Unidad 1. Entorno y primeros pasos (I)

1.1. Introduccin

PowerPointes la herramienta que nos ofreceMicrosoft Officepara crear presentaciones. Laspresentacionesson imprescindibles hoy en da ya quepermiten comunicar informacin e ideas de forma visual y atractiva.Algunos ejemplos de su aplicacin prctica podran ser: En la enseanza, como apoyo al profesor para desarrollar un determinado tema. La exposicin de los resultados de una investigacin. Como apoyo visual en una reunin empresarial o conferencia. Presentar un nuevo producto. Y muchos ms...En definitiva, siempre que se quiera exponer informacin de forma visual y agradable para captar la atencin del interlocutor.ConPowerPoint, podemos crear presentaciones de formafcil y rpidaperocon gran calidad, ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el ltimo detalle. Podemos controlar el estilo de los textos y de los prrafos, insertar grficos, dibujos, imgenes... Tambin es posible insertar efectos animados, pelculas y sonidos. Asimismo, podremos revisar la ortografa de los textos e incluso insertar notas para que el locutor pueda tener pequeas aclaraciones en su exposicin, adems de muchas otras posibilidades que veremos a lo largo del curso.Para comenzar, veremos la forma de arrancar el programa y conoceremos su entorno y funcionamiento bsico. Al final de este tema ya estars en disposicin de empezar a crear presentaciones.1.2. Novedades de PowerPoint 2013Esta versin de PowerPoint 2013 trae las siguientes novedades y mejoras.-Guas dinmicas de alineaciny diseo. Al arrastrar un elemento, ya sea un cuadro de texto, una imagen, un vdeo, etc; aparecen unas guas de color rojo que nos ayudarn a alinear el elemento con los dems de la diapositiva, consiguiendo as el diseo deseado de manera ms rpida.-Guardar los archivos en SkyDrivees ms fcil que nunca. Al guardar los documentos en la nube podrs acceder a ellos desde prcticamente cualquier dispositivo conectado a internet. Adems es muy sencillo compartir presentaciones en modo lectura o escritura.- ConPowerPoint Web Appslo es necesario disponer de una cuenta de correo de Microsoft para acceder a una versin reducida de PowerPoint de forma gratuita. Podrs crear y modificar presentaciones de PowerPoint desde el navegador de cualquier equipo conectado a internet, sin necesidad de instalar la versin de escritorio de PowerPoint.-Office Mobile. Desde Septiembre de 2013 est disponible la versin para telfonos mviles de Office con sistemas Android e iOS (ya estaba para Windows Phone). Con Office Mobile se pueden crear y modificar documentos de Office en el mvil. Es gratuita para suscriptores de Office 365.

-Vista moderador mejorada. Ahora podrs trabajar con esta vista sin necesidad de tener que conectar dos pantallas. Adems se ha aadido una funcionalidad que detecta la configuracin del equipo, de manera que al conectar una segunda pantalla ser asignada automticamente para la presentacin al pblico. Sin embargo, podremos seguir configurando manualmente la asignacin de las pantallas.-Formato panormico. Se ha adaptado PowerPoint a las tendencias actuales proporcionando compatibilidad con la configuracin 16:9. Por defecto, al abrir una nueva presentacin en blanco, las diapositivas tendrn estas proporciones, aunque podremos modificarlas si lo deseamos. Tambin se han agregado nuevos temas que utilizan esta configuracin.-Agregados nuevos formatos de vdeo y audio. Ahora podrs trabajar con algunos formatos que no eran compatibles con la versin anterior, tales como .mov con H.264 o .mp4 para el caso de los vdeos y AAC (codificacin de audio avanzada) para el caso del audio .- Tendremos la posibilidad de usar elcuentagotaspara capturar el color exacto de un objeto.-Mejoras en las trayectorias de animacin. Al animar un objeto, aparecer una segunda imagen que nos mostrar la posicin de destino, as como una lnea que dibujar la trayectoria recorrida.

1.3. Iniciar y cerrar PowerPointVamos a ver las dos formas bsicas deiniciarPowerPoint.1)Desde elbotn Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic enInicio, iremos a una pantalla con un nuevo men. Para poder encontrar la aplicacin de PowerPoint deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo, situado en la esquina inferior izquierda.Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de PowerPoint en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratn en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocar que se desplace el listado de aplicaciones. Una vez localizado el icono de Powerpointacompaado del textoPowerPoint 2013, slo deberemos pulsar en l para abrir una nueva presentacin de PowerPoint.

2)Desde eliconode PowerPoint del escritorio haciendo doble clic sobre l.

Ten presente que no todos los equipos disponen de este icono de forma predeterminada. Si quieres crearlo, haz clic con el botn derecho del ratn sobre la opcinMicrosoft PowerPointdel men inicio. Luego seleccionaEnviar a>Escritorio (crear acceso directo).Ahora que ya sabes cmo iniciar PowerPoint, brelo.Para que te resulte ms sencillo comprender la teora, te recomendamos que a partir de este momento y durante el resto del curso tengas el programa abierto y vayas probando las distintas opciones, localizando las herramientas a la vez que sigues las explicaciones. Para ello obviamente debersmantener visibles ambas ventanas, la de PowerPoint y la explicacin del curso. Si no sabes cmo hacerlo, visita el bsico siguiente.ParacerrarPowerPoint 2013, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:- Hacer clic en el botn cerrar, este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de PowerPoint.- Tambin puedes pulsar la combinacin de teclasALT+F4, con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento.- Hacer clic sobre el meny elegir la opcin.Si al cerrar no hemos guardado los cambios efectuados en la presentacin, un mensaje nos preguntar si queremos guardarlos o no. Deberemos decidir y seleccionar la opcin adecuada para que el programa prosiga con el cierre.

1.4. Elementos de la pantalla inicialAl iniciar PowerPoint, aparece unapantalla inicialcomo la que te mostramos a continuacin. Ahora conoceremos losnombres de los diferentes elementosde esta pantalla y as ser ms fcil entender el resto del curso.

La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay disponibles, de modo que debes tomar las imgenes del curso como un recurso orientativo, que puede no ser idntico a lo que veas en tu pantalla.Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fcilmente las explicaciones, ya que se suelen utilizar estos trminos.Comentemos, a grandes rasgos, lascaractersticasde cada elemento.1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos lasdiapositivasque formarn la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las muchas pantallas que forman parte de una presentacin, es como una pgina de un libro.2.El rea de esquemamuestra en miniatura las diapositivas que vamos creando referenciadas con su nmero. Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema aparecer inmediatamente la diapositiva en el rea de trabajo central para poder modificarla.3. Labarra de herramientas de acceso rpidocontiene, normalmente, las opciones que se utilizan ms frecuentemente. stas sonGuardar,Deshacer(para deshacer la ltima accin realizada),Rehacer(para recuperar la accin que hemos deshecho) yPresentacin desde el principio(para comenzar con la presentacin de diapositivas a pantalla completa). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo ms frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro trabajo.Si quierespersonalizarlos botones que aparecen enla barra de acceso rpido, visita el siguiente avanzado donde se explica cmo hacerlo.4. Labarra de ttulocontiene el nombre del documento abierto que se est visualizando, adems del nombre del programa. La acompaan en la zona derecha los botones minimizar, maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.5. Lacinta de opcioneses el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en PowerPoint. Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas. La veremos en detalle ms adelante.6. Al modificar elzoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el rea de trabajo.- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que, de entrada, ser normalmente el tamao real, 100%). Se abrir una ventana donde ajustar el zoom deseado.- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones-o+que hay justo al lado, arrastrndolo.7. Con los botones de vistaspodemos elegir eltipo de Vistaque queremos utilizar segn nos convenga. Por ejemplo, podemos tener una vista general de todas las diapositivas que tenemos, tambin podemos ejecutar la presentacin para ver cmo queda, etc.8. Elrea de notasser donde aadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la presentacin. Para mostrarla, pulsaremos sobre el botnNotas.

Estas notas no se ven en la presentacin pero, si as lo indicamos, podemos hacer que aparezcan al imprimir la presentacin en papel.9. Labarra de estadomuestra informacin del estado del documento, como el nmero de diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se est redactando.Pg. 1.3

1.5. La cinta de opcionesHemos comentado que la cinta es la barra ms importante de PowerPoint, ya que contiene todas las opciones que se pueden realizar. Vemosla con ms detalle.

Las herramientas estn organizadas de forma lgica en fichas (Inicio,Insertar,Vista...), que a su vez estn divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaa ms utilizada,Inicio, que contiene los gruposPortapapeles,Diapositivas,Fuente,Prrafo,DibujoyEdicin. De esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la opcinPegar, la nombraremos comoInicio>Portapapeles>Pegar.Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre de pestaa.Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeo botn en su esquina inferior derecha. Este botnabre un panel o cuadro de dilogo con ms opciones relacionadas con el grupoen cuestin. En la siguiente imagen, aparece resaltado el botn que abre el panelPortapapeles. En el grupoFuenteabriramos el cuadro de dilogoFuente, y as sucesivamente.

Las pestaas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento "inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestaas nicamente cuando son tiles, de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por ejemplo, la fichaHerramientas de dibujono estar visible de entrada: nicamente se mostrar durante la edicin de la diapositiva.Esta funcin permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algn momento queremos ocultar o inhabilitar alguna ficha de forma manual, podremos hacerlo desde el menArchivo>Opciones>Personalizar Cinta.PowerPoint apuesta por dotar deaccesibilidadal programa, pudiendo controlarlo por completomediante el teclado.Pulsando la teclaALTentraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma, aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con nmeros/letras semitransparentes.Para salir del modo de acceso por teclado, vuelve a pulsar la teclaALT.Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se ocultar, con el fin de disponer de ms espacio de trabajo. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Tambin puedes ocultar la cinta desde el botn con forma de flecha, que encontrars en la zona derecha superioro con la combinacin de teclasCTRL+F1

Para volver a mostrarla, pulsa sobre el botn con forma de cuadrado que contiene una flechay selecciona la opcinMostrar pestaas y comandos.

1.6. La ficha ArchivoLa pestaaArchivose encuentra destacada en color rojo, por qu?Porque, a diferencia del resto de pestaas, no contiene herramientas para la modificacin y tratamiento del contenido del documento, sino ms bienopciones referentes a la aplicacin y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaa, se cubre el documento con un panel de opciones; es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista laVista Backstage.De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por lo que la comentaremos aparte. Observars que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos visto, con agrupaciones. En su lugar, al pulsar sobreArchivoiremos a una nueva pantalla donde se nos mostrarn una serie de acciones a realizar.

Las opciones principales son las deAbrir,Nuevo,GuardaryCerrardocumentos. Las opcionesInformacin,Imprimir,CompartiryExportarlas veremos ms adelante.Contiene dos tipos bsicos de elementos:

-Comandos inmediatos.Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque tambin pueden mostrar un cuadro de dilogo que nos pide ms informacin para realizar la accin.Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos se oscurece la seccin del men.Algunos ejemplos son los comandosGuardar,CerraryOpciones.-Opcin que despliega una lista de opciones.Al pasar el cursor sobre ellos, tambin se oscurece la seccin del men, aunque al pulsar sobre ellos no ejecutan ninguna accin de forma inmediata, sino que muestran un panel a la derecha con opciones adicionales. Al hacer dicho clic, quedan coloreados con un color ms intenso, de forma que sepamos qu informacin se est mostrando en el panel situado justo a la derecha.Algunos ejemplos son los comandosAbrir,Guardar como,Informacin,RecienteoImprimir.Para salir de la fichaArchivo, pulsa en la flecha para volver, situada en la esquina superior izquierda, o bien la teclaESC.

1.7. Crear presentacinA continuacin, veremos dos formas de crear una nueva presentacin: partiendo de una en blanco y partiendo de una plantilla.Crear presentacin en blanco.Crear una presentacin es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto, se muestra una presentacin en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo, tambin podemos crearla de forma explcita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic enArchivo>Nuevo. Pulsando sobre la opcinPresentacin en blanco, se nos abrir una nueva ventana con un nuevo proyecto, en este caso, en blanco.En las imgenes siguientes puedes ver el apartadoNuevocon las opciones descritas y el resultado final, es decir, la presentacin en blanco.En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrs de dos cuadros: uno para el ttulo y otro para el subttulo. A partir de ah, tendremos que aadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo dems.Crear presentacin a partir de una plantilla.Las plantillas son muy tiles porque generan una presentacin base a partir de la cual es mucho ms sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan el trabajo.Para utilizar plantillas, los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos clic enArchivo>Nuevo, pero esta vez seleccionamos una plantilla distinta a la de presentacin en blanco de entre las que se nos ofrecen como alternativa. Aparecer un listado con variaciones en distintos colores de la plantilla elegida, simplemente seleccionamos la ms apropiada y pulsamosCrear.

Observa que aparece una vista previa de la plantilla seleccionada, que se corresponder con la primera diapositiva, es decir, la "portada".En nuestro caso, hemos elegido la plantillaIony ste es el resultado:

Esto es slo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentacin en blanco, posteriormente podremos ir aadiendo elementos y diapositivas.El uso de las plantillas es sumamente prctico. Sin embargo, hay que tener en cuenta que las que vienen como ejemplo en la instalacin son slo unas pocas. Para conseguir ms, deberemosdescargarlas desde la pgina Office.com, donde podremos encontrar muchas y diversas plantillas gratuitas. Si dispones de conexin a internet, puedes hacerlo directamente desde PowerPoint. Consulta el siguiente avanzado para saber cmo.

1.8. Guardar presentacinGuardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para conservarlo y, por lo tanto, deberemos guardar la presentacin como un archivo almacenado en nuestro equipo. Pero tambin es fundamental que guardemos las modificaciones a medida que vamos trabajando, porque si ocurre un error en el sistema o hay un corte en el suministro elctrico evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho popular, ms vale prevenir que curar.Guardar es tan sencillo como acceder aArchivo>Guardaro hacer clic en el botnde la barra de acceso rpido. Tambin disponemos del atajo de tecladoCTRL+G.Laprimera vezque guardemos la presentacin nos aparecer un men como el de la siguiente imagen:

En l dispondremos de distintas opciones: guardar en nuestroEquipo, hacerlo mediante el uso deSkyDriveo agregar algn sitio nuevo. De momento, nos centraremos en el guardado en el propio equipo. Para ello, seleccionamos nuestro equipo como destino y tras ello pulsamos el botnExaminar. Nos aparecer una ventana en la que deberemos seleccionar la ruta donde queremos guardar el archivo y su nombre. El resto de veces que guardemos, dado que el archivo ya se habr creado, lo nico que har el sistema es ir actualizando su contenido.

El archivo con la presentacin se guardar en la carpeta que estemos visualizando, es decir, en la que tengamos abierta. Observa que en la parte superior se indica la ruta de la carpeta destino y que desde el panel izquierdo puedes explorar las carpetas del equipo para situarte en la que desees. Es interesante observar y recordar dnde se guardan los archivos de trabajo, as como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se pueden crear carpetas desde la opcinNueva carpetaa fin de clasificar el trabajo de un modo ms apropiado.Adems de tener en cuenta dnde, tambin es importante saber con qu nombre se guarda. Para ello, deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de textoNombre de archivo.Ya slo nos queda pulsar el botnGuardar.Por defecto, se crear un archivo del tipoPresentacin de PowerPoint, que tiene la extensinpptx. Si por cualquier motivo queremos guardar la presentacin en otro formato, por ejemplo en el formato antiguo (PowerPoint 97-2003), lo nico que deberemos hacer es modificar el tipo de archivo, seleccionando el adecuado de la lista desplegable que hay justo debajo del nombre de archivo.Guardar cambios sobre un archivo ya creado.Como hemos dicho, el efecto que tendr pulsar la opcinGuardaren un archivo que ya se ha guardado antes ser simplemente actualizar los cambios y salvaguardar as nuestro trabajo. Esto se debe hacer con cierta frecuencia; sin embargo, en ocasiones se nos olvida y perdemos el trabajo por un fallo tcnico. Por eso, es interesante tener activada la opcinAutorrecuperacin de PowerPoint, que no es ms que una copia automtica que se guarda cada cierto tiempo y que nos permitir recuperar nuestro trabajo en caso de que el sistema falle. Puedes ver cmo en el siguiente avanzado.Guardar una copia.En ocasiones, es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre distinto al del original. As, podremos realizar modificaciones sobre l y dispondremos luego tanto de la presentacin inicial como de la copia modificada. Para ello, haremos clic enArchivo>Guardar como.Se abrir una pantalla idntica a la que utilizbamos para guardar por primera vez y, por lo tanto, el proceso ser el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lgica, ya que PowerPoint necesitar saber dnde guardar la copia y con qu nombre.

1.9. Abrir y cerrar presentacionesUna vez hemos creado y guardado una presentacin, ya la tendremos almacenada en el equipo o en Skydrive. Bien, y ahora, cmo la abrimos si queremos verla o seguir editndola? Existen varias formas deabrir una presentacin, de momento nos vamos a centrar en dos maneras de recuperar un fichero que haya sido guardado en el equipo: desde PowerPoint localizndola manualmente en su carpeta contenedora y desde la lista de archivos recientemente utilizados. Para ambas vas, en primer lugar debemos recurrir a la opcinArchivo>Abriro a las teclas rpidasCTRL+A. Dicha accin inicia el siguiente cuadro de dilogo:

A partir de aqu podremos:1)Presentaciones recientes. Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo pueden encontrar bastante prctico este mtodo. Es la opcin que nos aparece por defecto, abrir un archivo de entre laspresentaciones recientemente utilizadas.Al estar seleccionada por defecto esta opcin, en el men de la derecha en la ventana de la accin deAbrir(imagen anterior), podremos encontrar un listado de los ltimos archivos que hemos usado. Este listado se va actualizando segn utilizamos PowerPoint, pero tambin lo podemos modificar a nuestro antojo si as lo deseamos: Paraquitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botn derecho sobre l y escogemos la opcinQuitar de la lista. Paraforzar a que un elemento se muestre siempreen la lista, lo deberemos anclar haciendo clic en su botn en forma de chincheta. La chincheta se mostrar en posicin vertical, como si estuviese clavada, esto indicar que ese elemento se encuentra anclado. Para desanclarlo, volveremos a hacer clic sobre el botn de chincheta o pin.2)Equipo. Si nuestro archivo no se encuentra entre los recientemente utilizados, podemos pulsar el botn de la opcinEquipo. Al hacerlo cambiar el men derecho:

Una vez aqu, nos aparecer un listado de carpetas recientes desde donde abrir nuestro archivo. Si ninguna de ellas fuese la que estamos buscando, podemos pulsar el botnExaminarpara abrir una nueva ventana:

La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para localizar aquella donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre l para seleccionarlo y pulsamos el botnAbrir. El archivo se mostrar para empezar a trabajar con l.Ya sabemos abrir presentaciones, slo nos queda mencionar un ltimo detalle. PowerPoint permitetrabajar con varias presentacionesa la vez, de modo que si tenemos una abierta e intentamos abrir otra, esta se mostrar en una ventana nueva. En esta versin de Office, las presentaciones funcionan como varias instancias del mismo programa abiertas de manera independiente. De esta manera, cuando abramos un trabajo guardado desde una ventana con otro proyecto en el que estemos trabajando, esta ser mostrada en una nueva ventana independiente, por lo que, si cerramos alguno de los dos proyectos, no afectar en nada al otro.Por ello, podremoscambiar de una presentacin a otranavegando en la barra de tareas. Seleccionamos el icono de PowerPoint y despus la ventana en la que se encuentra el proyecto con el que queremos trabajar.

Unidad 2. Las vistas (I)

2.1. Cambiar de vista

Antes de empezar a explicar cmo personalizar una presentacin es importante saber cmo manejarnos en losdistintos tipos de vistasque nos ofrece PowerPoint.El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visin particular de cada una de las diapositivas como una visin global de todas ellas, as como reproducir la presentacin para ver el resultado al final.Podemos cambiar de una vista a otra de dos formas distintas.Desde los accesos directos de la zona inferior de la ventana.Donde encontraremos las cuatro vistas pricipales (Normal,Clasificador de diapositivas,Vista de lecturayPresentacin con diapositivas) que nos permitirn modificar el diseo, echar un vistazo general a todas ellas, abrirlas en pantalla completa para leerlas o ver la presentacin tal y como se ver cuando la proyectemos en nuestra exposicin. Durante el tema iremos vindolas con detalle.Desde las opciones de la cinta.Casi todas las vistas se encuentran en la fichaVista. Aqu encontramos algunas vistas ms adems de las que ya aparecan en la barra inferior, como laPgina de notaso lasVistas patrn.

La nica vista que no se encuentra aqu es la dePresentacin con diapositivas. Puesto que se trata de una vista muy importante, porque nos permite ver el resultado final tal cul lo ver nuestro pblico, posee una ficha propia llamadaPresentacin con diapositivas. En ella encontraremos distintas formas de ejecutarla.

A continuacin veremos estas vistas con ms detalle.2.2. Vista NormalLavista normales la que se utiliza paratrabajar habitualmente. Con ella podemos ver, disear ymodificar la diapositivaque seleccionamos. La iniciamos desdeVista>Normalo bien desde la barra inferior pulsando el botn.

Puesto que se trata de la vista que se muestra inicialmente al iniciar una presentacin, ya la hemos comentado en la unidad anterior. Sin embargo, la repasaremos brevemente.En la parteizquierdade la pantalla aparece elrea de esquemaen la que podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar; en la partederecha, aparece ladiapositiva en grandepara poder modificarla. En labarra de opciones inferiorse encuentra el botnNotasque abre elrea de notasen la cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva.Esta es la vista que ms utilizars, ya que desde ella modificaremos la presentacin. Es la vista de trabajo, por decirlo de alguna manera. Podemos insertar texto en las diapositivas, cambiar su color y diseo, etc.2.3. Vista Clasificador de diapositivasLavista clasificadormuestra lasdiapositivas en miniaturay ordenadas por el orden de aparicin. Dicho orden se representa con un pequeo nmero situado en la esquina inferior izquierda de cada una de las diapositivas. Tambin pueden aparecer clasificadas en secciones, si as lo hemos establecido.Por lo tanto, con este tipo de vista tenemos unavisin ms globalde la presentacin. Nos permite localizar una diapositiva ms rpidamente y es muy til para mover, copiar o eliminar las diapositivas. En definitiva,para organizarlas.Se inicia tambin desdeVista>Vistas de presentacin>Clasificador de diapositivas. Tambin dispones de un botn en la barra inferior que presenta el siguiente aspecto.

2.4. ZoomEl zoom no es exactamente una vista, pero permiteacercaroalejarlas diapositivas en algunas vistas, comoNormalyClasificador de diapositivas.Para aplicarlo deberemos situarnos primero en la diapositiva sobre la que queramos que se aplique el zoom. Ten presente que no es lo mismo tener la diapositiva seleccionada en el rea de esquema que en el rea de trabajo. Dependiendo de cul seleccionemos, el zoom se aplicar sobre sta zona.Observa el siguiente ejemplo del zoom aplicado a una diapositiva en el rea de trabajo.Las miniaturas de las diapositivas mantienen el mismo tamao, al igual que la propia ventana. Lo nico que cambia es la diapositiva seleccionada en el rea de trabajo.Encontrars la herramientaZoomen la fichaVista.Al hacer clic sobre ella, se desplegar una ventana donde podrs escoger el porcentaje de zoom deseado de entre las opciones, o bien escribir uno personalizado.

Tambin se puede aplicar el zoom a travs de la barra de estado con el control, desplazando el marcador o pulsando los botones-y+.Una opcin muy til es la de ajustar el tamao de la diapositiva al tamao de la ventana. Es decir, que la diapositiva se ver ms pequea si la ventana de PowerPoint se encuentra restaurada, y ms grande si se maximiza. Eso s, siempre se ver completa.Para ajustarla, hacemos clic en el botnAjustar a la ventanade la fichaVistao bien pulsamos el botnde la barra inferior.2.5. Vista Presentacin con diapositivasLa vistaPresentacin con diapositivas reproduce la presentacinpara mostrar cul ser el resultado final.Lo habitual es reproducir la presentacin desde la diapositiva que se est visualizando en ese momento, normalmente para ver cmo queda la diapostiva que acabamos de realizar y poder apreciar todos los elementos, incluidos los efectos animados que no se apreciaran en ninguna otra vista.Podemosiniciaresta vista desde: La cinta, enPresentacin con diapositivas>Iniciar presentacin con diapositivas>Desde la diapositiva actual. El botnde la barra inferior.Lo habitual es que una presentacin contenga diversas diapositivas. Durante la exposicin de cara al pblico es imprescindible que sepas moverte de una a otra con soltura para ir avanzando. La siguiente tabla muestra las teclas apropiadas para realizar las acciones bsicas:AccinTeclas

Ejecutar la siguiente animacin o avanzar a la siguiente diapositiva.SINTROAV PGFLECHA DERECHAFLECHA ABAJOBARRA ESPACIADORAClic con el mouse

Ejecutar la animacin anterior o volver a la diapositiva anteriorARE PGFLECHA IZQUIERDAFLECHA ARRIBARETROCESO

Ir a diapositiva nmeroNMERO+INTRO

Volver a la primera diapositiva1+INTROpresionar los dos botones del ratn durante 3 segundos.

Finalizar una presentacin con diapositivasESCCTRL+PAUSA

Presentar el men contextualMAYS+F10clic con el botn derecho del ratn

Adems de estas acciones, tambin es posible modificar la forma del puntero del ratn o dibujar y resaltar sobre la diapositiva. Poner la pantalla en blanco o en negro para que las personas nos miren a nosotros en un momento dado, sin la distraccin de la diapositiva, etc. Pulsando la teclaF1desde la vista de presentacin puedes ver el cuadro de ayuda con todas las teclas para cada funcin.Todas estas funciones se podran realizar tambin mediante elmen contextual. Es decir, haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre la presentacin y utilizando las opcionesAnterior,Siguiente,Ir a diapositiva,Fin de la presentacin, etc. Sin embargo, esto no es muy recomendable, ya que adems de ser incmodo, la visualizacin del men puede distraer la atencin del pblico y dar una imagen poco profesional.Hemos comentado que esa es la forma ms habitual de reproducir la presentacin, pero no la nica. En la fichaPresentacin con diapositivasencontramos otras formas de reproduccin que pueden resultarnos tiles:

Desde el principiopara reproducirla toda. Tambin se puede ejecutar este tipo de presentacin pulsando la teclaF5. Presentacin personalizada, para escoger exactamente en qu orden reproducirlas. Esto puede resultar muy til si en la exposicin de cara al pblico se decide modificar el orden de ciertos puntos: de este modo no ser necesario modificar la presentacin. Esto nos ahorrar mucho tiempo y evitar que terminemos con distintas versiones o copias de lo mismo, ya que podremos almacenar varios rdenes de reproduccin en la propia presentacin y as utilizar la misma para distintos pblicos. Por ltimo, comentaremos la opcinPresentacin en lnea, que permite publicar en internet una presentacin para que los receptores de la misma la puedan seguir desde su ordenador, mvil, o cualquier otro dispositivo. Lo que hace grande a esta idea es que el pblico no slo dispone de la presentacin, sino que la visualiza al ritmo que marca el locutor en tiempo real. Veremos esto en detalle ms adelante, en la unidad dedicada a la publicacin de las presentaciones.2.6. Otras vistasAdems de las vistas que hemos visto a lo largo del tema, existen otras formas de visualizar la presentacin. En este apartado las introduciremos ligeramente, aunque las ms importantes las iremos viendo en profundidad a lo largo del curso.

Pgina de notas.Muestra cada diapositiva en una pgina, seguida de sus correspondientes anotaciones. Se inicia desde la fichaVista.

Vista de lectura.La vista es muy similar a la de presentacin. Se abre a pantalla completa y permite visualizar las animaciones y transiciones. Sin embargo, esta vista se muestra en una ventana que se puede restaurar y maximizar a placer. As podremos ver el resultado final pero de una forma ms flexible para trabajar. Se inicia desde la fichaVistao desde el botnde la barra inferior.Para movernos por las diapositivas a nuestro ritmo deberemos utilizar los botones que se muestran en la zona inferior. Tambin desde ah podremos cambiar de vista nuevamente.

Vistas enfocadas a la impresinLas vistasPatrn de documentosyPatrn de notasque se encuentran en la fichaVistaestn enfocadas a la impresin. En el primer caso, a la impresin de varias diapositivas en la misma pgina; en el segundo, a la impresin de diapositivas junto con sus correspondientes anotaciones. Pero en ambos casos se muestran respetando aspectos importantes en el diseo enfocado a la impresin, como los mrgenes, o pies y encabezados de pgina.Tambin existe unaVista previa de impresinenArchivo>Imprimir, que no es ms que el aspecto que tendr la presentacin si se imprime. Permite modificar el zoom, pasar de pgina y poco ms.Patrn de diapositivasEsta vista, disponible en la fichaVista, muestra el patrn empleado para facilitar su modificacin.Con una imagen quedar ms claro. La siguiente diapositiva se muestra en la vistanormal a la izquierday en vistapatrn a la derecha.

Unidad 3. Trabajar con diapositivas (I)

En esta unidad nos centraremos en aprender a trabajar con las diapositivas de una presentacin, sin adentrarnos en cmo modificar su contenido. Veremos cmo podemos insertar nuevas diapositivas, eliminarlas, copiarlas o moverlas. Como podrs comprobar, se trata de acciones muy sencillas de realizar.3.1. Insertar una nueva diapositiva

Para apreciar mejor cmo se inserta la diapositiva te recomendamos que utilices lavista normal.

Puedes aadir una diapositiva de dos formas:Pulsa en el botnNueva diapositivaque se encuentra en la pestaaInicio.O bien utiliza la combinacin de teclasCtrl + M.Una vez realizado estopodrs apreciar que en el rea de esquema aparece al final una nueva diapositiva. En caso de haber una diapositiva seleccionada, la nueva se insertar tras ella.Como puedes ver en la imagen de la derecha, si hacemos clic en la flecha que se encuentra bajo el botnNueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema.Podemos escoger entre diferentes diseos, o cargar una diapositiva en blanco. No te preocupes si no ests seguro del diseo que necesitas, por ejemplo porque no tienes claro qu contenidos vas a incorporar. Ms adelante veremos cmo modificar los elementos que contiene.Otra opcin esinsertar una diapositiva que se encuentra en otra presentacin. As, podremos reutilizar material fcilmente. Puedes ver cmo hacerlo en el siguiente avanzado.Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicioInsertar diapositivas3.2. Seleccionar diapositivasPara poder realizar las acciones que veremos posteriormente te ser ser necesario, a veces, saber seleccionar diapositivas. Por lo tanto vamos a ver cmo hacerlo.Desde la vistaNormal, lo ms adecuado es seleccionarlas en las miniaturas que se muestran en el rea de esquema. Aunque resulta ms cmodo hacerlo desde la vistaClasificador de diapositivas.Paraseleccionar una diapositiva, hacemos clic sobre ella. As, las acciones realizadas se aplicarn a esta.

Paraseleccionar varias diapositivas consecutivas, hacemos clic sobre la primera de ellas y pulsamos la tecla MAYS. Sin soltar dicha tecla, hacemos clic en la ltima diapositiva del tramo a seleccionar.

Paraseleccionar varias diapositivas no contiguas, mantendremos la tecla CTRL pulsada e iremos haciendo clic en cada una de ellas.

Como puedes observar, las diapositivas seleccionadas se distinguen por el borde coloreado que las rodea.