TICTecnologías de la información y la comunicación

Objetivo:Sensibilizar, capacitar, asesorar y apropiar a los empresarios de Medellín y el área metropolitana en la utilización de Tecnologías de la Información y la comunicación (TIC), que incrementen la productividad y competitividad de las empresas, a través de tres productos: asesorías, capacitaciones y comunidades empresariales.Público: Empresas que pertenecen a los Cluster estratégicos, con mínimo un año de constituidas.

Objetivo y público

PYMES

Asesorías Empresariales:Diagnostico, Plan de Mejoramiento, Material de apoyo

Capacitaciones

En eslabones débiles TIC

Comunidades Virtuales:Conectar las empresas en red. Trabajar la sinergia entre las empresas

Tecnología de la información y la comunicación (TIC)

Apoyo a la estrategia Apoyo a la estrategia CLUSTERCLUSTER

Las Tendencias del Outsourcing

Contenido1. Generalidades del Outsourcing

2. Outsourcing en TICs

3. Outsourcing en Pymes

4. Modelo Saas para Pymes

5. Ejemplos de Plataformas SaaS

6. Conclusiones

Video Outsourcing

“Cuando una compañía hace algo que otros pueden comprar o hacer de forma más eficiente, están sacrificando una ventaja competitiva.

Concéntrese en aquello que proporciona a su empresa ventaja competitiva. Subcontrate el resto. El Outsourcing es una de las

herramientas de gestión más importantes de los últimos 75 años”

Harvard Business Review, 1999

Definición de OutsourcingTercerización o Outsourcing es el empleo estratégico de recursos externos para realizar actividades que normalmente son llegadas a cabo internamente. Esta es una estrategia efectiva no sólo para reducir costos, sino también para optimizar el retorno de las inversiones focalizando los esfuerzos de la empresa en su core business.

Principales desafíos a los que se enfrentan las Compañías

Presiones para Reducir CostosCambios en la demanda de los ConsumidoresCambios en la Regulación de los MercadosFusiones y AdquisicionesConsolidación del NegocioInfluencia de Competidores

Qué Actividades se Tercerizan con Frecuencia?

1. Desarrollo y Gestión de aplicaciones Tecnológicas

2. Soporte Hardware3. Contabilidad y administración de Back

Office: Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Tesorería, etc.

4. Gestión de Recursos Humanos5. Auditoria y Contraloría Interna6. Ventas y Marketing7. Logística8. Fabricación de partes y piezas9. Call Centers10. Alimentación, Aseo y Seguridad

La Diferencia entre Outsourcing y Subcontratación

Outsourcing• La Rentabilidad está basada en el

excedente económico que produce la eficiencia de un proceso

• El negocio es la entrega de valor, y desde ahí participar en los beneficios

• Las relaciones con la empresa cliente se establecen en términos de Alianza Estratégica

• Se enfoca la gestión en el resultado comprometido

• La relación contractual con los colaboradores es formalizada en términos de trabajo profesional

Subcontratación• Rentabilidad basada en diferencia

de remuneraciones.

• El negocio es un margen por acción de intermediación.

• Las relaciones son de cliente- proveedor.

• Se enfoca la operación en la prestación de un servicio.

• La relación contractual es de empleado-empleador.

Outsourcing de Tecnologías de Información y Comunicaciones TIC

Historia del Outsourcing de TecnologíaCaso KODAK:

•En 1.989 se firma un acuerdo entre Kodak e IBM para la gestión de datos, gestión de telecomunicaciones y para el arrendamiento y mantenimiento de PCs.

•Sobre sus ingresos anuales de 18.400 millones de dólares, Kodak gastaba 250 millones de dólares en IT y de este valor 90 millones de dólares eran gastos de personal.

•Resultados al primer año del IT Outsourcing:•Reducción de costos de personal en un 95%•Disminución de costos de PC´s entre un 5% y 10%. •Disminución de costos de telecomunicaciones, entre un 15% y un 20%

•Lo más importante de este caso: Originó un cambio total de mentalidad:

“Hasta entonces ningún director respetable se hubiera atrevido a tercerizar TIC´s. A partir de Kodak, ningún director respetable se hubiera podido permitir no considerar tercerizar como una

alternativa en la toma de decisiones.

Pero, qué se entiende por Outsourcing de TIC´s?

La transferencia a un tercero de la responsabilidad continuada del suministro de servicios, gobernado por un acuerdo de nivel de servicio.

La práctica de transferir la planificación, administración y operación de ciertas funciones a un tercero independiente.

Por qué tercerizar TIC?Debido al incremento de la competencia en todos los sectores y a la mejora continua de la relación calidad/precio, las empresas tienen la necesidad de centrarse en el negocio básico, dejando en manos de otros aquellos procesos que no sean de vital importancia para el desarrollo global del producto o servicio.

En la búsqueda de conseguir una mayor calidad a un menor costo, muchas compañías están obligadas a renovar sus equipos y sistemas de información, por lo que deben enfrentarse a un cambio tecnológico sustancial para poder competir.

El alto costo que supone el personal especializado y la alta rotación de personal hacen de la escasez de especialistas una razón para tercerizar ciertos servicios.

Importante: El éxito de las empresas que hacen Outsourcing depende exclusivamente de la satisfacción de sus clientes y recomendación a otros.

Outsourcing de aplicaciones in-house y off-house

In-house:Las aplicaciones se alojan en los servidores de la empresa y son de uso exclusivo

Off-house:El proveedor tecnológico utiliza sus propios servidores, posibilitando que sus aplicaciones puedan ser compartidas por varias empresas que tengan el mismo proveedor.

Ventajas e Inconvenientes entre las aplicaciones in-house vs off-house

Ventajas Inconvenientes

In-house

•Adecuación a medida de la solución•Mayor control sobre el impacto de usuarios•Autonomía en gestión de modificaciones y actualizaciones •Confidencialidad absoluta

•Costoso•Mantenimiento personalizado con personal exclusivo•Dificultad en las actualizaciones debido a los desarrollos a la medida

Off-house

•Permite variabilizar completamente los recursos•Comparten recursos técnicos para instalación y mantenimiento•Evolución garantizada por el proveedor

•Mayor impacto sobre usuarios – adecuación a estándares•Menor nivel de autonomía para cambios•Accesible por competidores

Beneficios y Riesgos Potenciales del OutsourcingBeneficios

Estratégicos:Mejorar la posición competitiva mediante un rápido acceso a la vanguardia tecnológicaMejorar la calidad del servicio a clientesIncorporar visión y experiencias de otros sectores de actividad a través de las capacidades adquiridas por el proveedor

Financieros:Reducir las necesidades de capital inmovilizadoIncrementar el control del flujo de caja y de los costosReducir los costos propiamente dichos por economías de escala y poder compartir equipos, instalaciones y personalLiberar espacio en las propias instalaciones

Técnicos:Conseguir flexibilidad tecnológica tanto en software como en hardwareMejorar la capacidad tecnológica disponible para la empresa.

Beneficios y Riesgos Potenciales del OutsourcingBeneficios

Gestión:Concentrarse en las partes del negocio cruciales para competirDelegar en un proveedor partes engorrosas de la planificación, desarrollo y gestión de grandes sistemasEliminar la necesidad de contratar y retener personal competente de TIC

Recursos Humanos:Conseguir la participación de especialistas para resolver problemas concretos de un pool del proveedorEnriquecer las oportunidades de carrera del personal propio

Calidad:Definir con claridad los niveles de servicioAumentar la responsabilidad sobre los sistemas, su exploración y mantenimientoTrabaja con un departamento certificado por su calidad

Beneficios y Riesgos Potenciales del Outsourcing

Riesgos

Estratégicos:El proveedor quiebra y deja de prestar el servicio de forma súbitaPérdida del conocimiento interno sobre las funciones o servicios tercerizados, dificultando la marcha atrás si fuera necesario

Calidad El proveedor no alcanza los niveles de calidad acordados o son insuficientes para el negocio.

TécnicosTasas elevadas de rotación del personal del proveedor pueden provocar problemas para el mantenimiento o desarrollo de los servicios prestados.

La Gestión del OutsourcingSiempre lo más importante, será aprender a gestionar el Outsourcing, pero cómo hacerlo???

1.Evaluar detalladamente la necesidad a tercerizar2.Determinar el tipo de relación a establecer3.Establecimiento de los acuerdos de nivel de servicio4.Selección del proveedor y contratación5.Transición6.Seguimiento a la relación

Ahora… cómo establecemos adecuadamente los ANS?

Ejemplos de ANS: (Niveles de Servicio)

•“El 95% de las facturas se enviarán en menos de 24 horas tras recibir los datos para su impresión”•“Todas las llamadas al help desk se responderán en menos de 90 segundos”•“La plataforma web estará disponible el 98,9% del tiempo”

Qué debemos identificar en los proveedores de Outsourcing de TIC?

Su capacidad tecnológica

Historial probado de calidad de los servicios prestados, sea en la propia organización o en otras referencias

Grado de innovación que puede aportar

Medida de los riesgos inherentes a la tercerización asociados al proveedor, como posibilidad de dificultades financieras, pérdida de información, disponibilidad, lealtad, etc.

Outsourcing de TIC en Pymes

Por qué son importantes las Pymes en Colombia?

Son más del 90% de las empresas del país. Proporcionan el 65% del empleo en Colombia. Generan más del 35% de la Producción Nacional. Generadoras de exportaciones NO tradicionales. Las PYMES constituyen una alternativa viable como fuente de ingresos

y herramienta de crecimiento del país.

www.mincomercio.gov.co – www.acopi.org.co

Cómo es la PYME Colombiana – ACOPI

• Un 65% del empresariado PYME utiliza sistemas contables, financieros o de información, tan sólo un 13% aplica soluciones informáticas integrales.

• El 65 % de los empresarios muestra disposición a participar en proyectos para la mejor utilización de TIC

¿Cómo creen ustedes que ha evolucionado la PYME en Colombia?www.acopi.org.co

Tips para pensar• Libro Gestión Estratégica – José R. Betancuort

“Si Usted no está interesado en hacer cambiar su organizaciónno necesita leer este libro, con esa actitud es muy probable que Usted pase a la historia. La historia está llena de empresarios que han fracasado y todos nos hemos beneficiado de ellos al haber leído sus experiencias y haber reflexionado sobre los errores que cometieron”

• ¿Qué tipo de gerencia tiene usted?• ¿Qué tipo de gerente es usted?• El cambio……Queremos cambiar? Si ya soy exitoso!• El éxito es el peor enemigo del éxito.• ¿Gerencia o Gestión?

¿Estrategia en las PYMES?

El mundo se está moviendo a que velocidad…. Y su empresa? Su competencia? El mercado?

Resistir el Cambio: Actuar para que nada Ocurra.

Adaptarse al Cambio: Cambiar para que todo siga igual.

Generar el Cambio: Cambiar para obligar a los demás a Cambiar.

“Nadie está obligado a sobrevivir” W. Edwards Deming

Fuente: Gestión Estratégica – José R. Betancourt

Las oportunidades

Nuevas tecnologías - Modelos de Negocio

• El empresario tiene que pensar en una empresa “basada”(Código genético) en “tiempo real”

• Acceso a nuevos modelos de negocio• No se podrá apartar de la evolución tecnológica, así sabrá

como esta le puede o no aportar a su negocio.• Nuevas formas de usar aplicaciones y/o herramientas• Entorno rompiendo paradigmas y más retante, entonces hay

que prepararse y responder proactivamente.

El direccionamiento para el empresario Latino Americano

Fuente: Gartner Group, PwC SOACAT Survey

El nuevo modelo de negocio

SaaSSoftware as a Service

Servicio de Arriendo de AplicacionesEl software como Servicio

¿Qué es SaaS? Software as a ServiceServicio al Público de Aplicaciones

Es el servicio de arrendamiento de aplicaciones de software corporativas de última tecnología, con estrategia de costo por usuario por mes, a través de la red de Internet.

¿Por qué el común de las empresas No tienen su propio avión o aerolínea?

- Tendría que comprar el jet.- Tendría que hacerle mantenimiento al jet.- Debe tener Pilotos experimentados sólo para manejar el Jet.- Tiene que considerar que hay costos de la logística, otros usos, costo de oportunidad, costos de ocio, etc.- Es el negocio de su empresa?

SaaS - ¿Economías de Escala a la mano de la PYME?

Todo buen SaaS está en un IDC (Internet Data Center)

– Salas con racks– NOC´s– Servidores y equipos de última

generación– Collocation o Hosting– Infraestructura de seguridad máxima de

datos– Monitoreo continuo– Flujo de energía ininterrumpido– Servicio mínimo al 99.7% al año– Conectividad a internet redundante– Backup preventivo

¿Y de la seguridad de mis datos qué?

• Acuerdo o contrato del uso del aplicativo y sus funcionalidades

• Definición del trabajo, compromisos• Condiciones de entrada al servicio • Acuerdo de nivel de servicio• Modelo de Precios • Condiciones de salida del servicio• Control del cambio• Duración del contrato• Cada cuantos meses se dá un

backup de datos históricos• Respaldo

¿Y al contratar qué?

Características de SaaS• Aplicaciones de alto nivel, funcionalidad y

desempeño con gran velocidad en su implementación

• No es necesario grandes inversiones en Software y Hardware

• Bajo costo de la propiedad• Remueve actividades que no son centrales de

la organización• El software como un servicio y no como un

activo• No vuelve a pagar por mantenimiento, ni

actualizaciones• ¿Por qué comprar software, si se puede rentar

como un servicio?

• Hay un cargo “ÚNICO” inicial, donde lo capacitan y dependiendo del servicio le ayudan a cargar toda su información (capacitación en sitio o E-learning)

• No tiene que volver a pagar “NUNCA” actualizaciones de software

• No tiene que volver a pagar “NUNCA” cuotas de mantenimiento

• Los usuarios de consulta como Clientes y Proveedores NO se cobran

• La “ÚNICA” persona que puede ver su información es Usted

• 100% seguro y libre de cualquier tipo de amenaza.

Características de SaaS

Cinco Factores claves para la Empresa Ideal

Realidades de la Empresa moderna

2. Modelo de negocios diferenciados

3. Administración por Competencias y valores

1. Integración total y en tiempo real

4. Proactividad sin barreras ni fronteras

5. Utiliza tecnología que le aporta valor

Ejemplos de Plataformas SaaS

1. ERP bajo modelo SaaShttp://www.aspaffinity.biz/

2. Facturación Electrónica

La Factura Electrónica en Colombia

Marco Normativo: La Factura Electrónica en Colombia es la representación digital de la factura física, que utiliza los estándares definidos por el decreto 1929 de 2007, la Ley de Comercio Electrónico y la Resolución 14465 de Noviembre 2007 de la DIAN.Ley 527: Principio de autenticidad, integridad y conservación

Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información; en forma directa o a través de terceros. Certificados por la norma ISO 9001.

Obligado a Facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador.

Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o

servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición.

Tercero: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto.

Número de la factura electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización.

Tomado de Decreto 1929 de 2007 que reglamenta la utilización de la factura electrónica.

La Factura Electrónica en Colombia

Modelo tradicional de facturación

Elaboración

factura

Impresión Plegado Ensobrado Sellado Envío postal

Empresa/ obligado a facturar

GastosPapel

Impresión

Administrativos

Doble digitalización

Archivo

Recepción

y registro

Archivo

DIAN Clientes / Proveedores

Ahorros Emisor Receptor

Impresión Recepción y manipulación

Sobres Grabación

Mensajero /correo Tiempo empleado

Archivadores Archivadores

Carpetas Carpetas

Archivo manual (4 min)

Archivo manual

$7.000 $9.000

Valor promedio por factura electrónica: $2.000

Beneficios de la Facturación Electrónica

Más

• Ahorros entre el 20 % y 40% del valor de la factura, sin contar intangibles como: costos de oportunidad financieros, disponibilidad del recurso humano , automatización de las tareas de seguimiento a la facturación y al pago, espacio físico, etc.

• Oportunidad en el envío y recepción de la factura• Eficiencia en la gestión de auditoría financiera• Trazabilidad de la factura en cada parte del proceso que garantiza y asegura la:

• Expedición y generación• Aceptación• Exhibición y conservación

• Envío de notificaciones para cada actor involucrado en el ciclo transaccional.• Eficiencia en el proceso de conciliación de cuentas al tener información confiable y al

instante generada por el Botón de Pagos disponible en línea y de forma segura para los clientes.

• Integración con múltiples plataformas. • Sistemas avanzados de criptografía, protocoles y certificación digital, garantizando la

seguridad total de la información enviada a través de nuestra plataforma.

Menos• Disminución de:

• Costos operativos• Tareas manuales y errores de digitación• Espacio físico por cambio a almacenamiento electrónico.• Ciclos de flujo de caja

• Cultura y sensibilización en las empresas• Informalidad de algunos sectores• Ambigüedad y desconocimiento del tema normativo en la DIAN• Interconexión entre terceros dificulta la masificación• Costos de implementación

La Factura Electrónica en Colombia Barreras de la Factura Electrónica en Colombia

Fuente: www.dian.gov.co

• RetailModelos Desarrollados en Colombia

EmpresaProveedores Clientes

ERP

Archivo Plano

Software de Comunicaciones

Skyline

Orden de Compra

Confirmación O.C.

Modificación O.C.

Factura Electrónica

Aceptación o Rechazo F.E.

Programación de Entregas

Certificado de Calidad

Aviso de Pago

Conciliación y Cuentas por Cobrar

Aviso de Liquidación

Factura Electrónica

Estado de Cuenta

Orden de Compra

Confirmación O.C.

Visualización por web

Integración Skyline

Sistema deInformación

Integración Skyline

Sistema deInformación

Visualización por web

• Salud

Modelos Desarrollados en Colombia

• Asegurador

Modelos Desarrollados en Colombia

PwCAEN

Liquidación de pago Liquidación de pago

Factura Electrónica Factura Electrónica

Autorizaciones agencias para Pago

Pago

1

2

3

Solución de BPM – Business Process Management

3. Arrendamiento de Soluciones de Factoring

FACTORING

Conclusiones• El cambio no se logra de la noche a la mañana, es un proceso mucho más

profundo que una simple decisión o deseo• Se trata de comprender primero la necesidad del cambio, visualizar los

nuevos modelos, comprender la nueva herramienta, como se utiliza y de que manera sacarle provecho

• Usar una nueva tecnología exige seria madurez• El punto está en cuando hacerlo…..• Y en que esas nuevas tecnologías apalanquen su modelo de negocio.• Créale a las tendencias, casi nunca fallan.• ¿Para usted el futuro es cuando?• El que no cambie a la velocidad del cambio....el cambio lo cambiará• Si está decidido a cambiar, haga un solo cambio, pero que sea en su modelo

de negocio.

Conclusiones

• Lo más importante es tener claro a donde va y que decisiones tomará para llegar a donde quiere llegar.

• SaaS ofrecen dos retos:1) Provee el valor de una herramienta estratégica y modelo de negocio.2) Provee el valor de un socio SaaS reconocio y regional.

• No es una decision de software de contabilidad………..es una decision estratégica

• El mundo está caminando en la línea de la tecnología, tercerización, globalización………..y usted?

• SaaS está revolucionando la forma de hacer negocios en las PYMES a nivel mundial.

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