Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MINISTERIO DE RELACIONES

EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.

Ponentes: Hivon Maritza Sanabria

Natalia Muñoz Gómez

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

6. Instrumentos archivísticos.

2. Transferencias secundarias

3. Promoción del Patrimonio Documental

4. Sitio en Intranet

5. Plan de Mejoramiento Archivístico

7. Inventarios Documentales Archivos de Gestión

8. Capacitaciones e-learning

9. Implementación del Protocolo DDHH

10. Instrumentos de gestión de Información

Pública

TEMÁTICA

1. Historia de la gestion documental

Ministerio de Relaciones Exteriores.

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1994-1998

•Organización y clasificación de las carpetas por dependencias y temas en Archivo Central.

•Entrega de archivos de gestión con listados.

Evolución del Archivo Central.

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Clasificación (por dependencia y por tema)

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1999-2002•Elaboración, aprobación e implementación de Tabla de Retención Documental - TRD.

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

2003-2007

• Continúa organización, ordenación y descripción.

• Transferencias primarias con TRD.

• Consultas mas eficientes.

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

2008-2009

Sistema de gestión

de calidad:

Creación y

formalización

de formatos,

procedimientos, guías

, manuales.

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

2010-2017

Archivos de Gestión:Depuración y organización

de archivos de gestión.

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

2010-2017

Servicio al ciudadano:

•Implementación de sistemas de información.

•Premio Gobierno en Línea.

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

1. Historia de la gestión documental Ministerio de Relaciones Exteriores

2018-2020

•Convalidación y aplicación de TRD y TVD.•Elaboración y actualización de instrumentos archivísticos•Instrumentos de Gestión de Información Pública•Implementación del Protocolo de archivos de DDHH•Control y seguimiento de archivos de gestión

2. Transferencias Secundarias.

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Unidad x:

Módulo x:

N° de

Transfer Series DocumentalesFechas

Extremas

N° de

Unidades de

Conservación

N° de

Tomos

N° de

Cajas

1 Copiadores de correspondencia 1900-1965

Colonia y Correspondencia Legaciones

Organismos Internacionales

Reseñas de Pasaportes Bgtá-Manizales – Medellín.

Embajada en Washington

Embajada de Colombia ante Quirinal

Visas.

Correspondencia GM-SG y Reclamaciones

Correspondencia Legaciones, Embajadas y Consulados

Límites y Canal de Panamá

Correspondencia Gobernaciones, Juzgados, Registro

Pasajeros, Policía, Misiones

Límites Costa Rica, Brasil, Ecuador, ETC.

Reseñas de Pasaportes Gobernaciones, Bogotá

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

1745-1908

1824-1969

1926-1965

1901-1968

1910-1965

1810-1969

1753-1965

1742-1903

1814-1970

1739-1961

1918-1970

1871-1972

12

2671

1811

1760

4644

874

7197

1113

59

22

2294

611

6

52

3

36

376

27

145

318

376

225

876

102

869

139

9

445

2. Transferencias secundarias

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

N° de

TransferSeries Documentales

Fechas

Extremas

N° de Unidades

de Conservación

N° de

TomosN° de

Cajas

14 Asilo Haya de la Torres 1933-1954

Copiadores de Correspondencia General

Visas, Tratados, Documentos Históricos, un mapa y un

plano.

Cintas de Audio

Fotografías

Consecutivo de correspondencia y copiadores

Libreta de Pasaportes

Reseñas de Pasaportes Bogotá, Fotografías

Reseñas de Pasaportes Bogotá, Fotografías

Tomos varios temas

Reseñas de Pasaportes Expedidos en Bogotá,

Gobernaciones y Consulados.

Visas

Cartas de Naturaleza y Visas

Reseñas de Pasaportes expedidos en Bogotá,

Gobernaciones y Consulados.

15

16

17

18

19

20 hasta 31

31 hasta 36

37

38 hasta 41

1812-1914

1961-1978

1952-1965

1918-1956

1847-1975

1926-1970

1966-1971

1972-1976

1877-1954

1972-1992

1941-1992

1829-1992

1979-1994

108

1

140

120 Cintas

70 Unidades

183 Libretas

1043

1321

54691

14939

7273

9107

191

0

600

0

5

0

0

0

0

12

49

3

2

95

2

260

335

9776

2542

534

1821

2. Transferencias secundarias

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Módulo x:

TRANSFERNCIAS 41

❑ Carpetas❑ Cintas❑ Fotos❑ Libretas❑ Lomos❑ Cajas❑ Metros L.

111.06012070

1834.357

18.7903.969,40

2. Transferencias secundarias

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Unidad x:

Módulo x:

Cartas de Naturaleza 1829-1994

2. Transferencias secundarias

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Tratados (1821-1978 )

•De amistad•De extradición•De límites•De comercio y navegación•De extinción de tráfico de esclavos.

2. Transferencias secundarias

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Unidad x:

Módulo x:

Reseñas de Pasaportes 1927-1994

2. Transferencias secundarias

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

Copiadores de

Correspondencia

1849-1977

2. Transferencias secundarias

Curso virtual:

Unidad x:

Módulo x:

2. Transferencias secundarias

Solicitudes de Visas 1910-1992

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Unidad x:

Módulo x:

Registro de Pasajeros.

Comisiones colombianas de límites con los países vecinos.

Correspondencia con Legaciones, Embajadas y

Consulados.

Acuerdos: de transporte, de correos, entre otros.

Convenios: de comercio, de cooperación, militares, entre

otros.

Comunicaciones de antecedentes de tratados.

Reclamaciones de Extranjeros.

Actas de asambleas y conferencias.

Consecutivos de correspondencia.

Comunicaciones con otras entidades públicas.

Entre otros.

2. Transferencias secundarias

3. Promoción del Patrimonio

Documental.

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Creación de “Don Patrimonio de la Cruz San Carlos”

3. Promoción del patrimonio Documental

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Módulo x:

•Charlas sobre el Patrimonio documental de la

entidad en el AGN y en la Cancillería

•Publicaciones en la intranet.

3. Promoción del patrimonio Documental

4. Sitio en Intranet

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Unidad x:

Módulo x:

4. Sitio en Intranet

Creación de un sitio en la intranet para promover el patrimonio documental y los temas de gestión documental al interior de la entidad.

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Unidad x:

Módulo x:

5. Plan de Mejoramiento Archivístico.

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Unidad x:

Módulo x:

5. Plan de Mejoramiento Archivístico

OB

SE

RV

AC

IÓN

EV

IDE

NC

IA

1. Programa de Gestión Documental PGD.

Resolución 2144 mayo 2019

2. Tablas de Valoración Documental TVD

Plan de Trabajo TVD

3. Organización de archivos de gestión.

Implementación Hoja de Control

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5. Plan de Mejoramiento Archivístico

OB

SE

RV

AC

IÓN

EV

IDE

NC

IA

4. Historias Laborales

Evidencia capacitación H.C

5. Actos Administrativos.

Procedimiento numeración Actos A

6. Sistema Integrado de Conservación SIC.

Resolución 2144 mayo 2019

6. Instrumentos Archivísticos.

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6. Instrumentos archivísticos

PINAR PGD TRD TVD

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Unidad x:

Módulo x:

6. Instrumentos archivísticos

FUID

CCD

BT

TCA

7. Inventarios Documentales

Archivo de Gestión Share Point.

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7. Inventarios Documentales Archivo de Gestión Share point

8. Capacitaciones e-learning

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8. Capacitaciones E-learning

1

3

2

9. Implementación del Protocolo DDHH

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9. Implementación del Protocolo DDHH.

Registro Especial de Archivos de Derechos Humanos

10. Instrumentos de Gestión de

Información Pública

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10. Instrumentos de gestión de Información Pública

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