SISTEMA DE GESTION ELECTRONIA

Jessica Mena RodríguezFabio Muñoz Vargas

Definición

sistema computarizado

programa, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos, imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

Ventajas de un sistema de gestión electrónica

Disminución de costes administrativos

Racorte del espacio de almacenamiento Eliminación de los documentos Disminución de la pérdida de

oportunidad Mayor control y seguridad Reducción de costos saláriales Disminución del tiempo de localización y

recuperación de documentos.

Desventajas de un sistema de gestión electrónica

Longevidad la vida estimada del equipo Legalidad Firmas electronicas ( ley 8454 ) Cambio cultural El hábito del uso del papel (tradiciones)

Automatización: clasificación documental automatizada

La automatización significa el medio por el cual se agiliza el proceso de presentación de un documento

existen recursos electrónicos que ya algunos son obsoletos y hay dispositivos más seguros y de más rápido acceso

Nueva tecnologis : dispositivos de almacenaje USB , Discos Duros extraíbles , computadoras , la nube web .

Dispositivos obsoletos son : CDS ,Disquetes , grabadoras de cassette ,y VHS entre otros.

Firmas Digitales y documentos electrónicos (ley 8454)

Documentos electrónicos:

Artículo 6º—Gestión y conservación de documentos electrónicos. Cuando legalmente se requiera que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la información relativa a su origen y otras características básicas.

Firmas Digitales:

Artículo 8º—Alcance del concepto. Entiéndase por firma digital cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad.

Artículo 9º—Valor equivalente. Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito.

Referencias bibliográficas:

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental

http://www.firmadigita l.go.cr/Documentos/ley%208454.pdf dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/

2036358.pdf