GESTIÓN ACTIVOS

COORDINACIÓN POSESIONES

EXTRAJUDICIALES

Plataforma Tecnológica: TAILOREl Seguimiento y trazabilidad de todo el Flujo de Trabajo se realiza mediante una Plataforma Tecnológica (Enterprise

Resource Management) denominada TAILOR.

Tailor es una plataforma propia que integra toda la gestión de procesos, documentos y contenidos en un único repositorio,

es decir, un “Solucionador”. Bajo este concepto hemos desarrollado soluciones empresariales que permiten mejorar los

procesos, aumentar la productividad, reducir el papel, y obtener una estricta trazabilidad del servicio (con control de SLA´S

y KPI´s).

Dicha Plataforma está formada por un conjunto de módulos totalmente parametrizables, e interconectados entre si.

Lo cual nos permite adaptarnos a las necesidades de nuestros clientes y realizar diseños a medida de cada

WORRKFLOW.

Permite el acceso a la información desde cualquier lugar, cualquier momento y desde cualquier dispositivo

(Tecnología Responsive).

TAILOR CONTROL es el modulo especifico del cual nos dotamos, para supervisar y controlar el proceso de

COORDINACIÓN DE POSESISONES EXTRAJUDICIALES:

• Gestor de Correo Electrónico.

• Ticketing.

• Gestor Documental.

• Generación de Procesos.

• Determinación y seguimiento de Hitos.

• Aplicación de Validación Documental.

• Agenda con alertas por Usuario, Equipo, Área…

• Cuadros de Mando.

• Extracción de Informes Personalizados.

• Seguimiento de Proveedores.

• Cálculo de SLA´s KPI´s

GESTIÓN ACTIVOS

TAILOR: Agenda

GESTIÓN ACTIVOS

Cada usuario, al acceder a la herramienta, dispone de una agenda personalizada en la que figuran todas las tareas y

procesos asociados existentes en el instante.

Esta agenda es totalmente configurable y adaptable a cada perfil de usuario.

A través de la agenda, se puede acceder directamente a las tareas y expedientes relacionados a las mismas, pudiendo ver

el detalle, y todo lo que se considere oportuno dependiendo del usuario.

En esta Agenda, se dispararán alertas pre-configuradas de Vencimientos de Plazos establecidos en cualquiera de los

procesos en Gestión, Caducidades de Documentos,…

TAILOR: Gestor de Correo

GESTIÓN ACTIVOS

Nuestra Plataforma Tecnológica cuenta con un potente gestor de correo electrónico que está vinculado a un buzón del

cliente o propio.

En TAILOR, se almacenan, se revisan y se gestionan todos los Correos recibidos, por lo tanto es una herramienta de

Gestión de Correos CLOUD, lo que permite acceder desde cualquier lugar.

Objetivo: Tener a disposición del Usuario una herramienta ágil de trabajo que permita responder de manera intuitiva, así

como el establecimiento de un Repositorio que permita tener organizado y clasificado el buzón.

Este gestor analiza el correo entrante y lo asigna a tareas o hitos de forma automática o manual (según necesidad) de

acuerdo a los parámetros establecidos en cada momento y cliente.

Los correos gestionados a través de Tailor, quedarán vinculados a los Activos y/o Tareas generadas en el mismo. De este

modo accediendo a una Tarea o Activo, tenemos disponible toda la trazabilidad de comunicaciones acerca del mismo.

Es una herramienta transversal que permite

vincularlo a Cuadros de Mando, desde los cuales el

usuario o responsable puede obtener:

• Estadísticas de remitentes.

• Tipologías de correos.

• Gestiones realizadas/pendientes. Plazo medio

de respuesta.

• Volumen de trabajo entre períodos (Tiempo o

Fecha).

Pero adicionalmente es posible Gestionar y

combinar diferentes cuentas de correo electrónico,

tanto buzones como cuentas personales, así como

configurar funcionalidades tales como el Envío de

Correos Programado, retardo de envío (para evitar

contestaciones erróneas) …

TAILOR: Expediente-Activo

GESTIÓN ACTIVOS

TAILOR cuenta con un visor de Activos previamente cargados en su BBDD.

Este módulo muestra todos los datos del activo necesarios para la gestión de procesos sobre el mismo, agrupados

por bloques:

• Activo.

• Localización.

• Producto.

• Procesos Abiertos.

• Histórico de Procesos.

El alto número de activos gestionados a

través de TAILOR y los diferentes

procesos a gestionar, nos permite tener

visibilidad del Riesgo Ocupacional que

es calculado en base a un algoritmo que

tiene en cuenta la Dirección, Código

Postal, Planta, Instalaciones de medidas

de seguridad en direcciones próximas,..

TAILOR, a través de nuestro BUS CAT (desarrollado por nuestros equipos de IT), está conectado en línea

con la Plataforma de Catastro, lo que nos permite obtener todos los datos públicos existentes en el mismo,

respecto a un activo, así como posibilidad de Geolocalizarlo.

TAILOR: Workflow

GESTIÓN ACTIVOS

Análisis Visita Informe Comité

Negociación

Acta

Notarial

TAILOR cuenta con un módulo de Análisis y gestión de Workflow.

Previo al desarrollo de cualquier proceso en la plataforma, es necesario configurar el Workflow sobre el que TAILOR

ejecutará las acciones pertinentes para hacerse cumplir.

Ejemplo de Workflow Posesiones Extrajudiciales:

Cada uno de los Bloques es configurado con los requisitos establecidos por el Cliente, pudiendo incluir Hitos de

control entre los mismos, disparar notificaciones o tickets, correos electrónicos…

Cada uno de los módulos es configurable por permisos entre Proveedor, Backoffice y Cliente, de forma que el

proveedor únicamente ve su módulo de Informe y Negociación sin tener visibilidad de utilidades de Cliente, tales

como Gestor de Comité, Cuadros de Mando, Análisis…

Todas las funcionalidades anteriores, son plenamente configurables según criterios de Cliente.

TAILOR: Tarea - Aviso

GESTIÓN ACTIVOS

La Tarea generada bien de forma masiva, por perímetros, o de forma individual sobre un activo o promoción, puede

tener disponible a simple vista la siguiente información:

• Datos Generales de la Tarea.

• Datos del Inmueble/Promoción.

• Correos Electrónicos Vinculados.

• Documentación Vinculada.

Toda esta información está disponible

en una misma pantalla (Front Amigable)

alternando entre pestañas.

Esto facilita la gestión al usuario

además de ayudar evitar errores.

Durante la vida de la tarea, según se

van cumpliendo Hitos y Avances,

TAILOR ofrece la posibilidad de

disparar correos electrónicos

informativos a los participantes

(Proveedor, EMAIS, Cliente).

TAILOR: Elaboración Informe

GESTIÓN ACTIVOS

A la hora de subir los informes a TAILOR, además de volcar el documento en formato .pdf, la aplicación puede exigir la

cumplimentación de todos los campos predefinidos para el informe.

Se realiza una configuración sobre la tarea indicando que datos son totalmente necesarios para poder avanzar la tarea.

De este modo, al disponer de todos los datos

tabulados en TAILOR, podemos obtener todo

tipo de Estadísticas, así como realizar

extracciones de forma masiva:

• Resultados de Visitas.

• Nº de Visitas por Informe.

• Datos de Ocupantes.

• Datos de Contacto.

• Datos Gestores.

• Tipos de Ocupantes.

• Riesgo de Ocupación.

• …

Tailor: Validación Informe

GESTIÓN ACTIVOS

Será en este bloque cuando los datos

definidos por cliente como imprescindibles

para dar por válido un informe, son revisados

por el BackOffice.

En dicho Análisis, TAILOR permite a

BackOffice realizar las acciones de manera

Dinámica y Fluida, trabajando a doble

pantalla, para facilitar la gestión del usuario,

visionando por un lado los datos para

informar OK/KO junto con la fecha de la

revisión, y por otro, el documento subido en

formato PDF.

El informe, de no cumplir con los requisitos

mínimos de Cliente, será rechazado y

devuelto al proveedor para su revisión y

subsanación.

Cuando el Proveedor Tabula los datos y sube el informe ocupacional, la Tarea avanza al siguiente Módulo: Validación de

Informe.

Dicho flujo, permite agilizar la comunicación entre BackOffice y Proveedor, reduciendo significativamente los plazos de

cumplimiento, y garantizando el Control del Servicio, con visibilidad plena para el Cliente, ya sea a través de Informes,

Cuadros de Mando, cumplimiento de SLA´s,…

En caso, POSITIVO, es decir, que cumpla todos los requisitos , avanzará la tarea al Módulo “GESTOR DE COMITÉ”.

TAILOR: Gestor de Comité

GESTIÓN ACTIVOS

Siendo conocedores de que este tipo de procesos requieren un análisis y decisión por parte de cliente, TAILOR está

estructurado de forma que todos los procesos y tareas generadas, están preparados para superar un proceso de “Comité”

online, evitando el papel, y tomando decisiones inmediatas.

En el mismo se podrá informar de distintos datos tales como:

• Fecha de Comité.

• Asistentes.

• Resultado Comité.

• Condicionantes.

• Observaciones.

• ….

TAILOR ofrece dos posibilidades:

• Gestión individual de Comité.

• Gestión en bloque de de Comité.

De esta manera, pueden intervenir en el comité

distintos interlocutores, incluso sin necesidad de

estar físicamente en la misma ubicación.

TAILOR: Negociación / Acta Notarial

GESTIÓN ACTIVOS

Una vez finalizado el Comité, TAILOR siguiendo el WorkFlow establecido, y en base a la decisión, genera proceso de

Negociación / Firma Acta Notarial.

En este módulo, el proveedor informa de todos los datos necesarios para CLIENTE, por ejemplo, tales como:

• Disponibilidad para Posesión.

• Disposición de ocupantes a Negociar.

• Indemnización.

• Persona firmante de Acuerdo.

• Fechas previstas de Firma.

• Fechas previstas de Cambio de cerradura.

• Fechas de instalación de Medidas de Seguridad.

• Módulo de Presupuestos para incluir partidas

recomendadas.

• Subida de Documento de entrega.

• Justificante de Pago.

La negociación se puede parametrizar de la siguiente manera:

• Marcando máximos económicos de indemnización.

• Si supera Máximos establecidos, solicitar autorización.

Las Fechas informadas tanto en este proceso, como en cualquiera de los mencionados en la presentación, se pueden

agendar, lo cual permite disparar Alertas tanto en el Módulo de “Agenda” como en el de “Gestor de Correo”.

Cuando el proveedor procede con la Negociación / Firma de Acta Notarial, la Tarea avanza al proceso de “Validación

Negociación / Acta Notarial”.

TAILOR: Cuadro de Mando

GESTIÓN ACTIVOS

Entre los cuales podemos destacar:

• Módulo de cumplimiento de

SLA´s y KPI´s previamente

configurados.

• Cuadro de Mando Geográfico,

pudiendo identificar todas las

tareas e inmuebles en Mapa.

• Posibilidad de Filtro entre fechas,

estado, intervinientes…

• Volumetrías de Correos

Electrónicos, Tareas Abiertas,

Tipologías…

Debido a la elevada cantidad de información disponible en TAILOR sobre cada proceso, podemos obtener mediante

Cuadros de Mando Dinámicos, en tiempo real y configurables por usuario toda la información necesaria para un completo

seguimiento de Proveedores, Backoffice y procesos.

TAILOR: Integración

GESTIÓN ACTIVOS

TAILOR, es plenamente INTEGRABLE, y CONFIGURABLE, lo cual permite distintas modalidades de prestación del Servicio

de cara a Cliente:

• En la Nube

Privada, en una instancia exclusiva, con servidores dedicados.

• En las instalaciones del cliente

Aquellas organizaciones que por política interna desean mantener en sus instalaciones tecnológicas todo el software que

utilizan, también pueden contratar una instalación de Tailor en su CPD.

No es necesaria una ruptura con aplicativos en uso de Cliente, debido a que permite una plena INTEGRACIÓN en

plataformas de Tercero (SAP, o cualquier ERP, así como PRINEX, KAMALEÓN, COSMOS, SIGREJU, TP-NET, BIZAGI….),

obteniendo los siguientes beneficios:

• Completa Integración con Tailor, posibilitando la vinculación de datos o documentos existentes en TAILOR en un

tercero.

Por ejemplo: Una escritura que ha sido escaneada y subida en Tailor puede ser visualizado en SAP, y en sentido

contrario.

• Bi-direccional de intercambio de datos.

• Ligero y totalmente flexible solución de negocio.

• BBDD exportables de forma inmediata.

• Creación de sistema de Gestión Central.

• Mayor fortaleza ante un posible desastre.

• Escalabilidad y adaptación según necesidades, en plazos mínimos.

• Menor coste.

Coordinación CLIENTE-PROVEEDORES

COORDINACIÓN

INTEGRAL

Ticketing

Gestión de Presupuestos

Coordinación Tareas

Control y gestión buzones de

correo electrónico del cliente.

.

con posibilidad de comparación de

los mismos.

Seguridad, Mantenimiento, Informes,

Procuradores, Ventas

Asistencias 24/365

Facturación

Cuadro de Mando

Control de Facturación entre cliente y

proveedores

Asistencias Robo/Vandalismo

Informes, y estadisticas, SLA´s,

KPI´s, Asignación de volumenes a

proveedor segun cumplimiento…

EMAIS, a través de su Plataforma, ejercerá la función de Coordinar entre el cliente y sus proveedores, los diferentes encargos

o tareas a realizar sobre los activos que gestiona de la siguiente manera:

GESTIÓN ACTIVOS

ww.emais.es

(+34) 902 570 473

ESPAÑA . PORTUGAL . REINO UNIDO