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Preparando Archivos Ascii.

Preparando Archivos Ascii.I

© 2010 Betta Global Systems

Contenido

Parte I Introducción 1

................................................................................................................................... 11 Millennium

Parte II Preparando el Archivo en EXCEL 2

................................................................................................................................... 21 Preparación

................................................................................................................................... 102 Inserción de carácter PIPE

................................................................................................................................... 153 Preparando el archivo final de texto

................................................................................................................................... 264 Posibles errores durante la Importación

Introducción 1


1 Introducción

1.1 Millennium

La información contenida en este documento es únicamente para consulta, yestá sujeta a cambios sin previo aviso. BettaGlobal Systems no asumeresponsabilidad por errores o palabras inapropiadas que aparezcan en estedocumento.

El software descrito en este documento está protegido bajo licencia, y puedeser usado y copiado respetando las licencias descritas. BettaGlobal Systems, ellogotipo, logotipo de Millennium, son tratados de BettaGlobal Systems S.A. de C.V.Todo software mencionado (y logotipos) son tratados de sus propias compañías.

Preparando Archivos Ascii.2


2 Preparando el Archivo en EXCEL

2.1 Preparación

Para importar un archivo ASCII se debe de elegir el formato que se va a utilizar en elMódulo de Utilerías \ ASCII / XLS.

Se debe ordenar la información que se quiera meter, conforme a los camposespecificados en el formato elegido. Si se quisieran meter las clases, el formato aelegir sería el de Clases Mexicanas, y los campos a ordenar serían los que semuestran en la siguiente foto,

Preparando el Archivo en EXCEL 3


Incluir todos los campos de la pantalla, en una hoja en Excel

Deberá acomodar en esas columnas la información que se le pide, si no cuenta conalgún dato, deberá dejar el espacio del campo en blanco. Cuando termine deingresar la información en los campos que tiene en Excel, deberá ser el mismo queel de la pantalla del archivo que este metiendo. Para este ejemplo, el número totalde campos del formato de Clases son siete, entonces en Excel se deberán teneresos siete campos, aunque en alguno de ellos no se cuente con la información yeste vacío.



Insertar una columna de caracteres PIPE ‘|’ (ALT + 124) entre cada campo yeliminar los encabezados, ver Inserción de carácter Pipe.

El número total de caracteres '|' (PIPE), debe ser constante en todos los registrosindependientemente de si contienen información o no.

Si el campo se desconoce en ese momento se puede dejar en blanco, perorespetando el espacio.

4545 | 10000 | | | N |

Todas las columnas deberán estar centradas, debe dejarse un espacio entre campoy campo,



ya que si se cierran mucho, se puede perder la integridad de la información. Nodebe dejar que pase lo siguiente,

Observe como el código, la descripción y la fracción tienen los datos cortados, loque provocará un error al momento de meter el archivo o meterá informaciónincorrecta.

Recomendaciones importantes

** SE RECOMIENDA LO SIGUIENTE:- Los campos alfanuméricos (campos que no sean cantidades o importes),estén indentados a la izquierda.- Los campos numéricos (cantidades/importes), estén indentados a la derechacon el mismo número de decimales.

El archivo no debe tener colores, tipos de letra extraños, (se recomienda: arial 10),



no debe tener ningún borde marcado.

Según el campo requerido, deberá ser el formato de celda, ejemplo si la columna esuna cantidad, el tipo de dato debe ser numérico, si es fecha, el tipo de dato es fecha(MM/DD/AA), los otros campos deben ser tipo texto, la manera de hacerlo es lasiguiente:

Posicionar el mouse sobre la columna a la que se le vaya a dar formato, y pulsar elbotón derecho para que aparezca la siguiente pantalla:

Si la columna en Excel a la que se va a dar formato de celda, es una cantidad (yasea de peso o importe), seleccionar la categoría de tipo Número / Number, al elegiresa opción, aparecerán campos a la derecha, para indicar cuantos decimalestomará en cuenta, a lo que habrá que teclear el número de decimales deseado,como a continuación se muestra:



Si el campo al que se está dando el formato es al de fecha, la categoría aseleccionar es Personalizada / Custom, en type capturar: MM/DD/YY.



Los demás campos deberán ser de tipo Texto/Text,



También es importante cerciorarse que el tamaño de los campos sea losuficientemente grande para que la información no quede incompleta (esto noquiere decir que el espacio entre los campos debe ser demasiado grande, solo lonecesario.)

Se deberá verificar que todos los registros de cada campo se encuentren completos(sin datos cortados, como se mostró anteriormente.) Este proceso de verificación esmuy importante, ya que aparentemente la columna aparece con espacio suficienteen los primeros renglones del campo, pero a veces se presenta el caso que en losúltimos registros, la información se encuentra incompleta.



2.2 Inserción de carácter PIPE

Primero se debe insertar una fila en blanco para posteriormente llenarla de PIPES,para hacerlo seleccione la segunda columna, posicionarse sobre la letra y oprima elbotón derecho del mouse, aparecerá un menú, donde deberá escoger Insertar /Insert,

seguido a esto aparecerá una fila en blanco, como se muestra en la pantalla:



El siguiente paso es insertar los Pipes en la columna en blanco que se tieneseleccionada, lo primero es ir al menú principal, en Inicio / Home, seleccionarBuscar y Seleccionar / Search & Select y buscar la opcion de Reemplazar / Replacecomo a continuación se muestra:



Luego aparecerá una ventana que pregunta que es lo que se quiere buscar, eseespacio debe quedar en blanco, (así cuando encuentre una celda en blanco, lo va asustituir por el carácter |), en el segundo espacio pregunta con que se deseareemplazar esa celda, a lo que se indicará el carácter Pipe, quedando así:

El siguiente paso es oprimir el botón que dice Reemplazar Todas / Replace All, alhacer esto se obtendrá la fila de Pipes,



Por último se debe agregar a los demás campos su correspondiente fila de Pipes,con el mouse posicionarse sobre la fila que ya está con Pipes, (igual que el procesoanterior, sobre la letra de esa fila), pulsar el botón derecho del mouse, y elegir laopción de Copiar / Copy,

Con el mouse posicionarse en la fila a la que se desea insertar la fila de pipes (la filaa pegar se insertará del lado izquierdo, de la fila seleccionada), dar clic con el botónderecho, y seleccionar la opción Insertar Celdas Copiadas / Insert Copied Cells.



Repetir este proceso, hasta que entre cada campo quede una fila de pipes,quedando como sigue:



2.3 Preparando el archivo final de texto

Se deberán realizar los siguientes pasos para dejar el archivo en formato texto (.txt),que es como el sistema Millennium puede hacer la conversión.

1. Guardar el archivo con formato .prn (espacios delimitados por espacios). Esto se hace en File, escoger Save As / Salvar Como,

2. Escoger en Save as Type, Formatted Text (Space delimited) (*.prn)

Si le aparecen los siguientes mensajes, seleccionar OK



Después deberá salirse de Excel y abrir el archivo *.prn con el NotePad, en lapantalla que se muestra a continuación se indica cómo acceder al Notepad.



Abrir el archivo en File / Archivo, seleccionar Open / Abrir, aparecerán solo losarchivos texto, para ver los archivos con terminación .prn, deberá seleccionar enFiles of Type: All Files / Tipo de Archivos: Todos los Archivos.



Dar doble clic sobre el archivo .prn que se quiera importar a Millennium, deberáhacer lo siguiente:

1. Contar que el número de columnas sea igual al número de campos que serequieren en el formato de Millennium, independientemente de si se tenga ono información, para este ejemplo en las Clases Mexicanas se piden 7campos, por lo tanto en este archivo también deben haber 7 campos, en caso



de que sean menos o más columnas, obtendrá error al momento de importarel archivo.

2. Posicionarse al final del archivo (poner el cursor en el último dato), y borrarel espacio en blanco que haya quedado (presionar la tecla delete o supr,hasta que ya no se pueda borrar ningún espacio). Esto se hace para que almomento de importar el archivo no se vaya a ir basura.

3. Verificar que los datos estén correctos, ya que algunas veces en Excel nose deja suficiente espacio en las columnas y los datos se cortan, lo queprovocará que al momento de importar el archivo le marque error porquealgún código no sea igual al que ya está en el sistema, o simplemente semeterá un valor que no era el correcto, lo que podría causarle muchosproblemas posteriormente. Para solucionar esto debe regresar a Excel, a elarchivo *.xls), dar más el espacio a las columnas, y repetir de nuevo elproceso (hacer archivo .prn, abrirlo con el notepad, etc.).

Observe como en la siguiente imagen la segunda columna, que es el código



de la clase, los datos son diferentes a los datos que se mostraron en images

anteriores, en el primer renglón el código es TO00 y debería ser TO001, por

lo que al meter el archivo los códigos serán diferentes a como se pretende

que sean. Lo mismo pasa con la columna 2, la descripción sale cortada, en la

columna 6 las fracciones arancelarias no están completas.

Revisando el archivo en Excel podría verse algo como lo siguiente,

Ya que se haya revisado el archivo conforme los 3 pasos anteriores, y que esté librede errores, deberá guardarlo, y salir del Notepad.

El siguiente paso es renombrar el archivo con terminación .prn a terminación.txt. Darclic con el botón derecho al archivo y seleccionar del submenú la opción Rename /Renombrar,



El archivo se pondrá en modo edición, deberá posicionarse al final de él,

Después deberá borrar prn,



Seleccionar Enter, para guardar el cambio. Aparecerá un mensaje de advertencia alque deberá seleccionar Yes / Si,



El archivo ya está listo para importarse a Millennium, deberá entrar a utilerías,Archivos ASCII, seleccionar el formato del archivo que desee importar, para esteejemplo sería el de clases mexicanas,

En el espacio donde dice Archivo Fuente ASCII, deberá ir el archivo txt que sepreparó, buscarlo con la carpeta, y seleccionar Aceptar.



El archivo podrá importarse solo cuando esté libre de errores, si se pudo importar lemarcará un mensaje como el siguiente,

De lo contrario le aparecerá un reporte con los errores que hubieron al tratar deconvertir.



2.4 Posibles errores durante la Importación

En caso de que durante la importación del archivo marque algún error probar losiguiente:

· Que las columnas de el archivo que se haya preparado, sean exactamenteel número de campos que indica el formato a importar· Que el archivo que se haya elegido sea exactamente el archivo que sedesee importar.· En caso de que el archivo a importar necesite códigos de otros archivos(por ejemplo para importar partes, es necesario tener las clases capturadas)verificar que estén capturados, sino el sistema no podrá hacer la importación.· Poner las unidades de medida con su correspondiente código (Por ejemplolas unidades de medida de las clases son 01-kilo, 02-gramo, las unidades demedida de las partes el código es conletras EA, KG, etc.)

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