presentaciÓn 3 · 2011-10-06 · criterios generales para la presentacion, contenido y...

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PRESENTACIÓN 3

1. MARCO JURÍDICO PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES 4

2. CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES 5

2.1. Concepto 52.2. Clasificación

2.2.1. Manual Administrativo 52.2.4. Manual Específico de Operación 6

3. CRITERIOS PARA LA PRESENTACIÓN Y ELABORACIÓN DE LOS MANUALES 7

3.1. Presentación 73.2. Contenido 8

4. REGISTRO, OBSERVANCIA Y ACTUALIZACIÓN 18

4.1. Dictaminación y Registro 184.2. Observancia y Actualización 18

5. CRITERIOS PARA LA PUBLICACIÓN DE LOS MANUALESEN LA GACETA DEL GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL 19

5.1. Especificaciones Generales 19

6. EJEMPLOS 20

ÍNDICE

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PRESENTACIÓN

Con el propósito de que las Dependencias, Unidades Administrativas, ÓrganosDesconcentrados, Órganos Político-Administrativos y Entidades del Gobierno del DistritoFederal, cuenten con la metodología y lineamientos que les permita elaborar susManuales Administrativos, en el ámbito de su competencia, la Oficialía Mayor a través dela Coordinación General de Modernización Administrativa, ha llevado a cabo la actualizaciónde la presente Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno del DistritoFederal.

La presente guía tiene como finalidad que los servidores públicos encargados de elaborarlos manuales cuenten con un instrumento dinámico, accesible y eficaz de apoyo que lespermita establecer las formas básicas de organización y funcionamiento por área deresponsabilidad en cada uno de los niveles estructurales, ya que en dicho manual seestablecerán las funciones específicas de todas las Unidades Administrativas de ApoyoTécnico-Operativo que no estén establecidas en el Reglamento Interior de laAdministración Pública del Distrito Federal, entendiéndose las mismas como delegadas.

La actualización de esta Guía contempla la metodología, el marco jurídico de competenciae introduce cambios recogidos de las experiencias de las áreas en los ejercicios previosde elaboración y presentación de sus manuales.

Se consideran seis apartados, el primero presenta el marco jurídico que sirve como basepara la elaboración de la misma, donde se incluyen los ordenamientos normativos para sucreación, aplicación y desarrollo; en el segundo se describe el concepto y clasificación delos manuales para efectos de esta Guía, en el tercero se establecen los criterios para lapresentación y elaboración de manuales, la metodología, los elementos, características yrequisitos; el cuarto apartado informa del registro, observancia y actualización del manual;en el quinto, se señalan los criterios para la publicación de los manuales en la GacetaOficial del Gobierno del Distrito Federal; en su última parte la guía incluye los ejemplos delos formatos que deberán de utilizarse para incorporar la información de los manuales, asícomo de un procedimiento.

Esta Guía Técnica, abroga a la “Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobiernodel Distrito Federal”, de fecha marzo de 2005.

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1. MARCO JURÍDICO PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

Estatuto de Gobierno del Distrito FederalTítulo quinto, capítulo III, artículo 115, fracción III, artículo 117, fracción X.

Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito FederalTítulo segundo, capítulo II, artículo 33, fracciones I, II, IV y IX, artículo 35, fracciones VII, XIIy XIV; título tercero, capítulo V, artículo 71, fracciones III y IV.

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito FederalTítulo primero, capítulo I, artículos 1, 2, y 5; capítulo IV, artículos 18 y 19; título segundo,capítulo I, artículo 26, fracciones IV, V y VIII; capítulo II, artículo 27, fracciones XI, XII y XVII;capítulo III, artículo 28; capítulo IV, artículo 29, fracciones I y X; capítulo V, artículo 30,fracciones VI y X; capítulo VII, artículo 37, fracción VII; capítulo VIII, artículo 101 A, fracciónIX; artículo 114, fracciones V, VII y XIX; título tercero, capítulo I, artículos 121 y 122.Transitorios quinto y noveno G.O. 28-XII-2000, tercero G.O. 31-I-2001, cuarto G.O. 16-VIII-2001.

Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito FederalArtículos 11G. O. D. F. 21-XII-95.

Circular uno “Normatividad en Materia de Administración de Recursos 2005”Apartado 4, numeral 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6 y 4.4.13.

Circular Uno-Bis “Normatividad en Materia de Administración de Recursos 2005”

Apartado 4, numeral 4.4.2, 4.4.4, 4.4.6 y 4.4.13.

NOTA: El contenido de los Manuales es responsabilidad del titular de la Dependencia,Unidad Administrativo, Órgano Político-Administrativo o Entidad que corresponda, deconformidad con lo establecido en los Artículos 18 y 19 del Reglamento Interior de laAdministración Pública del Distrito Federal.

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2. CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

2.1. Concepto

Los Manuales son los instrumentos normativos que contienen en forma breve, clara,descriptiva y explícita información referente a la historia, fundamento legal y administrativo,objetivos generales y/o específicos, atribuciones, funciones, políticas, normas generales y/oespecíficas de operación, estructura orgánica y organograma, así como la descripciónnarrativa y gráfica de los procedimientos de una Dependencia, Unidad Administrativa,Órgano Desconcentrado, Órgano Político-Administrativo o Entidad.

Su objetivo es presentar información básica para una adecuada planeación, ejecución ycontrol de las actividades que guíen y faciliten la ejecución, continuidad y mejoramiento delas operaciones; sirven de base para la selección, capacitación y supervisión del personal,así como para la vigilancia y control del ejercicio de la gestión pública.

2.2. Clasificación

De conformidad con lo establecido por los artículos 18 y 19 del Reglamento Interior de laAdministración Pública del Distrito Federal, los Manuales para su presentación y registroante la Oficialía Mayor son clasificados en dos tipos:a) Manuales Administrativos, yb) Manuales Específicos de Operación.

2.2.1. Manual Administrativo

El Manual Administrativo se integra por dos partes, la primera hace referencia a laOrganización, donde se detallan los antecedentes, marco legal, atribuciones, funciones yestructura orgánica de la Unidad Administrativa; y en su segunda parte se refiere a losProcedimientos, donde se consignan las operaciones o actividades que deben seguirsepara la realización de las funciones sustantivas de las Unidades Administrativas y de ApoyoTécnico Operativo de acuerdo a sus atribuciones marcadas en la normatividad aplicable,asimismo la descripción de éstos y las políticas generales de operación.

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2.2.2. Manual Específico de Operación

Este tipo de Manual esta básicamente enfocado a describir de manera particular y detalladala integración, funciones, políticas de operación y procedimientos de las Comisiones,Comités, Subcomités y cualquier otro Órgano Colegiado reflejando su operación deconformidad con las normas y políticas de carácter especial o de competenciascorresponsables.

Asimismo y de considerarse indispensable, los Programas Especiales y/o Extraordinariosimplementados por las Dependencias, Órganos Político–Administrativos, ÓrganosDescocentrados y Entidades, cuyo objetivo constituya un producto o insumo, paraproporcionar la prestación de uno o varios servicios a la ciudadanía y sean el medio por elcual ejerzan sus derechos o cumplan con sus obligaciones, deberá elaborarse un ManualEspecífico de Operación de dicho programa, en el cual se refleje el objeto, finalidad,alcances, marco jurídico, responsables del funcionamiento, lineamientos de operación delprograma y procedimientos.

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3. CRITERIOS GENERALES PARA LA PRESENTACION, CONTENIDO YELABORACIÓN DE MANUALES

3.1. Presentación

a) UniformidadLos Manuales deberán ser sistematizados para efecto de uniformidad y presentación;se deberá utilizar el Procesador de Textos Word para Windows, con tipo de letra Arialde 12 puntos.

b) MárgenesLos márgenes que deben observarse son los siguientes:Superior: 5 cm, a partir del borde.Inferior: 2 cm, a partir del borde.Izquierdo: 3 cm, a partir del borde.Derecho: 2 cm, a partir del borde.Asimismo, se colocara un marco de página respetando estos márgenes, sin queincluyan encabezado ni pie de página.

c) TextoSe utilizarán hojas tamaño carta en forma vertical.Después del título de un capítulo se dejará doble espacio.Se recomienda utilizar mayúsculas y minúsculas de acuerdo a reglas gramaticales.

d) TítulosLos títulos de los capítulos se anotarán con letra mayúscula y los subcapítulos ydemás apartados se anotarán con mayúscula la letra inicial y minúsculas las demás.

e) PaginaciónLa paginación de los Manuales de Organización deberá anotarse con númerosarábigos siguiendo el orden progresivo, iniciando desde la portada.En el caso del Manual de Procedimientos, se deberá paginar por cada uno de losprocedimientos, iniciando desde el objetivo hasta el diagrama de flujo.

f) EncabezadosCuadro superior central: Nombre del Manual.Cuadro inferior central: Unidad Administrativa.Cuadro superior derecho: Día, Mes y Año de elaboración.Cuadro inferior derecho: Secuencia de paginación.

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g) Formalización

Los Titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados,Órganos Político-Administrativos y Entidades, deberán remitir sus ManualesAdministrativos, mediante oficio firmado, anexando tres ejemplares en original y unarchivo magnético preferentemente CD-R, que contenga la información del mismodocumento, para su dictaminación y registro.En el caso de los procedimientos, cada uno deberá estar rubricado en todas sus hojas yfirmado al final del último apartado, por el titular del área responsable de su ejecución.

Con relación a los Manuales Específicos de Operación, estos deberán ser aprobadospreviamente por el pleno del Comité, Subcomité u Órgano Colegiado que corresponda yser enviados a la Coordinación General de Modernización Administrativa por el Presidenteo Titular, en los mismos términos de los manuales administrativos.

3.2. Contenido

En el siguiente cuadro se señalan los contenidos que deberán contemplar los Manuales.

En el caso de los Manuales Específicos de Operación, se deberá adecuar elcontenido a las características y elementos que por su naturaleza tienen losmismos.

Específico deOperación

ADMINISTRATIVO

MANUALESCONCEPTO

XXProcedimientosXOrganograma

XPolíticas de OperaciónXXFuncionesXXAtribucionesXIntegración

XEstructura OrgánicaXXObjetivo GeneralXXMarco Jurídico- AdministrativoXXAntecedentesXXPresentaciónXXXÍndiceXXXPortada

Organización Procedimientos

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a) PortadaSe antepondrá al índice y deberá contener los siguientes datos:En la parte superior izquierda llevará el logotipo oficial del Gobierno del Distrito Federal,adicionando en caso de existir el de la Dependencia, Unidad Administrativa, ÓrganoDesconcentrado, Órgano Político Administrativo o Entidad.

En la parte central de la hoja se anotará el Nombre del Manual correspondiente, contamaño de letra arial 24; y enseguida se anotará el Nombre de la Dependencia y UnidadAdministrativa correspondiente, con tamaño de letra arial 18 y 14 respectivamente.

En la parte inferior central de la hoja se anotará la fecha (mes y año) de la elaboración deldocumento, con tamaño de letra 16.

b) ÍndiceSe relacionarán los capítulos que constituyan la estructura del Manual.

Se escribirán en el extremo izquierdo, de acuerdo al margen establecido, los nombresde los capítulos que integran el Manual.

En el extremo derecho de la hoja, se anotará con números arábigos la página en queaparece cada uno de los capítulos.

Se deberá incluir el número de página en la que se encuentran las atribuciones yfunciones del área correspondiente, de acuerdo a la Estructura Orgánica, para facilitar sulocalización.

En caso del índice del manual de procedimientos, este se deberá detallar por número deprocedimiento y de acuerdo al área de origen y responsable. Ejemplo:

ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOSDirección General de TransporteDirección Técnica y de Fomento al Transporte001.- Solicitud de Instalación de Casetas “Para Carga”002.- Reposición de Licencias Tarjetón de Identificación Tipo “B” y “C”Dirección de Operaciones003.- Revistas para los Vehículos004.- Visitas de Inspección al Transporte

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c) PresentaciónDeberá explicar los motivos, propósitos y síntesis del Manual. Ser breve y fácil deentender, señalando la importancia del Manual, especificando la finalidad, es decir, el quéy para qué, así como el ámbito de su aplicación y quienes son sus destinatarios ousuarios.

d) AntecedentesDeberán describir la evolución organizacional, desde su origen, indicando la informaciónsobresaliente sobre las transformaciones orgánicas, hasta llegar a la estructura actual, asícomo las disposiciones jurídico-administrativas que hayan dado origen y/o modificadoaspectos de su organización.

e) Marco Jurídico-AdministrativoEs la base legal y administrativa que fundamenta el ejercicio de las atribuciones de laDependencia, Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado, Órgano Político-Administrativo y Entidad.

Se relacionarán los nombres de los principales ordenamientos jurídico-administrativosvigentes que fundamenten el que hacer de la Unidad Administrativa, siguiendo un ordenjerárquico descendente, según se muestra a continuación:

•Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos•Estatuto de Gobierno del Distrito Federal•Leyes•Códigos•Reglamentos•Decretos•Acuerdos•Circulares y/u Oficios

Documentos Normativo-Administrativos (Manuales, guías, catálogos)Otras disposiciones (Se anotarán los documentos que por su naturaleza no puedan serincluidos en la clasificación anterior).

Dentro de cada una de estas agrupaciones deberá seguirse el orden cronológico deacuerdo al nombre de los mismos, siempre que estén vigentes.

Los ordenamientos jurídico-administrativos sólo deberán incluir la fecha de expediciónasí como su última reforma.

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f) Objetivo GeneralSe describirá en forma sintética (máximo media cuartilla), e iniciando con un verbo eninfinitivo, el propósito y la finalidad que pretende alcanzar la Dependencia, UnidadAdministrativa, Órgano Desconcentrado, Órgano Político-Administrativo o Entidad.

g) Estructura OrgánicaEs el listado de las Unidades Administrativas de Apoyo Técnico-Operativo que conformanla Unidad Administrativa.

Se describirán los puestos que conforman la estructura, utilizando las nomenclaturas delas áreas del dictamen autorizado por la Oficialía Mayor, a través de la CoordinaciónGeneral de Modernización Administrativa, relacionando de acuerdo al orden en queaparecen en el dictamen; es decir, desde el titular de la Unidad Administrativa hasta losEnlaces, y siguiendo un orden numérico consecutivo ascendente de acuerdo a suadscripción.

h) AtribucionesPara el ámbito central y desconcentrado se transcribirán textualmente las facultadesconferidas tanto en la Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal comoen el Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.

Para las Entidades, Comisiones, Comités, Subcomités y cualquier otro Órgano Colegiado,se transcribirán textualmente las facultades establecidas en las disposiciones jurídico-administrativas que dieron origen a su creación y/o complementarias.

i) FuncionesLas funciones constituyen el conjunto de actividades inherentes y afines cuya descripciónes más específica y establece lo que debe hacer cada Unidad Administrativa de ApoyoTécnico-Operativo para conseguir el objetivo planteado y dar cumplimiento a lasatribuciones conferidas a la Unidad Administrativa a la que se encuentra adscrita.

Para los niveles jerárquicos abajo de Dirección General, las funciones estarán directamenterelacionadas con las atribuciones señaladas en el inciso anterior.

A los niveles de Dirección de Área u Homólogos, se asignarán exclusivamente lasfunciones características de coordinación, planeación, programación, organización,dirección, control, evaluación, vigilancia, difusión y autorización.

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A los niveles jerárquicos de Subdirección o equivalente corresponderán las funcionescaracterísticas de coordinación operativa, integración, supervisión, control y promoción.

A los niveles de Jefaturas de Unidad Departamental hacia abajo, corresponderán lasfunciones operativas.

El siguiente cuadro muestra una lista de los principales verbos con relación a los nivelesjerárquicos.

InstalarObtenerOperarPresentarProducirProgramarProporcionarRealizarRecabarRegistrarSeguir

AcumularAlmacenarAnalizarAsegurarCalcularCalificarCompilarComprobarComunicarConsolidarEjecutarEntrevistarEstudiarGestionarInformar

EvaluarExaminarExpedirFacilitarFirmarFormularInspeccionarInstalarInterpretarPlanearProgramarProporcionarRecomendarRepresentarRevisarSupervisarVerificar

AdministrarAprobarAsegurarAsesorarAsignarAnalizarAuditarAutorizarComunicarConsolidarControlarCoordinarDesarrollarDeterminarDiseñarDistribuirElaborarEstudiar

AdministrarAsegurarAutorizarControlarCoordinarDeterminarDirigirEstablecerExpedirEvaluarPlanear

OperativosMandos MediosDirectivos

Se sugiere que en el Manual Administrativo, se asignen funciones específicas a losLideres Coordinador de Proyecto y Enlaces, lo que dará claridad y certeza en ladelimitación de responsabilidades. Para el caso de las Dependencias y UnidadesAdministrativas del Ámbito Central, se deberá considerar como obligatorio este requisito.

j) OrganogramaEs la representación gráfica de la Estructura Orgánica, dictaminada y registrada, de laDependencia, Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado, Órgano Político-Administrativo o Entidad, identificando claramente sus respectivos niveles jerárquicos,relaciones, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión yasesoría que guardan entre sí las Unidades Administrativas y las de Apoyo Técnico-Operativo que la integran de acuerdo al dictamen emitido por Oficialía Mayor.

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k) ProcedimientosPara efecto de integrar el Manual de Procedimientos se sugiere identificar e incluirprocedimientos sustantivos que, en forma breve y clara, muestren secuencial yordenadamente la forma de realizar un trabajo ejecutado por las áreas que integran laDependencia, Unidad Administrativa, Órgano Desconcentrado, Órgano Político-Administrativo o Entidad.Para la identificación y selección de los procedimientos, se deberá observar lo siguiente:

• Que sean procedimientos sustantivos a través de los cuales se cumplan lasatribuciones contenidas en la Ley Orgánica de la Administración Pública del DistritoFederal y su Reglamento Interior y que propicie la adecuada distribución de funciones delas áreas que integran la Unidad Administrativa, procurando la simplificación de losmismos.•Que su objetivo constituya un producto o insumo, ya sea para proporcionar laprestación de uno o varios servicios a la ciudadanía, o al propio Gobierno del DistritoFederal.•Que sean un medio por el cual la ciudadanía ejerza sus derechos o cumpla con susobligaciones.•Que tengan relación con otras Dependencias o Entidades de la Administración PúblicaFederal o con Gobiernos Estatales.•Que su origen, control y seguimiento sea propio del área, es decir, no hacerprocedimientos de gestión o actividades adjetivas, en el cual el procedimiento estenormado por áreas.

En relación con procedimientos que se realizan en las áreas administrativas, éstos seintegrarán en los Manuales dando atención a los criterios de operación y control emitidospor las Dependencias normativas en la materia.

El envío del Manual de Procedimientos que no pueda efectuarse en su totalidad, deberárealizarse mínimo a nivel de Dirección de Área o equivalente; sólo en el caso de unarecomendación u observación por parte de los órganos de fiscalización, se podrá remitirun procedimiento de forma individual.

Para definir el nombre del procedimiento, es necesario considerar el objetivo y eldesarrollo de las actividades, a fin de que por sí sólo, refleje el contenido el mismo.

Cada Procedimiento deberá contener los siguientes apartados:Objetivo General.Políticas y/o Normas de Operación.Descripción Narrativa.Diagrama de Flujo.

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Objetivo GeneralSe iniciará con un verbo en infinitivo y describirá el propósito y la finalidad que sepretende alcanzar durante el desarrollo de las actividades, operaciones y/o tareas queson parte del Procedimiento, es decir, el “qué” y “para qué”. Deberá evitarse el uso deadjetivos calificativos, gerundios y abreviaturas.

Políticas y/o Normas de OperaciónLas Políticas son lineamientos de carácter general que orientan la toma de decisionesen cuanto al curso de las actividades que habrán de realizar los servidores públicos ensus áreas de trabajo.

Se elaboran en forma clara y concisa, a fin de que sean comprendidas incluso porpersonas no familiarizadas con el procedimiento.

Deberán establecerse las políticas que orienten las situaciones alternativas quepudieran presentarse durante la operación del procedimiento.

Las Normas de Operación son lineamientos imperativos y específicos de acción queregulan el curso de las actividades en situaciones determinadas con la característica deser rígidas en su interpretación y aplicación.

Las Normas serán materia de actividades específicas de las Unidades Administrativas yÁreas; se definirán por los responsables de la operación de los procedimientos y seránautorizadas por el titular correspondiente.

Las Normas deberán considerar disposiciones oficiales acerca de horarios, requisitos ytrámites imprescindibles, como pudieran ser si el procedimiento tiene algún costo, elmonto total y quién y donde deba cubrirlo; así como el tiempo promedio en que se déel servicio, los responsables, recursos y usuarios que intervengan de maneradeterminante en la operación del Procedimiento.

Descripción NarrativaLa descripción narrativa del Procedimiento deberá establecer en secuencia lógica lasactividades a realizar.

La descripción de la secuencia de las actividades deberá definir en forma clara, precisay concisa, quién, cómo, cuándo y dónde se ejecutan dichas actividades, iniciando conun verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo presente (revisa, formula,remite).

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En los Procedimientos se deberán especificar las Unidades Administrativas y/o las deApoyo Técnico-Operativo que intervienen en la ejecución de los mismos. En el caso demencionar áreas de apoyo, estas deberán establecerse entre paréntesis anteponiéndosela Unidad Administrativa responsable de la actividad.

Cuando una misma Unidad Administrativa o de Apoyo Técnico-Operativo searesponsable de realizar una serie de actividades de manera continua, sólo se anotará sunombre en la primera de éstas actividades.

Se deberán numerar las actividades en forma progresiva aún en los casos en que existanvarias alternativas de decisión.

Se deberá describir el tiempo necesario de ejecución en cada una de las actividades delprocedimiento, en los casos, que por la naturaleza de la actividad no sea posibleestablecer el tiempo, se deberá señalar en el apartado de políticas y/o normas deoperación el tiempo total del procedimiento y su justificación.

Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, se deberá anotar sunombre entre comillas y, enseguida, su clave entre paréntesis, haciendo referencia alnúmero de copias y a la distribución de las mismas.

Diagrama de FlujoDeberá representar en forma gráfica la secuencia en que se realizan las actividades deun determinado Procedimiento; así como mostrar en cada columna, según el orden deaparición, las Unidades Administrativas y/o las de Apoyo Técnico-Operativo queintervienen en la ejecución del procedimiento.

La diagramación se iniciará en la primera columna de la izquierda, de arriba hacia abajo oen progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las UnidadesAdministrativas y a las de Apoyo Técnico-Operativo que intervienen en el procedimiento.

Deberá identificarse en los diagramas de flujo, cada una de las actividades con surespectivo número colocado en el ángulo superior derecho, de acuerdo con ladescripción narrativa.Para efectos de presentación, es conveniente que los símbolos mantengan uniformidadde tamaño.

La unión entre símbolos deberá representarse mediante líneas rectas, horizontales yverticales o la combinación de ambas, evitando su cruce (No se debe confundir el crucede las líneas de los símbolos con el de las columnas).

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La descripción de cada actividad deberá especificarse dentro del símbolo de “Operación”,mediante enunciados breves y sencillos, iniciando con un verbo en presente.

Cuando en una actividad se origine un documento, deberá diagramarse en primer lugarel símbolo de “Operación” y enseguida en la parte inferior derecha el símbolo de“Documento”, el cual deberá contener el nombre o clave de la forma o reporte encuestión.

Cuando se presentan varios tantos de un Documento, el original se indicará con la letra“O” y las copias mediante dígitos 1,2,3,...n, esta indicación se anotará en el extremosuperior derecho del símbolo.

Todos los símbolos deberán aparecer conectados. Por lo que ninguno quedará aisladodel flujo de las actividades.

El símbolo de “Archivo” se colocará en la parte inferior del documento que seráarchivado.

Cuando la descripción del procedimiento indica la conexión de dos operaciones nosecuenciales, se deberán utilizar dos símbolos “Conectores de Operación”, el primerojunto al símbolo de la operación donde se origina, y el segundo junto al símbolo de laoperación destinataria. La numeración de los conectores se hará de forma numérica ysecuencial.

Cuando un Diagrama de Flujo requiera la utilización de varias páginas, ya sea por elvolumen de operaciones y/o la cantidad de áreas responsables, se deberán utilizar“Conectores de Página”, indicados en forma alfabética y progresiva.

El tamaño de las hojas para la diagramación deberá ser carta y preferentemente enforma vertical, utilizándose la cantidad necesaria de hojas que se requiera para ladiagramación total del procedimiento.

Reglas Generales para la Diagramación:•La diagramación se iniciará de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.•Los símbolos deben mantener uniformidad en su tamaño.•La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser mediante frases brevesy sencillas.•El diagrama de flujo deberá tener un símbolo de inicio y uno de terminación.•La unión entre símbolos deberá representarse mediante líneas rectas, horizontales yverticales o la combinación de ambas.

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Simbología

Terminal Indica el inicio o la terminación del flujo.

Operación Representa la realización de una operacióno actividad. (Es el único símbolo que senumera).

Documento Representa. Cualquier tipo de documentoque se genere en los procedimientos.

Indica un punto dentro del flujo en que sonposibles varios caminos alternativos.

Conector Representa una conexión o enlace de unaparte del diagrama de flujo con otra partelejana del mismo.

Representa una conexión o enlace conotra hoja diferente, en la que continúa eldiagrama de flujo.

Almacenamiento Permanente. Indica el depósito de undocumento o información dentro de unarchivo, o de un objeto en un almacén.

Decisión oAlternativa

Conector depágina

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4. REGISTRO, OBSERVANCIA Y ACTUALIZACIÓN

4.1 Dictaminación y RegistroLa Oficialía Mayor, será responsable de revisar, analizar y proponer las modificacionesnecesarias en su caso, para poder efectuar la Dictaminación de los ManualesAdministrativos y Específicos de Operación y proceder a su registro, notificando de ello alos titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados,Órganos Político-Administrativos, Entidades, Comisiones, Comités y cualquier otroÓrgano Administrativo Colegiado, así como a la Contraloría General del Gobierno delDistrito Federal.

La Consejería Jurídica y de Servicios Legales, en ejercicio de sus atribuciones y deconformidad con lo establecido en los artículos 18 y 19 del Reglamento Interior de laAdministración Pública del Distrito Federal, deberá sancionar a través del áreacorrespondiente los Manuales Administrativos de las Dependencias, UnidadesAdministrativas, Órganos Desconcentrados y Órganos Político-Administrativos, enparticular aquellos donde se describan funciones y procedimientos que incidan en laesfera de terceros.

4.2 Observancia y ActualizaciónLos Manuales Administrativos serán elaborados y aprobados por los titulares de lasDependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentratos, Órganos Político-Administrativos y Entidades. En el caso de los Manuales Específicos de Operación,deberán ser aprobados previamente por el pleno del Comité, Subcomité u ÓrganoColegiado que corresponda.

Las atribuciones de las Unidades Administrativas de Apoyo Técnico-Operativo y nivelesde estructura, que no estén contempladas en el Reglamento Interior de laAdministración Pública del Distrito Federal, quedarán establecidas en el ManualAdministrativo, entendiéndose dichas Atribuciones como delegadas.

Los titulares de las Dependencias, Unidades Administrativas, Órganos Desconcentrados,Órganos Político-Administrativos, Entidades, Comisiones, Comités, Subcomités ycualquier otro Órgano Administrativo Colegiado, son los responsables de la implantacióny observancia de los Manuales Administrativos y/o Manuales Específicos de Operaciónen su respectiva área de competencia, así como de la actualización cuando se emitanmodificaciones al marco jurídico que las rige; cuando se reestructurenorganizacionalmente, funcional u operativamente, o cuando se emitan observaciones porlos órganos de control respectivos.

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5. CRITERIOS PARA LA PUBLICACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOSEN LA GACETA OFICIAL DEL DISTRITO FEDERAL

5.1 Especificaciones Generales:

a) Del documento publicableEl Manual Administrativo que se publicará en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, seráel que se tiene registrado ante la Oficialía Mayor, de conformidad con el ArtículoNoveno Transitorio del Reglamento Interior de la Administración Pública del DistritoFederal (G.O.D.F. 28/XII/00) y Tercero Transitorio de reforma al mismo ReglamentoInterior (G.O.D.F. 31/I/01).

b) De la versión para publicaciónLa versión para publicación deberá integrarse con la siguiente información:

c) De la responsabilidad de su publicaciónLos trámites para la publicación de los manuales ante la Consejería Jurídica y deServicios Legales, es responsabilidad de los Titulares de las Dependencias, UnidadesAdministrativas, Órganos Desconcentrados, Órganos Político-Administrativos yEntidades.

Una vez realizada la publicación de los manuales, se deberá informar a la CoordinaciónGeneral de Modernización Administrativa, mediante oficio, la fecha y el número de lagaceta en que fue publicado.

•Presentación.•Antecedentes.•Marco juridico-administrativo.•Objetivo general.•Estructura orgánica.•Atribuciones.•Funciones.•Organograma.•Listado de procedimientos (en este caso solo se incluirá la denominación de los

procedimientos registrados, haciendo referencia que para su consulta deberánsolicitarla ante el área responsable de la Unidad Administrativa).

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6. EJEMPLOS

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MANUAL ADMINISTRATIVO

DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA YDE ESTUDIOS LEGISLATIVOS

G O BIERN O D EL D ISTRITO FED ERA L

·La Ciu dad d e la EsperanzaM éxico

DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

MANUAL ADMINISTRATIVOCONSEJERÍA JURÍDICA Y DE SERVICIOS

LEGALESDIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS

AGOSTO DE 2003

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DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

VI. ATRIBUCIONES

Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal

Articulo 37.- Son atribuciones generales de los titulares de las UnidadesAdministrativas a que se refiere el presente Capítulo;

I. Acordar con el titular de la Dependencia o de la Subsecretaría, Tesoreríadel Distrito Federal o Procuraduría Fiscal del Distrito Federal a la queestén adscritos, según corresponda, el trámite y resolución de losasuntos de su competencia;

II. Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar, el desempeñode las labores encomendadas y a las Unidades Administrativas yUnidades de Apoyo Técnico-Operativo a su cargo;

III. Supervisar el desempeño de las labores encomendadas a UnidadesAdministrativas y Unidades Administrativas de Apoyo Técnico-Operativoadscritos a ellos, conforme a los planes y programas que establezca eltitular de la Dependencia correspondiente;

IV. Recibir en acuerdo ordinario a los Directores de Área y Subdirectores y,en acuerdo extraordinario, a cualquier otro servidor público subalterno;

V. Formular dictámenes, opiniones e informes que le sean solicitados por laDependencia o Subsecretaría, Tesorería del Distrito Federal oProcuraduría Fiscal del Distrito Federal a la que estén adscritos, o porcualquier otra Dependencia, Unidad Administrativa y ÓrganoDesconcentrado de la Administración Pública, en aquellos asuntos queresulten de su competencia;

VI. Ejecutar las acciones tendientes a la elaboración de los anteproyectosde presupuesto que les correspondan, con apoyo de las UnidadesAdministrativas y Unidades Administrativas de Apoyo Técnico-Operativoencargadas de la administración de su sector;

Nombre del Procedimiento: Publicación, distribución y venta de la Gaceta Oficial delDistrito Federal

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DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

OBJETIVO GENERAL

Publicar, distribuir y vender la Gaceta Oficial del Distrito Federal para dar a conocerlos diversos ordenamientos jurídicos emitidos por los poderes del Gobierno delDistrito Federal y de aquellos que tengan aplicación en el ámbito local, así como, delos particulares por orden judicial o normativa.

POLITICAS Y NORMAS DE OPERACIÓN

La selección del material a publicarse en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, asícomo el orden que debe observar la misma, deberá llevarse a cabo atendiendo a lodispuesto en el artículo 3º del Acuerdo por el que se reglamenta a la Gaceta Oficialdel Distrito Federal que señala las disposiciones que deben de ser materia depublicación en este órgano informativo, cumpliendo así como el objeto de su creación.

La Gaceta Oficial se publicará en forma regular todo el año, los días martes y juevesde cada semana con excepción de aquellas que por su importancia y naturalezarequieran ser publicadas en cualquier otro día.

La numeración de la Gaceta Oficial iniciará con la primera publicación del año y cierracon la última del mismo. En los casos en que aparezca más de una publicación en lamisma fecha, éstas llevarán el mismo número agregando la palabra BIS o TER.

La Época de Edición de la Gaceta Oficial cambiará cada año de manera progresiva.

La Gaceta Oficial podrá consultarse gratuitamente en la Dirección General Jurídica yde Estudios Legislativos a través de la JUD responsable o en Internet en la Direcciónwww.consejería.df.gob.mx/gaceta/index.

No se pagará el derecho de publicación en la Gaceta Oficial cuando éstas seanordenadas por la Jefatura de Gobierno o Dependencias de la Administración Públicadel Distrito Federal.


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DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Los usuarios podrán solicitar su inserción en planas enteras, en medias planas ycuarto de plana.

Los usuarios podrán solicitar copias certificadas y simples de la Gaceta Oficial, estasúltimas siempre y cuando no haya en existencia ejemplares para su venta.

La Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos resguardará los documentosoriginales, por el tiempo que establezcan las normas aplicables en la materia.

Los usuarios podrán solicitar las suscripciones de la Gaceta Oficial, las cuales podránser anuales o semestrales.

Corresponderá a la JUD de Publicaciones y Trámites Funerarios de llevar a cabo demanera ágil y eficiente la distribución de la Gaceta Oficial a las diversasdependencias del Gobierno del Distrito Federal, para lo cual hará entrega de laGaceta Oficial, al área de Recursos Materiales de la Dirección General Jurídica y deEstudios Legislativos para su distribución el mismo día de su publicación.

Para el caso de publicaciones de entidades de Gobierno del D.F y usuariosparticulares, deberán cumplirse con los siguientes lineamientos.

Requisitos:

La solicitud de inserción en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, deberá ser dirigidaa la Dirección General Jurídica y de Estudios Legislativos con diez días hábiles deanticipación a la fecha en que se requiera aparezca la publicación, así mismo, lasolicitud deberá ir acompañada del material a publicar en original legible el cual estarádebidamente firmado, en tantas copias como publicaciones se requieran.

La información deberá ser grabada en Disco flexible 3.5, en procesador de textoMicrosoft Word en cualquiera de sus versiones con las siguientes especificaciones:


25





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Página tamaño carta. Márgenes en página vertical: Superior 3, inferior 2, izquierdo 2 y derecho 2. Márgenes en página horizontal: Superior 2, inferior 2, izquierdo 2 y derecho 3. Tipo de letra CG Times, tamaño 10. Dejar un renglón como espacio entre párrafos. No incluir ningún elemento en la cabeza o pie de página del documento. Presentar los Estados Financieros o las Tablas Numéricas en tablas de Word

ocultas. No debe presentar saltos de página o de sección. Etiquetar el disco con el título del documento Previa a su presentación en Oficialía de Partes de la Dirección General Jurídica y

de Estudios Legislativos, el material referido deberá ser presentado a la UnidadDepartamental de Publicaciones, para su revisión, cotización y autorización.

Para cancelar cualquier publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, deberánpresentar la solicitud por escrito y con cuatro días de anticipación a la fecha depublicación.

No se efectuarán publicaciones en días festivos que coincidan con los días martes yjueves.

La ortografía y contenido de las publicaciones que aparezcan en la Gaceta oficial delDistrito Federal son de estricta responsabilidad de los solicitantes.

No serán publicados en la Gaceta Oficial del Distrito Federal, los documentos que nocumplan con los requisitos anteriores

Costo:El costo de las inserciones de la Gaceta Oficial en el 2002 será conforme a loestablecido en el Código Financiero del Distrito Federal en el artículo 249 y 256 parala expedición de copias simples y certificadas.

Inserciones a la Gaceta Oficial 1 plana: $966.40 ½ plana: $519.60 ¼ plana: $323.050 Copias simples: $1.15 Copias certificadas: $4.00


26





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

El costo de las suscripciones y venta de la Gaceta Oficial, será conforme a loestablecido en el Aviso de los nuevos precios de la Gaceta Oficial del Distrito Federaly suscripciones anuales y semestrales para el año 2002 publicado el 29 de noviembrede 2001 en su número 139.

Suscripciones Anual $1,918.00 Semestral $1,275.00

Gaceta Oficial del Distrito Federal: Pág. 4-16 $17.00 Pág. 17-60 $27.00 Pág. 61-160 $36.00 Pág. 161-adelante $72.00

El costo por adquirir los ejemplares es gratuito para la Administración Pública delDistrito Federal, de conformidad con el Artículo 5° del Acuerdo por el que sereglamenta la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

Cuando se trate de inserciones de Convocatorias, Licitaciones y Aviso de Fallo, parasu publicación los días martes, el material deberá ser entregado en la Oficialía dePartes debidamente autorizado a más tardar el jueves anterior a las 13:00 horas; delmismo modo, cuando la publicación se desee en los días jueves, dicho materialdeberá entregarse también previamente autorizado a más tardar el lunes anterior alas 13:00 horas.

Lugar de Pago:Oficinas recaudadoras de la Tesorería del Distrito Federal.

Para efectos del presente procedimiento se entenderá por Administración Pública.- ala Administración Pública de la Administración Central, Unidades Administrativas,Órganos Políticos-Administrativos, Órganos Desconcentrados, UnidadesAdministrativas de Apoyo Técnico Operativo y Organismos Descentralizados.

Se establecen tiempos variables dentro de este procedimiento, en los casos en que laejecución de la actividad refiera a situaciones externas.


Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo

27





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Administración Pública delDF y/o Particulares

1 Presenta a la Jefatura de la UnidadDepartamental de Publicaciones yTrámites Funerarios la solicitud depublicación, documentos a publicar ydisco flexible de 3.5.

15 min.

JUD de Publicaciones yTrámites Funerarios

2 Recibe, verifica documentos y disco. 15 min.

¿Están correctos?

3

No

Regresa los documentos a laAdministración Pública y/o particularespara su corrección.

15 min.

Administración Pública delDF y/o Particulares

4 Recibe documentos y corrige.(Regresa a la actividad 1)

Variable


5

Sí

Autoriza publicación. 10 min.

¿Requiere pago?

6 No

Regresa solicitud e indica que acuda aOficialía de Partes de la DirecciónGeneral Jurídica y de EstudiosLegislativos para formalizar recepción.

10 min.



28





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Administración Pública 7 Recibe solicitud y acude a la Oficialía dePartes de la Dirección General Jurídica yde estudios Legislativos.

15 min.

Dirección General Jurídica yde Estudios Legislativos(Oficialía de Partes)

8 Recibe solicitud, registra en el controlinterno y entrega acuse de recibo

10 min.

Administración Pública 9 Recibe acuse de solicitud sellada yfoliada y la presenta ante la JUD dePublicaciones y Trámites Funerariospara su registro.

15 min.

JUD de Publicaciones yTrámites Funerarios.

10 Recibe acuse de solicitud y registra elfolio en el Libro de Control interno en lasección de publicaciones oficiales.(Continúa en la actividad 15)

10 min.

11

Sí

Realiza cotización, elabora formato parasu pago en la Tesorería del DistritoFederal, y regresa documentos y disco ala Administración Pública y/oParticulares.

15 min.

Administración Pública y/oParticulares

12 Recibe documentos, disco y realiza pagoen la Tesorería del Distrito Federal

Variable

13 Presenta a la JUD de Publicaciones yTrámites Funerarios la orden de cobro,recibo del pago realizado y una copia delos mismos.

Variable



29





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO


14 Recibe comprobantes de pago,documentos a publicar y disco, sellasolicitud de acuse de recibo y registra enel Libro de Control Interno.

10 min.

15 Realiza la inserción en el formato de laGaceta, imprime pruebas para realizarcotejo y verifica.

Variable

¿Es correcto?

16

No

Realiza correcciones.(Regresa a la actividad 15)

3 días

17

Sí

Imprime edición definitiva, solicitaimpresión y turna originales mecánicos aCorporación Mexicana de ImpresionesSA de CV.

2 día

Corporación Mexicana deImpresión SA de CV

18 Recibe solicitud de impresión yoriginales de la edición y realiza laimpresión de los ejemplares.

1 día

19 Entrega ejemplares impresos de laGaceta Oficial del DF a la JUD dePublicaciones y Trámites Funerarios.

2 días


20 Recibe ejemplares de la Gaceta Oficial,firma y sella de recibido.

1 hora



30





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Corporación Mexicana deImpresión S.A. de C. V.

21 Recibe acuse de recibo y entrega notade remisión.

1 hora


22 Recibe nota de remisión. 1 hora

23 Realiza distribución de los ejemplaresrecibidos.

1 día

¿Es para su venta?

24

No

Turna ejemplares de la Gaceta Oficial ala JUD de Enlace Administrativo para sudistribución gratuita a la AdministraciónPública del Gobierno del Distrito Federaly a la Subdirección de EstudiosLegislativos y Publicaciones para suenvió a la Consejería Jurídica y deServicios Legales.

1 día

JUD de EnlaceAdministrativo ySubdirección de EstudiosLegislativos y Publicaciones

25 Recibe ejemplares de la Gaceta Oficial,firma en el libro de registro de salida ydistribuye ejemplares.

1 día


26

Sí

Retiene los ejemplares que seránvendidos.

Variable

Particulares y/o Suscriptor 27 Solicita ejemplar (es) de la GacetaOficial en la JUD de Publicaciones yTrámites Funerarios.

15 min.



31





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO


28 Atiende solicitud y verifica. 15 min.

¿Es Suscriptor?


29

No

Entrega al Particular la orden de pagoanotando en el mismo número de laGaceta, fecha de publicación y cantidada pagar.

15 min.

Particulares 30 Recibe orden de pago, realiza el pago ypresenta comprobante original y copiadel mismo a la JUD de Publicaciones yTramites Funerarios.

Variable


31 Recibe comprobante original y copia delpago, y entrega al particular el original.(Continúa en la actividad 37)

15 min.

32

Sí

Solicita al Suscriptor identificación ynúmero de expediente

10 min.

Suscriptor 33 Entrega identificación y número deexpediente

5 min.


34 Recibe identificación, coteja con losacreditados en el expediente y revisa lavigencia de su derecho.

10 min.

¿Es correcto?



32





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

35

No

Indica las causas por las cuales no lepuede brindar el servicio

10 min.


36

Sí

Solicita al Suscriptor firmar de recibo enla hoja del expediente correspondiente.

10 min.

37 Elabora pase de salida el cual entrega alPersonal de Seguridad y entrega la(s)Gaceta(s) adquirida(s).

15 min.

Particulares y/o Suscriptor 38 Recibe Gaceta(s) 5 min.

Fin de Procedimiento


33





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Administración Pública del DFy/o Particulares

JUD de Publicaciones yTrámites Funerarios Administración Pública

Documentos

O

Solicitud

O

Inicio

Presenta solicitudde publicación,documentos a

publicar y discoflexible de 3.5.

1

1

Recibe y verifica

2

¿ Estáncorrectos?

Regresa losdocumentos para

su corrección

3 SiNo

Recibedocumentos y

corrige

4

¿ Requierepago?

Autorizapublicación

5

1

Recibe solicitud yacude a Oficialía

de Partes

7

A

Regresa losdocumentos para

su corrección

6No

Si

B


34





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

Dirección GeneralJurídica y de EstudiosLegislativos (Oficialía

de Partes)Administración Pública JUD de Publicaciones

y Trámites FunerariosAdministración Pública

y/o Particulares

Recibo de pago

O-1

Orden de cobro

O-1

Formato

O

Acuse de recibo

O

A

Recibe solicitud,registra y entregaacuse de recibo

8

Recibe acuse ypresenta para su

registro.

9

Recibe y registraen control interno

10

2

Cotiza, elaboraformato de pago y

regresadocumentos y

disco

11

Recibe y realizapago en la

Tesorería del DF

12

Presenta orden decobro y recibo de

pago

13

Recibecomprobante depago, documento

a publicar yregistra

14

Realiza inserciónen formato de laGaceta, imprimepruebas y verifica

15

C

2 3

B


35





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

JUD de Publicaciones y Trámites Funerarios Corporación Mexicana de Impresión SA de CV

Originales

OSolicitud

O

C

¿Escorrecto?

Realizacorrecciones.

16SíNo

Recibe y realiza laimpresión de los

ejemplares

18

Entregaejemplares

impresos de laGaceta Oficial del

DF

19

Imprime edicióndefinitiva, solicitaimpresión y turna

originales

17

Recibeejemplares de laGaceta Oficial

acusa de recibido

20

3

Recibe acuse yentrega nota de

remisión

21

Recibe nota deremisión

22

D


36





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO


JUD de Enlace Administrativo ySubdirección de Estudios

Legislativos y PublicacionesParticulares y/o Suscriptor

D

Realiza ladistribución

23

¿Es paraventa?

Turna para suenvió a laConsejería

Jurídica y deServ. Legales

24Sí

Recibeejemplares,

registra salida ydistribuye

25No

Retieneejemplares para

venta

26

Solicitaejemplar(es) de la

Gaceta

27

Atiende solicitud yverifica

28

E


37





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

JUD de Publicaciones yTrámites Funerarios Particulares Suscriptor

E

¿Essuscriptor?

Entrega orden depago y cantidad a

pagar

29Sí No

Recibe, realizapago y presentaoriginal y copia

30

Solicitaidentificación y

No. de expediente

32

Entregaidentificación y

No. de expediente

33

Recibe, coteja yrevisa vigencia de

derecho

34

Recibecomprobante yregresa original

31

4

F


38





DÍA MES AÑO

Página: XX

De: XX

XX XX XX

EJEMPLO

JUD de Publicaciones y Trámites Funerarios Particulares y/o Suscriptor

Firma

Nombre del ResponsableCargo

F

¿Escorrecto?

Indica causas porlas que no se

brinda el servicio

35

Sí No

Recibe Gaceta(s)

38

Solicita alsuscriptor firma de

recibo

36

Elabora y entregapase de salida a

seguridad yentrega Gaceta

37

4

Fin

presentaciÓn 3 · 2011-10-06 · criterios generales para la presentacion, contenido y...

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