presentacion cbetis 26 tic
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CENTRO DE BACHILLERATOS
INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS No.
26
1° SEMESTRE GRUPO «O»
MATERIA: TECNOLOGIA DE LA
INFORMACION
Y LA COMUNICACIÓN
PROFESOR: HECTOR DIAZ
TECNOLOGIA.EQUIPO*Octavio Jiménez Anzures*David Armando García Ortiz*Isaac Yazir Mortera Ventura*Josué García Mota*Evander Juan Hernandez Luis*Isidro Mendoza Gomez
INDICE DE VIDEOS· 13. Utilizar plantillas· 13. Modificar plantillas· 14. Combinar correspondencia· 14. Opciones de correspondencia· 15. Crear un esquema· 16. Crear documento maestro· 16. Manipular documentos maestros· 17. Crear índices· 17. Crear tabla de contenido· 17. Crear tabla de ilustración· 18. Insertar marcadores· 18. Referencias cruzadas· 18. Notas al pie
Desplegamos el menú archivo
Y seleccionamos nuevo
Aquí encontraremos las plantillas de
ejemplo, que son las que vienen con las
instalación
Al seleccionar una, se muestra
una vista previa a la derecha
Moveremos la barra de
desplazamiento para ver mas
plantillas
Si escogemos una plantilla del
equipo, deberemos elegir
Documento para crear documentos
basados en ella
Esta barra nos permite ir navegando entre las
plantillas
Volvamos a la pagina de inicio con este botón.
Aquí encontrare
mos las ultimas
plantillas utilizadas
Y las que hemos creado nosotros
mismos
En la zona inferior tendremos acceso a las
plantillas disponibles de
internet
En estas plantillas están organizadas en orden
alfabético
Por ejemplo, veamos que hay en invitaciones
Observamos que hay distintas
subcategorías
Volvemos a la pagina de inicio
Nos permite buscar plantillas descargables introduciendo palabras
clave
Ahora vemos, al margen de como, estén
categorizadas todas las plantillas relacionadas
con la palabra fax
Vamos a escoger una ……
A la derecha nos indica el creador de la misma y
nos permite valorarla
Y en la zona inferior obtendremos el botón
descargar para obtenerlo
Una ves descargada se abrirá automáticamente para empezar a trabajar en ella.
Lo único que debemos hacer es rellenar los
campos
Seguiremos rellenando los campos.
Siempre de la misma forma
Ya que hayamos terminado se guardara el
archivo
Fíjate que se guardaracomo un documento de
Word normal
Empezaremos por abrir una plantilla.
Desplegamos el menú archivo.
Seleccionamos nuevo.
Y buscamos una plantilla entre las plantillas de
ejemplo
Lo que queremos crear es una
plantilla, así que modificamos la
opción.
Y asemos clic en el botón crear.
Realizamos los cambios pendientes, que en nuestro caso será realizar un fax de tipo urgente.
Y a continuación guardamos.
Como lo abrimos como una plantilla, el sistema te propondrá la carpeta de
plantillas para guardarla
El tipo de archivo será Word.
Vamos a cerrar la plantilla para empezar
desde cero.
Para abrir nuestra plantilla….
Vamos al menú archivo.
Seleccionamos nuevo.
Y nos situamos en la opcion mis
plantillas
En nuestro enlistado veremos nuestra plantilla de fax
urgente
Para crear un documento a partir de
ella dejaremos seleccionado documento y aceptaremos
El fax conservara el formato con el que lo guardamos.
Partimos de una carta base que queremos enviara todos los
compañeros.
Nos situamos en la ficha
correspondencia
Indicamos que queremos combinar
correspondencia.
En este caso son cartas, así que
escogemos esta opción.
Luego, seleccionamos los destinatarios.
Partiremos de una lista ya
existente, concretamente de una base de datos Access donde están los
datos de los compañeros.
Lo seleccionamos
Y hacemos clic en el botón abrir
compañeros Si la base tiene mas de una tabla deberíamos indicar en cual se encuentra los datos
que se requerimos.
Este botón nos permite editar
la lista de destinatarios. Veamos como
funciona.
El cuadro muestra un lista donde podemos ordenar y fijar
registros.
O simplemente desactivar las
casillas de aquellas personas que no queremos incluir
Vemos que en total tenemos
10 compañeros
Aceptamos el cuadro para continuar.
Ahora utilizaremos estas opciones para
incorporar el contenido de los registros de las
cartas.
Empezaremos por añadir el bloque de direcciones.
En esta vista previa de registros. Vemos que no aprese nada.
Esto suele ocurrir cuando los campos no han sido asignados. Es decir, Word
no sabe interpretar en que campos esta la información necesaria para configurar el bloque de dirección.
Para asignarlos manualmente, hacemos
clic en este botón.
Esta es la lista de datos que Word
espera.
Debemos ir asignándoles su campo
correspondiente
Para finalizar aceptamos.
Ahora ya vemos una vista previa del bloque de dirección, y podemos ir cambiando de registro con estos
botones.
Pulsamos Intropara dejar un
espacio para una line de saludo
La línea de saludo la
introducción haciendo clic en
este botón.
En este cuadro podemos modificar como queremos
que se muestre.
Vamos a ver un vista previa de resultados
Con este botón podemos ver la vista previa de las
cartas.Y veremos los datos tal y
como quedaran el las cartas
De la misma forma podemos desactivarla
Si estamos contentos con el resultado ya podemos proceder a imprimirlo o
comvinarlo.
Seleccionamos la opción imprimir
documentos.
Un cuadro de dialogo nos permite nos permite elegir que cartas imprimir : Todas
,la actual o un rango en concreto.
En este caso cancelamos, porque no lo
vamos a imprimir
Lo que haremos será combinar todas
las cartas en un único documento.
Para ello, seleccionamos la primera opción.
El cuadro es idéntico al que utiliza para imprimir. Vamos a
combinarlos a todos.
Ahora en lugar de tener 1 pagina
tenemos 10 que corresponde a los 10
compañeros de nuestra base de datos.
Podemos utilizar la opción insertar campo
combinado para incluir cualquier dato de la tabla
de origen en la carta.
Vamos a mostrar los resultados.
Para localizar un carta en concreto, hacemos clic en buscar
destinatario.
Buscamos todas las cartas dirigidas a Alicante
Un mensaje nos avisara cuando no allá mas resultados que
coincidan.
Ahora vamos a editar lista de destinatarios para aprender a filtrar y
ordenar las cartas.
Lo ideal seria ordenar por localidad y dirección, de modo que al imprimirlas venga ya bien organizada por su reparto.
Y hacemos clic en ordenar…
Y ordenamos según los distintos criterios
Observa el cambio.
Ahora vamos a probar a filtrar.
Veamos como arianos para mostrar solo la carta de alicante.
Ahora solo estarían las cartas deseadas.
Para eliminar el filtro, hacemos clic en
la flecha del encabezado del criterio
por el que hemos filtrado.
Y seleccionamos todos.
Para finalizar , hacemos clic en el
botón resaltar campos de
combinación.
Con este botón, se vuelven gris los datos variables.
Seleccionamos la vista esquema.
Lo seleccionamos
Si el texto no esta estructurado con estilo, presentara
un aspecto similar al siguiente.
Con estos botones podemos definir los niveles de
esquemas del contenido seleccionado.
El primer nivel será el titulo principal
El segundo nivel para los apartados.
Esta herramienta nos permite mostrar los niveles que
queremos.
Vamos a cerrar la vista esquema para ver el aspecto real
del documento.
Observa que, al aplicar un nivel a un texto en la vista esquema, se aplica
automáticamente el estilo adecuado.
Del mismo modo si aplicamos estilo a un texto, la estructura que crean se
vera representada en la vista esquema.
Vamos a aplicar un estilo nuevo desde la vista diseño de impresión.
Escogeremos titulo 3 para crear un nivel mas del
esquema.
Y le aplicamos el formato deseado
El estilo creado se ha aplicado a la selección.
Ahora lo tenemos disponible en el panel de estilo.
Vamos a cambiar a la vista esquina para ver el
resultado.
Hacemos doble clic sobre el signo + para mostrar
mas niveles.
Y así apreciaremos el tercer nivel, que
acabamos de aplicar.
«COMO CREAR UN DOCUMENTO MAESTRO»
Este es un documento, normal que contiene un titulo principal y el titulo
de tres subapartdos
Veamos este mismo
documento en la visa Esquema
Aquí es donde encontraremos el
botón para transformarlo en un documento maestro
Una vez activado el botón mostrar
documento, veremos nuestras opciones en el
grupo.
Lo único que tendremos que
hacer es seleccionar el titulo del apartado que queramos que este en un archivo
independiente
y pulsar el botón crear
este cuadro simboliza el nuevo documento. Podremos
redactarlo directamente en esta vista o hacerlo en la
habitual vista de impresión.
Del mismo modo, crearemos
un documento para cada capitulo.
Vamos a guardar
Lo guardaremos normalmente, teniendo en
cuenta que lo que guardamos es el documento maestro que
enlazara con el resto.
Vamos a ver como se ve en la vista diseño de
impresión.
para ver cual es el resultado, observamos los
archivos que se han creado.
Los archivos toman el nombre del titulo que tienen en el documento
maestro. El maestro tendrá el nombre que le hayamos asignado.
Veamos el primer capitulo, que es aquel al
que le incluimos contenido desde la vista
esquema.
Se han creado los tres archivos
correspondientes a los capítulos.
En el encontraras tanto el titulo como el
contenido.
«COMO MANIPULAR DOCUMENTOS MAESTROS»
Partimos del documento maestro que creamos en la
anterior secuencia.
Vamos a aprender a utilizar estas opciones de la cinta.
Lo primero que has de saber es que solo se muestran si esta
activada la opción mostrar documento.
Lo activamos de nuevo
Vamos a desvincular el documento maestro del archivo independiente
que contiene el capitulo 2.
Para ello, lo seleccionamos pulsando este pequeño
botón
Y hacemos clic en el botón Desvincular.
El contenido no se perderá, sino que pasara a formar parte del
propio documento maestro
Contraemos los subdocumentos para comprobarlo.
Antes de proceder, nos preguntara si guardar los cambios en el documento
maestro. Lo haremos.
Ahora podemos comprobar que en el lugar de los capítulos 1 y 3 se muestra la
ruta que apunta a los archivos que contienen la información.
En cambio el capitulo 2 esta integrado como contenido
propio del documento maestro.
Volvemos a expandir subdocumentos para ver
todo el contenido.
Seleccionamos y pulsamos SUPRIMIR para eliminar el
capitulo 2
Ahora vamos a volver a vincular el capitulo 2 que aun conservamos en un
documento independiente.
Y lo aremos con el botón insertar.
Lo seleccionamos…
Y pulsamos abrir
Ya estamos como al principio.
A continuación aprenderemos a combinar y dividir los distintos apartados.
Seleccionamos los apartados a combinar haciendo clic mientras
mantenemos la tecla MAYUS pulsada
Y hacemos clic en el botón combinar.
Observa que ahora están enmarcados bajo el mismo
rectángulo. Ahora, los capítulos 2 y 3 estarían en un mismo documento.
Para volverlos a separar, hacemos clic en el punto donde queramos que se separen
Y pulsamos dividir.
Por ultimo, aprenderemos como Bloquear documentos
El símbolo de bloqueo es este pequeño candado
Cuando tenemos abierto el archivo capitulo 1, Word ha bloqueado automáticamente este apartado.
Activando o desactivando este botón cambiaremos su estado
El apartado ya no se encuentra bloqueado.
Primer paso para crear un índice de términos , es marcarlos.
Para ello, nos situamos en la ficha
referencias.
Seleccionamos el texto.
Y seleccionamos
marcar entrada
Este cuadro de dialogo nos permite configurar la
marca.
Si queremos podemos retocar el nombre que se
mostrara en el índice, modificán
dolo así.
Para aceptar hacemos clic en
marcar.
Y luego cerramos el cuadro.
Apreciaremos una marca entre llaves junto a la
palabra.
También aparecerán otras marcas que normal mente se ocultan, como los saltos de
párrafo y los pequeños puntos que simbolizan el
espacio entre letras.
Esto es así para que puedas comprobar que la marca se a
creado correctamente.Repetiremos el proceso para todas las palabra que deseemos incluir
en el índice.
Y así con el reto del documento… lo mas cómodo normalmente es ir marcando las
palabra clave durante la creación del mismo, en vez de dejarlo para el final.
Ahora consultaremos las marcas y demás
símbolos.
Recuerda que para hacerlo debes desmarcar una opción.
Ahora que ya vemos el documento como siempre, y hemos marcado los
términos, vamos a marcar los índices.
Nos situamos al final del documento, que es donde
suele ir los índices de conceptos.
Y mostramos la fichainsertar.
Nos situamos al final del texto.
E insertamos un salto de pagina para crear el
índice en un pagina nueva.
Si quieres puedes incluir un titulo descriptivo.
Mostramos la ficha referencias.
Y hacemos clic en el botón insertar índice.
Este cuadro nos permite definir algunas preferencias de formato.
Y ya hemos terminado. Junto a cada
termino(s)vemos el numero de pagina donde se
menciona.
Durante el curso hemos visto laForma de asignar estilos a losDistintos aparatos del documento
Este es un caso mas. Si el texto esta estructurado, la tabla de contenidos se
creara prácticamente sola
Comprobaremos que hemos aplicado los estilos ………
Recuerda que la mejor forma de echar un vistazo rápido aLa estructura es utilizar el panel de navegación
En nuestro caso lo hemos echo correctamente
Empezaremos por insertar una pagina en blanco alPrincipio del documento, porque es ahí donde
Queremos incluir la tabla de contenido.
Ahora vamos a insertar la tabla de Contenido en esta pagina.
Seleccionamos la fichareferencia
En ella, desplegamos el menú TABLA DE CONTENIDOS
Lo único que debemos hacer es escoger el formato que mas nos guste
Observa como los títulos han ido formando la tabla y junto a ella esta el numero de pagina
donde se encuentra cada apartado.
Además si asemos clic en ella
Veremos estos dos botones en el borde
superior
Este botón permite actualizar la tabla
fácilmente
Vamos a intercalar una pagina en blanco para observar como se
actualizan los números de paginas
Pulsamos actualizar tabla…..
Y decidimos si queremos actualizar solamente el numero de pagina o
todo
En nuestro caso lo dejamos como esta porque no hemos
añadido ni modificado ningún titulo.
Observa el cambio
El otro botón me permite eliminar la tabla y cambiar
su formato
El primer paso es incluir un titulo a
aquellas imágenes que quieres que
aparezcan en la tabla .
Para titular, la seleccionamos…
Y mostramos la ficha referencia.
Y aremos clic en el botón insertar titulo.
Se abrirá un cuadro de dialogo de distintas opciones.
Lo mas importante es asegurarnos de que el rotulo sea el adecuado.
En este caso ilustracion.
Aparecerá el rotulo y su numeración en la
posición que hallamos establecido.
Repetimos el proceso para el resto de las
imágenes.
El rotulo deberá ser el mismo en todas la imágenes para que luego aparezcan en la misma
tabla.
Word se encargara de la numeración.
Aunque aquí podemos personalizar su
formato.
Omitiremos el resto, porque el proceso seria idéntico.
Nos situamos donde queremos insertar la
tabla.
Y hacemos clic en el botón insertar tabla
de ilustracion….
En este cuadro configuraremos el formato de la tabla a nuestro
antojo.
Lo único realmente importante es que la
etiqueta del titulo que allá seleccionado sea la que
hemos establecido a todas las imágenes.
Este es el resultado final.
El primer paso es seleccionar el punto donde
queremos insertar un marcador.
Nos situamos en la ficha insertar.
Desplegamos el menú vinculo…
Y hacemos clic en marcador…
En este cuadro indicamos el nombre para el marcador , que no podra contener
espacios en blanco.
Y aquí escogemos como queremos como
ordenarlos.
Solo nos queda pulsar agregar.
Repetimos el proceso para cada marcador.
Opserva que el texto unidad 1 contiene un espacio y por
eso el boton agregar agregaresta inactivo, porque es un
nombre incorrecto.
El mismo cuadro que sirve para crear marcadores, también sirve para saltar por el documento a
través de ellos.
Por eso si seleccionamos indice…
Y seleccionamos ir a.
Y cerramos la ventana apreciamos que la pagina
mostrada es aquella donde se encuentra el marcador.
Existe otra forma de utilizar la función ir a con los marcadores.
Y nos situamos en la ficha inicio.
Nos situamos en el grupo edición.
Y en la opciones de búsqueda.
Seleccionamos ir a.
El atajo de teclado es CTRL+1 DE ESTA
FORMA NOS AHORARENOS TODO
ESTE PROSESO.
En el cuadro de dialogo nos aseguramos de tener seleccionado
marcador.
Y escogemos el marcador en el desplegable.
Cambiara la pagina en que estamos situados.
Partimos de que tenemos definido una serie de marcadores y varias
ilustraciones tituladas.
Vamos a continuar con un texto que ira
enlazado con ellos.
Nos situamos en referencias.
Y pulsamos el botón referencias cruzadas.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogos.
En el deberemos escoger el tipo de elementos que
vamos a referenciar.
En este caso será marcadores.
Veremos una lista de marcadores. Deberemos asegurarnos de que esta seleccionado el adecuado antes de
insertarlo.
Se instalara el texto correspondiente en el
marcador.Si colocamos el cursor enzima.
Si colocamos encima el cursor.
Apreciaremos que se trata de un enlace, por la forma
del cursor.
Vamos a seguir.
Ahora ya estamos situados en la pagina a la que apuntaba la
referencia.
Volvemos de nuevo a la ultima pagina para crear una nueva
referencia, pero esta ves a una ilustración previa mente titulada.
Escribiremos un texto introductorio, aunque
realmente no seria necesario.
E insertamos la referencia igual que antes.
Esta vez el tipo que escogeremos será
ilustración.
Seguiremos la referencia con CTRL+
clic
Seleccionamos el texto que requiere de
una aclaración.
Luego nos situamos en la ficha referencias.
Y asemos clic en insertar notas al pie.
Automáticamente se insertara un numero junta a la palabra, que se referencia
al pie de la pagina.Lo único que debemos hacer
es escribir la nota.
Repetiremos la opción con otro termino.
Lo aremos esta vez de forma ligeramente
distinta, para aprender otro método.
Hacemos clic en el pequeño botón de
grupo
Se abre el siguiente cuadro de diálogos.
Este método es menos
rápido, pero nos permite
configurar el pie, si el fondo predefinido no
se adapta a nuestras
necesidades.
Podemos indicar donde colocar la nota.
Su valor inicial , el valor de los
números, etc.
Observa como sigue la
numeración.
Fíjate en el pequeño numero que indica que tiene una nota
aclaratoria.Pero además si dejamos el
cursor sobre la palabra podremos leer aquí
directamente.
Lo mismo sucederá si agregamos mas
notas.