INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Diciembre 5 - 2014

Facultad de Ciencias de la Administración

UNIVERSIDAD DEL VALLE

Certificado N

SC 7267-1

Certificado N

SC 7267-2

Certificado N

SC 7267-3

Certificado N

GP 190-1

INTRODUCCIÓN

La Revisión por la Dirección es un instrumento base para la rendición de cuentas, ya que a través del seguimiento y establecimiento de acciones de mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad (GICUV) se da cuenta a la ciudadanía de la Gestión Universitaria. Para la Revisión por la Dirección, es necesario contar con cierta información previa la cual permitirá realizar análisis sobre la eficiencia, eficacia y efectividad del sistema de calidad y tomar decisiones pertinentes para la mejora del sistema.

AGENDA

1. EVALUACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD.

2. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD.

3. SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE AUDITORÍAS.

4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO.

5. SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.

6. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS.

7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO.

8. REVISIÓN DEL ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

9. CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

10. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA.

11. REVISIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS.

12. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE LA REVISIÓN ANTERIOR

13. CONSIDERACIONES FINALES DEL GICUV.

14. PLAN DE ACCIÓN.

1. POLÍTICA DE CALIDAD

Como se puede evidenciar en la gráfica, existe desconocimiento frente a la política de

calidad y a la difusión de la misma, lo que a su vez lleva a que exista un bajo

entendimiento de la misma en la facultad, la calificación más baja se encuentra en el

rango de DEFICIENTE con calificación de 1,58 puntos.

Figura 1. Entendimiento de la política de calidad.

Con base en la revisión realizadas a 12 dependencias de la Facultad de

Administración. Se obtuvo un promedio de calificación frente al

entendimiento de la política de calidad de 2,50 puntos que corresponde a

una calificación cualitativa de Deficiente.

2,50

1,92

1,58

3,42

0,00

0,50

1,00

1,50

2,00

2,50

3,00

3,50

4,00

Conocimiento de lapolitica de calidad

Entendimiento de laPolitica de calidad

Difusion de la Politica enla Facultad

Contribucion de laslabores en el

cumplimiento de lapolitica

2. OBJETIVOS DE CALIDAD*

De acuerdo a lo anterior, los asuntos de vinculación con el entorno y calidad y pertinencia son los que presentan el menor avance, debido: - No se logro la meta esperada en número de publicaciones en revistas indexadas - No se logro la meta esperada en número de docentes con titulo doctoral - La movilidades de estudiantes en el exterior - Participación de los estudiantes en las actividades de extensión

* Tomado del Plan de acción 2014-I

69%

69%

100%

100%

1. Calidad y Pertinencia

2. Vinculación con el Entorno

3. Modernización de la Gestión Administrativa y Financiera

4. Democracia, Convivencia y Bienestar

5. Fortalecimiento del Carácter Regional

Gráfica 1. Objetivos de Calidad

3. RESULTADO DE AUDITORÍAS

Durante el año 2014 la Facultad no participo del ciclo OCTAVO de auditorías internas de Calidad. Debido a decisión particular del Decano que buscaba una evaluación a todas las dependencias y no a través de muestras aleatorias o frente a los procesos centrales. Durante la AUDITORIA EXTERNA realizada por el ICONTEC, se visitaron los procesos de Formación, Extensión y Calidad; y donde se encontró una No Conformidad en el procedimiento de diseño y desarrollo en actividades académicas de educación continua.

Tabla 1. Acciones formuladas

ACCIONES

1. Acción de corrección en la Facultad de Ciencias

2. Elaborar plan del diseño y desarrollo de los cursos y diplomados creados en la vigencia 2014

3. Realizar revisión de los documentos institucionales que definen el diseño y desarrollo de las actividades de proyección social

relacionadas con la docencia con el fin de identificar las etapas de planificación y control.

4. Actualizar los documentos institucionales del proceso de extensión y proyección

5. Realizar aprobación de los documentos actualizados por parte del responsable del proceso .

6. Realizar socialización ante las instancias pertinentes.

7. Realizar el seguimiento y control a la aplicación del procedimiento definido .

8. Revisar la eficacia de las acciones planteadas para el mejoramiento en el impacto del GICUV

Diseño y Desarrollo

4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO

Satisfacción de usuarios

Para este semestre se planteo desde el Área de calidad de la OPDI, un cambio en las herramientas de medición, con el ánimo de generar una disminución en los trámites y articular los procedimientos existentes, razón por la cual no se realizo la encuesta de satisfacción de los usuarios, si no que se tomo como insumo, los informes de Autoevaluación, para el caso de la Facultad de Ciencias de la Administración se tomo el Informe de Autoevaluación con fines de Renovación de la Acreditación del Programa Académico de Administración de Empresas De acuerdo con dicho informe se logro evidenciar que: La comunidad universitaria conoce y usa los servicios de bienestar los cuales difunde a través de la página web, CD y folletos informativos. Adicionalmente el portafolio de servicios es presentado a los estudiantes en la inducción a estudiantes de primer semestre que se realiza al inicio de cada periodo académico. Con relación a este punto, el 79% de los profesores y el 77% de los estudiantes indica conocer los programas y servicios de Bienestar de la Universidad. Igualmente, la participación de la comunidad académica en los programas y servicios de bienestar es amplia, concentrada principalmente en el restaurante universitario, actividades culturales, recreativas, deportes y servicio médico, tal como se aprecia en las siguientes ilustraciones.

4. RETROALIMENTACIÓN DEL USUARIO

Satisfacción de usuarios

27,3%

34,0%

23,8%

31,1%

38,5%

36,6%

26,3%

38,5%

23,5%

24,5%

9,1%

20,5%

30,0%

32,9%

59,1%

44,7%

42,9%

47,9%

53,8%

48,2%

36,8%

44,7%

41,2%

52,7%

22,7%

35,8%

30,0%

48,3%

13,6%

17,3%

23,8%

15,1%

7,7%

10,7%

36,8%

14,5%

35,3%

19,1%

36,4%

33,7%

40,0%

16,1%

4,0%

9,5%

5,9%

4,5%

2,2%

3,6%

31,8%

10,0%

2,7%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Profesores

Estudiantes

Profesores

Estudiantes

Profesores

Estudiantes

Profesores

Estudiantes

Profesores

Estudiantes

Profesores

Estudiantes

Profesores

Estudiantes

Co

nsu

lta

Mé

dic

a

Co

nsu

lta

Od

on

to

lógi

ca

Ate

nci

ón

Psi

coló

gica

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crea

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De

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rte

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De

sarr

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Hu

ma

no

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rom

oci

ón

Soci

oe

con

óm

ica

Excelente

Buena

Regular

Mala

La característica se cumple Satisfactoriamente. Esta característica se mantiene en comparación con la autoevaluación anterior. La Universidad del Valle cuenta con un programa de Bienestar Universitario accesible para toda la comunidad académica que responden a su política integral de bienestar en materia de salud, apoyos socioeconómicos, cultura, recreación, formación, entre otros. La percepción de calidad de los programas de bienestar universitario es buena y son

usados por la comunidad académica.

Grá

fica

2. R

etro

alim

en

taci

ón

del

usu

ario

5. PROGRAMA DE PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS Y SUGERENCIAS

La Facultad dispone de un buzón, instalado a la entrada del edificio 124, se ha creado el enlace desde la página web de la Facultad a Quejas y Reclamos institucional, sin embargo hay poca participación de la Facultad.

Tab

la 2

. R

esu

men

de

PQ

RS.

TIPO No. % Quejas Tema Oportunidad de

Respuesta

QUEJAS 2 20,0%

Inconformidad metodología profesor

Falla en proceso administrativo

Dependencias/Secciones/Áreas

Cerrada a

tiempo

Cerrada

Retrasada

RECLAMOS 2 20,0% Falla en atención a usuarios en

Dependencias/Secciones/Áreas

Cerradas a

Tiempo

SOLICITUDES 3 30,0% Solicitudes de información Programa Cerradas a

Tiempo

SUGERENCIAS 1 10,0% Mejora Información Solicitud de Documentos

Admitidos

En Tramite

Atrasada

QUEJAS

ESTUDIANTES 0 0,0%

RECLAMOS

ESTUDIANTES 2 20%

Falla en atención a usuarios en Dependencias/Secciones/Áreas

Falla en proceso administrativo Dependencias/Secciones/Áreas

Cerradas a

tiempo

TOTAL 10 100%

6. DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS

El proceso de formación es el de menor porcentaje de logro el cual presenta

quince acciones, de las cuales se encuentran pendiente por cumplimiento:

• Promover la movilidad estudiantil desde y hacia el exterior.

• Incrementar la proporción de doctores en la planta docente

• Mejorar la tasa de graduación del posgrado

0,0 20,0 40,0 60,0 80,0 100,0 120,0

Desarrollo Humano y Bienestar

Extensión y Proyección Social

Formación

Gestión de la Calidad

Gestión de Talento Humano

Investigación y Generación de Conocimiento

Planeación Institucional

Plan de Acción por Procesos

Gráfica 3. Desempeño de los Procesos * Tomado del Plan de acción 2014-II

7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Tabla 4. Conformidad del servicio.

EDIFICIO SALON Falta de

aseo

Poca

Iluminación

Mucha

Iluminación

Equipos en

mal estado

Inadecuada

Climatización

Poco

mobiliarios

Sobrecupo

Estudiantes Ruido

127 204 - - - 1 - - - -

126 16 - - 1 - - - 1 -

127 207 - - - - 1 - - -

126 17 - - 2 - 2 - - -

126 15 - - 1 - - - - -

126 22 - - - - - - - 1

124 Graduados

B - - - - - - - 1

127 205 - - - - 1 - - -

132 419 - - - 1 1 - - -

127 103 - - - 1 1 - - -

127 204 - - - - 1 1 - -

124 110 - - - - 1 - 1 -

124 201 - - - - - - - 1

124 102 - - - - - - 1 -

Total - - 4 3 8 1 3 3

Número de Docentes que Respondieron 68 60,71%

No. Reportes de Dificultades ACADÉMICAS 17 22,37%

No. Reportes de Dificultades ADMINISTRATIVAS 24 31,58%

NINGÚN REPORTE 35 46,05%

Total de Docentes Activos FCA 112 Tabla 3. Porcentaje de Participación docentes.

7. CONFORMIDAD DEL SERVICIO

Grá

fica

4. C

on

form

idad

del

ser

vici

o.

59%

0%

17%

19%

5%

% Presentacion por Dificultad

Espacios no Adecuados

Acceso al Salon

Dificultades academicas

Afectacion a la actividadacademina

bloqueos

Para este semestre y con el ánimo de generar una disminución en los trámites y

articulando los procedimientos existentes, desde el área de calidad de la OPDI,

se rediseñó la herramienta de DIFICULTADES en el Desarrollo de la Actividad

Académica, generándose un aplicativo en google docs, el cual mediante un link,

servirá a partir de la fecha como medio para el registro de las dificultades en el

desarrollo de los procesos.

8. REVISIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS,

PREVENTIVAS Y DE MEJORA, ACPM'S

Tabla 5. Revisión de ACPM.

ESTADO NÚMERO DE

ACCIONES

TEMA PRINCIPAL PARA

COMITÉ

Acciones Correctivas 52

• Se desconoce la utilidad de los

registros.

• No se tiene claridad sobre las

políticas de la institución en el control

de documentos.

• Bajo conocimiento y apropiación de

temas como manejo de ACPMS,

PQR

s, Plan de Acción y Matriz de

Riesgos.

• Aplicación de las Tabla de retención

Documental en las dependencias.

Acciones cerradas 43

Acciones de Mejora 8

Acciones Abiertas 12

Total Acciones 60

Porcentaje de eficacia 71,66%

Las acciones correctivas y preventivas (apartados 8.5.2. y 8.5.3. de ISO

9001:2008) son unas herramientas básicas para la mejora continua de la

institución. El objetivo de estas acciones es eliminar causas reales y

potenciales de problemas o no conformidades, evitando así que estas

incidencias puedan volver a repetirse.

9. CAMBIOS QUE PODRÍAN

AFECTAR EL S.G.C.

ELEMENTO SI/NO DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ACCIONES A TOMAR

Estructura

Organizacional SI

• La estructura organizacional en ocasiones puede hacer

que se dé un proceso lento de adaptación e

incorporación del SGC en los procesos de los diferentes

niveles de la Universidad y asignación de mas tareas. El

cambio y la rotación del personal asignado impacta

negativamente estos procesos.

• La designación de actividades críticas del sistema de

gestión en monitores o contratistas.

Establecer un programa

de inducciones y re-

inducciones.

Tecnología SI • Nuevos desarrollos tecnológicos (Equipos, sistemas de

información). Realizar capacitaciones

Procesos SI

• Cambios en el nivel central que no son actualizados o

divulgados por los directivos en el nivel operativo.

• La apatía de docentes y funcionarios al conocimiento de

los procesos.

Diseñar un programa de

divulgación, socialización y

capacitación.

Legislación Aplicable

SI

• Los cambios normativos, legales y políticos generan

diversas tendencias y comportamientos, de esta manera

se debe ser consiente de los cambios en legislación lo

cual permite una adaptación y manejo del cambio.

Vigilar el entorno.

Tabla 6. Elementos de cambio.

10. RECOMENDACIONES PARA

LA MEJORA

ACCIÓN RESPONSABLE CUÁNDO

Hacer un nuevo diagnóstico de la Facultad y con

base en los resultados plantear el plan de trabajo. Comité de Calidad

I semestre de

2015

Seguir trabajado en el proceso de divulgación del

sistema a través de cursos, boletines, pendones,

carteleras.

Comité de Calidad I semestre de

2015

Buscar herramientas y mecanismos para

fortalecer en docentes y funcionarios, el

conocimiento de los procesos de mejora del

sistema de gestión de Calidad, para que ellos

ayuden a gestionarlos a nivel de las dependencias

y Unidades Académicas

Comité de Calidad I semestre de

2015

Tabla 7. Elementos de cambio.

11. REVISIÓN DE LA

GESTIÓN DE RIESGOS

Tabla 8. Gestión de Riesgos.

Procesos Número de Acciones Total de

Acciones

% de cumplimiento

de acciones

Requiere

ACPM B M A E

Gestión de la Calidad 2 - - - 2 100,0% No

Planeación Institucional 1 1 - - 2 100,0% No

Formación 1 2 - - 3 100,0% No

Gestión del Mejoramiento 2 - - - 2 100,0% No

Gestión del Control 1 - - - 1 100,0% No

Investigación 1 2 1 - 4 100,0% No

Desarrollo Humano y

Bienestar - - - - 0 N.A. No

Gestión Financiera - - - - 0 N.A. No

Gestión del Talento

Humano - 1 1 - 2 100,0% No

Extensión y Proyección

Social 1 1 1 - 3 100,0% No

Comunicación

Institucional 3 - - - 0 N.A: No

Gestión de Bienes y

Servicios - - 1 - 1 100,0% No

Recurso tecnológico 1 1 - - 2 100,0% No

TOTAL 13 8 4 0 22 100,0%

12. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE LA REVISIÓN ANTERIOR

Compromisos Responsable Fecha Programada

Buscar estrategias de socialización como: charlas,

boletines y capacitaciones en temas como, política

de calidad , PQRS, Modelo MITIGAR, Matriz de

riesgos y ACPMS, a los funcionarios pertenecientes

a la Facultad.

Comité de calidad Para el semestre se realizaron capacitaciones

al personal administrativo de la facultad ,

incluidas las programadas por la OPDI los

días 3 y 4 de diciembre, para el tema del

modelo Mitigar no se ha podido realizar el

diseño del programa de capacitación en el

modelo Mitigar, se establece como prioridad

para el próximo semestre.

Diseñar un programa de capacitación continua sobre

el modelo MITIGAR de la Universidad del Valle para

cada unidad académica, grupos de investigación e

institutos

Comité de calidad

Realizar informe acorde a los resultados de los

seguimientos a los cursos y contenidos

programáticos de cada programa. Decano

La actividad se esta realizando, la información

se utiliza dentro del informe de gestión de la

facultad.

Tabla 9. Acciones a tomar.

13. CONSIDERACIONES DE LA

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

CONCLUSIÓN SI/NO JUSTIFICACIÓN

¿El S.G.C. es conveniente?

(Respecto de la misión, visión y

direccionamiento estratégico de la

entidad)

SI

Si es conveniente, porque la misión y los objetivos están

orientados hacía el mismo norte de la Universidad. Debe

adecuarse a las diversas formas de trabajo en las

dependencias.

¿El S.G.C. es adecuado? (Las

disposiciones planificadas permiten

cumplir la política de calidad)

SI

Si, en la política de calidad de la universidad se está

hablando del proceso de gestión en los tres ejes

misionales: Formación, investigación y extensión que entre

ellos impactan en la formación de futuros profesionales o

especialistas y se ven reflejados en sus labores cotidianas

ante la sociedad.

¿El S.G.C. es eficaz? (Se han

alcanzado los resultados

planificado, se han utilizado

adecuadamente los recursos, el

impacto de la gestión es

adecuado?)

SI

Si es eficaz, ya que se han realizado diversas actividades

planteadas para mejorar los procesos y procedimientos en

la facultad, los planes de trabajo que se establecen se

cumplen y las herramientas que se utilizan aportan al

mejor desempeño de las actividades al interior de las

dependencias.

Otras conclusiones Se requiere conocer más el S.G.C., y se involucre tanto a

docentes, estudiantes y funcionarios administrativos.

Tabla 10. Consideraciones de la RD.

14. PLAN DE ACCIÓN Y

CONSIDERACIONES

Compromisos Responsable Fecha Programada

Revisar las funciones, roles y responsabilidad del Comité de

Calidad. Comité De Calidad.

I Semestre de 2015

Continuar con las labores que en conjunto con las oficinas de

comunicaciones de salud y administración para presentar un

propuesta para fortalecer el programa de divulgación del GICUV

y política de calidad de la Universidad, a nivel de campus San

Fernando

Comités De Calidad Oficinas de Comunicación

I Semestre de 2015

Realizar Seguimiento a las ACPMS levantadas durante el

proceso de revisión en las dependencias. Comité De Calidad.

I Semestre de 2015

Fortalecer le programa de PQRS al interior de la facultad, buscar

mecanismos eficaces para la divulgación. Comité De Calidad.

I Semestre de 2015

Tabla 10. Acciones a tomar.