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PRESENTACIÓN
La Agencia Nacional de Contratación, Colombia Compra Eficiente, establece
las compras como un asunto estratégico del funcionamiento del Estado,
buscando obtener mayor valor por cada peso invertido, que se traduce en la
obtención de mayor eficiencia, eficacia y economía. La eficiencia está
relacionada con los costos de adquisición del producto, en relación con los
recursos administrativos, costos asociados y el tiempo empleado en la
transacción, entre otros. La eficacia está relacionada con la necesidad y el
producto adquirido para satisfacerla. La economía está relacionada con el
costo de compra y de uso del producto durante su vida útil, incluidos los costos
consumibles y de disposición final.
Este Manual de Contratación del INDESA, replica cada una de las etapas del
proceso contractual –de planeación, precontractual, contractual o de
ejecución y liquidación- lo que permite acceder a una herramienta para la
gestión contractual, con reglas claras y objetivas, que ayudará a quienes
intervienen en el proceso, a tomar decisiones oportunas, transparentes y
efectivas, en tanto recoge las causas y las medidas de prevención del daño
antijurídico en materia contractual.
Que por su naturaleza y por ser entendida como una Entidad estatal, de
conformidad con la definición establecida en el Artículo 2 de la Ley 80 de 1993,
el INDESA será regido en materia contratación por el Estatuto General de la
Contratación de la Administración Pública, representado en la Ley 80 de 1993.
Que el Departamento Nacional de Planeación emitió el Decreto 1082 de 2015,
por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Administrativo de Planeación Nacional, el cual contiene disposiciones, entre
otras, de asuntos de Contratación de Entidad es Públicas
Que el Artículo 2.2.1.2.5.3 establece que las Entidad es Estatales deben contar
con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que
para tal efecto señale Colombia Compra Eficiente.
Que siguiendo los lineamientos ofrecidos para Colombia Compra Eficiente, y
velando por el mejoramiento continuo, el INDESA adecúa y actualiza su manual
de contratación en los siguientes términos.
CARLOS ALBERTO JARAMILLO MONTOYA
GERENTE
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INTRODUCCIÓN
El manual de contratación para el Instituto para el Deporte y la Recreación de
Sabaneta “INDESA”, integra elementos que permiten la estandarización de los
procesos, bajo el marco normativo de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, Ley
1474 de 2011, Decreto 019 de 2012, Decreto 1510 de 2013, Ley 1712 de 2014 y
Decreto 1082 de 2015, Ley 1882 de 2018, Decreto 092 de 2017 y demás normas
que reglamenten, modifiquen o adicionen la contratación estatal en Colombia.
Teniendo en cuenta que la actividad contractual se desarrolla en el Instituto
para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA”, a través del
Representante Legal de la Entidad , en quien por ende, está delegado el
procedimiento y trámite para la celebración, perfeccionamiento y legalización
de los contratos, y quien además, es el responsable de su ejecución, omisión,
conjuntamente con el interventor designado.
Este documento busca ser una guía completa, clara y precisa en la que se
señalan los parámetros para adelantar el proceso de contratación, en sus
diferentes modalidades, siguiendo los preceptos y directrices determinadas por
la normativa vigente, los fines de la contratación estatal, determinados en el
artículo 3 de la Ley 80 de 1993 y las disposiciones establecidas por la Agencia
Nacional de Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente.
Adicional a lo anterior, se busca que las actuaciones en materia de
contratación para el Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta
“INDESA” se enmarquen en los principios de transparencia, economía y
responsabilidad, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 80 de 1993.
Aunando a lo anterior, al generar unas pautas a seguir al iniciar cualquier
proceso de selección contractual, el INDESA genera seguridad, tanto jurídica
como de conocimiento, lo anterior, toda vez que se dejan plasmadas las
diferentes etapas contractuales en un documento base y se cuenta una
herramienta de consulta, la cual busca estar redactada en unos términos de
común comprensión.
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES
ARTÍCULO 1: OBJETIVO. Implementar el manual de contratación para el Instituto
para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA”, que se regirá por las
siguientes disposiciones al igual que dar claridad en los procedimientos internos
a seguir para la obtención de bienes y servicios y todos los asuntos propios de la
contratación, desde su planeación, pasando por los subprocesos de selección,
ejecución, vigilancia y control. Su aplicación no releva al usuario de la
observancia de las normas vigentes y sus modificaciones.
ARTÍCULO 2. NORMATIVIDAD APLICABLE
Artículo 313 de la Constitución Política Colombiana, el cual en el Numeral
6, establece que Corresponde a los concejos: (…) 6. Determinar la
estructura de la administración municipal y las funciones de sus
dependencias; las escalas de remuneración correspondientes a las
distintas categorías de empleos; crear, a iniciativa del alcalde,
establecimientos públicos y empresas industriales o comerciales y
autorizar la constitución de sociedades de economía mixta.
Ley 80 de 1993, la cual tiene por objeto disponer las reglas y principios de
que rigen los contratos de las Entidad es estatales, entendiendo Entidad
es estatales, entre otros, a La Nación, las regiones, los departamentos, las
provincias, el distrito capital y los distritos especiales, las áreas
metropolitanas, las asociaciones de municipios, los territorios indígenas y
los municipios; los establecimientos públicos, las empresas industriales y
comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las que el
Estado tenga participación superior al cincuenta por ciento (50%), así
como las Entidad es descentralizadas indirectas y las demás personas
jurídicas en las que exista dicha participación pública mayoritaria,
cualquiera sea la denominación que ellas adopten, en todos los órdenes
y niveles.
Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la
eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras
disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos.
Ley 1474 de 2011 por medio de la cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de
actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
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Decreto 019 de 2012 por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Decreto 1082 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Administrativo De Planeación Nacional.
Decreto 092 de 2017 por el cual se reglamenta la contratación con
Entidad es privadas sin ánimo de lucro a la que hace referencia el inciso
segundo del artículo 355 de la Constitución Política.
Ley 1882 de 2018 por la cual se adicionan, modifican y dictan
disposiciones orientadas a fortalecer la contratación pública en
Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras disposiciones.
Decreto 392 de 2018 por el cual se reglamentan los numerales 1, y 8 del
artículo 13 de la Ley 1618 de 2013, sobre incentivos en procesos de
contratación en favor de personas con discapacidad.
PRINCIPIOS: Las actuaciones contractuales del Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta “INDESA” serán regidas por unos principios que
garanticen la objetividad en las decisiones adoptadas en cada etapa del
proceso de selección.
Además de los principios consagrados en la Constitución, en materia de
contratación estatal, INDESA deberá considerar los principios de Transparencia,
Economía y Responsabilidad, establecidos en el Artículo 23 de la Ley 80 de 1993;
así mismo, las actuaciones del Instituto para el Deporte y la Recreación de
Sabaneta “INDESA”, se ceñirán las normas que regulan la conducta de los
servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios
generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.
En el PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA, El Instituto para el Deporte y la Recreación
de Sabaneta - INDESA cumplirá las siguientes disposiciones.
En los procesos contractuales los interesados tendrán oportunidad de
conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o
adopten, para lo cual se establecerán etapas que permitan el
conocimiento de dichas actuaciones y otorguen la posibilidad de expresar
observaciones.
Las actuaciones de los funcionarios del INDESA y los expedientes que las
contengan estarán abiertos al público, permitiendo en el caso de licitación
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el ejercicio del derecho de que trata el artículo 273 de la Constitución
Política.
El INDESA expedirá a costa de aquellas personas que demuestren interés
legítimo, copias de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la
reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios.
INDESA definirá unas reglas objetivas, justas, claras y completas que
permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, asegurando
una escogencia objetiva y se evite la declaratoria de desierta de los
diferentes procesos de selección contractual.
INDESA definirá las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o
servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato.
En ningún caso el INDESA establecerá condiciones o exigencias de
imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de
los datos, informes y documentos que se suministren, ni tampoco incluirá
condiciones que puedan inducir a error a los proponentes y contratistas o
que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que
dependan de la voluntad exclusiva de la Entidad .
Los actos administrativos e informes en materia de contratación que emita
el INDESA deberán encontrarse debidamente motivados.
No podrán participar en procedimientos de selección ni celebrar contratos
con INDESA, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en
alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en
la Constitución Política, la Ley, los reglamentos de la Entidad , y
especialmente, las contempladas en los artículos 8 (Adicionado por el
artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la
ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 4 de la Ley 1474 de
2011 por medio del cual se adicionó el literal f) del numeral 2 del artículo 8°
de la Ley 80 de 1993.
En el PRINCIPIO DE ECONOMÍA, El Instituto para el Deporte y la Recreación de
Sabaneta - INDESA cumplirá las siguientes disposiciones:
En los pliegos de condiciones o invitaciones a contratar, INDESA establecerá
los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para asegurar la
selección objetiva de la propuesta más favorable. Para este propósito,
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INDESA realizará el cronograma de cada proceso de selección en el que
determinará los términos para las diferentes etapas de la selección.
INDESA interpretará las normas de los procedimientos contractuales de tal
manera que no den ocasión a seguir trámites distintos y adicionales a los
expresamente previstos o que permitan valerse de los defectos de forma o
de la inobservancia de requisitos para no decidir o proferir providencias
inhibitorias.
La contratación del INDESA estará enfocada en la adecuada, continua y
eficiente prestación de los servicios públicos y a la protección y garantía de
los derechos de los administrados.
INDESA tendrá presente la austeridad de tiempo, medios y gastos y evitará
las dilaciones y los retardos en la ejecución del contrato.
En ningún caso, INDESA iniciará un proceso de selección contractual, en
cualquiera de sus modalidades, sin antes contar con la correspondiente
disposición presupuestal.
INDESA no exigirá sellos, autenticaciones, documentos originales o
autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales, ni
cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando en
forma expresa lo exijan leyes especiales.
En el PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD, El Instituto para el Deporte y la Recreación
de Sabaneta - INDESA cumplirá las siguientes disposiciones:
Todo funcionario, contratista o colaborador del INDESA se compromete a
buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta
ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la Entidad ,
del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la
ejecución del contrato.
Los funcionarios y servidores públicos del INDESA serán responsables por su
acción y omisión antijurídica.
Los funcionarios y servidores públicos serán responsables por convocar o
realizar apertura del proceso de contratación sin contar con los
correspondientes documentos y estudios previos, certificados de
disponibilidad presupuestal y demás documentos contenidos en el presente
manual.
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Los oferentes serán responsables cuando formulen propuestas en las que se
fijen condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas con
el propósito de obtener la adjudicación del contrato.
Los oferentes y contratistas responderán por haber ocultado al contratar,
inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones, o por haber suministrado
información falsa.
Los contratistas responderán y la Entidad velará por la buena calidad en
la ejecución del objeto contratado.
ARTÍCULO 3. AMBITO DE APLICACIÓN: El presente Manual se aplicará en la
gestión contractual a cargo del Instituto para el Deporte y la Recreación de
Sabaneta “INDESA”, de acuerdo con sus competencias. Las excepciones serán
las que consagra la Ley.
ARTICULO 4. CONFLICTO DE INTERESES: En general todo servidor público y quienes
presten sus servicios en el Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta
- INDESA, deberán abstenerse de participar por si o por interpuesta persona, en
intereses personal o de terceros, en actividades de contratación que puedan
constituir un posible conflicto de intereses, entendido este como toda situación
de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del INDESA
y el de los servidores públicos o contratista. Se considera que también existe
conflicto de intereses cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge,
compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro de
cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio
de hecho o de derecho.
ARTICULO 5. COMPETENCIA Y DELEGACION. Según el artículo 11 de la Ley 80 de
1993, la competencia para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones y para
escoger contratistas será del jefe o representante de la Entidad según el caso.
De conformidad con los artículos 12 de ley 80 de 1993, los jefes y los
representantes legales de las Entidad es estatales podrán delegar total o
parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la
realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos el
nivel directivo o en sus equivalentes.
En concordancia con lo anterior, en el Acuerdo 002 de 2020, se autoirza al
gerente del Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA”,
para celebrar cualquier tipo de contrato equivalente a 280 SMMLV de
conformidad con el articulo 02 numeral 2, literal b de la ley 1150 de 2007.
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ARTICULO 6. PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. En cumplimiento del principio de
planeación, el objetivo del plan anual de adquisiciones es proyectar las
necesidades de bienes y servicios del Instituto para el Deporte y la Recreación
de Sabaneta - INDESA, que se requieren para lograr la misión institucional en
términos de eficiencia y eficacia, en cumplimientos de los fines del estado.
El plan anual de adquisiciones contendrá, previa construcción del objeto del
bien o servicio adquirir y la estimación del presupuesto que se destinará para
dichos fines, la modalidad de selección por medio de la cual se llevará a cabo
la escogencia del contratista. Todos los bienes, servicios u obras a contratar
deben ser concordantes con la definición de los respectivos rubros que integran
el presupuesto de la Entidad , de acuerdo con la naturaleza y el objeto
contractual, basados y de conformidad con lo dispuesto en artículo 74 de la ley
1474 de 2011.
En este plan no se registrará lo relativo a caja Menor, Nomina y servicios públicos,
en el plan anual de adquisiciones se incluirán las fechas máximas, en la cuales
se iniciarán los procesos de selección, pudiendo ser este modificado. Lo anterior
de acuerdo con los términos establecidos para cada modalidad de selección.
Las solicitudes de contratación deberán radicarse en la oficina jurídica con un
mínimo de ocho (8) días de antelación a la fecha de inicio prevista en el Plan
anual de adquisiciones, a fin de cumplir con el cronograma y satisfacer
oportunamente la necesidad requerida en el INDESA.
Toda necesidad presentada o solicitada a la Oficina Asesora Jurídica, deberá
estar inscrita en el plan anual de adquisiciones, el cual podrá ser modificado de
acuerdo con las necesidades del servicio.
ARTICULO 6.1. ACTUALIZACION PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. El Instituto para
el Deporte y la Recreación de Sabaneta - INDESA deberá actualizar el plan
anual de adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia en el caso que
haya sufrido algún tipo de ajustes en los cronogramas de adquisición, valores,
modalidad de selección, origen de los recursos; para incluir nuevas obras bienes
y/o servicios; excluir obras, bienes y/o servicios; o modificar el presupuesto anual
de adquisiciones.
ARTICULO 7.1. PUBLICACION EN EL SECOP. El Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta - INDESA deberá publicar su plan anual de
adquisiciones y las actualizaciones del mismo en la página web de la Entidad y
en el SECOP, en la forma que para el efecto disponga Colombia compra
eficiente.
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CAPÍTULO II
ETAPAS DE LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN
En los procesos contractuales adelantados por el Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta - INDESA, se seguirán los trámites y procedimientos
establecidos en el presente manual de acuerdo con lo previsto en las normas
vigentes de contratación estatal.
Se entiende por proceso contractual, el conjunto de etapas, actividades y
tramites que el INDESA debe realizar para la adquisición de los bienes, servicios
u obras que se requieran para el cumplimiento de sus funciones.
ARTICULO 8. ORGANISMOS, FUNCIONARIOS Y ASESORES: Asesorará en la
actividad contractual del Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta
“INDESA”, El comité asesor en contratación, el profesional encargado de la
Oficina Asesora Jurídica del Instituto y los Asesores externos que sean
contratados para tal fin.
ARTICULO 9. COMITÉ ASESOR EN CONTRATACIÓN: Como una instancia de apoyo,
créase el Comité asesor de contratación, cuyos miembros tienen plena libertad
para discrepar, controvertir y dejar en el acta las constancias que consideren
necesarias, el cual estará integrado por (el área financiera, el área jurídica y el
Jefe de Control Interno del Instituto), quien en todos los casos actuará con voz,
pero sin voto.
ARTICULO 9.1. FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR EN CONTRATACIÓN: Corresponde
al Comité asesor:
a) Asesorar a la administración en la toma de decisiones en materia de
contratación, en aquellos asuntos que por su complejidad lo amerite.
b) Hacer las recomendaciones y emitir los conceptos que le sean solicitados
sobre dichos temas.
c) Las demás que le sean asignadas por el representante legal. El comité asesor
se reunirá siempre en forma extraordinaria previa citación del representante
legal del Instituto, por cualquiera de sus miembros o jefe de dependencia en la
que se origine el contrato o la situación contractual.
ARTICULO 9.1.2 COMITÉ ASESOR Y DE EVALUACIÓN: Para la evaluación de las
propuestas que se presenten con ocasión a los procesos de selección por
licitación, selección abreviada o concurso de méritos, se crea el Comité Asesor
y de Evaluación, conformado por contratistas del Instituto y en algunos casos
con particulares contratados para el efecto, a quienes les corresponde decidir
sobre los resultados de los procesos de selección a que se refiere el presente
manual, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual, gozan de plena
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libertad para realizar las evaluaciones de manera objetiva, ciñéndose
exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones; ejercicio
del cual, se levantará el respectivo informe. El carácter de asesor del comité no
lo exime de responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.
ARTICULO 9.1.3 CONFORMACIÓN: El Gerente del Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta-INDESA designará mediante acto administrativo un
comité evaluador, el cual estará integrado, por regla general, salvo que las
condiciones del proceso a contratar hagan aconsejable otra conformación,
por:
Asesor Jurídico del Instituto
Profesional encargado del Área Financiera
Tesorero del Instituto o Jefe de Control Interno
Los asesores externos que el Instituto contrate para tal efecto y cuando fuere
necesario en virtud de la naturaleza o complejidad del proceso contractual.
El área Jurídica quien será el Coordinador del Comité.
En el evento de ser necesario que el proponente subsane la propuesta cada
integrante del comité asesor y evaluador, será responsable de requerir la
información al proponente, para lo cual, en caso de ser necesario contaran con
la asesoría o acompañamiento del área jurídica del Instituto.
PARÁGRAFO PRIMERO: El representante legal del Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta “INDESA” podrá designar un comité de evaluación
diferente al aquí designado, cuando lo considere pertinente, mediante acto
administrativo.
ARTICULO 9.1.4 FUNCIONES DEL COMITÉ ASESOR Y EVALUADOR: Además de las
impuestas por la Ley y sus Decretos Reglamentarios, el Comité Asesor y Evaluador
tendrá las siguientes funciones:
Evaluar las ofertas y manifestaciones de interés para cada proceso de
selección contractual por medio de licitación, selección abreviada y
concurso de méritos.
Solicitar aclaraciones, explicaciones o solicitar que se subsanen aquellos
documentos que no otorguen puntaje en los diferentes procesos de
contratación.
Verificar el cumplimiento de los requisitos habilitantes de las propuestas y
decidir sobre la habilitación o rechazo.
Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de
selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a los criterios
de evaluación contenidos en el pliego de condiciones.
Recomendar al Gerente del INDESA la adjudicación del contrato al
oferente que presentó la propuesta más favorable para el INDESA,
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siguiendo los criterios de calificación determinados en la norma
contractual y el Pliego Definitivo de Condiciones.
Recomendar al Gerente INDESA que se declare desierto el proceso de
selección contractual cuando no se presenten oferentes dentro del
término establecido en el cronograma, o cuando existiendo oferentes,
éstos no resulten habilitados para contratar.
Requerir a los oferentes para que aclaren su oferta en caso de que se
considere que ésta puede estar presentando precios artificialmente bajos.
Rechazar las propuestas que incurran en las causales de eliminación o
rechazo determinadas en la Ley y el Pliego Definitivo de Condiciones.
Verificar que las garantías de seriedad de la propuesta y los demás
requisitos habilitantes cumplan las condiciones solicitadas en el Pliego
Definitivo de Condiciones.
Presentar los respectivos informes de evaluación y calificación,
recomendar al Gerente el sentido de la decisión a adoptar de
conformidad con la evaluación efectuada y proyectar la respuesta a las
observaciones a la evaluación.
verificar los requisitos habilitantes del proponente cuya oferta sea la de
menor valor.
En el concurso de méritos, el comité asesor y evaluador estará integrado
por un número plural e impar de personas.
En la modalidad de mínima cuantía, el comité asesor y evaluador no
requiere de pluralidad para la verificación de requisitos habilitantes y su
designación se efectuará en el documento de invitación.
DECISIÓN DE GERENCIA FRENTE A LAS RECOMENDACIONES DEL COMITÉ ASESOR
Y EVALUADOR. Una vez recibidas las recomendaciones del Comité Asesor y
Evaluador, Gerencia podrá no acoger estar recomendaciones. En este caso,
deberá justificar esta situación en la resolución que adjudica o que declara
desierto el proceso, según el caso.
ARTICULO 9.1.5 ÁREA O DEPENDENCIA QUE REQUIERA EL SERVICIO: La
dependencia que requiera la contracción del servicio es la encargada de
elaborar los estudios previos, con el apoyo de la oficina asesora Jurídica, para
el inicio del proceso contractual y tiene la obligación de entregar completos
todos los documentos, en medio magnético, para la elaboración del contrato
por la asesora Jurídica del Instituto. Los estudios previos deberán ser
cuidadosamente elaborados por el área que requiere la contracción, de
manera que no existan errores en la forma y el fondo que puedan presentarse
a equívocos en la selección objetiva del contratista. En caso de que se presente
estas situaciones y no puedan ser corregidas de oficio por la asesora Jurídica, la
documentación será devuelta al área respectiva, para la correspondiente
modificación o adecuación, en un plazo que no supere, por regla general, los
cinco días hábiles.
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ARTICULO 10 ETAPA PRECONTRACTUAL: Esta etapa tiene como objetivo la
planeación y preparación del proceso contractual y comprende entre otros
aspectos, la elaboración del plan de anual de adquisiciones y descrito en el
artículo 7 de este manual, la realización de los estudios previos, el análisis del
precio del mercado, las autorizaciones y /o licencias, en el evento de ser
necesaria la elaboración de pliego de condiciones y el subproceso de selección
de contratistas.
De acuerdo con la anterior y teniendo en cuenta lo consagrado en el artículo 2
de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013, se determinará la modalidad
de selección que deba realizarse: licitación pública, concurso de méritos,
selección abreviada, mínima cuantía, 10% de la menor cuantía o contratación
directa.
Las dependencias que requieran el bien o servicio a contratar son las
encargadas de planear la contracción de sus necesidades. Los estudios previos
deberán definir las especificaciones técnicas, el objeto a contratar, la
disponibilidad presupuestal, indicar si la contratación respectiva esta cobijada
por un acuerdo internacional o un tratado de libre comercio vigente para el
estado colombiano según lo establecido en el Decreto 1510 de 2013, elaborar
los estudios de costos y en general establecer todos los aspectos a tener en
cuenta en el futuro contrato a suscribir, los cuales serán de mayor o menor
complejidad según la naturaleza y características del objeto contractual.
ARTICULO 10.1. ESTUDIOS PREVIOS: La contratación debe estar procedida de un
estudio en el cual se describa la necesidad del bien o servicio a contratar.
La elaboración de los estudios previos estará a cargo del área o dependencia
en la cual surge la necesidad con la asesoría de la Asesora Jurídica del Instituto,
quienes serán los responsables de presentar los documentos necesarios para
adelantar la contratación.
De acuerdo con la modalidad de selección aplicable, los “estudios previos” del
presente documento, el cual contiene los aspectos mínimos requeridos por el
Decreto 1510 de 2013, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007. Sin perjuicio del
descrito, en los estudios previos se podrán incluir todos los demás aspectos que
considere necesarios para complementarlos.
A los estudios previos deberá anexarse la solicitud de Certificado de
disponibilidad debidamente firmada por el Gerente del Instituto, los estudios
previos con los documentos definitivos que sirven de soporte de los mismos y las
disponibilidades presupuestales, se remitirán a la asesora Jurídica, en medio
físico y magnético, con ocho (8) días de antelación a la fecha prevista para el
inicio de la contratación en el Plan de contratación, al fin de iniciar el proceso
de selección o elaborar el contrato. Sin la totalidad de los documentos
establecidos en el Decreto 1510 de 2013, no se dará inicio al proceso.
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El asesor Jurídico del Instituto devolverá las solicitudes de contratación cuyos
documentos no esté correctos para iniciar el correspondiente proceso de
selección, y solo hasta que se corrijan empezarán a correr los términos para
iniciar el proceso.
Los elementos mínimos previstos en el artículo 20 del Decreto 1510 de 2013, se
complementarán con los exigidos de manera puntual en las diversas
modalidades de selección.
El soporte de la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles
que puedan afectar el equilibrio económico del contrato solo será exigible para
las modalidades de licitación pública, selección abreviada y concurso de
méritos, de conformidad con el artículo 4 de la ley 1150 de 2007 en
concordancia con el artículo 17 del Decreto 1510 de 2013 y deberá realizarse
para cada caso concreto, en razón que estos riesgos varían dependiendo del
objeto de la contratación.
Al elaborar los estudios previos debe tener en cuenta que los riesgos que deben
estimarse, tipificarse y asignarse son solamente los previsibles, para lo cual hay
que entender que el concepto de previsibilidad se refiere a los eventos que
razonablemente pueden esperarse que ocurran en condiciones normales y que
puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
De conformidad con lo anterior los riesgos regulatorios, legislativos, tributarios no
deberán incluirse en el texto de los estudios previos, ni pliegos de condiciones.
La fuerza mayor y el caso fortuito no son susceptibles de preverse, precisamente
la imprevisibilidad es su característica.
Se entiende como riesgos involucrados en la contratación todas aquellas
circunstancias que, de presentarse durante el desarrollo de ejecución del
contrato, puedan alterar el equilibrio financiero del mismo; así el riesgo será
previsible en la medida en que el mismo sea identificable y cuantificable.
Se requerirá unas polizas de garantía por el/la contratista.
• Póliza de Cumplimiento del contrato y clausula penal: En cuantía equivalente
como mínimo, al quince por ciento (15%) del valor del contrato y cuatro (4)
meses más
• Póliza de calidad de los bienes: En cuantía equivalente como mínimo, al quince
por ciento (15%) del valor del contrato, por el plazo del contrato y cuatro (4)
meses más.
Estos estudios deberán contener, como mínimo, la descripción de la necesidad
que se pretende satisfacer; el objeto a contratar junto con sus especificaciones
y cantidades; modalidad de selección; el valor estimado del contrato y su
justificación; el tipo de oferta (precios unitarios o por cantidades), el análisis de
los riesgos; las garantías si estas se consideran necesarias, la indicación si el
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proceso se encuentra cobijado por un acuerdo comercial o no y las
implicaciones que esto traería, y en general, los demás aspectos necesarios
para la contratación.
ARTICULO 10.2 ESTUDIOS DE MERCADO. Los estudios de costos son desarrollados
con base en las especificaciones técnicas y demás características de la
contratación a realizar, debe efectuarse un completo estudio de mercado que
permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar teniendo en cuanta
todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto, conforme el
Decreto 1082 de 2015.
Se tendrán en cuenta los valores de los fletes (cuando a ello haya lugar) seguros
y demás gastos en que deba incurrir el proveedor para la entrega de los bienes
o servicios, así como las condiciones de pago, volúmenes y en general, todos
aquellos factores que afecten el precio del bien o servicio.
ARTICULO 10.3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. La solicitud de CDP, debe estar
firmado por el ordenador del gasto y emitido por la oficina financiera de
acuerdo con el valor solicitado en los estudios previos, respetando el plan anual
de adquisiciones mencionado y la normatividad presupuestal vigente.
En el evento en que el contrato sea adicionado en valor, se expedirá un nuevo
certificado de disponibilidad presupuestal.
ARTÍCULO 10.4. AUTORIZACIÓN Y/O LICENCIAS O PERMISOS: como parte de los
estudios previos, se deberá efectuar un análisis necesario para determinar si
antes de iniciar el respectivo proceso contractual se requiere autorizaciones,
licencias o permisos, y en caso positivo tramitarlas ante las instancias
correspondientes.
ARTICULO 10.5. INICIO DEL PROCESO CONTRACTUAL: de conformidad con la
normatividad vigente, la cuantía y el tipo de contrato a celebrar, el Asesor
Jurídico del Instituto, dará inicio al proceso de contratación y/o elaboración
del contrato, previa la verificación de la existencia de mínimo los siguientes
requisitos:
Estudios previos debidamente diligenciados y suscrito por el Gerente.
Certificado de disponibilidad presupuestal.
Constancia escrita de idoneidad y experiencia del contratista.
Todos los soportes de los estudios previos, acompañados de la documentación
que sea necesaria de acuerdo con la modalidad de selección, previstos en los
formatos adoptados por la Entidad .
ARTICULO 10.6. PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO: Es el
documento estructural del proceso de selección, que contiene el conjunto de
requerimientos jurídicos, técnicos, económicos y financieros, así como las
15
condiciones, plazos y procedimientos, que permitan la selección objetiva del
ofrecimiento más favorable para la Entidad en los procesos de selección de
Licitación Pública, selección abreviada y concurso de méritos. Este acto
administrativo también contiene las condiciones del objeto a contratar.
En la elaboración del pliego de condiciones se tendrá en la descripción técnica
detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio
de características técnicas uniformes y de común utilización la cual publicará
como documentos separable del pliego como anexo técnico (artículo 22 del
Decreto 1510 de 2013), o los requerimientos técnicos según sea el caso, se
presentara siempre un documento separado del pliego de condiciones, como
anexo técnico, el cual será publico salvo expresa reserva.
ARTICULO 10.7. CUANTÍAS PARA LA CONTRATACIÓN: Salvo modificación en la
normativa, y de conformidad con el presupuesto del INDESA se definirá sus
cuantías de contratación de conformidad con el numeral 2, literal b, del artículo
2 de la Ley 1150 de 2007, o la que la modifique o haga sus veces.
https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_minima_cua
ntia.pdf
CAPÍTULO III
MODALIDADES DE SELECCIÓN
ARTICULO 11. SELECCIÓN DE CONTRATISTAS: el Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta - INDESA seleccionara los contratistas mediante las
modalidades de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada,
mínima cuantía o contratación directa, de conformidad con lo dispuesto en la
ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, y el Decreto 1510 de 2013, así como las demás
normas que los complementen reformen o sustituyan.
16
Este manual tratará más a detalle cada procedimiento de selección
contractual.
ARTICULO 11.1. LICITACIÓN PÚBLICA: Acorde con lo dispuesto en la ley 1150 de
2007, el INDESA realizará la selección de contratistas por licitación pública,
cuando la cuantía así lo determine, de acuerdo con lo señalado en los
numerales 2, 3 y 4 del artículo 2 de la ley 1150 de 2007.
La licitación pública consiste en la convocatoria pública que hace el INDESA
para que, en igualdad de oportunidades participen todas las personas
naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos
establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones.
Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la ley 80 de
1993, el artículo 2 de la ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el Disposiciones
especiales capítulo I título I del Decreto 1510 de 2013.
Para el inicio de un proceso de Licitación pública, la oficina solicitante del
servicio deberá presentar la necesidad, las especificaciones, obligaciones y
demás aspectos relevantes a la persona designada por la Gerencia del INDESA
para la elaboración de los estudios previos.
la Oficina Asesora Jurídica elaborará el Proyecto de Pliego de Condiciones, el
cual deberá contener, por lo menos:
1. La descripción técnica detallada y completa de los bienes o servicios
objeto del contrato.
2. La modalidad de selección y su justificación.
3. Listado de criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y
los incentivos cuando a ello hubiere lugar.
4. Las condiciones de costo y/o de calidad que la Entidad debe de tener
en cuenta para la selección objetiva.
5. Las reglas aplicables a la presentación de propuestas, su evaluación y de
la adjudicación.
6. Los criterios de calificación, los puntajes máximos y la forma de obtener la
puntuación.
7. Las causales de rechazo de las ofertas.
8. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación
de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su
valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda
generar.
9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación
del riesgo entre las partes contratantes.
10. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones,
de conformidad con el artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguiente del Decreto 1082
de 2015.
11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
17
12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
13. El plazo dentro del cual la Entidad estatal puede expedir Adendas.
14. El cronograma del proceso.
(Artículo 2.2.1.1.2.1.3 – Decreto 1082 de 2015)
Suscrito el Pliego Definitivo de Condiciones, se procederá a realizar la
publicación del proceso en el SECOP - https://www.contratos.gov.co ,
ingresando el nombre y usuario
Ingresado el nombre de usuario seleccionará la opción Registre un nuevo
proceso de contratación – Licitación pública.
Se usará un correo electrónico destinado para la recepción de observaciones
o sugerencias al Proyecto de Pliego de Condiciones del proceso.
LA APERTURA DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA DEBERÁ CONTENER:
1. El objeto de la contratación.
2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
3. El cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en el que se puede consultar y retirar el Pliego
Definitivo de Condiciones y los estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
7. Los demás asuntos que se consideren relevantes para la contratación.
(Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015).
Suscrito el Pliego Definitivo de Condiciones, se procederá a realizar la
publicación del proceso en el SECOP - https://www.contratos.gov.co, Ingresado
el nombre de usuario seleccionará la opción Registre un nuevo proceso de
contratación – Licitación pública.
Cumplido este paso se procederá a diligenciar toda la información del proceso
de contratación y se publicarán todos los documentos previos al contrato
(Proyecto de Pliego de Condiciones, estudios previos, estudios de mercado,
fichas técnica y demás). – Quedando el proceso publicado en Estado de
“Borrador” El Proyecto de Pliego de Condiciones deberá estar publicado por lo
menos diez (10) días hábiles para que los posibles oferentes e interesados
realicen las observaciones o sugerencias que consideren pertinentes.
La Oficina Asesora Jurídica brindara una dirección de correo electrónico
destinado exclusivamente para la recepción de observaciones o sugerencias al
Proyecto de Pliego de Condiciones del proceso.
18
Transcurridos los diez (10) días hábiles, se reunirá el Comité Asesor y Evaluador
para dar respuesta a las observaciones recibidas al Proyecto de Pliego de
Condiciones.
La respuesta a las observaciones se deberá realizar de forma justificada y, de ser
necesario, se realizarán las correcciones y precisiones a las que haya lugar, las
cuales quedarán plasmadas en el Proyecto Definitivo de Condiciones.
Una vez se haya dado respuesta a las observaciones, y elaborado el Pliego
Definitivo de Condiciones, con las correcciones si hubo lugar a ellas, la Oficina
Asesora Jurídica proyectará el acto administrativo de apertura del proceso de
Licitación pública, el cual deberá contener:
1. El objeto de la contratación.
2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
3. El cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en el que se puede consultar y retirar el Pliego
Definitivo de Condiciones y los estudios y documentos previos
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
7. Los demás asuntos que se consideren relevantes para la contratación.
(Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015).
Suscrita la respuesta a las observaciones, el acto administrativo de apertura del
proceso y el Pliego Definitivo de Condiciones, procede a modificar el estado del
proceso de “Borrador” a “Convocado”.
Lo anterior, se realizará buscando el número del proceso en el SECOP, y dando
clic en Modificar Estado, en el siguiente símbolo lo cual abrirá un cuadro
de dialogo en el que se le dará clic en Convocar. Se diligencia la información
definitiva del proceso y se publicarán todos los documentos que surgieron en la
etapa de borrador; es decir: respuesta a observaciones, Pliego Definitivo de
Condiciones y resolución o acto administrativo de apertura del proceso.
Realizados estos pasos, el proceso deberá pasar al estado de Convocado.
El Pliego Definitivo de Condiciones deberá permanecer publicado por lo menos
tres (03) días hábiles para que los interesados realicen las observaciones que
consideren pertinentes.
Vencido este término se convocará a los interesados y posibles oferentes para
que se presenten en la Audiencia de asignación de riesgos. En la audiencia de
asignación de riesgos, la Entidad estatal debe presentar el análisis de riesgos
efectuado y hacer la asignación de riesgos definitiva.
19
Adicionalmente, a solicitud de los asistentes el INDESA podrá precisar el
contenido y alcance del Pliego Definitivo de Condiciones.
Finalizada la audiencia, se procederá a levantar el acta correspondiente, la
cual deberá ser suscrita por los asistentes y será publicada junto con los
documentos del proceso de licitación pública.
Si durante la Audiencia de asignación de riesgos resultaren observaciones que
no es posibles responder en audiencia, éstas serán recogidas y se les dará
respuesta por escrito, con una antelación no inferior a un día hábil antes del
cierre del proceso. De ser necesario, se emitirán las adendas pertinentes dentro
del mismo término.
Cumplido la etapa de apertura, observaciones al Pliego de Condiciones,
Audiencia de asignación de riesgos y adendas, de ser necesarias, se realizará el
cierre del proceso, de conformidad con el cronograma determinado desde la
etapa previa a la apertura. Al momento del cierre del proceso se deberán
presentar, por lo menos, un funcionario de la Oficina Asesora Jurídica y uno de
la Oficina o dependencia solicitante del bien o servicio. -.
Será facultativo de los oferentes estar presentes o no durante el cierre del
proceso.
Llegado el día y la hora para adelantar el cierre, se dejará constancia de la hora
legal y se procederá a verificar el número total de propuestas que se
presentaron dentro del término.
Durante el cierre, se levantará un acta en la que se dejará constancia de las
siguientes situaciones:
1. Nombre de los oferentes
2. Identificación
3. Representantes legales
4. Valor de la propuesta Garantía de seriedad de la oferta (aseguradora,
número de la póliza, vigencias y coberturas).
5. Fecha, hora y número del radicado de ingreso de la propuesta.
6. Número de folios.
Finalizado el cierre del proceso se suscribirá la correspondiente acta por las
personas que intervinieron, incluyendo a los representantes que se hagan
presentes en el cierre y se procederá a publicarla como documento del
proceso.
20
Finalizado el cierre se dejará a disposición del Comité Evaluador las propuestas
para que procedan a realizar la verificación de los requisitos habilitantes
determinado en el Pliego Definitivo de Condiciones.
Si el oferente cumple con los requisitos habilitantes, se declarará como
habilitado y se procederá a darle el puntaje correspondiente, de conformidad
con los criterios de calificación del proceso.
Si al oferente no cumple con algunos requisitos que no sean necesarios para la
comparación de ofertas, el Comité Evaluador requerirá para que dentro término
establecido en el cronograma sea subsanados.
Si el oferente incurre en alguna causal de rechazo, esta situación se dejará
presente en el informe de evaluación y su oferta no será calificada.
Al finalizar la evaluación, se verificará el oferente con mayor puntaje y el Comité
Evaluador recomendará al Gerente del INDESA que adjudique el contrato al
oferente mejor calificado.
Este informe se podrá actualizar en la medida en la que los oferentes presenten
los documentos para subsanar su oferta.
El informe de evaluación será publicado por lo menos cinco (05) días hábiles
para que los oferentes realicen las observaciones u objeciones que consideren
pertinentes y para que subsanen los documentos de su oferta.
Finalizados los cinco (05) días hábiles de observaciones al informe de
evaluación, el INDESA Convocará a la Audiencia de adjudicación del proceso.
En la audiencia los oferentes pueden pronunciarse sobre las respuestas dadas
por la Entidad estatal a las observaciones presentadas respecto del informe de
evaluación, lo cual no implica una nueva oportunidad para mejorar o modificar
la oferta. Si hay pronunciamientos que a juicio de la Entidad estatal requiere
análisis adicional y su solución puede incidir en el sentido de la decisión a
adoptar, la audiencia puede suspenderse por el término necesario para la
verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado.
La Entidad estatal debe conceder el uso de la palabra por una única vez al
oferente que así lo solicite, para que responda a las observaciones que sobre la
evaluación de su oferta hayan hecho los intervinientes.
Toda intervención debe ser hecha por la persona o las personas previamente
designadas por el oferente, y estar limitada a la duración máxima que la Entidad
estatal haya señalado con anterioridad.
21
La Entidad estatal puede prescindir de la lectura del borrador del acto
administrativo de adjudicación siempre que lo haya publicado en el SECOP con
antelación.
Terminadas las intervenciones de los asistentes a la audiencia, se procederá a
adoptar la decisión que corresponda.
(Artículo 2.2.1.2.1.1.2 del Decreto 1082 de 2015)
Adjudicado el contrato, se procederá a la elaboración y suscripción de la
minuta del mismo.
Previo al inicio de la ejecución del contrato, el INDESA requerirá al contratista
para la que cumpla los requisitos de ejecución de este. En este sentido, se
solicitará la constitución de las pólizas requeridas en el Pliego de Condiciones.
Constituidas las pólizas, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Supervisor del
contrato verificarán que se cumplan con los amparos y las coberturas solicitadas
desde el Pliego de Condiciones. Si la póliza cumple los requisitos, se procederá
a elaborar la correspondiente acta de aceptación de la garantía. De no
cumplirse se requerirá al contratista para que corrija los errores de las garantías.
Aceptada las pólizas, se procederá a expedir la correspondiente acta de inicio
y la designación del supervisor del contrato, quien será el encargado de realizar
el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el
seguimiento del contrato.
22
ARTICULO 11.1.2. SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA: Para el inicio de
un proceso de Licitación pública, la oficina solicitante del servicio deberá
presentar la necesidad, las especificaciones, obligaciones y demás aspectos
relevantes a la persona designada por la Gerencia del INDESA para la
elaboración de los estudios previos.
Elaborados los estudios previos, fichas técnicas, certificados de disponibilidad y
demás documentos del proceso, la persona encargada de realizar los estudios
previos radicará para la Oficina Asesora Jurídica.
La Oficina Asesora Jurídica elaborará el Proyecto de Pliego de Condiciones, el
cual deberá contener, por lo menos:
1. La descripción técnica detallada y completa de los bienes o servicios
objeto del contrato.
2. La modalidad de selección y su justificación.
3. Listado criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los
incentivos cuando a ello hubiere lugar.
4. Las condiciones de costo y/o de calidad que la Entidad debe de tener
en cuenta para la selección objetiva.
5. Las reglas aplicables a la presentación de propuestas, su evaluación y de
la adjudicación.
6. Los criterios de calificación, los puntajes máximos y la forma de obtener la
puntuación.
7. Las causales de rechazo de las ofertas.
8. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación
de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su
valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda
generar.
9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación
del riesgo entre las partes contratantes.
10. Las garantías exigidas en el proceso de contratación y sus condiciones,
de conformidad con el artículo 2.2.1.2.3.1.1 y siguiente del Decreto 1082
de 2015.
11. La mención de si la Entidad estatal y el contrato objeto de los Pliegos de
Condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial.
12. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
13. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
14. El plazo dentro del cual la Entidad estatal puede expedir Adendas.
15. El cronograma del proceso.
Suscrito el Pliego Definitivo de Condiciones, se procederá a realizar la
publicación del proceso en el SECOP - https://www.contratos.gov.co.
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Ingresado el nombre de usuario seleccionará la opción Registre un nuevo
proceso de contratación – + Selección abreviada - + Selección abreviada de
menor cuantía (Ley 1150 de 2018)
Cumplido este paso se procederá a diligenciar toda la información del proceso
de contratación y se publicarán todos los documentos previos al contrato
(Proyecto de Pliego de Condiciones, estudios previos, estudios de mercado,
fichas técnica y demás). – quedando el proceso publicado en estado de
“Borrador” El Proyecto de Pliego de Condiciones deberá estar publicado por lo
menos cinco (05) días hábiles para que los posibles oferentes e interesados
realicen las observaciones o sugerencias que consideren pertinentes.
Se usará un correo electrónico destinado exclusivamente para la recepción de
observaciones o sugerencias al Proyecto de Pliego de Condiciones del proceso.
Transcurridos los cinco (05) días hábiles, se reunirá el Comité Asesor y Evaluador
para dar respuesta a las observaciones recibidas al Proyecto de Pliego de
Condiciones.
La respuesta a las observaciones se deberá realizar de forma justificada y, de ser
necesario, se realizarán las correcciones y precisiones a las que haya lugar, las
cuales quedarán plasmadas en el Proyecto Definitivo de Condiciones.
Una vez se haya dado respuesta a las observaciones, y elaborado el Pliego
Definitivo de Condiciones, con las correcciones si hubo lugar a ellas, la Oficina
Asesora Jurídica proyectará el acto administrativo de apertura del proceso de
selección abreviada de menor cuantía, el cual deberá contener:
1. El objeto de la contratación.
2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
3. El cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en el que se puede consultar y retirar el Pliego
definitivo de condiciones y los estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
7. Los demás asuntos que se consideren relevantes para la contratación.
(Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015).
Suscrita la respuesta a las observaciones, el acto administrativo de apertura del
proceso y el Pliego Definitivo de Condiciones, procede a modificar el estado del
proceso de “Borrador” a “Convocado”.
Lo anterior, se realizará buscando el número del proceso en el SECOP, y dando
clic en Modificar Estado, en el siguiente símbolo , lo cual abrirá un cuadro de
dialogo en el que se le dará clic en Convocar.
Se diligencia la información definitiva del proceso y se publicarán todos los
documentos que surgieron en la etapa de borrador; es decir, respuesta a
24
observaciones, Pliego Definitivo de Condiciones y resolución o acto
administrativo de apertura del proceso.
Realizados estos pasos, el proceso deberá pasar al estado de Convocado.
El Pliego Definitivo de Condiciones deberá permanecer publicado por lo menos
tres (03) días hábiles para que los interesados realicen las observaciones que
consideren pertinentes y presenten su manifestación de interés en participar en
el proceso – requisito habilitante para participar. (Numeral 1, artículo
2.2.1.2.1.2.20 del Decreto 1082 de 2015).
En caso de la Entidad estatal reciba más de diez (10) manifestaciones de interés
la Entidad estatal podrá realizar un sorteo para participar máximo diez (10)
interesados con quienes continuará el proceso.
En este caso, pasados los tres (03) días para realizar las observaciones al Pliego
Definitivo de Condiciones y para realizar las manifestaciones de interés, el
INDESA convocará a los interesados en participar y realizará el correspondiente
sorteo por medio de balotas. Podrán participar en el proceso los oferentes que
saquen las diez (10) balotas con los números más altos.
Podrá ser necesaria la modificación del calendario del proceso para adelantar
el sorteo en un término prudente para que los interesados se presenten a éste.
Esta modificación se realizará por medio de adenda debidamente motivada.
En caso de que se presenten menos de diez (10) interesados, el proceso de
selección continuará con los presentes en el sorteo.
En todos casos, se deberá levantar la correspondiente acta y se publicará junto
con los documentos del proceso.
Pasados los tres días, de observaciones y para manifestar el interés para
participar, se reunirá el Comité Evaluador para dar respuesta a las
observaciones allegadas y para ser necesario, recomendar la elaboración de
adendas para corregir, precisar o aclarar el Pliego Definitivo de Condiciones.
Cumplido la etapa de apertura, observaciones al Pliego Definitivo de
Condiciones, Audiencia de asignación de riesgos y adendas, de ser necesarias,
se realizará el cierre del proceso, de conformidad con el cronograma
determinado desde la etapa previa a la apertura.
Al momento del cierre del proceso se deberán presentar, por lo menos, un
funcionario de la Oficina Asesora Jurídica y uno de la Oficina o dependencia
solicitante del bien o servicio.
Será facultativo de los oferentes estar presentes o no durante el cierre del
proceso.
Llegado el día y la hora para adelantar el cierre, se dejará constancia de la hora
legal y se procederá a verificar el número total de propuestas que se
presentaron dentro del término.
25
Durante el cierre, se levantará un acta en la que se dejarán constancia de las
siguientes situaciones:
• Nombre de los oferentes
• Identificación • Representantes legales
• Valor de la propuesta
• Garantía de seriedad de la oferta (aseguradora, número de la póliza,
vigencias y coberturas).
• Fecha, hora y número del radicado de ingreso de la propuesta
• Número de folios.
Finalizado el cierre del proceso se suscribirá la correspondiente acta por las
personas que intervinieron, incluyendo a los representantes de se hagan
presentes en el cierre y se procederá a publicarla como documento del
proceso.
Finalizado el cierre se dejará a disposición del Comité Evaluador las propuestas
para que procedan a realizar la verificación de los requisitos habilitantes
determinado en el Pliego Definitivo de Condiciones. Si el oferente cumple con
los requisitos habilitantes, se declarará como habilitado y se procederá a darle
el puntaje correspondiente, de conformidad con los criterios de calificación del
proceso.
Si el oferente no cumple con algunos requisitos que no sean necesarios para la
comparación de ofertas, el Comité Asesor y Evaluador requerirá para que
dentro término establecido en el cronograma sean subsanados.
Si el oferente incurre en alguna causal de rechazo, esta situación se dejará
presente en el informe de evaluación y su oferta no será calificada.
Al finalizar la evaluación, se verificará el oferente con mayor puntaje y el Comité
Asesor y Evaluador recomendará al gerente del INDESA que adjudique el
contrato al oferente mejor calificado.
Este informe se podrá actualizar en la medida en la que los oferentes presenten
los documentos para subsanar su oferta.
El informe de evaluación será publicado por lo menos tres (03) días hábiles para
que los oferentes realicen las observaciones u objeciones que consideren
pertinentes y para que subsanen los documentos de su oferta.
Cumplidas estas etapas, el Gerente del INDESA adjudicará el contrato al
oferente que haya obtenido la mejor calificación en el informe de evaluación.
En el evento de que la Gerencia no acoja las recomendaciones del Comité
Asesor y Evaluador, podrá apartarse de sus sugerencias. En todo caso, esta
decisión deberá ser debidamente motivada. (Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto
1082 de 2015).
26
Adjudicado el contrato, se procederá a la elaboración y suscripción de la
minuta del mismo.
Previo al inicio de la ejecución del contrato, el INDESA requerirá al contratista
para la que cumpla los requisitos de ejecución del mismo. En este sentido, se
solicitará la constitución de las pólizas requeridas en el Pliego Definitivo de
Condiciones.
Constituidas las pólizas, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el Supervisor del
contrato verificarán que se cumplan con los amparos y las coberturas solicitadas
desde el Pliego Definitivo de Condiciones. Si la póliza cumple los requisitos, se
procederá a elaborar la correspondiente acta de aceptación de la garantía.
De no cumplirse se requerirá al contratista para que corrija los errores de las
garantías.
Presentadas las pólizas corregidas se repetirá el proceso establecido en el
parágrafo anterior.
Aceptada las pólizas y el pago de la estampilla correspondiente, si es el caso,
se procederá a expedir la correspondiente acta de inicio y la designación del
supervisor del contrato, quien será el encargado de realizar el seguimiento
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el seguimiento del
contrato.
Selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas y uniformes por subasta inversa.
Para el inicio de un proceso de Licitación Pública, la oficina solicitante del
servicio deberá presentar la necesidad, las especificaciones, obligaciones y
demás aspectos relevantes a la persona designada por la para la elaboración
de los estudios previos.
Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la recepción de los documentos,
la Oficina Asesora Jurídica elaborará el Proyecto de Pliego de Condiciones, el
cual deberá contener, por lo menos:
1. La descripción técnica detallada y completa de los servicios del objeto
del contrato.
2. La modalidad de selección y su justificación.
3. Lista de criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los
incentivos cuando a ello hubiere lugar.
4. Las condiciones de costo y/o de calidad que la Entidad debe de tener
en cuenta para la selección objetiva.
5. Las reglas aplicables a la presentación de propuestas, su evaluación y de
la adjudicación.
6. Los criterios de calificación, los puntajes máximos y la forma de obtener
la puntuación.
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7. Las causales de rechazo de las ofertas.
8. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación
de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su
valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda
generar.
9. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación
del riesgo entre las partes contratantes.
10. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones,
de conformidad con los Artículos 2.2.1.2.3.1.1 y siguientes del Decreto
1082 de 2015.
11. Los términos, condiciones y minuta del contrato.
12. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
13. El plazo dentro del cual la Entidad estatal puede expedir Adendas.
14. El cronograma del proceso
15. La manifestación de que la propuesta deberá ser presentada en dos (02)
sobres separados. El primero con los documentos habilitantes y el
segundo con la propuesta económica inicial.
Suscrito el Pliego Definitivo de Condiciones, se procederá a realizar la
publicación del proceso en el SECOP - https://www.contratos.gov.co, ingresado
el nombre de usuario seleccionará la opción Registre un nuevo proceso de
contratación – + Selección abreviada - + Subasta.
Cumplido este paso se procederá a diligenciar toda la información del proceso
de contratación y se publicarán todos los documentos previos al contrato
(Proyecto de Pliego de Condiciones, estudios previos, estudios de mercado,
fichas técnica y demás). – quedando el proceso publicado en estado de
“Borrador”
El Proyecto de Pliego de Condiciones deberá estar publicado por lo menos
cinco (05) días hábiles para que los posibles oferentes e interesados realicen las
observaciones o sugerencias que consideren pertinentes.
La Oficina Asesora Jurídica brindará una dirección de correo electrónico
destinado exclusivamente para la recepción de observaciones o sugerencias al
Proyecto de Pliego de Condiciones del proceso.
Transcurridos los cinco (05) días hábiles, se reunirá el Comité Asesor y Evaluador
para dar respuesta a las observaciones recibidas al proyecto de Pliego de
Condiciones. La respuesta a las observaciones se deberá realizar de forma
justificada y, de ser necesario, se realizarán las correcciones y precisiones a las
que haya lugar, las cuales quedarán plasmadas en el Proyecto Definitivo de
Condiciones.
Una vez se haya dado respuesta a las observaciones, y elaborado el Pliego
Definitivo de Condiciones, con las correcciones si hubo lugar a ellas, la Oficina
28
Asesora Jurídica proyectará el acto administrativo de apertura del Proceso de
selección abreviada para la adquisición de bienes y servicios de características
técnicas y uniformes por subasta inversa, el cual deberá contener:
1. El objeto de la contratación.
2. La modalidad de selección que corresponda a la contratación.
3. El cronograma.
4. El lugar físico o electrónico en el que se puede consultar y retirar el Pliego
Definitivo de Condiciones y los estudios y documentos previos.
5. La convocatoria para las veedurías ciudadanas.
6. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
7. Los demás asuntos que se consideren relevantes para la contratación.
(Artículo 2.2.1.1.2.1.5 del Decreto 1082 de 2015).
Suscrita la respuesta a las observaciones, el acto administrativo de apertura del
proceso y el Pliego Definitivo de Condiciones, procede a modificar el estado del
proceso de “Borrador” a “Convocado”.
Lo anterior, se realizará buscando el número del proceso en el SECOP, y dando
clic en Modificar Estado, en el símbolo siguiente símbolo , lo cual abrirá
un cuadro de dialogo en el que se le dará clic en Convocar.
Se diligencia la información definitiva del proceso y se publicarán todos los
documentos que surgieron en la etapa de borrador; es decir, respuesta a
observaciones, Pliego Definitivo de Condiciones y resolución o acto
administrativo de apertura del proceso.
Realizados estos pasos, el proceso deberá pasar al estado de Convocado.
El Pliego de Condiciones deberá permanecer publicado por lo menos tres (03)
días hábiles para que los interesados realicen las observaciones que consideren
pertinentes.
Pasados los tres días, de observaciones, se reunirá el Comité Asesor y Evaluador
para dar respuesta a las observaciones allegadas y para ser necesario,
recomendar la elaboración de adendas para corregir, precisar o aclarar el
Pliego Definitivo de Condiciones. Cumplido la etapa de apertura, observaciones
al Pliego Definitivo de Condiciones, Audiencia de asignación de riesgos y
adendas, de ser necesarias, se realizará el cierre del proceso,
de conformidad con el cronograma determinado desde la etapa previa a la
apertura.
29
Al momento del cierre del proceso se deberán presentar, por lo menos, un
funcionario de la Oficina Asesora Jurídica y uno de la Oficina o dependencia
solicitante del bien o servicio.
Será facultativo de los oferentes estar presentes o no durante el cierre del
proceso.
Llegado el día y la hora para adelantar el cierre, se recibirán las propuestas en
los dos (02) sobres y se dejará constancia de la hora legal y se procederá a
verificar el número total de propuestas que se presentaron dentro del término.
Durante el cierre, se levantará un acta en la que se dejarán constancia de las
siguientes situaciones:
• Nombre de los oferentes
• Identificación • Representantes legales
• Valor de la propuesta
• Garantía de seriedad de la oferta (Aseguradora, número de la póliza,
vigencias y coberturas).
• Fecha, hora y número del radicado de ingreso de la propuesta.
• Número de folios.
Finalizado el cierre del proceso, los sobres que contienen las propuestas
económicas iniciales serán custodiados en una urna cerrada y solo se abrirán
durante la audiencia de subasta inversa y se suscribirá la correspondiente acta
por las personas que intervinieron, incluyendo a los representantes que se hagan
presentes en el cierre y se procederá a publicarla como documento del
proceso.
Los sobres con los documentos habilitantes se dejarán a disposición del Comité
Asesor y Evaluador para que procedan a realizar la verificación de los requisitos
habilitantes determinados en el Pliego Definitivo de Condiciones. Si el oferente
cumple con los requisitos habilitantes, se declarará como habilitado para
participar en la subasta.
Si el oferente no cumple con algunos requisitos que no sean necesarios para la
comparación de ofertas, el comité asesor y evaluador requerirá para que
dentro término establecido en el cronograma sean subsanados.
Si el oferente incurre en alguna causal de rechazo, esta situación se dejará
presente en el informe de evaluación y no podrá participar en la subasta. El
informe se podrá actualizar en la medida en la que los oferentes presenten los
documentos para subsanar su oferta.
30
El informe de evaluación será publicado por lo menos tres (03) días hábiles para
que los oferentes realicen las observaciones u objeciones que consideren
pertinentes y para que subsanen los documentos de su oferta.
Finalizados los tres (03) días hábiles de observaciones al informe de evaluación
el Comité Asesor y Evaluador responderá las observaciones que fueren recibidas
al informe de evaluación y sus actualizaciones.
Cumplidas estas etapas, se programará fecha y hora para la audiencia de
subasta inversa.
Los oferentes podrán presentar documentos para subsanar su oferta hasta el
instante antes de iniciar la audiencia de subasta inversa.
Para la Audiencia de subasta inversa se deberá de disponer de un salón, con un
proyector de imagen para que los oferentes habilitados puedan ver el valor de
las ofertas más bajas en cada lance y puedan elaborar sus propuestas.
Los proponentes habilitados deberán presentarse en el día y la hora
programados en el cronograma para dar inicio a la Subasta Inversa Presencial.
En la Audiencia solo podrá participar el oferente, si es persona natural, o el
Representante Legal de la Entidad , si es persona jurídica, o un apoderado de
éstos.
Siendo la hora exacta determinada en el cronograma, se imprimirá la hora legal
y a partir de este momento se iniciará la subasta con los oferentes presentes en
ese momento.
Antes de dar inicio a la Audiencia de subasta inversa se pondrá a disposición de
los participantes el formato de asistencia, previa verificación de la identificación
de los asistentes y de su capacidad de contratación, para lo cual se verificará
según el caso: Que el poder esté debidamente otorgado
y con presentación personal o que se trate del Representante Legal según
certificado de existencia y representación. Una vez suscrita por los proponentes
el formato de asistencia, se dará inicio a la audiencia.
Un funcionario de la Oficina Asesora Jurídica procederá a dar apertura a la urna
que contiene los sobres con las propuestas económicas iniciales.
El Comité Asesor y Evaluador procederá realizar la apertura de los sobres de las
propuestas iniciales y verificará que éstas cumplan las condiciones técnicas y
comparará las ofertas para encontrar la oferta inicial con mejor valor.
31
Con el valor constituye el precio base para que los oferentes habilitados
empiecen con los lances, de conformidad con el margen mínimo para mejorar
las ofertas.
Antes del inicio de cada lance se le distribuirán sobres y formularios a cada
proponente para la presentación de sus lances. En dichos formularios se
deberá consignar únicamente el precio ofertado por el proponente o la
expresión clara e inequívoca de que no se hará ningún lance de mejora de
precios.
Para los efectos en la audiencia, una ronda empieza desde el momento en que
se reciben simultáneamente los lances en sobre cerrado y termina cuando se
da a conocer el menor precio ponderado ofertado.
En la subasta presencial sólo serán válidos los lances que, observando el margen
mínimo mejoren el precio de arranque si se trata del primer lance, o el menor
lance de la ronda anterior en lo sucesivo.
Un funcionario de la Oficina Jurídica abrirá los sobres con las ofertas iníciales de
precio y comunicará a los participantes en la audiencia cuál fue la menor de
ellas.
La Entidad otorgará a los proponentes el término determinado en el Pliego
Definitivo de Condiciones para hacer un lance válido que mejore la menor de
las ofertas iníciales de precio.
Una vez iniciada la audiencia de subasta inversa ninguno de los participantes
podrá retirarse hasta tanto haya concluido el certamen, salvo justa causa
debidamente acreditada ante el funcionario moderador.
Los proponentes se abstendrán de comunicarse o interactuar entre sí o con
cualquier otra persona ajena al certamen, por medio de cualquier medio de
expresión o comunicación hasta que se cierre el certamen y deberán
abstenerse del uso de los teléfonos móviles, so pena de ser retirado de la sala
donde se está realizando el certamen.
Los proponentes harán su lance utilizando los sobres y los formularios
suministrados.
Un funcionario de la oficina jurídica recogerá los sobres cerrados de todos los
participantes. El funcionario designado registrará los lances válidos y los
ordenará descendentemente. Con base en este orden, dará a conocer
únicamente el menor precio ofertado.
32
Los proponentes que no presentaron un lance válido no podrán seguir
presentándolos durante la subasta. La Entidad repetirá el proceso descrito, en
tantas rondas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance que
mejore el menor precio ofertado en la ronda anterior.
En caso de existir empate, se adjudicará el contrato al que presentó la menor
propuesta inicial, de persistir el empate, se desempatará por medio de las reglas
establecidas en el numeral 9 del artículo 2.2.1.2.1.2.2 del decreto 1082 de 2015.
En caso de persistir el empate el método aleatorio
para seleccionar el oferente será seleccionado por sorteo de balotas y el
ganador será aquel que saque el número mayor, asignado en la balota.
Conocido el mejor precio ofertado, el INDESA hará público el resultado de la
audiencia, incluyendo la idEntidad de los proponentes y procederá a la
adjudicación del contrato mediante acto administrativo, el cual quedará
notificado por estrados.
Para constancia del desarrollo del certamen, se levantará un acta, la cual será
firmada por todos los intervinientes.
El comité asesor y evaluador recomendará a la Gerencia adjudicar el contrato
al oferte habilita que haya ofrecido el mejor lance en la subasta.
En caso de que solo se haya presentado un (01) solo oferente, o que,
presentándose varios oferentes, solo uno (01) haya resultado habilitado para
participar en la subasta, la Entidad estatal podrá adjudicar el contrato a éste
único oferente siempre y cuando cumpla con los requisitos habilitantes exigidos
y satisfaga los requisitos determinados en el Pliego Definitivo de Condiciones.
En el evento de que la Gerencia no acoja las recomendaciones del Comité
Asesor y Evaluador de adjudicar el contrato al oferente con el mejor lance en la
subasta, podrá apartarse de sus sugerencias. En todo caso, esta decisión
deberá ser debidamente motivada. (Artículo 2.2.1.1.2.2.3 del Decreto 1082 de
2015).
Adjudicado el contrato, se procederá a la elaboración y suscripción de la
minuta del mismo.
Previo al inicio de la ejecución del contrato, el INDESA requerirá al contratista
para la que cumpla los requisitos de ejecución del mismo. En este sentido, se
solicitará la constitución de las pólizas requeridas en el Pliego Definitivo de
Condiciones.
Constituidas las pólizas, el jefe de la oficina asesora jurídica y el supervisor del
contrato verificarán que se cumplan con los amparos y las coberturas solicitadas
desde el pliego definitivo de condiciones. Si la póliza cumple los requisitos, se
33
procederá a elaborar la correspondiente acta de aceptación de la garantía.
De no cumplirse se requerirá al contratista para que corrija los errores de las
garantías.
Presentadas las pólizas corregidas se repetirá el proceso establecido en el
parágrafo anterior.
Aceptada las pólizas y el pago de la estampilla correspondiente, si es el caso,
se procederá a expedir la correspondiente acta de inicio y la designación del
supervisor del contrato, quien será el encargado de realizar el seguimiento
técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el seguimiento del
contrato.
ARTICULO 11.1.3. CONCURSO DE MÉRITOS: Esta modalidad de selección está
consagrada en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, en el artículo 2
de la Ley 1150 de 2007 y los artículos 2.2.1.2.1.3.1 y siguiente del Decreto 1082 de
2015, cuando se requiera contratar los servicios de consultoría a que se refiere el
numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, así como aquellos de arquitectura
y que corresponden a aquellos “que celebren las Entidad es estatales referidos
a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios
de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos
específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y
supervisión. Son también contratos de consultoría los que tiene por objeto la
interventoría, asesorías, gerencia de obra o de proyectos, dirección
programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.”
ARTICULO 11.1.4. CONTRATACIÓN DIRECTA: El Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta - INDESA a través del ordenador del gasto, justificará
mediante un acto administrativo el uso de la modalidad de selección de
contratación directa. Este acto administrativo contendrá el señalamiento de la
causal que se invoca de acuerdo a lo descrito en el artículo 2.2.1.2.1.4.1. del
34
Decreto 1082 de 2015, la determinación del objeto a contratar, presupuesto
para la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, indicación
del lugar donde se podrán consultar los estudios y documentos previos.
Este acto administrativo no será obligatorio cuando el contrato a celebrar es de
prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, para los contratos
de empréstitos y para los contratos interadministrativos que celebre el Ministerio
de Hacienda y Crédito Público con el Banco de la República.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara hará las
veces del acto de justificación y no se requerirá de estudios previos.
En los contratos de prestación de servicios de apoyo a la gestión no se requerirá
acto administrativo.
CAUSALES DE CONTRATACIÓN DIRECTA
1. Celebración de convenios o contratos interadministrativos.
2. Contratación para la adquisición de bienes o servicios en el Sector
Defensa, la Dirección Nacional de Inteligencia y la Unidad Nacional de
Protección que necesiten reserva para su adquisición.
3. Contratación para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas.
4. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
5. Contratación para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a
la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden
encomendarse a determinadas personas naturales.
6. Contratación para la adquisición de bienes inmuebles.
7. Contratación para el arrendamiento de bienes inmuebles.
En todo caso, se aplicarán las disposiciones de los artículos 2.2.1.2.1.4.1 y
siguientes del Decreto 1082 de 2015.
Para la contratación directa, la solicitud de bienes y servicios, los estudios
previos, el certificado de disponibilidad presupuestal y los documentos a los que
hace referencia el Formato F-GJC-03: Lista de requisitos para contratistas, o el que
lo modifique o haga sus veces, deberán presentarse a la Oficina Jurídica por lo
menos con una (01) semana de anterioridad a la fecha en la que se requiere el
inicio de ejecución del contrato.
Recibida la documentación, se procederá a verificar el cumplimiento de los
requisitos, antes descritos. Si no se cumple toda la documentación, se procederá
a devolver la documentación al solicitante para que complete la totalidad de
los requisitos.
Si se cumple, la totalidad de los requisitos se procederá a elaborar la
correspondiente minuta del contrato.
35
Seguidamente se procederá a remitir el expediente del contrato al área
Financiera del INDESA, para que se expida el Registro Presupuestal de
Compromiso correspondiente.
Una vez expedido el registro presupuestal de compromiso, se elaborará el acta
de inicio y la designación de supervisión, y se requerirá al contratista y al
supervisor para las correspondientes firmas.
PUBLICACIÓN DE LOS CONTRATOS: Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes
a la suscripción del contrato o de cualquier modificación o documento que
forme parte de éste, se deberá realizar la correspondiente publicación del
documento en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP.
Para tal fin, se tendrán en cuenta los instructivos para el cargue de procesos,
determinados por Colombia Compra Eficiente:
https://www.colombiacompra.gov.co/secop/que-es-el-secop-i/capacitacion-secop
MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS
Dentro de la ejecución del objeto contractual podrán ocurrir situaciones que
ameriten la modificación de las condiciones inicialmente pactadas.
Para efectos de este manual, las modificaciones a los contratos podrán ser de
tres (03) tipos:
• Prórrogas o modificaciones que no alteren el plazo o el valor del contrato.
• Adición.
• Adición y Prórroga.
Prórrogas o modificaciones que no alteren el plazo o el valor del contrato: Por
prórroga se entiende la ampliación del término de duración del contrato y en
general se seguirán los siguientes lineamientos para todas aquellas
modificaciones al clausulado del contrato que no modifique el tiempo de
ejecución o el valor del presupuesto destinado para el contrato.
36
De manera enunciativa, se podrán modificar obligaciones, deberes del
contratista y en general, cualquier cláusula, siempre y cuando no se genere en
otro contrato diferente.
Para este tipo de modificaciones, el supervisor del contrato deberá presentar la
solicitud de modificación al contrato, con el correspondiente visto bueno de la
Gerencia, justificando los motivos por los cuales se hace tal solicitud.
Esta solicitud deberá presentarse, por lo menor, con una antelación no menor a
tres (03) días, contados a partir de la necesidad de los cambios en la
contratación.
Dentro de los dos (02) días siguientes a la recepción de la solicitud, la Oficina
Asesora Jurídica elaborará la minuta del correspondiente Otrosí y requerirá al
Contratista y al Supervisor para que suscriban el documento dentro de los dos
(02) días siguientes a la expedición del mismo. Suscrita la modificación se
procederá a publicarla en el Sistema Electrónico de Contratación Pública -
SECOP.
ADICIÓN: Hace referencia al incremento en el valor total del contrato el cual
se podrá presentar por servicios o suministros adicionales requeridos o por
situaciones externas que ameriten incrementar los honorarios de los contratos.
Para las adiciones, el supervisor del contrato deberá presentar la solicitud de
modificación al contrato, con el correspondiente visto bueno de la Gerencia,
justificando los motivos por los cuales se hace tal solicitud. Esta justificación,
deberá incluir un informe financiero en el que determine el valor que de los
honorarios que se han cobrado hasta la fecha de la solicitud y la proyección del
flujo de pagos una vez realizada la adición. La solicitud de bienes y servicios irá
acompañada por el correspondiente Certificado de Disponibilidad Presupuestal
y el Registro Presupuestal de Compromiso.
Esta solicitud deberá presentarse, por lo menor, con una antelación no menor a
tres (03) días, contados a partir de la necesidad de los cambios en la
contratación.
Dentro de los dos (02) días siguientes a la recepción de la solicitud, la Oficina
Asesora Jurídica elaborará la minuta del correspondiente Otro sí y requerirá al
Contratista y al Supervisor para que suscriban el documento dentro de los dos
(02) días siguientes a la expedición del mismo.
Suscrita la modificación se procederá a publicarla en el Sistema Electrónico de
Contratación Pública – SECOP.
37
ADICIONES Y PRÓRROGAS: Podrá ocurrir que el contrato deba sufrir
modificaciones en su plazo y en su valor. Para estos casos se seguirá los mismos
lineamientos para la Adición, haciendo la salvedad de que en la justificación
deberán determinarse claramente los motivos por los cuales se requiere la
ampliación y el incremento del valor total del contrato.
OTRAS SITUACIONES EN LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO: Dentro del desarrollo del
objeto contractual, podrán ocurrir situaciones que, si bien no implican la
modificación del contrato, pueden alterar la ejecución de las obligaciones y del
objeto contractual. Dentro de estas situaciones se encuentran:
SUSPENSIÓN DEL CONTRATO: Ocurre cuando se presentan situaciones
excepcionales que impiden temporalmente la ejecución del contrato de
prestación de servicio sin que ello implique modificación de las condiciones
inicialmente pactadas en el contrato.
Para el “INDESA”, son tres (03) los motivos que generan la suspensión de los
contratos:
• Incapacidad médica general por más de 3 días.
• Incapacidad médica causada por accidente en ejecución del contrato.
• Por motivo de ausencia del contratista que no guarde relación con el
objeto contractual.
Toda vez que es deber del INDESA realizar la suspensión cuando ocurren estos
casos, se seguirán las siguientes pautas:
INCAPACIDAD MÉDICA GENERAL POR MÁS DE 3 DÍAS: En este caso, y
comprendiendo que por quebrantos de salud se dificulta para el contratista la
presentación personal de la incapacidad médica, éste, el contratista, deberá
informar al supervisor sobre la incapacidad y remitir copia del documento
legible que contiene la incapacidad por cualquier medio idóneo (correo
electrónico, foto, WhatsApp y demás).
Una vez al tanto de la situación, a más tardar al segundo día de incapacidad,
el supervisor, por medio de una comunicación interna,
solicitará la suspensión del contrato por el término que dure la incapacidad y
deberá anexar copia del documento que contiene la certificación médica.
En caso de que, por prescripción médica, el término de la incapacidad sea
ampliado, se deberá repetir el mismo proceso, es decir, informar al supervisor y
remitir la ampliación de la incapacidad por cualquier medio idóneo y el
supervisor realizar la comunicación a la Oficina Asesora Jurídica con los
38
correspondientes soportes. Incapacidad médica causada por accidente en
ejecución del contrato En caso de ocurrir un accidente en ejecución del objeto
contractual, el contratista deberá informar de manera inmediata esta situación
al supervisor del contrato y éste, a su vez, reportar también de forma inmediata
a la Oficina del área jurídica para hacer los trámites correspondientes con la
Administradora de Riesgos Laborales (ARL) y proceder con la suspensión del
contrato.
Para este caso también el contratista deberá presentar por cualquier medio
idóneo la copia legible de la incapacidad, la cual deberá ser adjuntada por el
supervisor al momento de solicitar la suspensión.
SUSPENSIÓN POR MOTIVO DE AUSENCIA DEL CONTRATISTA POR ASUNTOS QUE NO
GUARDAN RELACIÓN CON EL OBJETO CONTRACTUAL: Se presenta cuando el
contratista por diferentes motivos no prestará sus servicios por un período
determinado.
Dentro de los casos más comunes que se presentan en esta causal se
encuentran viajes programados, asistencia a capacitaciones y eventos que no
tengan relación con el objeto contractual y que impidan la ejecución de las
obligaciones asumidas por el contratista.
En este caso, el contratista deberá informar al supervisor por escrito con la una
antelación de 15 días, los motivos por los cuales cesará la prestación del servicio
y el término que durará la ausencia.
Esta información se debe realizar con 15 días de anticipación con el ánimo de
que el supervisor pueda identificar los mecanismos necesarios para suplir la
ausencia del contratista, evitando la cesación de los servicios ofrecidos por el
INDESA.
Con 8 días de anticipación, el supervisor deberá realizar la comunicación interna
dirigida a la Oficina Asesora Jurídica, solicitando la suspensión del contrato.
Así mismo, una vez finalicen los motivos por los cuales el contratista cesó la
prestación de sus servicios, se deberá informar por escrito, que el contratista se
encuentra nuevamente en disposición de continuar la ejecución del contrato,
para así elaborar la correspondiente acta de reanudación del contrato.
CESIÓN DEL CONTRATO: Se presenta cuando el Contratista solicita el cambio de
su posición contractual, con todos sus derechos y obligaciones, a una persona
externa al contrato.
39
El contratista deberá manifestar al supervisor del contrato, los motivos por los
cuales solicita la cesión, la persona que él considera idónea para asumir su
posición contractual y la fecha en la cual se realizaría la modificación.
El supervisor del Contrato y el Gerente analizarán la solicitud y aprobarán o
rechazarán la solicitud realizada por el caso del contratista.
En caso de aprobarla, se remitirá la solicitud por parte del supervisor a la Oficina
Asesora Jurídica con la correspondiente autorización de Gerencia.
En esta solicitud se expondrán los motivos aducidos por el contratista para
solicitar la cesión del contrato, el informe financiero del contrato, incluyendo el
valor ejecutado, el valor pagado y lo que falta por ejecutar, la acreditación de
que la persona que tomará el contrato (el cesionario) cumple con las
condiciones de idoneidad para ejecutar el objeto contractual y los documentos
a los que hace referencia el formato F-GJC-03: Lista de requisitos contratista, o el
formato que lo modifique o haga sus veces.
Recibida la solicitud, la Oficina Asesora Jurídica, dentro de los tres (03) días,
procederá a emitir el correspondiente documento de cesión, con la
manifestación expresa de que el cesionario toma el contrato con las mismas
obligaciones y derechos pactados con el Contratista cedente.
RECHAZO DE LA SOLICITUD DE CESIÓN: En caso de que Gerencia no encuentre
suficientes los argumentos presentados por el contratista o considera que no es
conveniente para la Entidad cesión del contrato, podrá tomar las siguientes
decisiones:
• No ceder el contrato de prestación de servicios y darle terminación de
mutuo acuerdo.
• Elegir una persona diferente como cesionario del contrato.
En el segundo caso, se realizará lo determinado en el caso de la cesión.
TERMINACIÓN ANTICIPADA POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES: El contrato
puede darse por terminado por las partes, cuando éstas así lo acuerden,
atendiendo la autonomía de la voluntad de las partes, que constituye fuerza
vinculante para las partes del contrato.
En este caso, el Contratista deberá realizar la solicitud de terminación con una
antelación suficiente para que el supervisor del contrato pueda tomar las
medidas encaminadas a satisfacer las necesidades del INDESA.
Con 8 días de anticipación, el supervisor deberá realizar la comunicación interna
dirigida a la Oficina Asesora Jurídica, solicitando la terminación del contrato y
40
aportará el informe financiero del contrato con el fin de liberar del presupuesto
los recursos que no fueron ejecutados en su totalidad.
Esta solicitud deberá ir acompañada del correspondiente visto bueno por parte
de Gerencia del INDESA, como manifestación expresa de que se acepta la
solicitud realizada por el contratista. Recibida la solicitud, la Oficina Asesora
Jurídica, dentro de los tres (03) días, procederá a emitir el correspondiente
documento de terminación bilateral, determinando que se aceptan los motivos
del contratista y se liberan los recursos no ejecutados. Anticipos o pagos
anticipados Si bien contractualmente en Colombia se encuentra permitido
pactar anticipos o pagos anticipados en el contrato, mismos que pueden
realizarse hasta el cincuenta por ciento (50%) del valor total del contrato, el
INDESA no pactaran anticipos en ninguna de las modalidades contractuales,
por lo tanto, el supervisor o interventor del contrato no podrá ir en contravía de
lo aquí estimado en materia de anticipos contractuales.
ARTICULO 11.1.5. MÍNIMA CUANTIA: El INDESA adelantará el proceso de mínima
cuantía para la adquisición de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el
diez por ciento (10%) de la menor cuantía definida año por año, de conformidad
con el presupuesto de la Entidad , independiente del objeto de la contratación.
Para el inicio de un proceso de mínima cuantía, la oficina solicitante del servicio
deberá presentar la necesidad, las especificaciones, obligaciones y demás
aspectos relevantes a la persona designada por la Gerencia del INDESA, para
la elaboración de los estudios previos.
Elaborados los estudios previos, fichas técnicas, certificados de disponibilidad y
demás documentos del proceso, la persona encargada de realizar los estudios
previos radicará para la Oficina Asesora Jurídica los documentos.
Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la recepción de los documentos,
la Oficina Asesora Jurídica elaborará la invitación a contratar del proceso, la
cual deberá contener, por lo menos:
1. La cuantía de la contratación.
41
2. La descripción del objeto a contratar.
3. La identificación con el cuarto nivel del clasificador de bienes y servicios.
4. Las condiciones técnicas exigidas.
5. Valor o presupuesto destinado para el contrato y su justificación.
6. El Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
7. Plazo de ejecución.
8. Causales que generan rechazo de la oferta.
9. Cronograma del proceso.
10. Lugar de consulta de los estudios previos y el lugar donde se recibirán las
ofertas.
11. Requisitos habilitantes para contratar.
12. Obligaciones de las partes
13. Determinar si el contrato tendrá o no garantía, de conformidad con los
riesgos
14. Demás aspectos relevantes para la invitación.
Suscrita la invitación a contratar se procederá a realizar la publicación del
proceso en el SECOP - https://www.contratos.gov.co -, ingresando el nombre y
usuario seleccionará la opción Registre un nuevo proceso de contratación – +
Mínima cuantía.
Cumplido este paso se procederá a diligenciar toda la información del proceso
de contratación y se publicarán todos los documentos previos al contrato
(invitación a contratar, estudios previos, estudios de mercado, fichas técnica y
demás). – Quedando el proceso publicado en estado de “Convocado”
Los documentos del proceso de contratación deberán permanecer publicado
por lo menos un (01) día hábil para que los interesados realicen las
observaciones y sugerencias que consideren necesarias.
Las observaciones y sugerencias serán allegadas a los correos electrónicos
institucionales de los funcionarios y contratas que participan en el proceso de
contratación, los cuales deberán ser informados en el cronograma del proceso
y la invitación a contratar.
Finalizado el término para realizar observaciones o sugerencias a la Invitación
para contratar, un funcionario de la Oficina Asesora Jurídica y uno de la Oficina
Solicitante del servicio procederá a dar respuesta a las observaciones recibidas.
Esta respuesta se suscribirá por quienes la elaboraron y se publicará como uno
de los documentos del proceso en el Sistema Electrónico de Contratación
Pública - SECOP.
Cumplidas estas etapas, se realizará el cierre del proceso, de conformidad con
el cronograma determinado en la invitación a contratar del proceso.
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Al momento del cierre del proceso se deberán presentar, por lo menos, un
funcionario de la Oficina Asesora Jurídica, uno de la oficina de control interno y
uno del área financiera.
Será facultativo de los oferentes estar presentes o no durante el cierre del
proceso.
Llegado el día y la hora para adelantar el cierre, se dejará constancia de la hora
legal y se procederá a verificar el número total de propuestas que se
presentaron dentro del término.
Durante el cierre, se levantará un acta en la que se dejarán constancia de las
siguientes situaciones:
• Nombre de los oferentes
• Identificación
• Representantes legales
• Valor de la propuesta
• Garantía de seriedad de la oferta (aseguradora, número de la
póliza, vigencias y coberturas).
• Fecha, hora y número del radicado de ingreso de la propuesta.
• Número de folios.
Finalizado el cierre del proceso se suscribirá la correspondiente acta por las
personas que intervinieron, incluyendo a los representantes de se hagan
presentes en el cierre y se procederá a publicarla como documento del
proceso.
Las propuestas económicas se dejarán a disposición del Comité Asesor y
Evaluador, quien procederá a verificar el valor de las propuestas antes del IVA
e identificará la que sea de menor valor.
Si en el proceso de contratación hay proponentes declarantes de IVA que
pertenecen al régimen simplificado, el INDESA adelantará la comparación de
las ofertas sin tener en cuenta ese impuesto, es decir, realizará la comparación
sobre el precio neto del bien o servicio descontado el valor del impuesto en las
ofertas de proponentes del régimen común.
El Comité Asesor y Evaluador deberá revisar las ofertas económicas y verificar
que la de menor precio cumple las condiciones de la invitación a contratar y los
requisitos habilitantes. De faltar documentos no necesarios para la
comparación de propuestas, en el informe de evaluación se dejará de
manifiesto esta situación y el oferente podrá subsanar estos documentos dentro
43
del término de traslado del informe – un (01) día hábil. Si el oferente presenta los
documentos para subsanar, se procederá a actualizar el informe de evaluación
y recomendar la adjudicación del contrato al oferente con el menor valor y que
cumple los requisitos.
Si dentro el término establecido el oferente llamado a subsanar no presenta los
documentos o si presenta documentos insuficientes para habilitar su oferta, se
actualizará dejará constancia de esta situación en el informe de evaluación y
se evaluará los documentos de la oferta del oferente con segundo mejor valor,
de conformidad con el numeral 4 del artículo 2.2.1.2.1.5.2 del Decreto 1082 de
2015.
Si ésta cumple los requisitos habilitantes de la invitación a contratar, el Comité
Asesor y evaluador recomendará el segundo mejor oferentes. Si éste no cumple
con los requisitos de la invitación a contratar, se repetirá el proceso requerir que
se subsanen.
Adjudicado el contrato, se procederá a la elaboración y suscripción de la
minuta del mismo.
Previo al inicio de la ejecución del contrato, el INDESA requerirá al contratista
para la que cumpla los requisitos de ejecución del mismo. En este sentido, se
solicitará la constitución de las pólizas si se pidieron en la invitación a contratar.
Constituidas las pólizas, si se solicitaron, el jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el
Supervisor del contrato verificarán que se cumplan con los amparos y las
coberturas solicitadas desde el Pliego Definitivo de Condiciones. Si la póliza
cumple los requisitos, se procederá a elaborar la correspondiente acta de
aceptación de la garantía. De no cumplirse se requerirá al contratista para que
corrija los errores de las garantías.
Presentadas las pólizas corregidas se repetirá el proceso establecido en el
parágrafo anterior.
Aceptada las pólizas se procederá a expedir la correspondiente acta de inicio
y la designación del supervisor del contrato, quien será el encargado de realizar
el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el
seguimiento del contrato.
44
ARTICULO 12. MEDIOS ELECTRÓNICOS ― Contratación estatal ― Régimen jurídico
La Ley 527 de 1999 establece en el artículo 10º que, «En toda actuación
administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y
probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el
sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido
presentado en su forma original». De igual manera, define el «mensaje de datos»
como «La información generada, enviada, recibida, almacenada o
comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser,
entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax» y «sistema de información» como
«todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de
alguna otra forma mensajes de datos». Bajo este entendido, las aplicaciones
web, que posibilitan el envío de mensajes de datos escritos o audiovisuales,
como Skype, Facetime, Whatsapp, Teams, entre otras, constituyen sistemas de
información, permitidos por el legislador en las actuaciones administrativas.
Adicionalmente, la Ley 1150 de 2007 incorporó la posibilidad de utilizar dichos
sistemas de información y en general los medios electrónicos en las actuaciones
contractuales. Así se infiere del artículo 3, […].
Como se observa, este enunciado normativo introduce en la contratación
estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite
de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos; medios
en los que cabe, como ya se indicó, el uso de sistemas de información para el
envío de mensajes de datos.
ARTICULO 12. USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LAS ACTUACIONES
ADMINISTRATIVAS Y, EN ESPECIAL, EN LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciación de las
actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos,
contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y
45
contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite,
notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y
aplicaciones electrónicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los
cuales las entidades cumplirán con las obligaciones de publicidad del proceso
contractual serán señalados por el Gobierno Nacional.
Lo anterior, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artículo
30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el
inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollará el Sistema Electrónico para la
Contratación Pública, Secop, el cual:
a) Dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos
de contratación electrónicos bajo los métodos de selección señalados en
el artículo 2o de la presente ley según lo defina el reglamento;
b) Servirá de punto único de ingreso de información y de generación de
reportes para las entidades estatales y la ciudadanía;
c) Contará con la información oficial de la contratación realizada con
dineros públicos, para lo cual establecerá los patrones a que haya lugar y
se encargará de su difusión a través de canales electrónicos y;
Como se observa, este enunciado normativo introduce en la contratación
estatal la regulación contenida en la Ley 527 de 1999, permitiendo que el trámite
de los procedimientos contractuales se realice por medios electrónicos; medios
en los que cabe, como ya se indicó, el uso de sistemas de información para el
envío de mensajes de datos.
ARTICULO 12.1. POSIBILIDAD DE REALIZAR LA AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN POR
MEDIOS ELECTRÓNICOS.
Como bien es sabido, la adjudicación es el acto administrativo mediante el cual
se escoge la mejor oferta en un procedimiento de contratación plural –de
licitación pública, selección abreviada o concurso de méritos, atendiendo al
principio de selección objetiva, y el cual genera para el adjudicatario, tanto el
derecho, como la obligación, de celebrar el contrato estatal.
El artículo 273 de la Constitución exige que la audiencia de adjudicación se
desarrolle en audiencia pública, cuando así lo solicite cualquiera de los
proponentes, el Contralor General de la República o demás autoridades de
control fiscal[34]. Sin embargo, el artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 extendió la
obligatoriedad de la audiencia pública de adjudicación a todos los casos en la
licitación. Dicho artículo dispone:
«En el evento previsto en el artículo 273 de la Constitución Política y en general
en los procesos de licitación pública, la adjudicación se hará de forma
obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, que se
entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia.
46
Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión
definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre la
respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas
respecto de los informes de evaluación.
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario.
No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación
del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o
incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales,
este podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto
en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993.
Sin perjuicio de las potestades a que se refiere el artículo 18 de la Ley 80 de 1993,
en aquellos casos en que la entidad declare la caducidad del contrato y se
encuentre pendiente de ejecución un porcentaje igual o superior al cincuenta
por ciento (50%) del mismo, con excepción de los contratos de concesión, se
podrá contratar al proponente calificado en el segundo lugar en el proceso de
selección respectivo, previa revisión de las condiciones a que haya lugar.
Pues bien, si se armoniza el artículo 9 con el 3 de la Ley 1150 de 2007, así como
con las disposiciones citadas anteriormente, contenidas en las Leyes 527 de
1999, 962 del 2005, 1341 de 2009 y 1437 de 2011, al igual que en los Decretos 019
de 2012 y 2106 de 2019, es viable concluir que la audiencia de adjudicación en
la licitación pública se puede realizar por medios electrónicos, es decir,
utilizando los sistemas de información digitales que favorecen la tele-presencia,
de modo que se permita una interacción simultánea entre las personas que
quieran estar presentes y las entidades estatales. De este modo, las tecnologías
de la información y de las telecomunicaciones utilizadas por las entidades
estales deben permitir un intercambio de mensajes de datos en tiempo real,
para que las personas puedan ver y escuchar lo que pasa en la audiencia, pero
también escribir o hablar, garantizándose de este modo la participación, la libre
concurrencia, así como la veeduría ciudadana.
ARTICULO 12.1.2 MEDIOS TECNOLÓGICOS. Para atender los trámites y
procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la
Administración Pública deberán ponerlos en conocimiento de los ciudadanos
en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente,
cualquier medio tecnológico o documento electrónico de que dispongan, a fin
de hacer efectivos los principios de igualdad, economía, celeridad,
imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la función administrativa.
Para el efecto, podrán implementar las condiciones y requisitos de seguridad
que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que
en esta materia tengan algunas entidades especializadas.
Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del
Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo
para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública
deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes
47
y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo
electrónico.
ARTICULO 13. ETAPA CONTRACTUAL: Esta etapa comprende la elaboración ,
celebración, perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato y estará
integrada por todos los actos a cargo del contratista, tendientes al cumplimento
de sus obligaciones contractuales y los que adelante el Instituto para el Deporte
y la Recreación de Sabaneta “INDESA” a través de las dependencias
competentes y los interventores o supervisores que para tal efecto designe la
Entidad , para garantizar que el mismo cumpla de acuerdo a lo pactado.
Todos los documentos que conforman el expediente del contrato deben estar
debidamente foliados. Los contratos se identificarán con un número secuencial
por anualidad asignado por el Área Jurídica inmediatamente sea firmado por
el representante legal de la Entidad .
ARTICULO 13.1.1 DEL PERFECCIONAMIENTO, EJECUCIÓN Y LEGALIZACIÓN DEL
CONTRATO: de conformidad con las normas aplicables vigentes, los contratos se
perfeccionan cuando se logra acuerdo sobre su objeto y contraprestación y se
eleven a escrito (artículo 41 ley 80 de 1993).
Para la ejecución del mismo se requiere registro presupuestal, la aprobación de
la póliza por parte del área Jurídica del INDESA en caso de ser requerida y la
verificación de que el contratista cumpla con el pago de aportes parafiscales
relativos al sistema de Seguridad social integral. Lo anterior de acuerdo a lo
establecido en el artículo 23 de la ley 1150 de 2007.
CAPÍTULO IV
GARANTÍA
ARTICULO 14: El INDESA no exigirá garantía en los contratos que no superen el
diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la Entidad ; no obstante, si del
análisis previo se desprende la necesidad, podrá exigirla, caso en el cual, la
dependencia que requiere la contratación analizará la pertinencia o no de su
exigencia y dejará constancia escrita en el documento de estudios previos
explicando las razones que conducen a esta decisión.
ARTICULO 15. CONTRATACIÓN DIRECTA De conformidad con lo dispuesto en la
Ley 1150 de 2007, en concordancia con el Decreto 1082 de 2015, el INDESA
seleccionará a los contratistas mediante la modalidad de contratación directa
cuando se trate de los siguientes casos:
• Urgencia manifiesta
• Contratos interadministrativos.
48
• Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado.
• Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo o para la
ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a
determinadas personas naturales.
• Para el arrendamiento de inmuebles.
ARTICULO 16. URGENCIA MANIFIESTA: La Ley 80 de 1993 previó esta figura jurídica
con el fin de dotar a las Entidad es públicas de un mecanismo de contratación
expedito cuando se presenten situaciones excepcionales que impidan la
realización de alguno de los procedimientos contemplados en las normas
vigentes para la selección de contratistas.
De conformidad con el artículo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratación
mediante esta figura procede cuando la continuidad del servicio exige el
suministro de bienes, o la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el
inmediato futuro; cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados
de excepción; cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales
relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de fuerza mayor o
desastre que demanden actuaciones inmediatas y, en general, cuando se trate
de situaciones similares que imposibiliten acudir a los procesos de selección
existentes.
De presentarse algunas de las situaciones referidas, el INDESA procederá
conforme a lo establecido en los artículos 41 y 42 de la Ley 80 de 1993, y demás
normas que regulen la materia, debiendo en todo caso, como ya se anotó en
párrafos anteriores justificar la necesidad de acudir a este mecanismo.
ARTICULO 17. CONTRATACIÓN DE EMPRÉSTITOS: Son aquellos contratos mediante
los cuales una Entidad u organismo, estatal, recibe en calidad de préstamo
unos recursos en moneda legal o extranjera, con plazo para su pago.
En caso de que el INDESA requiera la contratación de empréstitos, estos se
celebraran con arreglo a las normas que regulan la materia, de manera
especial lo contemplado en el parágrafo 2 del artículo 41 de la ley 80 de 1993,
el artículo 20 de la ley 1150 de 2007 y el Decreto 1510 de 2013.
ARTICULO 18. CONTRATO INTERADMINISTRAVOS: de acuerdo con las normas
vigentes que rigen la contratación de las Entidad es y organismos estatales,
articulo 209 de la Constitución, en el literal c, numeral 4 artículos 2 de la ley 1150
de 2007, modificado por el artículo 92 de la Ley 1474 de 2011, en el artículo 76
del decreto 1510 de 2013, el INDESA podrá celebrar directamente contratos
interadministrativos con cualquiera de las Entidad es señaladas en el Artículo 2
de la ley 80 de 1993, siempre que las obligaciones contractuales a realizar
tengan relación directa con el objeto de la Entidad ejecutora.
Para los contratos interadministrativos se requerirá el procedimiento que se
describe a continuación.
49
Los pagos señalados con un asterisco no aplican cuando se trate de los
denominados convenios interadministrativos de cooperación y en
consecuencia se omitirán cuando se adelante el proceso por este sistema.
Las garantías no serán obligatorias en los contratos interadministrativos salvo que
la complejidad del objeto así lo aconseje según lo establecido en el artículo 77
del Decreto 1510 de 2013.
ARTICULO 18.1. PROCEDIMIENTOS CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS.
• Verificar la inclusión del requerimiento en plan de compras cuando a ello
haya lugar.
• Solicitud de cotizaciones cuando a ello haya lugar.
• Realización del estudio de mercado.
• Elaboración del estudio previo.
• Certificado de disponibilidad presupuestal.
• Solicitar documentos al representante legal o delegado, en la Entidad
con la cual se va a celebrar el contrato.
• Verificar el cumplimento de los requisitos legales.
• Elaborar el contrato y hacer seguimiento.
• Constitución de garantía cuando haya lugar.
• Suscribir acta de inicio.
• Supervisar la ejecución y el cumplimiento del objeto del contrato.
• Realzar la liquidación bilateral o de común acuerdo.
ARTICULO 19. CONTRATOS PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTIFICAS Y
TECNOLOGICAS: cuando el INDESA requiera la contratación para el desarrollo
de actividades científicas y tecnológicas, dará aplicación a lo establecido en
el literal e, numeral 4 Articulo 2 Ley 1150 de 2007, el artículo 79 del decreto 1510
de 2013 y las normas especiales que regulen la materia.
ARTICULO 20. CONTRATACIÓN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE
OFERENTES: De conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.4.9., del Decreto 1082 de
2015, el INDESA podrá utilizar esta causal de contratación directa cuando se dé
alguna de las siguientes circunstancias:
• Cuando no exista más de una persona inscrita en el Registro Único de
Proponentes (RUP).
• Cuando sólo exista una persona que pueda proveer el bien o el servicio
por ser titular de los derechos de propiedad industrial o de los derechos
de autor, o por ser, de acuerdo con la ley, su proveedor exclusivo.
• La dependencia que requiere la contratación justificará la aplicación de
esta causal, en los estudios previos, lo cual servirá de base para el acto
administrativo que dé inicio al proceso.
ARTICULO 21. CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES, DE
APOYO A LA GESTIÓN, O PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS ARTÍSTICOS QUE
50
SÓLO PUEDAN ENCOMENDARSE A UNA PERSONA NATURAL: Los servicios
profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza
intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las
funciones de la Entidad ; así como los relacionados con actividades operativas,
logísticas, o asistenciales y se encuentran regulados en Literal h, numeral 4 del
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artículo 2.2.1.2.1.4.9 del Decreto 1082 de
2015. Para la contratación de trabajos artísticos que sólo pueden encomendarse
a determinadas personas naturales, la Entidad justificará dicha situación en el
respectivo contrato.
El INDESA podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que
esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado
la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se
trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de
lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.
Para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de
apoyo a la gestión en el INDESA, se seguirá el procedimiento que se describe a
continuación, conforme al artículo 2.2.1.2.1.4.1. del Decreto 1082 de 2015.
ARTICULO 22. ARRENDAMIENTO Y ADQUISICIÓN DE INMUEBLES: Cuando el
INDESA requiera la adquisición o arrendamiento de inmuebles, dará aplicación
a lo establecido en el literal i, numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150, los artículos
2.2.1.2.1.4.10 y 2.2.1.2.1.4.11 del Decreto 1082 de 2015.
El estudio previo deberá contener el análisis de las diferentes alternativas en el
sector. Si el INDESA encuentra inmuebles de similares características, deberá
compararlos para elegir la de menor costo de acuerdo a las características
técnicas requeridas.
ARTICULO 23. ENAJENACIÓN DE BIENES DEL ESTADO. En los procesos de
enajenación de bienes del estado, se podrán utilizar mecanismos de subasta y
en general de todos aquellos mecanismos autorizados por el derecho privado y
los establecido en el decreto 1510 de 2013.
ARTICULO 24. CONTRATO DE COMODATO O PRÉSTAMO DE USO: El Comodato o
préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra
gratuitamente una especie mueble o inmueble, por un tiempo determinado,
para que ésta haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie
después de terminar el uso.
ARTICULO 25. CONTRATOS DE CONCESIÓN: Los contratos de concesión son
aquellos que celebran las Entidad es estatales con el objeto de otorgar a una
persona llamada concesionario la prestación, operación, explotación,
organización o gestión, total o parcial de un servicio público, o la construcción,
explotación o conservación de una obra o bien destinados al servicio o uso
público, así como aquellas actividades necesarias para la adecuada
prestación.
51
ARTICULO 26. CONTRATOS DE FIDUCIA PÚBLICA: Son aquellos que celebran las
Entidad es estatales con sociedades fiduciarias con el objeto de administrar o
manejar los recursos vinculados a los contratos que las Entidad es estatales
celebren y eventualmente generar rendimientos.
ARTÍCULO 27. CONTENIDO DE LOS CONTRATOS: El Asesor Jurídico del Instituto,
elaborará las minutas de los contratos, las cuales se ajustarán a las normas civiles,
comerciales y de contratación estatal que correspondan a la esencia y
naturaleza del respectivo contrato y que deberá contener como mínimo las
siguientes cláusulas:
• Objeto del contrato: Se determinará claramente la naturaleza del contrato y
el objeto de las prestaciones a cargo del contratista.
• Alcance del contrato: Que corresponde a todas las actividades que deben
adelantarse para la ejecución del objeto del contrato; dichas actividades
son muy diferentes a los objetivos o finalidades que se buscan con la
celebración del contrato.
• Obligaciones de las partes: Se relacionarán las obligaciones y alcance el
objeto a cargo de las mismas y el plazo para su cumplimiento.
• Plazo de ejecución del contrato: Se describirá el término en días hábiles o
calendario, meses o años, dentro del cual el contratista deberá cumplir con
las obligaciones relacionadas con la ejecución del objeto del contrato.
Dicho plazo de ejecución se contabilizará a partir del día hábil siguiente a la
suscripción del acta de inicio por el interventor y el contratista.
• Valor total del contrato: Es la contraprestación que el Instituto para el Deporte
y la Recreación de Sabaneta “INDESA” cancelará al contratista por el costo
de los bienes, obras o servicios, incluido el valor correspondiente al IVA,
cuando se cause, en cuyo caso se desagregará.
• Forma de pago: Se pactará la forma como el Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta “INDESA” cancelará al contratista el valor de los
bienes, obras y servicios, determinándose expresa y claramente el trámite
que deberá adelantar el contratista para su reconocimiento y los plazos con
que contará la Entidad para efectuar el pago. En el evento en que se pacte
anticipo, se establecerá la forma de su amortización
ARTICULO 28. MECANISMOS DE COBERTURA DEL RIESGO: Se pactarán en el
contrato, las garantías necesarias para el cumplimiento de las obligaciones
surgidas del contrato según lo establecido en los artículos 110 al 128 del Decreto
1510 de 2013.
a) Cumplimiento: Por el 20% del valor del contrato, por el término de duración y
cuatro (4) meses más.
b) Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados:
Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el término
52
del contrato y seis (6) meses más, sin perjuicio de lo estipulado en la legislación
civil y comercial, conforme la cual, el contratista debe responder por la garantía
mínima presunta, por vicios ocultos, garantizando el buen funcionamiento de los
bienes suministrados.
Dicho término comenzará a contarse a partir de la fecha de la entrega total y/o
puesta en funcionamiento de los bienes objeto del contrato.
De un adecuado manejo, y cumplimiento en los términos y requisitos legales
para la liquidación de los contratos y convenios del Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta “INDESA”, depende que se eviten riesgos derivados
de la realización de las obligaciones, que aún después del fenecimiento del
término de ejecución del objeto continúan existiendo por la naturaleza del
contrato o convenio.
c) Calidad de los servicios: Equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total
del contrato, con una vigencia igual al plazo de este y seis (6) meses más.
d) Estabilidad y calidad de la obra: Equivalente al quince por ciento (15%) del
valor total del contrato, por el término de cinco (5) años contados a partir de la
fecha del Acta de Recibo Final de los trabajos objeto del contrato.
e) Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales:
Equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una
vigencia igual a la del contrato y tres (3) años más.
f) Buen manejo y correcta inversión del anticipo: Cuando se pacte, por el cien
por ciento (100%) del valor del anticipo, por el término del contrato y cuatro (4)
meses más.
g) Pago anticipado: El valor de esta garantía deberá ser equivalente al cien por
ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado,
en dinero o en especie y su vigencia será por el término del contrato y cuatro
(4) meses más.
h) Responsabilidad civil extracontractual: Por el veinticinco por ciento (25%) del
valor del contrato, con una vigencia igual a la del mismo y seis (6) meses más.
NOTA: De acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato se incluirán los
amparos correspondientes en la respectiva garantía única; de igual manera se
podrán incluir otros amparos, según corresponda. El Representante Legal del
Instituto, determinará y justificará en los estudios de conveniencia las garantías
que requiera el contrato en razón de la naturaleza del objeto del contrato y los
riesgos que amenacen el cumplimiento del mismo o riesgos frente a terceros.
Previo a la liquidación del contrato se exige al contratista el cumplimiento de
responsabilidades en cuanto a la ampliación de las pólizas tales como
responsabilidad civil extracontractual o pago de salarios, indemnizaciones y
prestaciones sociales
53
ARTICULO 29. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA: En desarrollo de lo anterior y del
deber de control y vigilancia sobre los contratos que corresponde a las
entidades sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración
Pública, tendrán la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas
con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones. Esta
decisión deberá estar precedida de audiencia del afectado que deberá tener
un procedimiento mínimo que garantice el derecho al debido proceso del
contratista y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las
obligaciones a cargo del contratista. Así mismo podrán declarar el
incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria
incluida en el contrato.
Se pactará el pago a favor del Instituto el equivalente al diez por ciento (10%)
del valor total del contrato, por los perjuicios que pueda causar el
incumplimiento de las obligaciones por parte del contratista.
ARTICULO 30. MULTAS POR INCUMPLIMIENTO: La multa contractual se define
como aquella sanción pecuniaria de la cual puede hacer uso la administración
en ejercicio de su función primordial de ejercer el control y vigilancia de la
ejecución del contrato, con el objeto de constreñir o apremiar al contratista al
cumplimiento de sus obligaciones, una que vez se verifique el acaecimiento de
incumplimientos parciales en vigencia del plazo contractual. Por consiguiente,
la multa contractual tiene como función primordial compeler al deudor a la
satisfacción de la prestación parcialmente incumplida, es decir, tiene una
finalidad eminentemente conminatoria, a diferencia de la cláusula penal,
medida coercitiva mediante la cual lo que se busca no sólo es precaver sino
también sancionar el incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo
del contratista”
En caso de mora en el cumplimiento del plan y/o en caso de mora en el
cumplimiento de las demás obligaciones a cargo del contratista, la Entidad le
impondrá una multa equivalente al 1% del valor total del contrato por cada
semana de mora.
En ningún caso el monto de las multas impuestas al contratista podrá superar el
diez (10%) del valor del contrato.
El simple retardo imputable al contratista dará origen al pago de las multas
previstas en este numeral, sin necesidad de requerimiento alguno para
constituirlo en mora.
El contratista autoriza a la Entidad para que descuente de las sumas que le
adeude, los valores correspondientes a las multas impuestas una vez las mismas
se causen. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la
totalidad del valor de las multas, la Entidad podrá obtener el pago total o
parcial de la multa mediante reclamación de pago ante la compañía de
54
seguros, haciendo efectivo el amparo de cumplimiento otorgado con la
garantía única.
No obstante lo anterior, en el evento en que, a pesar de la mora y de la
causación y efectividad de la correspondiente multa, el contratista logre cumplir
con el objeto del contrato dentro del plazo máximo de ejecución del objeto
contractual previsto en el contrato y si, de otro lado, ha cumplido con la
totalidad de las demás obligaciones a su cargo, derivadas del presente
contrato, la Entidad podrá acordar con el contratista en el acta de liquidación
del contrato, la reducción del valor total de las multas que aún se encuentren
pendientes de pago, hasta en un cincuenta por ciento (50%).
ARTICULO 31. EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL: En los contratos en los cuales
el contratista deba destinar para su ejecución personal dependiente, se
pactará que no existirá vínculo laboral alguno entre éstos y la Entidad.
CAPÍTULO V
GENERALIDADES DE LA SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORÍA
Conceptos De conformidad con el artículo 84 de la ley 1474 de 2011, la
supervisión e interventoría contractual implica el seguimiento de las
obligaciones a cargo del contratista desde el punto de vista técnico, jurídico y
financiero del cumplimiento.
De conformidad con el contenido del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, las
Entidad es públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta
ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor,
según corresponda “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de
prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de
la actividad contractual”
Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, a
aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y
serán responsables por mantener informada a la Entidad contratante de los
hechos o circunstancias que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento
del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
Según las normas legales, que en la actualidad se ocuparon de regular y definir
el tema de la supervisión e interventora, la supervisión consistirá en el
seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el
cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma Entidad estatal
cuando no requieran conocimientos especializados. Para la supervisión, la
55
Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos
de prestación de servicio que sean requeridos.
La interventoría consistirá en el seguimiento técnico que sobre el cumplimiento
del contrato realice una persona natural o jurídica contratada para tal fin por la
Entidad estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimientos
especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensión del mismo
justifique y acorde a la naturaleza del contrato principal, podrá contratar el
seguimiento administrativo, técnico, financiero, contable, jurídico del objeto o
contrato dentro de la interventoría.
Por regla general, no serán concurrentes en relación al mismo contrato, las
funciones de supervisión e interventoría. Sin embargo la Entidad puede dividir la
vigilancia del contrato principal, caso en el cual en el contrato respectivo de
interventoría, se deberán indicar las actividades técnicas a cargo del interventor
y la demás quedara a cargo de la Entidad a través del supervisor.
Teniendo en cuenta la capacidad de la Entidad para asumir o no la respectiva
supervisión en los contratos de obra a que se refiere el artículo 32 de la ley 80 de
1993, los estudios previos de los contratos cuyo valor supere la menor cuantía de
la Entidad , con la independencia de la modalidad de selección, se pronunciará
sobre la necesidad de contar con interventoría.
Los contratos de interventoría podrán prorrogarse por el mismo plazo que se
haya prorrogado el contrato objeto de la vigilancia. En tal caso el valor podrá
ajustarse en atención a las obligaciones del objeto de interventoría, sin que
resulte aplicable lo dispuesto en el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Lo anotado de conformidad con el artículo 85 de la ley 1474 de 2011.
El contrato de interventoría será supervisado directamente por la Entidad
estatal es principio general que las actuaciones del interventor consten por
escrito.
Clases de interventoría: Dependiendo de la persona que desempeñe la
interventoría, está puede ser:
Interna o supervisión: Es realizada por personas que estén vinculadas a la
Entidad , mediante una relación legal o reglamentaria, se trata entonces de
empleados de la Entidad , los cuales son designados para el efecto, en razón
de su experiencia, conocimiento e idoneidad en la ejecución del objeto
contractual.
Externa o interventoría en sí: La realiza un agente externo, el cual puede ser una
persona natural o jurídica, contratada para el efecto, previo proceso de
selección adelantado por la Entidad . Esta clase de interventoría debe ser
justificada por la dependencia responsable del proceso de contratación. La
Entidad debe designar un funcionario para que coordine las funciones del
56
interventor externo. Esta clase de Interventoría es obligatoria para los contratos
de obra que por su cuantía deban ser licitados (Ley 80 de 1983, artículo 32,
numeral 1°, inciso 2°).
Perfil y funciones del interventor y del coordinador Perfil del coordinador de la
interventoría es el de un funcionario de la Entidad con conocimiento y/o
experiencia en el área del objeto contractual.
Son funciones específicas del Coordinador:
• Controlar la calidad en la ejecución del objeto contractual y el
cumplimiento de las obligaciones del interventor.
• Entregarle al interventor externo copia del contrato con sus anexos.
• Realizar los trámites administrativos, presupuestales y financieros que
amparen el compromiso contractual.
• Expedir la constancia de cumplimiento por parte del interventor externo
requerida para efectos de pago.
• Apoyar al interventor externo en la solución de consultas, para resolver
las dudas y dificultades que surjan durante la ejecución del contrato
principal intervenido.
• Evitar la utilización indebida de los recursos públicos por parte del
contratista y en caso de que ocurra es un medio para detectarlo y
sancionarlo.
• Hacer un seguimiento técnico, mediante la aplicación de indicadores,
sobre la forma como se ejecutan los contratos.
• Tomar los correctivos, frente a los incumplimientos y situaciones que se
presenten durante la ejecución del contrato y hacer los ajustes
pertinentes de manera oportuna.
• Revisar el respectivo informe de supervisión presentado por el contratista.
• Realizar el acta de supervisión.
• Elaborar y firmar el informe final, el informe de evaluación individual y el
de evaluación y calificación conjunta y los demás documentos que
produzcan con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas.
ARTICULO 32. PERFIL DEL INTERVENTOR: Los funcionarios delegados para
contratar, al momento de designar y/o contratar un interventor; deben verificar
que sea una persona con experiencia en la ejecución del objeto contractual,
que no haya sido sancionado penalmente por delitos contra la
administración pública, disciplinaria o fiscalmente durante los últimos cinco (5)
años. Quien sea designado como interventor debe conocer los procedimientos
internos del INDESA relacionados con el manejo y trámite de los contratos,
órdenes de pago y demás aspectos inherentes a sus funciones. El interventor
debe conocer las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y 1474 de 2011, sus decretos
reglamentarios y demás normas que la adicionen, modifiquen o sustituyan.
57
ARTICULO 32.1.2. OBJETO: el objeto de la supervisión o interventoría dentro de un
contrato estatal, consiste en realizar un seguimiento detallado del objeto
contractual para verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del
mismo, acatamiento de las especificaciones técnicas ofrecidas y supervisar la
ejecución de las actividades administrativas establecidas en cada uno de los
contratos y la sujeción al presupuesto asignado. Lo anterior, con el objeto de
alcanzar los fines de la contratación estatal y a su vez contribuir en la búsqueda
del cumplimiento de los fines del estado.
Estará inhabilitado el interventor que incumpla el deber de entregar información
a la Entidad contratante relacionada con el incumplimiento del contrato, con
hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados
como conductas punibles, o a que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato. Esta inhabilidad se extenderá por un término de
cinco (5) años, contados a partir de la ejecutoria del acto administrativo que
aso lo declare, previa la actuación administrativa correspondiente (parágrafo 2
del artículo 84 de la ley 1474 de 2011).
El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible
incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de
las obligaciones a cargo del contratista, será solidariamente responsable con
este de los perjuicios que se ocasionen con el incumplimiento por los daños que
le sean imputables al interventor.
ARTICULO 32.1.3. DESIGNACIÓN DEL SUPERVISOR INTERNO. Una vez adjudicado
el proceso de contratación o firmado el contrato respectivo de una
contratación directa, será el Gerente del INDESA, quien ejercerá la supervisión o
intervención y será el encargado de realizar el seguimiento y control del
contrato que se celebre en la Entidad y el contratista.
Las funciones culminan una vez se hayan cumplido en su totalidad y a
cabalidad las obligaciones contractuales o hasta la fecha que expiren la
totalidad de los amparos de la garantía única de cumplimiento.
No podrá ser supervisor y/o interventor quien se encuentre incurso en alguna de
las causales establecidas en la ley 80 de 1993 y el decreto 734 de 2002.
Así mismo, cuando se trate de un contrato de obra pública el Gerente será el
encargado de designar un interventor y/o supervisor de obra quien será el
responsable de velar por el cumplimiento del objeto contractual.
ARTICULO 32.1.4. PROCEDIMIENTOS QUE SE SURTEN DENTRO DE LA ACTIVIDAD DE
SUPERVISIÓN O INTERVENTORIA.
• SEGUIMIENTO DEL ANTICIPO. Para los contratos de obra, concesión, salud
o los que se realicen por licitación pública deberá estarse a lo establecido
en el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011.
58
ARTICULO 32.1.5. DESARROLLO DEL CONTRATO. FACTURAS O DOCUMENTOS
EQUIVALENTES. El interventor verificará que las facturas o documentos
equivalentes presentadas por el contratista, respecto de su valor corresponda a
la ejecución y a la forma de pago establecida en el contrato. Si se encuentra
errores o inconsistencias se solicitará al contratista el cambio de la factura o
documento equivalente, de acuerdo con procedimiento:
Una vez recibida la factura o cuenta de cobro y si se aprecian errores o
inconsistencias de fondo, este deberá devolverla al contratista dentro de los tres
(3) días hábiles siguientes a su recepción indicándole lo errores que contiene,
para que sea corregida por el contratista.
En la comunicación de envió, se fijará el termino perentorio para que el
contratista remita nuevamente la factura o cuanta de cobro debidamente
corregida. En todo caso el término que fije el interventor no podrá ser superior a
cinco (5) días hábiles.
Recibida nuevamente la factura o documento que haga sus veces, se deberá
continuar con el trámite respectivo antes de iniciar el trámite de pago. A partir
de este momento se contabilizará el término para efectuar el pago.
Para el trámite de facturas, se deberá verificar que el contratista se encuentra
al día en el pago de aportes a los sistemas de seguridad social y aportes
parafiscales.
ARTICULO 32.1.6. CONSECUENCIAS DE UNA INADECUADA INTERVENTORÍA: No
hacer Interventoría a los contratos pone en riesgo el cabal cumplimiento de las
funciones administrativas y la correcta aplicación de los recursos públicos,
destinados para la ejecución de los contratos, circunstancia que se agrava
cuando imposibilita al contratante aplicar las cláusulas extraordinarias previstas
en la Ley 80 de 1993, ante la carencia de pruebas.
Una vez se realice el acta de designación de supervisor de contrato, ya sea
interno o externo, su deber, en cumplimiento de los numerales 2 y 10 de artículo
34 de la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario, es el de conocer esta
normatividad y articulo 86 de la ley 1474 de 2011. Ahora bien, en el caso
específico del interventor externo es importante señalar, de conformidad con el
artículo 25 y 53 de la Ley 734 de 2002, que el régimen disciplinario se aplica a
quienes cumplan labores de Interventoría en los contratos estatales.
De no cumplir dicha obligación el servidor público debe responder disciplinaria,
civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuación
contractual en los términos de la Constitución Política de Colombia, artículos
211, 408, 409, 410 y siguientes, Ley 734 de 2002.
ARTICULO 33. LABORES O ACTIVIDADES EXTRAS O ADICIONALES, RELACIONADAS
CON EL OBJETO DEL CONTRATO.
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Si durante el plazo de ejecución del contrato se hace necesario realizar labores
o actividades extras y/o adicionales, la aprobación para su realización estará a
cargo del Gerente y su formalización requerirá una modificación, adición o
prórroga del contrato de acuerdo con lo previsto en la ley 80 de 1993, sin que
esto implique cambio del objeto del contrato.
Se deberá tener en cuenta que la adición en valor del contrato no podrá
superar el cincuenta (50%) del valor inicial expresado en salarios mínimos.
En caso de prórroga, la solicitud deberá remitirse al área asesora Jurídica para
su trámite, mínimo con cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha de terminación
del plazo de ejecución del contrato y con el visto bueno del ordenador del
gasto para su respectiva formalización. Una vez vencido el plazo del contrato,
no podrán bajo ninguna circunstancia continuarse su ejecución o tramitar
adicionales en valor o prorrogas de tiempo.
CAPITULO VI
ETAPA POST CONTRACTUAL LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
ARTICULO 34. CONCEPTO: La liquidación del contrato es el balance del estado
en que quedan registrados los derechos, obligaciones y responsabilidades de
las partes una vez se ha finalizado la ejecución del contrato. Es el balance de la
forma como se ejecutó el objeto contractual y de cómo quedan las
obligaciones de las partes al término de esa ejecución. Esa liquidación se surte
mediante un acta, la cual es importante porque hay una relación jurídica en el
tiempo que se ha terminado y que debe finiquitarse a través de la liquidación.
La liquidación debe abarcar el balance no sólo del debe y haber, sino que
comprende el balance de la totalidad de las obligaciones a cargo de las partes,
como fueron ejecutadas y el estado en que las mismas quedan. La liquidación
debe indicar claramente cuál es el contrato que se está liquidando, el monto
del mismo, cuál era su objeto y que fue lo que se recibió, en cuánto tiempo se
ejecutó el contrato, por qué valor se ejecutó, que obligaciones entre las partes
quedan pendientes, cuales quedan a cargo del contratista y de la Entidad
contratante, que responsabilidades subsisten después, por cuánto tiempo y el
balance económico y financiero del contrato.
Previo a la liquidación del contrato se exige al contratista el cumplimiento de
responsabilidades en cuanto a la ampliación de las pólizas tales como:
Responsabilidad civil extracontractual o pago de salarios, indemnizaciones y
prestaciones sociales.
El acta de liquidación es importante porque es el instrumento jurídico a través
del cual puede hacer valer lo que las partes deben, el pago de multas,
60
sanciones por incumplimiento, es decir, que lo que no quede en el acta de
liquidación no puede reclamarse sino por vías judiciales. Igualmente es
importante para determinar los plazos de caducidad de las acciones
contractuales, y presta mérito ejecutivo. El funcionario público que no liquide
oportunamente un contrato es responsable disciplinaria y fiscalmente por ese
hecho.
ARTICULO 34.1. CUALES CONTRATOS DEBEN LIQUIDARSE La obligación de liquidar
los contratos estatales está definido en el artículo 60 de la Ley 80 de 1993, el cual
consagra que deben liquidarse todos los contratos de tracto sucesivo, es decir,
aquellos cuya ejecución tenga un plazo en el tiempo y los de ejecución
instantánea que hayan sido ejecutados por instalamentos. En sentido contrario,
los contratos de simple ejecución instantánea no hay que liquidarlos.
La liquidación del contrato es una obligación legal, por lo tanto, en los casos en
los cuales la ley establece tal obligación, debe liquidarse el contrato.
ARTICULO 34.1.2. OPORTUNIDAD PARA LIQUIDAR UN CONTRATO - ARTÍCULO 11,
LEY 1150 DE 2007: El contrato debe liquidarse en el plazo establecido para la
liquidación, el cual se cuenta a partir de la terminación del plazo contractual,
es decir, que el contrato debe liquidarse cuando se termina. El hecho es siempre
la terminación y de ahí empieza a contar el término establecido en el contrato.
Si el contrato no establece plazo para la liquidación se aplica los cuatro (4)
meses que otorga la ley para liquidar de común acuerdo el contrato.
En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa
notificación o convocatoria que le haga la Entidad , o las partes no lleguen a
un acuerdo sobre su contenido, la Entidad tendrá la facultad de liquidar en
forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo –C.C.A
Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación,
la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años
siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de
mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136
del Código Contencioso Administrativo - C.C. A.
Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por
mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en
relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.
ARTICULO 34.1.3. LIQUIDACIÓN BILATERAL. La Ley establece como mecanismo
normal la liquidación bilateral. Ésta se realiza mediante acta de liquidación, que
61
debe contener como mínimo encabezado, balance financiero, garantías
vigentes, y declaración de estar a paz y salvo las partes.
ARTICULO 34.1.4. LIQUIDACIÓN UNILATERAL. En los casos que el contratista no
esté de acuerdo con los términos de la liquidación puesta en su conocimiento
en la etapa de liquidación bilateral y esas diferencias, que deben ser de fondo,
no pueden ser superadas, se procede a realizar la liquidación unilateral
mediante resolución motivada susceptible de recurso de reposición.
La resolución debe contener como mínimo el encabezado, los considerandos
(se expresan los motivos o razones por las cuales se llega a una liquidación
unilateral, además los aspectos que se consideraron en el borrador del acta de
liquidación bilateral) y la parte resolutiva. En este acto las partes no se declaran
a paz y salvo, sino que en firme el mismo, el contrato queda liquidado. Ya que
es una resolución a la cual le procede recurso el contratista debe estar
notificado de acuerdo con el Artículo 44 y siguiente del Código Contencioso
Administrativo.
FORMAS DE TERMINACIÓN DE LOS CONTRATOS.
ARTICULO 35. POR LA EJECUCIÓN SATISFACTORIA DEL OBJETO: En primer lugar, el
contrato se termina cuando se ha ejecutado o satisfecho la totalidad del objeto
contratado. Si el contrato cumple el objeto antes del vencimiento del plazo, en
el momento de la ejecución total debe liquidarse.
ARTICULO 35.1. POR VENCIMIENTO DEL PLAZO: La segunda forma de terminación
es por vencimiento del plazo del contrato. Una vez vencido el plazo del contrato
no hay más ejecución o posibilidad de que las partes puedan ejecutar el mismo.
Si el plazo no es ampliado antes del vencimiento del contrato, cualquier
ampliación posterior no tiene validez por haberse extinguido, es decir, que
cualquier acuerdo debe hacerse dentro de la vigencia del contrato estatal.
ARTICULO 35.1.2. TERMINACIÓN ANORMAL DEL CONTRATO: La tercera forma de
terminación de un contrato es la terminación anormal del mismo. Existen tres
eventos en los que se termina anticipadamente el contrato.
1. Está la declaratoria de caducidad.
2. La terminación unilateral.
3. La terminación anticipada. La declaratoria de caducidad sólo procede
por incumplimiento grave del contratista.
Cuando se produce la declaratoria de caducidad del contrato, la
administración para evitar que se paralice el servicio o haya afectación grave
del servicio puede tomar medidas como intervenir en el servicio.
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Necesariamente después de declarar la caducidad, por terminarse el contrato
debe procederse a su liquidación.
En los contratos de prestación de servicios en al tercer (3) llamado de NO
CONFORMIDAD, se procederá a la terminación unilateral del contrato.
ARTICULO 35.1.3. LA TERMINACIÓN UNILATERAL: Está referida a la ocurrencia de
las causales previstas en la Ley 80 de 1993, las cuales deben estar debidamente
demostradas. En la resolución de terminación unilateral una vez esté en firme, se
ordena la compensación del contratista y la liquidación del contrato.
ARTICULO 35.1.4. LA TERMINACIÓN ANTICIPADA: Se presenta cuando ha habido
declaratoria de nulidad del contrato por parte del juez contencioso
administrativo. Se presenta también cuando ocurra una causal de inhabilidad o
incompatibilidad sobreviniente.
En este caso la administración constata la presencia de la inhabilidad o
incompatibilidad y procede a dar por terminado el contrato en forma
anticipada. La terminación anticipada también ocurre por el mutuo acuerdo
de las partes.
Todas estas actividades tienen su importancia lógica y jurídica y pueden
sintetizarse para efectos prácticos en las siguientes funciones:
• Implementar un sistema para el análisis, seguimiento y control de los
programas de ejecución tendientes a dar cumplimiento con el objeto del
contrato.
• Informar oportunamente y por escrito al dueño del proyecto sobre
anomalías que se detecten en la calidad de los servicios contratados.
• Mantener un conocimiento adecuado a todos los problemas que puedan
afectar el objeto contractual y autorizar los cambios necesarios, y con la
suficiente anterioridad para lograr que se ejecuten de acuerdo con la
calidad, costos y plazos preestablecidos.
• Determinar la necesidad de realizar contrataciones u obras extras o
adicionales y recomendar su ejecución.
• Exigir al contratista el empleo de personal técnico capacitado y el retiro
del que a su juicio sea inconveniente para los intereses del INDESA.
Presentar informes sobre aspectos específicos, bien sea técnicos,
financieros o administrativos.
• Analizar con la gerencia de la Entidad en coordinación con el asesor
jurídico, las reclamaciones presentadas por los contratistas y recomendar
soluciones.
• Elaborar planes de contingencia para atender eventos imprevistos que
puedan afectar la seguridad, calidad, costo o plazo contractual, de
manera que se eviten o mitiguen las implicaciones de tales eventos.
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• Estudiar los incumplimientos de los contratistas y recomendar al INDESA
sobre la aplicación de correctivos, necesidad de declarar la caducidad
o incumplimiento del contrato.
• Certificar las actividades realizadas en cumplimiento del objeto del
contrato, mediante actas mensuales, las cuales se constituyen en
prerrequisito para la ordenación del pago, presentando las actas
elaboradas y revisadas.
• Verificar los documentos soportes del contratista con respecto a los
requerimientos de seguridad social integral establecidos por la ley (ley 789
de 2002 Art 50), y constatar que se encuentre al día con el pago y el del
personal utilizado para la realización del contrato.
• Exigir el cumplimiento del objeto contractual que se desarrolle
cumpliendo con las normas de higiene y seguridad industrial de todo el
personal que tenga acceso.
• Informar oportunamente sobre las anomalías presentadas, durante la
ejecución del convenio.
ARTICULO 35.1.5. LIQUIDACIÓN POR VÍA JUDICIAL: Es aquella practicada por la
Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo. Si la administración no liquidare el
contrato durante los dos (2) meses siguientes al vencimiento del plazo
convenido por las partes o, en su defecto de lo establecido por la ley, el
interesado podrá acudir a la jurisdicción para obtener la liquidación en sede
judicial a más tardar dentro de los dos (2) años siguientes al incumplimiento de
la obligación de liquidar. Únicamente el contratista está legitimado para incoar
esta demanda.
Ahora bien, la competencia para realizar la liquidación radica en cabeza del
jefe de la Entidad contratante, o su delegado, y en el contratista o su
representante legal, quienes deben contar con la suficiente capacidad, a fin
de efectuar los actos de disposición necesarios para lograr el cumplimiento de
los acuerdos a que haya lugar con ocasión de la liquidación contractual
ARTICULO 35.1.6. LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Y LAS GARANTÍAS: Por último
es importante y necesario tener en cuenta, que tanto en el acta de liquidación
por mutuo acuerdo como en la resolución que liquide unilateralmente el
contrato, se exigirá al contratista la extensión o ampliación, si es del caso, de la
garantía del contrato por los amparos allí estipulados, para avalar las
obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato, ya
que aun después de liquidado el contrato la administración puede reclamar por
estos conceptos, se aclara que el contenido de la presente directriz jurídica es
de aplicación no sólo para los contratos del Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta “INDESA”, sino también para los convenios, acuerdos,
alianzas o similares donde se hayan pactado obligaciones o prestaciones de
naturaleza tal, que sea necesaria su liquidación.
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ARTICULO 36. APLICACIÓN DE LAS SANCIONES CONTRACTUALES MULTAS,
DECLARATORIA DEL SINIESTRO DE INCUMPLIMIENTO Y CADUCIDAD.
En caso de que sea necesario aplicar multas, declarar la caducidad o hacer
efectiva cualquiera de las garantías contractuales, la interventoría debe remitir
informe en el que se consigne el estado general del contrato, con indicación
clara y precisa del incumplimiento, requerimientos hechos al contratista, etc.,
garantizando previamente el debido proceso al contratista incumplido.
Para tal efecto el Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta
“INDESA” adelantará las acciones tendientes a obtener el reconocimiento y
pago de las sanciones a que hubiere lugar, estipuladas en las normas
contractuales.
ARTICULO 36.1.1 MULTAS POR INCUMPLIMIENTO: En caso de mora en el
cumplimiento del plan y/o en caso de mora en el cumplimiento de las demás
obligaciones a cargo del contratista, la Entidad le impondrá una multa
equivalente al 5% del valor total del contrato por cada semana de mora.
El contratista autoriza a la Entidad para que descuente, de las sumas que le
adeude, los valores correspondientes a las multas impuestas, una vez las mismas
se causen. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la
totalidad del valor de las multas, la Entidad podrá obtener el pago total o
parcial de la multa mediante reclamación de pago ante la compañía de
seguros, haciendo efectivo el amparo de cumplimiento otorgado con la
garantía única. No obstante lo anterior, en el evento en que, a pesar de la mora
y de la causación y efectividad de la correspondiente multa, el contratista logre
cumplir con el objeto del contrato dentro del plazo máximo de ejecución del
objeto contractual previsto en el contrato, y si, de otro lado, ha cumplido con la
totalidad de las demás obligaciones a su cargo, derivadas del presente
contrato, la Entidad podrá acordar con el contratista, en el acta de liquidación
del contrato, la reducción del valor total de las multas que aún se encuentren
pendientes de pago, hasta en un cincuenta por ciento (50%).
ARTICULO 36.1.2. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPOSICIÓN DE LAS MULTAS:
Advertida cualquiera de las circunstancias anotadas anteriormente por parte
del Representante Legal de la Entidad , informará de tal situación al área
Jurídica y solicitará realizar el trámite correspondiente para la imposición de la
multa, adjuntado el expediente del contrato, informe completo de interventoría
que contenga los hechos y circunstancias en los que se origina el
incumplimiento y copia de los requerimientos hechos al contratista con sus
respectivas respuestas si las hubiere y demás documentos probatorios que
estime pertinentes.
El Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA” a través del
Área Jurídica, mediante acto administrativo motivado, impondrá la multa a que
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hubiere lugar señalando los hechos en que se funda el incumplimiento
correspondiente e instándolo al cumplimiento de las obligaciones pendientes.
Frente a este acto administrativo se concederá el recurso de reposición en los
términos previstos en el Código Contencioso Administrativo, recurso que deberá
ser resuelto por la Entidad antes del vencimiento del plazo del contrato a fin de
que la multa sea descontada de los saldos a favor del contratista.
Si, vencido el plazo, el contratista guarda silencio, se entenderá que la multa ha
sido aceptada y la Entidad procederá a su cobro en los términos previstos
anteriormente.
ARTICULO 36.1.3. OPORTUNIDAD. La imposición de multas procederá dentro del
plazo de ejecución del contrato.
ARTICULO 36.1.4. DECLARATORIA DEL SINIESTRO DE INCUMPLIMIENTO: Para estos
efectos se adelantará el procedimiento descrito anteriormente para la
imposición de multas.
En este proceso, hará parte adicional a la Entidad contratante y el contratista
el garante del cumplimiento del contrato (compañía de seguros, Entidad
bancaria, etc.), debiéndose informar previamente de los hechos de
incumplimiento del contrato por parte del Representante Legal y del interventor
del contrato Adicional a los informes referidos en el procedimiento para la
imposición de multas, para este caso particular y antes de la solicitud al Área
Jurídica de la declaratoria del siniestro de incumplimiento, el Representante
Legal deberá cuantificar el valor del daño o siniestro, teniendo como base el
objeto, alcance y valor pactados en el contrato.
ARTIUCLO 37. CADUCIDAD. Procede cuando se presenten las causas
expresamente contenidas en el artículo 18 de la ley 80 de 1993. En este evento
la declaratoria se hará mediante acto administrativo motivado, agotando
previamente el debido proceso.
ARTIUCLO 38. MEDIDAS DE TRANSPARENCIA EN LA CONTRATACIÓN Y
SUPERVISIÓN: La gestión contractual de la Institución permanecerá publicada
en la página web institucional, así como en la página del Sistema Electrónico de
Contratación Pública SECOP, con el fin de mantener la información sobre los
contratos importantes a disposición del público para mejorar los controles, por
los medios de comunicación y la sociedad civil.
La Institución cuenta con un manual de contratación y manual para la función
de supervisión, que establece las políticas institucionales, debidamente definido
y divulgado; el mismo soporta los lineamientos formalmente establecidos en
materia contractual.
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Toda gestión contractual que se pretenda iniciar en la Institución se sujetará a la
identificación de la necesidad del contrato, a los recursos presupuestales
disponibles para su financiación, a su relación o ajuste en el Plan de Compras y
a la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos (técnicos,
económicos y jurídicos) que se requieran para la contratación en particular.
Todos los contratos suscritos por la Institución cuentan con el aval jurídico antes
de su formalización.
Como medida para el fortalecimiento de los procesos de planeación
precontractual; dar claridad en las reglas de participación de los oferentes
en los procesos contractuales; contribuir a la reducción de controversias
judiciales y extrajudiciales en contra de la Institución, en todos los procesos
contractuales se determinarán las responsabilidades en cabeza de cada una
de las partes frente a la posible ocurrencia de riesgos propios de la ejecución
del objeto contractual y el establecimiento de condiciones y reglas claras en
materia de riesgos previsibles que, al incluirse dentro de los derechos y
obligaciones surgidos al momento de contratar, excluyan dichas circunstancias
– si ocurren – de la posibilidad de alegar desequilibrios económicos de los
contratos, reduciendo las consecuencias económicas y litigiosas frecuentes en
los mismos. El contrato solo inicia su ejecución cuando cuenta con la
formalización legal entre las dos partes.
El contrato cuenta con un interventor que valide su correcta ejecución y el
cumplimiento de las condiciones pactadas.
Todo cambio en las condiciones del contrato suscrito inicialmente queda
registrado formalmente con la aceptación de las dos partes.
Los contratos son respaldados con pólizas de cumplimiento y garantía suficientes
de acuerdo con el monto de la contratación.
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES VARIAS
ARTICULO 39. ARCHIVO DE LOS CONTRATOS: Teniendo en cuenta que la
actividad contractual se desarrolla al interior del Instituto para el Deporte y la
Recreación de Sabaneta “INDESA”, a través del Representante Legal de la
Entidad , en quien por ende, está delegado el procedimiento y trámite para la
celebración, perfeccionamiento y legalización de los contratos, y quien
además, es el responsable de su ejecución, conjuntamente con el interventor
designado, la custodia, administración, archivo y control de los contratos, por
funcionalidad, se realizará en el archivo de la Entidad .
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De acuerdo con lo anterior, una vez perfeccionados y legalizados los contratos,
el contratista encargado del archivo, remitirá previa radicación, el contrato
original con todos sus soportes, debidamente foliados, a fin de iniciar el trámite
de custodia, administración, archivo y control del mismo.
El expediente del contrato permanecerá en el archivo de la Entidad , durante
el término de ejecución, en el que se continuará archivando todos los
documentos correspondientes a esta etapa, tales como: Acta de inicio,
informes de interventoría, actas de pago, comunicaciones del contratista,
requerimientos, actas de suspensión, adiciones, sanciones, acta de terminación,
acta de liquidación etc.
Una vez terminado y liquidado el contrato, el expediente completo deberá ser
remitido para su archivo definitivo a la oficina de Archivo de Correspondencia
y bienes del Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA”.
El Gerente, implementará el procedimiento administrativo necesario para la
custodia y archivo de los contratos durante su ejecución y liquidación, tales
como: recurso humano, espacio y condiciones físicas de archivo etc.
La Oficina de Archivo velará por la custodia, administración, archivo y control
de los contratos, so-pena de las acciones penales, civiles, administrativas y
disciplinarias que correspondan, por el deterioro anormal, pérdida o mutilación
de los contratos.
En todo caso, la responsabilidad de la custodia, administración, archivo y control
de los contratos en ejecución hasta su liquidación radicará en la Oficina de
Archivo y Bienes de la Entidad .
ARTICULO 40. INFORMES RELACIONADOS CON LA CONTRATACIÓN: Los siguientes
son los informes relacionados con la contratación que debe rendir la Oficina
encargada de la contratación ante las Entidad es de control: Presentará dentro
de los primeros ocho (8) días hábiles de cada mes, Informe consolidado de la
contratación del Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta
“INDESA”. Para tal efecto, la oficina encargada de contratación rendirá
cuentas, con la información contenida en la base de datos del área de
contratación dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes a la
contraloría General de Antioquia por medio del sistema Gestión Transparente o
del medio que esta Entidad así lo designe.
ARTICULO 41. SANEAMIENTO DEL PROCEDIMIENTO. Cuando La Entidad detecte
irregularidades en la forma como se ha llevado a cabo el proceso de selección
de que se trate y en aras de garantizar los principios que rigen la contratación,
podrá sanear el proceso ordenando que el mismo se retrotraiga a la etapa
correspondiente con el propósito de ejecutarla correctamente, o cuando ello
implique un traumatismo inconveniente para los intereses de La Entidad y/o de
los participantes, se adopten las medidas de buena administración que
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permitan remediar el inconveniente presentado, sin alterar la esencia del
procedimiento de selección.
Parágrafo 1: De no ser posible sanear el procedimiento de conformidad con lo
dispuesto en el presente artículo, La Entidad , a la luz de los principios
contractuales y sin que por ello pueda entenderse que se afecta de alguna
manera a los proponentes, se ordenará la terminación del proceso en el estado
en que se encuentre, pudiendo iniciarse un nuevo proceso.
Parágrafo 2: A efectos de velar por la legalidad de los procesos de selección, la
Oficina Jurídica podrá intervenir en los mismos en todos los casos y en cualquier
etapa, para revisar la legalidad del proceso y formular las recomendaciones
que fueren del caso.
ARTICULO 42. DE LA DEBIDA CELEBRACIÓN DE CONTRATOS: el Representante
Legal y oficina de asesoría, al momento de iniciar el trámite de los contratos de
la Entidad , determinarán adecuadamente la modalidad, causal y el
procedimiento correspondiente, teniendo en cuenta la naturaleza del objeto a
contratar, la cuantía y los criterios de evaluación, de tal forma, que no se
evadan los procedimientos de la convocatoria pública cuando legalmente
corresponda.
Así mismo, deberán verificar en la base de datos general de la contratación del
Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA” de la
correspondiente vigencia, la celebración de contratos con el mismo objeto y
cuyo valor sumado con la contratación que se pretende celebrar no supere los
montos de la mínima cuantía; en caso de superarse este tope, deberá
adelantarse la convocatoria pública correspondiente, con las excepciones
previstas en la ley.
Los funcionarios referidos en el presente artículo serán responsables, en principio,
por la omisión de adelantar los procesos de contratación por convocatoria
pública cuando la ley así lo exija, haciéndose acreedores a las sanciones
penales, fiscales y disciplinarias que de ello se deriven.
ARTÍCULO 43. DELEGACIONES. El Representante Legal del Instituto para el
Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA”, delega en la oficina asesora,
el trámite e impulso de la contratación de su competencia.
El Representante Legal y la Oficina Jurídica la cual es la encargada de dar el
visto bueno a la contratación de la Entidad , serán las responsables por sus
actuaciones u omisiones contrarias a la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007, ley 1474
de 2011 y Decreto 1510 de 2013 y demás normas que la reglamenten o
complementen.
ARTÍCULO 44. COMPETENCIA ESPECIAL. A través del Representante Legal de la
Entidad y oficina Jurídica deberán canalizar los procesos de contratación de
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suministro y adquisición de bienes y servicios que requieran para su
funcionamiento y para el desarrollo de sus programas y proyectos.
Igualmente, a través de la Oficina Jurídica se adelantará la contratación de
obra civil, consultoría e interventoría para proyectos de obra que requiera la
Entidad , para el desarrollo de sus programas y proyectos.
ARTÍCULO 45. PUBLICIDAD DEL PROCEDIMIENTO EN EL SECOP: De conformidad
con lo estipulado en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013, los
funcionarios responsables del trámite de los procesos de contratación en El
Instituto para el Deporte y la Recreación de Sabaneta “INDESA”, serán los
encargados de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos
asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente
sometidos a reserva, para el efecto deberán realizar las publicaciones en la
página web del Portal Único de Contratación – SECOP –
www.colombiacompra.gov.co. Los documentos e información que deben
publicarse, según corresponda a cada modalidad de selección.
La publicación del informe de evaluación se realizará durante un (1) día hábil
para el proceso de mínima cuantía y durante tres (3) días hábiles para los
procesos de concurso de méritos, y selección abreviada, y cinco (5) días hábiles
para el proceso de licitación pública.
ARTÍCULO 46: DEDUCCIONES:
• Retefuente de compras 2.5% o 3.5% dependiendo del Rut
• Reteiva 15% del IVA
• Pro cultura 1%
• Pro adulto mayor 2% este se les realiza a todos los proveedores de
servicios o compras
• Reteica dependiendo del Código Comercial.
CAPITULO VII
GLOSARIO
A continuación, se definen algunos vocablos de utilización frecuente en los
procesos contractuales, con el fin de facilitar el uso de esta herramienta y
homogenizar el vocabulario que frecuentemente se emplea en la actividad
contractual.
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ACTA DE INICIO: Es el documento en el cual se deja constancia del inicio de la
ejecución del contrato, previo cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento, legalización y ejecución, que permiten la iniciación formal
de actividades.
ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento expedido por quienes suscribieron el
contrato, mediante el cual se acuerda la interrupción temporal del mismo,
cuando se presenta una circunstancia especial y ajena a las partes que lo
amerite, previo visto bueno del interventor o supervisor del contrato, según sea
el caso. En la misma deberán incluirse las razones que sustentan la suspensión
del contrato, así como la fecha exacta de la reanudación del mismo.
ACTA DE REINICIACIÓN: Es el documento mediante el cual se levanta la
suspensión y se ordena la reiniciación de las actividades, debidamente firmada
por las partes. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.
ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es el documento suscrito por el representante legal del
INDESA, el supervisor del contrato y el contratista, en el que se refleja el balance
de la ejecución financiera del contrato o corte de cuentas entre las partes, con
sujeción a lo previsto en este manual.
ADENDA: Son los documentos mediante los cuales la Entidad con posterioridad
a la apertura de un proceso, aclara o modifica las condiciones de la
contratación del pliego de condiciones. Las adendas una vez publicadas hacen
parte del pliego de condiciones.
De acuerdo con el artículo 220 del decreto 019 de 2012, dentro del plazo de la
licitación cualquier interesado pueda solicitar aclaraciones adicionales que la
Entidad contratante responderá mediante comunicación escrita, la cual
remitirá al interesado y publicará en el Sistema Electrónico de Contratación
Pública - SECOP para conocimiento público.
ADJUDICACIÓN: Es la decisión que pone término a un proceso de selección,
por medio de la cual se determina la persona natural o jurídica que resultó
favorecida, por ser la propuesta más favorable para el INDESA.
ADJUDICATARIO: Es el proponente que resulta favorecido con la adjudicación
dentro de un proceso de selección.
ADICIÓN: Modificación del valor de los contratos que se encuentran en
ejecución con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, la cual no
podrá ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en salario
mínimo mensual legal vigente (SMLV). Debe constar en un documento firmado
71
por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y ejecución
del contrato. Supone la modificación de la póliza, si hubo lugar a ella.
ANTICIPO: Valor pactado en los contratos, y que el INDESA entrega al contratista
en calidad de préstamo, para ser amortizado en cada pago. El anticipo no
podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
ÁREA QUE REQUIERE LA CONTRATACIÓN O ÁREA REQUIRENTE O ÁREA
RESPONSABLE: Es aquella dependencia del INDESA que elabora los estudios
previos de la contratación, en donde se encuentra la necesidad que se
pretende satisfacer.
ASIGNACIÓN DEL RIESGO. Es el señalamiento que hace la Entidad de la parte
contractual que deberá soportar total o parcialmente la ocurrencia de la
circunstancia tipificada, asumiendo su costo.
AUDIENCIA PÚBLICA: Sesión pública dedicada a debates, presentación de
alegatos, así como a pronunciamiento de decisiones.
BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS UNIFORMES Y DE COMÚN
UTILIZACIÓN: Corresponden a aquellos que poseen las mismas especificaciones
técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas
y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos.
CADUCIDAD: Cláusula excepcional que se aplica como sanción por
incumplimiento al contratista, cuando se afecte de manera grave y directa la
ejecución del contrato y se evidencie que puede conducir a la paralización. Se
declara mediante acto administrativo debidamente motivado en el que se dará
por terminado el contrato y se ordenará su liquidación en el estado en el que se
encuentre.
CDP: Es el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, cuya función o propósito
es el reservar recursos presupuestales para la celebración de un contrato
orientado a la ejecución de un proyecto o un programa específico, sin el cual
dicho proyecto o programa no se puede llevar a cabo.
CONCURSO DE MÉRITOS. El concurso de méritos es el procedimiento aplicable
para la selección de consultores. En los términos previstos en la ley 80 de 1993,
artículo 32, numeral 2, se entiende por contrato de consultoría:
CONTRATACIÓN DIRECTA. Contiene unas particularidades específicas,
determinadas por el Decreto 1510 de 2013. Procede siempre y cuando concurra
alguna de las siguientes causales.
CONTRATO: Acuerdo de voluntades mediante el cual se crean obligaciones.
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ESTIMACIÓN DEL RIESGO: Es la valoración, en términos monetarios o porcentuales
respecto del valor del contrato, que hace la Entidad de ellos, de acuerdo con
la tipificación que ha establecido. Analiza además la forma en que se recobrará
el equilibrio contractual cuando se vea afectado por la ocurrencia del riesgo.
INTERVENTOR: Se entiende como agente que controla, vigila, supervisa o
coordina la ejecución del contrato con el ánimo de que este se cumpla a
cabalidad o por el contrario, cuando hay dificultades, se tomen las medidas
que sean pertinentes para requerir y sancionar a los contratistas incumplidos.
LICITACIÓN PÚBLICA: La regla general para la escogencia de contratistas es la
Licitación Pública, salvo que el contrato a celebrar se encuentre entre las
excepciones previstas para la selección a través de las otras modalidades.
LIQUIDACIÓN: es el procedimiento mediante el cual, una vez concluido el
contrato, las partes verifican en qué medida y de qué manera se cumplieron las
obligaciones de él derivadas con el fin de establecer si se encuentran o no en
paz y salvo por todo concepto relacionado con su ejecución.
Otro Sí: Implica una modificación o una forma de interpretación sin alteración
sustancial al objeto. No implica por si solo alteración alguna en valor ni tiempo
de ejecución. Opera para todo tipo de obligaciones.
PAGO ANTICIPADO: Es la retribución parcial e inicial que el contratista recibe. La
finalidad de este pago es extinguir parcialmente y en forma anticipada la
obligación a cargo del ente que contrata, mediante la entrega de parte del
precio total o como un primer contado.
PLAZO: Tiempo específico en el que han de realizarse cuantos trámites sean
necesarios y exigidos para una actividad en concreto, fuera del cual ello ya no
será posible.
PRORROGA: Plazo por el cual se continúa o se prolonga en el tiempo; renovar
una relación jurídica implicando a todas las partes obligadas. Implica adicionar
más valor y más tiempo para que se desarrolle el mismo objeto contractual.
RESOLUCIÓN DE ADJUDICACIÓN: Acto administrativo por medio del cual se
adjudica un contrato a una persona determinada.
RESOLUCIÓN DE APERTURA: Es un acto de trámite muy importante; señala el
término de la licitación. Es un acto administrativo que profiere el representante
legal de la Entidad . En los considerados se deben incluir las exigencias previas;
por ser un acto de trámite no tiene recursos, se puede demandar en acción de
nulidad.
RIESGO IMPREVISIBLE. Son aquellos hechos o circunstancias donde no es factible
su previsión, es decir el acontecimiento de su ocurrencia, estos riesgos deberán
estar considerados como costo del contrato en el ítem de gastos contingentes.
73
RIESGO PREVISIBLE. Son los posibles hechos o circunstancias que por la
naturaleza del contrato y de la actividad a ejecutar es factible su ocurrencia,
esta corresponde a la estimación y asignación de los riesgos previsibles, así como
su tipificación.
RUBRO O POSICIÓN PRESUPUESTAL: Es aquella parte del presupuesto a la cual
afecta específicamente el desarrollo de un contrato o el valor del mismo.
SECOP (Sistema Electrónico para la Contratación Pública). El Portal Único de
Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico
para la Contratación Pública – SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el
artículo 3 de la Ley 1150 de 2007. Se trata de un sistema electrónico que permite
la consulta de información sobre los procesos contractuales que gestionan,
tanto las Entidad es del Estado sujetas al Régimen de Contratación establecido
en el Estatuto General de Contratación, como las que voluntariamente
coadyuvan a la difusión de la actividad contractual.
SELECCIÓN ABREVIADA: Corresponde a la modalidad de selección objetiva
prevista para aquellos casos en que, por las características del objeto a
contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del
bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para
garantizar la eficiencia de la gestión contractual.
SICE: (Sistema de Información para la Contratación Estatal). El SICE es un sistema
de información que integra todos los datos relevantes de proceso de
contratación estatal, permitiendo su autorregulación, control institucional y
publicidad de las operaciones.
SUBASTA INVERSA: Certamen presencial o electrónico en el cual cada
participante realiza lances sucesivos mediante los cuales reduce su precio en
favor de la administración. Dicho certamen concluye cuando existe un menor
valor definitivo.
TIPIFICACIÓN DEL RIESGO: Es la enunciación que la Entidad hace de aquellos
hechos previsibles constitutivos de riesgo que en su criterio pueden presentarse
durante y con ocasión de la ejecución del contrato.
Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del
bien o servicio.
TIPO DE POSICIÓN: Define cómo se controla el aprovisionamiento para una
posición de material o de servicio y pueden ser: para contratación de servicios,
en blanco para compra de materiales (bienes).
VEEDURÍAS CIUDADANAS EN LA CONTRATACIÓN ESTATAL: Establecidas de
conformidad con la ley, pueden adelantar la vigilancia y el control en las etapas
preparatoria, precontractual y contractual del proceso de contratación. Es
obligación de las Entidad es estatales de convocarlas para adelantar el control
social a cualquier proceso de contratación, para lo cual la Entidad debe
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suministrar toda la información y la documentación pertinente que no esté
publicada en la página Web de la Entidad .
APLICACIÓN DEL MANUAL. Los procesos contractuales en curso podrán
continuar desarrollándose bajo los parámetros de la ley 80 de 1993, ley 1150 de
2007, ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013 hasta la celebración de los
respectivos contratos.
VIGENCIA Y DEROGATORIAS. El presente manual de Contratación se someterá
en relación con los vacíos que pudiere presentar, a lo consagrado en la ley 80
de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y el decreto 1510 de 2013 por
las normas que las adicionen, modifiquen o reglamenten y rige a partir de la
fecha deroga en su integridad las disposiciones y los actos administrativos que
le sean contrarios.
FIRMA EN ORIGINAL
CARLOS ALBERTO JARAMILLO MONTOYA
GERENTE
Elaboró: Sandra Gutiérrez Marin
Asesora Jurídica – Cotratista