presentación procesos vs plan acción diaba para completar y ajustar rae y mapa de riesgos...
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MARCO MARCO ESTRATÉGICOESTRATÉGICO
20132013
MISIONMISION
CUADRO DE MANDO CUADRO DE MANDO INTEGRALINTEGRAL
ESTRATEGIAESTRATEGIA
VISIONVISION
MAPA DE PROCESOSMAPA DE PROCESOS
MAPA ESTRATÉGICOMAPA ESTRATÉGICO
RAERAEMAPA DE MAPA DE RIESGOSRIESGOS
PLAN DE PLAN DE ACCIÓNACCIÓN
INDICADORES INDICADORES DE GESTIÓNDE GESTIÓN
MAPA DE PROCESOS
Control y Evaluación
Seguridad
Y Defensa
Planeamiento Estratégico
Apoyo
Gerenciales Evaluación
Población Población
SatisfacciónNecesidades
Misionales
EducaciónAdministración
del Talento Humano
Administración de Recursos físicos y
financieros
^̂ ^̂ ^̂ ^̂
Operaciones marítimas
fluviales terrestres y aeronavales
Inteligencia
Acción Integral
Gestión Jurídica
Realizar la recepción de los bienes adquiridos, el almacenamiento adecuado y la distribución oportuna según los requerimientos de la institución para apoyar el cumplimiento de la misión institucional.
PROCESO DE PROCESO DE ABASTECIMIENTOABASTECIMIENTO
SS
PROCESO DE PROCESO DE ADQUISICIONESADQUISICIONES
Satisfacer las necesidades de la Armada Nacional mediante la adquisición de bienes y servicios de calidad, de manera oportuna, de conformidad con la normatividad vigente
OBJETIVO
OBJETIVO
Mapa Estratégico 2011 -2014
Nación
Resultados
Procesos y Operaciones
Estructura de Fuerza
Potencialidades
Contribuir al Bienestar y al Desarrollo
de los Ciudadanos
Contribuir al Desarrollo del Poder
Marítimo
Contribuir a la Protección de la Población
y sus Intereses
Conducir Operaciones Navales-Militares Exitosas
Modernizar y Optimizar el Nivel de Disponibilidad de Medios y Material
Naval
Planear el Desarrollo de la Fuerza
Potencializar
Capacidades
Tecnológicas
Garantizar Capital Humano
Necesario y Competente
Promover Procesos
Doctrinarios
Promover Cultura de Autogestión,
Autocontrol, Calidad y Cumplimiento
Misional
Modernizar Y fortalecer las Capacidades
Estratégicas de la Armada
Consolidar la Seguridad y lucha
contra GAML
Proporcionar Seguridad y Defensa
Armada Nacional
POTENCIALIDADEPOTENCIALIDADES S
PROCESOS Y OPERACIONES
RESULTADOS
MAPA ESTRATÉGICO JOLA
MISIONAL
Fortalecimiento de competencias en el área administrativa, logística
y financiera
Mejorar la Infraestructura
de apoyo logístico Optimizar el
proceso de Adquisiciones
Optimizar el proceso de
Almacenamiento y distribución
Asegurar la confiabilidad y
oportunidad de la información financiera
Optimizar el nivel de disponibilidad de medios y material
naval
%
100%
%
%
PROCESO DE PROCESO DE ADQUISICIONESADQUISICIONES
CADENA DE VALOR
PLANEACIÓN
18 USUARIOS
ADQUISICIONESPROCESOS DE
CONTRATACIÓN
AGENTES:- JEFES
- ABOGADOS-EJECUTIVOS
APOYO:-CORRESPONDENCIA
-PRESUPUESTO-CALIDAD-COMITES
EVALUADORES
BIENES Y SERVICIOS
- OPORTUNIDAD-SATISFACCIÓN
100%
-NECESIDADES-PRESUPUESTO-CONDICIONES CONTRACTUALES-PLAZOS-ETC
PROCESO: Adquisiciones COMPONENTE: Administración de recursos físicos y financieros TIPO DE PROCESO: Apoyo
OBJETIVO ALCANCE
Adquirir bienes y servicios de calidad, de manera oportuna, de conformidad con la normatividad vigente para satisfacer las necesidades de la Armada Nacional.
El proceso inicia con la identificación de los procesos contractuales, una vez sea aprobado el presupuesto (orden administrativa) y abarca las etapas pre-contractual, contractual y post contractual
INCLUYE
Etapa pre-contractual Selección de proveedores / contratistas Ejecución del contrato Supervisión de la ejecución de los contratos Liquidación de los contratos Seguimiento al plan de adquisiciones
OBJETIVOS Vs INDICADORES
Satisfacer las necesidades de la Armada Satisfacer las necesidades de la Armada Nacional mediante la adquisición de bienes y Nacional mediante la adquisición de bienes y servicios de calidad, de manera oportuna, de servicios de calidad, de manera oportuna, de conformidad con la normatividad vigente.conformidad con la normatividad vigente.
•Nivel de Eficacia en la Gestión Contractual= Nivel de Eficacia en la Gestión Contractual=
No. de procesos adjudicados / No. Procesos No. de procesos adjudicados / No. Procesos Recibidos Recibidos
•Eficacia en la adjudicación = Sumatoria tiempos Eficacia en la adjudicación = Sumatoria tiempos de adjudicación contratos / numero de eventos de adjudicación contratos / numero de eventos (contratos adjudicados) (contratos adjudicados)
•Nivel de Transparencia contractual= No. Nivel de Transparencia contractual= No. Contratos publicados en el período / Contratos Contratos publicados en el período / Contratos obligados a ser publicados en el períodoobligados a ser publicados en el período
PROCESO DE PROCESO DE ABASTECIMIENTOSABASTECIMIENTOS
CADENA DE VALOR
SUBPROCESO DE SUBPROCESO DE ADQUISICIONESADQUISICIONES
SUBPROCESSUBPROCESO O
FINANCIEROFINANCIERO
USUARIOUSUARIO
PROCESO: Abastecimientos COMPONENTE: Administración de recursos físicos y financieros TIPO DE PROCESO: Apoyo
OBJETIVO ALCANCE
Recepción de los bienes adquiridos, almacenamiento adecuado y distribución oportuna según los requerimientos operacionales y administrativos para apoyar el cumplimiento de la misión institucional.
El proceso abarca desde la recepción de la mercancía hasta la entrega al usuario final.
INCLUYE
Políticas para la administración de almacenes y el control de inventarios
Recepción, registro y almacenamiento de la mercancía Distribución según necesidad (Cadena Logística –ver
normas MT) SILOG
OBJETIVOS DEL PROCESO
Realizar la recepción de los bienes Realizar la recepción de los bienes adquiridos, el almacenamiento adecuado adquiridos, el almacenamiento adecuado y la distribución oportuna según los y la distribución oportuna según los requerimientos de la institución para requerimientos de la institución para apoyar el cumplimiento de la misión apoyar el cumplimiento de la misión institucional.institucional.
•No.de despachos programados a tiempo / No.de despachos programados a tiempo / No.Total de despachos programadosNo.Total de despachos programados
•No de novedades en el período / Total de No de novedades en el período / Total de productos del almacénproductos del almacén
•Cantidad de bienes con novedades / Total Cantidad de bienes con novedades / Total de bienes entregados en el períodode bienes entregados en el período
PLAN DE ACCIONPLAN DE ACCION
PLAN DE ACCION ACTUAL
NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA
Nivel de cumplimiento en la entrega del material para incorporaciones, ascensos, dotaciones intermedias bajo resolución
Eficacia Cantidad de material distribuido / Cantidad de material requerido
Índice de utilización de módulos de almacenamiento
Eficiencia No. de módulos utilizados / total módulos existentes
Índice de satisfacción del cliente Efectividad Nivel (%) de satisfacción del cliente
OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
DIABA
PLAN DE ACCION PROPUESTO
NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA
Índice de duración de mercancías Eficiencia Inventario final por material x (30 días) / Entregas promedio por
material
OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
DIABA
PLAN DE ACCION ACTUAL
NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA
Nivel de eficacia en la gestión contractual
Eficacia Número de procesos adjudicados/ número de procesos recibidos
Cumplimiento Capacitación Contractual
Eficacia Eficacia
Percepción del Cliente Externo Efectividad Numero de encuestas que obtienen calificación de un rango de 4-5/ Total de
las encuestas aplicadas
OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ADQUISICIONES
DIABA
PLAN DE ACCION PROPUESTO
OBJETIVO ESTRATEGICO JOLA: OPTIMIZAR EL PROCESO DE ADQUISICIONES
DIABA
NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR FORMULA
Nivel de eficacia en el proceso postcontractual
Eficacia Sumatoria de los tiempos de adjudicación de contratos/ número de
eventos (contratos adjudicados)Nivel de transparencia contractual Eficacia No. De contratos publicados en el
periodo/ No. de contratos obligados a ser publicados
RESULTADO DE RESULTADO DE ANÁLISIS ANÁLISIS
ESTRATÉGICOESTRATÉGICO
INDICADORTIPO DE
INDICADORPONDERACIÓ
N %
TEMPORIZADOR
RESULTADO PRIMER TRIMESTR
E
METAPRIMER
TRIMESTRE
RESULTADO
SEGUNDO TRIMESTR
E
METASEGUNDOTRIMESTR
E
METAAÑO 2013
SEMÁFORO
NIVEL DE EFICACIA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL EFICACIA 20 % TRIMESTRAL 17% 25% 25% 35% 100%
CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN CONTRACTUAL
EFICACIA 50 % TRIMESTRAL 100% 100% 100% 100% 100%
PERCEPCION DEL CLIENTE EXTERNO EFECTIVIDAD 20 % MENSUAL 80% 100% 83.33% 80% 80%
NIVEL DE EFICACIA EN EL PROCESO POSTCONTRACTUAL EFICACIA 20 % TRIMESTRAL 14% 25% 14% 25% 100%
NIVEL DE TRANSPARENCIA CONTRACTUAL EFICACIA 20 % TRIMESTRAL 100% 100% 100% 90% 100%
RAE JOLA SEGUNDO TRIMESTRE 2013
Optimizar el proceso de
Adquisiciones
INDICADORTIPO DE
INDICADOR
PONDERACIÓN
%
TEMPORIZADOR
RESULTADO
PRIMER TRIMES
TRE
METAPRIMERTRIMES
TRE
RESULTADO
SEGUNDO
TRIMESTRE
METASEGUN
DOTRIMES
TRE
METAAÑO 2013
SEMÁFORO
NIVEL DE CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE MATERIAL
EFICACIA 25 %TRIMEST
RAL 100% 90% 87% 90% 95%
INDICE DE UTILIZACIÓN DE MÓDULOS DE
ALMACENAMIENTO
EFICIENCIA 25 %
TRIMESTRAL 139% 100% 120% 100% 95%
PERCEPCION DEL CLIENTE EXTERNO
EFECTIVIDAD 20 %
MENSUAL 80% 100% 83% 80% 80%
TIEMPO DE PERMANENCIA EN EL
ALMACEN FMS DE LOS BIENES DE CONSUMO, DONADOS RECIBIDOS Y
ENTREGADOS EN LA GUARNICION
EFECIENCIA 25 %
TRIMESTRAL 14DIAS
20 DIAS
20DIAS
20 DIAS
20 DIAS
RAE JOLA SEGUNDO TRIMESTRE 2012
Optimizar el proceso de Almacenamiento y
distribución
MAPA DE RIESGOSMAPA DE RIESGOS
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
PLANES DE MITIGACIÒN
2013Volver a Matriz Volver a Inicio
RIESGO Nombre - Objetivo Descripción del Plan de AcciónNombre Corto del Riesgo Descripción
INCUMPLIMIENTOIncumplimiento en entrega de bienes,
servicios, tiempo y calidadSeguimiento a contratos y ejecucion presupuestal en las unidades para el control de cumplimiento unidades
FALLAS EN EL PROCESO DE PLANEACIONSe presentan deficiencias en la planificación
Elaboracion de plan de contratacion unidades delegatarias
FALLAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓNDebilidades en algunas fases del proceso contractual (Pre-Post)
Revision y verificacion de pre-estudios previos de la siguiente vigencia
Seguimiento y ejecucion a contratos en las unidades para el control de cumplimiento unidades
Capacitacion personal involucrado en el proceso contractual
Publicacion contratos
Liquidacion de contratos
CAPACIDAD LOGÍSTICA Insuficiencia en la capacidad logística 3. DISTRIBUIR EL MATERIAL DE INTENDENCIA A LAS UNIDADES DE LA ARMADA NACIONAL
RIESGOS Vs PLAN DE MITIGACIÓN
RIESGO
Nombre - Objetivo Descripción del Plan de Acción
Periodicidad Tipo de TratamientoIndicador
(Eficiencia, Eficacia; Efectividad)Nombre Corto del Riesgo
INCUMPLIMIENTOSeguimiento a contratos y ejecucion presupuestal en las unidades para el control de cumplimiento unidades
TRIMESTRAL CONTROLESPresupuesto comprometido/Presupuesto asignado a cada unidad
FALLAS EN EL PROCESO DE PLANEACIONElaboracion de plan de contratacion unidades delegatarias
TRIMESTRAL CONTROLESNo. de contratos ejecutados/contratos programados Unidades
FALLAS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN
Revision y verificacion de pre-estudios previos de la siguiente vigencia
SEMESTRAL CONTROLESNo. De estudios previos aprobados por el delegatario vigencia siguiente /Total estudios previos proyectados
Seguimiento y ejecucion a contratos en las unidades para el control de cumplimiento unidades
TRIMESTRAL CONTROLESPresupuesto comprometido/Presupuesto asignado a cada unidad
Capacitacion personal involucrado en el proceso contractual
TRIMESTRAL PROCESOSNo. De personas capacitadas / Total personasprogramadas
Publicacion contratos TRIMESTRAL CONTROLESNo. Procesos contractuales publicados / Contratos que se deben publicar
Liquidacion de contratos TRIMESTRAL CONTROLESNo. contratos liquidados / No.Contratos que deben ser liquidados
CAPACIDAD LOGÍSTICA3. DISTRIBUIR EL MATERIAL DE INTENDENCIA A LAS UNIDADES DE LA ARMADA NACIONAL TRIMESTRAL PROCESOS Indice de distribución de material
MUCHAS MUCHAS GRACIAGRACIASS