presentacion introduccion ibm file net p8 v10

Introducción a la Plataforma IBM-FileNet P8

PRESENTACIÓN

Madrid, Noviembre 2010

Introducción a IBM-FileNet P8Objetivo CursoPretende ser una Introducción a la plataforma IBM FileNet P8

Mostrar que es FileNet P8 y de que módulos se compone

Cuales son las opciones básicas para:

•Manejar el Cliente Estándar

•Analizar que objetos contiene y sus propiedades

•Crear y configurar Flujos de Trabajo

•Exportar e importar configuraciones entre entornos

Planteada como una introducción a posteriores cursos de

administración y/o desarrollo

Introducción a IBM-FileNet P8Organización del CursoHorario del curso en dos sesiones:

Sesión de MAÑANA: 09:00 a 14:30Descansos: Cada 45´(aprox.)

Sesión de TARDE: 16:00 a 18:00 (Viernes no hay)Descansos: Cada 45´(aprox.)

Duración total del curso: 3 Días Miércoles: CE (+ Iniciación) Jueves: PE Viernes: Repaso y herramientas administrativas

Tardes: Ejercicio Teórico-Práctico. Supuesto: “Sistema de Gestión de Expedientes”

Introducción a IBM-FileNet P8Contenido del Curso

Módulo 1. ECM: Productos IBM Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8 Módulo 3. Application EngineMódulo 4. Content EngineMódulo 5. Process EngineMódulo 6. Workplace (XT)Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Módulo 8. Process DesignerMódulo 9. Consola de Administración de ProcesosMódulo 10. Administrador de ProcesosMódulo 11. Rastreador de Procesos

Módulo 1. ECM: Productos IBM Contenido• Definición ECM• Evolución Gestión Documental• Situación Actual• Beneficios• Ciclo de Vida• Historia de FileNet• Evolución de ECM-> EIM• ECM-BPM 100%• Productos IBM- FileNet P8 • Arquitectura Básica• Productos Clientes (Com) IBM-P8• Productos IBM relacionados con el ECM

Módulo 1. ECM: Productos IBM Definición ECM• Formalmente ECM es el acrónimo de “Enterprise Content Management”:

“is any of the strategies and technologies employed in the information technology industry for managing the capture, storage, security, revision control, retrieval, distribution, preservation and destruction of documents and content.”

•En español semánticamente Documentos = Contenido (content): Es la información que se encuentra dentro de un contenedor tal como un libro, un fichero informático. Tipos de contenido:

Estructurado: Información alfanumérica que puede ser ordenada, filtrada y buscada (BD)Desestructurado: Cualquier otro tipo de información, imágenes, archivos de sonido, videos...

• Gestión Documental

“conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía..”

• No confundir con terminos; Gestión de Archivos (RM: Record Management), Gestión del Conocimiento (KM: Knowledge Management), Gestión de Contenidos (CMS: Content Management System)….

Módulo 1. ECM: Productos IBM Evolución Gestión Documental

• Siempre ha existido en Papel (Document Management)

• Comienza en los años 80, debido a la mejora de los SO y del almacenamiento

• Salto parecido al de la imprenta: inicio procesadores de texto, digitalización, fax y mail

• Inicialmente sólo preocupaba su almacenamiento y recuperación eficientes

• Ciclo de vida básico del documento: Crear->Guardar->Recuperar ->Destruir

• Ciclo de vida moderno: Crear…Guardar…Recuperar…Copiar…Modificar…Preservar

• Documentación Muerta (no se modifica) Vs Viva (sufre modificaciones)

• La Muerta genera Gigantescos volúmenes pero con pocos accesos (ej.: facturas)

•La Viva muchos accesos y modificaciones (ej.: Informes)

•Con la Globalización es accesible en cualquier momento y lugar (Anywhere/AnyTime)

•De la Gestión del Papel al EIM (Enterprise Information Management)

•Va de la mano de la tecnología

Módulo 1. ECM: Productos IBM Situación Actual• Las compañías gastan aproximadamente entre un 5% y un 15% de sus ingresos totales en producir, administrar, y distribuir documentos

•La producción de papel en la oficina típica está creciendo anualmente un 21%.

•Se estima que del 15 al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.

•Gartner Group estima en 120 € el coste de buscar un documento mal clasificado y añade que el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados.

•Un empleado administrativo gasta 500 horas anuales (25% tiempo improductivo), buscando, imprimiendo, y enviando documentos

•Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40 y 420 euros.

•Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.

Módulo 1. ECM: Productos IBM Beneficios de la Gestión documental •Ahorro de Costes y Tiempo:•La gestión documental implica una reducción de costes:

- Gartner Group: Los costes suelen reducirse en un 66%. - PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80%. - Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI): Hasta un 40% de ahorro

• Reducción costes Almacenaje y custodia

• Generación de copias innecesarias (desaparece el concepto de Reserva-Préstamo)

• Acceso y localización más rápida a la Documentación/Información

• Compartir Documentación

• Reducción de costes administrativos

• Seguridad y confidencialidad

• Genera Confianza y fiabilidad contra la destrucción e imprevistos

• Permite la auditoria y seguimiento de la información

• Agiliza la toma de decisiones y el flujo de la información

•Siempre disponible

• Mas efectivo; no es necesario rehacer la información

Módulo 1. ECM: Productos IBM Ciclo de vida

• Creada en 1982, es la primera empresa en implantar con éxito un SGD (IMS: C++/Unix)

• En 1985 lanzan el primer producto BPM llamado “Workflo”

• Un año más tarde crean el COLD (Computer Output to Laser Disc)-Puesta en Página

• Crean su propio sistema operativo el FDOS (FileNet Distributed Operating System) y sus propios protocolos de red y tarjetas graficas

• También, crean dispositivos de almacenamiento OSAR (Optical Storage and Retrieval)

• En los años 90 compra Watermark, Saros and Greenbar y crean VisualWorkflo (la primera solución BPM con entorno grafico para el modelado de procesos)

• En 1998 da el salto y crea la suite Panagon:•Panagon Image Services (IS, antes IMS)•Panagon Content Services (CS, antes Saros Mezzanine)•Panagon Report Manager (RM, antes Greenbar)•Panagon Desktop (Interface C/S “out of the box”)•Panagon Web Services (antes Saros @Mezzanine)•Panagon eProcess (Combinación de los anteriores y padre de P8)

• En 2002 nace FileNet P8 ECM

• En 2006 IBM adquiere FileNet (US$1.6 billion dollars in cash)

Módulo 1. ECM: Productos IBM Historia de FileNet

Módulo 1. ECM: Productos IBM Evolución de ECM

• EIM->se implementan en Soluciones de Colaboración Avanzada

Módulo 1. ECM: Productos IBM ECM-BPM 100%

Módulo 1. ECM: Productos IBM IBM Repositorios ECM

•COMO se Identifican: •IBM Content Manager: CM8

• IBM Content Manager On Deman: CM

• IBM FileNet Content Manager: CE

• IBM FileNet Image Manager: IS

Nota:IBM FileNet Content Services: CS (Falta por que ya esta descatalogado.)

Módulo 1. ECM: Productos IBM Productos IBM-P8

•COMO se Identifican: • Image Manager: IS• Content manager: CE el de P8. CS el del Contet Services. CM el del OnDeman • Business Process Manager: BPM• Web Content Manager: WCM ->se corresponde con el Workplace y Workplace XT• Forms Manager: FM-> se corresponde con el eForms• Records Manager: RM• Team Collaboration manager: TCM->Es el propio P8 configurado con unas reglas de colaboracion en el BPM y en CE•

Módulo 1. ECM: Productos IBM Arquitectura Básica P8

Módulo 1. ECM: Productos IBM Productos Clientes IBM-P8

FileNet Enterprise Manager FEM-> Herramienta de administración CE

Capture Professional y DeskTop-> Herramienta de captura e importación

Herramienta de diseño de Formularios (cliente eForms)

Herramienta de diseño de Workflows

Herramienta de diseño de reglas de negocio (es eLiquent)

Herramienta de diseño del Process Analizer

Módulo 1. ECM: Productos IBM Productos IBM relacionados con el ECM

Disorganizedor Lost Content

From Chaos

to Order

New Visibility

& Insight

Organized Contentin IBM ECM repositories

Insightful Contentvisibility & business insight

Content AccessIBM OmniFind Search

Content OrganizationIBM Classification Module

Search & AnalyticsSolutions

IBM eDiscoveryIBM Content Analyzer

IBM OmniFind

Introducción a IBM-FileNet P8Índice del Curso


Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Contenido• Definición FileNet P8• Motores de P8•Arquitectura en capas•Arquitectura General•Configuraciones Base•¿Cómo plantear un Sistema P8?•Documentación•Information Center IBM •Descargar ficheros en local•ECM_Help•Acceso al WorkPlace •Acceso al WorkplaceXT

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Definición FileNet P8

•FileNet P8 es “framework” extensible para construir soluciones de gestión de documental (ECM) y Workflow

•Permite a la organización gestionar los complejos procesos y la información que manejan sus negocios

•FileNet P8 contiene de herramientas de configuración

•Formado por tres núcleos o motores.Motor de contenido (Content Engine).Motor de procesos (Process Engine).Motor de aplicación (Application Engine).

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Motores de P8• Los tres motores están relacionados entre si:

Application Engine

Process Engine

Content Engine

Web HTML/JSP

Objetos de negocio, clases

de objetos, COM API

Workflows, Listas, Colas,

grupos de trabajo

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Arquitectura en Capas• El concepto de capas proporciona una vista conceptual de

cómo viaja la información.• Aunque FileNet tiene tres motores, no se corresponden con

las cuatro capas.• Cliente: Interfaz de usuario.• Presentación: Enlace entre el cliente y la lógica de negocio.• Lógica de negocio: en esta capa se encuentran los procesos • Datos: capa de persistencia; Metadatos, contenido y Workflows.

CLIENTES PRESENTACIÓNLÓGICA DE NEGOCIO Y SERVICIOS

DATOS

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Arquitectura General

Clientes Pesados:Enterprise ManagerCaptureForms DesignerProcess DesignerRules DesignerAnalytics Reporting

Clientes ligeros:WorkplaceMicrosoft OfficeWebDAVOpen ClientCustom Applications

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Configuraciones Base

6 servidores + 18 servidores + 1 PC FEM

Para establecer una arquitectura u oferta de P8:(respecto de la plataforma base)1.Toma de requisitos inicial-> Preseleccionar plataforma2.El cliente suele estar “casado” con alguna plataforma 3.Descargar la ultima versión de la ayuda: start_here4.Revisar requerimientos mínimos5.Hacer una estimación de volúmenes6.Definir una arquitectura de partida7.Hablar con IBM8.Planteársela al cliente9.Los desarrollos (personalizaciones) son como otro proyecto

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 ¿Cómo plantear un Sistema P8?

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Documentación FileNet P8•Es un recurso básico para cualquier tipo de usuario

• Contiene toda la información que existe del producto

• Indica como realizar cualquier tarea en FileNet P8

•Formas de acceso:• CD-ROM• A través del ”Information Center” de IBM• A través de los ficheros copiados en local• A través de un servidor web (opción de búsqueda)

Formato de la ayuda en Páginas HTML y documentos PDF:Página principal o directorio de ayuda (Help Directory) con

acceso rápido mediante categorías generales.Opción de búsqueda y Glosario.

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Information Center

Dentro de la Web de IBM en el siguiente Link:http://publib.boulder.ibm.com/infocenter/p8docs/v4r5m1/index.jsp?topic=/com.ibm.p8toc.doc/welcome.htm

http://publib.boulder.ibm.com/infocenter/p8docs/v4r5m1/index.jsp?topic=/com.ibm.p8toc.doc/welcome.htm

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Ficheros en local

Dentro de la Web de IBM en el siguiente Link:http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?rs=3323&uid=swg27010422

http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?rs=3323&uid=swg27010422

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 ECM Help•Formato de ayuda en Páginas HTML y documentos PDF•Se accede desde los links de las pantallas o con la ruta: http://servidor:puerto/ecm_help (http://192.168.1.232:9080/ecm_help)

Formato “Por Rol”

Formato “Por tareas”

http://192.168.1.232:9080/ecm_help

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Acceso al Workplace•Estándar Out-of-the-box. Se accede con la ruta: http://servidorApp:puerto/Workplace•http://hqdemo1:9080/Workplace

http://hqdemo1:9080/Workplace

Módulo 2. Introducción y Arquitectura FileNet P8 Acceso al Workplace XT• Otra presentacion del Estándar Out-of-the-box. Se accede con la ruta: http://servidorApp:puerto/WorkplaceXThttp://hqdemo1:9080/WorkplaceXT

http://hqdemo1:9080/WorkplaceXT

Módulo 3. Application EngineContenido

• Definición• Arquitectura Application Engine• Componentes WAT• “Componet Manager”• PCP- Process Router• Puertos por Defecto

Módulo 3. Application EngineDefinición• Es el “motor de aplicaciones “

• Proporciona las herramientas y conectividad entre los usuarios y los motores de contenido y de procesos

• Es un entorno de desarrollo de aplicaciones web que proporciona los componentes de aplicaciones y sistema J2EE que operan en plataformas J2EE

• Si es accesible al otro lado del firewall, permitirá a los usuarios que estén fuera de la empresa acceder a las herramientas de FileNet P8 para gestionar el negocio

• La herramienta principal es FileNet P8 Workplace que proporciona enlaces a las herramientas de FileNet

Módulo 3. Application EngineArquitectura AE

Módulo 3. Application EngineComponentes WAT

Componentes desarrollados sobre el WAT son:

• ISRA: Image Services Resource Adapter

•WCM: Capa de presentación de Web Content Manager

•Workplace: Construido íntegramente con el API

•Solution Templates: Plantillas para soluciones especificas

•Office Integration : Integración con MS Office

•Portal Integration : Permite crear paginas que usan portlets

Módulo 3. Application Engine“Component Manager”• Conecta el BPM con los servicios de los adaptadores Java • Proporcionan la capacidad de interactuar a un paso del WF con diferentes tipos de componentes• CE_Operations : Cola de componentes con el CE. Es estándar y permite entre otras; obtener o cambiar propiedades, añadir o quitar contenidos, publicar, archivar (file), etc.

Módulo 3. Application EnginePCP-Process Router• Su función es dirigir al motor de procesos cualquier petición de los clientes•Tiene que estar arrancado para que se pueda interactuar con el BPM

Módulo 3. Application EnginePuertos por Defecto• Los puertos, en función del tipo de servidor, que utiliza el Workplace por defecto son:

Módulo 4. Content EngineContenido• Definición• Arquitectura Content Engine • Componentes del CE• Definición y Estructura documental• Objetos y Clases: Clase Raíz• Propiedades (Property Templates)• Objetos Personalizados o “Custom Objects”•Métodos para añadir Contenido• Formas de Almacenamiento• Versionado•Estados y Versiones•Ciclo de Vida• Eventos y Suscripciones •Acciones sobre los Objetos•Auditoria•Seguridad

Módulo 4. Content EngineDefinición• Conjunto de servicios y componentes que dan la funcionalidad documental de la plataforma

•Todos estos componentes, aunque estén en distintos servidores forman parte del mismo Dominio P8

• Conceptualmente se compone de Base de Datos, Sistema de Ficheros y Búsqueda por Contenido

•Funciona en base a: Copiar->Bloquear->Actualizar(no fusiona como los CVS)

Módulo 4. Content EngineArquitectura Content Engine

Módulo 4. Content EngineComponentes Content Engine

Componente DescripciónGDC Base de datos global de configuración. Mantiene enlaces a los todos

los items en el dominio de FileNet.

Object Store Contenedor para objetos y contenido.

SOAP Listener Conector para el motor de aplicación. (AE)

Verity CBR Engine Permite la recuperación en base a contenido.

Publishing Plug-ins for Rendition Engine

Transforma (Renderiza) documentos a HTML y PDF.

XML Auto-Classifier Clasifica los nuevos documentos en base a su contenido.

Process Router Conector para el motor de procesos.

Object Store Service Gestiona el almacenamiento de objetos, eventos, ciclos de vida y clasificación.

File Store Service Gestiona el almacenamiento del contenido fuera de la base de datos.

Content Cache Service Gestiona la caché de contenido para acceso remoto.

Publishig Service Gestiona las peticiones de publicación.

Módulo 4. Content EngineObjetos y Clases: Clase Raíz I• Clase Raíz: Superclase de la que cualquier objeto del

sistema hereda sus propiedades• Sólo existen tres superclases que pueden tener subclases.

• Carpetas(Folders)• Documentos(Documents)• Objetos a medida(Custom Objects)

• El resto de clases son hijas de alguna de estas clases Raiz

• Sus definiciones se crean y almacenan en los Object Stores

• La herramienta para configurar y mantenerlas es el FEM

• Se recomienda enormemente no modificar estas superclases

Propiedades Objeto Personalizado

Carpeta Documento

Definir nuevas propiedades Definir eventos Un ID único Realizar Búsquedas Almacenar en una carpeta En un contenedor Tiene contenido Versionable Capacidades de ciclo de vida

Módulo 4. Content EngineObjetos y Clases: Clase Raíz II

Módulo 4. Content EnginePropiedades (Property Templates)• La propiedades/atributos de las clases se denominan

Property Templates

• Una vez creadas se pueden asociar a “n “clases

• Se heredan de una clase a otra (control de la herencia)

• La especificación particular al asociarlas (instanciarlas) a la clase es la que prevalece(una property realmente es una instancia de un Property Template)

Módulo 4. Content EngineDefinición y estructura documental• No hay que confundir ambos términos

• La Definición: Representa el tipo de Objeto (Clase Document) al que pertenece junto con todas sus propiedades (herencia, seguridad, etc.)

(Es decir las Clases Documentales)

• La Estructura: representa donde y como se van a almacena. En general es la estructura de carpetas (lógica)

(Es decir las Carpetas)

• El contenido sería el resultado de instanciar definiciones de “Tipo Document”

• La estructura sería el resultado de instanciar las definiciones de “Tipo Folder”

Módulo 4. Content Engine“Custom Object”• Superclase que se caracteriza por que:

• No puede tener contenido asociado (como Document)• No puede ser contenedor (como Folder)• No puede tener versiones (como Document)

• Por defecto no están activados en el sistema

• Muy útiles para almacenar objetos físicos (Cinta de Video, Libros, listas, etc.)

Módulo 4. Content EngineMétodos para añadir contenido

• File Store:• Almacena metadatos en BD• Alacena Contenido en Sistema de Ficheros• Permite Fixed Storage Device: Centera, DR550…• Permite el CBR • Permite distribuir el contenido en Storage Areas

• Database Store: • Almacena todo en base de datos

Módulo 4. Content EngineFormas de Almacenamiento

• Contenido Externo: Referencia por URL o UNC

• En ambos se puede usar un “Cache” de recuperación (Cuidado con la seguridad)

Módulo 4. Content EngineVersionado de documentos I• La versión de documentos es parte importante de la gestión de

contenidos. Gestiona los cambios que se realizan en los documentos durante su ciclo de vida

• Estados de un documento:• Released: Última versión del documento. Sólo existe un objeto en current version• Superceded: Versión superior o inferior que no es la versión más reciente• Reservation: No puede ser editado salvo por el usuario que realizó el check out• In Process: Versión inferior de un documento disponible para ser editada.

• Versionar un documento significa que cuando se edita un documento para modificarlo (check-out) siempre se crea una nueva versión del documento (check-in).

• Hay dos niveles o tipos de versionado:• Versión de un nivel (versiones mayores)• Versión de dos niveles (versiones mayores y menores)

Módulo 4. Content EngineVersionado de documentos II•Versionado a un Nivel:

Los documentos que usan versionado de un nivel sólo pueden crear versiones mayores

Módulo 4. Content EngineEstados y Versiones

•Released: Última versión del documento. Sólo existe un objeto en current version•Superceded: Versión superior o inferior que no es la versión más reciente•Reservation: No puede ser editado salvo por el usuario que realizó el check out•In Process: Versión inferior de un documento disponible para ser editada.

Módulo 4. Content EngineCiclo de Vida•Un ciclo de vida es el conjunto de estados•Se crean mediante políticas de Ciclo de Vida que definen:

Número de estadosSecuencia de estadosAcciones

•La versión (o su tipo) identifica en que estado se encuentra•La transición puede ser usada para lanzar acciones en el motor de contenidos•Un workflow no es un ciclo de vida ya que se ejecuta en el motor de procesos no en el de contenido•No confundir con promoción y degradación de versiones•Refuerza el concepto Contenido activo

Módulo 4. Content EngineEventos y Suscripciones•Un evento del motor de contenido sucede cuando una operación se ejecuta en un objeto

•Si existe una suscripción para ese evento en el objeto, el servidor dispara la acción asociada.

•Se compone de tres partes:Target class: Clase de objeto que tiene la suscripciónTrigger: Qué cambio en el objeto, clase o versiónAction: Lo que ejecuta el CE (acción)

•La acciones pueden ser:Iniciar un workflow

Archivar un objeto en una carpeta.

Crear o asociar objetos relacionados.

Consultar o actualizar bases de datos externas.

Mandar e-mails de notificación

Módulo 4. Content EngineAcciones sobre los Objetos

• Descargar a local• Preparar el documento para su edición (Checkout) • Cancela la extracción• Guarda los cambios del documento (Check in)• Registra el documento pero no hace falta indicar el fichero• Salva los cambios sin cambiar la versión • Archiva el objeto en otra carpeta (file)• Desarchiva el objeto (unfile)• Borra una versión específica • Borra el documento y todas sus versiones• Borra un documento secundario de un documento compoesto• Mueve un objeto de un contenedor a otro • Baja de versión (Demote)• Lanza el workflow• Asocia un objeto con otro (link)• Cambia el documento a compuesto• Publish: Publica el documento• Muestra la url a donde apunta el Hipervinculo• Muestra la información acerca del objeto

Módulo 4. Content EngineAuditorias•Es posible activar o no la auditoria de los eventos (acciones)• Se decide en la creación (configuración) de los Objetos•Se audita el éxito , el fracaso o ambos•Todo lo que se realiza sobre y con el sistema. Entre ellos:Get Content, Get Object, Get Query, Creation, Deletion. Custom Event…

•Con ellos es posible saber (trazar) lo que le ha sucedido•Auditar NO es Gratis • No genera un fichero sino que se visualiza desde las Herramientas Administrativas• No esta integrada ninguna herramienta de Reporting• Difíciles de Explotar y tratar

Módulo 4. Content EngineSeguridad• Basada en los Objetos (el acceso al objeto se permite o se deniega)

• Se controla con ACEs (Accesos) asociados a ACLs (Grupos/usuarios)

• El acceso al sistema implica:

• Identifica el usuario que se intenta conectar (Requiere credenciales)

• Genera tokens de acceso

• Proporcionado por un servicio de directorio soportado por FileNet

Requiere un token de acceso ( vía la autenticación )

Se evalúan los permisos en función de su origen:

•Autenticación

•Autorización

Módulo 5. Process EngineContenido• Introducción al PE

• Arquitectura PE• Componentes PE• Ideas básicas de los Workflows• Process Engine Database• Antes de crear-Configuration Console• Crear un Workflow-Process Designer•Tipos de Pasos• Iniciar un WorkFlow-Trasfer• Process Administrator -Buscar, procesar, seguir…•Rastreador de Procesos-Administrar WF•Modificar WF•Auditoría•Seguridad

Módulo 5. Process EngineIntroducción

• El PE proporciona todo lo necesario para permitir que los procesos de negocio se ejecuten como Workflows

• Con él se realiza el diseño, creación, gestión, ejecución y rastreo de todos los Workflows

• Se encuentra conectado a:– Motor de contenido (CE)– Motor de aplicación (AE)– Analizador de procesos (AN)– Motor de reglas (RE)– Motor de integración (EAI)

Módulo 5. Process EngineArquitectura PE

PCP-Process Connection Point

Módulo 5. Process EngineContenido• Componentes del motor de procesos

Componente Descripción

Process Router Servicio que enruta (envia) las peticiones de los usuarios hacia el PE.

Process Connection Point Servicio que atiende las peticiones de los usuarios (AE y CE). Es el antiguo PPM (Pooled Process Manager)

Process Engine Service Grupo de procesos que permiten operar a los workflows.

Process Engine Database Mantiene información sobre workflows.

IBM CrossWorlds Connector Software que conecta el motor de contenido con el motor de integración.

¿Qué es un WorkFlow?Es una única instancia en ejecución de un “mapa” que representa (define) un proceso y que es mantenida en el PE

¿Qué es un mapa o definición del Workflow?• Consiste en una serie de actividades o tareas que se representan gráficamente en un mapa por pasos interconectados por rutas• Identifica las actividades, recursos, participantes y condiciones necesarias para procesar el trabajo•Se almacena en el CE como un fichero XML

• Una vez iniciado no se puede modificar

Módulo 5. Process Engine Ideas básicas de los Workflows I

•Esta compuesto por Pasos, Rutas y Lógica:Pasos (Steps): Paso en la que una acción se lleva a caboRuta (Routes): Enlace entre dos pasos del workflow.Lógica (logic): Decisión en el paso de que ruta tomar

•

• ¿Qué es un WorkItem?•Es una unidad individual de trabajo que debe ser completada en cada paso (son

unidades de trabajo: colecciones de datos y referencias a la información del sistema necesarias para procesar los datos en un workflow en ejecución)

•Es autosuficiente: Contiene los datos e instrucciones necesarias para ser procesado

•Un WorkItem deja de existir una vez que el flujo de trabajo ha finalizado.

• Tipos:WorkItem raíz: Workitem inicial de un workflowWorkItem hijo: creados cuando el workflow necesita ser enviado a varias personas,

uno por cada destinatario.

Módulo 5. Process Engine Ideas básicas de los Workflows II

Módulo 5. Process Engine Ideas básicas de los Workflows III¿Qué es un WorkElement?•Los elementos de trabajo son los objetos accesibles de un WorkFlow

•Existen 6 tipos todos ellos accesibles mediante el API´s

•Se diferencian en la información que contienen

•Es importante no confundir estos (ni WorkItem) con Pasos: Lo pasos son parte de la

definición, mientras que los WorkItem y WorkElement son parte de la vida

Elemento Roster Queue Log

Work Object X X

Step Element X

Instruction Element X

Queue Element X

Roster Element X

Log Element X

Módulo 5. Process Engine Process Engine Database•Es la estructura para gestionar y procesar los Workflows y sus definiciones - REGIÓN AISLADA: partición lógica de la BD en la que se ejecutan los WF- ROSTER: Estructura maestra que contiene los WorkFlows activos- COLAS: Conjunto de tablas que contienen los WorkItems mientras esperan a ser procesados (hijas del Roster)

TIPOS DE COLAS

• Colas de usuarios

• Colas de trabajo

• Colas de componentes ( ej. Operaciones )

• Colas de sistema

CAMPOS EXPUESTOS:

Aquellos que se definen como una columna de la tabla de propiedades

Módulo 5. Process Engine Antes de Crear-Configuration Console I

•Consola de configuración de procesos (PCC):Es la herramienta para configurar la base de datos del PE

• Antes de crear un WF hay que preparar el entorno PE:Regiones AisladasRostersColasCampos ExpuestosWeb Services

•Se accede desde el WorkPlace

Módulo 5. Process Engine Antes de Crear-Configuration Console IIAspecto de la Consola de Configuración de Procesos

Módulo 5. Process EngineCrear un Workflow IMediante el Process Designer se implementa un mapa o Workflow Definition

Módulo 5. Process EngineCrear un Workflow IIAspecto del Process Designer

Módulo 5. Process EngineTipos de PasosEl tipo de etapa determina quien o que trabajo se realiza

•Lanzamiento: primer paso del workflow. Es creado automáticamente y no puede ser borrado

•Inicial: primer paso de cualquier submapa

•Sistema: función intrínseca que realiza el sistema

•Componentes: representa una llamada a un subsistema externo

•Submapa: representa una llamada a otro workflow mapa.

•Participante: actividad realiza un participante (asignada al Inbox)

•Cola de Trabajo: Tarea asignada o enviada a una cola de trabajo

•General: No tiene asignado ni partiucipante ni cola de trabajo (suelen ser de evaluación y decisión)

• Para iniciar un Workflow tiene que estar TRASFERIDO

•Se podrá iniciar o lanzar un WF mediante:•Automáticamente con una Suscripción•Manualmente desde Workplace•Manualmente desde el Process Designer•Con una aplicación a medida•Desde otro Work flo

Módulo 5. Process EngineIniciar un WorkFlow

•Previamente se valida que no existen errores en la definición

•Garantiza la consistencia de los parámetros que utilizará el WF

•Asigna un nombre único (WFClass name). Se asigna en diseño

•El que está trasferido es el que se iniciará

• Si la versión del flujo que se inicia no está trasferida dará error

•Desde el P. Designer cada vez que se lanza se trasfiere automáticamente

Módulo 5. Process EngineProcess Administrator I• Introducción

Es una aplicación para monitorizar y gestionar actividades de proceso a bajo nivel

Permite localizar Workflows y WorkItems ACTIVOS en cualquier parte del Sistema

Se pueden modificar, completar o terminar WFs y realizar otras tareas administrativas (acceso a los InBox de los usuarios)

Se utiliza casi siempre con el Rastreador de Procesos

Se requiere un nivel de acceso alto (PEAdministrators)

Módulo 5. Process EngineProcess Administrator IIPotente interface:

Módulo 5. Process EngineRastreador de Procesos I

•Definición•El rastreador de Procesos es una herramienta para ver una representación gráfica un workflow en proceso

• Permite acceder a los datos del paso activo del WF y a su información histórica

•Muy útil en la depuración de Flujos en fase de diseño

•Se accede:Full Control: Como administrador (Process Administrator)Sólo lectura: Si se asigna en diseño (colas/pasos)Gestión: Si se asigna en diseño (colas/pasos)

Módulo 5. Process EngineRastreador de Procesos II

Sólo Lectura

Full Control

¿Por qué modificar una tarea? • Solventar situaciones que ocurren en el entorno de trabajo; Usuarios no

disponibles, Errores de los usuarios, Cambios en los anexos enlazados, ...

• Asegurar que un trabajo se procesa de acuerdo con los requerimientos del negocio

Módulo 5. Process EngineModificar WF

usar esta herramienta para:

para realizar esta tarea: Administrador Procesos Rastreador Procesos

Modificar tipos de datos simples Workflow & Work Item Work Item

Modificar grupos de workflow Workflow & Work Item Workflow

Ver historia del workflow Workflow & Work Item Workflow & Work Item

Editar la referencia de un anexo __ Work Item

Completar un trabajo Work Item Work Item

Resasignar trabajo Workflow & Work Item Work Item

Borrar trabajo Workflow & Work Item __

Terminar trabajo Workflow & Work Item Work Item

Establecer usuario/Seleccionar un sustituto Workflow & Work Item __

Añadir / Eliminar rastreadores Workflow Work Item

Borrar elementos de rastreador Tracker work items __

Módulo 5. Process EngineAuditoría

Existe un Log de Eventos y Estadísticas desde el que:Es posible recuperar, ver y manejar registros de eventos y estadísticas

Dispone de las siguiente herramientas:

Herramienta Descripción

Administrador de Procesos El Administrador de procesos permite acceder de una

forma rápida a los eventos de sistema, a las

estadísticas de los rosters y las colas

vwlog Usado para extraer registros de los determinados a la

pantalla o a un fichero de texto

vwtool Usado para ver las estadísticas de un roster o una

cola para intervalo de tiempo determinado

Programas personalizados Programas desarrollados utilizando las PE JAVA APIs

pueden recuperar información sobre el registro de

eventos y las estadísticas de colas y rosters.

Analizador de procesos Un sistema que disponga de analizador de procesos

puede ver los datos procesados en un sofisticado

análisis de MS Excel

Módulo 5. Process EngineSeguridad

Seguridad que se aplicar a los elementos del PE:• Rosters• Colas

Se basa en el nivel de acceso que los usuarios poseen:• Process: Puede procesar la tarea (completarla) • Query: Puede buscar la trae (verla)• Launch: Puede iniciar Workflows • None: Ninguno

• El acceso inicial es que todos los usuarios tienen Query y Process

Módulo 6. WorkplaceContenido• • • Introducción al WorkPlace•Acceso al WorkPlace•Funcionalidades del WorkPlace• Aspecto Workplace

Módulo 6. Workplace Introducción al WorkPlace• Aplicación web con las que se accede al entorno FileNet P8.• Incluye todas las características disponibles para usuarios,

diseñadores y administradores de un sistema FileNet P8.• Ruta de acceso: http://server: puerto/Workplace• Construida 100% con el API nativo• Disponible nada más instalado el producto (Out-of-the-Box)• Requiere que el usuario este dado de alta en el LDAP• Funcionalidad Completa:

• Búsqueda de documentos• Personalización de interfaces• Ejecutar tareas pertenecientes a un proceso de negocio• .....

http://server/Workplace

Módulo 6. Workplace Acceso WorkPlace I• Ruta de acceso: http://server: puerto/Workplace• Permite “single sing on” a través de Kerveros • Según la “stanza” configurada:

• Permite cualquier contraseña o una fija• Integraciones con otras capas de seguridad

http://server/Workplace

Módulo 6. Workplace Acceso WorkPlace II• Pantalla Inicial

Módulo 6. Workplace Funcionalidades del WorkPlace• Se acceden desde los menús principales de Autor y Administrador

Módulo 6. WorkplaceAspecto del WorkPlace. Banner

• Fácil de personalizar (sustituyendo las imágenes)

Módulo 6. WorkplaceAspecto del WorkPlace.Opciones Pricipales

• Mi Workplace: Es una zona se customiza la vista de nuestro workplace•Tareas: Acceso al InBox (tareas pendientes) y Colas publicas•Shortcuts: Accesos directos•Browse (Navegación): Navegación por los OS•Búsquedas: Proporciona acceso a las plantillas de búsqueda•Mis Búsquedas: Las búsquedas que me he guardado•Autor: Permite acceso a la funcionalidad de los autores de contenidos•Administración: Proporciona herramientas para los administradores.

Módulo 6. WorkplaceAspecto del WorkPlace.Navegacion


Módulo 1. ECM: Productos IBM Módulo 2. Introducción y Arquitectura de FileNet P8 Módulo 3. Application EngineMódulo 4. Content EngineMódulo 5. Process EngineMódulo 6. Workplace y WorkPlace XTMódulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Módulo 7. Process DesignerMódulo 8. Consola de Administración de ProcesosMódulo 9. Administrador de ProcesosMódulo 10. Rastreador de Procesos

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Contenido• Introducción al FEM• Iniciar FEM• Clases y Listas• Propiedades•Eliminar Objetos•Exportar/Importar•Query Builder

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)IntroducciónEs la herramienta con la que se administrar el CE (Motor de Contenido)

Tareas:•Configurar el CE (Ldaps, CBRs, Storage Areas…)•Configurar y gestionar los Object Store•Definir clases, propiedades y elegir listas•Crear y gestionar la caché de contenidos y deposito de ficheros.•Exportar/Importar objetos de negocio•Estar preparado para la recuperación de errores•Crear documentos y carpetas•Realizar búsquedas de Objetos (Query Builder)•Lanzar BulkOperations•.....

Es una Microsoft Management Console (MMC)

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Iniciar FEM ISe accede desde el acceso directo del escritorio o a través de los Menús.Su pantalla inicial es:

Object Stores existentes

Áreas de almacenamiento

(cache y contenidos)

Servidores donde reside el CE

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Iniciar FEM II

Action Menu• Cada Objeto tiene un ‘Action Menu’, al que se accede

pulsando botón derecho sobre él. • Indica las acciones que se pueden ejecutar sobre ese objeto

Root Folder• Cada OS tiene un ‘Root Folder’, donde se almacena el

contenido; documentos, carpetas y objetos personalizados• Similar concepto al de ‘C:\. ‘• Unfiled Documents folder: contenidos que no están

archivados en ninguna carpeta

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Clases y Listas

Pasos para crear una clase:• Metodo “Botton Up”

• Crear las listas de valores (Choice list)

• Crear los ‘properties templates’

• Crear la clase

• Asociarle las propiedades y listas.

Listas de valores:• Permiten al usuario seleccionar un valor de un

desplegable

• Aseguran que las entradas sean correctas

• Ahorran tiempo.

• Se crean desde el Enterprise Manager: OS: Choice List, botón derecho: <New Choice List>

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Propiedades

Tipos de datos:

Binary

Boolean

Date Time

Float

ID

Integer

Object

String

Properties Templates:• Se pueden asociar a varias clases.

• Tiene las siguientes características:

• Nombre (symbolic) .

• Tipo de dato

• Una lista de valores (opcional)

• Mono o multi valor

Buenas prácticas:• Antes de crear una nueva clase, propiedad o lista de valores

comprobar que no existan duplicados o sinónimos

• Cuando se crean propiedades personalizadas, incluir en la descripción un valor que te ayude posteriormente a organizarlas

• En MAYUSCULAS (Para distinguirlas de las del sistema)

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Eliminar Objetos I

Instancias/Subclases

Class Definition

Propery Template

Choice List

Borrando Metadatos:• No se puede borrar un objeto, si otros lo están

referenciando (dependencia)

• Para borrar la dependencia:

• Borrar el objeto

• Borrar la referencia

• Borrar las dependencias en el orden del gráfico

Borrando una class definition:• Hay que borrar todas sus dependencias (subclases e

instancias)

Borrando un property template:• Borrar las propiedades de todas las clases en las que está

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Eliminar Objetos II

Borrando Listas de Valores:• Una Lista de valores está asociada con ambas:

• Property Template• Property definition (asociada a la clase documental)

• Borrar las dependencias en el orden del gráfico• Eliminar las choice list de cualquier property template• Eliminar las choice list de las property definitions de las clases• Crear las property definition con el nuevo template

• Borrar la lista de valores

Encontrando las dependencias:Si quiero borrar una propiedad, ¿cómo se donde está referenciada?

Seleccionar la propiedad

Abrir sus propiedades

Seleccionar la pestaña de Propiedades

Seleccionar ‘Custom and system properties’

Buscar la propiedad: ‘Used in Classes’

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Exportar/Importar I

Para EXPORTAR datos (clases, propiedades, listas...):• Hay que añadir los objetos al Export Manifiest• Cualquier elemento puede añadirse al Export Manifiest.• Seleccionar Objeto -> Action> Add to Export Manifiest• Si se selecciona una carpeta, se exporta todo su contenido

• Cuando se han seleccionado todos los elementos, se exportan a un fichero XML• Hay que especificar el nombre y localización del fichero XML.• Hay que especificar el nombre del fichero y la localización del fichero Log.• Si se exporta contenido

• .

Si lo que se quiere es .... Entonces hacer ... Embeber el contenido en el fichero XML

Dejar la propiedad ‘Content Folder’ vacía.

Almacenar los contenidos como ficheros en un sistema de ficheros

Especificar en ‘Content Folder’ el lugar, dentro del file system, donde van los ficheros con el contenido.

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Exportar/Importar II

Para IMPORTAR el fichero XML:• Seleccionar el OS en el que se van a importar. (Action->All Tasks-> Import All)• Esto lanza el Import Helper. Al que hay que indicarle :• Ruta del fichero se va a importar• Ruta de la carpeta de documentos (si no están embebidos)

• El Import Helper se salta los metadatos duplicados• Los problemas se recogen en el fichero de log• Es posible que haya que “retocar” los XML ante inconsistencias• Cuidado en el traspaso de configuraciones entre entornos no consistentes:

(objetos creados a mano)1. Obtener el GUID del OS origen

2. Obtener el GUID del OS destino

3. En el fichero de exportación XML, buscar GUID origen y reemplázalo por el de destino

NOTA: Se puede generar un script (tipo pre-import) que cambie estos GUIDs de forma automática

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Exportar/Importar III

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Query Builder I

Herramienta de búsqueda:• Se accede a ella desde el Enterprise Manager

• Se utiliza para búsquedas de objetos complejas

• Permite aplicar cambios a los resultados de la búsqueda (Bulk Operations)

• Buscan sólo en un OS

Query Builder:• Vista simple

• Seleccionar la tabla• Seleccionar las tablas que se quieren mostrar• Rellenar los criterios y operadores de búsqueda

• Vista SQL• Seleccionar View-> SQL• Introducir una sentencia SQL

Módulo 7. FileNet Enterprise Manager (FEM)Query Builder II‘Bulk Operations’ en el Query Builder

• Con una Biulk Operation es posible aplicar cambios (acciones) a un gran número de documentos a la vez (resultado de una Búsqueda)

• Acciones:• Borrar objetos• Añadir al Export Manifest• Acciones sobre documentos versionables (EJ: deshacer Checkouts)• Acciones sobre el ciclo de vida (Promocionar o retroceder)• Acciones sobre contenedores (Archivar en carpeta)

• Scripts• Ejecuta scripts para cambios complejos (VBScript o JavaScript)

• Seguridad• Aplicar cambios de seguridad (añadir o eliminar grupos de usuarios,

cambiar permisos)

Módulo 8. Process DesignerContenido• Introducción al Process Designer• Creación de WorkFlows

1. Abrir sesión Process Designer2. Propiedades Globales3. Añadir Pasos4. Propiedades Pasos5. Establecer Rutas6. Condicionar Rutas7. Validar el mapa8. Transferir el mapa9. Lanzar (probar) el flujo10. Comprobar que hace lo que hemos

diseñado

Módulo 8. Process Designer Introducción• Herramienta de desarrollo y diseño de WorkFlows• Antes del diseño en la herramienta hay que tenerlo en papel• No permite participantes externos al dominio “LDAP”• La notificaciones SMNTP son por asignación de tareas en:

•Inbox•Tracker

•Se accede desde las herramientas avanzadas de Autor o con doble “click” en un mapa (XML de extensión .pep)• Crear una carpeta “MAPAS”•No tiene “Ctrl-Z” pero sí el “Ctrl-C” y “Ctrl-V”

Módulo 8. Process Designer Creación de Workflows 1. Abrir sesión Process Designer2. Propiedades Globales3. Añadir Pasos4. Propiedades Pasos5. Establecer Rutas6. Condicionar Rutas7. Validar el mapa8. Transferir el mapa9. Lanzar (probar) el flujo10. Comprobar que hace lo que hemos diseñado

Módulo 8. Process Designer 1.- Abrir sesión Process Designer I

Interfaz Inicial

Módulo 8. Process Designer 1.- Abrir sesión Process Designer II

Operaciones del CE:•Open/Check out: Abrir o hacer un Check out•Nuevo: Añade un mapa al Object Store.•Checkin: Realiza un checkin.•Cancel Checkout: Cancela el checkout•Save: Guarda el trabajo realizado sobre el WF

•Administración del workflow:• Propiedades del WF•Lanzar Wf•Validar WF.•Imprimir.

Barra de tareasOperaciones de disco:• Nuevo workflow : Crea un nuevo mapa de Wf•Abrir: Abre un fichero de mapa de WF local.•Salvar: Guarda un mapa de WF en un fichero local.

LORUS: Ejecutar y verificar estan cambiados

Módulo 8. Process Designer2.- Propiedades Globales

Módulo 8. Process Designer3.- Añadir Pasos• Arrastrar desde la paleta de pasos hasta el área de trabajo• La paleta contiene todos tipos de pasos que pueden utilizar

en el workflow

Módulo 8. Process Designer4.- Propiedades Pasos

• GENERAL: Indican quien la realiza (cola-usuario), privilegios y que “pantalla” va a utilizar. Se le asigna el nombre (se recomienda al menos numerarlos)

• Dead Line: Período máximo para realizar la tarea y recordatorio de expiración

• Parameters: Propiedades (Anexos, Atributos y WG) que intervienen y modo (inout)

• Asigments: En el caso de que se asignen propiedades

• Rouitng: Respuestas y orden de las rutas

Módulo 8. Process Designer5.- Añadir RutasPasar a Modo “Rutas”

Para establecer una Ruta; Se pincha en el paso inicial y se arrastra hasta el final

Para eliminar una Ruta hay que seleccionarla y en el menú contextual (botón derecho) pinchar en Eliminar

Se recomienda asignar como nombre el número paso origen-destino

Módulo 8. Process Designer6.- Condicionar Rutas

El panel de propiedades se situa a la derecha del área de trabajo

Las condiciones se añaden a las rutas y esa ruta sólo se toma si la condición es cierta

Pueden condicionarse a respuestas o a propiedades del workflow

Si hay mas de una, el orden de evaluación es de acuerdo al orden de las rutas

Si todas son ciertas se produce un “split” que necesitara de un “recopilador”:

Regla de oro: No puede salir una ruta entre el split y el recopilador

Módulo 8. Process Designer7.- ValidarLa validación nos asegura que el workflow no tendrá errores durante su ejecución.

No valida errores lógicos sólo errores de ejecución. A tener en cuenta:•Un workflow sin nombre no puede ser validado•En la etapa de desarrollo se debe ir validando a menudo, ya que si tenemos que validar mucho, esto lleva tiempo•Otro error habitual es que los Separadores AND (Split), siempre tienen que tener un Colector (Recopilador)•Todas las pasos deben ser alcanzables por algún camino.

Módulo 8. Process Designer8.- TrasferirGarantiza que en la BD existe todo lo que necesita la definición del

workflow para ejecutarse

Para realizar la transferencia, existe una opción en el propio process designer. (File -> Transfer)

o también se puede hacer desde el workplace desde el menú de acción de la página de información

Módulo 8. Process Designer9.- LanzarDesde el Workplace:• Es una acción del documento Mapa del Workflow• Necesita que la última versión este trasferida (si la que presenta es la

“current version”)

Desde el Designer:• Valida el flujo antes de transferirle• Hace el Chcekout-Checkin del mapa

Desde una Suscripción• Lanza el que este trasferido y asociado a la directriz

Desde una Aplicación a Medida• Lanza el que este trasferido con el WorkClass Name que se le pasa al

API

Módulo 8. Process Designer10.- ComprobarLocalizar el Workflow lanzadoProcess AdministratorWorkplace TaskWorkplace Plublic QueuesWorkplace Tracker(Se recomoenda asignar un F_Subject representativo del flujo que estamos probando)

Primero verificar que se comporta como se ha diseñado (Tracker)

Una vez verificado, mover el flujo con la aplicación o con los participantes del sistema

Módulo 9. Consola Administración de ProcesosContenido• Introducción PCC• Acceso PCC-Pantalla Inicial• Utilidad PCC

Módulo 9. Consola Administración de ProcesosIntroducción•La consola de configuración de procesos (PCC) es un programa utilizado para configurar la Base de Datos del PE• Para acceder hay que tener permisos de Administrador• No olvidar hacer “commit” de los cambios realizados

Módulo 9. Consola Administración de ProcesosAcceso PCC•Se accede desde el WorkPlace, en el Menú de Administración•Su pantalla inicial es:

Módulo 9. Consola Administración de ProcesosUtilidad PCC

Componente Tareas

Motor de procesos Borrar base de datos de workflowBorrar regiones aisladasConfigurar propiedades

Regiones aisladas Inicializar o borrar regiones aisladasConfigurar propiedadesExportar/importar XML

Cola de componentes

Registrar componentes y configurar propiedades

Cola de trabajo Crear nuevas colas y configurar propiedades

Rosters Crear nuevos rosters y configurar propiedades

Colas de usuario Configurar propiedades

Log de eventos Crear nuevos logs y configurar propiedades

• Permite navegar a través de los componentes de BD

• Los diseñadores de procesos y los arquitectos de soluciones necesitan crear o configurar elementos

• La tabla presenta que

componentes que se pueden crear o configurar

Módulo 10. Administrador de ProcesosContenido• Introducción • Pantalla Inicial• Búsqueda

Módulo 10. Administrador de ProcesosIntroducción• El administrador de procesos es una aplicación para monitorizar y

gestionar actividades de proceso a bajo nivel

• El administrador del motor de procesos es responsable de asegurar que los workflows se ejecutan sin problemas

• Permite encontrar workflows, work items,etc., y tratar con problemas que afecten a las operaciones del motor de procesos.

• Se diferencia del rastreador en que tiene una visión de la ejecución ideal de todo sistema no como el tracker que son responsables de un workflow particular

Módulo 10. Administrador de ProcesosPantalla Inicial• Se Inicia desde el menú Administrador del Workplace

Módulo 10. Administrador de ProcesosBúsqueda

Módulo 11. Rastreador de ProcesosContenido• Introducción-Definición• Ejecución • Sólo lectura• Gestión• Tarea Activa

Módulo 11. Rastreador de ProcesosIntroducción• Definición: El Rastreador de Procesos es una herramienta

para ver una representación gráfica de Workflows activos junto con sus valores e información histórica

• Obtiene la información del Mapa (workflow definition), de los valores en los workItems activos y de los log de eventos

• Es posible en la fase de diseño del workflow asignar a participantes para que se le envié una tarea de “rastreo”

• Tiene dos vistas, sólo lectura y gestión• La vista de gestión está sólo disponible para los

administradores del PE y los participantes asignados en la fase de diseño

Módulo 11. Rastreador de ProcesosEjecución• El rastreador de procesos puede ser lanzado de diferentes

sitios en función del tipo de usuario y de para qué se necesite:

Ejecutado desde… Si…

Procesador de Pasos Estas trabajando en un workflow y deseas conocer más sobre su estado.

Cola de rastreadores Tu trabajo es rastrear workflows.

Administrador de proceso Has realizado una búsqueda de varios workflows en el sistema y quieres comprobar el estado de uno en particular

Módulo 11. Rastreador de ProcesosSolo Lectura• Disponible para todos los usuarios que accedan al WorkItem• No se ven ni editan las propiedades• Tiene los siguientes componentes:

•Map area: muestra el workflow map, tareas completadas y fecha, etapa actual y excepciones•Histoy area: muestra la historia del workflow y las etapas y los work items

Módulo 11. Rastreador de ProcesosGestión• Disponible para los rastreadores asignados• Permite ver el estado actual de un workflow, así como completar los

work items, y otras tareas

Barra de tareas aumentada: Herramientas para la gestión de tareasMap area: Muestra el workflow map, tareas y datos completados, paso activo y excepciones si se hubiesen producidoHistory area: Muestra los hitos alcanzados, los work items completados y activos y la historia de los workflows y pasosArea de propiedades: muestra las propiedades de los workflow, tareas y rutas

Módulo 11. Rastreador de ProcesosTarea Activa• Es el punto en el cual se encuentra el workflow en un momento dado

• Es sobre el que se pueden ver los atributos

• Es el que tiene un reloj de arena sobre el símbolo del paso

• En el área histórica tiene la etiqueta “In progress”

• La pestaña “Step History” muestra las tareas que están en proceso

• En el “Step History” se localiza la tarea activa. Con doble click te lleva a la representación gráfica

• Botón derecho del ratón muestra un menú que permite obtener más información la tarea