, la

ejercitación, el mantenimiento preventivo

• Tareas que sabemos que hay que hacer pero que solemos

eludir, porque no son urgentes.

Matriz del tiempo. Cuadrante II

• Las personas efectivas permanecen fuera de los Cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son importantes.

• Pasan más tiempo en el cuadrante II, y así reducen la cantidad de tareas del cuadrante I.

• Las personas efectivas son básicamente proactivas, se anticipan a las tareas del cuadrante I.

• Cuanto más tiempo se dedique al cuadrante II más manejables serán las crisis

• Las personas efectivas se dedican más a la prevención de crisis (cuadrante II) que a “apagar incendios” (Cuadrante I).

Características de las Personas Efectivas

Apagando incendios

Es necesario esforzarse por distinguir

lo urgente de lo importante, para no

estar todo el tiempo “trabajando de

bombero”, “apagando fuegos” y

olvidando lo trascendental del

trabajo.

Es necesario esforzarse por distinguir

lo urgente de lo importante, para no

estar todo el tiempo “trabajando de

bombero”, “apagando fuegos” y

olvidando lo trascendental del

trabajo.

Paradoja

“Lo que resulta

verdaderamente urgente, es

ocuparse de lo importante.“

“Lo que resulta

verdaderamente urgente, es

ocuparse de lo importante.“

Matriz del Tiempo y la Efectividad

• La efectividad, entendida como el

equilibrio entre P/CP, dependerá

del balance que se logre entre la

energía asignada a atender lo

Urgente y la energía asignada a lo

Importante.

CPP

EquilibrioP/CP

UrgenteImportante

CONSTRUCCION DE LA MATRIZ DEL TIEMPO

Actividad 13

ETAPA 5: REFLEXIÓN

Preguntas para la reflexión:

1. ¿Cómo ve su actual distribución de las actividades?

2. ¿Cuál es el porcentaje de tiempo que le dedica a cada uno de los cuadrantes?

3. ¿Cuál es el cuadrante que le consume el mayor porcentaje de tiempo? ¿cuál es el que consume el menor porcentaje?

4. En función de los conceptos vistos durante el taller, ¿cree que la distribución actual de su tiempo es la más eficaz?

5. ¿Qué porcentaje de su tiempo dedica a los cuadrantes III y IV?

6. ¿Qué tareas de los cuadrantes III y IV podría dejar de hacer o al menos dedicarle mucho menos tiempo que el actual?

7. ¿Qué porcentaje de su tiempo dedica al Cuadrante I? ¿Cuántas de las actividades del Cuadrante I son “apagar incendios”? ¿Cuántas de estas actividades se podrían prevenir?

8. ¿Qué actividades debería hacer en el Cuadrante II para reducir las actividades que tiene en el Cuadrante I identificadas como “apagar incendios”?

9. ¿Qué sugerencias puede hacer a la empresa para que disminuyan las tareas del Cuadrante I, III y IV y aumenten las del Cuadrante II?

Ideas Fuerza Sesión II y III

El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados

Necesidad de planificar el trabajo

Matriz del tiempo

Priorizar en función de criterios de Importancia y Urgencia

Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante

Las personas efectivas no están en el Cuadrante III o IV

Las personas efectivas dedican más tiempo al Cuadrante II

Compartiendo aprendizajes de otro territorio

SESIÓN 4:

Agenda de la Sesión IV

• Repaso Sesión II y III

• Película: Compartiendo aprendizajes de otros territorios

– Contenido del video

– Temas abordados durante la entrevista

• Uso y control del tiempo propio

• Planificación de actividades y estrategias de aprovechamiento del tiempo

• Ideas y estrategias para aprovechar el tiempo

Repaso Sesión II y III

Actividad 14

Compartiendo aprendizajes de otros territorios

Película

Contenido del Video

• Entrevista a Preventistas de la Empresa Reginald Lee SA

• Objetivo: compartir diferentes experiencias y estrategias positivas utilizadas por ellos para hacer su trabajo de manera más efectiva

• La entrevista se estructuró en base a dos ejes temáticos:

1. Uso y control del tiempo

2. Planificación de actividades y estrategias de aprovechamiento del tiempo

Temas abordados en la entrevista

• Recorrido de visita a los clientes

• Zonas con características diferentes que exigen estrategias diferentes

• Clientes con características diferentes que exigen tratos diferentes

• Planificación del tiempo y control del tiempo laboral

• Estrategias frente a la salida de productos nuevos

• Estrategias de aprovechamiento del tiempo

• El preventista como socio del cliente

• El clima laboral y el trabajo del preventista

• La tecnología al servicio del aprovechamiento del tiempo

• Definición de prioridades

• Relaciones basadas en la confianza


Actividad 15: Película

Eje 1: Uso y control del tiempo propio

¿Está de acuerdo con las siguientes afirmaciones? ¿Por qué?

1. El preventista tiene la posibilidad de variar la secuencia de clientes en función del horario de cierre del local.

2. Hay zonas cuyos clientes demandan más tiempo que otras.

3. Al cliente del centro “le gusta más que le estés encima, que le hablés, que le prestés la oreja para ciertas cosas…”.

4. El tiempo destinado a cada cliente no se puede planificar previamente, sino que es “el día a día”.

5. El preventista experimentado ya conoce los tiempos de los clientes.

6. El preventista dispone del tiempo suficiente para hacer su trabajo en forma cómoda.

7. Todos los preventistas se manejan de forma similar.

8. Los preventistas pueden cruzarse de rutas y colaborar con algún compañero.

9. El preventista tiene total y absoluto control sobre su tiempo laboral.

¿Cómo actuar cuando salen productos nuevos?

1. ¿Deben modificar de alguna manera la rutina habitual de trabajo?

2. ¿Lo comunican el mismo día a todos los clientes o a algunos un día y al resto en otro momento? ¿De ser así, cuál es el criterio para seleccionar a quién se lo comunican y a quién no?

3. ¿A algunos clientes se lo mandan aunque no lo pida? ¿Cuál es el criterio para decidir a quién se lo pueden enviar sin que lo pida y a quién no?


Actividad 16: Película

Eje 2: Planificación de actividades y

estrategias de aprovechamiento del

tiempo

¿Está de acuerdo con las siguientes afirmaciones? ¿Por qué?

1. Hay muchos clientes grandes a los que el preventista les puede armar el pedido, mantener el stock, y hacer que no le falten productos en góndola.

2. Cuando un cliente tiene cerrado su negocio el preventista le puede armar un pedido en función a lo que habitualmente vende.

3. El clima de trabajo y el sentirse apoyado en la empresa es fundamental para salir tranquilo y cómodo a la calle.

4. El merchandising es lo que mas tiempo lleva

Responder a las siguientes preguntas para cada uno de los temas

1. Tareas que pueden pasar a un segundo plano

¿Qué actividades o tareas pasan a un segundo plano y pueden posponerse cuando hay un limitante de tiempo, es decir, cuando no alcanza el tiempo y no pueden extenderse en el horario de trabajo?

2. Llamar por teléfono a los clientes

¿Se puede llamar por teléfono a algunos clientes si un día no se llega con el recorrido? ¿Cuál es el criterio para decidir a quienes llamar?

3. Tecnología para aprovechar mejor el tiempo

¿Con qué herramientas cuentan o sería necesario contar para lograr un mejor aprovechamiento del tiempo?¿A lo largo de los años, ha variado el tiempo dedicado a las tareas administrativas? ¿Cómo? ¿Cuál fue la causa?

4. Prioridades

¿Quién decide las prioridades? ¿Cuáles son los criterios para definirlas?

5. Ganarse la confianza del cliente

¿De qué manera el preventista se puede ganar la confianza del cliente? ¿En qué cuadrante de la Matriz del tiempo se podrían ubicar las tareas orientadas a ganar la confianza del cliente?

Listado de Ideas y Estrategias para Aprovechar el Tiempo

Actividad 17

Estrategias comentadas en el video

• Preparar los afiches con los precios antes de salir a la calle.

• Modificar los recorridos salteando a algunos clientes que estén cerrados y volver luego.

• Si hay que esperar a un cliente, se puede visitar a otro y luego regresar.

• Si hay confianza y conocimiento con el preventista, algunos clientes le piden que haga el pedido.

• Arrancar el recorrido de atrás para adelante.

• Darle el número de teléfono móvil y la dirección de correo al cliente.

• Calcular de no llegar a los colegios en los horarios de los recreos.

• Cambiar los precios en dos visitas en vez de todo en una.

• Logra que muchos clientes hagan parte del trabajo del preventista, tal como rotar la mercadería, pegar los afiches, etc.

Ideas Fuerza

Diferentes clientes exigen estrategias diferentes

Control del tiempo propio

Diferentes zonas permiten estrategias diferentes

Estrategias para aprovechar el tiempo

Experiencias de preventistas

Cómo estamos aprovechando el tiempo

SESIÓN V

Agenda de la Sesión V

• Repaso Sesión IV

• Beneficios del Aprovechamiento del tiempo

• Efectividad en las organizaciones

• Relato del Hachero Esforzado

• Indicadores de gestión

• Relación entre Indicadores y Objetivos

• Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo

Repaso Sesión IV

Actividad 8

Beneficios del Aprovechamiento del Tiempo

Actividad 19

Beneficios del aprovechamiento del tiempo

“¿Qué ventajas o beneficios pueden obtener las

personas y la empresa si se logra hacer un buen

aprovechamiento del tiempo laboral?”

Beneficios del aprovechamiento del tiempo

Beneficios para la persona:

• Disponer de más tiempo

• Organizar mejor su trabajo

• Trabajar más relajado

• Ser más productivo

• Disminuir su estrés

• Identificar más clientes potenciales

• Mejor relacionamiento con los clientes

• Mejores resultados que impactan en la compensación

• Mejor salud física y mental

• Menos estrés y menos fatiga

Beneficios para la empresa:

• Planificar mejor

• Ser más productivos

• Mejores resultados

• Incrementar las ventas

• Mejorar el ambiente de trabajo

• Mejorar las comunicaciones

Efectividad en las organizaciones

Equilibrio entre Beneficios

de la Empresa y Beneficios

de sus miembros

P= Producción de los resultados esperadosCP= Capacidad de Producción

Equilibrio entre

P / CP=

Imagen de balanza

Equilibrio entre P y CP

Imagen de un auto viajando

Punto de PartidaBuenos Aires

Punto de LlegadaCórdoba

P= Producción= llegar a Córdoba

CP= Capacidad de Producción = hacer mantenimiento al auto para que conserve su capacidad de llegar a Córdoba

IMAGEN

IMAGEN DEL AUTO EN EL MECANICO HACIENDO UN SERVICE O SIMILAR

El hachero esforzado*

Relato

* Autor desconocido

El hachero esforzado

Había una vez un hachero que se presentó a trabajar en una maderera. El sueldo era bueno y las condiciones de trabajo mejores aún; así que el hachero se decidió a hacer un buen papel.

El primer día se presentó al capataz, quien le dio un hacha y le designó una zona.

El hombre entusiasmado salió al bosque a talar.

En un solo día cortó dieciocho árboles.

—Te felicito –dijo el capataz— sigue así…Animado por las palabras del capataz, el hachero se decidió a mejorar su propio desempeño al día siguiente; así que esa noche se acostó bien temprano.

Poner Imágenes


A la mañana se levantó antes que nadie y se fue al bosque.

A pesar de todo el empeño, no consiguió cortar más que quince árboles.

—Me debo haber cansado –pensó y decidió acostarse con la puesta del sol.

Al amanecer, se levantó decidido a batir su marca de dieciocho árboles. Sin embargo, ese día no llegó ni a la mitad.

Al día siguiente fueron siete, luego cinco y el último día estuvo toda la tarde tratando de voltear su segundo árbol.

Inquieto por el pensamiento del capataz, el hachero se acercó a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle y perjurarle que se esforzaba al límite de desfallecer.

Poner Imágenes


El capataz le preguntó:

—¿Cuándo afilaste tu hacha la última vez?

—¿Afilar? No tuve tiempo de afilar, estuve muy

ocupado cortando árboles.

Poner Imágenes

En síntesis…

“¿Qué ventajas o beneficios

pueden obtener las personas y

la empresa si se logra hacer un

buen aprovechamiento del

tiempo laboral?”

Mayor Efectividad

Equilibrio entre

P / CPEquilibrio entre

P / CP

Mayor Eficiencia

Mejor

aprovechamiento

de los recursos

Mejor

aprovechamiento

de los recursos

Indicadores de Gestión

Indicadores de Gestión (IG)

“Pocos factores son tan importantes

como la medición para el perfecto

funcionamiento de las

organizaciones”.Peter Drucker

Solo se puede mejorar aquello que se puede medir

Imagen de una regla, un reloj, una planilla, etc.

• Es una variable que facilita monitorear y evaluar el resultado de un proceso frente a los objetivos, metas y responsabilidades propuestas.

¿Qué es un Indicador de Gestión (IG)?

• El estado de esta variable indica si el proceso en cuestión está funcionando como se espera o no.

Donde haya objetivos que cumplir,

se pueden construir indicadores de gestión.Donde haya objetivos que cumplir,

se pueden construir indicadores de gestión.

Un Indicador de Gestión nos permite…

• Monitorear de forma temprana el comportamiento de un proceso

• Identificar problemas o dificultades en los procesos de trabajo

• Saber si se debe o no tomar ciertas medidas correctivas

• Corregir su rumbo y alcanzar el resultado deseado

Relación entre Indicadores y Objetivos

Si hay objetivos que cumplir,

se pueden construir indicadores de gestión, que

vayan monitoreando el grado de cumplimiento.

Si hay objetivos que cumplir,

se pueden construir indicadores de gestión, que

vayan monitoreando el grado de cumplimiento.

OBJETVO INDICADOR

Objetivos de Performance Indicadores de Performance

Objetivos de Ejecución Indicadores de Ejecución

Objetivos de Eficiencia Indicadores de Eficiencia

Estos son los indicadores que nos va a interesar trabajar en este curso

Indicadores de Eficiencia en el uso del Tiempo

Indicador I: VisitasA. % de visitas reales en relación a las programadas

Indicadores II: Distribución de TiemposB. % tiempo en la calle sobre horas trabajadasC. % tiempo en el PdV sobre horas trabajadasD. % tiempo de desplazamiento sobre horas trabajadasE. % tiempo en rutinas de planificación sobre horas trabajadasF. % tiempo en tareas de bajada sobre horas trabajadasG. % tiempo de descanso o pausas sobre horas trabajadasH. % tiempo otras actividades sobre horas trabajadas

Indicadores III: Tiempos MediosI. Tiempo medio en el PdVJ. Tiempo medio de desplazamiento

Datos relevados usados como base para construir los Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo

1. Cantidad de Visitas diarias programadas

2. Cantidad de Visitas diarias reales

3. Horas de trabajo reales

4. Total tiempo en la calle

5. Tiempo total en el PdV

6. Tiempo total de desplazamientos

7. Tiempo total rutinas de planificación

8. Tiempo total tareas de bajada

9. Tiempo total de descanso o pausas

10.Tiempo total otras actividades

Presentación y Análisis de Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo

Actividad 20

Indicador I: Visitas

I.- Visitas Diarias

93%

A. % de visitas reales

Cantidad de Visitas

55

59

40

50

60

70

80

90

100

1. Cantidad de Visitasdiarias programadas

2. Cantidad de Visitasdiarias reales

Indicador II: Distribución de tiempos de trabajo

II.- Distribución de Tiempos

70%

B. % tiempo en la calle

II.- Distribución de Tiempos

C. En el PdV; 50%

D. Desplazamiento; 20%

E. Rutinas de planif icación; 4%

F. Tareas de bajada; 7%

G. Descanso o pausas; 19%

H. Otras actividades; 0%

C. En el PdV D. Desplazamiento E. Rutinas de planificación

F. Tareas de bajada G. Descanso o pausas H. Otras actividades

Indicador III: Tiempos Medios (en minutos)

III.- Tiempos Medios

6,5

2,6

0,0

2,0

4,0

6,0

8,0

10,0

I. Tiempo medio en el PdV J. Tiempo medio dedesplazamiento

Ideas Fuerza

Los beneficios son para el empleado y para la empresa

Efectividad de las organizaciones y del trabajador

Equilibrio entre P y CP

Indicadores de Gestión

Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo

Elaboración del Plan de Acción de Mejora

Sesión VI

Agenda de la Sesión V

• Recuperación de lo aprendido

• Ciclo de aprendizaje

• Plan de Acción de Mejora

• Objetivos de Mejora• Cambios de hábitos• Elaboración del Plan de Acción de

Mejora

Recuperación de lo aprendido

Actividad 21

OK

Ciclo de Aprendizaje

Hacer

Planificar los Pasos Siguiente a partir

de la Conclusiones

Reflexionar sobre el Hacer

Sacar Conclusiones a

partir de la Reflexión

CAMBIO

Nuevo HacerAprendizaje

Ciclo de Aprendizaje y El Hachero Esforzado

Hacer

Planificar los Pasos Siguiente a partir de

la Conclusiones

Reflexionar sobre el Hacer

Sacar Conclusiones a partir de la

Reflexión

CAMBIO

Nuevo HacerAprendizaje

El hachero corta cada vez menos árboles

Inquieto y sorprendido consulta al capataz.

“—¿Cuándo afilaste tu hacha la última vez?”

“Detenerse a afilar el hacha hace que luego

avancemos más rápido”

El hachero seguramente va a dedicar un tiempo

considerable a afilar su hacha

A partir de la próxima jornada el hachero

mantiene constante o aumenta su producción.

Plan de Acción de Mejora

Esquema de trabajo

La locura está en pretender obtener un

resultado diferente, haciendo siempre lo

mismo.

Albert Einstein

Definir Objetivos de mejora

Formular Plan de Acción

Cambio de algún procedimiento de trabajo

Matriz del Tiempo Personal

Reflexión y conclusiones surgidas de la Entrevista

a Preventistas(Video)

Propia Experiencia

Laboral

CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL

Lo trabajado y aprendido durante

el taller

Cambios de hábitos y/o comportamientos


Indicadores de Eficiencia del

Uso del Tiempo





Propia Experiencia

Laboral



el taller



Uso del Tiempo

¿Qué son los Objetivos de Mejora?

• Son declaraciones de resultados medibles que se deben lograr dentro del marco

de tiempo de un plan.

• Un objetivo implica “determinar y definir el resultado que queremos lograr”.

• Un objetivo correctamente establecido consta de tres elementos: 1) Un verbo de acción o logro

2) Un resultado clave medible

3) Una fecha límite para lograrlo

• Ejemplos:

• Incorrectamente definido:

“Disminuir los tiempos de desplazamiento ál máximo posible”.

• Correctamente definido:

“Disminuir los tiempos de desplazamiento en un 10% para julio del 2009”.


Formular Plan de Acción

Cambio de algún procedimiento de trabajo




Propia Experiencia

Laboral



el taller

Cambios de hábitos y/o comportamientos



Uso del Tiempo

Cambios de hábitos y Aprovechamiento del tiempo

• Nadie pierde el tiempo a propósito

• La pérdida de tiempo es en general involuntaria

• Muchas veces es producto de malos hábitos

vinculados con:

• La comunicación

• Las relaciones interpersonales

• El uso del teléfono

Sugerencias para una Comunicación Eficaz

• Mejore su forma de expresarse

• Aprenda a adaptar su comunicación a las otras personas

• Utilice redundancia para eliminar malos entendidos

• Nunca asuma que el otro entiende lo que le quiere decir

• Aprenda a preguntar

• Aprenda a escuchar

• No prejuzgue

• Verifique siempre sus comunicaciones

Sugerencias para Evitar Conflictos Interpersonales

• Comprender que los conflictos con otras

personas con terribles devoradores de tiempo

• No perder el objetivo de su trabajo, así se

reduce el riesgo de entrar en conflicto

• Distinguir entre los mensajes dirigidos a la

“persona” y los dirigidos al “Preventista”

Sugerencias para el uso adecuado del teléfono

• Resérvese ciertas horas al día para hacer llamadas

• Concentre la realización de las llamadas

• No atienda todas las llamadas

• Establezca un tiempo fijo de no atención de llamadas

• Limite la duración de las llamadas

• Elimine el habito de colgarse al teléfono

• “Cierre” las llamadas, que no se hagan interminables

Use el teléfono, no deje que él lo use a usted.Use el teléfono, no deje que él lo use a usted.


Actividad 22

Formulación del Plan

Pasos a seguir

1º Paso: Caracterización de la situación a mejorar1.a) Indicador de Eficiencia del uso del Tiempo a mejorar1b) Descripción de la situación

2º Paso: Reconocimiento de las consecuencias generadas por la situación descripta2.a) Para el trabajo del Preventista2.b) Para la empresa

3º Paso: Definición de los objetivos a alcanzar mediante3.a) Formulación del objetivo3.b) Indicador Clave de Performance a mejorar3.c) Valor objetivo

4) Plan de Acción o Sugerencia de Cambios4.a) Acciones a Implementar4.b) Sugerencias de cambios4.c) Fecha de inicio de las acciones propuestas4.d) Fecha de presentación de las propuestas a la empresa

1º Paso: Caracterización de la situación a mejorar

1.a) Indicador de Eficiencia del uso del tiempo a mejorar

ValorHoy

1.b) Descripción de la situación

Objetivos: • Identificar una o varias situaciones que

a su criterio necesiten ser modificadas para lograr un mejor aprovechamiento de su tiempo laboral.

• Analizar y reconocer las variables que definen y caracterizan dicha situación.

Insumos: • Datos obtenidos del Relevamiento de

tiempos del Preventista• Entrevista a Preventistas• Matriz del Tiempo• Su propia experiencia

Anotar el Indicador que se desee modificar

Valor surgido del relevamiento

1º Paso. Preguntas guía para la reflexión.

1. ¿Tenía una idea aproximada de la distribución del tiempo que expresan los Indicadores de Eficiencia del Uso del Tiempo?

2. ¿Le parece que en algunos de los ítems se está destinando más tiempo del necesario?

3. ¿Piensa que se debería destinar más tiempo a alguno de los otros ítems?

4. ¿Reconoce algunas actividades que usted realiza habitualmente que contribuyen a que la distribución de los tiempos sea la que expresan estos resultados?

5. ¿Considera que estos resultados muestran su forma de organización diaria?

a. Si ( ) ¿Por qué?

b. No ( ) ¿Por qué?

6. ¿Qué acciones podría realizar que le permitieran una mejor distribución de sus actividades en el tiempo?

2º Paso: Reconocimiento de las consecuencias generadas por la situación descripta

2.a) Para el trabajo del Preventista 2.b) Para la empresa

Objetivo: • Analizar y reconocer cómo impactan estos indicadores, tanto en el trabajo

del preventista como en los resultados de la empresa.

¿Cómo impacta el actual uso del tiempo en el trabajo que el preventista debe hacer diariamente?

¿Cómo cree que impacta el actual uso del tiempo en los resultados esperados

por la empresa?

3º Paso: Definición de los objetivos a alcanzar mediante

Objetivo: • Definir un objetivo a alcanzar que implique un mejor aprovechamiento del tiempo.• Identificar cuáles ICP es necesario modificar para alcanzar el objetivo deseado.

3.a) Formulación del objetivo3.b) Indicador de Eficiencia del uso del

tiempo a mejorar3.c) Valorobjetivo

Definir en su grupo o en forma individual el objetivo a lograr.

Anotar los Indicadores de Eficiencia incluidos

en el objetivo

Indicar el valor que el Indicador deberá tener al finalizar el Plan de

Acción de Mejora

4º Paso: Plan de Acción o Sugerencia de Cambios

Objetivo: • Formular las acciones a implementar en el trabajo cotidiano del

preventista orientadas a lograr los objetivos propuestos.• Formular las propuestas de cambio o modificación de algún

procedimiento de trabajo, orientado a lograr los objetivos propuestos.

4.a) Acciones a Implementar 4.b) Sugerencias de cambios

4.c) Fecha de inicio de las acciones propuestas: 4.d) Fecha de presentación de las propuestas a la empresa:

¿Qué acciones va a implementar en su trabajo que le permitirán lograr los objetivos propuestos?

¿Cuándo nos comprometemos a comenzar a implementar las acciones propuestas en este Plan de Acción de Mejora?

¿Qué cambios propone hacer a la empresa a fin de lograr los objetivos propuestos?

¿Cuándo nos comprometemos a presentar a la empresa las sugerencias de cambios propuestas en este Plan de Acción de Mejora?

Actividad

Exposición de los Planes de Acción de Mejora

ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DE MEJORA

Actividad de Cierre

5 Recomendaciones

FIN

FIN

presentacion taller aprovechamiento del tiempo

Documents