Municipalidad Provincial Municipalidad Provincial del Callao / ABAMPdel Callao / ABAMP

SERVICIOS ARCHIVISTICOSSERVICIOS ARCHIVISTICOS

Javier Vargas PeralesJavier Vargas Perales

SERVICIOS ARCHIVISTICOS

El Servicio Archivístico es el conjunto de actos que constituyen el último proceso archivístico: la accesibilidad a los documentos, las normas que reglamentan el servicio y el acceso. Los usuarios, el personal de archivos, etc., conceptos que deben ser manejados por los encargados, pues todos estos se presentan en el trabajo diario de los archiveros, de manera que al conocerlos se permitirá brindar

un servicio oportuno, eficaz y de calidad.

OBJETIVO DEL MODULO

- Conocer la legislación básica en el campo de la archivística con el fin de aplicarla en el ejercicio de sus funciones, sobretodo en lo relacionado a reglas y restricciones

de acceso a los documentos (servicio).- Reconocer el valor que tienen los documentos actuales e

históricos corno fuente de información para la administración y la investigación.

- Contribuir al funcionamiento del archivo bajo un sistema uniforme que permita brindar información y prestar servicios

a la comunidad con eficiencia y eficacia.- Desarrollar tanto en el archivero como en el usuario una

conciencia y ética archivística, sobre la importancia del archivo como patrimonio nacional.

- Brindar información veraz y oportuna al usuario.

La Norma 06 SNA (sobre Servicios Archivísticos) reglamenta los servicios en los archivos de todo el Perú, por lo que la estudiaremos teniendo en cuenta cada una

de sus partes:

ConceptoObjetivo y finalidad.Acciones a desarrollarBase LegalAlcanceMecanismos de Control

LOS SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS EN LA LEGISLACIÓN

“El Servicio Archivístico es un proceso que consiste en poner a disposición de los usuarios la documentación de cada entidad con fines de información”.

El concepto de Servicios Archivísticos señala que es un proceso, es decir un conjunto de acciones que se deben realizar en los diferentes archivos pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (S.N.A), para brindar a los usuarios que acuden a ellos, la documentación solicitada con fines de información.Cada ARCHIVO perteneciente al SNA, esta obligado a establecer este proceso. ¿Significa entonces que los archivos que no pertenecen al SNAP, no tienen establecido este proceso?Toda institución pública o privada posee un archivo y sí este no prestase servicio no tendría razón de existir, por lo que los archivos que no pertenecen al SNA, que en su mayoría son de carácter privado, tienen normas internas para este proceso.

CONCEPTO DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS

“Satisfacer oportunamente la demanda de información de la entidad y del público usuario.”

Este objetivo, se puede graficar de la siguiente manera:

OBJETIVO Y FINALIDAD

USUARIO solicita

INFORMACION CONTENIDA EN LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

SERVICIO Satisfacción oportuna de la información solicitada

1.- El OAA a solicitud de sus unidades orgánicas y de los interesados prestará servicios archivísticos a través de las modalidades de lectura, consulta, búsqueda, préstamo, expedición de copias, etc. de los documentos que custodia.

2.- La prestación de servicios archivísticos se adecuará a las disposiciones legales y administrativas vigentes.

3.- El OAA normará la prestación de los servicios archivísticos de la entidad, de conformidad con las directivas que emita el AGN.

En la mayoría de casos el OAA viene a ser la Oficina de Trámite Documentario o el Archivo Central de cada institución. Estos se encargarán de dictar las directivas, reglamentos, manuales de procedimientos para la realización de los diversos procesos y en

este caso del servicio (OACIGED). Los diferentes niveles de archivo que existen en las instituciones

deberán cumplir estas normas, con lo cual se podrá uniformizar la prestación del servicio.

ACCIONES A DESARROLLAR

Decreto ley Nº 19414. Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.

Decreto Supremo N° 022-75 Reglamento del D.L. 19414Decreto Legislativo N° 12O. Ley Orgánica del AGN.Decreto Supremo N° 007-82/JUS. Reglamento de Organización y Funciones

del AGN.Ley N° 28296. Ley de Amparo al Patrimonio Cultural de la Nación.D.S. 011-2006-ED. Reglamento de la Ley del Patrimonio CulturalLey 27444. Ley del Procedimiento Administrativo General.Código de Procedimientos Civiles Art. 441 y 444 Concordancias.Normas Técnicas de control interno 101.25. Entrega de información y/o

documentación a las Sociedades de Auditoría.Normas técnicas de auditoría 203.04Ubicación del trabajo de auditoría 203-14 Impedimento de trasladar la

documentación y registros fuera de la entidad.Normas del Sistema Administrativo de Contabilidad.

BASE LEGAL

La base legal sustenta los diversos procesos archivísticos que son normados por el AGN mediante el SNA, con la finalidad de incrementar y poner en servicio la documentación y que sirva como fuente de información tanto para investigadores como público en general.

Tanto el archivero como el usuario deben conocer estas normas, así podremos valorar nuestro patrimonio, asumir ambos la responsabilidad que este patrimonio no sufra más perdidas, que no pasen a incrementar colecciones de bibliotecas, archivos o colecciones privadas alrededor del mundo y cuyo acceso es casi imposible. A esto se suma las eliminaciones de documentos, de diferentes entidades públicas, sin supervisión del AGN, y si consideramos las empresas públicas que han desaparecido y de las cuales no se conserva su documentación, vemos que nuestro patrimonio esta en constante peligro, si es que no se toma conciencia de la importancia de su conservación.

• Al dar el servicio debemos asumir que estamos brindando al usuario el Patrimonio Documental de la Nación y que él también es partícipe de su defensa y conservación.

• Las normas que se han presentado buscan la defensa de nuestro patrimonio documental, tarea que está a cargo del AGN, que al establecer toda la normatividad archivística busca que sea uniforme en todos los niveles de archivo, desde el de gestión hasta el central que existen en cada entidad pública. En cada uno de estos archivos, conocer la base legal les permitirá realizar sus funciones, pues sabrán qué documentos pueden ser servidos, por qué hay restricciones con otros, por qué no se pueden brindar al usuario, con esto podemos apoyar nuestra labor diaria, pues nadie nos podrá cuestionar esta tarea al estar apoyada en una base legal existente.