Universidad de San Carlos de GuatemalaFacultad de Ciencias Económicas

COORDINACION AREA DE

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

UNIDAD II

MANUALES

ADMINISTRATIVOS

Apuntes de Administración II,

realizado con fines didácticos.

CONCEPTO DE MANUAL

Los manuales administrativos son documentos

que sirven como medios de comunicación y

coordinación que permiten registrar y

transmitir en forma ordenada y sistemática,

información de una organización

(antecedentes, legislación, estructura,

objetivos, políticas, sistemas, procedimientos,

etc) así como las instrucciones y lineamientos

que se consideren necesarios para el mejor

desempeño de las tareas.

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OBJETIVOS

• Fijar por escrito y sistematizar las diversas

políticas y procedimientos de trabajo.

• Servir de medios de comunicación entre la

dirección y los empleados.

• Facilitar la delegación de funciones y la

autoridad

• Simplificar y ordenar el trabajo.

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CLASIFICACIÓN

1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN

a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la infor-mación de más de una organización.

b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a unasola organización y pueden referirse a ella enforma general o a una de sus área en formaespecífica.

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CLASIFICACIÓN

2. POR SU CONTENIDO

a) De organización

b) De normas y procedimientos

3. POR AREAS FUNCIONALES (Deptos.)

a) Dirección

b) Ventas

c) Producción

d) Administración

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GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y

EDICIÓN DE MANUALES

a) Deben hacerse en papel tamaño carta y arenglón cerrado

b) Debe ponerse el nombre de la empresa enel margen izquierdo

c) Todas las hojas deben tener agujeros en elmargen izquierdo

d) Se debe contar con suficientes ejemplares

e) Para la edición se usará el sistema de hojassueltas.

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f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claro

y conciso, que no tenga que recurrirse al

diccionario para aclarar conceptos.

g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos de

los temas

h) Las hojas de los manuales llevaran

numeración correlativa del 1 en adelante. Se

omitirá el número 1 y en el resto se anotará el

número en el margen superior derecho

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GUIAS PARA LA REDACCIÓN Y

EDICIÓN DE MANUALES

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MANUAL

DE

ORGANIZACIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Este tipo de manual contiene información

detallada referente a los antecedentes,

legislación, atribuciones, estructura orgánica,

funciones, organigramas, niveles jerárquicos,

grados de autoridad y responsabilidad, así

como canales de comunicación y

coordinación de una organización.

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CONCEPTO

El manual de organización es un conjunto de

referencias de organización usados

frecuentemente por los directores, tienen

mucha utilidad como instrumentos

administrativos para ayudar a realizar el

trabajo con mayor eficacia.

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OBJETIVOS

• Permiten conocer los medios personales einstrumentales de que dispone la organización.

• Facilitan el conocimiento de la estructura yhacen posible la valoración de los puestos quela integran.

• Posibilitan la acción directiva al establecer loscanales de comunicación.

• Fomentan la motivación al proporcionar acada funcionario una visión global de launidad, un conocimiento completo de su papeldentro de ella.

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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN

Y REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1. Descripción de los elementos de la UnidadAdministrativa: debe principiarse por launidad de más alto nivel jerárquico.

2. Descripción de puestos: debe principiarse porel puesto de trabajo de la autoridad máximade la empresa.

3. Vigencia: fecha a partir de la cual debe serformalmente observado el contenido delmanual.

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4. Sanción de la autoridad superior:aprobación, Vo. Bo. o autorización deaplicación y uso del manual

5. Identificación y presentación: el manual debellevar su carátula e índice de contenido

6. Aspectos de redacción, limpieza y empastado.Se aconseja utilizar hojas movibles que permitanlas modificaciones, cambios y mejoras.

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OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN Y

REDACCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN TECNICA DE

PUESTOS

I. IDENTIFICACIÓN:

− Código del puesto

− Título del puesto

− Ubicación administrativa

− Inmediato superior

− Subalternos

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I. IDENTIFICACIÓN:

• Código del puesto: Este es un número clave que en algunasempresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización

de los mismos. En algunos casos, se otorga el número que

presupuestariamente le corresponde.

• Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (víapresupuesto, nómina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha

denominado el puesto.

• Ubicación administrativa: En este apartado se debe anotar el órganoadministrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde

se le puede localizar.

• Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona dequien recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.

• Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige,supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.

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II. DESCRIPCIÓN

− Naturaleza: (descripción genérica del

puesto)

− Atribuciones: (descripción específica del

puesto)

− Relaciones de trabajo:

− Autoridad:

− Responsabilidades:

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DESCRIPCIÓN TECNICA DE

PUESTOS

II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

• Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales yespecíficos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que

se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este

apartado se define si el trabajo es de naturaleza operativo, apoyo,

técnico, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y

autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisión recibida y/o

ejercida, así como el grado de independencia y criterios necesarios para

el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y evaluadas las labores o

tareas realizadas.

• Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algúngrado de importancia de las tareas o labores que son características del

puesto. En este apartado no se debe pretender incluir todas las tareas o

labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se

describen serán limitativas de lo que debe desempeñar la persona que

ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado

representativo de un puesto en particular y existen varias formas de

enmarcar su descripción.

Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.

Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.

Atribuciones en orden de la más a la menos importante.

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II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:

• Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relacionespúblicas que los empleados deben mantener en el desempeño de sus

atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.

• Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular delpuesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores

en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en

qué grado se afectan sus relaciones de trabajo.

• Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos queinciden en la participación del servidor en la custodia, despacho, uso de

equipo y mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo.

Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía de

utilización.

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III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

(requisitos mínimos exigidos)

a) Educación:

b) Experiencia:

c) Habilidades y destrezas:

d) Otros requisitos:

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DESCRIPCIÓN TECNICA DE

PUESTOS

III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)

• Educacionales o Académicos: Grado de educación escolar, media y/ouniversitaria indispensable.

• Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/otécnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo,

preferentemente se debe dar en función del tiempo de práctica dentro

y/o fuera de la empresa o institución.

• Habilidades: La habilidad debe entenderse como la capacidad mentalpara comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes,

instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relación de trabajo.

• Destrezas: Es la capacidad manual para ejecutar una actividadespecifica; esta función es práctica y tiene relación directa con la

habilidad necesaria y requerida para acometer una acción, actividad o

tarea.

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III ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos)

• Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos estasección, puede servir como complemento a la información otorgada al

aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente.

Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentración y atención

necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular

requerido para el desarrollo de las tareas asignadas.

Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o

desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el

empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su

estado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo

incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros

puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite

requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc

forman este apartado.

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22

I. IDENTIFICACIÓN

Código

Título del puesto

Ubicación administrativa

Jefe Inmediato superior

Subalternos

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Naturaleza:

2. Atribuciones:

3. Relaciones de trabajo

4. Autoridad:

5. Responsabilidades:

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Académicos

2. Experiencia

3. Habilidades y destrezas

4. Otros requisitos

EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN

TECNICA DE PUESTOI. IDENTIFICACIÓN

Código

Título del puesto

Ubicación administrativa

Jefe Inmediato superior

Subalternos

II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

1. Naturaleza:

2. Atribuciones:

3. Relaciones de trabajo

4. Autoridad:

5. Responsabilidades:

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

1. Académicos

2. Experiencia

3. Habilidades y destrezas

4. Otros requisitos

CONTENIDO1. Índice o contenido

2. Introducción

3. Antecedentes de la empresa, unidadadministrativa y manual.

4. Marco jurídico institucional, bases legalesque sustentan el origen de la institución oempresa: (acuerdos, acta de constitución,escritura pública, estatutos, reglamentos)

5. Objetivos del manual

6. Organigramas: general, específico, defunciones y nominal o de puestos

7. Descripción de puestos

8. Glosario

9. Anexos

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MANUAL

DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS

CONCEPTO

Instrumento administrativo de carácter

informativo en el que se presenta la

secuencia procedimental para la ejecución

de las actividades propias de las funciones

de una unidad administrativa o de una

empresa en su conjunto, normatizando las

obligaciones para cada puesto de trabajo y

limitando su área de aplicación y la toma de

decisiones en el desarrollo de las actividades.

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CAMPO DE APLICACIÓN

Es el conjunto de unidades administrativas,

puestos, niveles jerárquicos que tienen

relación con los procedimientos, así como el

área física en la que se desarrollan las

actividades.

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OBJETIVOS GENERALES

Es la descripción clara y concreta del fin

último que pretende alcanzar el manual,

especialmente para uso en la orientación del

trabajo que debe llevar a cabo el empleado.

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NORMAS GENERALES

Es la descripción de los lineamientos querigen o guían la conducta del ejecutor(unidad administrativa, puesto de trabajo)para su actuación externa e interna en larealización de las actividades que integran elprocedimiento.

Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,estatutos y otros instrumentos legales,también prohíbe cualquier acción quecontradiga la normalización del quehacer enlas operaciones necesarias.

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SIMBOLOGIA

Los símbolos son una especie de lenguajeconvencional con los que se designan orepresentan ideas, conceptos, acciones, etc.,

La más común para la elaboración de losdiagramas es de la forma ANSI (AmericanNational Standard Institute) Ha preparado unasimbología para representar flujos deinformación del procesamiento electrónico dedatos, de la cual se han adoptado algunossímbolos para diagramas de flujoadministrativos.

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SIMBOLOS DE LA NORMA ANSI

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INICIO O FIN OPERACIÓN,

ACTIVIDAD O

PROCESO

INSPECCIÓN,

REVISIÓN O

VERIFICACIÓN

CONECTOR

FUERA DE PAGINA

DECISIÓN

ARCHIVO FINAL ARCHIVO

TEMPORAL

DOCUMENTO

ARCHIVO DE

DOCUMENTOS

CONECTOR

DENTRO DE

PAGINA

MULTIDOCUMENTO

ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO

1. DEFINICIÓN: es el titulo que identifica lo que

se va a realizar.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: son todos aquellos

aspectos técnico-administrativos que se

alcanzaran por medio del procedimiento.

3. NORMAS ESPECIFICAS: puede señalarse como

norma , lo relativo al proceso de distribución

de las formas o formularios y sus copias, que

participan en el procedimiento.

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4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:

narración descriptiva, ordenada cronológica y

secuencialmente, de las actividades que le

corresponde realizar a cada puesto o unidad

administrativa. (4 columnas)

Unidad Puesto Paso No. Actividad

5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:

representa gráficamente la participación

directa de cada puesto de trabajo en el

proceso operativo de un procedimiento

determinado

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33

Empresa: Procedimiento: Fecha:

Titulo:

No. de Pasos: Hoja:

No. de Forma: Elaboró:

PUESTO PASO No. ACTIVIDAD

Empresa: Procedimiento: Fecha:

Titulo:

No. de Pasos: Hoja:

No. de Forma: Elaboró:

DEFINICIÓN:

OBJETIVOS ESPECIFICOS:

NORMAS ESPECIFICAS:

Gerente de

RR.HHJunta Directiva

Aspirante o

Solicitante

SI NO

Empresa: Procedimiento: Fecha:

Titulo:

No. de Pasos: Hoja:

No. de Forma: Elaboró:

Gerente de RR.HH Junta DirectivaAspirante o

Solicitante

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INICIO

A

1

2

3

A

B

4

5.2

1FIN

B

5

5.1

CONTENIDO1. Índice o contenido

2. Introducción

3. Campo de aplicación

4. Objetivos generales del manual

5. Normas generales del manual

6. Simbología

7. Descripción de los procedimientos

- Objetivos y normas específicas del

procedimiento.

- Descripción del procedimiento (pasos)

- Flujograma o diagrama de flujo

8. Glosario

9. Anexos35

ALTO

No lo olvides:

“La mejor forma de aprender es

poner en practica los

conocimientos adquiridos”

¡GRACIAS

POR TU ATENCIÓN!