presentación gestion de alcance

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GESTION DEL ALCANCE

Expositor: Juan Agreda, MSc.


LOGROS DEL CURSO

• Al finalizar el curso el participante estará en condiciones de aplicar procesos y técnicas para planificar, estimar y controlar el alcance de un proyecto.


TEMARIO SESIÓN 1

• 1.Planificar la Gestión del Alcance

• 2.Recopilar Requisitos


PRODUCTO DE APRENDIZAJE ESPERADO

Ejemplo 1:

• Taller 1: Organizador visual con las características de la Matriz de Trazabilidad


Gestión del Alcance

Definición

• La Gestion del Alcance del Proyecto incluye los

procesos necesarios para garantizar que el

proyecto incluya todo el trabajo requerido y

unicamente el trabajo para completar el proyecto

con exito.

• Gestionar el alcance del proyecto se enfoca

primordialmente en definir y controlar que se

incluye y que no se incluye en el proyecto.



Definición


Alcance del Proyecto Alcance del Producto

- Trabajo realizado para entregar un producto,

servicio o resultado con las funciones y

características especificadas.

- Caracteristicas y funciones que describen un

producto, servicio o resultado

En ocasiones, se considera que el término alcance del proyecto incluye el alcance del producto.



Definición

Enunciado del Alcance

del Proyecto

Estructura de Desglose de Trabajo

(EDT)

Diccionario EDT

Línea Base del Alcance



Definición

• Una línea base puede cambiarse solo mediante

procedimientos formales de control de cambios y

se utiliza como base de comparación durante la

realización de los procesos de Validar el Alcance y

de Controlar el Alcance.

• El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relación al plan para la dirección del proyecto mientras que el grado de cumplimiento del alcance del producto se mide con relación a los requisitos del producto.


Gestión del Alcance Introducción

¿Qué entendemos por planificar la Gestión del Alcance?

¿Por qué es importante recopilar requisitos?



Procesos

1. Planificar la Gestión del Alcance

Documentar cómo se va a definir, validar y controlar el Alcance del Proyecto.

2. Recopilar Requisitos

Determinar, documentar y gestionar las necesidades y requisitos de los interesados.

3. Definir el Alcance

Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.

4. Crear la EDT/WBS

Subdividir los entregables y trabajo del proyecto en componente más pequeños y manejables.

5. Validar el Alcance

Formalizar la aceptación de los entregables del proyecto

6. Controlar el Alcance

Monitorear el estado del proyecto y la línea base del alcance del producto


Revisión del proceso

1.Planificar la Gestión del Alcance


Definición

• Planificar la Gestion del Alcance es el proceso de crear un plan de gestion del alcance que documente como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.



Definición

• El desarrollo del plan de gestión del alcance se basa en:

• Análisis de la información contenida en el acta de constitución del proyecto

• Últimos planes secundarios aprobados del plan para la dirección del proyecto

• En la información histórica contenida en los activos de los procesos de la organización y en cualquier otro factor ambiental relevante de la empresa

• Este plan ayuda a reducir el riesgo de deformación del alcance del proyecto.



Interacción del proceso

Gráfico 5-3, Flujo de datos del proceso Planificar la Gestión del Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.



Esquema de Proceso


Gráfico 5-2, Planificar la gestión del alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Ejemplo 1

• Desarrollar un ejemplo de un plan de gestión del Alcance.



2.Recopilar Requisitos


Definición

• Recopilar Requisitos es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.



Definición

• Los requisitos incluyen condiciones o capacidades que el proyecto debe cumplir o que deben estar presentes en el producto, servicio o resultado único.

• Los requisitos incluyen las necesidades y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados.



Definición

• El desarrollo de los requisitos implica:

– Analisis de la informacion contenida en el acta de constitucion del proyecto.

– Registro de interesados.

– Plan de gestion de los interesados.

• Los requisitos pueden agruparse en las categorías:

– Requisitos de negocio

– Requisitos de los interesados

– Requisitos de las soluciones

– Requisitos de transición

– Requisitos del proyecto

– Requisitos de calidad




Gráfico 5-5, Flujo de datos del proceso Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.



Esquema de Proceso


Gráfico 5-4, Recopilar Requisitos. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Técnicas grupales de creatividad

Entre las tecnicas grupales de creatividad que se pueden utilizar, se cuentan las siguientes:

• Tormenta de ideas

• Técnicas de grupo nominal

• Mapa conceptual / mental

• Diagrama de afinidad

• Análisis de decisiones con múltiples criterios



Técnicas grupales de toma de decisiones

Entre las técnicas grupales de creatividad que se pueden utilizar, se cuentan las siguientes:

• Unanimidad

• Mayoría

• Pluralidad

• Dictadura



Prototipos

• Es un método para obtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, mientras proporciona un modelo operativo del producto esperado antes de construirlo.

• Puesto que un prototipo es tangible, permite a los interesados experimentar con un modelo del producto final, en lugar de limitarse a debatir en forma abstracta sobre sus requisitos.



Matriz de trazabilidad de requisitos

• La matriz de trazabilidad de requisitos es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen.

• Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, lo cual contribuye a asegurar que al final del proyecto se entreguen efectivamente los requisitos aprobados en la documentacion de requisitos.



Componentes

Matriz de trazabilidad de requisitos


Gráfico 5-6, Ejemplo de Matriz de trazabilidad de requisitos. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Aplicación 1

Desarrollar la matriz de trazabilidad de requisitos de un proyecto.


TEMARIO SESIÓN 2

• 3. Definir el Alcance

• 4. Crear la EDT/WBS



Taller 2: Organizador visual con las características del EDT/WBS.



¿Qué entendemos por definir el Alcance?

¿Por qué es importante crear la EDT/WBS?



Procesos







4. Crear la EDT/WBS








3.Definir el Alcance


Definición

• Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcion detallada del proyecto y del producto.



Definición

• El beneficio clave de este proceso es que describe los limites del producto, servicio o resultado mediante la especificacion de cuales de los requisitos recopilados seran incluidos y cuales excluidos del alcance del proyecto.

• Dado que es posible que no todos los requisitos identificados en el proceso Recopilar Requisitos se puedan incluir en el proyecto, el proceso Definir el Alcance selecciona los requisitos definitivos del proyecto a partir de la documentacion de requisitos entregada durante el proceso Recopilar Requisitos.



Definición

• La preparacion de un enunciado detallado del alcance del proyecto es fundamental para el exito del proyecto, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones documentados durante el inicio del proyecto.

• Durante la planificacion del proyecto, el alcance del proyecto se define y se describe de manera mas especifica conforme se va recopilando mayor informacion acerca del proyecto.

• El proceso Definir el Alcance puede ser altamente iterativo.




Gráfico 5-8, Flujo de datos del proceso Definir el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.



Esquema de Proceso


Gráfico 5-7, Definir el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Análisis del producto

• Para proyectos cuyo entregable es un producto, a diferencia de un servicio o resultado, el análisis del producto puede constituir una herramienta eficaz.

• Cada área de aplicación cuenta con uno o varios métodos generalmente aceptados para traducir las descripciones de alto nivel del producto en entregables tangibles.

• El análisis del producto incluye técnicas tales como el desglose del producto, el análisis de sistemas, el análisis de requisitos, la ingeniería de sistemas, la ingeniería del valor y el análisis del valor.



Enunciado del alcance del proyecto (SOW)

• El enunciado del alcance del proyecto es la descripción del alcance, de los entregables principales, de los supuestos y de las restricciones del proyecto.

• El enunciado del alcance del proyecto documenta el alcance en su totalidad, incluyendo el alcance del proyecto y del producto.

• Describe de manera detallada los entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear esos entregables.



Enunciado del alcance del proyecto

• Puede contener exclusiones explicitas del alcance, que pueden ayudar a gestionar las expectativas de los interesados.

• Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada, sirve como guía del trabajo del equipo durante la ejecución y proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambio o de trabajo adicional se encuentran dentro o fuera de los limites del proyecto.



El enunciado del alcance del proyecto incluye:

• Descripción del alcance del producto

• Criterios de aceptación

• Entregables

• Exclusiones del proyecto

• Restricciones

• Supuestos



Ejemplo 2

• Desarrollar el enunciado del alcance de un proyecto.



4.Crear la EDT/WBS


Definición

• Crear la EDT/WBS es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. El beneficio clave de este proceso es que proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar.

4.Crear la EDT/WBS


Definición

• El trabajo planificado esta contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT/WBS, denominados paquetes de trabajo.

• Un paquete de trabajo se puede utilizar para agrupar las actividades donde el trabajo es programado y estimado, seguido y controlado.

• La palabra trabajo se refiere a los productos o entregables del trabajo que son el resultado de la actividad realizada, y no a la actividad en si misma.

4.Crear la EDT/WBS



Gráfico 5-10, Flujo de datos del proceso Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.

4.Crear la EDT/WBS


Esquema de Proceso

4.Crear la EDT/WBS

Gráfico 5-9, Crear la EDT/WBS. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Descomposición

• La descomposición es una técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en partes más pequeñas y manejables.

• El paquete de trabajo es el trabajo definido en el nivel más bajo de la EDT/WBS para el cual se puede estimar y gestionar el costo y la duración.

• El nivel de descomposición es a menudo guiado por el grado de control necesario para dirigir el proyecto de manera efectiva.

4.Crear la EDT/WBS


Descomposición

La descomposición del trabajo del proyecto en paquetes de trabajo implica las siguientes actividades:

• Identificar y analizar los entregables y el trabajo relacionado;

• Estructurar y organizar la EDT/WBS;

• Descomponer los niveles superiores de la EDT/WBS en componentes detallados de nivel inferior;

• Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/WBS; y

• Verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado.

4.Crear la EDT/WBS


Descomposición

La estructura de la EDT/WBS se puede representar de diferentes maneras, tales como:

• Utilizando las fases del ciclo de vida del proyecto como segundo nivel de descomposicion, con los entregables del producto y del proyecto insertados en el tercer nivel.

4.Crear la EDT/WBS

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Descomposición


• Utilizando los entregables principales como segundo nivel de descomposicion

4.Crear la EDT/WBS

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Componentes

Descomposición


• Incorporando componentes de nivel inferior que pueden desarrollar organizaciones externas al equipo del proyecto, como por ejemplo trabajo contratado. Asi, el proveedor desarrollara la EDT/WBS para el contrato como parte del trabajo contratado.

4.Crear la EDT/WBS


Línea base del alcance

• La línea base del alcance es la versión aprobada de un enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo (EDT/WBS) y su diccionario de la EDT/WBS asociado, que solo se puede modificar a través de procedimientos formales de control de cambios y que se utiliza como base de comparación.

• Los componentes de la línea base del alcance incluyen:

– Enunciado del alcance del proyecto

– EDT/WBS

– Diccionario de la EDT/WBS

4.Crear la EDT/WBS


Diccionario de la EDT/WBS • El diccionario de la EDT/WBS es un documento

que proporciona informacion detallada sobre los entregables, actividades y programacion de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.

• La informacion del diccionario de la EDT/WBS puede incluir, entre otros: – El identificador del codigo de cuenta – La descripcion del trabajo – Los supuestos y restricciones – La organizacion responsable – Los hitos del cronograma – Las actividades asociadas del cronograma – Los recursos necesarios – Las estimaciones de costos – Los requisitos de calidad – Los criterios de aceptacion – Las referencias tecnicas – La informacion sobre acuerdos.

4.Crear la EDT/WBS


Aplicación 2

Desarrollo de la EDT/WBS de un proyecto en forma grupal.


TEMARIO SESIÓN 3

• 5. Validar el Alcance

• 6.Controlar el Alcance



Taller 3: Organizador visual con las características del Plan de Gestión del Alcance donde se incluyen los 6 grupos de procesos estudiados..



¿Qué entendemos por validar el Alcance?

¿Por qué es importante controlar el Alcance?



Procesos







4. Crear la EDT/WBS








5.Validar el Alcance


Definición

• Validar el Alcance es el proceso de formalizar la aceptacion de los entregables del proyecto que se hayan completado.



Definición

• El beneficio clave de este proceso es que aporta objetividad al proceso de aceptacion y aumenta las posibilidades de que el producto, servicio o resultado final sea aceptado mediante la validación de cada entregable individual.

• Los entregables verificados obtenidos del proceso Controlar la Calidad se revisan con el cliente o con el patrocinador para asegurarse que se han completado satisfactoriamente y que han recibido su aceptacion formal.



Definición

• El proceso Validar el Alcance difiere del proceso Controlar la Calidad en que el primero se ocupa principalmente de la aceptacion de los entregables, mientras que el control de calidad se ocupa fundamentalmente de corroborar la corrección de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de calidad especificados para los mismos.




Gráfico 5-15, Flujo de datos del proceso Validar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.



Esquema de Proceso


Gráfico 5-14, Validar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Ejemplo 3

Desarrollar una solicitud de cambio



6.Controlar el Alcance


Definición

• Controlar el Alcance es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la linea base del alcance.



Definición

• El beneficio clave de este proceso es que permite mantener la linea base del alcance a lo largo del proyecto.

• El control del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a traves del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios



Definición

• La expansion incontrolada del alcance del producto o del proyecto sin ajustes de tiempo, costo y recursos se denomina corrupcion o deformacion del alcance.

• Los cambios son inevitables; por lo tanto, es obligatorio para todo proyecto contar con algun tipo de proceso de control de cambios.




Gráfico 5-17, Flujo de datos del proceso Controlar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.



Esquema de Proceso


Gráfico 5-16, Controlar el Alcance. PMBOK 5ta edición. PMI 2013.


Análisis de variación

• El análisis de variación es una técnica para determinar la causa y el grado de la diferencia entre la línea base y el desempeño real.

• Las medidas del desempeño del proyecto se utilizan para evaluar la magnitud de la desviación con respecto a la línea base original del alcance.

• Los aspectos importantes del control del alcance del proyecto incluyen determinar la causa y el grado de desviacion con relacion a la linea base del alcance y decidir si es necesario efectuar acciones correctivas o preventivas.



Aplicación 3

Desarrollar el Plan de Gestión del Alcance en forma grupal.


Conclusiones

• La planificación del alcance es un proceso clave para el éxito del proyecto y un componente fundamental del Plan de Gestión del Proyecto.


Bibliografía PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Inc.

2013 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide). 5th. Edition. Newtown Square: Project Management Institute, Inc.

CHAMAUN, Yamal

2002 Administración profesional de proyectos La Guía. México: Mc Graw Hill.

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