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UNIVERSIDAD VERACRUZANA
“TECNOLOGÍAS DE DIGITALIZACIÓN Y APLICACIÓN OCR PARA LAS
PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS”
TESINA
QUE PARA ACREDITAR LA EXPERIENCIA RECEPCIONAL DEL PROGRAMA EUCATIVO DE :
LICENCIADO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES ADMINISTRATIVOS
PRESENTA:
TRONCO CABRERA JULIO DE JESÚS
ASESOR:
Dr. CARLOS ARTURO TORRES GASTELÚ
H. VERACRUZ, VER. 2008
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS TURISTICAS Y SISTEMAS COMPUTACIONALES
ADMINISTRATIVOS
Planteamiento del Problema
¿Cuáles son las características y funcionalidades más importantes en la
elección de la herramienta de software de digitalización y aplicación OCR
para pequeñas y medianas empresas?.
Objetivo general
•Proponer una herramienta de software para la digitalización y aplicación
de OCR de documentos para las pequeñas y medianas empresas.
Digitalización y reconocimiento óptico de caracteres
Digitalización
La digitalización es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar información. La digitalización aparece
como una respuesta a los problemas de conservación y difusión en el ámbito
documental y bibliográfico, ofreciendo importantes ventajas respecto de
otras técnicas
El Proceso de Digitalización incluye los siguientes pasos:
1.Preparación de los documentos
2.Proceso de digitalización
3.Indexación
4.Liberación
Diagrama de la digitalización de un documento
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
La tecnología de OCR permite que una máquina reconozca
automáticamente caracteres mediante un mecanismo óptico. Normalmente
el proceso OCR convierte imágenes que contienen caracteres en archivos
de texto, de modo que las computadoras pueden procesarlos. Ya en
formato de texto, se pueden utilizar los procesos de búsqueda e indexado
para el análisis de la información y recuperación de las fuentes originales.
Gestión documental en las pequeñas y medianas
empresas.
En los últimos años las pequeñas y medianas empresas han cambiado a un
gran ritmo, debido sobre todo a la gran evolución de las tecnologías de la
información y debido a esto se hace indispensable su gestión, que se basa
principalmente en la gestión adecuada de los activos tangibles y del capital
intelectual de la empresa, fenómeno conocido como la gestión de
contenidos.
Es posible afirmar, que no puede existir gestión de contenidos sin haber
desarrollado previamente una adecuada gestión de documentos.
.
La gestión de documentos es un aspecto integral en la gestión de las
pequeñas y medianas empresas. Es una respuesta articulada para el
desarrollo de factores interrelacionados, como los siguientes:
El continúo crecimiento del volumen y variedad de la información
documental.
La convergencia de las tecnologías asociadas a la creación,
comunicación y diseminación de la información.
La importancia cada vez mayor de la información como recurso clave
de las organizaciones.
La necesidad de gestionar este nuevo recurso de modo más eficaz.
Beneficios de la gestión documental para las pequeñas y
medianas empresas
Optimiza el espacio físico de almacenamiento de Información.
Permite llevar a la empresa a un esquema de integración y
eficiencia.
Se evita el traslado de los documentos y la realización de
copias.
Se asegura la vida útil de los documentos.
Reduce importantemente los costos de impresión y copiado.
Facilita la repartición eficiente de las cargas de trabajo.
Contribuye directamente a la mejora de los servicios y la
atención al cliente.
Desaparece el riesgo físico de pérdida de documentos.
Es necesario que esa información sea utilizada por los individuos de la
organización para solucionar algún problema o desarrollar un proyecto
en dicha organización; por este motivo para llegar a una buena
organización del conocimiento es indispensable la colaboración del
capital humano de la organización
Es por ello que surge como solución estratégica la digitalización de
dichos documentos, para eliminar el gasto y el tiempo dedicados al
traspaso de papeles y archivos de una persona a otra, al igual que la
posibilidad de que los documentos se pierdan o traspapelen.
Análisis comparativo
Funcionalidad
Herramientas de software
ABBY
FineReader 8.0
Professional
Edition
Able2Extract 5.0
ProfessionalReadiris Pro 9
Interfaz Digitalizar
Interfaz Propia
Interfaz TWAIN del escáner
Opción para abrir documentos
Abrir archivos PDF
Abrir imágenes
Digitalización de documentos
Escaneo de documentos
Reconocimiento de caracteres
Imprimir desde el programa
Parámetros de digitalización
Resolución
Digitalización en gris
Digitalización en blanco y negro
Digitalización a color
Brillo
Digitalizar páginas dobles
Trazar y editar bloques
Trazar área de reconocimiento
Trazar bloque de texto
Trazar bloque de tabla
Trazar bloque de imagen
Seleccionar objetos
Agregar parte de bloque
Cortar parte de bloque
Eliminar bloques
Agregar separador vertical
Agregar separador horizontal
Eliminar separador
Borrador
Alisar las líneas del texto
Plantillas de bloque
Opciones de Reconocimiento
Reconocer varios bloques
Reconocer todas las paginas seleccionadas
Reconocer todas las páginas no leídas.
Idiomas
Revisar y editar texto
Ninguno
Estándar
Completo
Diccionario
Agregar palabras
Importar palabras
Eliminar palabras
Editar tablas
Guardar en formatos externos
Enviar páginas seleccionadas a:
Microsoft Word
Microsoft con ventana de zoom
Microsoft Excel
Microsoft Power Point
Portapapeles
Adobe Reader/Acrobat
Enviar todas las páginas a:
Microsoft Word
Microsoft con ventana de zoom
Microsoft Excel
Microsoft Power Point
Portapapeles
Adobe Reader/Acrobat
Opciones de guardado en formatos establecidos
Opciones de distribución
Opciones de tamaño de papel
Parámetros de texto
Parámetros de imágenes
Procesamiento por lotes
Tareas automatizadas
Aplicación de bloques de texto
Aplicación de bloques de tabla
Aplicación de bloques de imagen
Rotar y voltear imagen
Dividir imagen
Recortar imagen
Corregir resolución
Ajustes de imagen
Revisión de ortografía
Justificación de utilizar la herramienta de software
ABBYY FineReader 8.0 Professional Edition en las
pequeñas y medianas empresas
Este análisis comparativo se decidió llevar a cabo con el propósito de
satisfacer las necesidades de digitalización y aplicación de OCR de los
documentos con los que cuentan las pequeñas y medianas empresas con
el fin de facilitar la edición de ellos mismos y ahorrar tiempo y espacio en
sus oficinas y evitar tener que transcribir papel por papel y lo mejor es
tener todo en orden de manera digitalizada.
A continuación se presentan los resultados de las tablas comparativas
por lo cual se recomienda la herramienta ABBYY FineReader 8.0
Professional Edition para las pequeñas y medianas empresas.
ABBYY FineReader
8.0 Professional
Edition
Able2Extract 5.0
ProfessionalReadiris Pro 9
Calificación 93.40 44.81 86.96
ABBY FINEREADER 8.0 PROFESSIONAL
EDITION
Interfaz para
digitalizar
Opción para Abrir
documentos
Digitalización de
documentos
Parámetros de
digitalización
Digitalizar páginas dobles
Trazar y editar
bloques
Plantillas de bloque
Opciones de reconocimient
o
Interfaz propia
Interfaz TWAIN
Abrir PDF
Abrir imágenes
Escaneo de documentos
Reconocimiento de
caracteres
Resolución
Digitalización en gris
Trazar área reconocimient
o
Trazar bloque de texto
Reconocer varios
bloques
Reconocer una o todas las páginas
seleccionadas
Imprimir desde
programa
Digitalización a color
Digitalización en blanco y
negro
Brillo
Trazar bloque de tabla
Trazar bloque de imagen
Seleccionar objetos
Agregar parte de bloque
Cortar parte de bloque
Eliminar bloque
Separador
Alisar líneas de texto
Funcionalidades
ABBY FINEREADER 8.0 PROFESSIONAL EDITION
Idiomas Revisar y editar texto
Diccionario Editar tablas Opciones de
guardado
Guardar en formatos externos
Procesamiento por lotes
Tareas automatizadas
Completo
Estándar Agregar palabras
Importar palabras
Microsoft Word
Microsoft con
ventanas de zoom
Eliminar palabras Microsoft
Excel
Microsoft Power Point
Portapapeles
Adobe Reader/Acrobat
Funcionalidades
Opciones de distribución
Opciones de tamaño de
papel
Parámetros de texto
Parámetros de imagen
Aplicación de bloques
de texto
Aplicación de bloques
de tabla
Aplicación de bloques de imagen
Rotar y voltear imagen
Dividir imagen
Recortar imagen
Corregir resolución
Revisión de ortografía
Conclusión
El crecimiento exponencial del valor de la información y la
administración moderna, han definido que el uso de una herramienta de
software de digitalización y OCR de la información en las pequeñas y
medianas empresas, pase de ser una opción empresarial costosa a una
necesidad estratégica vital.
En el mundo actual para las pequeñas y medianas empresas,
requieren que la información tanto interna como externa relacionadas
a sus actividades esté disponible en el momento preciso a fin que la
toma de decisiones sea la mas atinada, de allí la importancia vital de
tener una herramienta de software para la digitalización y OCR de
información.