presentacion comunicaciones 2

Gerencia de RR HH©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected]
The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, OPM3 y PMP son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
Gestión de las Comunicaciones
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.
*
©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
La Gestión de las comunicaciones del proyecto incluye todos los procesos requeridos para asegurar la apropiada y oportuna generación, recolección, distribución, almacenamiento, recuperación, y destino final de la información del proyecto.
Gerencia de las Comunicaciones
Planificación de las Comunicaciones:
Determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto.
Planificación
Distribución de Información :
Poner la información necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.
Ejecución
Informar el rendimiento :
Control
Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polémicos con los interesados del proyecto.
Modelos emisor-receptor.
El arte de las
El modelo básico de comunicaciones describe como las
ideas o la información es enviada y recibida entre dos
partes.
ruido
Acuse de recibo
partes.
Respuesta al mensaje
partes.
1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)®
Cual de las siguientes calificaciones es la más importante para un gestor de proyecto:
A. Experiencia de supervisión.
B. Habilidades de negociación.
D. Capacidad para trabajar bien con otros.
Proceso 10.1:
¿Quién necesita
cual información?
¿Cuando la
Planificación de las Comunicaciones
Determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados del proyecto.
Entradas:
Activos de los procesos de la organización.
Enunciado del alcance del proyecto.
Plan de gestión del proyecto: Restricciones y Asunciones.
Cultura y estructura de la organización o empresa.
Normas gubernamentales e industriales
Condiciones del mercado.
Bases de datos comerciales.
Entradas: Factores Ambientales de la Empresa
Son de particular importancia para la planificación de las comunicaciones:
Lecciones aprendidas.
Información histórica.
Provee una base documentada para las futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.
El análisis de los interesados se completa como parte del proceso de Definición de Alcance.
Entradas: Enunciado del Alcance del Proyecto
Provee información base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones.
Entradas: Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y técnicas:
Tecnología de las comunicaciones.
Da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados.
Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información requerida, con un análisis del valor de dicha información.
Los recursos del proyecto sólo deben emplearse en comunicar información que contribuya al éxito, o cuando la falta de comunicación puede llevar al fracaso.
Herramientas y Técnicas: Análisis de requisitos de Comunicaciones
Las metodologías usadas para transferir información pueden variar significativamente.
Los factores de la tecnología de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son:
Urgencia de la necesidad.
Disponibilidad de la tecnología.
Duración del proyecto.
Ambiente del proyecto.
Salidas :
Proporciona:
Requisitos de comunicación.
Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle.
Responsable de comunicar.
Método de actualización y refinamiento del plan.
Glosario de terminología común.
También puede incluir guías para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrónico.
El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto.
El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional.
Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones
Cuadro de Evaluación de Stakeholder
Matriz de Reporte a Stakeholders
Información requerida por tipo de Stakeholders
Tipos de necesidades de Información
Newsletter con sesgo positivo
Testimoniales de terceros respecto al valor recibido
Sesiones para poner en conocimiento
Entregables impresos colocados en un repositorio común
Información disponible en un website
Status: Informes y actualizaciones
Conferencias telefónicas y video conferencias con stakeholders remotos
Informes requeridos por la autoridad
Informes requeridos por la gerencia
De venta
Newsletter con sesgo positivo
2. Pregunta de Certificación PMP®
Ud. es responsable de un proyecto de reingeniería de
procesos que tiene muchos clientes internos. Debido a que
muchos están interesados en este proyecto y en su progreso,
decide preparar un plan de gestión de comunicaciones. Su
primer paso será:
Conducir un análisis de requisitos de información de los interesados.
Determinar un cronograma de producción para mostrar cuando se producirá cada tipo de comunicación.
Describir la información que planea distribuir.
Conformar un repositorio para todos los documentos del proyecto de manera que estarán fácilmente accesibles.
Proceso 10.2:
Distribución de la Información
Involucra poner la información necesaria a disposición de los interesados, de una manera oportuna.
Entradas:
Proporciona:
Requisitos de comunicación.
Información a ser comunicada, incluyendo formato, contenido, y nivel de detalle.
Responsable de comunicar.
Método de actualización y refinamiento del plan.
Glosario de terminología común.
Habilidades de comunicación.
Métodos de distribución de información.
Proceso de lecciones aprendidas.
Son parte de las habilidades generales de gestión y se usan para intercambiar información.
Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la información correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestión de las comunicaciones.
También incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados.
Herramientas y Técnicas: Habilidades de Comunicación
Debemos conocer y dominar :
¿Cómo funciona la comunicación en el ambiente de un proyecto?
¿Cómo usar la comunicación para lograr una alta performance?
¿Cómo aprender a escuchar?
¿Cuáles son los diferentes estilos de comunicación y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto?
Habilidades de Comunicación: ¡Clave para el éxito del Proyecto!
La comunicación interpersonal adquiere tres formas:
Verbal.
La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo:
Sistemas de archivo manual.
Bases de datos electrónicas.
Software de gestión de proyectos.
Sistemas que permiten acceso a documentación técnica tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de diseño, y planes de prueba.
Herramientas y Técnicas: Sistemas de recopilación y recuperación de información
La información se puede distribuir a través de distintos métodos:
Reuniones de proyecto, distribución de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrónicas de acceso compartido.
Herramientas y Técnicas: Métodos de distribución de información
Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunas
están maduras y otras son conceptos novedosos, podemos
mencionar :
Revisar la plataforma Share Point de Microsoft.
Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets.
Collaboration/project-support websites : eroom.net, one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July 2000 o e-Business Application Delivery, April 2000).
Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.
Herramientas de colaboración y distribución de información
Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca en identificar éxitos y fracasos del proyecto e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.
Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de gestión, y de procesos.
Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a través de toda la duración del proyecto.
Herramientas y Técnicas: Proceso de lecciones aprendidas
Salidas:
Cambios solicitados
Documentación de lecciones aprendidas:
Otros tipos de información relacionada a la distribución de información.
Salidas: Activos de los procesos de la organización
Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un proyecto muy importante de una gran compañía. Para Ud. es muy importante compartir información con el equipo. Una de sus primeras actividades como Gestor de Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperación de información, el cual incluye todos los puntos siguientes a excepción de:
A. Sistemas de archivo manual.
B. Software de gestión de proyectos.
C. Dispositivos de recolección de datos.
D. Bases de datos electrónicas.
Proceso 10.3:
Informar el Rendimiento
Involucra la recolección de los datos de línea base y la distribución de la información de rendimiento para los interesados del proyecto.
Entradas:
Mediciones del rendimiento.
Solicitudes de cambio aprobadas.
Estado de terminación de los productos entregables.
Entradas: Información de Rendimiento de Trabajo
SV, SPI, CV, y CPI para los paquetes de trabajo y cuentas de control.
Entradas: Mediciones de Rendimiento
EAC y ETC calculado por la empresa o por la organización ejecutante.
Entradas: Conclusión Proyectada
Resultados de las actividades de QC que se retroalimentan a las actividades de QA para revaluar y analizar normas y procesos de calidad de la organización.
Entradas: Mediciones de Control de Calidad
Proporciona información de línea base para medición de rendimiento:
Plan aprobado para el trabajo del proyecto contra el cual se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la ejecución.
Típicamente integra los parámetros de alcance, cronograma, y costo, pero también podría incluir parámetros técnicos y de calidad.
Entradas: Plan de Gestión de Proyecto
Son cambios aprobados para expandir o contraer el alcance del proyecto, modificar los costos estimados, o revisar los estimados de duración de actividades, y que están listos para ser implantados por el equipo de proyecto.
Entradas: Solicitudes de Cambios Aprobadas
Son cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio, únicos y verificables, que se deben producir para completar un proceso, fase, o proyecto.
El término también se usa en forma mas específica para referirse a un entregable externo que está sujeto a aprobación por el patrocinador o el cliente.
Entradas: Entregables
Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento.
Reuniones de revisión de estado.
Sistemas de informe de tiempos.
Sistemas de informe de costos.
Paquetes de software que incluyen reportes tabulares, análisis de hojas de cálculo, capacidades de gráficos o presentaciones, que se pueden usar para crear imágenes con calidad de presentación para los datos de rendimiento.
Herramientas y Técnicas: Herramientas de presentación de información
La información se puede recopilar y compilar de una variedad de medios incluyendo:
Sistemas de archivo manual.
Bases de datos electrónicas.
Sistemas que permiten acceso a documentación técnica.
Herramientas y Técnicas: Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento
Son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto
Se pueden tener en diferentes frecuencias y a varios niveles.
Herramientas y Técnicas: Reuniones de revisión de estado
Registran y proporcionan el tiempo empleado en el proyecto.
Herramientas y Técnicas: Sistema de informes de tiempos
Registran y proporcionan el costo empleado en el proyecto.
Herramientas y Técnicas: Sistemas de informes de costos
Salidas:
Organizan y sumarizan la información recolectada y presentan los resultados de cualquier análisis comparativo con la línea base de medición de rendimiento.
Deben proveer información de estado y de progreso, así como el nivel de detalle requerido por los interesados, tal como se ha documentado en el plan de gestión de las comunicaciones.
Salidas: Informes de Rendimiento
Frecuentemente se incluye el análisis EVM.
Salidas: Informes de Rendimiento
Se actualizan y se vuelven a emitir basados en la información de rendimiento que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto.
Esta información trata del rendimiento pasado y podría impactar al proyecto en el futuro.
Básicamente son el EAC y ETC.
Salidas: Proyecciones
GRAFICA DE VALOR GANADO
El análisis del rendimiento del proyecto frecuentemente genera cambios solicitados para algún aspecto del proyecto.
Estos cambios solicitados son procesados y dispuestos a través del proceso de control integrado de cambios.
Salidas: Cambios Solicitados
Incluyen cambios para alinear el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.
Salidas: Acciones correctivas recomendadas
Incluyen las lecciones aprendidas.
De las variadas técnicas para informar el rendimiento, cuál integra la información de alcance, costo, y cronograma, como un elemento clave de su enfoque:
A. Análisis de opciones reales.
B. Análisis de variaciones.
Proceso 10.4:
Gestionar a los Interesados
Se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de, y resolver las controversias con los interesados del proyecto.
Entradas:
Los requerimientos y expectativas de los stakeholders proveen una comprensión de las metas, objetivos, y nivel de comunicación de los interesados, durante el proyecto.
Las necesidades y expectativas se identifican, analizan, y documentan en el plan de gestión de comunicaciones.
Entradas: Plan de Gestión de Comunicaciones
A medida que surjan temas polémicos en el proyecto, el gestor de proyecto debe abordarlos y resolverlos con los interesados apropiados.
Entradas: Activos de los Procesos Organizacionales
Métodos de comunicación.
Registro de polémicas.
Se utilizan los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de comunicaciones.
Las reuniones personales son los medios mas efectivos para comunicar y resolver temas polémicos con los interesados.
Herramientas y Técnicas: Métodos de Comunicación
Es una herramienta que se puede utilizar para documentar y monitorear la solución de temas polémicos.
Una polémica generalmente no crece hasta el punto de convertirse en un proyecto o actividad, pero usualmente se abordan para mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los interesados.
Herramientas y Técnicas: Registro de polémicas
Salidas:
A medida que se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que han sido abordadas y cerradas.
Salidas: Polémicas resueltas
Incluyen cambios en el estado de las polémicas de los interesados, en el plan de gestión de personal, los cuales son necesarios para reflejar los cambios que ocurrirán en las comunicaciones con los interesados.
Salidas: Solicitudes de cambio aprobadas
Incluyen cambios para alinear el rendimiento esperado futuro del proyecto al plan de gestión del proyecto.
Salidas: Acciones correctivas recomendadas
Documentación de lecciones aprendidas:
Causas de las polémicas.
Razonamiento detrás de la acción correctiva.
Otros tipos de lecciones aprendidas acerca de la gestión de interesados.
+
Se actualiza el plan de gestión del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones.
Salidas: Plan de Gestión de Proyecto (actualizaciones)
Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe
preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca
en todo lo siguiente excepto:
Compartir las mejores prácticas con otros equipos de proyecto de la organización.
Alertar a otros de problemas potenciales.
Sugerir métodos para mitigar riesgos en forma efectiva.
Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para su futura replicación en la organización.
Gestión de las
Respuesta : D. Capacidad para trabajar bien con otros.
Explicación : La gestión de proyectos requiere que las cosas se hagan a través de otros, quienes generalmente no reportan directamente al gestor de proyecto. La capacidad de influenciar a los miembros del equipo de proyecto, así como a otros interesados claves, es crucial para el éxito.
Fuente : Adams y Campbell 1982, pag 14.
Respuesta : A. Conducir un análisis de requisitos de información de los interesados.
Explicación : El análisis de interesados se utiliza para determinar las necesidades de información de éstos y definir las fuentes para satisfacer estas necesidades. El análisis debe incluir consideraciones de los métodos y tecnologías apropiadas para proveer la información necesaria.
Fuente : PMI, PMBOK® Guide, pag 226.
Respuesta : C. Dispositivos de recolección de datos
Explicación : La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos electrónicas, software de gestión de proyectos, y sistemas que permiten acceso a documentación técnica tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de diseño, y planes de prueba.
Fuente : PMI, PMBOK® Guide 2004, pag 229.
Respuesta : D. Análisis de valor ganado.
Explicación : El análisis de valor ganado (EVM) integra el alcance, el costo, y el schedule usando EV, PV, y AC para medir y evaluar la performance del proyecto.
Respuesta : D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para su futura replicación en la organización
Explicación : El resumen de lecciones aprendidas debe documentar los principales aspectos positivos y negativos del proyecto, de manera que los proyectos futuros se puedan beneficiar de los éxitos y fallas del equipo de proyecto, mediante la replicación de las cosas buenas y evitando los errores cometidos.
Fuente : Garrett 1997, pag 171.
© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.
GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación PMP®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
*
El lunes 22 de marzo se dió inicio a la
de detectar incumplimientos, exijen
que se les coloque los TIP's antes de
proyecto CIP.
En Acabados los TIP's son retirados
las áreas de Costura y Acabados,
de la prenda y colocados en las
las cuales se unen a las áreas de
cartillas de retención de TIP's. Esta
Almacén de Avíos y Corte con las
labor la realizan los encargados de
cuales se trabajó en la primera etapa
cada plancha y es verificado por el
del piloto.
los TIP's para el 100% de los pedidos
Piloto CIP - 3ra Etapa
El 28 de abril se da inicio a la 3ra
Formato de etiqueta # 1
etapa del piloto, el cual se
Prendas) son adheridos a la prenda por
desarrollará principalmente en el
área de Acabados.
Para ello, desde ya contamos con el
retirados en el momento del planchado.
apoyo de todo el personal de dicha
área, incluyendo a la jefatura y
operarios.
incremental, iniciando el trabajo
cubrir el 100% de la producción del
cliente PRL.
x el área de Costura
Módulo ASN
dice todo lo
que piensa,
el ASN en formato EDI Versión
pero piensa
4050 y emitiendo nuevos formatos
todo lo que
de etiqueta de caja UCC128.
dice.
Aristóteles
en el desarrollo de esta nueva
cumplido con el procedimiento del
plantilla de ASN y nuevos formatos
Buzón
de etiqueta.
dudas y aportes que tengan, pueden
los Receptores de Prenda del área
pruebas de transmisión y de emisión,
hacerlas llegar a través del mail.
de Acabados, quienes verifican
Si tienes alguna sugerencia
con EDI versión 4010.
roblemas de comunicación en las reuniones de equipo
Rol de la persona que emite:
Equipo de proyecto
1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto.
Práctica Especifica, herramienta o técnica usada:
Ejecución de las reuniones.
Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o métodos
¿Cuál fue el resultado?
2.
Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboración y revisión de entregables.
3.
Una reunión efectiva, utilización eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales.
¿Qué hubiera creado el resultado esperado?
Utilizar un método estructurado para llevar a cabo reuniones:
1.
3.
Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunión
4.
5.
Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes,
responsables y fechas
6.
Se redactará el acta en tiempo real, de preferencia en laptop
7.
Se cerrará la reunión con la lectura formal del acta. Cuando esté aprobada se imprimirá un
ejemplar para cada participante de la reunión.
8.
9.
10.
¿Específicamente cuál es la lección aprendida?
Para aumentar la eficiencia de la comunicación en las reuniones del equipo de proyecto se deben
organizar y estructurar las reuniones
¿Cómo podría uno identificar una situación similar en el futuro?
En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificación de las comunicaciones.
¿Cuál es el comportamiento recomendado en el futuro?
Seguir las indicaciones antes mencionadas
¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ?
Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes.
¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro?
En la elaboración del Plan de Comunicaciones
¿Quién debería ser informado acerca de esta lección aprendida? (
Marca una)
(Marca todas las que apliquen)
e-mail
X
X
Si
No

presentacion comunicaciones 2

Documents