pr-05-qf procedimiento de mantenimiento quifa v2.pdf

UBICACIN EN MEDIO MAGNTICO: \\transt-dc1\Doc\jefesgi\SISTEMA DE GESTION INTEGRAL TRANSTURISMO\SGI\SGI 2014\5. GESTION MANTENIMIENTO\PROCEDIMIENTO\PR-05-QF PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO QUIFA v2.doc, Fecha de impresin 28/04/2014 17:46:00Nota: Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA

PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO QUIFA

PR 05-QF

VERSIN: 02

VIGENCIA:

03-Mar-2014

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

VERSIN FECHA DESCRIPCIN DE LA MODIFICACIN RESPONSABLE

1 11/3/14 Se realizan todos los cambios al documento para ajustarse a las necesidades del cliente, para la descripcin de las actividades de mantenimiento, aprobadas por PRE

Leandro Garzn Gutirrez

2 3/03/14 Se hace modificaciones solicitadas por Interventora, con el propsito de recibir la aprobacin de las actividades permitidas en el rea de mantenimiento.

Leandro Garzn Gutirrez


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Vigencia: 03-Mar-14 Versin : 02

CACIN EN MEDIO MAGNTICO: \\transt-dc1\Doc\jefesgi\SISTEMA DE GESTION INTEGRAL TRANSTURISMO\SGI\SGI 2014\5. GESTION MANTENIMIENTO\PROCEDIMIENTO\PR-05-QF PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO QUIFA v2.doc, Fecha de impresin 28/04/2014 17:46:00Nota: Si este documento es impreso se considera como COPIA NO CONTROLADA

1. OBJETIVO Garantizar la disponibilidad de los vehculos de la infraestructura cumpliendo con los estndares de calidad en la prestacin del servicio, con lo estipulado contractualmente y los lineamientos del Estndar Vial de Pacific Rubiales Energy. 2. ALCANCE Planificar, coordinar, ejecutar y verificar el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos, utilizados para la prestacin del servicio de transporte de personal de los funcionarios de Meta Petroleum Corp y alquiler de los mismos, en Campo Quifa y Cajua. 3. DEFINICIONES

3.1. Parque Automotor: Es todo lo relacionado con los vehculos que se encuentran dentro de la prestacin del servicio.

3.2. Cronograma general de mantenimiento: Formato en cual se establece la frecuencia y el

tipo de mantenimiento que se deben efectuar a los vehculos teniendo en cuenta la estimacin de tiempos.

3.3. Mantenimiento Preventivo: El mantenimiento preventivo permite detectar fallos

repetitivos, disminuir los puntos muertos por paradas, aumentar la vida til del vehculo, disminuir costos de reparaciones, prevenir fallas durante el desarrollo de la operacin.

3.4. Mantenimiento Correctivo: Es una forma de mantenimiento del vehculo que se realiza

despus de un fallo o problema, con el objetivo de restablecer la operatividad del sistema vehicular.

3.5. Revisin tcnico-mecnica: Es aquella que identifica el estado general del vehculo, la

cual se realiza en un Centro de Diagnstico Autorizado con una periodicidad de un ao, despus de cumplida la primera revisin a los dos aos de la matrcula del vehculo.

4. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

4.1. Identificacin de Mantenimiento:

Se pueden identificar necesidades del mantenimiento correctivo o preventivo por medio del diligenciamiento de los siguientes formatos:

Solicitud y seguimiento de mantenimiento F01-PR05 que realiza el conductor o el cliente, una vez generada la solicitud el Auxiliar de mantenimiento procede analizar la solicitud y confirmar revisando el vehculo.

Inspeccin tcnica e inventario del vehculo F05-PR05 la cual diligencia el Auxiliar de mantenimiento, donde en el campo de observaciones debe diligenciar la necesidad de mantenimiento.


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4.2. Programacin:

Teniendo en cuenta las inspecciones realizadas y las solicitudes de mantenimiento el auxiliar de mantenimiento recibe las necesidades y los comunica al Coordinador Quifa, quin a su vez se comunica con personal de mantenimiento de Bogot para que se realice el pedido de los repuestos y otros insumos que se necesitan.

El Coordinador Quifa se encarga de enviar la requisicin de compra F01-PR06 con las necesidades de repuestos e insumos con su respectivo soporte fotogrfico. En Bogot la asistente de mantenimiento recibe la requisicin de compra, quin a su vez generar la orden de compra, basndose en el cuadro comparativo de precios de repuestos de mantenimiento. El Auxiliar de mantenimiento de Quifa programa con el Coordinador Quifa, los mantenimientos preventivos, correctivos y reprogramados para cada semana, de acuerdo a la informacin de cada vehculo por placa, dicha programacin depende de la llegada de los insumos desde Bogot procurando no afectar la operacin. Los Insumos que lleguen desde Bogot se deben controlar mediante el formato F14-PR05 Control de Inventario, por lo que su actualizacin debe ser constante, para permitir su consulta en cualquier momento. De esta manera, se programa la cantidad de repuestos y aceites para ejecutar el mantenimiento de los vehculos, que debern contar con sus debidas facturas las cuales podrn ser confrontadas con la hoja de mantenimiento de vehculo F04 PR05, el cual se documenta digitalmente. Esta informacin deber estar en el cronograma de mantenimiento de vehculos de campo F09 PR05, en la hoja de vida del vehculo F04 PR05. Adicionalmente el Coordinador Quifa notificar va telefnica y correo electrnico a los trabajadores de Pacific Rubiales Energy el mantenimiento programado para el vehculo que se le asign, asimismo debe reportar los mantenimientos realizados y especificados en el F01 PR05 al personal de mantenimiento Bogot, junto a la hoja de vida del vehculo F04 PR05 y se tendrn en cuenta los siguientes tiempos para el mantenimiento preventivo: Cambio de aceite y de filtros: 2 horas Lavada General: 5 horas Engrase: 2 horas Para el caso que el vehculo salga de campo por mantenimiento correctivo, se colocar un vehculo back up en dicha rea, hasta que regrese el de mantenimiento, el cual se entregar con un acta de entrega, con el visto bueno del pre operacional F05 PR17.


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4.3. Ejecucin del mantenimiento:

El Auxiliar de mantenimiento realiza la actividad segn la solicitud o adicionales encontradas, dejando evidencia de la actividad en el formato F01 PR05 solicitud y seguimiento de mantenimiento. Para llevar control del mantenimiento generado a cada vehculo se diligencia el formato F04-PR05 hoja de Vida, inmediatamente se ha terminado la actividad de mantenimiento solicitada para el vehculo. Esta informacin deber estar en el cronograma de mantenimiento de vehculos de campo F09 PR05, en la hoja de vida del vehculo F04 PR05. Si el mantenimiento de los vehculos es realizado por fuera del rea establecida por PRE, el Auxiliar de mantenimiento deber solicitar soportes de la ejecucin del mantenimiento, la factura y descripcin del mantenimiento realizado y hacer seguimiento a su efectividad. (Aplica para vehculos livianos) Esta efectividad del mantenimiento realizado fuera del rea establecida por HSEQ PRE se documentar tambin para los cambios de aceite y dems mantenimientos realizados. El nmero de mantenimientos preventivos planificados sern evidenciados en el cronograma de mantenimiento F09 PR05 los cuales debern realizarse cada 2 meses mnimo, el coordinador Quifa ser responsable de tener esta programacin y con su cumplimiento.

NOTA: Dentro del rubro de las revisiones bimensuales (Aclarada en la resolucin 370 del 6 de febrero de 2013), se encuentran las preventivas de obligatorio cumplimiento y que se debern desarrollar por un Centro Autorizado de Diagnstico para cumplir con resolucin 315 de 2013, ser responsabilidad del coordinador Quifa el desarrollo de estas revisiones de carcter legal.


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Verificacin del mantenimiento realizado:

En el formato F01 PR05 solicitud y seguimiento de mantenimiento, se genera reporte de la verificacin del mantenimiento, con el fin de hacer trazabilidad a lo requerido por el conductor o ingeniero conductor vs lo realizado por el auxiliar de mantenimiento.

En caso que la fuente de necesidad del mantenimiento sea diferente a la solicitud F01-PR05 la verificacin del mantenimiento realizado se registra en la hoja de vida del vehculo F04-PR05 en la columna verificado por.

4.4 Informacin SGI Adicionales: El personal de este proceso debe aplicar y aportar al cumplimiento de los diferentes programas ambientales, seguridad industrial y salud ocupacional.

4.4. Lista de chequeo: En el caso de los vehculos que van Sin Conductor, el ingeniero conductor deber aplicar el chequeo pre-operacional con frecuencia diaria, con el fin de identificar fallas para prevenir Varadas, en el formato de control pre-operacional definido para tal fin, ya sea el F04-PR17 y el F05 PR17, este se realiza de manera visual. Esta informacin deber estar actualizada y disponible para su consulta en cualquier momento que se solicite por alguna parte interesada, como el auxiliar de mantenimiento, el interventor o el ingeniero conductor.

4.5. Revisin Tcnica:

Como mecanismo adicional de control y seguimiento sobre el adecuado estado de los vehculos disponibles, el Auxiliar de Mantenimiento realizar mensualmente una inspeccin a todos los vehculos, esto con el fin de hacer una revisin tcnica del estado de todos los vehculos. Sobre esta inspeccin de debe dejar evidencia en el formato F05-PR05 Inspeccin Tcnica e inventario del Vehculo y en la hoja de vida F04-PR05, estas deben estar adjuntas en las carpetas de cada mvil. Esta revisin se har acorde al cronograma de mantenimiento mensual de campo, el cual el interventor destinado por el PRE har seguimiento semanalmente. Las inspecciones pre operacionales ayudan a hacer una revisin constante del estado del vehculo F05 PR17 y F04 PR17

4.6. Revisin Anual Tcnico mecnica Para enviar a un vehculo a realizar la revisin tcnico mecnica un centro autorizado de diagnstico avalado por el ministerio de transporte, se debe revisar con antelacin la base de datos del parque automotor en la cual se especifica mes a mes dichos plazos de vencimientos para proceder a realizar dicha actividad con el fin de avalar el cumplimiento


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de los requisitos aplicables al vehculo. Se deja registro de la revisin en la carpeta del vehculo fsica o magnticamente. Para los vehculos nuevos, la primera revisin unificada tcnico mecnica y de gases deber realizarse, transcurridos dos (2) aos contados a partir de la fecha de matrcula o registro inicial del vehculo automotor. Tal como se explica en el artculo 28 de la ley 769 de 2002, que reglamenta las condiciones tcnico mecnicas, de emisiones atmosfricas y de operacin. Este fue modificado por la ley 1383 de 2010 en el artculo 8.

4.7. Revisin de la documentacin: El auxiliar de mantenimiento es el encargado de mantener actualizado el archivo de las carpetas de los vehculos, estas se deben revisar con la programacin de las auditoras internas F01-PR08, con lo cual se pedir la evidencia de los documentos que este procedimiento solicita, o en las auditoras que PRE ejecute. El supervisor HSEQ deber verificar que toda la documentacin se encuentre al da. Esta informacin ser trazable a travs del cronograma de mantenimiento, donde se registrar la cantidad de los mantenimientos preventivos, correctivos y reprogramados que se planeen ejecutar. El interventor de PRE podr verificar el cumplimiento del cronograma de mantenimiento en los intervalos que este planifique (semanalmente).

4.8. Manejo de la Caja Menor: El Coordinador QUIFA manejar una caja menor de $3.500.000, con el fin de generar las compras mnimas a este valor para la ejecucin de los mantenimientos de los vehculos de la operacin.

El coordinador Quifa solicitar a contabilidad el re-embolso de la caja menor cada vez que la caja menor se termine.

4.9 Contingencias en la va: En un caso que se presente una varada en la va o una contingencia relacionada con el vehculo, el cliente deber informarlo al HSEQ de campo, para que este pueda enviar al auxiliar de mantenimiento para ser auxiliado. El HSEQ debe encargarse de darle su telfono de contacto al cliente, con el de programador Quifa para que pueda comunicarle cualquier eventualidad que se le presente con el vehculo, y que se atienda con la mayor prontitud posible, ya que esto depende la distancia entre el lugar donde sucede la contingencia y el campamento de la empresa. La empresa deber tener vehculos para atender eventualidades en la va, los tiempos de respuesta sern determinados de la siguiente manera: En Puerto Gaitn el tiempo de respuesta es de 6 horas En Arrayanes es de 1 hora


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Villavicencio es de 10 horas. En este sentido, se determinarn las causas que provocaron la contingencia presentada y se generarn las acciones correctivas para que no se vuelva a presentar.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

PR04 PROCEDIMIENTO DE PLANEACIN Y PRESTACIN DE SERVICIOS ISO 9001:2008 ISO 14001:2004 OHSAS 18001:2007


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6. FLUJOGRAMA

ACTIVIDAD DESCRIPCIN REGISTRO RESPONSABLE

Se realiza la programacin de mantenimientos e inspecciones preventivas.

F09-PR05

Se pueden identificar necesidades del mantenimiento correctivo o preventivo por medio de las fuentes definidas, cronogramas, lista de chequeo y solicitud.

F01-PR05 F09-PR05 F04PR17 F05 PR17

Auxiliar de Mantenimiento

Se debe analizar la solicitud y proceder a confirmar revisando el vehculo. Si el mantenimiento detectado se encuentra programado se realiza en esta fecha definida y si el mantenimiento detectado es correctivo se debe ejecutar en el menor tiempo posible

F09-PR05 F04PR17 F05 PR17


El Coordinador le notifica a funcionario PRE va correo electrnico o va telefnica, que al vehculo se le va realizar un mantenimiento, para la disponibilidad del mismo en la fecha que se le indique. Se tendr en cuenta lo siguiente Mantenimiento Preventivo: Cambio de aceite y de filtros: 2 horas Lavada General: 4 horas Engrase: 2 horas Mantenimiento correctivo 1 ( se entregar un vehculo back up en el rea)

Correo Electrnico

Coordinador

Se realiza el mantenimiento segn la solicitud o adicionales encontradas. Y se registra en la hoja de vida del vehculo.

F04-PR05


Se verifica el estado del mantenimiento ejecutado, y se deja la evidencia en la hoja de vida o en la solicitud segn corresponda.

F04-PR05 F01-PR05

Se realiza el seguimiento y medicin (indicador correspondiente) IN01-PR09

IN01-PR09


IDENTIFICACION DEL

MANTENIMIENTO

INICIO

MEDICION

HAY MANTENIMIENTO?

SI

EJECUCION DEL MANTENIMIENTO

NO

PROGRAMAR MANTENIMIENTO

VERIFICACION DEL

MANTENIMIENTO

SOLICITUD DE VEHICULO A

FUNCIONARIO PRE


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ACTIVIDAD DESCRIPCIN REGISTRO RESPONSABLE

7. CONTROL DE REGISTROS

Nombre del registro

Cdigo Criterio de bsqueda

Almacenamiento

Responsable Mtodo/

ubicacin Periodo de retencin

Disposicin

Solicitud y seguimiento de Mantenimiento

F01-PR05 Vehculo Asistente Mantenimiento

Carpeta Vehculo

2 aos Archivo generalhseq

Requisicin de compras

F01-PR06 Fecha Asistente de mantenimiento

Carpeta Mantenimiento

2 aos Archivo Asistente mantenimiento

Inspeccin y entrega del vehiculo

F01 PG02 Vehculo Supervisor HSEQ Carpeta vehculo

2 aos Archivo supervisor

Cronograma de mantenimiento

F09-PR05 Vehculo Coordinador Quifa Carpeta magntica

2 aos Archivo general

Hoja de Vida F04-PR05 Vehculo Auxiliar de Mantenimiento

Carpeta magntica

2 aos Archivo general

Inspeccin tcnica e inventario del vehculo

F05-PR05 Vehculo Auxiliar Mantenimiento

Carpeta Vehculo 1 ao Archivo general

Inspeccin pre operacional vehculos livianos

F05 PR17

Vehculo HSEQ Coordina

dor Quifa


Inspeccin pre operacional vehculos pesados

F04 PR17 Vehculo

HSEQ Coordinador Quifa


Control de inventario F14 PR05 Inventario

Coordinador Quifa Carpeta Coordinador Quifa

1 ao Archivo general

Elabor: Revis: Aprob: Leandro Garzn Gutirrez

Jefe SGI Mnica Ospina Amador

Asistente de mantenimiento Martha Montero Buitrago

Gerente 03-Mar-14 03-Mar-14 03-Mar-14

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO

FIN

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