Cmo debe realizarse la foliacin en los documentos de archivo?Publicado el da 07 de julio de 2009La foliacin en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organizacin archivstica. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad archivstica.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin administrativa.En tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos).

De otra parte, la foliacin es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como secundarios (archivo central al archivo histrico).

Definiciones:

1. Folio: Hoja.2. Foliar: Accin de numerar hojas.3. Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.4. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.5. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.6. Pgina: Lo escrito o impreso en una cara ...7. Paginar: Accin de numerar pginas.Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos, este documento se refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.

Requisitos:

1. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada. La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD). En fondos acumulados, se foliar la documentacin que por Tabla de Valoracin Documental (TVD) sea objeto de conservacin en Archivo Central o Archivo Histrico, al igual que aquella que va a ser reproducida en otros soportes.2. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir, que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El orden original ms comn es el orden cronolgico. El nmero uno (1) corresponde al primer folio del documento que dio inicio al tramite en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.3. La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.4. Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.

Materiales:

1. La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra alternativa es el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliacin mal ejecutada.2. No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.

Procedimiento:

1. Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.2. No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis.3. Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.4. Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.5. No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte papel.6. No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrn el nmero de folio consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se dejar constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.8. Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.9. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos. (Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido).10. Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, de la cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.11. Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta el contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes.12. En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o pginas que contiene.13. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya mas de una, en caso contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.14. Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando tachones.15. La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).16. La documentacin que ya se encuentra haciendo parte del acervo documental en Archivos Histricos, cuyos folios estn sueltos y en blanco, se retirarn. Si por el contrario, se encuentran empastados o cosidos debern foliarse y se dejar la anotacin respectiva en el rea de notas del instrumento de control o de consulta que tienen esta condicin. La foliacin de este tipo de documentos debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB o B.17. No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.18. No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.19. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales CDs-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se har el correspondiente cruce de referencia.

Bibliografa:

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Circular N 004 de 2003.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo N 38 de 2002.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santafe de Bogot, 1997.

- ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

- GODOY, Julia LPEZ, Imelda CASILIMAS, Clara. Tablas de Retencin y Transferencias Documentales. Directrices Bsicas e Instructivos para su Elaboracin (versin actualizada). Mini/Manual N 4. Archivo General de la Nacin, 2001.

- GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un Diccionario de Terminologa Archivstica. Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997.

- JIMNEZ GONZLEZ, Gladys. Ordenacin Documental. Archivo General de la Nacin. Bogot, D.C., 2003.

- ICONTEC. Norma Tcnica Colombiana NTC 5397 - Materiales para documentos de archivo con soportes en papel. Caractersticas de calidad.

Cules son los documentos mnimos que debe contener una Historia Laboral?Publicado el da 13 de octubre de 2009Los documentos mnimos que debe contener una Historia Laboral estn sealados por la Circular 004 de 2003 y son los que se transcriben a continuacin:

Para el efecto dentro de los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculacin laboral en cada entidad:

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Documentos de identificacin Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)REPBLICA DE COLOMBIA Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesin Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso) Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de compensacin, etc. Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluacin del Desempeo Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin, aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mnimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurdica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementndola.

De otra parte, las entidades debern establecer controles que garanticen la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestin del talento humano.

Cules son las Especificaciones tcnicas para carpetas y cajas de archivo?Publicado el da 13 de octubre de 2009Para conocer los materiales que se deben usar para las unidades de almacenamiento y en general los relacionados con la conservacin de los archivos, el AGN indica remitirse a la norma NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte papel.

Caractersticas de calidad (esta norma incluye diseos).El AGN aconseja almacenar los documentos en carpetas de cartulina desacidificada (para documentos histricos) o de material neutro tipo propalcote - (para archivos de gestin) de cuatro aletas y stas dentro de cajas, donde tanto unas como otras, estarn debidamente identificadas.

Cul es el tiempo de retencin establecido para las Historias Laborales?Publicado el da 13 de octubre de 2009Aunque no existe norma que especficamente determine el tiempo de conservacin de la Historia Laboral si existe normatividad constitucional y legal vigente, en torno al archivo y conservacin de la informacin laboral de los trabajadores. Dentro de la normatividad legal est el Cdigo Sustantivo del Trabajo, que seala en el artculo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artculo 42 la certificacin del contrato, en el artculo 151 las autorizaciones especiales por escrito.

El artculo 264 del mismo CST, hace referencia a los Archivos de las empresas, sealando: Las empresas obligadas al pago de la jubilacin deben conservar en sus archivos los datos que permitan establecer de manera precisa el tiempo de servicio de sus trabajadores y los salarios devengados. (negrillas y subrayado nuestro)Ahora bien, el Archivo General de la Nacin ha aprobado Tablas de Retencin Documental con un tiempo de retencin para las Historias Laborales entre 80 y 100 aos, el cual empieza a contarse a partir del retiro del funcionario y/o trabajador.

En nuestra publicacin Archivos de Historias Laborales - MEMORIAS, Seminario Sistema Nacional de Archivos-2001, el doctor Hernn Oswaldo Parada Arias, funcionario del Archivo General de la Nacin en su ponencia dijo: () la prctica nos ha mostrado que el tiempo mnimo para la conservacin de historias laborales en el archivo central debe oscilar entre 80 y 100 aos. Tiempo en el cual, la historia laboral es susceptible de consulta por el propio ex funcionario o sus herederos. (). De esta manera, la historia laboral se convierte en el garante del reconocimiento del derecho adquirido por el ex funcionario y sus herederos.

La actualizacin de las Tablas de Retencin Documental se debe hacer por procesos y procedimientos conforme a los establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad?Publicado el da 13 de octubre de 2009En primer lugar, el Acuerdo 039 de 2002 sigue vigente en toda su extensin, de tal suerte que las dependencias de la entidad deben seguir organizando sus documentos de acuerdo con las TRD de cada oficina.Ahora bien, si en la entidad han realizado cambios estructurales, fusiones y/o supresin de funciones o de oficinas y han cambiado algunos trmites administrativos que conlleven modificaciones en la conformacin de las series, la entidad debe actualizar las TRD atendiendo esos cambios, sin que esto conlleve modificaciones metodolgicas en cuanto a la base terica que soporta las TRD, ya que los documentos siempre son producidos por las oficinas en el ejercicio de sus funciones y las TRD se basan en stas.

De otra parte, es importante recalcar que las funciones sealan que se debe hacer y los procedimientos describen como se debe hacer, indicando actividades y determinando responsables, en tanto que los procesos evidencian la interrelacin de quienes intervienen en todo el trmite en consecuencia, las TRD no pueden desaparecer en aras de formar parte de los registros y documentos del Sistema de Gestin de Calidad, porque las TRD forman parte del Proceso de Gestin Documental que es transversal a los dems procesos de la entidad.

Aclaracin sobre el uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el almacenamiento de los documentos de archivoPublicado el da 13 de octubre de 2009Segn la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte en papel. Caractersticas de calidad, las carpetas tienen como funcin almacenar los folios sueltos de cualquier formato. stas son las unidades que estn en contacto directo y permanente con la documentacin. Debido a esto el diseo de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el formato de los documentos.

Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los documentos y el contacto con material metlico como el de los ganchos. Al perforar los documentos puede perderse informacin si stos no cuentan con el suficiente margen, cuando se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metlico causa abrasiones y manchas de oxidacin.

Como se anot anteriormente, para evitar el dao de los documentos stos no se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos debern ser determinados por el Comit de Archivo de cada entidad o institucin. Los documentos que sean objeto de esa decisin, estarn ms que todo referidos a los archivos de gestin, o sea, aquellos que se usan y manipulan constantemente por motivos de trmites y que no van a tener una conservacin permanente. Estas consideraciones se debern consignar en un Acta celebrada en el Comit de Archivo donde se justifique la decisin.

Dependiendo de los tiempos de retencin y la disposicin final de los documentos segn la Tabla de Retencin Documental de su Institucin, le sugerimos usar materiales de alta calidad y diseos de carpetas de solapas laterales para la documentacin de conservacin total o de altos tiempos de retencin. El uso de las carpetas cafs plegadas por la mitad puede ser usada para los documentos que sern objeto de eliminacin a corto plazo.

Se deben elaborar las Tablas de Retencin por procesos?Publicado el da 13 de octubre de 2009No, la metodologa para la elaboracin y evaluacin de las TRD no ha cambiado y por lo tanto el Acuerdo 39 de 2002 sigue vigente.

Cabe anotar, que funciones, estructura organizacional y procesos son trminos que no se oponen antes bien son elementos o requisitos que estn interrelacionados tanto en MECI como en la Norma de Gestin de Calidad y en el Programa de Gestin Documental.Las Tablas de Retencin como parte integrante de la gestin documental tiene su propia metodologa, tcnicas e instrumentos de esta manera, las TRD estn de tal manera estructuradas en concordancia con la norma de normas para archivos, la Ley 594 de 2000 que la misma NTCGP 1000: 2004 remite en ms de una ocasin a la Ley General de Archivos.

Hay algn inconveniente en colocarle cdigo a los tipos documentales?Publicado el da 13 de octubre de 2009Se debe respetar la codificacin asignada a las series y a las subseries, en caso de no estar codificadas se adelantar tal procedimiento segn la metodologa establecida para la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental TRD-. Los tipos documentales no se codifican porque la unidad de trabajo en las Tablas de retencin son las series documentales.

Qu significado tiene el logotipo del Archivo General de la Nacin?Publicado el da 22 de febrero de 2012La rosa de los vientos o rosa nutica es el logotipo del Archivo General de la Nacin, es un crculo que tiene marcado alrededor los rumbos en que se divide la circunferencia del horizonte. En las cartas de navegacin se representa por 32 rombos (deformados) unidos por unos extremos, mientras el otro seala el rumbo sobre el crculo del horizonte. Sobre el mismo se sita la flor de lis con la que suelen representar el Norte.

Teniendo en cuenta esto, la rosa de los vientos es un elemento de direccionamiento y posicin, utilizado en los navos. A travs de este elemento grfico, el AGN representa la entidad que dirige, orienta y salvaguarda todo lo relacionado con el acervo documental del Pas.