preparación auditoría iso 14001

Preparación Preauditoría ISO 14001

Resultados Previstos del Subsistema de Gestión Ambiental

Mejora del desempeño ambiental

Cumplimiento de los requisitos legales y otros

Logro de los objetivos ambientales

GC-F--004 V.01

Actividades de Preparación en Dirección General

PROMESA DE VALOR DE-PVSIGA- V.02

El SENA con el propósito de contribuir a la paz, equidad, educación y productividad del País, encumplimiento de los requisitos de los subsistemas que conforman el Sistema Integrado deGestión y Autocontrol – SIGA, de los requisitos legales y otros requisitos de las partesinteresadas pertinentes, se compromete a:

La prestación de susservicios con calidad,cobertura y pertinencia.

La consolidación de la culturade la autogestión, autocontrol yautorregulación.

La protección de laseguridad y salud desus servidorespúblicos, contratistas,sub-contratistas yaprendices conenfoque de empresasaludable.

El aseguramiento de laconfidencialidad, integridad ydisponibilidad de la información.

Esta promesa de valor se sustenta en la mejora continuade la gestión en todos los niveles de la entidad y searticula con las políticas específicas de cada subsistemaque conforman el SIGA.

La protección del medioambiente y la prevenciónde la contaminación.

La gestión de los riesgos que tengan efecto en la operación de los procesos, en el medio

ambiente, la salud y seguridad de las personas y la seguridad

de la información.

Política AmbientalDE-PSGA V.01

• La implementación de diferentes estrategias quecontribuyan a la mitigación y adaptación alcambio climático.

• El uso racional y eficientemente de los recursosnaturales, primando el agua y la energía.

• La optimización del uso de los materiales deformación, empleando en lo posible bienes yservicios amigables con el medio ambiente.

• El control de las emisiones, los vertimientos yresiduos generados al interior de la Entidad.

• El fomento de la toma de conciencia por elrespeto y protección del medio ambiente entrelos aprendices, servidores públicos y contratistasque presten servicios a nombre de la entidad.

El SENA desde su Subsistema de Gestión Ambiental maneja de manerasostenible sus aspectos e impactos significativos. En articulación con laPromesa de Valor del Sistema Integrado de Gestión y Autocontrol –SIGA, se compromete a:

Objetivos AmbientalesDE-OSGA V.01

• Implementar programas y estrategias quecontribuyan a la mitigación y adaptación al cambioclimático y al uso eficiente de los recursos queimpactan el desempeño ambiental.

• Disminuir la significancia de los aspectos e impactosen las actividades y servicios de la entidad.

• Incrementar la generación de prácticas amigablescon el medio ambiente en las partes interesadaspertinentes bajo el control del Subsistema deGestión Ambiental.

Actividades de PreparaciónA

ctiv

idad

Divulgación elementos estructurales del SIGA: Políticas, Promesa de Valor, objetivos, programas (5.2 y 6.2)

Res

po

nsa

ble Equipo SIGA

Dir Gral y Comunicaicones C

óm

o s

e p

rese

nta

? - Publicadas en CompromISO

- Aprobación mediante acuerdo y RxD

- Divulgación en página, E-Card. ect

Act

ivid

ad

Jornadas previas de orden y limpieza

Res

po

nsa

ble Servicios

Generales y cada área en sus puestos de trabajo

Có

mo

se

pre

par

a? - Actividades de traslados de puestos de trabajo programadas para los próximos días

- Jornadas de limpieza del sótano

-Inspecciones con SST


ctiv

idad

Alistamiento y revisión de lugares críticos en gestión ambiental de la DirGral

Res

po

nsa

ble Equipo

Ambiental y Líder SIGA DG Infraestr C

óm

o s

e p

rep

ara? Recorridos por las

instalaciones verificando condiciones de:

- Zonas de almacenamiento y trasiego de residuos- Lugares de almacenamiento y manipulación de químicos- Plantas eléctrica- Tanque de almacenamiento de agua- Actividades que generen ruido ambiental y partículas (obras de

adecuaciones)- Equipamiento para atención de emergencias- Carteleras con información ambiental


ctiv

idad

Alistamiento a los Directivos

Res

po

nsa

ble Equipo SIGA

Dir Gral

Có

mo

se

pre

sen

ta? Acorde con los requisitos

que le puedan auditar. Ver diapositivas siguientes

4.1 Comprensión de la Organización y de su contexto

Para sustentar el Grupo de Planeación Estratégica y GMCI (Alcira) explica el PlanEstratégico de la Entidad y la articulación con el SIGA y con la gestión ambiental de laEntidad.4.2 Comprensión de las Necesidades y Expectativas de las Partes Interesadas

Para sustentar el GMCI (En cabeza de Alcira Malagón) explica la metodología y losresultados de la identificación de PIP y sus requisitos a nivel nacional.

Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo

Actividades de Preparación

4.3 Determinación del Alcance

El Alcance que incluye todos los servicios en las 33Regionales y 117 Centros de Formación. Asesoría para creación de empresas Asesoría para el crecimiento y escalabilidad

empresarial Gestión para el empleo, Normalización de competencias laborales Formación Profesional Evaluación y certificación de competencias Programas de Investigación Aplicada, Innovación y

Desarrollo Tecnológico



5.1 Liderazgo y Compromiso

Este numeral lo sustentan los directivos demostrando entre otros: que el SGA no se gestiona de una manera aislada, que se tiene en cuenta a la hora de tomar decisiones en la Entidad, que está alineado con el plan estratégico, que se asignaron recursos para la gestión ambiental, entre otros.

Como parte del liderazgo se cuenta con la de rendición de cuentas, para lo cual seestandarizó un Instructivo para desarrollar la Estrategia de Rendición de Cuentas DE-I-004

Una primera rendición de cuentas que realizó el SENA a nivel nacional en materia ambiental fue el Informe COE SENA 2015, subida el 31 de octubre de ese año a la plataforma de la página web del Pacto Global:https://www.unglobalcompact.org/system/attachments/cop_2015/206841/original/COE_SE

NA.pdf?1446344303Relacionamiento, Emprendimiento y Gestión del Cliente

Puede ser auditado en todas las dependencias

https://www.unglobalcompact.org/system/attachments/cop_2015/206841/original/COE_SENA.pdf?1446344303

5.3 Roles Responsabilidad y Autoridad

Este numeral se sustenta a través de: La Resolución 196/2017 . Responsabilidades definidas en los contratos para

proveedores Criterios ambientales para compra de bienes y servicios Manuales, guías y procedimientos publicados en

CompromISO Reglamento del Aprendiz, etc




Grupo de Administración de Documentos Brigada de Emergencias Contratación de prestación de servicios personales Inducciones y entrenamientos en el puesto de trabajo Priorizar y ejecutar acciones de formación y capacitación Servicio Médico asistencial

6.1 Acciones para abordar Riesgos y Oportunidades

Este numeral se sustenta a través del módulo de Riesgos enCompromISO.Los riesgos ambientales fueron cargados todos inicialmente alProceso de Direccionamiento Estratégico


6.1.2 Aspectos Ambientales

Este numeral se sustenta por el módulo ambiental

Dependencias: Dirección Administrativa y Financiera, Oficina de Comunicaciones, Oficina de Sistemas, Secretaría General, Dirección de

Planeación y Direccionamiento Corporativo



Consumo de energíaConsumo de Insumos (papel)Generación de residuos (Aprovechables, ordinarios,peligrosos – servicio médico)Consumo de agua (en baños y cafetería)

Buenas prácticas en el uso de equipos de cómputoUso eficiente del papel, reúso,Separación de residuosBuenas prácticas en el uso del aguaPlan de Residuos en Atención en Salud y Otros

6.2.2 Planificación de Acciones para lograr los Objetivos Ambientales

Este numeral se sustenta a través del móduloambiental/Programas ambientales



7.2 Competencia

Este numeral se sustenta a través de la Resolución 196/2017,lineamientos plan de acción, contratos, acciones de formación,mesas regionales, encuentro SIGA, ´base de datos Equipo SIGA.


7.1 Recursos

Este numeral se sustenta a través de la información consignadaen el F8.1 de la CGR que se encuentra en el módulo ambientalde CompromISO.




7.3 Toma de conciencia

Este numeral se sustenta a través de todas las campañasrealizadas en la Dir Gral y a Nivel Nacional. Ejemplo: semanaSIGA

Comunicaciones, Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, Secretaría General, Dirección Administrativa y Financiera


7.4 Comunicación (Interna y Externa)

Este numeral se sustenta a través de la matriz decomunicaciones propuesta en las mesas regionales: Qué,cuándo, cómo, a quién.Especial atención a las comunicaciones recibidas y respondidasespecialmente al SINDICATO, y Autoridades Ambientalesrelacionados con temas de saneamiento básico.

En principio: Dirección de Planeación y Direccionamiento

7.5 Información Documentada

Este numeral se sustenta a través de los controles establecidosnivel documental en la Plataforma CompromISO – TRDAmbiental


8.1 Planificación y Control Operacional

Este numeral se sustenta a través de los documentos de controloperacional que sustentan la gestión ambiental de la Dir Gral.

En principio: Dirección de Planeación y Direccionamiento

- Registros de mantenimiento tantode instalaciones como de equiposcomo plantas eléctricas

- Acciones correctivas y de mejora- Resultados de auditorías internas –

ejercicios de autoevaluación.

- Actas del Comité SIGA- Hojas de seguridad al día.- Inventarios de sustancias químicas- Copia de los permisos ambientales de los

gestores de residuos- Registros de capacitación y formación en

materia ambiental- Registros de seguimiento y respuesta a

quejas relacionadas con la gestiónambiental de la sede

- Contratos con proveedorescríticos para la gestión ambiental ylos informes de supervisióncorrespondientes

- Matriz de Aspectos e ImpactosAmbientales

- Matriz de Riesgos ambientales- Matriz de identificación y

evaluación de cumplimiento derequisitos legales

- Programas ambientales- Indicadores ambientales- Trazabilidad de asignación recursos

para la gestión ambiental (2016 ylos 2015 en F8.1)

- Soportes de capacitaciones, campañas ysensibilizaciones

- Matriz de comunicaciones- Documentos de control operacional- Resultados de la Revisión por la Dirección

Nacional que está publicada en las noticiasde CompromISO

En la medida de lo posible: Medio Electrónico

Si existe la funcionalidad en compromiso DEBE estar en Compromiso


Información documentada a tener disponible

Sustenta Grupo de SST• Plan de Emergencias de la Dir Gral• Soportes de simulacros• Acciones tomadas como resultado de los simulacros• Cómo se informó a los contratistas de la obra de la Dir Gral

sobre las posibles emergencias

8.2 Preparación y Respuesta ante Emergencias

Grupo de SST, Diana Luisa Pinzón y cualquier persona puede ser entrevistada


Este numeral se sustenta a través de los indicadoresambientales, inspecciones ambientales, y resultados de laevaluación de cumplimiento legal ambiental.

9.2 Seguimiento, medición y análisis


Este numeral se sustenta a través del módulo de auditorías,tanto las regionales como la nacional programada para elprimer semestre de 2017.

9.2 Auditoría Interna



Este numeral se sustenta con los informes de RxD Regionales yNacional.

9.3 Revisión por la Dirección


Este numeral se sustenta a través del módulo de mejoramiento

10. Mejora


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