Presentación Informe de Seguimiento al Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Unidad Gestión General

Cancelación y aplazamiento de tareas

Avance general del plan

Soporte documental en la Suite GPA

Oportunidades de mejora

Eficacia – Logro de compromisos del trimestre

Cumplimiento de tiempo programado pararealización de tareas

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Presentación Informe de Seguimiento Segundo Trimestre 2012Unidad Gestión General

Aspectos Claves

Cumplimiento de Compromisos Vs. Tiempo Programado

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

% Eficacia: No. Tareas realizadas No tareas programadas

Tiempo Promedio de cumplimiento: PROMEDIO ( No. Días utilizados ) por cada tareaNo. Días programados

Los días utilizados se calcularon tomando lo transcurrido entre la FECHA DE INICIO PROGRAMADA Y LA FECHA DE APROBACIÓN DE LA TAREA en la Suite GPA

Un cumplimiento de tiempo programado igual a 100% indica que en la realización de la tarea utilizó el número de días

programado inicialmente

Un cumplimiento de tiempo programado superior a 100% indica que en la realización de la tarea utilizó un número

mayor de días respecto a lo programado inicialmente

Un cumplimiento de tiempo programado menor al 100% indica que en la realización de la tarea utilizó menos tiempo

del programado inicialmente

NOTA: El % de eficacia corresponde a las tareas finalizadas hasta el 30 dejunio 2012. (Generado por la Suite GPA)

El tiempo promedio de cumplimiento se estimó para tareas finalizadas entreabril, mayo y junio de 2012.

No Dependencia % Eficacia

Promedio cumplimiento

tiempo programado

1 Oficina Asesora de Sistemas 133,33% 66%2 Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado 111,11% 110%3 Dirección Relaciones Internacionales y Cooperación 109,09% 99%4 Dirección DD HH 104,35% 94%5 Dirección Administrativa 104,17% 98%6 Obispado Castrense 100,00% 109%7 Dirección Planeación y Presupuestación 100,00% 108%8 Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal 100,00% 100%9 Dirección Estudios Estratégicos 100,00% 100%

10 Dirección Ejecutiva Justicia Penal Militar 100,00% 100%11 Dirección Proyección de Capacidades 100,00% 100%12 Grupo colCERT 100,00% 100%13 Dirección Ciencia Tecnología e Innovación 100,00% 100%14 Dirección Finanzas 100,00% 100%15 Grupo Atención y Orientación al Ciudadano 100,00% 100%16 Oficina Control Interno Sectorial 100,00% 100%17 Dirección Seguridad Pública y de Infraestructura 100,00% 99%18 Dirección Gestión Empresarial 100,00% 99%19 Oficina Control Disciplinario Interno 100,00% 99%20 Dirección Asuntos Legales 100,00% 99%21 Grupo de Desarrollo Organizacional 100,00% 98%22 Dirección Contratación Estatal 100,00% 98%23 Grupo Talento Humano 100,00% 97%24 Dirección Bienestar Sectorial y Salud 92,50% 378%25 Dirección Logística 91,43% 99%26 Dirección Comunicación Sectorial 84,62% 252%27 Dirección Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas 83,33% 100%28 Dirección Políticas y Consolidación de la Seguridad 66,67% 161%29 Dirección Desarrollo del Capital Humano 66,67% 100%30 Tribunal Médico Laboral 60,00% 285%

Cumplimiento de Tareas Vs. Tiempo Programado

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Utilizó el tiempo programado( 90% al 110%)

Utilizó menos tiempo del inicialmente programado

(Menor al 90%)

Utilizó más tiempo del inicialmente programado

(Superior al 110%)

Cumplió Compromisosdel Trimestre(90% - 110%)

Dirección LogísticaGrupo Talento Humano

Grupo de Desarrollo Organizacional Dirección Contratación EstatalDirección Gestión Empresarial

Dirección Seguridad Pública y de InfraestructuraOficina Control Disciplinario Interno

Dirección Asuntos LegalesDirección Ejecutiva Justicia Penal Militar

Grupo colCERTDirección Finanzas

Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad PersonalDirección Proyección de Capacidades

Oficina Control Interno SectorialDirección Ciencia Tecnología e InnovaciónGrupo Atención y Orientación al Ciudadano

Dirección Planeación y PresupuestaciónObispado Castrense

Dirección AdministrativaDirección DD HH

Dirección Relaciones Internacionales y CooperaciónDirección Estudios Estratégicos

Dirección de Bienestar Sectorial y Salud

Cumplió mayor número de compromisos(Mayor a 110%)

Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado Oficina Asesora de Sistemas

Cumplió menor número de compromisos

(Menor a 90%)Dirección Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas

Dirección Desarrollo del Capital Humano

Dirección Comunicación Sectorial Dirección Políticas y Consolidación de la

SeguridadTribunal Medico Laboral

Logro de Tareas

Tiempo Programado

% Cancelación de Tareas del Plan de Acción

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Trimestre Abril – Junio 2012

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Dirección Planeación Estratégica y Finanzas …

Dirección Gestión Empresarial

Dirección Bienestar Sectorial y Salud

Dirección Estudios Estratégicos

Dirección de Planeación y Presupuestación

Direccion Derechos Humanos

Dirección Logística

Dirección Relaciones Internacionales y Cooperación

Oficina de Control Interno Sectorial

Dirección Ciencia Tecnología e Innovación

100%

100%

34%

27%

24%

21%

18%

14%

13%

3%

Cancelación Sin Justificar Cancelación Justificada

% Cambios de Fechas de Tareas del Plan de Acción

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Trimestre Abril – Junio 2012

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

Dirección Estudios Estratégicos

Direccion Derechos Humanos

Dirección Desarrollo del Capital Humano

Dirección Bienestar Sectorial y Salud

Oficina Asesora de Sistemas

Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad …

Grupo de Desarrollo Organizacional

Dirección de Comunicación Sectorial

Oficina de Control Interno Sectorial

Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado

Dirección Logística

Dirección Ciencia Tecnología e Innovación

Dirección Relaciones Internacionales y Cooperación

Dirección Planeación y Presupuestación

27%

25%

19%

13%

13%

9%

6%

5%

3%

3%

3%

3%

2%

1%

Cambios Justificados Cambios Sin Justificar

% Ajustes al Plan de Acción 2012

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Trimestre Abril – Junio 2012

Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012

Despacho Ministro01-Abr-12 – 30-Jun-12

Despacho Ministro Avance Esperado

Avance Real

Dirección Ejecutiva Justicia Penal Militar 22,00% 22,00%Obispado Castrense 35,00% 35,00%

Promedio 28,50% 28,50%

Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012

Secretaría de Gabinete01-Abr-12 – 30-Jun-12

Secretaría de Gabinete Avance Esperado

Avance Real

Dirección de Comunicación Sectorial 34,21% 28,95%Oficina de Control Interno Sectorial 54,79% 54,79%

Promedio 44,50% 41,87%

Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Viceministerio para las Políticas y Asuntos Internacionales

01-Abr-12 – 30-Jun-12Viceministerio para las Políticas y Asuntos

Internacionales Avance

EsperadoAvance

RealDirección de Estudios Estratégicos 41,18% 41,18%Dirección de Políticas y Consolidación de la Seguridad 42,50% 28,33%Dirección de Seguridad Pública y de Infraestructura 36,00% 36,00%Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación 12,79% 13,95%Dirección de DD HH 43,40% 45,28%Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal 38,30% 38,30%Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado 23,08% 25,64%

Promedio 33,89% 32,67%

Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Viceministerio para la Estrategia y Planeación

01-Abr-12 – 30-Jun-12

Viceministerio para la Estrategia y Planeación Avance Esperado

Avance Real

Dirección de Proyección de Capacidades 52,63% 52,63%Dirección de Desarrollo de Capital Humano 18,75% 12,50%Dirección de Planeación y Presupuestación 39,22% 39,22%Dirección de Logística 30,97% 28,32%Grupo de Desarrollo Organizacional 14,71% 14,71%Grupo colCERT 36,36% 36,36%

Promedio 32,11% 30,62%

Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Viceministerio del GSED y Bienestar

01-Abr-12 – 30-Jun-12Viceministerio GSED Avance

EsperadoAvance

RealDirección de Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas 12,00% 10,00%Dirección de Gestión Empresarial 32,81% 32,81%Dirección de Ciencia Tecnología e Innovación 55,26% 55,26%Dirección de Bienestar Sectorial y Salud 47,50% 43,52%

Promedio 36,89% 35,40%

Avance del Plan de Acción Segundo Trimestre 2012Secretaría General

01-Abr-12 – 30-Jun-12Secretaría General Avance

EsperadoAvance

RealOficina de Control Disciplinario Interno 42,86% 42,86%Oficina Asesora de Sistemas 15,79% 21,05%Dirección de Asuntos Legales 65,52% 65,52%Dirección de Finanzas 38,10% 38,10%Dirección Administrativa 63,16% 65,79%Dirección de Contratación Estatal 40,00% 40,00%Tribunal Medico Laboral 50,00% 30,00%Grupo Talento Humano 41,30% 41,30%Grupo de Atención y Orientación al Ciudadana 58,82% 58,82%

Promedio 46,17% 44,83%

Soportes Documentación Suite GPASegundo Trimestre 2012

No DependenciaNo. tareas  finalizadas II Trimestre 

No. Tareas con Soporte en Suite

GPA % tareas con Soporte en Suite GPA 

1 Obispado Castrense 12 12 100

2 Dirección Ejecutiva Justicia Penal Militar 3 3 100

3 Dirección de Comunicación Sectorial 7 7 100

4 Oficina de Control Interno Sectorial 18 18 100

5 Dirección de Seguridad Pública y de Infraestructura 8 8 100

6 Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal 15 15 100

7 Grupo Atención Humanitaria al Desmovilizado 6 6 100

8 Dirección de Proyección de Capacidades 3 3 100

9 Dirección de Planeación y Presupuestación 22 22 100

10 Dirección de Planeación Estratégica y Finanzas Corporativas 5 5 100

11 Dirección de Gestión Empresarial 22 22 100

12 Dirección de Asuntos Legales 13 13 100

13 Dirección de Finanzas 7 7 100

14 Dirección de Contratación Estatal 7 7 100

15 Tribunal Medico Laboral 3 3 100

Soportes Documentación Suite GPASegundo Trimestre 2012

No DependenciaNo. tareas  finalizadas II Trimestre 

No. Tareas con Soporte en Suite

GPA % tareas con Soporte en Suite GPA 

16 Grupo Talento Humano 16 16 100

17 Grupo de Atención y Orientación al Ciudadano 5 5 100

18 Oficina de Control Disciplinario Interno 1 1 100

21 Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación 10 10 100

24 Grupo de Desarrollo Organizacional 5 5 100

19 Dirección de DD HH 13 12 92

20 Dirección de Estudios Estratégicos 9 8 89

25 Dirección de Políticas y Consolidación de la Seguridad 27 24 89

22 Dirección Administrativa 7 6 86

23 Dirección de Logística 26 22 85

28 Dirección de Bienestar Sectorial y Salud 15 12 80

26 Dirección de Desarrollo de Capital Humano (*) 4 3 75

27 Dirección de Ciencia Tecnología e Innovación (*) 9 6 67

29 Grupo colCERT (*) 2 1 50

30 Oficina Asesora de Sistemas (*) 4 1 25

Existen dependencias que por el tipo de programas, volumen y nivel de reserva de la información, no pueden adjuntar soportes en la SuiteGPA, pero se pueden consultar en cada una de las oficinas responsables.

(*)

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Del total de 30 planes analizados, 18 presenta un avance entre el 10% y el 40%, 6presentan un avance entre el 40% y el 50% y 6 presentan avance superior al 50%.

De 30 dependencias, 7 cumplieron sus compromisos con una eficacia menor al100%, 6 con una eficacia superior al 100% y 17 con una eficacia del 100%. Para lasdependencias que se encuentran con un porcentaje inferior o superior al 100%, serecomienda revisar la planeación realizada con el fin de mejorar los índices deeficacia d y promedio cumplimiento de tiempo programado.

Se evidenció que cinco dependencias están utilizando el procedimiento deeliminación y no de cancelación, así: Dirección Derechos Humanos, Dirección deEstudios Estratégicos, Dirección Logística, Dirección de Planeación yPresupuestación y Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación. Espreciso realizar el procedimiento de la manera establecida con el propósito que sepueda ver el record de totalidad de tareas ingresadas en el plan de acción durante lavigencia.

Conclusiones y Recomendaciones

33.2 – DE ‐MD‐ R001‐02

Verificados los soportes de las tareas en la Suite GPA, se evidencia que la mayoríade tareas cuentan con los documentos correspondientes a su ejecución. Hayalgunas excepciones en las que por reserva de la información no se publican losdocumentos, sin embargo se deja abierta la posibilidad de consultarlos en lasrespectivas áreas.

Revisados los ajustes efectuados al plan de acción en el segundo trimestre, seobserva que: 9 dependencias realizaron ajustes del 3% al 20%, 5 dependencias de23% al 53% y 2 del 100%, por lo cual se sugiere mejorar los mecanismos deplaneación.

Se evidenció dependencias que no desarrollaron tareas, pero que aún así en la SuiteGPA las aprobaron y finalizaron, lo cual genera confusión, ya que se pueden tener encuenta como realizadas. El procedimiento a seguir es el de cancelación.

Se recomienda fortalecer la planeación en el sentido de programar las fechas definalización en días hábiles para que esto no afecte los indicadores de gestión delPlan de Acción.

Conclusiones y Recomendaciones